Можно ли удержать из зарплаты подотчетную сумму

Когда нужно писать заявление на удержание подотчетных сумм из зарплаты + образец согласия

Работнику по закону можно выдать сумму, которую он вправе истратить на нужды организации и в ее интересах — купить материальные ценности, в качестве командировочных расходов, оплатить мероприятие. Если потрачено меньше, чем было получена, то остаток возвращается в организацию.

Если сотрудник имеет возможность вернуть остаток в денежном виде — он это делает. Если такой возможности нет, то встает вопрос об удержании излишне выданных подотчетных сумм из зарплаты работника — нужно ли в этом случае от сотрудника требовать заявление о согласии, и как проходит процедура?

  1. Допускается ли удержание подотчетных сумм из зарплаты?
  2. Нужно ли оформлять заявление работника?
  3. Как написать текст согласия?
  4. Скачать образец
  5. Ответы на вопросы читателей

Допускается ли удержание подотчетных сумм из зарплаты?

Обязанность подотчетного лица отчитаться об истраченных денежных средствах в трехдневный срок. Составляется авансовый отчет, где видно, в каком размере и на что потрачены деньги. В дополнение прикладываются документы, подтверждающие расходы.

Часто полученные деньги не тратятся полностью. В этом случае работодателю нужно вернуть разницу между полученной и истраченной суммой.

Лучший вариант возврата неистраченных денег — это внести их сразу в кассу организации наличными. Если такой возможности нет, то право работодателя удержать остаток из заработной платы подотчетного лица. Это нормальная практика, никаких нарушений ТК РФ здесь нет.

Ст.137 ТК РФ содержит правила удержания денежных сумм из зарплаты сотрудника, в данной статье сказано, что работодатель вправе удерживать не возвращенный аванс с заработной платы персонала.

Важный момент — решение об удержании из заработной платы нужно принять в течение одного месяца с момента получения авансового отчета от работника при условии, что сам подотчетник не оспаривает сумму к возврату.

Удержать можно не более 20% от зарплаты. Если этого не достаточно для возврата неизрасходованного аванса, то удержание производится в последующих месяцах в размере не более 20% от зарплаты к выплате до полного погашения задолженности.

Из зарплаты можно удержать не только подотчетные суммы, но и алименты, возмещение ущерба.

Нужно ли оформлять заявление работника?

Работодатель имеет право взыскивать с заработной платы подотчетного лица неизрасходованный аванс, если он сам его не вернул. Однако нужно соблюсти два правила из ст.137 ТК РФ:

  1. Принять решение об удержании из зарплаты не позднее месяца с момента получения отчета от работника.
  2. Получить согласие подотчетного лица о том, что он не возражает против удержания той суммы, что заявлена работодателем.

Согласие лучше получить в письменном виде во избежание возможных проблем в будущем. Сотруднику нужно предложить написать заявление о том, что он согласен с удержанием с его заработной платы определенной денежной суммы в связи с тем, что она является неизрасходованным авансом, выданным на определенные цели, например, командировочные.

Необходимо помнить, что одного авансового отчета, где виден неистраченный остаток подотчетной суммы, не достаточно для удержания из зарплаты. Обязательно должно быть заявление о согласии, на основании которого составляется приказ.

Если согласие сотрудник не предоставляет, значит, вернуть деньги получится только через суд. Работодателем составляется исковое заявление, которое вместе с подтверждающими документами передается в судебные органы для последующего разбирательства. Если суд примет сторону работодателя, тогда документом основанием для взыскания с работника денежных средств будет исполнительный лист или судебный приказ.

Как написать текст согласия?

Оформляется согласие в письменном виде с свободном стиле. За пример берется стандартная структура заявления, включаяющая следующие реквизиты:

  • реквизиты адресата — руководитель организации;
  • реквизиты заявителя — подотчетное лицо;
  • название и заголовок документа;
  • текст;
  • подпись заявителя;
  • день написания заявления.

