На какой счет приходовать воду для офиса

Питьевая вода для нужд офиса: учет и оформление

Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Светлана Овчинникова и Дмитрий Игнатьев рассказывают о бухгалтерском и налоговом учете затрат на приобретение питьевой воды для нужд офиса, а также о документальном оформлении ее списания для организаций, применяющих общий режим налогообложения.

Организация (общий режим налогообложения) приобретает питьевую воду для офиса. Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете данные расходы? Какие документы нужно оформить?

Налоговый учет

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством РФ. Что конкретно подразумевается под обеспечением нормальных условий труда и какие затраты относятся к такому обеспечению, НК РФ не поясняет.

Согласно нормам трудового законодательства на работодателя возлагается обеспечение санитарно-бытового и лечебно-профилактического обслуживания работников организаций в соответствии с требованиями охраны труда (ст. 223 ТК РФ).

Статья 209 ТК РФ определяет условия труда как совокупность факторов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на работоспособность и здоровье работника.

В ст. 212 ТК РФ перечислены обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда.

При этом в ст. 163 ТК РФ содержится открытый перечень условий, обеспечивающих нормальные условия работы.

Заметим, что в п. 2 ст. 25 Федерального закона от 30.03.1999 N 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» установлена обязанность, в том числе юридических лиц, осуществлять, в частности, санитарно-противоэпидемические (профилактические) мероприятия по обеспечению безопасных для человека условий труда и выполнению требований санитарных правил и иных нормативных правовых актов РФ к производственным процессам и технологическому оборудованию, организации рабочих мест, в целях предупреждения профессиональных заболеваний, инфекционных заболеваний и заболеваний (отравлений), связанных с условиями труда.

Таким образом, на наш взгляд, документально подтвержденные затраты организации на приобретение питьевой воды с целью обеспечения нормальных условий труда работников могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в составе прочих расходов.

При этом Минфин России по вопросу учета расходов организации на приобретение питьевой воды до 2012 года давал следующие разъяснения: «Если водопроводная вода не соответствует Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам 2.1.41074-01 «Питьевая вода. Гигиенические требования к качеству воды централизованных систем питьевого снабжения. Контроль качества. Гигиенические требования к обеспечению безопасности систем горячего водоснабжения» (введены в действие Постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 07.04.2009 N 20) и опасна для использования в качестве питьевой, то затраты на приобретение питьевой воды для работников могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль» (смотрите, например, письма Минфина России от 31.01.2011 N 03-03-06/1/43, от 10.06.2010 N 03-03-06/1/406).

Аналогичное мнение высказывали и налоговые органы. Так, в письме УФНС России по г. Москве от 30.01.2009 N 19-12/007411 налоговики указали, что при отсутствии справки Госсанэпиднадзора о несоответствии водопроводной воды, поступающей организации, требованиям СанПиН 2.1.4.1074-01 и опасности ее использования в качестве питьевой воды затраты на приобретение природной питьевой воды и аренду кулеров могут быть признаны экономически неоправданными.

Однако в письмах 2012 года Минфин России уже не упоминает о том, что для признания расходов на приобретение питьевой воды экономически оправданными у организации должна быть в наличии справка (заключение) Госсанэпиднадзора (смотрите, например, письма Минфина России от 17.08.2012 N 03-03-06/2/89, от 10.08.2012 N 03-03-06/1/401, от 09.07.2012 N 03-03-06/1/332, от 25.05.2012 N 03-03-06/1/274).

В указанных письмах финансовое ведомство приходит к выводу, что затраты организации на приобретение чистой питьевой воды и соответствующего оборудования для обеспечения необходимых условий труда работников могут быть включены в состав расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, на основании ст. 264 НК РФ с учетом положений ст. 252 НК РФ.

При этом Минфин России ссылается на п. 18 Типового перечня ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 01.03.2012 N 181н (далее — Типовой перечень).

В Типовом перечне (который является рекомендательным) указывается, что конкретный список мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков определяется работодателем исходя из специфики его деятельности.

Отметим, что в п. 18 Типового перечня говорится о приобретении и монтаже установок (автоматов) для обеспечения работников питьевой водой. То есть приобретение бутилированной воды данный пункт конкретно не обосновывает.

