Как проверить штатное расписание организации

Аудит кадровых документов: как провести самому

Когда в компанию приходит проверка, важно быть готовым и знать, какие документы показать инспекторам, где могут быть нарушения и как защититься от штрафов. С экспертами Контур.Школы разберёмся, как самостоятельно провести аудит кадровых документов и подготовиться к приходу ГИТ.

Статья подготовлена на основе вебинара Контур.Школы «Аудит кадровых документов: проводим сами. Готовимся к инспекционной проверке». Автор: Мария Финатова, эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву

Обязательные документы для проверки

Не спешите проводить аудит всех документов, которые оформляете. Если так сделать, вы убьете много времени на то, чтобы их посмотреть, выписать все нарушения и, самое главное, их исправить.

Все документы можно разделить на две большие группы: обязательные и необязательные по закону. При аудите акцент стоит делать на обязательных. Если вдруг у вас этих документов нет, хотя должны быть, то по результатам аудита в плане исправления нарушений отметьте «Издать такой-то документ».

К обязательным документам для аудита относятся следующие:

Устав организации

Что в нём смотреть:

  • полное и сокращённое название организации;
  • место расположения организации;
  • наличие филиалов и представительств и их правильные названия;
  • полномочия исполнительного органа организации;
  • место хранения документов.

Когда мы начнём проверять другие документы, зная точные формулировки в уставе, сможем понять, легитимны ли локальные нормативные акты, уполномоченными ли лицами подписаны трудовые договоры, графики работ, сменности, отпусков и пр. На практике документы часто утверждают неуполномоченные лица. Например, всё подписывает гендиректор, а формулировка в уставе за ним этих полномочий не предусматривает.

Правила внутреннего трудового распорядка

Минимум, который должен быть прописан в них по закону (ст. 189 ТК РФ): права и обязанности работника и работодателя, действующие режимы работы в организации, порядок предоставления отпусков, ответственность сторон, меры поощрения и применения дисциплинарных взысканий.

Локальные нормативные акты по работе с персональными данными

Если у вас их несколько (по защите персональных данных, по обработке, по установлению доступа), то включайте в аудит все.

Проверять имеет смысл только те, которые относятся к работникам. Например, локальный нормативный акт, который определяет порядок работы в информационных системах, ГИТ смотреть не будет, он больше интересен Роскомнадзору.

Трудовой договор

При проверке ГИТ трудовой договор в зоне риска. Его инспекторы всегда пристально изучают, чтобы привлечь работодателя к административной ответственности за каждый некорректно составленный документ. Правила составления даны в ст. 56, 57, 67, 136 ТК РФ.

Ещё один риск по трудовым договорам — споры с сотрудниками. Если работник не согласен с требованиями и условиями работодателя, то может подать жалобу на нарушение своих прав в ГИТ, суд и другие инстанции. Тогда работодателю придётся отвечать за то, что написано в трудовом.

Штатное расписание

Его надо проверить на возможную дискриминацию, потому что инспекторы всегда обращают на это внимание (ст. 57 ТК РФ). Сотрудникам, которые занимают одну и ту же должность, выполняют одну и ту же функцию по трудовому договору или должностной инструкции, нельзя платить разные оклады. Зарплаты можно, а оклады нельзя. Это связано с тем, что по ТК РФ за труд равной квалификации положена равная оплата труда.

График отпусков

График отпусков надо утверждать не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). Можно использовать унифицированную форму или свою. ГИТ проверяет, все ли работники есть в графике, по каждому ли указаны даты отпусков и нет ли нарушений в количестве дней отпуска, положенных по закону.

Минимальная продолжительность отпуска — 28 календарных дней в год, у кого-то есть допотпуска. Если у работника и основной ежегодный отпуск, и дополнительный, то в график включается оба вида.

Табель учёта рабочего времени

Табель определяет фактическое количество часов, отработанных каждым работником (ст. 91, 99 ТК РФ). На аудите его сверяют с другими документами. Например, посмотрев на табель и зная, какой режим времени установлен работнику по правилам внутреннего трудового распорядка или трудовому договору, можно увидеть, есть ли превышения по норме часов (исходя из установленного работнику режима), правильно ли произведена оплата.

График сменности

Обязательный документ, если в компании есть сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ). К графикам есть важное требование — при любом режиме у сотрудника должно быть не менее 42 часов непрерывного отдыха (ст. 110 ТК РФ). Проверяющие следят за выполнением этого правила.

На практике работодатели его часто нарушают: при определении нормы закладывают в графики больше часов, чем положено. Проверяющие легко это выявляют по табелю учёта рабочего времени и графикам сменности, так как в них видно, какое количество часов запланировано, а сколько по факту люди отработали.

Инструкции по охране труда

Инструкции больше относятся к охране труда, чем к кадровому делопроизводству, но тем не менее они должны быть в организации. Если у вас эти документы есть, проверьте, соответствуют ли они законодательству (ст. 212 ТК РФ, Постановление Минтруда от 13.01.2003).

