Сколько должно быть кадровиков в организации

Должностная инструкция кадровика в 2021 году

Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.

Роль кадровой службы в компании

Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:

  1. Прием персонала на работу.
  2. Оформление кадровых документов.
  3. Подготовка локальных нормативных актов и других обязательных документов.
  4. Ведение воинского учета.
  5. Остальные участки работы, в зависимости от специфики деятельности компании.

Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.

Актуальные требования к должностной инструкции

При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:

1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.

2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.

3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.

Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.

4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.

Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.

Должностные обязанности кадровика

В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:

  • профстандартом специалиста по управлению персоналом, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
  • Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
  • квалификационным справочником, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.

Например, кадровик обязан:

1) осуществлять поиск и подбор работников;

2) оформлять прием нового персонала;

3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;

4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:

  • вести учет личного состава компании;
  • оформлять прием, перевод, увольнение работников, направление в командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
  • заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки;
  • вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график очередных отпусков;
  • выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
  • вести учет и проверку правильности оформления больничных. Заполнять соответствующие графы о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
  • представлять в ПФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо принято на работу впервые. Составлять форму СЗВ-ТД и осуществлять ее передачу в ПФР;
  • контролировать своевременное составление табелей учета рабочего времени;
  • обеспечивать хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договоры, приказы по личному составу и их основания, журналы учета);
  • готовить документы к сдаче их на хранение в архив;
  • составлять документы в страховые компании для оформления полисов по добровольному медицинскому страхованию работников;
  • организовывать и документально оформлять аттестацию и обучение персонала;
  • осуществлять воинский учет.

Права сотрудника кадровой службы

В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.

Специалист по кадрам вправе:

1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;

2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;

3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;

4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;

5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;

6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

Ответственность специалиста по кадрам

В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.

Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:

1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.

2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.

3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.

5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;

6. Разглашение персональных данных работников.

7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.

К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

Например, отсутствие трудового договора, а также оформление с нарушением законодательных норм, либо заключение гражданско-правового договора вместо трудового грозит административными санкциями. Согласно части 4 ст. 5.27 КоАП РФ данные нарушения могут повлечь штрафы:

  • на должностных лиц – от 10 до 20 тыс. рублей;
  • на ИП – от 5 до 10 тыс. рублей;
  • на юрлиц – от 50 до 100 тыс. рублей.

Считаем численность работников отделов кадров

В редакцию журнала не перестают приходить письма, в которых офис-менеджеры, бухгалтеры и секретари небольших компаний интересуются, до какого числа должен вырасти штат организации, чтобы руководство ввело отдельную штатную единицу — инспектора по кадрам? Инспекторы по кадрам спрашивают, как убедить руководство организации, что они не успевают выполнять все новые и новые работы, которые на них возлагаются с изменением трудового, социального и пенсионного законодательства? Генеральные директора выясняют, сколько кадровиков необходимо, чтобы обеспечить функционирование организации?

Редакция решила не ограничиваться индивидуальными консультациями и обратилась с просьбой к математику, который с помощью сухих цифр и строгих формул попытался найти аргументы для руководителей организаций, зачастую необоснованно экономящих на инспекторах по кадрам.

Основным документом, используемым для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также для обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами, до сегодняшнего дня остаются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров , утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78. Срок действия нормативов неоднократно продлевался и был ограничен 1997 годом. Но, поскольку новые нормативы времени на выполнение кадровых операций пока не приняты, его положения, как не противоречащие трудовому законодательству, а также в силу того, что являются экономическим инструментом нормирования труда, а не регулируют правовые отношения напрямую, продолжают применяться экономистами по труду при расчете численности работников отделов кадров.

Далее по тексту — «Сборник».

Прежде всего, разберемся, какие операции должны выполняться работниками отдела кадров в соответствии со Сборником и проанализируем, какие из них выполняются во всех организациях, какие — только в некоторых (в т.ч. из-за специфики деятельности компании), а какие, в силу изменения законодательства, практически не выполняются.

Итак, перечень работ — внушительный. В реальности же он еще больше, поскольку за годы после утверждения нормативов к функциям отделов кадров добавились работы по подготовке и предоставлению документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, работы с подразделениями ФСС России по социальному страхованию, работы по медицинскому страхованию и еще целый ряд иных весьма трудоемких работ.

