Как узнать кто главный бухгалтер организации

Как проверить бухгалтера, не зная бухгалтерии: пошаговая инструкция для руководителей и собственников компаний

Автор: Наталья Ванина Директор Департамента по бухгалтерскому обслуживанию российского малого бизнеса

Как проверить бухгалтера, не зная бухгалтерии: пошаговая инструкция для руководителей и собственников компаний

Автор: Наталья Ванина
Директор Департамента по бухгалтерскому обслуживанию российского малого бизнеса

Для большинства руководителей и собственников компаний бухгалтерия – это отдельный мир, темный лес, в который, в идеале, лучше не лезть. Поэтому бухгалтеры работают, как умеют, а о проблемах в учете руководство узнает по факту – при получении акта выездной или камеральной проверки с миллионными доначислениями, либо при блокировке счета, когда деятельность компании становится парализована.

Чтобы долги перед бюджетом, несданные декларации, неправильно рассчитанные налоги, отсутствие первички и прочие «мелочи» не стали для директора неприятной неожиданностью, нужно проверить бухгалтера. Причем делать это стоит регулярно.

Но как проверить бухгалтера, не имея знаний в области налогового и бухгалтерского учета? Поверьте, это – реально.

Специально для собственников и генеральных директоров компаний мы подготовили пошаговую инструкцию для тестирования работы бухгалтерии. С ее помощью и без погружения в «дебри» бухучета руководитель и собственник смогут проверить знания бухгалтера и быстро понять, насколько хорошо или плохо работает бухгалтерия и ведется учет.

Тест для бухгалтера

Предлагаем быстро и качественно проверить знания вашего бухгалтера и его способность находить практические решения в конкретных рабочих ситуациях. Тест был разработан ведущими экспертами в области налогового и бухгалтерского учета, методологами и аудиторами компании 1С-WiseAdvice.

Для проведения теста достаточно указать свой электронный адрес и e-mail главбуха. Результат тестирования высылается руководителю в виде диаграммы с пояснениями – насколько бухгалтер разбирается в той или иной области учета.

Эффективность теста проверена на практике! Его проходят все наши бухгалтеры при приеме на работу.

Итак, как проверить работу бухгалтера? Следуйте пошаговой инструкции.

Как проверить своего бухгалтера по базе, в которой ведется учет?

Шаг 1. Получить доступ к бухгалтерской базе и провести экспресс-проверку

В самом распространенном случае бухгалтерский учет ведется в программе 1С:Бухгалтерия (последняя версия этой программы – 8.3).

Если нужно проверить бухгалтера, самое простое – это открыть бухгалтерскую базу и сделать экспресс-проверку ведения учета. Для этого в меню «Отчеты» надо выбрать пункт «Экспресс-проверка» как показано на рисунке ниже.

Выберите период, за который необходимо сформировать отчет (например, за 2017 год), и нажмите «Выполнить проверку». Если в учете есть ошибки, то программа их выдаст. Ошибки в учете могут привести к ошибкам в расчетах налогов, соответственно, возможны доначисления, пени и штрафы. Попросите бухгалтера исправить ошибки.

Отчет об ошибках будет выглядеть следующим образом:

Если бухгалтер отказывается показать базу, либо ссылается на сложность ее передачи для проверки – бейте тревогу! Наверняка учет ведется некорректно, либо не ведется вовсе. А значит, компания рискует не пройти налоговую проверку. Кроме того, если бухгалтер уволится, возникнут проблемы с передачей дел новому бухгалтеру, и наверняка придется восстанавливать учет. Причем, по закону, налоговая инспекция также может потребовать бухгалтерскую базу компании для проверки, поэтому стоит периодически устраивать своей бухгалтерии тест на боевую готовность.

Как проверить бухгалтера на предмет своевременной и полной сдачи отчетности?

Шаг 2. Проверить факт наличия деклараций с подтверждением своевременной сдачи

В большинстве случаев отчетность сдается электронно. Фактом подтверждения сдачи отчетности является квитанция, полученная от налоговой или фондов. Отчетность и квитанции могут храниться в электронном виде. Проверьте, что вся отчетность вашей компании с квитанциями действительно хранится в электронном архиве.

Образец квитанции о приеме отчетности приведен ниже. В квитанции выделены поля, на которые необходимо обратить внимание:

Как проверить главного бухгалтера на предмет отслеживания налоговых недоимок?

Шаг 3. Проверить состояние расчетов с бюджетом

Для этого попросите вашего бухгалтера запросить в ИФНС справку о состоянии расчетов с бюджетом на текущую дату. Это можно сделать в электронном виде. Такую справку ИФНС направит также в электронном виде. Средний срок ее изготовления – 3 рабочих дня. В справке будут указаны пени и штрафы (при их наличии), недоимки, а также переплаты по налогам. Попросите бухгалтера пояснить все цифры в Справке и соответствие данных цифр данным учета.

Как проверить бухгалтера и состояние дел в первичных документах?

Шаг 4. Проверьте наличие документов с самыми крупными контрагентами

Порядок в первичной документации очень важен, т.к. это первое, что проверяют контролирующие органы.

Проверьте наличие оригиналов первичных документов (товарных накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур) по самым крупным поставщикам. Эти документы должны быть подписаны с двух сторон и храниться в папках. Идеальный вариант – наличие электронного архива документов, по которому можно быстро найти нужный документ в виде отсканированной копии. Все документы должны храниться в порядке, чтобы в любой момент можно было быстро найти нужный.

Как правило, если ИФНС присылает запрос о предоставлении документов, надо в сжатые сроки предоставить нужные документы, иначе есть риск доначисления налогов.