Таким образом, приведенные письма Минфина России, относящиеся к 2012 году, не содержат никаких дополнительных условий для учета затрат на приобретение воды в расходах при формировании налоговой базы по налогу на прибыль.

Поэтому полагаем, что при отсутствии у организации заключения санитарно-эпидемиологической службы, документально подтвержденные и обоснованные (экономически оправданные) расходы на приобретение питьевой воды могут быть включены в состав расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль.

Однако прежние разъяснения финансового ведомства (до вступления в силу Типового перечня) не отменены. Поэтому полностью исключать возможные претензии налоговых органов относительно признания организацией в налоговом учете расходов по приобретению питьевой воды при отсутствии соответствующего документа о непригодности водопроводной воды для питья, по нашему мнению, преждевременно.

На основании изложенного организация должна самостоятельно принять решение, учитывать или нет в целях налогообложения указанные затраты.

Что касается положительной для налогоплательщика арбитражной практики по данному вопросу, то она достаточно большая. Суды подтверждают правомерность включения налогоплательщиком расходов на приобретение питьевой воды для работников в расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, в том числе при отсутствии заключения санитарно-эпидемиологической службы о непригодности водопроводной воды для питья (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 16.11.2010 по делу N А32-16552/2009, Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.07.2010 N 09АП-14414/2010, Десятого арбитражного апелляционного суда от 29.04.2010 N 10АП-1912/2010, Седьмого арбитражного апелляционного суда от 31.03.2010 N 07АП-1823/10, ФАС Восточно-Сибирского округа от 13.03.2008 N А33-9419/2007-Ф02-902/2008 (определением ВАС РФ от 30.05.2008 N 6728/08 отказано в передаче данного дела на пересмотр в порядке надзора)).

Бухгалтерский учет

На основании п.п. 2 и 5 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (далее — ПБУ 5/01) питьевая вода принимается к бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов (далее — МПЗ) по фактической себестоимости.

Фактической себестоимостью МПЗ, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации) (п. 6 ПБУ 5/01).

Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, определено, что МПЗ, приобретенные для собственных нужд, подлежат отражению в учете по дебету счета 10 «Материалы».

Соответственно, бухгалтерские проводки, отражающие поступление воды, будут следующими:

Дебет 10 Кредит 60 (76)

— оприходована поступившая от поставщика питьевая вода;

Дебет 19 Кредит 60 (76)

— учтена сумма НДС (при наличии счета-фактуры, содержащего сумму НДС);

Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

— сумма НДС принята к вычету (при соблюдении всех предусмотренных главой 21 НК РФ условий).

В соответствии с п. 4 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (далее — ПБУ 10/99) расходы, в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации, подразделяются на расходы по обычным видам деятельности и прочие расходы.

Читайте также  Что значит выставить счет на оплату

Расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ, оказанием услуг (п. 5 ПБУ 10/99).

Следовательно, если затраты на приобретение питьевой воды рассматриваются организацией как расходы по обычным видам деятельности (в том случае, если организация принимает решение учитывать воду в целях налогообложения прибыли), то при передаче воды для потребления работниками в учете делается запись:

Дебет 20 (26) Кредит 10

— списана стоимость приобретенной питьевой воды.

Если же организация принимает решение приобретенную воду в целях налогового учета в составе расходов не отражать, то считаем, что расходы в виде стоимости питьевой воды признаются прочими и учитываются на счете 91 «Прочие доходы и расходы»:

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 10

— стоимость воды включена в состав прочих расходов;

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 19

— сумма НДС учтена в составе прочих затрат.

Согласно п. 2 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль» (далее — ПБУ 18/02) данное ПБУ может не применяться субъектами малого предпринимательства.

В случае применения организацией ПБУ 18/02 в бухгалтерском учете следует отразить постоянное налоговое обязательство (п.п. 4, 7 ПБУ 18/02):

Дебет 99 Кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

— (стоимость затрат на воду, включая НДС (постоянная разница) х 20%) — отражено постоянное налоговое обязательство.

Документальное оформление

Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными первичными учетными документами. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Основанием для отражения стоимости приобретенной питьевой воды в бухгалтерском учете служат договор с поставщиком, отгрузочный документ поставщика (товарная накладная по форме N ТОРГ-12) и приходный ордер (форма N М-4).

Для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами применяется требование-накладная (форма N М-11).