Личные карточки Т-2

Карточка Т-2 почти у всех оформлена неправильно, и данные туда вносятся не совсем корректно (Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225). Это маленький документ, по которому несерьезные штрафы, но очень много требований. Тем более показываем мы карточки не только ГИТ, но и Роскомнадзору, который следит за работой с персональным данными, Министерству культуры, которое контролирует соблюдение требований архивного законодательства.

От того, что написано в карточке Т-2, какие данные внесены, вклеена или не вклеена фотография, есть замазывания, затёртости или какие-то исправления, будет зависеть итог любой из проверок контрольных органов. Поэтому проверять карточки надо, но можно чуть менее тщательно, чем другие документы. Исключать их из аудита совсем ни в коем случае не следует.

Расчётный листок

ГИТ проверяет, как работодатели оформляют расчётный листок, сколько раз в месяц выдают его сотрудникам, что в нём указывают, утверждена ли форма листка в соответствии с требованиями ст. 136 ТК РФ.

Заявления об увольнении по собственному желанию, отпусках

Заявления делятся на обязательные и не обязательные по закону (ст. 80, 127, 128, 255, 256 ТК РФ). Распределить их помогут ваши юристы, которых стоит включить в состав комиссии. Например, заявление об увольнении работника по собственному желанию обязательно по ст. 80 ТК РФ. Все обязательные заявления проверяйте на наличие и правильность оформления.

Уведомления от работодателя

Это уведомления об изменении условий трудового договора, о прекращении срока действия трудового, о предоставлении ежегодного отпуска в соответствии с графиком, об увольнении в связи с сокращением штата и пр. Их тоже следует делить на обязательные и необязательные. Необязательные можно вообще не оформлять, заменить на другой документ или ознакомить с ними сотрудников по электронной почте.

Приказы работодателя

Это приказы о приёме или увольнении, о назначении дисциплинарного взыскания, о привлечении к работе в выходные и праздники, о направлении в командировку. Они обязательны и должны быть. Остальные, например, на сверхурочную работу, о переводе на другую работу, о привлечении к дополнительным видам работ, на отпуск законом не установлены.

Трудовая книжка

Бумажные трудовые книжки на работников, которые от них не отказались, проверяем на соблюдение правил, предусмотренных Постановлением Правительства № 225 и Инструкцией № 69 «О порядке ведения и заполнения трудовых книжек». Если же работники перешли с бумажных книжек на электронные, то риск нарушить правила оформления минимальный.

Книги по трудовым книжкам

Сюда входит две книги:

  • книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним — ведётся в структурном подразделении, которое отвечает за кадры;
  • приходно-расходная книга по учёту движения бланков трудовых книжек и вкладышей к ним — ведётся в бухгалтерии, потому что она отвечает за бланки строгой отчетности, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

Журналы инструктажей по охране труда и учёта движения путевых листов

Журнал инструктажей по охране труда обязателен по закону. Журнал учёта движения путевых листов тоже, если у вас есть водители. А вот всевозможные журналы приказов, больничных листов, личных карточек Т-2, трудовых договоров по закону не являются обязательными, и от них можно избавиться или перевести в электронный формат.

Необязательные документы для проверки

Есть необязательные локальные нормативные акты, которые в определённых обстоятельствах тоже могут стать обязательными.

К факультативным относятся следующие документы:

  • Положение об оплате труда. Оно нужно, если у вас кроме окладов работникам установлены доплаты, надбавки, стимулирующие выплаты, разные виды премий (ежемесячные, квартальные, годовые) (ст. 135 ТК РФ).
  • Положение по командировкам. Если вы часто отправляете работников в командировки, у вас должен быть локальный нормативный акт, в котором закреплён порядок возмещения расходов.
  • Положение по предоставлению отпуска. Необязательный локальный акт, но имеет место, если у вас есть сложности с предоставлением отпуска, и вы хотите разработать отдельный документ.
  • Коллективный договор. Если работник или работодатель изъявит желание о заключении такого документа, то другая сторона обязана его заключить.
  • Положение по аттестации, по установлению прохождения испытательного срока. Они понадобятся, если вы хотите увольнять людей из-за непрохождения испытательного срока или аттестации. Потому что при увольнении работника по этим основаниям такие документы должны быть по закону.

Оценка рисков при проверке ГИТ

Нарушения в обязательных по закону документах можно разделить на три группы риска: допустимый риск, высокий риск и контролируемый риск. Задача работодателя — не допускать высокий риск. Потому что с ним практически нет шансов получить какой-то минимальный административный штраф, так как нарушений очень много или они критичные.