Дополнительно стоит проверить, проявили ли должную осмотрительность по самым крупным контрагентам. Как провести такую проверку с учетом последних требований ФНС, читайте в статье нашего блога «Новые способы проверки контрагента в условиях ужесточения налогового контроля по закону № 163-ФЗ».

Как проверить бухгалтера по декларациям?

Шаг 5. Экспресс-проверка налоговой отчетности

Для генерального директора компании мы можем предложить экспресс-метод проверки отчетов, которые исправно сдает главбух (своеобразный чек-лист проверь своего бухгалтера).

Эта простая методика позволяет выявить контрольные точки в отчетности, которые являются «красной тряпкой» для налоговиков. Причем, чтобы заметить критические расхождения, необязательно обладать обширными и глубокими познаниями в области бухгалтерского учета.

    Сравните годовую выручку из деклараций по НДС и декларации по прибыли, а также из Отчета о финансовых результатах

Как это сделать:

  • Возьмите декларации по НДС за 1, 2, 3, 4 квартал. Сложите выручку в разделе 3 декларации (как показано на рисунке)
  • Возьмите декларацию по налогу на прибыль. Посмотрите выручку в листе 2 (как показано на рисунке ниже)
  • Посмотрите выручку в Отчете о финансовых результатах

Если есть расхождения – попросите вашего бухгалтера их пояснить (ИФНС однозначно пришлет такое требование).

  • Сравните сумму расходов в декларации по налогу на прибыль и в Отчете о финансовых результатах (по статьям)

    Для этого необходимо в декларации по налогу на прибыль открыть Приложение №2 к Листу 02, в этом разделе указаны все расходы, которые были учтены в налоговом учете. В Отчете о финансовых результатах указаны все расходы, которые учтены в бухгалтерском учете.

    Если есть расхождение между суммами расходов – попросить бухгалтера пояснить причины этих расхождений.
    Проверьте, нет ли убытка в декларации по прибыли

    Если убыток есть – вас вызовут на убыточную комиссию в ИФНС для дачи пояснений. Попросите бухгалтера предложить варианты не показывать убыток в декларации либо придумать убедительные объяснения причин возникновения убытка.

    Если в декларации по прибыли убыток на протяжении нескольких налоговых периодов – ваша компания рискует оказаться в плане выездных проверок!
    Посчитайте долю вычета по НДС

    Для этого в разделе 3 декларации берем общую сумму начисленного НДС и общую сумму налога, подлежащего к вычету.

    Доля вычетов = Общая сумма вычетов / Общая сумма начисленного налога * 100%

    Сравните с безопасной долей вычета НДС вашего региона. Если отклонение значительное – попросите бухгалтера предложить варианты для приведения этих показателей к средним. В случае превышения компанией установленной доли вычета по НДС, налоговый орган рассматривает такого налогоплательщика как потенциальный объект для налоговой проверки.

    К сожалению, в открытом доступе ФНС эти данные не публикует, однако наши коллеги из газеты «Учет. Налог. Право» добывают эти сведения и публикуют актуальные данные по безопасной доле вычета НДС на своем сайте.

    Как руководителю контролировать своего бухгалтера

    Бухгалтер – это один из ключевых сотрудников в любой компании. Если рядовой специалист допустит ошибку, могут возникнуть проблемы с партнерами или покупателями. Однако если ошибку допустит бухгалтер, возникнут претензии со стороны контролирующих органов. Это может привести к наложению административной и даже уголовной ответственности и даже к закрытию фирмы. По этой причине работу бухгалтера нужно контролировать. Для этого используется аудит, однако это затратное мероприятие, а потому актуально оно не во всех случаях.

    Вопрос: Вправе ли организация учесть для целей налога на прибыль расходы по договору аутсорсинга на услуги по бухгалтерскому и налоговому учету при наличии главного бухгалтера, осуществляющего контроль за данными услугами?
    Посмотреть ответ

    Способы контроля деятельности бухгалтера

    Частая причина действительно серьезных кризисов в компании – безграничное доверие руководителя к бухгалтеру. Даже если оно основывается на рекомендациях знакомых, это не является панацеей. Мнение других людей может быть необъективным. Иногда руководитель контролирует часть бухгалтерских дел, но и в этом случае он видит только часть картины. Возможен ли эффективный контроль деятельности бухгалтера? Да, и в этом помогут следующие инструменты.

    Проверка статуса расчетов с партнерами

    Руководителю нужно удостовериться в том, что бухгалтер фиксирует все поступления, траты и выплаты. Они должны быть зарегистрированы и правильно отражены. Все выплаты при качественной работе осуществляются в полном объеме и вовремя. Все операции должны быть подтверждены первичными документами.

    Руководитель должен следить за долгами контрагентов.

    Нужно создать отчет о долгах в программе «1С» в разделе «Руководителю». Таким образом можно получать сведения о взаиморасчетах на протяжении отчетного периода, изменении размера долга.

    Нужно также отслеживать состояние отработанных и неиспользованных авансов. Для экономии времени следует выборочно проверять «первичку». Если обнаружатся ошибки, проводится расширенная проверка. Также, для того чтобы сэкономить время, управленец должен знать, на что именно обращать внимание. Первоочередные детали – это старые задолженности, а также контрагенты, вызывающие вопросы.