Для документального оформления списания питьевой воды в производство, на наш взгляд, организация вправе использовать самостоятельно разработанную форму акта на списание материалов в производство, которая должна отвечать требованиям к первичным учетным документам, предъявляемым п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Для подтверждения обоснованности отнесения к расходам в целях налогообложения стоимости питьевой воды целесообразно оформить внутренние организационно-распорядительные документы, например, приказ руководителя. Можно также разработать корпоративные стандарты организации, содержащие правила, согласно которым, в частности, работники обеспечиваются питьевой водой для создания наиболее благоприятных условий труда.

1С Бухгалтерия 8 — учет расходов на приобретение питьевой воды, оплачиваемой за счет собственных средств организации

Для того, чтобы в программе настроить учет возвратной тары, необходимо установить флажок Ведется учет возвратной тары в Настройках параметра учета (меню Предприятие — Настройка параметров учета). После его установки в документах, отражающих движение запасов, появляется дополнительная закладка Тара, на которой учитывается поступление и списание возвратной тары.

Приобретение питьевой воды отразим в программе с помощью документа Поступление товаров и услуг (рис.1). На закладке Товары отразим приобретение питьевой воды, а на закладке Тара – поступление бутылей.

Рисунок 1

При проведении документа будут сформированы проводки по оприходованию питьевой воды, поступлению на тары, а также отражен НДС, предъявленный поставщиком, со стоимости питьевой воды (рис.2).

Рисунок 2

По мере отпуска питьевой воды расходы на ее приобретение включаются в состав прочих расходов. Налогооблагаемую прибыль данные расходы не уменьшают. Списание питьевой воды можно отразить в с помощью документа Требование-накладная (меню Производство — Требование-накладная) (рис.3). На закладке Счета затрат в качестве счета затрат укажем 91.02 Прочие расходы, в качестве статьи расходов — расходы, не учитываемые в целях налогообложения.

Рисунок 3

При проведении документа в бухгалтерском учете расходы на приобретение питьевой воды будут учтены в составе прочих расходов. Поскольку для целей налогообложения прибыли организация не принимает к налоговому учету эти расходы, то возникает постоянная разница между бухгалтерским и налоговым учетом, что приводит к обраэованию постоянного налогового обязательства (рис.4).

Рисунок 4

Поскольку для целей налогообложения прибыли организация не принимает к налоговому учету расходы на приобретение питьевой воды, то суммы НДС, предъявленные поставщиком воды, к налоговому учету также не принимаются, а подлежат списанию. Списание НДС в программе отражается с помощью документа Списание НДС (меню Покупка – Ведение книги покупок — Списание НДС) (рис.5).

Рисунок 5

На закладке Счет списания НДС укажем счет 91.02 Прочие расходы, причем в качестве статьи расходов выберем расходы, не учитываемые в целях налогообложения. При проведении документа будут сформированы следующие проводки (рис. 6).

Рисунок 6

Как видим, в бухгалтерском учете НДС, предъявленный поставщиком питьевой воды, учтен в составе прочих расходов, а между бухгалтерским и налоговым учетом возникла постоянная разница.
В конце месяца при проведении регламентного документа Закрытие месяца (меню Операции – Регламентные операции – Закрытие месяца) программа автоматически осуществляет расчет постоянного налогового обязательства (рис. 7).

Рисунок 7

Воэврат залоговой тары поставщику можно отразить в программе с помощью документа Возврат товаров поставшику на закладке Тара (меню Покупка – Возврат товаров поставщику).

Проводки по учету закупки питьевой воды

Бухгалтерское сопровождение приобретения питьевой воды для сотрудников и партнеров организации, в том числе составление бухгалтерских проводок, осуществляется в следующей последовательности:

  1. Приобретение кулера или оформление его в аренду.
  2. Покупка питьевой воды, расчеты с поставщиками, списание издержек на затраты.
  3. Учет бутылей – возвратной тары, в которой доставляется вода. Внесение залоговой стоимости в случае необходимости, согласно условиям составленного договора поставки.

Для обеспечения нормальных условий труда сотрудников, а также для повышения степени обслуживания партнеров, многие организации заключают договоры поставки на питьевую воду, что отражается в учете бухгалтерскими проводками.