Тип риска Документы с нарушениями Санкции
Допустимый Приказы, трудовые книжки, личные карточки Т-2, графики отпусков, графики сменности. Нарушение процедур приёма, перевода, увольнения, отпуска и т.д. Административный штраф до 50 000 рублей
Контролируемый Приказы, трудовые книжки, личные карточки Т-2, графики отпусков, графики сменности, разовые нарушения по трудовым договорам*, несущественные нарушения по оплате труда Административный штраф до 100 000 рублей
Высокий Трудовые договоры, нарушения по оплате труда Административная ответственность за каждый документ/случай, штраф от 100 000 рублей.

* Разовые нарушения по трудовым договорам — контролируемый риск, потому что инспекторы вправе применить штраф до 50 000 рублей за каждый договор с нарушениями в содержании или составлении.

Как оформить результаты кадрового аудита

Результаты кадрового аудита можно оформить на выбор в виде акта или заключения, в котором указаны нарушения, выявленные при проверке. Далее действуйте по желанию: издайте приказ с перечнем нарушений, которые будут устранять или исправлять должностные лица, и приложением к нему или отдельным документом составьте план исправления.

Не забывайте о сроке давности. Для норм трудового законодательства он равен году (ст 4.5 КоАП РФ). Это означает, что работодателя могут привлечь к ответственности только в течение года с момента, когда совершено нарушение. Если же проврека придёт к вам в течение этого года, когда нарушение ещё не устранено, инспекторы не имеют права назначить максимальный административный штраф. Зафиксировать дату, когда вы исправляли эти нарушения, поможет план исправления и приказ, в котором прописана дата обнаружения нарушения.

Автор Вебинара — Мария Финатова, эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву

Редактор — Елизавета Кобрина

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Как проверить штатное расписание организации

Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Для его подготовки применяется унифицированная форма № Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Как заполнить форму № Т-3, рассмотрим. В ней 10 граф, к которым можно добавлять новые. А вот исключать какие-либо из них запрещено (постановление Госкомстата России от 24.03.99 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»). Если по какой-либо из граф документа нет сведений, ее следует оставить пустой.

Сначала необходимо указать наименование организации, код по ОКПО, а также дату и номер составления документа. Проблем с указанием этих реквизитов, как правило, не бывает. Наименование организации допустимо указывать и полным, и сокращенным.

Зачастую возникает путаница с тем, какие даты указать в строке «на период ____ с “____” ______________ 200__» и в графе «Дата составления». В первом случае нужно отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и с какой даты оно начинает действовать, а во втором — число, когда фактически составлено штатное расписание.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) директора организации или уполномоченного им лица. Реквизиты этого документа нужно указать в строке «Утверждено приказом организации от “____” ______________ 200__ № __».

Графа 1 «Наименование» заполняется в порядке, который работодатель определяет сам. Удобнее всего располагать структурные подразделения по иерархии — от администрации до обслуживающих подразделений.

В графе 2 «Код» должны быть перечислены коды структурных подразделений, присвоенные работодателем. Это необходимо для того, чтобы можно было легко определить место каждого отдела или группы в общей структуре организации. Предположим, в компании есть финансовый департамент, в состав которого входит два отдела — финансовый и бухгалтерия. Если код департамента — 03, финансовому отделу и бухгалтерии можно присвоить коды 03.01 и 03.02 соответственно. Если в отделах есть еще более мелкие подразделения, например, группа по учету основных средств в бухгалтерии, у нее может быть код 03.02.01.

В графу 3 необходимо внести наименование должности (специальности, профессии). Удобно заполнять эту графу в иерархическом порядке: руководитель, заместители, ведущие специалисты и т. д.

Обратите внимание: по статье 57 ТК РФ в том случае, если «с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений», наименования таких должностей (профессий, специальностей) должны соответствовать квалификационным справочникам:

— Общероссийскому классификатору рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен постановлением Госстандарта России от 26.12.94 № 367);

— Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37).

В графе 4 следует указать число штатных должностей (профессий, специальностей). Оно может содержать как целые числа — 1 (для работников на полной ставке), так и неполные — 0,25, 0,5 и т. д. (для совместителей). Такие правила содержатся в Указаниях по применению и заполнению форм первичной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее — Указания Госкомстата России).

Здесь имеет смысл отразить не только существующие на настоящий момент штатные единицы, но и вакантные должности. Поскольку принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, которые указаны в штатном расписании.

При заполнении графы 4 необходимо помнить о том, что количество штатных единиц и количество фактически работающих сотрудников не всегда совпадают. Например, в организации могут работать на одной должности несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. Тогда в штатном расписании нужно указать суммарное число штатных единиц по должности.

Например, на должности корректора работают три человека по 0,1 ставки (то есть трудятся не более 4 часов в неделю при 40-часовой рабочей неделе). В таком случае в графе 4 «Количество штатных единиц» будет стоять 0,3. Другой пример: два бухгалтера работают на условиях полной ставки и один — на 0,5, тогда в графе 4 нужно указать 2,5 штатной единицы.

В графу 5 нужно вписать установленную для штатной единицы заработную плату по тарифной ставке (окладу) и тарифной сетке в рублях (п. 5 Указаний Госкомстата России).