    Вопрос: Вправе ли налоговый орган в целях осуществления валютного контроля запросить у организации-резидента копии следующих документов: устава общества, паспортов руководителя и главного бухгалтера, а также их должностных инструкций, разрешений на работу, приказов о назначении на должность? Может ли налоговый орган привлечь организацию к ответственности в случае непредставления этих документов?
    Посмотреть ответ

    Через «1С» можно проверить партнеров. В частности, проверяется актуальность КПП. Если он недействителен, это обозначает процесс ликвидации компании. Если размещены бумаги, по которым есть вопросы, они будут выделены красным. Подобное выделение обозначает процесс реорганизации компании-контрагента или неверное указание реквизитов. Также компания может не состоять в реестре налоговой. Для чего нужна такая проверка? Если у фирмы есть платежи в адрес недействующего партнера, при направлении декларации по НДС придет требование о проверке операций. Если ничего не будет проверено, компании выписывается штраф.

    Читайте также  Как оплатить земельный налог через ЕРИП

    Контроль над движением средств по расчетному счету

    Руководитель должен удостовериться в том, что отсутствуют сомнительные платежи. Они возможны тогда, когда ключ первой подписи, для экономии времени, передан бухгалтеру. Сомнения платеж вызывает в том случае, если он отправлен по неясному каналу. Передача ключа бухгалтеру иногда приводит к курьезным ситуациям. Самый яркий пример – перевод средств со счета фирмы на счет самого бухгалтера, обоснованный тем, что специалист мало получает.

    На завершение отчетного времени требуется проверить в «1С» остаток по счету. Важно, чтобы все показатели сходили. Важно это потому, что налоговая может запрашивать информацию о движении средств по счету прямо у банковского учреждения. Если банк не предоставит запрашиваемые сведения, он понесет ответственность на основании пункта 2 статьи 86 НК РФ. Руководителя также может заинтересовать поступление средств, приход которых не ожидался.

    ВАЖНО! Не всегда сторонние поступления – это хорошо. Иногда они могут свидетельствовать о махинациях со стороны руководителя.

    Проверка кассового аппарата

    Наиболее часто ошибки (намеренные или ненамеренные) встречаются при операциях при работе с наличными. Очень часто деньги тратятся в один день, а подтверждающие документы готовятся «задним числом». Если доступ к кассовому аппарату имеют сотрудники помимо уполномоченных лиц, средства могут браться в долг и не возвращаться. Контроль над кассой важен еще и потому, что она проверяется представителями налоговой. Если будут обнаружены недочеты, назначаются большие штрафы (от 40 000 рублей).

    Для того чтобы проверить кассовый аппарат, нужно взять в бухгалтерском отделе кассовую книгу. Существенным недочетом является образование «минуса» в кассе, поэтому его нельзя допускать. Если кассовый разрыв погашается за счет личных средств руководителя, должен быть оформлен договор займа. Отсутствие его считается существенным недочетом.

    Проверка склада

    Склад нужно сверять с учетными данными. Ведением оборотов может заниматься исключительно бухгалтер, однако остатки ценностей обязательно проверяются руководством. Насторожить должны отрицательные остатки. Распространенные ошибки: материалы приобретаются и не списываются или списываются не полностью.

    Контроль соблюдения законодательства

    Для изучения законов о бухучете нужно много времени. Однако можно пойти более простым путем. Обнаружить нормативные недочеты можно с помощью самой программы «1С». Технические ошибки обнаруживаются посредством экспресс-проверки. Находится она в разделе «Отчеты». Также программа позволяет обнаружить счета с отрицательными остатками. Она сообщает о нарушении лимитов. Еще одно направление автоматической проверки – правильная последовательность кассовых ордеров.

    Контроль денег

    Для обеспечения контроля над средствами нужно регламентировать процесс снятия и перевода денег. В частности, нужно установить необходимость проставления подписи руководителя при любых операциях со средствами. Если счет подсоединен к клиент-банку, имеет смысл ввести систему подтверждения, предполагающую два шага: первый ключ принадлежит бухгалтеру, а второй – руководителю. При формировании платежа подпись сначала ставит бухгалтер, а потом – руководитель. Ключи находятся на флешке. Нужно следить за ее сохранностью.

    К СВЕДЕНИЮ! Некоторые банковские учреждения предлагают дополнительную услугу – подтверждение всех операций руководителем с помощью смс-пароля. Такая форма подтверждения займет минимум времени. Если расчеты ведутся по корпоративной карте, имеет смысл установить по ней лимит расходования.

    Контроль отчетности

    Отчетность сдается в установленные сроки. В обратном случае на компанию будет наложена ответственность. Кроме того, фирма будет поставлена на особый учет налоговой. Распространенная практика нерадивых бухгалтеров – подача неполной отчетности с последующим направлением уточняющего документа. Актуально это в том случае, если бухгалтер не успевает сдать полную отчетность своевременно. Подобные действия не предполагают наложение штрафов, однако налоговая будет особенно внимательна к фирмам, применяющим такую практику.

    Для предотвращения негативных ситуаций руководитель должен проверять отчетность. Отправляется этот документ только после того, как на нем проставлена подпись управленца.

    Контроль налогообложения

    Для проверки правильности ведения налогового аспекта нужно наладить работу в компании таким образом, чтобы сведения о начисленных налогах предоставлялись руководителю своевременно. Желательно, чтобы они были предоставлены за 2-3 недели до сдачи документации в налоговую. Ежегодно производится сверка взаиморасчетов с налоговой.

    Обязательно ли ООО иметь штатного бухгалтера?

    На основании закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 все коммерческие предприятия, независимо от режима налогообложения, обязаны сдавать отчетность и вести бухгалтерский учет. Для ООО это означает, что необходимо регистрировать и обобщать в денежном выражении информацию об обязательствах компании, ее имуществе, движении средств. Все хозяйственные операции должны подтверждаться первичными документами, отражаться проводками по специальным счетам.