Компания может приобрести кулер или оформить его использование в аренду. Вода закупается, как правило, в бутылях, которые подлежать обмену и возврату. Так как право собственности на бутыли не переходит к организации, то бухгалтерский учет расчетов по ней осуществляется в соответствии с учетной политикой фирмы на основных счетах или забалансовых.

Бухгалтерское сопровождение обеспечения компании питьевой водой

  1. Питьевая вода: относится к материальным запасам, используемым для осуществления предпринимательской деятельности, поэтому ее поступление и расход фиксируются в бухгалтерском учете на активном счете 10. По дебету отображается оприходование на склад в корреспонденции со счетом учета расчетов с поставщиками(может быть использован сч. 76 в зависимости от установленных правил учета на предприятии), по кредиту – передача в рабочие подразделения на основании требования-накладной. Для распределения МПЗ по их назначению для учета питьевой воды может быть открыт дополнительный субсчет 10.06.

Примечание! В бухгалтерской отчетности фирмы информация обо всех материальных запасах организации отображается суммарно в 1210 строке баланса.

Возвратная тара: чаще всего договор поставки подразумевает внесение залоговой стоимости за бутыли. Данный платеж не относится к расходам организации и, соответственно, фиксируется в составе дебиторской задолженности контрагентов и на забалансовом счете 009. Сами бутыли могут быть оприходованы на субсчет 10.04 и списаны оттуда при возврате контрагенту.

Примечание! При закупке собственных бутылей право собственности переходит к предприятию, поэтому бухгалтерский учет осуществляется в стандартном порядке закупки материалов.

Если приобретается собственный кулер, то организация принимает его на учет. Так как средняя стоимость кулеров в 2018 году не превышает 20 тыс. рублей, его можно включить в состав материально-производственных запасов фирмы (например, отнести на субсчет 10.09), и расходы по приобретению списать сразу при передаче актива в работу.

Читайте также  Необходимо ли ИП открывать расчетный счет

Если использование кулера оформляется в аренду, то его следует отражать на забалансовом счете (может быть применен 001 счет). Арендные платежи списываются в расходы организации.

Основные бухгалтерские проводки по учету питьевой воды

  1. Дт 10 Кт 60 – поставка воды на предприятие.

Дт 20, 23, 25, 26, 44, 91 Кт 10 – расходы по закупке питьевой воды отнесены на затраты (счет затрат выбирается организацией в зависимости от выбранной учетной политики).

Дт 60, 76 Кт 50, 51– внесение залога за бутыли.

Дт 009 – отображение внесенного залога.

Дт 10.04 Кт 60 (76) – получение на склад возвратных бутылей (возврат тары оформляется обратной проводкой).

Дт 50, 51 Кт 60, 76 – возврат ранее внесенной залоговой стоимости.

Кт 009 – списание отображенного залога.

Дт 10 Кт 60 – покупка собственного кулера для компании.

Дт 20, 44 и т. д. Кт 10 – ввод собственного кулера в эксплуатацию.

Дт 20, 25, 26 и т. д. Кт 60 – отнесение на затраты арендных платежей за использование кулера поставщика.

Практический пример по составлению проводок

Для обеспечения хороших условий труда работников общество с ограниченной ответственности «Спутник» заключило договор поставки с ООО «Вода» на поставку питьевой воды для кулера по стоимости 134 рубля (в т. ч. НДС 18% 20,44 руб.) за бутыль. Всего было заказано 8 бутылей. Также ООО «Спутник» приобрело собственный кулер стоимостью 8500 рублей, в т. ч. НДС 18% 1296,61 руб. За бутыли, в которых вода будет поступать в офис, договором поставки предусмотрено внесение залоговой стоимости в размере 50 рублей за каждую единицу.

Бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям в бухгалтерском учете фирмы

7203,39 рубля – поступление приобретенного кулера от поставщика.

1296,61 – принят входной НДС.

8500 руб. – стоимость кулера была переведена на расчетный счет продавца.

7203,39 руб. – актив введен в эксплуатацию.

1296,61 – НДС принят к вычету.

400 рублей – внесено обеспечение возврата тары.

400 – отображение залога на забалансовом счете.

400 рублей – оприходованы бутыли по залоговой стоимости.

Примечание от автора! В бухгалтерском учете компании возвратная тара может быть оприходована по залоговой стоимости или цене, указанной в закрывающих документах поставщика.