При заполнении этой графы трудности возникнут у тех организаций, которые установили «вилку» в окладах — то есть заработную плату разного уровня для сотрудников одной квалификации, что является незаконным. В соответствии со статьей 22 Трудового кодекса, работодатель обязан «обеспечить работникам равную оплату за труд равной ценности».

В штатном расписании каждой должности соответствует только один размер оклада. Исключение составляет лишь ситуация, когда должности находятся в разных структурных подразделениях. Например, у менеджера из отдела продаж и менеджера из отдела рекламы могут быть разные оклады.

В графах 6, 7 и 8 отражаются надбавки — стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты (ч. 4 ст. 132 ТК РФ). Они делятся:

на установленные законодательством, которые работодатель обязан выплачивать («северные» надбавки, надбавки за ученую степень);

утвержденные в организации (за интенсивность работы, высокий уровень профессионализма, знание иностранного языка).

Если в штатном расписании необходимо отразить надбавки, установленные законодательством, здесь указывается минимальный размер надбавок. Например 10% для «северной» надбавки, поскольку на работу могут быть приняты сотрудники с различным стажем (разной должностной или ученой степенью), а значит, и надбавки им будут полагаться разные.

Надбавки в штатном расписании можно устанавливать в рублях, процентах или коэффициентах. Предпочтительно, чтобы все надбавки имели единый эквивалент (денежный, процентный или в коэффициентах), но это не всегда возможно, поэтому допустим смешанный вариант. Если отведенных граф не хватает, можно добавить новые.

Чтобы установить надбавки, работодателю необходимо внести условие о таких выплатах в правила внутреннего трудового распорядка или положение об оплате труда, трудовой договор с работником и издать соответствующий приказ (распоряжение). Образец приказа смотрите на с. 118.

Обратите внимание: в графах 6, 7 и 8 нужно указать все виды надбавок, которые установлены по каждой должности. Соответственно в итоговой графе 9 будет отражаться сумма окладов, приходящихся на все штатные единицы, с учетом положенных надбавок по данной должности.

Руководитель организации обычно определяет сам, какие суммы надбавок из положенных по должности в итоге получит сотрудник. Например, в ООО «Рассвет» заместителю генерального директора кроме оклада в размере 20 000 руб. положена надбавка 20% за ненормированный рабочий день, то есть 4000 руб. (20 000 руб. х 20%), и 15% за интенсивность работы — 3000 руб.

В организации в этой должности трудятся два сотрудника. Одному руководитель компании предоставляет все надбавки и работник получает сумму вознаграждения в размере 27 000 руб. (20 000 руб. + 3000 руб. + 4000 руб.). А другому — только одну надбавку за интенсивность работы — 3000 руб., поэтому выплата в этом случае составит 23 000 руб. (20 000 руб. + 3000 руб.).

В графе 9 указывается сумма должностного оклада и надбавок по каждой должности. Рассмотрим заполнение графы 9 на примере штатного расписания ООО «Рассвет» (образец в приложении 1).

Так, должностной оклад секретаря (две единицы) составляет 9000 руб., по этой должности установлена надбавка за интенсивность работы в размере 10% должностного оклада (900 руб.) и надбавка за знание иностранного языка — 1500 руб. Просуммировав эти значения и умножив результат на количество штатных единиц, получаем:

(9000 руб. + 900 руб. + 1500 руб.) х 2 = 22 800 руб.

Эту сумму и нужно указать в графе 9.

Графа 10 в большинстве случаев останется пустой. Есть всего несколько ситуаций, когда ее нужно заполнить.

Первая — если сотрудникам полагаются «северные» надбавки или надбавки за ученую степень. Тогда в графе «Примечания» нужно дать ссылку на Закон РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» или на Федеральный закон от 22.08.96 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании». Напомним, что в графе 6 указан только минимальный размер надбавок. Их фактический размер можно определить по нормам упомянутых законов.

И вторая ситуация — когда в компании есть работники-сдельщики. Что в этом случае нужно отражать по графе 10, рассмотрим в разделе «Особенности составления штатного расписания для сдельщиков».

Итак, графы 1—10 заполнены. В самом конце таблицы есть строка «Итого». Подводить итог нужно по графе 4 «Количество штатных единиц» и графе 9 «Всего в месяц, руб.». Итоговое число штатных единиц нужно указать в верхней части штатного расписания в строке «Штат в количестве». Итог по графе 9 — фонд оплаты труда в организации. Заметьте, этот показатель плановый. В действительности он может изменяться в большую или меньшую сторону. В большую — в случае работы в выходные дни или сверхурочно, в меньшую — когда сотрудники находятся на больничном, в отпуске за свой счет и т. д.

После того как штатное расписание составлено, его подписывают начальник отдела кадров или лицо, на которое возложена обязанность вести кадровое делопроизводство, и главный бухгалтер.