Читайте также  Как сэкономить на транспортном налоге

Все эти работы Сборником не учтены, но, тем не менее, выполняются, вне зависимости от того, сколько пар рук в отделе кадров.

Возьмем только четыре(!) из тридцати работ, которые должны выполняться кадровыми службами всех организаций. На их выполнение Сборником отводится следующее время:

Пункт по Сборнику

Работа

Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих

Оформление документов при увольнении рабочих и служащих

Оформление отпусков

Оформление документов работников, уходящих на пенсию по старости

Согласно Сборнику норма времени на выполнение единицы нормируемой работы определяется по формуле:

Нвр = Топр +

где Нвр — норма времени на выполнение контрактного нормативного вида работ (чел.ч);

Топр — норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленной по Сборнику (чел.ч);

k — коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, личные потребности и т.д. (в %).

Поскольку нормативы оперативного времени на выполнение данной работы (Топр) нам известны (таблица 2), займемся k. Этот коэффициент учитывает время на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы. Рабочее место каждого кадровика индивидуально: у кого-то стоит компьютер последнего поколения, у кого-то — старенький «386», а кого-то — все, что есть — это бланки, канцелярские принадлежности и микрокалькулятор. В отделе кадров одного предприятия хранение информации автоматизировано (в электронных библиотеках и архивах), в других — все дела хранятся в полуавтоматических шкафах, в третьих — дела размещены на обычных стеллажах. Что такое «отдых» во время работы? Это необходимые упражнения для глаз во время работы на персональном компьютере, это производственная гимнастика.

Следовательно, k может меняться: от 6 до 11%.

Посмотрим, как будет зависеть норма времени Нвр на оформление документов при приеме на работу .

Но сначала определим, какие операции входят в эту работу. Согласно Сборнику норматив времени (0,74 ч на 1 служащего и 0,46 ч на 1 рабочего) установлен только для выполнения следующих операций:

ознакомления с документами, представленными поступающим на работу (паспортом, трудовой книжкой, документами об образовании, военным билетом, пр.) и на их основании заполнения приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы № Т-1 и Т-1а) и личной карточки (форма № Т-2 или № Т-2ГС), а также заполнения учетной карточки научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4), если осуществляется прием на работу научного работника;

внесения записи в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу;

отметки о приеме на работу в журнале (книге) о приеме на работу (если такой журнал ведется);

оформления личного дела (подшивки заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к деятельности работника, составления описи документов, находящихся в личном деле);

нумерации, регистрации и укладки личного дела в сейф;

ознакомления работника с правилами внутреннего трудового распорядка;

  • заполнение контрольного листка по технике безопасности.
  • Ни заключение трудового договора, ни ознакомление работника с локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции, ни оформление страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, ни проведение собеседования, ни иные операции, выполняемые отделом кадров при приеме на работу в настоящее время, не учтены при расчете этого норматива.

    Таким образом, на выполнение только 7 операций будет уходить время, указанное в таблице 3.

    Постановление Минтруда РФ от 05.06.2002 N 39 «Об утверждении нормативов предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти»

    МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ

    от 5 июня 2002 г. N 39

    ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НОРМАТИВОВ

    ПРЕДЕЛЬНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ КАДРОВЫХ СЛУЖБ

    И БУХГАЛТЕРИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

    Министерство труда и социального развития Российской Федерации постановляет:

    1. Утвердить нормативы предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти, разработанные Центральным бюро нормативов по труду Минтруда России.

    2. Центральному бюро нормативов по труду Минтруда России обеспечить издание необходимого количества нормативов предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти в соответствии с их заявками.

    и социального развития

    Постановлением Минтруда России

    от 5 июня 2002 г. N 39

    ПРЕДЕЛЬНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ КАДРОВЫХ СЛУЖБ

    И БУХГАЛТЕРИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

    1.1. Нормативы предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти (далее — нормативы численности) предназначены для определения и обоснования штатной численности работников указанных структурных подразделений, оптимального подбора, расстановки и использования кадров, правильного распределения работ между исполнителями, установления должностных обязанностей.