908,48 руб. – оприходована поступившая на склад питьевая вода.

163,52 руб. – учтен НДС от поставщика.

1072 рубля – оплата за воду осуществляется наличными.

908,48 – списание закупленной воды на расходы ООО «Спутник».

Вода в офис: особенности учета

Одни посовещались и решили…

Итак, компания покупает для своих работников питьевую воду в бутылях. Как правило, это сопровождается приобретением либо арендой кулера. Будут ли данные расходы учитываться при исчислении налога на прибыль?

Согласно статье 163 Трудового кодекса работодатель обязан обеспечить нормальные условия труда для выполнения персоналом норм выработки. К таким условиям относятся:

  • исправное состояние помещений, сооружений, машин, технологической оснастки и оборудования;
  • своевременное обеспечение технической и иной необходимой для работы документацией;
  • надлежащее качество материалов, инструментов, иных средств и предметов, необходимых для выполнения работы, их своевременное предоставление работнику;
  • условия труда, соответствующие требованиям охраны труда и безопасности производства.

В то же время в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, включаются затраты по обеспечению нормальных условий труда и техники безопасности, предусмотренных действующим законодательством (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК). Представители Минфина в письме от 2 декабря 2005 года № 03-03-04/1/408 рекомендуют четко определить экономическую оправданность указанных расходов и производственный характер их осуществления.

По мнению финансистов, приобретение питьевой воды и кулера будет являться обоснованным только в том случае, если санитарно-эпидемиологическая служба признает воду в водопроводе непригодной для питья.

Аналогичный вывод содержится в письме ФНС от 10 марта 2005 года № 02-1-08/46@. В нем налоговики акцентируют внимание всех заинтересованных лиц на том, что в заключении СЭС должно быть зафиксировано несоответствие водопроводной воды, поступающей в организацию, требованиям СанПиН 2.1.4.1074 (утверждены постановлением Главного государственного санитарного врача от 26 сентября 2001 г. № 24).

…другие — постановили

Как нетрудно догадаться, такой подход к делу порождает соответствующие действия налоговых инспекций на местах. В результате судебная практика просто изобилует разбирательствами между компаниями и фискальными органами по поводу обоснованности «водных» расходов. Один из таких случаев описан в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 11 августа 2008 года № А19-17095/07-50-Ф02-3307/08 по делу № А19-17095/07-50.

По сложившейся традиции, дорога в зал суда началась с выездной налоговой проверки деятельности некой фирмы. По итогам контрольных мероприятий инспекция выписала предприятию внушительный штраф, а также доначислила налог на прибыль и соответствующие суммы пеней. Основание для таких действий ? вывод сотрудников СЭС, что питьевая вода, получаемая юрлицом через общую систему водоснабжения, соответствует санитарным нормам и пригодна для питья. Следовательно, приобретение минеральной и специально очищенной питьевой воды для сотрудников является, по версии проверяющих, экономически необоснованной деятельностью. Естественно, организация не разделяла такую точку зрения и решила попытать счастья в суде.

Арбитры посчитали приобретение чистой питьевой воды экономически оправданными затратами. В подтверждение своей позиции они указали, что работодатель должен обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей, а также санитарно-бытовое и лечебно-профилактическое обслуживание персонала в соответствии с требованиями охраны труда (ст. 22 и 223 ТК). Вдобавок к этому обязанность работодателя организовать для сотрудников питьевой режим закреплена в приложении к коллективному договору. А посему налогоплательщик вполне правомерно учел спорные затраты в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Впрочем, судьи ФАС Московского округа пошли еще дальше. В постановлении от 13 августа 2008 года № КА-А40/7595-08 по делу № А40-67028/07-127-395 они признали обоснованными не только затраты фирмы на приобретение питьевой воды, но и стаканов и держателей к ним, бутылок, а также расходы на оплату услуг по аренде кулера.

Примечательно, что данные решения служителей Фемиды не являются сколько-нибудь уникальными, а свидетельствуют об однозначной поддержке судьями налогоплательщиков в данном вопросе. Наиболее яркими тому примерами являются постановления ФАС Волго-Вятского округа от 19 ноября 2007 года по делу № А29-549/2007 и ФАС Поволжского округа от 20 марта 2008 года по делу № А55-9669/07-3.