    Ответственность за организацию ведения бухучета несет персонально руководитель компании. На него при выявлении нарушений в ведении бухучета налагаются денежные взыскания. За уклонение от уплаты налоговых отчислений или сознательное искажение перечисляемых в бюджет сумм директор несет уголовную ответственность.

    Согласно ч. 4 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» самостоятельно вести бухгалтерский учет могут только руководители субъектов малого и среднего предпринимательства, за исключением субъектов, перечисленных в ч. 5 ст. 6 Закона № 402-ФЗ. Руководители остальных организаций должны возложить обязанность ведения бухучета на главного бухгалтера (иное должностное лицо) либо заключить договор об оказании соответствующих услуг (ч. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ). Поэтому в таких организациях генеральный директор не может быть главным бухгалтером. При этом действующее законодательство не предусматривает ответственности непосредственно за нарушение данного правила.

    • Критерии малого предприятия — среднесписочная численность не более 100 человек и доход не более 800 млн руб. Минимум 51% уставного капитала ООО должно принадлежать физлицам или организациям — СМП. Доля организаций, не относящихся к СМП, не должна превышать 49%, доля государства, регионов или НКО — 25% (пп. «а» п. 1 ч. 1.1 ст. 4 Закона N 209-ФЗ).
    • Критерии микропредприятия — среднесписочная численность не более 15 человек и доход не более 120 млн руб. Ограничения по структуре уставного капитала — те же, что и для малых предприятий.
    • Критерии среднего предприятия — среднесписочная численность не более 250 человек и доход не более 2 млрд руб. Ограничения по структуре уставного капитала — те же, что и для малых предприятий.

    Среднесписочную численность и доход оценивают за предыдущий год, доход считают по данным налогового учета без НДС.

    Если генеральный директор малого или среднего предприятия, которому предоставлена такая возможность, будет вести бухгалтерский учет самостоятельно, возможны два варианта действий:

    1. вариант — когда генеральный директор будет выполнять обязанности главного бухгалтера по совместительству. Это возможно, если штатным расписанием предприятия предусмотрена отдельная должность главного бухгалтера. В этом случае с генеральным директором необходимо заключить трудовой договор о внутреннем совместительстве, а также доплачивать за это совместительство (ст. 60.1 ТК РФ).
    2. вариант — это возложение обязанности по ведению бухгалтерского учета на генерального директора, то есть когда ведение бухгалтерского учета будет частью его основной работы. В этом случае нет необходимости в наличии должности главного бухгалтера в штатном расписании. А также ни совмещение, ни совместительство оформлять не нужно (ст. ст. 57, 275 ТК РФ). Для этого необходимо включить соответствующую трудовую функцию в его трудовой договор или должностную инструкцию, являющуюся неотъемлемой частью трудового договора. Такое решение также можно оформить приказом о возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера следующего содержания:

    В связи с отсутствием в штатном расписании ООО «Амбер» должности главного бухгалтера принимаю на себя обязанности по ведению бухгалтерского учета и составлению бухгалтерской отчетности с такого-то числа.

    Зачем ООО бухгалтер

    Главное требование закона — чтобы бухгалтерский учет был достоверным и объективным, а отчетность сдавалась в установленной форме и в строго отведенные сроки. Продажа продукции, закупка материалов или канцелярии, выдача зарплаты, начисление амортизации, оплата аренды помещения — все операции подтверждают договорами, счетами-фактурами, актами, накладными, расходными ордерами и т.д. Каждая операция отражается дважды — как по дебету, так и по кредиту, на соответствующих счетах. При этом важна своевременность проводок — в бухучете операции необходимо фиксировать в момент их совершения.

    Учет доходов и расходов, начисление и уплата налогов и других платежей, своевременная сдача отчетности — это одна сторона работы бухгалтера. В его обязанности входит систематизация первичной документации, расчет заработной платы, открытие и закрытие расчетных счетов. Добавьте к этому подготовку авансовых отчетов и кассовых документов, контроль над кредиторской и дебиторской задолженностью, формирование учетных регистров. Кадровый учет на малых и средних предприятиях также обычно ведет бухгалтер.

    Хороший специалист, обладающий практическим опытом, способен защитить предприятие от штрафов и взысканий. Профессионал уладит проблемы с контролирующими инстанциями, поможет оптимизировать налогообложение и сократить финансовые затраты. Если руководитель берет на себя решение этих проблем, у него просто физически не будет времени и сил, чтобы сосредоточиться на собственном бизнесе.

    Штатный бухгалтер или аутсорсинг?

    Еще совсем недавно практически у каждого ООО был один или несколько штатных бухгалтеров. Сегодня руководители даже крупных компаний зачастую не берут сотрудников в штат, а полностью отдают ведение бухгалтерского и налогового учета на аутсорсинг или оставляют одного сотрудника для обработки первичной документации, а решение остальных вопросов поручают специализированным фирмам.

    Затраты на содержание штатного бухгалтера:

    • Заработная плата;
    • Страховые взносы;
    • Организация рабочего места (6 кв.м. помещения, мебель, компьютер и т.д.);
    • Канцтовары, расходные материалы;
    • Разовые расходы на специализированное программное обеспечение, ежемесячные — за доступ к информационно-справочным системам.

    Чтобы бухгалтер не потерял квалификацию и всегда был в курсе изменений законодательства, потребуется также регулярно оплачивать его обучение — посещение специализированных семинаров. Заранее предусмотрите, кто будет выполнять обязанности сотрудника во время его отпусков, обучения и временной нетрудоспособности.