В тексте расшифровывается суть согласия. Фраза может начинаться со слов «Согласен на удержание из моей заработной платы..» или «Прошу удержать из моей зарплаты …».

Главное — из текста должно быть понятно, что работник не против того, что с него будет взысканы денежные средства.

Пример текста заявления:

Скачать образец

Ответы на вопросы читателей

? Вопрос 1: Работник взял в подотчет крупную сумму, часть истратил на себя, и теперь увольняется. Деньги возвращать не хочет. Его расчета при увольнении не достаточно, чтобы удержать из него подотчетные средства, потраченные на себя. Что делать? Удержать 20% и все? А как вернуть остальные?

Ответ: По закону можно удерживать не более 20%. В данном случае для возврата рекомендуем получить от работника заявление о согласии на удержание всей суммы, либо потребовать его вернуть деньги в кассу. Можно пригрозить судебным разбирательством. Подотчетные средства — это деньги организации, сотрудник обязан их истратить на нужды организации или вернуть. Суд будет на стороне работодателя, подотчетное лицо должно это понимать.

? Вопрос 2: Работнику выданы подотчетные деньги на командировку. Часть расходов он подтвердил документами, другую часть возвращать не хочет, прочит удержать из зарплаты. Размер его ближайшей заработной платы к выплате 15000. Подотчетная сумма, которую нужно вернуть — 10000. Может ли мы удержать из зарплаты сразу все 10000 руб., если человек не против?

Ответ: Да, по заявлению сотрудника вы можете удержать все 10000. При этом в заявлении не обязательно использовать термин «удержание», чтобы не было проблем. Лучше написать о «зачете заработной платы в счет задолженности по подотчетным суммам».

Если у вас остались вопросы, задавайте их в комментариях.

Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства?

  • О чем нужно помнить бухгалтеру при выдаче денег под отчет
  • Как обязано отчитаться подотчетное лицо
  • Способы удержания из заработной платы средств и типовые проводки по погашению подотчета
  • Итоги

О чем нужно помнить бухгалтеру при выдаче денег под отчет

Выдача денег под отчет регламентируется указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, устанавливающим порядок ведения кассовых операций (далее — порядок № 3210-У). Исходя из его положений, есть 3 основных момента, о которых необходимо помнить каждому бухгалтеру при выдаче денег под отчет:

  1. Деньги в подотчет выдаются на основании письменного заявления лица, получающего средства, или распоряжения руководителя. К обязательным реквизитам такого заявления относятся (кроме Ф. И. О., должности и подписи заявителя): сумма подотчетных средств, срок, на который деньги выдаются, дата и подпись руководителя, разрешившего выдать средства в подотчет (п. 6.3 порядка № 3210-У). Образец заявления можно посмотреть у нас на сайте.

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 распорядительный документ можно составить на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

2. Сроки выдачи денег в подотчет могут быть установлены учетной политикой или отдельным приказом. Так проще будет подотчетным лицам писать заявления, а бухгалтеру — проверять сроки возврата средств. Законодательно границы сроков, на которые выдаются деньги в подотчет, не установлены. Этот вопрос решает каждое предприятие самостоятельно.

ВАЖНО! На предприятии должен быть приказ о том, кто имеет право получать деньги в подотчет. Образец такого приказа есть у нас на сайте.

  1. Подотчетное лицо обязано отчитаться о подотчетной сумме или вернуть в кассу предприятия неиспользованные средства в течение установленного работодателем количества дней после окончания срока, на который ему выдавались деньги. Если деньги выдавались на командировку, подотчетник обязан отчитаться в срок, установленный работодателем, после возвращения.
Читайте также  Работодатель задерживает зарплату что делать

Еще один важный нюанс — максимально возможная сумма, которую можно выдать в подотчет. Здесь есть свои ограничения.