Штатное расписание — плановый документ. И чаще всего его составляют на один год. Однако в нем невозможно предусмотреть все изменения организационной структуры, окладов, надбавок, которые могут произойти за календарный год. Поэтому достаточно часто штатное расписание приходится корректировать. Для этого существует два способа.

Первый — издать приказ о внесении изменений в штатное расписание (образец смотрите ниже). Такой вариант удобен, если они незначительны.

Второй — более масштабный. Если в организации происходят значительные перемены, лучше издать приказ об утверждении нового штатного расписания.

Обратите внимание: при сокращении штата, переименовании должностей, изменении размера должностного оклада приказ по планируемым коррективам в штатное расписание нужно утвердить не менее чем за два месяца (ст. 74 и 180 ТК РФ).

Штатный список (Расстановка)

В настоящее время дополнительно к штатному расписанию многие организации составляют штатный список. Его также называют штатной расстановкой. Этот документ не обязательный, но удобный для работы кадровиков и бухгалтеров. Он позволяет быстро отследить число занятых и свободных мест в компании, размеры и виды надбавок, установленных работникам. Унифицированной формы такого документа нет, поскольку это внутренняя разработка каждого работодателя.

На мой взгляд, за основу штатного списка можно взять утвержденное штатное расписание и добавить графу «ФИО сотрудника». Таким образом, будут видны и структурное подразделение (отдел), где работает сотрудник, и наименование его должности, а также оклад и полагающиеся ему надбавки. Кроме того, по штатному списку легко выяснить количество вакансий.

Скачать форму Т-3 Штатное расписание можно здесь

Штатное расписание: как составить, ошибки, образец

Штатное расписание (далее по тексту ШР) представляет собой внутренний нормативный документ компании, которым закрепляется внутренняя структура юридического лица, утверждается количество сотрудников и должности, которые они занимают. В нем же указывается размер заработной платы сотрудника.

Рассмотрим, как правильно составить штатное расписание.

  • Что такое штатное расписание
  • Форма штатного расписания
  • Кто должен составлять штатное расписание на предприятии
  • Чем грозит отсутствие штатного расписания
  • Требования к штатному расписанию
  • Ошибки при составлении штатного расписания
  • Как утвердить штатное расписание
  • Как внести изменения в штатное расписание
  • Периодичность составления документа и сроки хранения
  • Образец заполнения штатного расписания на 2021 год

Что такое штатное расписание

Точного определения этому понятию в нормативно-правовых документах нет. Однако Постановлением № 1 Госкомстата введена в действие форма Т-3 штатного расписания. В этом НПА дается перечень обязательных сведений, которые должны быть указаны во внутреннем документе. Обратите внимание, что в постановлении приведены лишь рекомендации по составлению ШР. Использовать их предприятию не обязательно, ответственность за выбор собственной формы не предусмотрена.

Кроме того, необходимость сам термин и, как следствие, необходимость составления-изменения штатного расписания указаны в таких нормативно-правовых актах:

  • ТК РФ в статье 15;
  • ТК РФ в статье 57;
  • Постановлении Министерства труда № 69, которым регламентирован порядок ведения трудовых книжек сотрудников.

При рассмотрении дел в судах сформировалось собственное определение. Под штатным расписанием понимают организационный документ, который принимает руководитель компании.

Какие сведения в штатном расписании должны быть?

  • Данные о структуре компании, штатном составе предприятия и численности наемных сотрудников;
  • Данные о структуре компании, если она имеется;
  • Названия должностей и специальностей, которые введены на предприятии, а также указание квалификации сотрудников, которые могут их занимать;
  • Размер заработной платы по каждой из должности в виде твердого оклада или тарифной ставки при сдельной оплате;
  • Наличие и размеры надбавок за выполнение наемными работниками своих обязанностей на конкретных должностях;
  • Иные сведения.

Обратите внимание, что при отсутствии ШР на предприятии невозможно правильно составить приказ о приеме на работу сотрудника и оформить с ним трудовое соглашение, а также внести данные в электронные или бумажные трудовые книжки.

Форма штатного расписания

Как указывалось выше, унифицированная форма штатного расписания введена в действие постановлением Государственного комитета статистики. Документ принят в 2004 году и действует до настоящего времени.

Применять ее не обязательно, однако ввиду того, что форма Т-3 имеет все необходимые реквизиты, ее использовать практически все субъекты предпринимательской деятельности.

Кто должен составлять

ШР на предприятии составляет работник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета. Он должен знать особенности составления штатного расписания, чтобы избежать проблем при проверке со стороны контролирующих органов. Но составлять документ рекомендуется до того, как будет заключено трудовое соглашение хотя бы с одним из работников. Поэтому имеет смысл обратиться к квалифицированным юристам в области трудового права, которые помогут подготовить документ.