    Если в штате один бухгалтер, всегда существует риск, что он может совершить ошибку, а ответственность перед законом в итоге будет нести руководитель.

    Аутсорсинг бухгалтерских услуг

    Передача ведения бухгалтерского и налогового учета сторонним специалистам в первую очередь выгодна финансово. Стоимость аутсорсинговых услуг меньше, чем издержки на содержание штатного сотрудника. К тому же оплату по договору аутсорсинга разрешено относить на затраты, уменьшая таким образом налогооблагаемую базу.

    Читайте также  Сколько должны храниться путевые листы в организации

    Расходы на ведение бухучета минимальны при сотрудничестве с частным бухгалтером, однако любой фриланс имеет высокие риски, связанные с некомпетентностью, утечкой конфиденциальной информации, внезапным отсутствием бухгалтера по болезни или иным причинам. Избежать этих проблем и организовать профессиональный бухгалтерский учет позволяет сотрудничество с аутсорсинговыми организациями, имеющими полный штат профессиональных бухгалтеров и аудиторов.

    Преимущества бухгалтерского аутсорсинга:

    • Стоимость аутсорсинговых услуг значительно меньше, чем расходы на содержание штата собственных бухгалтеров.
    • Не нужно контролировать работу персонала, искать замену на время отпусков, учебы или болезней.
    • Бухгалтерский и налоговый учет ведутся с учетом актуальных изменений законодательства.
    • Заключая договор аутсорсинга с компанией, а не с одним бухгалтером, вы получаете возможность привлечения узкопрофильных специалистов для оптимизации налогообложения, урегулирования споров с налоговой, проведения аудита и т.д.
    • Оплату по договору аутсорсинговых услуг допускается относить на расходы ООО.

    Компания «АМБЕР» принимает на аутсорсинг ведение бухгалтерского учета на любом этапе существования фирмы. При регистрации ООО или ИП нашими силами мы поможем выбрать наилучший налоговый режим налогообложения и правильно организовать бухучет. Тем, кто уже ведет хозяйственную деятельность, мы дополнительно предлагаем услуги по восстановлению бухучета.

    Главный бухгалтер

    Главный бухгалтер в организации является практически супергероем – все знает, все умеет, и вовремя реагирует на экстренные ситуации. Но это, конечно — в теории, потому что в реальности найти такого бухгалтера очень трудно. И если уж возникла необходимость подобрать бухгалтера на одну из ключевых должностей в организации, то подходить к решению этого вопроса нужно системно и методично. Рассмотрим наиболее эффективные способы закрытия такой вакансии.

    Как искать главного бухгалтера

    Для начала руководителям организации стоит определиться, кого именно они хотят нанять в качестве главного бухгалтера, то есть — нужно сформировать список требований. В него должны войти необходимые знания и умения, а также должностные обязанности.

    Полученный документ будет выполнять сразу две задачи – его можно использовать, как для составления объявления о поиске, так и для анализа резюме соискателей на должность главного бухгалтера. Ведь этим будут заниматься сотрудники кадровой службы, которые вряд ли разбираются во всех тонкостях бухгалтерской работы.

    Где искать главного бухгалтера

    Опыт многих компаний показывает, что найти хорошего главного бухгалтера можно везде. Поэтому лучше использовать все доступные способы:

    1. Поиск бухгалтера в интернете. Один из самых востребованных вариантов, так как сильно экономит время и требует минимальных финансовых вложений. Но многие кадровые работники ограничиваются лишь крупными сервисами (например, www.hh.ru). Безусловно, там можно найти главного бухгалтера, но интернет не ограничивается только сайтами по поиску работы. Стоит также зарегистрироваться на тематических форумах, бухгалтерских ресурсах, сообществах в социальных сетях. Этот способ хорош тем, что позволяет не только реагировать на сообщения кандидатов, заметивших вакансию, но и искать по большому количеству резюме и объявлений. Также можно отслеживать объявления, подобные вашим, и смотреть тех, кто на него откликнулся. Поиск главного бухгалтера в интернете дает «территориальное» преимущество по сравнению со всеми другими. У компании в этом случае появляется возможность привлечь не только специалистов со своего региона, но и тех, кто планирует переезд.
    2. Рекомендации коллег, партнеров, бизнес-сообщества. На рекомендации серьезных бизнесменов можно положиться почти всегда, если только они не являются вашими непосредственными конкурентами. Однако даже в случае получения блестящих рекомендаций не стоит пренебрегать проверкой кандидата и информацией из других источников. Возможно, кто-то просто попытается пристроить своих друзей или родственников.
    3. Кадровые агентства. Этот способ хорош тем, что организация не тратит собственные усилия на поиск главного бухгалтера, а работает с уже подобранными кандидатами. Но выбор соискателей будет ограничен, и нет никаких гарантий, что предложенные специалисты подойдут для работы именно в вашей организации. Однако за услуги агентства заплатить придется в любом случае.
    4. Служба занятости, ярмарки вакансий. Возможно, что нужный «бухгалтер» найдет вашу вакансию именно через подобный ресурс, поэтому стоит разместить свое объявление и на таких площадках. Тем более, что в большинстве случаев это абсолютно бесплатно. Минус данного способа заключается в том, что придется столкнуться с потоком безработных, которые придут к вам просто, чтобы отметиться.

    Но для того, чтобы выйти на любую из перечисленных площадок, необходимо составить грамотное объявление о поиске бухгалтера, которое сможет выделить вас среди множества других работодателей. Кроме того, подробное объявление поможет сэкономить массу времени на этапе отсева неподходящих кандидатов.