    1.2. Нормативы численности содержат 3 раздела: общая часть, организация труда и нормативная часть. Кроме этого приводится пример расчета нормативной численности работников кадровой службы и бухгалтерии федерального органа исполнительной власти (Приложение).

    1.3. Нормативы численности, приведенные в нормативной части сборника, установлены для наиболее распространенных организационно-технических условий выполнения работ кадровой службой и бухгалтерией.

    1.4. В случаях, когда численность работников федерального органа исполнительной власти менее 100 человек, а курируемое количество подведомственных организаций, имеющих самостоятельный баланс, менее 5, могут быть применены местные и отраслевые нормативы численности работников кадровой службы и бухгалтерии.

    1.5. Нормативная численность работников кадровых служб охватывает структурные подразделения, обслуживающие центральный аппарат, персонал территориальных органов, подготовку и повышение квалификации персонала.

    1.6. Нормативная численность работников структурных подразделений, занятых бухгалтерским учетом и отчетностью, предусматривает выполнение работ по планированию и учету расходов центрального аппарата, сводному бухгалтерскому учету и отчетности, бухгалтерскому учету и отчетности территориальных органов исполнительной власти.

    1.7. Для федеральных органов исполнительной власти межотраслевого назначения к нормативам численности работников кадровой службы и работников структурных подразделений, занятых бухгалтерским учетом и отчетностью, может применяться коэффициент, учитывающий сложность и объем выполняемых работ, равный 1,5.

    1.8. В тех случаях, когда у федеральных органов исполнительной власти находится в подчинении более 100 подведомственных организаций, имеющих самостоятельный баланс, к нормативам предельной численности работников может применяться коэффициент, равный 1,1.

    2. Организация труда

    2.1. Деятельность работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти регламентируется законодательством Российской Федерации, их должностными инструкциями, положениями о структурных подразделениях федеральных органов исполнительной власти.

    2.2. При распределении работ между работниками кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти следует учитывать их квалификацию, специализацию, что должно способствовать качественному и быстрому выполнению ими своих функций и заданий.

    2.3. При применении нормативов численности должны быть обеспечены безопасные условия и охрана труда работников и создан комплекс организационно-технических условий, которые обеспечивают возможность нормальной работы кадровой службы и бухгалтерии в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими нормами и стандартами.

    2.4. Площадь помещений, в которых располагаются кадровые службы и бухгалтерии федеральных органов исполнительной власти, должна соответствовать требованиям (СН 495-77), предусматривающим рациональное размещение мебели и оргтехники. Уровень освещенности рабочего места, кратность обмена воздуха и температура в рабочих помещениях должны соответствовать требованиям, установленным санитарными нормами (18 — 20 °C).

    2.5. При расстановке мебели в рабочих помещениях следует учитывать удобство подхода к каждому рабочему месту и обеспечение рациональных схем движения документов с учетом специализации исполнителей.

    2.6. В соответствии с Порядком ведения кассовых операций, утвержденным решением Совета директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40, кассовое помещение должно быть изолированным. Окна кассового помещения оборудуются металлическими решетками. Двери кассового помещения в течение рабочего дня должны запираться внутренним замком.

    Для хранения денежных средств и других ценностей в кассовом помещении устанавливается металлический шкаф (сейф).

    2.7. Работники бухгалтерии обязаны регулярно осуществлять инструктаж материально ответственных лиц по вопросам учета и сохранности наличных средств и материальных ценностей, находящихся на их ответственном хранении.

    2.8. Режим труда и отдыха работников кадровых служб и бухгалтерий устанавливается исходя из распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее сложных (трудоемких) из них в первой половине дня, когда у работающих отмечается более высокая устойчивая работоспособность.

    Режим труда и отдыха при работе с ПЭВМ должен организовываться в зависимости от вида и категории трудовой деятельности.

    Виды трудовой деятельности разделяются на три группы:

    группа А — работа по считыванию информации с экрана с предварительным запросом;

    группа Б — работа по вводу информации;

    группа В — творческая работа в режиме диалога с ПЭВМ.