Как обязано отчитаться подотчетное лицо

Для списания с работника денег, полученных в подотчет, существует установленная форма, называемая «Авансовый отчет». Бланк авансового отчета (АО) в графах о расходовании сумм заполняет подотчетное лицо самостоятельно. К АО прилагаются первичные документы, подтверждающие факт расхода.

Образец заполнения авансового отчета см. здесь.

В соответствующих столбцах таблицы обратной стороны бланка АО подотчетное лицо указывает:

  • порядковый номер записи;
  • дату расходования средств (выдачи первичного документа);
  • номер первичного документа;
  • наименование первичного документа;
  • сумму расхода.

Если списываются суточные расходы, не имеющие первичных документов, указывается дата расхода, ставится размер суточных, утвержденный на предприятии. Следует также указать номер приказа, на основании которого выдавались суточные командированному лицу.

В итоговой строке бланка подотчетное лицо ставит сумму израсходованных средств. Бухгалтер проверяет соответствие суммы по отчету сумме полученных подотчетным лицом средств.

Если сумма по авансовому отчету больше, чем была выдана подотчетнику, то производится доплата подотчетному лицу из кассы предприятия или (по его заявлению) на банковскую карту.

Если сумма списываемых по авансовому отчету средств меньше, чем была выдана подотчетнику, он обязан вернуть остаток денег предприятию. Если подотчетное лицо не вернуло остаток неизрасходованных (не списанных по авансовому отчету) средств либо не отчиталось в указанные сроки, у него появляется задолженность перед предприятием по суммам, полученным в подотчет.

Способы удержания из заработной платы средств и типовые проводки по погашению подотчета

Существует 3 возможных варианта развития событий:

  1. Подотчетное лицо признает долг и пишет заявление на удержание полученных под отчет средств, по которым оно осталось должно, из его заработной платы.
  2. Работодатель удерживает долг подотчетника по своей инициативе. Эта ситуация, в свою очередь, предполагает 2 возможных варианта развития событий:
  • когда подотчетное лицо не оспаривает долга, предприятие в течение месяца с окончания срока, к которому сотрудник должен был отчитаться, может принять решение об удержании денег;
  • когда подотчетное лицо не согласно с фактом задолженности, решение об удержании денег может принять только суд.
  1. Руководитель решил простить долг подотчетному лицу.

В первом случае, когда подотчетник признает долг и пишет заявление с просьбой удержать у него подотчетные деньги из зарплаты, можно удержать единовременно всю сумму долга, если иное не указано в заявлении на удержание (письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1).

Во втором случае, когда подотчетник не оспаривает факт задолженности, бухгалтер имеет право удержать с работника долг. Для этого необходимо принять решение (издать приказ) об удержании долга в течение месяца от даты, установленной для сдачи авансового отчета в бухгалтерию или возврата подотчетных сумм. В приказе обязательно должна быть проставлена подпись сотрудника, свидетельствующая о том, что возражений у него не имеется. Эта норма установлена ст. 137 ТК РФ.

Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Максимальный размер удержаний из заработной платы работника — 20% от начисленной суммы за минусом НДФЛ (ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852). Поэтому если невозвращенная подотчетная сумма превышает 20% начисленной зарплаты за минусом НДФЛ, то.
Подробнее смотрите в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.

Приведем типовые проводки по рассмотренным выше операциям:

Можно ли удержать из зарплаты подотчетную сумму

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Из заработной платы подотчетного лица необходимо удержать остаток невозвращенного аванса в сумме 1 000 руб., выданного на закупку картриджей.
Выдача подотчетной суммы отражалась следующей проводкой:
Дебет 18702012026600244 1.208.34 560 Кредит 18702012026600244 1.201.34 610.
Начисление заработной платы отражалось следующей проводкой:
Дебет 18702012026700111 1.401.20 211 Кредит 18702012026700111 1.302.11 730.
Можно ли отразить удержание из начисленной заработной платы остатка невозвращенного аванса проводкой «Дебет 18702012026700111 1.302.11 830 Кредит 18702012026600244 1.208.34 660», при этом используя разные коды функциональной классификации расходов бюджета по дебету и кредиту одновременно?