    Что писать в объявлении

    Независимо от направления поиска объявление о вакансии главного бухгалтера должно содержать:

    1. Подробную информацию о самой организации. В частности, адрес, где располагается рабочее место главного бухгалтера, организационно-правовую форму, общую численность, структуру подчиненности и количество человек в бухгалтерской службе. Также следует обозначить сферу деятельности компании и отраслевые особенности, которые могут предъявлять дополнительные требования к профессиональным знаниям.
    2. Требования к главному бухгалтеру, чтобы уже на начальном этапе попытаться отсеять тех, кто им не соответствует. Не стоит указывать жесткие возрастные рамки, ведь можно тем самым «отсечь» кандидатов, идеально подходящих по всем остальным условиям. Стоит потратить свое время на рассмотрение всех подходящих кандидатур, независимо от возраста, пола и других подобных критериев, которые прямо не связаны с профессиональными качествами сотрудника.
    3. Размер заработной платы. На должность главного бухгалтера идут специалисты, которые четко понимают, сколько они хотят получать. Предлагая неконкурентную заработную плату организация, конечно, может найти бухгалтера, но он вряд ли будет соответствовать всем требованиям. Хороший бухгалтер знает себе цену и на низкую зарплату не пойдет. Также кандидаты часто проходят мимо объявлений, которые вообще не содержат данных об уровне оплаты труда.
    4. Условия труда – график работы, транспортная доступность, обеденный перерыв, наличие личного кабинета и т.п.

    Должность главного бухгалтера — не рядовая, поэтому необходимо не только предъявить свои требования, но и предложить кандидату достойные условия.

    Для повышения интереса к вакансии стоит перечислить все дополнительные бонусы, предлагаемые компанией. Сюда могут входить компенсация сотовой связи, медицинская страховка на сотрудников и членов их семей, организация досуга работников.

    Например, весьма выигрышно смотрятся объявления от организаций, заботящихся о детях сотрудников. Поэтому оплачиваемые путевки в детский лагерь, подарки к праздникам и прочие бонусы могут стать решающим аргументом в пользу вашей компании.

    Регламент поиска главного бухгалтера

    Порядок действий при поиске главного бухгалтера можно условно разделить на следующие шаги:

    1. Определение круга кандидатов по информации с различных источников. Лучше использовать сразу несколько ресурсов, о которых было сказано выше. Конечно, это повлечет за собой дополнительные временные и финансовые затраты. Но при закрытии вакансии главного бухгалтера эти расходы оправданы.
    2. Сбор и рассмотрение резюме. На этом этапе все подходящие резюме стоит внести в список кадрового резерва. Даже если кандидат пришел по рекомендации, нужно попросить его предъявить резюме. Таким образом, можно собрать банк данных для оперативного закрытия вакансий в будущем. Если в резюме не хватает необходимых сведений, то можно запросить их отдельно или же оставить эти вопросы на последующий этап телефонного интервью.
    3. Получение характеристики. Если есть возможность связаться с предыдущими работодателями, то ею нельзя пренебрегать. Ведь за отличным резюме всегда стоит человек, у которого есть свои особенности, а узнать их самостоятельно часто становится возможным только после приема на работу. Поэтому общение с бывшим руководством кандидата сможет помочь в этом вопросе. Особенно стоит выяснить причины ухода, если у соискателя в качестве формулировки увольнения с предыдущего места работы стоит «по соглашению сторон». Иногда за этой фразой могут скрываться очень неприятные ситуации.
    4. Телефонное интервью с кандидатом. После отбора резюме стоит позвонить каждому кандидату и пообщаться с ним буквально в течение 10 минут. В процессе разговора стоит выяснить, что соискатель знает о вашей организации, когда он готов приступить к работе в случае успешного прохождения собеседования. На этом этапе не стоит устраивать подробное собеседование. Но телефонное интервью дает шанс восполнить пробелы, если в резюме, по мнению кадровой службы, указаны неполные сведения.
    5. Личное интервью с кандидатами. Собеседование на должность главного бухгалтера должен проводить руководитель компании. Необходимо по каждому соискателю составить минимальный набор документов

    — список рекомендаций (если таковые удалось получить);

    — краткую характеристику от кадровой службы по соответствию компетенций кандидата и требований, которые ему предъявляет компания;

    — мнение сотрудника, проводившего предварительное интервью.

    Все это нужно направить руководителю заранее, чтобы у него было время ознакомиться. Таким образом, перед встречей директор уже будет представлять, с кем разговаривает, и сможет составить дополнительный список интересующих его вопросов.

    Также можно организовать и оценку профессиональных знаний соискателя. Но здесь встает вопрос – кто должен ее проводить? Кадровая служба может оценить лишь общие знания и компетенции. Поэтому на этом этапе лучше обратиться к стороннему аудиту. Это повлечет за собой расходы, но зато сможет дать дополнительные гарантии.

    Альтернативные варианты

    Помимо целенаправленного поиска главного бухгалтера можно использовать еще два других способа – попытаться переманить сотрудника из другой организации или же «вырастить» главного бухгалтера из собственных работников.

    В первом случае придется выяснить, на каких условиях работает интересующий кандидат, и предложить ему более выгодные. Причем в некоторых случаях решение о переходе может основываться даже не на размере заработной платы, а на прочих условиях труда.

    Многие главные бухгалтера ни разу не искали работу самостоятельно, что нередко говорит об их профессионализме. И за такими сотрудниками действительно стоит «поохотиться». Это может оказаться весьма непростой задачей, так как большинство подобных кандидатов не стремятся найти новую работу. Поэтому самое действенное – пригласить их не на собеседование, а на деловой ужин. В процессе общения уже можно будет озвучить предложение о переходе, размер заработной платы, дополнительные бонусы.