    При выполнении в течение рабочего дня работ, относящихся к разным видам трудовой деятельности, за основную работу с ПЭВМ следует принимать такую, которая занимает не менее 50% времени в течение рабочего дня.

    Для видов трудовой деятельности устанавливается 3 категории тяжести и напряженности работы с ПЭВМ, которые определяются:

    для группы А — по суммарному числу считываемых знаков;

    для группы Б — по суммарному числу считываемых или вводимых знаков за рабочую смену, но не более 40000 знаков за смену;

    для группы В — по суммарному времени непосредственной работы с ПЭВМ за рабочий день, но не более 6 часов за день.

    Для обеспечения оптимальной работоспособности и сохранения здоровья профессиональных пользователей на протяжении рабочей смены должны устанавливаться регламентированные перерывы.

    Время регламентированных перерывов в течение рабочего дня следует устанавливать в зависимости от продолжительности, вида и категории трудовой деятельности.

    Продолжительность непрерывной работы с ПЭВМ без регламентированного перерыва не должна превышать 2 часов.

    При 8-часовом рабочем дне и работе на ПЭВМ регламентированные перерывы следует устанавливать:

    для I категории работ — через 2 часа от начала рабочей смены и через 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый;

    для II категории работ — через 2 часа от начала рабочего дня и через 1,5 — 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый или продолжительностью 10 минут через каждый час работы;

    Читайте также  Сколько раз можно вернуть подоходный налог

    для III категории работ — через 1,5 — 2 часа от начала рабочего дня и через 1,5 — 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 20 минут каждый или продолжительностью 15 минут через каждый час работы.

    Наряду с этим необходимо предусмотреть проведение физкультурных пауз продолжительностью 5 — 10 минут за 1 — 1,5 часа до обеда и за 1 — 1,5 часа до окончания работы.

    3. Нормативная часть

    3.1. Нормативы предельной численности работников кадровых служб.

    Состав работ, выполняемых кадровой службой:

    организация и координация работы по подбору и расстановке кадров;

    осуществление персонального учета личного состава, ведение личных дел работников федеральных органов исполнительной власти;

    учет, ведение, хранение и выдача трудовых книжек;

    утверждение и ведение штатного расписания;

    формирование кадрового резерва для замещения руководящих должностей структурных подразделений центрального аппарата федеральных органов исполнительной власти;

    консультирование работников центрального аппарата по вопросам, относящимся к кадровой службе;

    организация проверки сведений, сообщаемых гражданином при поступлении на работу в федеральный орган исполнительной власти;

    организация и проведение совещаний-семинаров с работниками кадровой службы;

    подготовка трудовых договоров, приказов о приеме и увольнении, поощрении работников центрального аппарата;

    проведение аттестации работников;

    участие в проведении конкурсов на замещение вакантных должностей;

    подготовка необходимых документов и присвоение квалификационных разрядов работникам центрального аппарата;

    организация работы по подготовке и переподготовке кадров, повышению квалификации руководящего состава;

    координация работы по подбору и расстановке кадров подведомственных образовательных учреждений и организаций;

    обеспечение контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации, касающегося кадровой политики;

    рассмотрение писем, жалоб и заявлений граждан по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы;

    подготовка и представление материалов к награждению работников федерального органа исполнительной власти.

    ПРЕДЕЛЬНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ КАДРОВЫХ СЛУЖБ

    ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

    3.2. Нормативы предельной численности работников структурных подразделений, занятых бухгалтерским учетом и отчетностью.

    Состав работ, выполняемых бухгалтерией:

    контроль и учет финансово-экономических операций;

    анализ финансово-хозяйственной деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности;

    составление бухгалтерского отчета;

    расчет заработной платы работников центрального аппарата;

    учет основных фондов, материалов, денежных средств и других ценностей;

    контроль за правильной постановкой бухгалтерского учета территориальных органов подразделений, служб федеральных органов исполнительной власти;

    методическая помощь подведомственным организациям по вопросам бухгалтерского учета и отчетности;

    хранение бухгалтерских документов и дел до передачи в архив;

    контроль за своевременным проведением инвентаризации денежных средств и товарно-материальных ценностей;

    контроль за расходованием фонда оплаты труда;