Попросить для проверки этот документ могут:

  • Представители Трудинспекции при проверке соблюдения трудового законодательства;
  • Проверяющие из фонда социального страхования для проверки правильности начисления и уплаты взносов;
  • Представители П Ф для проверки правильности начисления обязательных платежей;
  • Инспекторы налоговой службы, если считают, что компанией или предпринимателем неправильно начислены налоговые платежи на зарплату.

«Штатка» нужна также в случае увольнения работника по инициативе работодателя. Например, по причине сокращения штата. В этом случае нужно доказать, что работник увольняется в связи с изменением структуры и исключением определенной должности из структуры компании.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Если в компании отсутствует документ, который регламентирует организационную структуру субъекта предпринимательства, виновные несут ответственность в рамках административного законодательства.

Санкции статьи 5.27 предусматривают:

  • Наложение штрафа на компанию в размере до 50 тыс. рублей;
  • Наложение штрафа на должностное лицо или предпринимателя в размере до 5 тыс. рублей.

Кроме того, привлечь к ответственности могут и за другие нарушения. Например:

  • Если компания не предоставляет ШР по запросу налоговой, ИФНС может взыскать штраф в 200 рублей согласно Налоговому кодексу.
  • Если из-за отсутствия «штатки» нельзя подтвердить правильность начисления налогов, платежи могут быть доначислены с сопутствующими пенями и штрафами.

Требования к штатному расписанию

Постановлением № 1 введены в действие такие рекомендации по составлению штатного расписания:

  • Документ должен иметь название и название компании, которая его принимает;
  • В документе рекомендуется указать его номер по ОКУД;
  • Нужно указать сведения о структуре компании;
  • Необходимо перечислить должности и специальности, квалификацию сотрудников;
  • В документе указываются данные о количестве единиц на конкретной должности и их заработную плату.

Наиболее простой вариант выполнить перечисленные требования — загрузить бланк формы Т-3 и заполнить имеющиеся графы. Хотя каждый руководитель негосударственной компании имеет право разработать и принять ШР по собственной форме.

Ошибки при составлении штатного расписания

Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа:

  • В документе указываются фамилии и имена работников. Нужны только названия должностей и численность по каждой из них;
  • В расписание не включены надбавки, которые обязательны согласно действующему законодательству. Например, за работу в условиях Крайнего Севера;
  • Нет необходимости менять ШР каждый год, если за прошедшее время структура компании и зарплата не менялись;
  • Необязательно использовать названия должностей в таком же написании, как в действующем классификаторе профессий;
  • Оклад указывается не в твердой сумме или тарифе, а в виде вилки (например, ЗП от 20 до 40 тыс. рублей). Так делать нельзя.
  • В ШР указаны условия по отдельным должностям, которые дискриминируют сотрудников или ухудшают условия их работы, установленные ТК.

Как утвердить штатное расписание

Порядок составления штатного расписания предусматривает необходимость его утверждения. Для этого нужно издать приказ, подписанный руководителем юридического лица. Форма приказа не регламентируется, однако в нем явно указывается, что он утверждает конкретное ШР.

Обратите внимание, что утверждать новое ШР каждый год необязательно. Исключение делается лишь в том случае, если дата составления штатного расписания на следующий год установлена внутренней инструкцией. Во всех остальных случаях документ принимается только в случае, если в структуре произошли изменения.

После подписания приказа его реквизиты указываются в верхней части «штатки». Для этого на унифицированном бланке Т-3 предусмотрено отдельное место.

Другие особенности утверждения:

  • Дата введения в действие новой версии «штатки» указывается в приказе;
  • Если даты нет, «штатка» считается введенной в действие с момента принятия приказа;
  • Ставить печать на ШР не нужно;
  • Знакомить работников с новой версией документа под роспись нет необходимости.

Как внести изменения в штатное расписание

Правила составления штатного расписания требуют внесения изменений в документ в следующих случаях:

  • Появились новые или были упразднены старые должности;
  • Названия должностей изменились;
  • Претерпела изменения внутренняя структура компании;
  • Поменялся размер заработной платы или тарифы при сдельной оплате труда;
  • Изменилось количество сотрудников для конкретной должности.

Изменения в «штатку» вносятся двумя способами:

  1. Составляется новое расписание и вводится в действие в обычном порядке. Для этого составляется отдельный приказ.
  2. Вносятся изменения в действующее расписание. Для этого также издается внутренний приказ по предприятию.

Если изменения в документе минимальны, можно использовать второй вариант. В случае, если объем поправок велик, лучше составить и утвердить новый документ.

Есть также альтернативный вариант: в течение года в расписание вносятся изменения, а в декабре они консолидируются и составляется новое ШР, которое утверждается приказом.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Обязанности составлять ШР на определенную дату в законодательстве не предусмотрено. Принимать документ и вносить в него изменения нужно по мере возникновения необходимости. Срок давности расписания также не установлен. Если в компании ничего не меняется, составленная один раз «штатка» продолжает действовать все время.