Об отражении одинаковых КБК в 1-17 разрядах номеров корреспондирующих счетов бюджетного учета в бухгалтерской записи. Мифы и реальность

В сетевых изданиях и специализированных бухгалтерских форумах нередко можно встретить мнение о том, что при отражении в бюджетном учете бухгалтерских записей коды бюджетной классификации РФ (КБК) в 1-17 разрядах корреспондирующих счетов по дебету и кредиту должны быть одинаковы.
Сразу отметим, что данное мнение высказывается не специалистами уполномоченных органов и никак не подкрепляется содержанием руководящих документов по вопросам бюджетного учета.
Положения Инструкций, утвержденных приказами Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н) и от 06.12.2010 N 162н (далее — Инструкция N 162н), не содержат требований о таком «соответствии кодов». Напротив, анализ положений Инструкций NN 157н, 162н показывает, что отражение разных КБК по дебету и кредиту корреспондирующих счетов зачастую прямо основано на требованиях данных документов. Возьмем, например, операции по формированию первоначальной стоимости объектов основных средств приобретенных либо полученных безвозмездно: в одной корреспонденции в дебете и кредите счетов обоснованно могут отражаться не только разные коды расходов бюджета (КРБ), но и счет, в номер которого включен КРБ, может корреспондировать со счетом, в номер которого включен код доходов бюджета (КДБ).
Но «мифы», как правило, не рождаются на «ровном месте».
Так, в соответствии с указаниями уполномоченных органов, суммы, удержанные из заработной платы, могут перечисляться учреждением за счет сметных назначений по коду КРБ, по которому ранее было осуществлено начисление оплаты труда данного работника (смотрите, например, п. 2.5 «Порядка. «, утвержденного приказом комитета финансов Ленинградской области от 03.12.2010 N 18-02/01-09-188).
Обнаружить законные основания для подобных указаний мы можем в Указаниях о порядке применения бюджетной классификации РФ. Так, в соответствии с «Указаниями. «, утвержденными приказом Минфина России от 21.12.2011 N 180н (далее — Указания N 180н), расходы по выплате удержаний, произведенных с заработной платы, к которым в том числе относятся:
— оплата услуг кредитных организаций по зачислению денежных средств на лицевые счета работников (служащих), открытых в кредитных организациях за счет средств работника (служащего) путем удержания работодателем необходимой для оплаты услуги суммы из заработной платы работников (служащих) на основании их заявлений, а также оплата почтового сбора;
— перечисления денежных средств профсоюзным организациям (членские профсоюзные взносы);
— налог на доходы физических лиц;
— удержания по исполнительным документам, в том числе на оплату алиментов;
— возмещение материального ущерба, причиненного работником организации;
— иные удержания в рамках исполнительного производства,
осуществляются по подстатье 211 «Заработная плата» КОСГУ.
Следовательно, отражение в 1-17 разрядах счетов бюджетного учета, применяемых в бухгалтерских записях (по дебету и кредиту) отражающих производство данных удержаний, соответствующего КРБ, являющегося источником начисления заработной платы, будет обоснованным.
Однако подобное положение справедливо лишь в отношении тех обязательств, источником исполнения которых являются средства, непосредственно удержанные из заработной платы. Именно перечень таких обязательств, по нашему мнению, и приведен в Указаниях N 180н (приведен выше).
Обратите внимание: остатков подотчетных сумм в данном перечне нет и это оправданно. Ведь источником подотчетных сумм являются лимиты бюджетных обязательств, выделенные учреждению на эти цели, а не средства на оплату труда. Факт же удержания остатка подотчетной суммы в рассматриваемом случае является продолжением расчетов с подотчетным лицом и никак не может «переквалифицировать» подотчетные суммы в «чистые» удержания из заработной платы.
Конечно, в случае удержания остатков подотчетных сумм из заработной платы сотрудника существует проблема увязки кассовых расходов, отраженных на лицевом счете казенного учреждения, с фактическими расходами по соответствующим КРБ. На практике данная проблема «превращения» удержаний из заработной платы (КРБ, соответствующий 211 КОСГУ) в восстановление кассового расхода по выплате подотчетной суммы (например, КРБ, соответствующий 340 КОСГУ) решается путем оформления учреждением Уведомления об уточнении вида и принадлежности платежа (код формы по КФД 0531809)*(1).
Таким образом, отражение в 1-17 разрядов счетов, используемых по дебету и кредиту в корреспонденции, отражающей операцию удержания из заработной платы сотрудника остатка подотчетной суммы, разных КРБ в рассматриваемом случае обоснованно.