    контроль за соблюдением штатных расписаний, рациональным использованием административно-хозяйственных средств и других расходов;

    контроль за списанием с бухгалтерского баланса недостач, потерь, дебиторской задолженности и других средств;

    контроль за правильным списанием товарно-материальных ценностей;

    учет распорядителей средств федерального бюджета, федеральных внебюджетных фондов и федеральных внебюджетных средств;

    ведение сводного реестра федеральных внебюджетных средств;

    сбор, обработка и анализ информации о состоянии бюджетных средств территориальных органов федеральных органов исполнительной власти;

    подготовка отчетов об использовании доходов и расходов федерального бюджета;

    разработка методических и инструктивных документов о порядке ведения учетных операций по вопросам, относящимся к компетенции бухгалтерии;

    ведение сводного реестра распорядителей средств федерального бюджета;

    ведение лицевых счетов подведомственных территориальных органов.

    ПРЕДЕЛЬНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ БУХГАЛТЕРИЙ

    ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

    НОРМАТИВНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

    И БУХГАЛТЕРИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

    Судебная практика и законодательство — Постановление Минтруда РФ от 05.06.2002 N 39 «Об утверждении нормативов предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти»

    30. Нормативы предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти. М., 2002.

    31. Нормы времени на работы по дополнительному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М., 2002.

    Расчет штатной численности

    В зависимости от потребностей бизнеса предприниматель меняет кадровый состав предприятия. Число сотрудников, которые требуются для успешной работы компании, определяют с помощью подсчета штатной численности. Как рассчитать и где применить этот параметр, рассмотрим далее.

    Немного терминологии

    На практике используется шесть видов численности работников, которые отличаются методами исчисления и способами отражения в отчетности:

    • нормативная — устанавливается трудовыми нормами и объемом работ к выполнению (идеальное значение);
    • плановая — зависит от вида деятельности, размера предприятия, объема производства, наличия вакантных рабочих мест и других факторов (реалистичнее нормативной — определяется по данным конкретного предприятия);
    • среднесписочная — среднее число сотрудников организации за отчетный период, не считая внешних совместителей и тех, кто работает по договорам подряда;
    • фактическая — величина работников предприятия на определенную дату;
    • штатная — сотрудники, которых руководитель утвердил в штатном расписании компании (без учета сезонных работников);
    • явочная — персонал организации, находящийся на рабочем месте.

    Понятие штатной численности не закреплено законом. Оно используется в кадровом деле и означает сотрудников нужной специальности и квалификации, которые обеспечивают предприятию успешную работу и выполнение планов.

    Начисляйте зарплату и ведите кадровые документы в Контур.Бухгалтерии. Учет, налоги, зарплата, отчетность с отправкой через интернет в одном сервисе.

    Штат организации: цели и нормативы расчета

    Штатную численность рассчитывают для оптимизации кадрового состава предприятия и затрат на оплату труда. В процессе расчета уточняется время, которое потребуется сотруднику для выполнения работы определенной сложности, и число сотрудников, необходимое для работы предприятия.

    Для расчета используют данные, разработанные научно-исследовательскими институтами. Отраслевые стандарты рассчитываются в основном для крупных предприятий и включают типовые объемы и сложность работ. Мелким организациям придется самостоятельно делать расчеты с учетом масштабов и специфики деятельности.

    Методики расчета штатной численности

    На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:

    • времени работы — рабочее время, которое требуется сотрудникам для выполнения определенной работы;
    • нагрузки — объем работ, который должен выполнить работник или группа за рабочее время;
    • времени обслуживания — рабочие места, которые должен обслужить специалист за рабочее время;
    • численности — число работников, которых может организовать один менеджер.

    Согласно Рекомендациям, предельная величина персонала бюджетного учреждения рассчитывается по формуле:

    Штатная численность = Общие затраты времени за год (ч) / Норма рабочего времени каждого сотрудника за год (ч) × Коэффициент неявок по болезни, отпуску и т.п.

    Рекомендации приведены для бюджетных предприятий, но норматив применяется и коммерческими компаниями.