Кроме того, не установлен и предельный срок внесения правок при изменении структуры компании. Однако здесь есть один момент. При приеме на работу сотрудника в его трудовом договоре нужно упомянуть о штатном расписании. Поэтому, если вы планируете расширить штат, нужно заранее позаботиться об изменении ШР.

«Штатка» хранится в компании постоянно, ее нельзя уничтожить, как обычные первичные бухгалтерские документы. Если компания ликвидируется, ШР сдается на хранение в государственный или местный архив.

Что такое штатное расписание и для чего нужно

Штатное расписание – это документация, имеющая организационные и распорядительные функции, определяющая структурность, штатного состава и штатное число компании согласно Уставу организации, который включает в себя список структурных подразделений: название занимаемого поста, профиль, квалификация, основные средства предприятия и что это такое, а также сведение о числе штатных единиц.

Под штатным расписанием понимается документ кадрового характера, поэтому многие задаются большим количеством вопросов. К ним относится: как часто его необходимо составлять, правильное заполнение унифицированной формы и можно ли его считать обязательным. И чтобы стало все предельно ясно, необходимо обратить внимание еще и на другие вопросы. Наши специалисты call центра простыми словами ответят на все интересующие вопросы.

Что такое штатное расписание организации?

Штатное расписание организации – это документ по утвержденной форме Т-3, который составляется юридическим, либо физическим лицом, имеющим ИП. Данная форма служит рекомендательным документом, но не официальным. Необходимо применение уже унифицированной формы «№ Т-3», так как она включает в себя все нужные данные.

Внутриштатное расписание может быть составлено лицом любого отдела или специалистом, которому будет доверена такая задача. А также менеджерам, отвечающим за отдел маркетинга необходимо пройти обучение SEO маркетинг курсы, для повышения квалификационных знаний, которые помогут научиться правильно, продвигать свою компанию на различных тендерах. Конечно, лучшим вариантом будет лицо – бухгалтер, так как он имеет все документы по учету денежных средств, куда поступали, когда и сколько.

Для чего нужно штатное расписание?

Штатное расписание и для чего оно нужно – это документация, которая необходима во время комплектации внутриштатной конструкции, а также численность сотрудников компании с установленным Уставом фирмы. В Уставе прописывается: структурированность предприятия, имеющая свои отделения, список должностей, перечисление специальностей имеющие определенную квалификацию, а также необходимое число определяемых штатных единиц. Чтобы составить документ, необходимо использовать форму Т-3, которая имеет утверждение от Постановления Госкомстата России.

По взглядам руководителя, расписание штата является важным атрибутом, что позволяет максимальную оптимизацию и упорядочение работы фирмы. Есть такие моменты, когда необходимо участвовать в тендерах и приходится свою организацию выставлять в роли участника, поэтому необходимо обучиться SEO продвижению для своего официального сайта, на котором можно найти необходимую информацию. Благодаря штатному расписанию мы получаем четкую структурированность предприятия и его подразделений, фиксируется число штатных единиц, осуществление контроля за численностью и качественностью сотрудников, отслеживание системы оплаты трудовой деятельности и размер надбавки, а также, чтобы не потерять всего того, что уже имеется. А когда появляются вакансии, упрощается выбор новых сотрудников в штат.

Что пишут в штатном расписании?

В штатном расписании пишется весь нужный материал, который обязательно должен соответствовать фирме. Форма Т-3 должна быть заполнена по таким правилам:

  • нейминг компании вносится так же, как и в учредительном документе;
  • код общероссийского классификатора предприятий и организаций;
  • № документа;
  • ставится та дата, когда заполняется форма и документация;
  • где строка «на период», необходимо указать время периодов штатного расписания и когда он вступил в силу;
  • гриф – это внесение реквизитов по приказу основных деятельностей, которые были утверждены данным документом, а в нижней строке указывается штат сотрудников.

А теперь немного подробнее о самой форме Т-3, в нее входит десять граф, которые должны заполняться в таком порядке:

  • Название – указывается название структурных подразделений, цехов, представительство, филиал, причем располагается структурное подразделение, которое имеет свою иерархическую лестницу.
  • Код – указывается код, который был присвоен директором компании.
  • Указывается должность сотрудников и его квалификация – этот раздел должен быть заполнен так же, как и при устройстве на работу под определенной профессией.
  • Число штатных единиц – указываются единицы в соответствии с должностью сотрудников, могут быть единицы неполные, значит, пишем долями, а целые – целыми.
  • Ставка тарифов – указывается окладная часть, тарифная сетка, % от выручек, доля от дохода – самое главное указывать те значения и эквивалент рублей, не меньше минимального размера от заработной платы.
  • Надбавка – здесь указывается предусмотренная стимулирующая и компенсационная выплата.
  • Указывается общая сумма с 5-й графы по 8-ю – суммируем оклады + надбавки = получаем общую заработанную сумму. Если указано все в %, получаем процентное соотношение.
  • Примечания. Если их нет, то поле можно оставить пустым.