Бухгалтерский учет

Как видим, такие расходы можно учесть в целях налогообложения. А каким образом происходит отражение данных операций в бухгалтерском учете?

Затраты на приобретение питьевой воды учитываются в качестве материальных затрат в составе расходов по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость проданных товаров, работ и услуг. Это следует из содержания пунктов 5, 7, 8 и 9 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного приказом Минфина от 6 мая 1999 года № 33н.

На основании пункта 5 ПБУ 5/01 (утверждено приказом Минфина от 9 июня 2001 г. № 44н) материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. По общему правилу фактическая себестоимость МПЗ, приобретенных за плату, — это сумма фактических затрат организации на покупку, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (п. 6 ПБУ 5/01).

Пример

В целях обеспечения нормальных условий труда фирма заключила договор со специализированной компанией на приобретение питьевой воды. Это было связано с тем, что по заключению СЭС вода в водопроводе офиса непригодна для питья. Вода приобретается в 19-литровых бутылях для кулера. Ежемесячно организация приобретает 15 таких бутылей по цене 371,7 рублей, в том числе НДС — 56,7 рубля. В учете будут сделаны следующие проводки:

Читайте также  86 счет бухгалтерского учета активный или пассивный

Дебет 60 Кредит 51
— 5575,5 руб. = (371,7 руб. × 15) — оплачено приобретение питьевой воды;

Дебет 10 Кредит 60
— 4725 руб. = (5575,5 руб. — (56,7 руб. × 15)) — оприходование бутылей с питьевой водой;

Дебет 19 Кредит 60
— 850,5 руб. — отражен НДС со стоимости приобретенной питьевой воды;

Дебет 68 Кредит 19
— 850,5 руб. — сумма НДС со стоимости приобретенной питьевой воды принята к вычету.

По мере отпуска питьевой воды:

Дебет 26 Кредит 10
— 315 руб. = (371,7 руб. — 56,7 руб.) — расходы на приобретение питьевой воды включены в состав общехозяйственных расходов.

Р. Тимохин, эксперт «Федерального агентства финансовой информации»

Как отразить в учете приобретение кулера и питьевой воды

Порядок бухучета кулеров зависит от того, в какую категорию активов они включены – в состав основных средств или материально-производственных запасов (МПЗ).

Кулер в составе ОС

В составе основных средств кулер можно учесть, если организация:

  • планирует использовать кулер более 12 месяцев;
  • использует кулер в деятельности, направленной на получение дохода;
  • не предполагает последующую перепродажу кулера.

Такие правила установлены пунктами 4 и 5 ПБУ 6/01.

Если кулер включен в состав основных средств, его стоимость списывайте на затраты постепенно через амортизацию. Ежемесячно, начиная со следующего месяца после ввода кулера в эксплуатацию, делайте проводку:

Дебет 23 (25, 26, 91-2. ) Кредит 02

– начислена амортизация кулера.

Такой порядок следует из пунктов 17 и 19 ПБУ 6/01 и Инструкции к плану счетов.

Кулер в составе материалов

Имущество стоимостью не более 40 000 руб. в бухучете можно отражать не в составе основных средств, а в составе МПЗ (п. 5 ПБУ 6/01). Конкретный лимит стоимости для отнесения имущества к той или иной группе активов нужно закрепить в учетной политике для целей бухучета .

Если стоимость кулера меньше установленной величины, оприходуйте его на счете 10-9. Так же следует поступить и в том случае, если кулер будет использоваться в течение срока, не превышающего 12 месяцев (п. 4 ПБУ 6/01). Тогда приобретение кулера оформляйте и отражайте в бухучете в обычном порядке, предусмотренном для материалов. Подробнее об этом см. Как отразить в учете поступление материалов .

Если кулер принят к учету в составе материалов, то сразу после установки спишите его стоимость на затраты:

Дебет 23 (25, 26, 44, 91-2. ) Кредит 10-9

– списана фактическая себестоимость кулера.

Вода для кулера

Бутилированную питьевую воду, которая необходима для работы кулера, примите к учету по стоимости ее приобретения (без учета налогов) и отразите по дебету счета 10 «Материалы» субсчет 10-1 «Сырье и материалы».