    Как рассчитать штатную численность работников

    Одна из формул расчета штатной величины основана на сопоставлении выручки с рабочим временем:

    Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн)

    где Ов — плановый объем работ или выручки;

    Фрв — планируемый фонд рабочего времени в часах (при 40-часовой рабочей неделе фонд времени в среднем составляет 2004 часа в год, 167 часов в месяц);

    Впл — плановая выработка на одного работника;

    Квн — плановый коэффициент выполнения нормы.

    Пример. Персонал отдела продаж состоит из 15 человек. Руководство хочет просчитать, можно ли сократить подразделение. Чтобы определить штатную численность, кадровик использовал формулу Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн).

    Плановый показатель Ов объема продаж на июнь — декабрь 2021 года — 58 000 000 рублей. Фонд рабочего времени (Фвр) за этот период — 1 047 часов. Плановая выработка на одного работника равна 755 000 рублей/мес. Фактическая выработка за июль — декабрь 2020 года — 644 373 рублей/мес. Плановый коэффициент выполнения нормы (Квн) рассчитан как отношение: 755 000 / 644 373 = 1,17. Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 327 рублей/час (755 000 / 1 047 × 6 мес.). Подставив величины в формулу, кадровик получил результат: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94 — округляем до 11 человек. Следовательно, на первый взгляд, в отделе продаж избыток персонала.

    Эта формула не учитывает условия работы, специфику деятельности предприятия и человеческий фактор (люди — не роботы, они болеют, уходят в отпуск и т.п.).

    Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора

    Расчет штатной численности работников проводится на основе норматива — идеальной ситуации, в которой все сотрудники присутствуют на рабочих местах. Нормативная величина не учитывает, что работники уходят в отпуск, болеют и т.п. Для поправки расчета применяется коэффициент невыхода (Кн) на работу, который определяется путем точного учета явок и неявок персонала от фонда рабочего времени:

    Кн = 1 + Дн

    где Кн — планируемый коэффициент невыхода персонала на работу;

    Дн — доля «не работы» в фонде рабочего времени — процент планируемых невыходов / 100 .

    С учетом этого коэффициента формула расчета штатной величины примет вид Шч = Н × Кн. Эта формула позволяет определить оптимальное число сотрудников и не перерасходовать фонд зарплаты.

    Пример. Сотрудник кадровой службы определил, что нормативная численность отдела продаж — 10,9 человек. Для уточнения величины он рассчитал коэффициент невыходов (Кн) на период июль — декабрь 2021 года.

    В расчет принимается 35 нерабочих дней при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 приходится на оплачиваемый отпуск, 14 — норма по больничному, 7 — без сохранения зарплаты по ТК РФ. Это составляет 280 часов (35 × 8).

    Доля «не работы» (Дн) равна отношению: 280 (невыходы) / 1 047 (фонд рабочего времени). Результат — 0,27. Коэффициент невыхода за июль-декбрь 2021 года: 1+0,27=1,27. Оптимальное число работников составит 10,9 × 1,27 = 13,8 или 14 человек. Следовательно, отдел продаж можно сократить на 1 сотрудника.

    Читайте также  Как вернуть излишне уплаченный налог по УСН

    Структура и штат организации: взаимосвязь

    Структура и штат организации — понятия сопоставимые. Структурные особенности предприятия влияют на кадровый состав и должны учитываться при подсчете штатной численности. Для этого определяется отношение руководящих работников к рядовым сотрудникам:

    • какую часть персонала обслуживает один юрист, бухгалтер, экономист;
    • сколько на предприятии производственных и обслуживающих подразделений;
    • какое количество подчиненных у каждого руководителя подразделения.

    С 1930-х в кадровом деле используют нормативы, которые разработал французский ученый В. Грейкунас. Согласно этим нормативам на руководителя высшего уровня приходится 3-5 рядовых работников, среднего уровня — 7-9.

    Важно! Нормативы — ориентировочные величины, которые отражают средние показатели по отрасли. Поэтому оптимальная штатная численность рассчитывается на каждом предприятии индивидуально.