По окончанию заполнения, нужно написать ИТОГ – здесь все складывается за счет показателей с помощью вертикальных столбцов: штатные единицы, сумма всех окладов, надбавки и месячная зарплата. Подписать данную форму должен начальник отдела кадров или назначенный человек, имеющий полномочия и главбух. Печать желательна, но не обязательна. Если Вы хотите чтобы ваша организация имела стабильность и получала хороший доход от сделок, то лучше всего обратиться к профессиональной настройке Яндекс Директ, где будет возможность размещать всю информацию для других компаний.

Штатное расписание. Как подготовить к проверке и проверить на ошибки?

Штатное расписание — документ, который отражает состав компании.

Штатное расписание может быть утверждено как по унифицированной форме Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»), так и по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем.

Это связано с тем, что с 1 января 2013 года почти все формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. В частности, форма штатного расписания.

Видоизменить форму штатного расписания работодатель может как угодно (дополнить, исключить некоторые графы), поэтому мы рассмотрим унифицированную форму. Тем более, что большинство работодателей, не смотря на необязательность, продолжают ее использовать.

При составлении штатного расписания обычно допускается не так много ошибок, но все же они есть. Определимся, с чего же начать и на что обратить внимание при составлении и последующей проверке штатного расписания.

Основное, с чего начинается штатное расписание — наименование организации. Оно должно быть указано в соответствии с учредительными документами (в большинстве случаев Уставом) и желательно указывать полное наименование, а не сокращенное.

Также стоит обратить внимание на полномочия лица, приказом которого было утверждено штатное расписание. Очень часто все локальные акты и иные документы несут на подпись генеральному директору. Многие думают, что руководитель организации может подписать все, он же главный. В то время как Устав может предусматривать иное. Часто полномочия по утверждению штатной структуры отнесены к компетенции Совета директоров или Общего собрания. Если в данном случае штатное расписание утвердит генеральный директор, оно будет недействительным.

При заполнении остальных сведений в «шапке» трудностей и ошибок возникнуть не должно, это известная информация, которая просто указывается в расписании.

Основная информация указывается в табличном виде, разбита на 10 граф.

Графа «Структурное подразделение»
Когда мы читаем «структурное подразделение» сразу приходит мысль об отделах, департаментах и иных подразделениях компании. Но в данной графе указываются не только они. Также указываются и обособленные структурные подразделения.
Согласно пункту 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. И хотя в Пленуме речь идет о переводах, можно руководствоваться мнением Пленума и при заполнении штатного расписания.
В штатном расписании должна быть отражена общая структура компании. Поэтому при наличии филиалов их стоит отразить в штатном расписании.

Графа «Должность…»
В данной части нарушения могут быть в части соблюдения требований профстандартов. Так, статья 57 Трудового кодекса РФ устанавливает:
«Если в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов».
Во всех профстандартах предъявляются требования к наименованию должностей. Поэтому, если профстандарт утвержден и по должности, профессии, специальности установлены компенсации, льготы или ограничения, в штатном расписании должность должна называться в соответствии с профстандартом.

Графа «количество штатных единиц»
При заполнении данной графы можно указывать неполные ставки (единицы). Например, если выполнение обязанностей по должности не предполагает полной занятости, в штатном расписании можно предусмотреть 0,5 штатной единицы. Это не будет нарушением. Но в этом случае необходимо будет обратить внимание на то, как в штатном расписании указана оплата (об этом подробнее ниже).

Графа «Тарифная ставка (оклад) и пр.»
В данной графе указывается оклад работника за полностью отработанный месяц исходя из установленной нормы. Важно обратить особое внимание на данную графу в случае, если в штатном расписании есть неполные единицы. Например, при наличии 0,5 штатной единицы, размер оклада указывается не в полном размере, а исходя из половины нормы.
Пример: в компании есть работник, который работает на условиях совместительства на 0,5 ставки. Продолжительность рабочего времени – 20 часов в неделю. И работник на такой же должности, но на полную ставку. Графы могут выглядеть следующим образом:

Должность…
Количество штатных единиц
Тарифная ставка (оклад) и пр., руб
3
4
5
Менеджер по персоналу
1
30 000
Менеджер по персоналу
0,5
15 000

Если Вы укажете полный оклад при том, что в графе «4» 0,5 ставки, его могут принять за оклад по 0,5 ставки и работодатель может понести ответственность и финансовые риски за неполную выплату работнику в срок заработной платы. Ведь по факту работнику будет выплачиваться половина указанного оклада.
Оклад за выполнение нормы на неполной занятости 0,5 ставки может быть ниже МРОТ.

Надбавки (графы 6-8) указываются только при их наличии. Имеются ввиду постоянные надбавки, установленные всем работникам на данной должности. Например, северные надбавки, надбавки за ученую степень, а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером.

Материал подготовлен Полиной Журенковой, ведущим юристом департамента трудового права ООО «Митрофанова и Партнеры», специально для SuperJob.