    В случае «выращивания» собственного кадрового состава до руководящих должностей есть масса плюсов. Во-первых – личные и деловые качества специалиста хорошо известны. Во-вторых, такой сотрудник будет полностью разбираться в специфике работы организации. Но также есть и определенные минусы. Нет никакой гарантии, что после всех затраченных усилий и средств главбух в итоге не уйдет на более привлекательные условия. Да и подобный способ хорош только на перспективу. В случае экстренного поиска кандидата на должность главного бухгалтера, остальные специалисты учетной службы могут еще не обладать необходимыми качествами и знаниями.

    Читайте также  Облагаются ли субсидии налогом при УСН

    Но присмотреться к заместителям главбуха все-таки стоит. Зачастую такие сотрудники работают, исполняя почти такой же функционал, но просто боятся взять на себя дополнительную ответственность.

    Если руководство компании уверено, что лучше кандидата чем заместитель, не найти, нужно побеседовать с сотрудником. В таком разговоре необходимо обозначить все ключевые моменты новой должности, связанные с ней обязанности и ответственность. К разговору лучше привлечь старого главного бухгалтера, если есть такая возможность.

    Вывод

    Брать на работу в качестве главного бухгалтера нужно человека, который умеет и любит работать в этой сфере. Лучше искать его всеми способами, которые описаны выше. Это даст возможность выбрать из большого количества кандидатов именно того, который подходит для вашей организации.

    В любом случае нужно помнить, что главный бухгалтер – это профессионал своего дела, к которому нужен особый подход. Поэтому формальные способы поиска и собеседования здесь не подойдут.

    Общение с соискателями должно происходить на уровне кадровой службы лишь до момента назначения личного собеседования. Затем, с учетом полученных сведений, беседовать с кандидатом и делать выбор должно руководство компании.

    Как Вы могли заметить, процедура поиска главного бухгалтера – довольно ответственный процесс. Мы можем помочь вам сэкономить время и деньги на поиски бухгалтера. Предлагаем вам простой способ – вы зарабатываете деньги , мы ведем бухгалтерский учет . С нами вы можете быть уверены и спокойны в правильности ведения учета и начислении налогов.

    Главный бухгалтер увольняется: как не оказаться заложником крупных штрафов

    Специалист отдела бухгалтерской практики BDO Unicon Outsourcing

    специально для ГАРАНТ.РУ

    Согласно п. 3 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса, вы можете расторгнуть трудовой договор, если работник не соответствует занимаемой должности – это можно понять по результатам аттестации. Если бухгалтер решил уйти сам, то, согласно трудовому законодательству, у вас есть 14 календарных дней на передачу дел (ст. 80 ТК РФ).

    Процедура передачи дел новому главному бухгалтеру при увольнении действующего не отражена в российском законодательстве. Чтобы уменьшить возможные негативные последствия, компания должна максимально подробно организовать данный процесс самостоятельно. Вот список дел, которые необходимо сделать в первую очередь.

    Составьте локальный акт

    Чтобы не упустить важные пункты, составьте локальный акт, где следует указать, как будут приниматься и сдаваться дела при увольнении/принятии на работу главного бухгалтера. Обязательно подпишите документ у сотрудников, вовлеченных в процесс передачи дел.

    Инициируйте аудиторскую проверку

    Вы вполне можете уложиться в 10 рабочих дней. Несмотря на дополнительные затраты, вы получите независимое заключение о правильности ведения бухгалтерского и налогового учета. На основе рекомендаций аудиторов вы сможете скорректировать имеющиеся у вас расчеты и избежать претензий налоговой службы, а, значит, дополнительных штрафов.

    Проведите инвентаризацию

    Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию товаров, материалов, основных средств, кассы, расчетов с дебиторами и кредиторами. Посмотрите, соответствуют ли остатки на счетах бухгалтерского учета реальным остаткам запасов, материалов и основных средств в организации. По итогам проверки должны быть составлены акты и описи в трех экземплярах: один остается в компании, два других передаются бухгалтерам.

    В крупной компании инвентаризация может занять довольно много времени, поэтому можно сверять данные выборочно, например, совпадает ли кредиторская и дебиторская задолженности с реальной ситуацией. Эта информация влияет на финансовую отчетность, неправильное отражение которой грозит штрафными санкциями.

    Проверьте наличие задолженности

    Запросите справки из проверяющих органов: ФНС России, ПФР и т.п. Если вы сделаете запрос выписки через сервис «Электронная отчетность» от компании «Электронный Экспресс», акт сверки, подписанный ЭЦП, получите в течение 1-2 рабочих дней. В налоговой службе справка о задолженностях с печатью ИФНС предоставляется через 10 рабочих дней (такая справка нужна, если вы планируете взять кредит или участвуете в тендере, поэтому можно обойтись первым вариантом).

    Вам нужно быть уверенным, что у вас нет никаких задолженностей, а также сданы все необходимые документы: налоговые декларации и другая отчетность. Посмотрите, проводился ли обязательный аудит. Напомню, что он таковым является при соблюдении следующих условий:

    • сумма активов бухгалтерского баланса по состоянию на конец предшествовавшего отчетному года превышает 60 млн руб.;
    • сумма активов бухгалтерского баланса будет равна сумме оборотных и внеоборотных активов (ст. 5 Федерального закона от 30 декабря 2008 г. № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»).