Читайте также  Как правильно вернуть излишне выплаченную зарплату

Бюджетный учет

Следует отметить, что Инструкция N 162н не содержит корреспонденций, отражающих удержание остатков подотчетных сумм непосредственно из заработной платы работника, поэтому в соответствии с п. 2 Инструкции N 162н порядок отражения данных операций в бюджетном учете учреждению необходимо согласовать с уполномоченным органом (органом Федерального казначейства, ГРБС).
При этом целесообразно учитывать, что «прямая» корреспонденция счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате» со счетом 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» не противоречит положениям Инструкции N 162н (смотрите, в частности, п. 84 Инструкции N 162н), но и не в полной мере соответствует им. Ведь согласно п. 108 Инструкции N 162н удержания из заработной платы отражаются корреспонденцией со счетом 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда».
Кроме того, использование счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда» в качестве «транзитного» для отражения удержаний из заработной платы рекомендуется специалистами уполномоченных органов и независимыми экспертами.
В соответствии с положениями Инструкции N 162н, в рассматриваемой ситуации в бюджетном учете учреждения могут быть отражены следующие бухгалтерские записи:
1. Дебет КРБ *(2) 1 208 34 560 Кредит КИФ 1 201 34 610
— подотчетному лицу выдан аванс на приобретение картриджей;
2. Дебет КРБ*(2) 1 105 36 340 Кредит КРБ*(2) 1 208 34 660
— подотчетным лицом представлен авансовый отчет: приобретены картриджи;
3. Дебет КРБ*(3) 1 401 20 211 Кредит КРБ*(3) 1 302 11 730
— начислена заработная плата сотрудникам;
4. Дебет КРБ*(3) 1 302 11 830 Кредит КРБ*(3) 1 304 03 730
— удержан остаток подотчетной суммы из заработной платы сотрудника;
5. Дебет КРБ*(3) 1 304 03 830 Кредит КРБ*(2) 1 208 34 660
— погашена задолженность сотрудника по подотчетной сумме;
6. Дебет КРБ*(2) 1 304 05 340 Кредит КРБ*(3) 1 304 05 211
— в установленном порядке учтено восстановление кассовой выплаты путем уточнения вида и принадлежности платежа.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
государственный советник РФ 3 класса Семенюк Александр

Ответ прошел контроль качества

8 ноября 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) Смотрите, например:
— Вопрос: Возможно ли произвести удержание задолженности по выданным авансам на командировочные расходы (проезд или наем жилья) из заработной платы работников, которая переводится на пластиковые банковские карты? Какими бухгалтерскими записями правильно отразить удержание, не искажая кассовые и фактические расходы? («Бюджетный учет», N 8, август 2010 г.);
— Вопрос: Руководствуясь Инструкцией по бюджетному учету, письмом Минфина России от 26 октября 2006 г. N 02-14-10а/2851, учреждение перечисляет в доход бюджета денежные средства, возмещенные за услуги связи прошлого отчетного периода, а за услуги текущего финансового года учитывает как восстановление кассовых расходов учреждения по подстатье 221 «Услуги связи». Просим разъяснить порядок использования денежных средств, полученных в кассу учреждения в счет возмещения расходов за пользование услугами междугородной связи в личных целях в текущем финансовом году («Бюджетный учет», N 8, август 2010 г.).
*(2) В рассматриваемом случае — 187 02 01 2026600 244 340.
*(3) В рассматриваемом случае — 187 02 01 2026700 111 211.

