Какие бывают приказы в организации

Правила оформления приказов на предприятии — примеры и образцы для скачивания

В делопроизводстве одним их самых распространенных документов является приказ. Выделяют множество их разновидностей, которые оформляются по правилам и имеют разную силу.

Иначе данный документ называют актом управления, что значительно расширяет область применения явления. Он может быть отдан директором предприятия или начальником структурного подразделения и регулировать все основные рабочие процессы в организации.

В статье предлагаем подборку распорядительных актов — скачать примеры, бланки и образцы приказов можно бесплатно в формате word.

  1. Что такое приказы
  2. Какие бывают — виды
  3. Как оформляются — основные реквизиты
  4. Скачать образцы и примеры
  5. Выводы

Что такое приказы

Распоряжение является локальным нормативным (распорядительным) документом, создающимся для решения актуальных задач производства. Составитель должен иметь полномочия, потому что его решение будет являться обязательным для исполнения сотрудниками.

Как правило, приказ составляет руководитель предприятия независимо от формы собственности (например, генеральный директор акционерного общества или главврач государственной больницы).

Обобщенной функцией любого распорядительного акта является решение организационных, кадровых, хозяйственных, правовых, производственных, экономических и иных вопросов.

В конечном счете, приказы могут затрагивать широкую область деятельности: от ужесточения внутреннего распорядка и установления графика отпусков до модернизации технологических линий, расширения ассортимента, внедрения опытных изысканий и проведения различных аттестаций.

Чтобы иметь юридическую силу, бланк должен быть оформлен в письменном виде по ГОСТ Р 7.0.97-2016. В некоторых случаях приказы могут составляться «в полусвободной форме» – по правилам, уставленным локальными актами организации (при условии, что будет сохранен обязательный минимум реквизитов, необходимых для обеспечения юридической силы).

Какие бывают — виды

Приказы могут охватывать различные сферы деятельности, но на практике по области назначения делятся на три большие группы:

  1. Связанные с основной деятельностью – могут либо составляться по личной воле руководителя, либо формироваться как ответ на распоряжения вышестоящих органов, государственных инспекций и прочего. Регулируют основные этапы произведенной деятельности.
  2. По административно-хозяйственном вопросам, конкретные области применения которых зависят от сферы основной деятельности предприятия.
  3. По кадровому составу – направлены на решения индивидуальных и коллективных вопросов в вертикали «работодатель-работник» и регулируют все трудовые, дисциплинарные, страховые аспекты исполнения должностных обязанностей работников.

Самые распространенные приказы составляются по типовым формам. Статистика запроса форм является опосредованной характеристикой самых востребованных (соответственно, и часто используемых) распорядительных актов.

Так, самыми распространенными унифицированными формами являются распоряжения:

Из-за активного оборота персонала, характерного для большинства организаций, именно группа приказов о кадровом составе является самой обширной.

Как оформляются — основные реквизиты

Независимо от типа формы и ее наличия, приказ должен составляться по общей схеме. Условно делится на две части: вводную (констатирующую) и распорядительную. Вводная часть содержит основные реквизиты.

Обязательными реквизитами являются:

  • наименования организации (полное и краткое);
  • коды деятельности;
  • название и тип документа;
  • дата и место составления;
  • регистрационный номер;
  • визы согласования;
  • подпись руководителя.

Составлять приказ нужно на обычной белой бумаге формата А4 или с использованием штампов и иных элементов корпоративного бренда компании.

При составлении нужно учитывать этапы его существования:

  1. Вначале документ проходит стадию подготовки, когда «черновой вариант» обсуждается, поступает на согласование и при необходимости редактируется.
  2. После у директора происходит утверждение окончательного варианта, после чего приказ считается вступившим в силу, и его можно регистрировать и тиражировать.
  3. Далее копии могут быть направлены по структурным подразделениям и участникам процесса, обсуждаемого в распоряжении. При этом контрольный экземпляр направляется в дело, а затем – в архив на хранение.

Подготовкой составления должны заниматься опытные специалисты: главный бухгалтер, начальник отдела кадров, юридический консультант, заместитель руководителя, иногда – даже сам руководитель.