Передачу воды в подразделение оформите требованием-накладной по форме М-11 (или актом на списание питьевой воды по самостоятельно разработанной форме). На основании этого документа спишите стоимость воды на затраты:

Дебет 23 (25, 26, 44, 91-2. ) Кредит 10 субсчет «Сырье и материалы»

– списана фактическая себестоимость воды.

Бутыли, в которых поставляется питьевая вода, являются многооборотной (возвратной) тарой. Подробно об учете тары см. Как отразить в учете приобретение материалов (товаров) в таре .

Порядок отражения расходов на приобретение кулера и воды при расчете налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО: налог на прибыль

Расходы на кулер и питьевую воду учтите при расчете налога на прибыль.

Трудовое законодательство обязывает организации создавать нормальные условия труда для работников (ст. 22, 163, 223, 224 ТК РФ). К таким мероприятиям относится приобретение и монтаж установок для обеспечения сотрудников питьевой водой, например, кулеров и самой питьевой воды (ст. 226 ТК РФ, п. 18 приказа Минздравсоцразвития РФ от 1 марта 2012 г. № 181н). Поэтому при наличии документов, подтверждающих затраты на приобретение кулера и питьевой воды, организация может учесть такие затраты в составе расходов на обеспечение нормальных условий труда (п. 1 ст. 252, подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 16 ноября 2015 г. № 03-03-06/1/65965).

Если первоначальная стоимость кулера превышает 100 000 руб., то для целей налогового учета учтите его в составе амортизируемого имущества (п. 1 ст. 256 НК РФ).

ОСНО: НДС

«Входной» НДС, уплаченный при покупке кулера и воды для него, примите к вычету (ст. 171 НК РФ).

УСН

Если организация применяет упрощенку и платит единый налог с доходов, расходы на приобретение кулера и питьевой воды для него налоговую базу не уменьшают (п. 1 ст. 346.14 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете единого налога при упрощенке расходы на приобретение кулера? Организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами.

Перечень расходов, которые можно учесть при расчете единого налога, является закрытым. Расходы на обеспечение нормальных условий труда в нем не поименованы (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Значит, налоговую базу по единому налогу затраты на приобретение кулера не уменьшают.

Аналогичной точки зрения придерживаются контролирующие ведомства (письма Минфина России от 6 декабря 2013 г. № 03-11-11/53315, от 1 февраля 2011 г. № 03-11-11/22).

Совет: есть аргументы, позволяющие организациям при расчете единого налога при упрощенке (с разницы между доходами и расходами), учесть расходы на приобретение кулера. Они заключаются в следующем.

Затраты на приобретение кулера при расчете единого налога при упрощенке можно учесть в составе:

  • расходов на приобретение основных средств (подп. 1 п. 1 ст. 346.16, п. 4 ст. 346.16, ст. 256 НК РФ) – если первоначальная стоимость кулера по данным бухучета превышает 100 000 руб. (п. 3 и 4 ст. 346.16 НК РФ);
  • материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.16, подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ) – если первоначальная стоимость кулера по данным бухучета не превышает 100 000 руб. (п. 3 и 4 ст. 346.16 НК РФ).

При этом организации необходимо экономически обосновать данные расходы (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

Однако следование указанной позиции может привести к разногласиям с проверяющими. В арбитражной практике есть примеры судебных решений, принятых в пользу организаций (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 6 октября 2008 г. № Ф09-7032/08-С3, Западно-Сибирского округа от 29 августа 2006 г. № Ф04-5469/2006(25648-А70-29)).

ЕНВД

Налоговой базой по ЕНВД является вмененный доход (ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет ЕНВД расходы, связанные с приобретением кулера и питьевой воды для него, не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Если организация платит ЕНВД и применяет общую систему налогообложения, а приобретенный кулер используется в обоих видах деятельности, его стоимость либо амортизационные отчисления нужно распределить . (п. 9 ст. 274 НК РФ). Если при расчете налога на прибыль расходы на приобретение кулера и воды организация не учитывает, то распределять их не следует (п. 9 ст. 274 НК РФ).

Если расходы на приобретение кулера организация учитывает при расчете налога на прибыль, то «входной» НДС также нужно распределить .

О применении налогового вычета по расходам, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль, см. При каких условиях входной НДС можно принять к вычету .

Сумму НДС, которую нельзя принять к вычету, прибавьте к доле расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).