Отражаем невозвращенный подотчет в бухучете

Подотчетным лицам выдаются деньги на приобретение товаров для организации, но иногда от них нет ни покупки, ни авансового отчета, ни денег. Рассмотрим, что делать, когда работник не отчитался за полученный аванс и отказывается его возвращать.

Как отразить невозвращенный подотчет в бухучете

Подотчетник должен вернуть неизрасходованные деньги в срок, на который они ему выдавались. Если он это не сделал, придется признать их невозвращенными.

К таким средствам относят:

  • деньги, по которым не сдан авансовый отчет либо представлен, но обоснованно не принят руководителем;
  • остаток средств не сдан в кассу, несмотря на то, что авансовый отчет представлен.

Эти суммы отражаем в бухучете на основании бухгалтерской справки проводкой Дт 94 Кт 71.

Чтобы у проверяющих не возникло сомнений в том, что деньги взяты под отчет, а не присвоены работником, рекомендуем установить в организации правила с ясными сроками представления отчета об израсходованных суммах. Причем к таким отчетам должны прилагаться подтверждающие первичные документы.

Как удержать деньги из зарплаты

Максимальный размер удержания при каждой выплате зарплаты — 20% за минусом НДФЛ (ст. 138 ТК РФ). Если невозвращенная сумма больше, то вычитать ее придется в несколько этапов (месяцев).

Секретарь ООО «Мираж» Иванова Н. Н. 3 августа 2020 года взяла подотчет 5 000 рублей на покупку бумаги сроком на 1 день. Отчитаться нужно в течение 3 дней с даты окончания срока выдачи — до 6 августа включительно. Девушка уложилась вовремя, сдала авансовый отчет и чеки на покупку бумаги. Оказалось, что потратила она не 5 000, а только 2 000 руб. Остальные 3 000 не вернула, но согласилась на удержание.

Зарплата Ивановой за август — 25 000 руб. Значит, можно в этом месяце взять у нее: (25 000 — 25 000×13%) х 20% = 4 350 рублей. Но долг работницы меньше этой суммы — всего 3 000. Значит, бухгалтер удержит его полностью с зарплаты за август 2020 года.

Чтобы вычесть невозвращенную сумму из зарплаты работника, нужно составить приказ об удержании. Оформляется он произвольно, подписывается руководителем. Сделать это нужно не позднее месяца с даты окончания срока возврата подотчетной суммы (ст. 137 ТК РФ). Если время упущено, возвращать деньги придется через суд.

Принудительно недоначислить зарплату работнику нельзя, на списание нужно получить его согласие. Он должен подтвердить, что не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ). Согласие оформляется в произвольной форме отдельным документом или же можно предусмотреть место для подписи в приказе. Если работник против, то придется идти в суд.

В бухучете удержание невозвращенных денег из зарплаты работника отражаются проводкой Дт 70 Кт 94. Первичным документом будет приказ руководителя, согласие работника и расчетная ведомость.

Начислять НДФЛ и страховые взносы не надо, поскольку доход у работника отсутствует, деньги он вернул. На прибыль организации это также не влияет, ведь не состоялось ни дохода, ни расхода.

Налогообложение невозвращенных подотчетных сумм

Наличие просроченого подотчета не всегда означает, что деньги стали доходом работника. До тех пор, пока не истечет срок давности или сумма долга не прощена, в учете будет числиться задолженность.

Удержание НДФЛ и страховых взносов с подотчетных сумм

Начислить налог нужно в день получения денег работником (Письмо Минфина № 03-03-06/1/610 от 24.09.2009) — это:

  • день, когда истек срок давности;
  • день, когда фирма простила долг.