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, если приказ содержит коммерческую, государственную или любую иную тайну, на документе должен стоять гриф ограничения доступа к документу или времени нахождения в статусе секретности.

Важный нюанс: таблицы, схемы, графики, инструкции нужно выносить в приложения и не загромождать основной текст распоряжения.

Еще одно правило – всегда использовать максимально четкие формулировки, избегая неясности и двусмысленности (это касается и основного текста, и приложений).

При наличии электронного документооборота допускается использование электронной подписи, ранее утвержденной на предприятии. Приказ можно составлять и в электронной форме, если это необходимо. Но в большинстве случаев документ составляется на физическом носителе, и только потом бумажная версия сканируется в форматы PDF или JPEG.

Скачать образцы и примеры

Скачать образцы кадровых приказов об отпуске:

Скачать образцы кадровых приказов о трудоустройстве:

Скачать образцы кадровых приказов об увольнении:

Скачать образцы приказов о режиме рабочего времени:

Скачать образцы распоряжений по охране труда:

Скачать образцы прочих приказов:

Полный перечень распорядительных бланков и образцов для скачивания можно найти в разделе «Приказы«.

Выводы

Приказ относится к категории распорядительных документов и может составляться только руководящими лицами предприятия любой формы собственности.

Регулирует все процессы в организации: от непосредственно производственной деятельности до кадровой политики.Оформляются по ГОСТ Р 7.0.97-2016, в котором перечислены обязательные реквизиты.

В зависимости от тематики составляется по унифицированной форме или правилам, установленным локальными актами организации.

Перед утверждением все распоряжения проходят этапы обсуждения, проектирования, рецензирования и редактуры.

После подписания руководителем предприятия рассылается по структурным подразделениям, но главный экземпляр направляется в делопроизводство, а после – в архив.

Распорядительные документы. Оформление приказов по основной деятельности, указаний и распоряжений

Приказ по основной деятельности. Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).

К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

  • Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
  • Подготовка проекта приказа
  • Согласование проекта со специалистами
  • Подписание приказа руководителем

Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

  • Наименование вида документа – ПРИКАЗ
  • Дата (датой приказа является дата его подписания)
  • Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)
  • Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)
  • Текст

Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут :

  • «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
  • «что сделать» (указывают конкретную работу)
  • «в какие сроки»

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.

Читайте также  Дивиденды сколько процентов подоходный налог

Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

  • Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
  • Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
  • Отметка об исполнителе

Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.

Образец приказа:

Об образовании юридической

В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы

1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе:

  • Главного юрисконсульта – 1 штатная единица
  • Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица
  • Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы

2. Главному юрисконсульту Степанову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2001.

Генеральный директор В.С.Семенов

Помощник генерального директора

по коммерческим вопросам

Антонова 265 76 88

Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции.

Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

  • Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ
  • Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ»

Образец указания:

О введении в эксплуатацию

На основании акта приема-сдачи работ от 15.05.2001 № 15 «О завершении экспериментальной проверки комплексов задач автоматизированной системы документационного обеспечения (АСДО)»

1. Руководителю службы документационного обеспечения фирмы Сергеевой О.Л. обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2001.

2. Руководителям и специалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы.

3. Руководителям отдела информации Фокину И.Н. провести обучение пользователей не позднее 10.06.2001.

Генеральный директор В.С.Семенов

Руководитель службы ДОУ

Смирнова 233 45 80

Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее). Подписывается распоряжением директором или его заместителями.

Распоряжение оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

  • Наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ
  • Распорядительная часть начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ»

Образец распоряжения:

О проведении ремонтных работ

В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате № 40

1. Провести ремонтные работы в комнате № 40.

Ответственный – начальник технического отдела Антонов В.С.

Срок исполнения – 01.06.2001
2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера Терехова А.В.

Приказы по личному составу 2021: виды, образец заполнения

Автор: Анастасия Арькова Старший специалист по кадровому делопроизводству 1С-WiseAdvice

Приказы по личному составу 2021: виды, образец заполнения

Автор: Анастасия Арькова
Старший специалист по кадровому делопроизводству 1С-WiseAdvice

Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании.

Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.

Какие приказы относятся к личному составу?

Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.

  • о приеме на работу;
  • об увольнении;
  • о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
  • о переводе на другую должность или в другое подразделение;
  • о замещении отсутствующего сотрудника;
  • о выплате вознаграждений;
  • о привлечении к работе сверхурочно;
  • о дисциплинарном взыскании;
  • о направлении в командировку.

Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Для любого приказа по личному составу должно быть основание.

Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.

Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.

В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:

  • наименование документа;
  • номер;
  • дата;
  • название организации;
  • смысловая часть;
  • Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
  • основание;
  • отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
  • подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

При этом нужно помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, т.к. служат основанием для оплаты. Поэтому, они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и др.

Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.

Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству. Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.

Образец приказа по личному составу:

Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.

Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.).

Учет приказов по личному составу

Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале. Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже).

В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:

  • приему на работу;
  • увольнениям;
  • отпускам;
  • командировкам и т.д.

Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:

Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.

Хранение приказов по личному составу

Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).

Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

  • приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
  • те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
  • приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.
Читайте также  Как заполнить отчет в Росстат для ИП

Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).

Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.

Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.

Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги).

Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет аутсорсинг кадрового делопроизводства от 1С-WiseAdvice. Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.

Как правильно оформить приказ по ГОСТу

Приказ – это распорядительный акт, отражает решение руководителя, связанные с деятельностью учреждения или кадровыми расстановками.

  1. Какие существуют виды приказов
  2. Требования к оформлению приказов по ГОСТ
  3. Реквизиты приказа
  4. Содержание

Какие существуют виды приказов

Распорядительная документация делится на три большие группы:

  • приказы по основной деятельности связаны с производственным процессом (например, о закупке материалов);
  • кадровые – отражают решения по работе подчиненных, вопросы кадрового учета (о приеме в штат);
  • по административным вопросам – регулируют организационную структуру, касаются деятельности предприятия (указание об утверждении штатного расписания).

ВНИМАНИЕ! Неправильно оформленное указание служит причиной для признания акта недействительным.

Требования к оформлению приказов по ГОСТ

Правила составления распорядительной документации определены по новому ГОСТу Р 7.0.97-2016 от 08.12.2016.

В стандарте подробно описаны технические требования оформления документа:

  • формат бумаги – A4 (210 x 297 мм), белого цвета или светлых тонов;
  • допустимый размер шрифта – 12, 13, 14;
  • абзацный отступ – 1,25 см;
  • междустрочный интервал – 1-1,5;
  • поля – не менее 20 мм по верхнему, нижнему и левому краю, 10 мм – по правому.

Стандарт содержит образец унифицированной формы приказа. Распоряжения составляются также на фирменном бланке предприятия.

Реквизиты приказа

ГОСТом регламентируются обязательные реквизиты:

  1. Эмблема организации размещается посредине листа на расстоянии 10 мм от верхнего края.
  2. Наименование организации, утвержденное Уставом, указывается полностью, в скобках – краткое или сокращенное название.
  3. Общие сведения о предприятии (юридический адрес, контакты).
  4. Дата документа записывается арабскими цифрами (17. 01. 2019) либо в словесно-цифровой форме (17 января 2019 г.).
  5. Номер регистрации в журнале исходящей документации записывается аналогично дате (цифрами или словесно-цифровым образом).
  6. Наименование акта, должность и полное имя автора.
  7. Личная подпись автора или должностного лица с правом подписи. Если распоряжение подписывают несколько человек, их подписи располагаются в порядке иерархии должностей.
  8. Отметка об исполнителе (Ф. И. О., должность, структурное подразделение, адрес электронной почты, телефон).
  9. Если есть приложения, указывается их количество. На листе приложения в правом верхнем углу прописывается номер («Приложение № 1»).
  10. Фирменная печать ставится в месте, обозначенном «М. П.», оттиск не должен перекрывать подпись лица, заверившего акт.

Распорядительный акт может содержать и другие реквизиты: гриф согласования, гриф утверждения, виза ответственного лица, резолюция об отправлении документа в дело и др.