    У вас малое предприятие с сотрудниками? Ведите кадровый учет, легко начисляйте зарплату и сдавайте через интернет отчеты по сотрудникам в сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис автоматизирует большинство рутинных операций, избавляет от авралов, экономит ваше время и деньги. Также в сервисе — бухгалтерский и налоговый учет, подготовка, проверка и отправка отчетности, сверки с контролирующими органами, консультации экспертов, нормативно-правовая база.

    Штатная численность службы документационного обеспечения

    Е сть множество способов расчета численности службы, занимающейся документационным обеспечением на предприятии. Рассмотрим несколько из них.

    Расчет численности исходя из объема документооборота

    Данная методика расчета численности персонала исходя из объема документооборота на предприятии была предложена в начале 1970-х годов (на основе Единой номенклатуры должностей служащих, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 09.09.1967 № 443).

    Для расчета необходима следующая информация:

    1. Средний объем документооборота предприятия за последние 2–3 года. В расчете учитываются данные по всем видам документов:
      • входящая документация (можно легко произвести расчет, если в вашей организации ведется журнал входящей корреспонденции),
      • исходящая документация (сведения можно взять из журнала исходящей корреспонденции),
      • внутренняя документация (служебные и докладные записки, приказы, протоколы и т.д.),
      • все документы-копии, изготавливаемые в организации (если их выполняют сотрудники службы документационного обеспечения).
    2. Общая численность сотрудников организации (согласно штатному расписанию).

    Формула для расчета численности службы ДОУ следующая: 0,00016 (это постоянный коэффициент) умножить на средний объем документооборота в степени 0,98 (это постоянный коэффициент) умножить на численность сотрудников организации в степени 0,1 (это постоянный коэффициент).

    • средний объем документооборота вашего предприятия 15 000 документов в год, а
    • общая средняя численность сотрудников организации 1 500 человек.

    Получаем: 0,00016 × 15 000 0,98 × 1 500 0,1 = 4,11. То есть численность службы документационного обеспечения – 4 штатные единицы.

    Расчет численности исходя из трудоемкости работ

    Существуют нормы времени на выполнение конкретных видов работ:

    • нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23);
    • межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ (утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72);
    • нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и ДОУ (утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152);
    • нормативы времени на работы по совершенствованию ДОУ министерств, ведомств, предприятий и организаций (ВНИИДАД, 1992 г.);
    • укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий (утвержденные постановлением Минтруда России от 18.12.1992 № 57);
    • межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров (утвержденные постановлением Министерства труда и социальных вопросов СССР 14.11.1991 № 78);
    • типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов (утвержденные Госкомитетом СССР по труду и социальным вопросам постановлением № 261/16-89 от 07.08.1985).

    Для расчета нам потребуется следующая информация:

    1. Затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы(в часах): нужно норматив оперативного времени на конкретный вид работы (ищется в документах, перечисленных выше) умножить на 1,1 (коэффициент затрат на организационно-техническое обслуживание рабочего места, в том числе отдых и иные личные потребности.

    Норма времени для постановки документа (приказа, постановления) на контроль для специалиста 1 категории – 0,66 ч. (на основании Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Минтруда РФ от 26.03.2002 № 23). Допустим, за календарный год на контроль у нас ставится 50 приказов и постановлений. Получаем: 0,66 ч × 50 шт × 1,1 = 36,3 ч

    Рассмотрим обмен авиабилетов для сотрудников в рамках функции по организации командировок. Примерное время такой работы (согласование нового маршрута, подача заявки в авиакомпанию, получение новых билетов, регистрация новых билетов, получение сопроводительных документов (счет-фактура, акт и пр.) и их передача в бухгалтерию) на 1 человека составляет 1,2 часа. Если в год количество обменных документов – 10, то годовой объем этой работы составляет 120 часов.

    Формула для расчета численности службы ДОУ следующая:

    Приблизительный расчет исходя из общего числа сотрудников компании

    Метод разработан НИИ труда. Он устанавливает приблизительную численность сотрудников службы делопроизводства: не более 2–3 % от числа сотрудников компании (а для министерств и ведомств – 12–15 % от численности).