Удерживать НДФЛ можно при перечислении зарплаты, но налог не должен быть больше половины заработка (п. 4 ст. 226 НК РФ). Если виновник уже уволился, ушел в декрет или невозможно удержать НДФЛ по иным причинам до конца года, то фирма до 1 марта следующего года должна письменно уведомить работника и свою налоговую инспекцию, что не может удержать налог, а также сообщить суммы дохода гражданина и предполагаемого налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Взносы начисляются в день:

  • списания задолженности, прощения долга;
  • истечения месячного срока, предоставленного на удержание подотчетных средств из зарплаты работника.
Читайте также  Что такое РЗО в зарплате

В последнем случае, если долг все же будет возвращен или подотчетник подтвердит покупку товаров или услуг (чеками, накладными), то нужно пересчитать базу для начисления взносов и вернуть уплаченные суммы (п. 5 приложения к Письму ФСС № 02-09-11/06-5250 от 14.04.2015).

Включение невозвращенной суммы в расходы

Подотчетные деньги, перешедшие в доход работника, можно считать безнадежными (не подлежащими возврату) и списать их в состав внереализационных расходов, только если (п. 2 ст. 266 НК РФ):

  • истек срок давности (3 года);
  • исполнительное производство прекращено (у должника нет имущества, чтобы погасить долг).

Если фирма простила долг или суд отказал во взыскании, сумма подотчета безнадежной не считается и не уменьшает базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина № 03-03-06/1/42962 от 22.07.2016).

Подотчетные деньги, признанные безнадежными, включают в расходы при расчете налоговой базы текущего отчетного (налогового) периода (Письмо Минфина № 03-03-06/1/589 от 15.09.2010). Суммы уплаченных страховых взносов, начисленных на невозвращенную сумму, можно учитывать при расчеты базы по налогу на прибыль, независимо от того, признан ли расходом долг работника.

В налоговом учете резерв по задолженности подотчетника создать нельзя: она не считается сомнительной, поскольку не связана с реализацией (п. 1 ст. 266 НК РФ).

Как списать невозвращенные суммы в бухучете

Если директор простил долг работнику, то нужно признать эту сумму прочим расходом (п. 11 ПБУ 10/99). В учете невозвращенные подотчетные деньги признают прочим расходом проводкой Дт 91.2 Кт 94. Основанием будет приказ руководителя и бухгалтерская справка.

А если фирма взыскивает сумму по суду, то нужно отразить ее на счете 73 (или 76, если работник уже уволился). Причем сумму можно указать в том размере, который считается правильным на основе бухгалтерских записей (п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. Приказом Минфина № 34н от 29.07.1998, далее — Положения).

Когда задолженность сомнительная (скорее всего не будет погашена), создают резерв по сомнительным долгам. Списать такую сумму можно, если суд откажет во взыскании, у должника не окажется имущества для погашения долга, не удастся его найти или истечет срок давности. Делают это за счет созданного резерва, а если его нет или средств недостаточно, то признают прочим расходом (п. 77 Положения).

Если списывается долг из-за невозможности взыскания (нет имущества, не нашли человека), то следует учесть его на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов», чтобы наблюдать за возможностью ее взыскания при стабилизации финансового положения должника. Списание долга в убыток из-за неплатежеспособности не является аннулированием дебиторки. Она должна отражаться за балансом в течение 5 лет с момента списания (п. 77 Положения).

В бухгалтерском учете потребуется сделать следующие записи:

  • отражен долг работника (уволенного) по подотчету — Дт 73 (76) Кт 94;
  • создан резерв по сомнительной дебиторской задолженности — Дт 91.2 Кт 63;
  • списана задолженность подотчетного лица (если есть резерв) — Дт 63 Кт 73 (76);
  • списана задолженность подотчетного лица (если нет резерва или недостаточно средств) — Дт 91.2 Кт 73 (76);
  • списана задолженность в связи с невозможностью взыскания — 007.