    Заключения необходимо еще и публиковать в государственном реестре. С 1 октября 2016 года сведения об аудите подлежат включению в реестр в течение трех рабочих дней с даты, когда юридическое лицо или ИП получили аудиторское заключение.

    Проверьте расчеты с персоналом

    Счет «Расчеты с персоналом по оплате труда», как правило, должен быть закрыт. Здесь может быть только сальдо по задолженности, если, например, вы начислили зарплату в конце месяца, а выплачиваете ее в начале следующего.

    Также следует проверить счет «Расчеты с подотчетными лицами». Сюда относятся расчеты по выданным подотчетным суммам и оприходованным авансовым отчетам. Например, кто-то из сотрудников поехал в командировку, и вы выписывали ему командировочные расходы под отчет. Особое внимание нужно обратить на следующий пункт: если работник не отчитался за выданную ему сумму, то новый аванс ему лучше не выдавать, несмотря на то, что с 19 августа 2017 года Банк России внес изменения в действующий порядок расчетов Указанием от 19 июня 2017 г. № 4416-У, и теперь можно выдать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Раньше этого нельзя было сделать, пока работник не погасит предыдущий долг. За нарушение инспекторы штрафовали на сумму до 50 тыс. руб. (ст. 15.1 КоАП). Но все же копить долги у подотчетных сотрудников и сейчас очень рискованно. Инспекторы могут потребовать с них НДФЛ, и свою позицию придется отстаивать уже в суде (например, постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19 июля 2016 г. № Ф10-2385/2016). Особенно внимательно нужно проверять, если расчеты проходят в иностранной валюте: несоблюдение курсовой разницы может привести к ошибкам в отчетности.

    Проверьте статус всех документов

    Сделайте выгрузку реестра, например, оприходованных от поставщиков документов из бухгалтерской базы и сравните с перечнем существующих документов за последние три года. Так как в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Если же система архивации в компании нарушена, и найти документы невозможно, вам придется повторно запрашивать их у контрагентов.

    Устраните мелкие недочеты

    Отчет «Анализ субконто» позволит посмотреть данные по выбранному виду субконто: начальное и конечное сальдо, обороты за период по счетам. Это некий экспресс-анализ, который позволяет выявить ряд ошибок – человеческий фактор ведь никто не отменял. Можно воспользоваться и другими встроенными функциями бухгалтерской программы и сделать, например, экспресс-проверку по налогу на прибыль. Программа позволяет проверить качество ведения учета ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций»

    Уведомите налоговую инспекцию

    Ни Налоговый кодекс, ни законодательство не требуют сообщать в налоговую инспекцию данные о смене главного бухгалтера (исключение составляет только случай, когда в соответствии с учредительными документами организации главный бухгалтер наделен правом действовать от имени организации без доверенности). Формально представить подобную информацию нужно обязательно, если в компании меняется генеральный директор. Однако информация о главном бухгалтере есть в регистрационном деле компании в ИФНС, поэтому многие инспекторы просят присылать им уведомление о смене главного бухгалтера. Конкретных сроков для подачи уведомления нет. Поэтому компания, в которой прошло увольнение главного бухгалтера, может отправить его в любое удобное время. Но и особо затягивать с данной процедурой тоже не стоит. Уведомление о смене главного бухгалтера составляют в произвольной форме. При подготовке можно взять общие рекомендации по составлению любых документов для налоговой инспекции, которые оформляют в свободной форме. Инспекторы, как правило, просят приложить к уведомлению копию приказа о назначении главбуха, а также указать паспортные данные нового главбуха и контактные телефоны.

    Также вам придется оформить новые банковские карточки с подписями во всех банках, где у вас присутствуют счета. Предоставление в банк новой карточки должно сопровождаться одновременным предоставлением документов, подтверждающих полномочия указанных в карточке лиц (п. 7.11 Инструкции Банка России от 30 мая 2014 г. № 153-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов»).

    Помните об ответственности

    Главный бухгалтер несет дисциплинарную, административную и уголовную ответственность, если его действия не попадаю под ч. 8 ст. 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

    Согласно ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ общий срок давности привлечения к административной ответственности за правонарушения в сфере бухучета увеличен до двух лет. Но применительно к ч. 2 ст. 15.11 КоАП РФ срок давности составляет всего 1 год. Согласно же ч. 3 ст. 4.5 КоАП РФ за правонарушения, влекущие применение дисквалификации, лицо может быть привлечено к ответственности не позднее одного года со дня совершения либо обнаружения правонарушения. Соответственно, срок давности привлечения должностного лица к ответственности по ч. 2 ст. 15.11 КоАП РФ, в соответствии со специальной нормой ч. 3 ст. 4.5 КоАП РФ, составляет один год.

    В этом году чиновники приняли несколько поправок для того, чтобы у налоговиков появилась возможность взыскать долги за счет личного имущества главного бухгалтера (Федеральный закон от 29 июля 2017 г. № 266-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О несостоятельности (банкротстве)» и Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях»).

    Теперь личным имуществом рискуют не только руководители, но и главные бухгалтеры. Раньше из закона о банкротстве было непонятно, кого можно привлечь к субсидиарной ответственности. Теперь риски для главного бухгалтера растут: ответственными лицами становятся и главный бухгалтер, и финансовый директор.

    После увольнения главный бухгалтер может понести только уголовную ответственность за уклонение организации от уплаты налогов в крупном размере (ст. 199 Уголовного кодекса). Осудить главного бухгалтера могут лишь в том случае, если он действовал умышленно и осознавал, что его действия причинят ущерб бюджету РФ. А вот к дисциплинарной и административной ответственности уволенного главбуха привлечь уже нельзя.