ВАЖНО! В указаниях по личному составу выделяется отдельная строка «Ознакомлены», под ней прописывают Ф. И. О. и должности сотрудников. Есть место для подписей.

Содержание

В тексте распоряжения выделяются:

  • преамбула – обоснование издания акта (например, ссылка на законодательные нормы);
  • распорядительная часть содержит принятое решение, в ней указываются ответственные лица, а также срок действия предписания.

Текст документа должен составляться в деловом стиле, грамотно и лаконично. Допускается использование общепринятых сокращений и аббревиатур.

ВАЖНО! В приказе недопустимы грамматические ошибки.

Примеры приказов для скачивания:

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Какие бывают приказы в организации

Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, организации, предприятия в целях разрешения производственных задач.

В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.).

Приказы разрабатываются по поручению руководителем учреждения, организации, предприятия руководителями структурных подразделений или должностным лицом, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.

Приказ оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:

  • постоянные реквизиты «единого» бланка:
    • эмблема (03);
    • наименование организации (06);
    • наименование вида документа (08) (ПРИКАЗ);
  • переменные реквизиты «единого» бланка:
    • дата (09);
    • регистрационный номер (10);
    • место составления или издания документа (12);
    • заголовок (17);
    • текст (19);
    • отметка о наличии приложения (20);
    • подпись (21);
    • визы (23).

Заголовок приказа (17) отвечает на вопрос «о чем?». Например: О назначении ответственного за работу с обращениями граждан. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.

Подготовка приказа включает в себя следующие стадии:

— изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

— подготовка проекта приказа;

Текст приказа состоит из 2 частей:

— констатирующей, в которой дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования может выступать как необходимость реализации намеченных целей и решения задач, поставленных перед предприятием, так и какой-либо нормативный акт – внутренний или изданный вышестоящим органом (например, решение совета директоров, нормативный документ государственных или муниципальных органов). Если предписываемые действия не нуждаются в пояснении, констатирующую часть можно не приводить;

— распорядительной, в которой содержатся поручения. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт должен отвечать на вопросы «кому? что? когда сделать?». В качестве ответа на вопрос «кому?» указывают должность (в дательном падеже), фамилию (в дательном падеже), инициалы исполнителя. Например:

1. Коммерческому директору Иванову И.И….

Если поручение дается нескольким исполнителям, имеющим одинаковую должность, то после обобщенного наименования должности в скобках перечисляются фамилии исполнителей (в дательном падеже) и их инициалы. Например:

1. Начальникам отделов (Иванову И.И., Петрову П.П., Сидорову С.С.)…

В качестве исполнителей в приказе указывают только заместителей первого лица или руководителей структурных подразделений.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме, например: подготовить, обеспечить /организовать, разработать и представить на рассмотрение (если проект должен быть подписан) или… на утверждение (если документ подлежит утверждению).

Читайте также  Платят ли земельный налог при УСН

Срок исполнения поручения фиксируется только тремя парами арабских цифр. Например: Срок 20.07.2010 или… до 20.07.201 или… к 20.07.2010.

Пункт приказа может быть разделен на подпункты, если: одному исполнителю дается несколько поручений; нескольким исполнителям установлен общий срок исполнения; поручение, данное нескольким исполнителям, формулируется одинаково.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Например:

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по производству Иванова Г.И.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

В качестве контролеров должны указываться лица, чей должностной ранг выше должностного ранга исполнителей.

Если приказом утверждаются или вводятся в действие нормативные документы, то в распорядительной части могут не указываться исполнители, сроки исполнения и контролеры. Например:

  1. Утвердить инструкцию по делопроизводству.
  2. Ввести в действие инструкцию с 15.11.2010

Если исполнителю дается постоянное поручение, то вместо срока указывают периодичность его выполнения. Например:

1…. обеспечить представление еженедельной сводки….

Приказ вступает в силу с момента подписания.

Формулировки приказа должны быть исчерпывающе точными, конкретными, не допускающими различных толкований. Не допускается использование глаголов «повысить», «улучшить», «активизировать», «усилить», «обратить внимание», прилагательного «необходимое» и языковых конструкций типа «если…, то…», «тогда, когда…».