    Если численность вашей компании составляет 100 человек, то вам необходимо 2-3 сотрудника службы ДОУ в штат:

    • основной обязанностью первого человека будет прием и распределение телефонных звонков, прием посетителей, работа с входящей и исходящей корреспонденцией. Такую должность можно назвать, например, администратор офиса;
    • второй человек будет выполнять обязанности по документационному обеспечению – это подготовка, согласование, регистрация и рассылка организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения и т.п.), контроль исполнения поручений, участие в совещаниях и подготовка протоколов. Эти функции может исполнять документовед (делопроизводитель);
    • третий сотрудник будет являться личным помощником руководителя (секретарем). Основными функциями такого сотрудника будут: организация работы руководителя и приемной; организация командировок сотрудников фирмы; организация корпоративных мероприятий; подготовка документов «на подпись руководителю» и распределение документов после подписания.

    Тем не менее если численность вашей компании более 1 000 человек, вряд ли вам в штат разрешат взять 20-30 сотрудников службы ДОУ. В этом случае количество сотрудников службы будет скорее всего около 5-10 человек. Но в каждом структурном подразделении следует выделить работника, который будет ответственным за делопроизводство в этом подразделении.

    Приблизительный расчет исходя из объема документооборота

    Существует методика определения приблизительной численности службы ДОУ исходя из объема документооборота 2 . Этот способ был сформулирован Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1974 году в Единой государственной системе делопроизводства, но применим и в настоящее время.

    Для определения объема документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы предприятия, включая копии, дубликаты, выписки. Одной из функций службы ДОУ является проведение анализа объемов документооборота, который служит основой для оптимизации документооборота и определения нагрузки на работников службы ДОУ, для оценки целесообразности автоматизации тех или иных участков работы.

    Выбор конкретной формы работы зависит также от централизации или децентрализации выполнения отдельных функций по делопроизводству, а также от наличия средств электронного документооборота. Также к службе ДОУ могут быть отнесены сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях предприятия.

    Расчет на основе «фотографии рабочего дня»

    Под фотографией рабочего дня понимается изучение распределения рабочего времени непрерывным наблюдением – измеряются все без исключения действия конкретного человека на протяжении всего рабочего дня. Такой метод оценки впервые был введен в практику Ф. Тейлором в 1882 году.

    Руководитель службы ДОУ с помощью «фотографий рабочего дня» своих сотрудников может доказать руководству высокую нагрузку на каждого из них, с ее помощью можно найти варианты перераспределения выполняемых функций, в т.ч. путем приема на работу новых сотрудников.

    Учет рабочего времени ведется не менее 5 рабочих дней по производственным операциям (непосредственные служебные функции), непроизводственным операциям (вспомогательные операции, без которых невозможен производственный процесс) и с учетом времени на отдых и личные потребности. Каждый день заполняется новый бланк «фотографии рабочего дня» для каждого сотрудника службы ДОУ.

    Фотография вашего рабочего дня, где итоговое количество минут сильно отрывается от 480 (8 часов × 60 мин.), покажет работодателю вашу фактическую загруженность. И дело не в том, что вы не умеете организовать свой труд. Дело в том, какие срочные и важные дела «не отпустили» вас домой вовремя в очередной раз!

    Оригинальные идеи оптимизации рабочего времени вы найдете в статье «Реформируем 8-часовой рабочий день»

    Определение метода расчета численности сотрудников службы документационного обеспечения зависит от конкретного предприятия, навыков сотрудников службы и личностных качеств руководителя.

    Способов определения необходимого штатного состава службы ДОУ немало, некоторые из них менее трудоемкие, другие – более. Например, если у вас небольшое предприятие, имеется система электронного документооборота, то определить объем документов не составит труда. Основываясь на этом показателе и штатной численности сотрудников, можно применить первый способ расчета.

    Считать трудоемкость работ или хронометраж рабочего времени – более сложная процедура, но она позволит вам лучше понять распределение времени на работы, выполняемые вашими сотрудниками, оценить возможности каждого из них (например, сравнивая нормируемое время на выполнение процедуры с фактическим). Возможность конкретного сотрудника выполнять работы более быстро и качественно может служить основанием для его премирования.

    А в заключение приведем образец служебной записки, в которой можно донести свои аргументы до руководства:

    См. статью «Формирование службы делопроизводства «с нуля» и «под ключ»»