Подтверждением будут приказы руководителя, бухгалтерские справки, справки-расчеты, соглашение о прощении долга, акт инвентаризации расчетов.

Как удержать невозвращенный подотчет

Случаи, когда подотчетный работник, получив деньги на хознужды, не спешит отчитаться об их расходовании, не так уж и редки. К каким последствиям может привести подобная ситуация и как вернуть неизрасходованный подотчет, читайте в статье.

Когда сотрудник должен вернуть подотчетные деньги

Работник, получивший от организации деньги в подотчет, должен за них отчитаться. То есть составить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные суммы придется вернуть в кассу организации. А деньги, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, бухгалтерия работнику должна возместить.

Средства в подотчет можно выдать сотруднику или на основании его заявления, или на основании распоряжения руководителя компании (Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У).

Срок, на который можно выдать наличные деньги на хозяйственные нужды, должен установить руководитель компании.

Не вернули вовремя подотчет — платите НДФЛ

Подотчетные суммы, не возвращенные работником своевременно, отражают как его задолженность перед компанией. Эта задолженность может числиться за работником до истечения срока исковой давности в соответствии со статьей 196 ГК РФ. Они не являются доходом работника и не облагаются НДФЛ, который фирма может удержать только в двух случаях:

  • если простит долг работнику по невозвращенным суммам;
  • если истечет срок исковой давности по взысканию долга.

Но если подчиненный долгое время не возвращает неизрасходованный подотчет, не предоставляет бухгалтерии документы, подтверждающие расходы, а фирма не предпринимает никаких действий к взысканию долга, то с большой долей вероятности налоговики признают этот долг доходом работника и начислят НДФЛ.

Примером этому служит свежее определение Верховного Суда, в котором было заявлено: если нет документов, чтобы подтвердить расходы по выданному подотчету, то с безотчетных сумм нужно удержать НДФЛ (определение от 3 февраля 2020 г. № № 310-ЭС19-28047).

С невозвращенного подотчета нужно удержать НДФЛ даже у директора

Добавим что начислить налог с невозвращенного подотчета можно не раньше, чем истечет срок исковой давности, равный трем годам (письмо УФНС Московской области от 14 сентября 2018 г. № 16-10/099623@).

Подотчет удержат из зарплаты

Однако в судебной практике есть и другая позиция: выдаваемые в подотчет деньги являются не собственностью работника, а его задолженностью. Поэтому он должен их вернуть (постановление АС Центрального округа от 2 ноября 2016 г. по делу № А64-6405/2015, от 19 июля 2016 г. по делу № А36-5689/2015).

Чтобы удержать невозвращенный подотчет из зарплаты работника, у организации есть один месяц. Такой порядок прописан в статье 137 ТК РФ.

Руководитель компании должен издать распорядительный документ (приказ). Сотрудника нужно ознакомить с приказом и получить его согласие на удержание в письменной форме.

Сумма, которую можно удержать из зарплаты работника единовременно, не может превышать 20% его заработка, причитающегося к выдаче.

Невозвращенные средства, согласно плану счетов бухучета, учитывают на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если наступил срок, в течение которого работник должен отчитаться или вернуть полученный подотчет, сделайте запись:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71

– учтена сумма , выданная работнику в подотчет и не возвращенная в срок.

Удержание денег из зарплаты работника отразите записью:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94

– невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.

Решение удержать невозвращенный подотчет фирма может принять не позднее одного месяца после окончания установленного срока возврата денег, и только с согласия подотчетника.

В судебном порядке подотчетную сумму можно взыскать в течение срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ).

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Выбор читателей

Поправки в ТК РФ: новые основания для отстранения от работы

Заполняем 6-НДФЛ за I полугодие 2021 года

Заполняем 4-ФСС за 2 квартал 2021 года: подсказки для бухгалтера

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование