Как оплатить командировочные расходы в бюджетной организации

Особенности расчета суточных в командировке

Отправляясь в служебную командировку, работник несет расходы в интересах работодателя, следовательно, эти расходы подлежат компенсации. Кроме проезда, оплаты жилья, затрат на проведение переговоров, иных служебных затрат, компенсируются также и суточные. Суточными называют затраты дополнительного характера, связанные с проживанием работника вне привычных ему условий. Как правильно начислить и выдать суточные, чем подтвердить для включения в авансовый отчет, какую роль играют лимиты суточных в этих расчетах, поговорим ниже.

Вопрос: В целях предстоящей командировки работников организация планирует приобрести турпакеты в город проживания. В турпакет входят проживание в отеле по системе «полный пансион» и авиабилеты. Возможно ли для целей исчисления налога на прибыль учитывать суточные в размере 700 руб. за каждый день командировки и расходы на приобретение турпакета?
Посмотреть ответ

Командировка и нормативы суточных

Термин «суточные» приводится в ст. 168 ТК РФ, устанавливающей правовые нормы возмещения командировочных работнику. Суточные упомянуты в ст. 217 НК РФ п.3, как одна из компенсационных выплат, не облагаемых НДФЛ.

Вопрос: Инспекция потребовала сдать уточненный расчет по страховым взносам, включив в него выплаченные командированным работникам суточные. Какова ответственность, если не выполнить данное требование?
Посмотреть ответ

Установлены лимиты в целях налогообложения: расходов внутри страны — 700 руб. в сутки, а для зарубежных командировок – 2500 руб. в сутки. Нижний предел суточных прописан в правительственном постановлении от 02/10/2002 г. №729 и составляет 100 руб. в сутки по России. Документ касается работников государственных бюджетных учреждений, однако на этот нижний лимит должны ориентироваться в выплатах и коммерческие структуры – ухудшение положения работника частной компании, по сравнению с госструктурой, может спровоцировать проверку Роструда или судебный иск против коммерческой фирмы.

Вопрос: Как отразить в учете организации, применяющей УСН (объект налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов»), выплату суточных (в том числе сверхнормативных), если работник направлен в командировку на территории РФ? Надо ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с суточных?
Командировка связана с управлением организацией. Согласно коллективному договору суточные, выплачиваемые в связи с командировкой по территории РФ, составляют 900 руб. в день. На оплату суточных работнику выдан денежный аванс из кассы организации в сумме 2 700 руб. По возвращении из командировки работником представлен авансовый отчет, который утвержден руководителем. Согласно авансовому отчету сумма суточных за три дня командировки соответствует выданному авансу. Иные командировочные расходы, а также порядок ведения и документального оформления кассовых операций в консультации не рассматриваются.
Посмотреть ответ

Работникам госучреждений, отправляющимся за границу, суточные начисляются по нормам постановления №812 от 26/12/2005 г. и рассчитываются в иностранной валюте.

Важно! Основные общие принципы и требования к начислению суточных изложены в правительственном документе №749 от 13/10/2008 г.

Фирма должна разработать и принять локальный НА по командировкам либо учесть все нюансы порядка, размеров возмещения суточных затрат работнику в колдоговоре. Госучреждение, муниципальное учреждение обязаны руководствоваться нормативными актами властных структур соответствующего уровня.

Вопрос: По работам, выполняемым вахтовым методом, взамен суточных выплачивается вахтовая надбавка за каждый день пребывания на вахте. Если работник совершил прогул, начисляется ли ему за этот день вахтовая надбавка?
Посмотреть ответ

В ЛНА размер суточных может быть прописан в любом размере, но, если он превышает предельные нормы, разница облагается НДФЛ. Сверх установленных пределов облагаются суточные и страховыми взносами (ст. 422-2 НК РФ). Взносы «на травматизм» рассматриваются в связи с суточными по правилам ФЗ-125 от 24/07/98 г. ст. 20.2-2. Взносами не облагаются все суммы, предусмотренные ЛНА работодателя.

На практике при установлении норм суточных работодатели часто берут за основу предельные лимиты, обозначенные в НК РФ относительно НДФЛ, чтобы минимизировать разницу между бухгалтерским и налоговым учетом, число учетных ошибок и проблем с налоговой.

Однодневные командировки по России работодатель может не учитывать при начислении суточных. В то же время подобное вполне можно прописать в ЛНА и компенсировать работнику даже один день.

Отметим, что вопрос удержания НДФЛ с суммы такой однодневной выплаты спорный:

  1. Минфин считает, что облагать налогом на доходы, например, расходы на питание в пределах 700 и 2500 рублей соответственно, противозаконно (Письмо Минфина России №03-04-07/6189 от 01/03/13 г.).
  2. ВАС РФ полагает, что суточные не являются доходом работника и должны компенсироваться ему без обложения НДФЛ (Постановление Президиума ВАС №4357/12 от 11/09/12 г.).
  3. ФНС РФ, руководствуясь ст. 122, 123 НК РФ, может доначислить на «лишний» оплаченный день работнику, помимо налога, штраф и пени.

Выбор, как поступить, предстоит сделать налогоплательщику.

Если работник отправляется за границу, ему обязательно нужно компенсировать однодневную поездку в размере 50% установленной в компании суммы суточной выплаты (Пост. 749 п. 20). При расчете налога на прибыль или «упрощенного» налога расходы по суточным берутся на уменьшение базы полностью (ст. 264-1-12, 346.16-1-13 НК РФ). Если в ЛНА установлен расчет суточных для загранкомандировок в валюте, при расчете налоговой базы делается пересчет по курсу на дату признания расхода (ст. 272-10 НК РФ), т.е. утверждения авансового отчета (п. 7 пп. 5 той же статьи).

При отъезде в командировку суточные работнику авансируются: рассчитываются заранее и выдаются. Планируемое число дней командировки берется бухгалтером из приказа по организации. При возвращении суточные пересчитывают в зависимости от фактического срока командировки и либо доплачивают работнику, либо ставят на взаиморасчеты с последующим удержанием излишне выплаченной суммы.

Дни считаются по календарю, со дня отъезда до прибытия на место постоянной работы, включая выходные, праздники. Сутки берутся до 0 часов, т.е. с нуля часов считается, что наступили новые сутки командировки. За каждые сутки выдается полная выплата, без пропорциональных расчетов по часам.

Если в один и тот же день произошло возвращение из командировки и одновременно гражданин направлен в другую командировку, суточные он должен получить дважды. Если сотрудник едет за границу, ему платят «российские» суточные до дня пересечения рубежа с Россией, после чего применяют «заграничные» нормативы, установленные фирмой, и по возвращении поступают аналогично. Момент пересечения можно отследить в загранпаспорте либо, если речь идет об СНГ, где пересечение границы таких отметок не требует, по проездным документам.

В локальных НА могут быть прописаны различные суточные для разных стран, посещаемых командированным. Если командировка предполагает поездку по нескольким зарубежным государствам, суточные считаются по концу дня и стране посещения.

Внимание! Сотрудник, по условиям трудового договора постоянно выполняющий свои обязанности в пути либо имеющий разъездной характер работы, не признается командированным, и суточные ему не выплачиваются.

Примеры расчета суточных

По России

Менеджер Мартынова выехала в командировку 1 июля в 10 часов 00 минут и вернулась 15 июля в 19 часов 15 минут. Фирма, которую она представляет, установила размер суточных 1000 рублей в сутки.

  1. Мартынова находилась в командировке 15 дней.
  2. 15 * 1000 = 15000 руб. Начислено суточных.
  3. 700 * 15 = 10500 руб. Не облагаемая НДФЛ сумма.
  4. 15000 — 10500 = 4500 руб. Облагаемая НДФЛ сумма.
  5. 4500 * 13% = 585 руб. Начисление НДФЛ.
  6. 4500 — 585 = 3915 руб. Облагаемая сумма за вычетом налога.
  7. 3915 + 10500 = 14415 руб. Суточные к выдаче Мартыновой перед поездкой.

За рубеж

Условия, как в предыдущем примере, но Мартынова командирована за границу. Суточные установлены для всех заграничных поездок фиксированные — 4000 рублей в сутки. Пусть Мартыновой уже был выдан аванс ранее, а теперь необходимо рассчитать фактическую сумму. Мартынова 2 июня пересекла границу, выполнила служебное поручение и вернулась в Россию 14 июля, судя по отметкам в документе при пересечении границы.

  1. 1000 * 2 = 2000 руб. 700 * 2 = 1400 руб. 2000 — 1400 = 600 руб. Расчет суточных и облагаемой суммы по России.
  2. 4000 * ( 15 — 2) = 52000 руб. 2500 * 13 = 32500 руб. 52000 — 32500 = 19500 руб. Расчет суточных и облагаемой суммы в зарубежной части командировки.
  3. 600 + 19500 = 20100 руб. 20100 * 13%= 2613 руб. Расчет НДФЛ с облагаемых сумм.
  4. ( 2000 + 52000 ) – 2613 = 51387 руб. Суточные к выдаче.

С облагаемых сумм необходимо рассчитать и перечислить так же взносы, кроме сумм «на травматизм».

Документирование и учет

В течение трех дней после возвращения работник обязан отчитаться по командировочным расходам, в том числе и по суточным, составить авансовый отчет, на основании которого ему пересчитают выданный ранее аванс.

По суточным это в основном проездные документы и отметки о пересечении границы. Если сотрудник использовал для поездки личный автомобиль, он может предъявить путевой лист и любой иной документ, доказывающий служебный характер отсутствия на работе.

На основании этих документов составляется записка-расчет на суточные, где указываются:

  • ФИО работника, его табельный номер;
  • реквизиты приказа об отправке в командировку;
  • период командировки;
  • законодательная норма суточных;
  • фактическая выдача суточных в день.

Основным элементом этой записки является расчет выдачи: по норме, фактически, и исчисление сверхнормативно выданной суммы с учетом дней командировки. Сверхнорматив считается, если в организации приняты повышенные, по сравнению с предельно установленными, нормы выдачи суточных.

Внимание! Рассчитанные суточные вносятся в авансовый отчет отдельной строкой.

Суточные при командировках в 2021 году. Сколько платить работникам?

эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву

Разберем, как правильно определять суточные за период командировки по России и за границу

За дни нахождения в командировке работнику выплачиваются средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК РФ).

Суточные возмещаются работнику (п. 11 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение 749):

  • за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни;
  • за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
Читайте также  Как рассчитывается единый сельскохозяйственный налог

Пример: работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются, даже если эти дни являются для работника выходными по графику.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам.

Пример определения суточных при командировках по России

Работник выехал в командировку 6 июня, в воскресенье, а вернулся — 9 июня, в среду. Добирался работник до места командирования поездом. Положением о командировках суточные при командировках по территории РФ определены в размере 500 руб. Работнику следует выплатить суточные за 4 дня в сумме 2 000 руб. (500 х 4), несмотря на то что воскресенье выходной день.

Размер суточных

Организация вправе самостоятельно определить размер суточных, закрепив свое решение в локальных нормативных актах организации, например, в положении о командировках.

Суточные являются нормируемыми расходами с точки зрения налогового законодательства. Если суточные для командировок по территории России выплачены в размере 700 руб., а за границу — в размере 2500 руб., то с сумм, которые свыше, придется удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не означает, что размер суточных должен быть определен только в этих размерах:

  • Пример: можно закрепить суточные 2 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 1 300 руб. (2 000 – 700) придется удержать НДФЛ и начислить с этой суммы страховые взносы. И наоборот: например, суточные для командировок по России определены в размере 500 руб. (то есть менее 700 руб.) за каждый день командировки. В таком случае удерживать с этой суммы НДФЛ и начислять на нее страховые взносы не требуется.

В конце статьи в разделе Шпаргалка скачайте алгоритм и пример расчета среднего заработка за период командировки.

Размеры суточных для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, определены Правительством РФ и составляют:

  • 100 руб. в день — при командировках на территории РФ (Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729);
  • в иностранной валюте в зависимости от страны командирования — при командировках за рубеж (Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812).

Суточные при командировках за рубеж

Суточные по командировкам за рубеж считаются по стране пребывания (п.18 Положения № 749). Здесь нужно учитывать дату пересечения границы:

  • за день выезда из России суточные рассчитываются по нормам, которые установлены для загранкомандировок;
  • за день въезда — по нормам для России.

Суточные при загранкомандировках можно выплатить работнику как в рублях, так и в валюте.

  • Пример. Работник выехал в командировку в Швецию 14 июня и в 22:00 уже был на территории другого государства, а 17 июня, в 15:00, вернулся в Россию. Добирался работник до места командирования самолетом. Отметка о пересечении границы при выезде в командировку сделана 14 июня, а при возвращении из командировки — 17 июня. Положением о командировках суточные при командировках по территории РФ определены в размере 500 руб., а в Швецию — в размере 2 000 руб. В таком случае работнику следует выплатить суточные в следующем порядке:
  • 14 июня — 2 000 руб., так как граница уже была пересечена в этот день (в загранпаспорте пограничными органами сделана соответствующая отметка);
  • 15 июня — 2 000 руб., так как работник находился в Швеции;
  • 16 июня — 2 000 руб., так как работник находился в Швеции;
  • 17 июня — 500 руб., так как граница уже была пересечена (есть отметка о пересечении границы).
  • За 4 дня суточные следует выплатить в сумме 6 500 руб. ((2 000 х 3) + 500), несмотря на то что воскресенье выходной день.
  • Если бы работник вылетел из России 14 июня, а прилетел бы в Швецию уже 15 июня, например в 00:15, то за 14 марта нужно было бы выплатить суточные в размере 500 руб.

Суточные при командировке в государства СНГ

Командировки в государства СНГ, например в Казахстан, Беларусь и пр., — это особый случай:

  • при таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы;
  • суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749).

Суточные при однодневной командировке

Суточные при однодневных командировках по России действующим законодательством не предусмотрены. Но работодатель по собственному решению может выплатить работнику компенсацию взамен суточных при командировках по России.

Размер компенсации необходимо определить локальными нормативными актами организации. Обратите внимание: с суммы указанной компенсации необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы (Письмо Минфина России от 17.05.2018 № 03-15-06/33309).

Компенсацию, выплаченную работнику взамен суточных при однодневной командировке по России, нельзя признать в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если речь идет об однодневных командировках за рубеж, то у работодателя появляется обязанность выплатить работнику суточные в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных нормативных актах организации.

Самое главное, что нужно запомнить бухгалтеру

  1. Выплатить суточные при направлении работников в служебные командировки — обязанность работодателя.
  2. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
  3. Размер суточных работодатель коммерческой организации определяет самостоятельно и устанавливает локальными нормативными актами организации.
  4. Размеры суточных для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, определены Правительством РФ.
  5. Суточные не облагаются НДФЛ и на них не начисляются страховые взносы, если их размеры не превышают 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. для командировок за рубеж.
  6. Суточные, размеры которых определены локальными нормативными актами, можно включить в расходы в целях налогообложения прибыли.
  7. Суточные при однодневных командировках по России не предусмотрены действующим законодательством.
  8. Суточные при однодневных командировках за рубеж выплачиваются в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных нормативных актах организации.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Порядок расчета среднего заработка для командировки 399.5 КБ

Учет командировочных расходов в учреждении

Нет времени читать?

Рассмотрим, что такое командировочные расходы, их особенности, какими нормативно-правовыми актами установлены правила оформления и учета основных затрат в командировочных.

Виды командировочных расходов

Командировочные расходы — это отдельный вид затрат учреждения, которые возникают в случае направления работника в служебную командировку. По закону, вне зависимости от целей командирования, работодатель обязан компенсировать понесенные издержки сотрудника. Состав расходов, которые подлежат возмещению, определен в ст. 168 ТК РФ:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником в служебных целях с разрешения или ведома работодателя.

Командировочные расходы выплачиваются сотруднику авансом (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 №749 (далее Постановление №749)).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов

Порядок и размер возмещения командировочных расходов определен в статье 168 ТК РФ:

  • в федеральных учреждениях нормы определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации;
  • в государственных органах субъектов Российской Федерации — нормативными правовыми актами органов местного самоуправления;

Суточные

Согласно п. 11 Постановления №749 суточные подлежат выплате:

  • за каждый день нахождения сотрудника в командировке;
  • за дни командировки, приходящиеся на выходные и праздники;
  • за дни нахождения в пути и дни вынужденной остановки в пути;
  • за дни больничного, если работник заболел во время командировки.

Специальных требований или ограничений на трату суточных нет.

Согласно п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 №729 норма суточных за каждый день командировки для учреждений государственного сектора составляет 100 руб.

Однако существуют нормативы, при которых суточные не признаются доходом (п. 1 ст. 217 НК РФ). Норма суточных не подлежащая обложению НДФЛ и страховыми взносами по территории РФ — 700 руб., по территории иностранного государства — 2 500 руб.

Сотрудники отправлен в командировку на 4 дня в пределах РФ. Сотруднику за каждый день командировки положены суточные в размере 1000 руб.

Таким образом, всего сотруднику положено 4000 руб. (4 дня х 1 000 рублей). Из них: 2 800 руб. не являются доходом (4 для х 700 руб.), 1 200 руб. подлежат исчислению НДФЛ и страховых взносов.

Если работник направлен в однодневную командировку, работодатель производить компенсацию суточных не обязан. Суточные не выплачиваются, если работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства.

Проезд

Работодатель компенсирует затраты на проезд командированного сотрудника в случаях:

  • передвижения к месту командирования и обратно;
  • передвижения между разными населенными пунктами в пределах командировки;
  • передвижения к месту командирования от аэропорта, станции, пристани и обратно в случае нахождения их за чертой населенного пункта.

Сотрудник, направленный в командировку, может пользоваться любым видом транспорта, кроме такси. Но учреждение может установить ограничения или рекомендации в локальных нормативных актах по выбору транспорта.

Найм жилого помещения

Найм жилья включает в себя аренду жилья или гостиничного номера. Расходы по найму жилья возмещаются сотруднику за каждый день командировки (включая нерабочие праздничные и выходные дни), а также в случае временной нетрудоспособности. Возмещению не подлежат дни, когда сотрудник находился на стационарном лечении (п. 25 Постановления №749). В случае предоставления бесплатного жилого помещения расходы по найму жилья не возмещаются.

Читайте также  При продаже бизнеса надо ли платить налог

Отчитываемся за командировочные расходы

По возвращению из командировки сотрудник должен отчитаться за полученный аванс денежных средств или получить компенсацию за произведенные расходы. Таким документом служит авансовый отчет (форма по ОКУД 0504505). Отчет предоставляется в течение трех дней после возвращения из командировки. Сроком предоставления также может служить день, на который выдан аванс.

Также сотрудник должен предоставить следующие документы:

  • по проезду — подтверждающими документами являются билеты, чеки, квитанции, электронные квитанции;
  • по найму жилого помещения — квитанция из гостиницы или договор найма жилого помещения;
  • по прочим затратам — чеки, товарные чеки, квитанции, накладные и иные документы;
  • суточные — специального документа не требуется, подтвердить количество дней можно по билетам.

Отражение в бухгалтерском учете

Отражение командировочных расходов необходимо отражать на следующих счетах бухгалтерского учёта (Приказ Минфина от 08.06.2018 №132н):

  • суточные — субсчет 0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме»;
  • компенсация за использование в командировке личного транспорта — субсчет 0 208 22 00 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;
  • проживание и проезд — субсчет 0 208 26 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг».

КОСГУ

Счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» применяется с указанием КОСГУ (п. 21 Инструкции №157н, п. 13.6, 14.6 Приказ Минфина РФ от 29 ноября 2017 г. N 209н)

  • 567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами»;
  • 667 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами».

Для отражения в бухгалтерском учете государственного учреждения применяются следующие подстатьи КОСГУ:

  • 212 («Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме») – суточные;
  • 222 («Транспортные услуги») – компенсация за использование личного транспорта;
  • 226 («Прочие работы, услуги») – оплата проезда, найма жилого помещения, прочих затрат.

В части кодов вида расхода применяются следующие:

  • КВР 112 — бюджетные учреждения;
  • КВР 122 — государственных (муниципальных) органов;
  • КВР 134 — военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания;
  • КВР 142 — внебюджетных фондов.

Проводки

В бухгалтерском учете государственного учреждения используются следующие проводки, указанные в таблице 1.

Таблица 1. Проводки при учете командировочных

Содержание операции Дебет Кредит
Выдача денежных средств из кассы:
Суточные 0 208 12 567 0 201 34 610
За использование личного транспорта 0 208 22 567 0 201 34 610
На проезд и найм жилого помещения 0 208 26 567 0 201 34 610
Перечисление денежных средств на банковскую зарплатную карту
Суточные 0 208 12 567 1 305 04 212
(0 201 11 610)
За использование личного транспорта 0 208 22 567 1 305 04 222
(0 201 11 610)
На проезд и найм жилого помещения 0 208 26 567 1 305 04 226
(0 201 11 610)
Расходы на основании авансового отчета:
Суточные 0 401 20 112
(0 109 ХХ 112)
0 208 12 567
За использование личного транспорта 0 401 20 222
(0 109 ХХ 222)
0 208 12 567
Отражены в учете проезд и найм жилого помещения на основании авансового отчета 0 401 20 226
(0 109 ХХ 226)
0 208 12 567

В состав расходов по принятию НДС включаются расходы по оплате проезда и найм жилого помещения (п. 7 статьи 171 НК России).

В государственных учреждениях при принятии НДС необходимо учитывать следующие особенности:

  • казенные учреждения — входной НДС к вычету не принимается, учитывается в стоимости услуг (п. 2 ст. 146 НК РФ);
  • бюджетные и автономные учреждения — если расходы произведены за счет средств приносящей доход деятельности и учитываются учреждением при расчете налога за прибыль, то входной НДС принимается к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Автор: Сергей Сверчков,
методист Департамента проектов внедрения и консалтинга компании «ГЭНДАЛЬФ»

Замена суточных выплат расходами на питание

По-прежнему возникает много споров относительно выплаты суточных. Некоторые работодатели предпочитают вовсе не переводить своим сотрудникам суточные при направлении их в командировку, а возмещать уже фактически произведенные расходы на питание согласно предоставленным документам. Валентина Александрова, внутренний аудитор компании «Acsour», изучила правомерность такого метода.

1. Есть ли у работодателя обязанность компенсировать сотруднику затраты на питание в служебной командировке?

Нет. При направлении в командировку законодательно установлена обязанность компании компенсировать сотруднику расходы на проезд, наем жилья, суточные или полевое довольствие, а также иные траты, согласованные работодателем (ст. 168 ТК РФ). Соответственно, оплата питания командированного сотрудника не включена в список расходов, обязательных к возмещению. При этом Трудовой кодекс позволяет компенсировать любые другие затраты при условии их согласования с работодателем. Для этого организация должна установить перечень затрат и порядок их компенсации в соответствующем локальном нормативном акте. Следовательно, компенсация затрат на питание является правом, но не обязанностью.

2. Суточные и компенсация питания – это одно и то же? В чем отличие?

Это разные виды выплат, не связанные между собой. Выплата сотруднику суточных при направлении в командировку никак не зависит от того, компенсируются ли ему затраты на питание, поскольку это прямая обязанность работодателя. В некоторых судебных решениях арбитры подчеркивают, что целью суточных является покрытие дополнительных расходов сотрудника во время командировки, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (Апелляционное определение Московского областного суда от 28 сентября 2016 г. по делу № 33-26804/2016). Это компенсация тех неудобств, которые может испытывать сотрудник при выполнении своих обязанностей в другом городе.

3. Если работодатель компенсирует фактическую стоимость питания во время командировки, имеет ли он право не выплачивать при этом суточные?

Нет, не имеет. Выплата суточных при направлении работника в командировку является обязательной. При этом выплата является компенсационной и не связана с фактическим выполнением работником своих должностных обязанностей во время командировки. Суточные должны быть выплачены за каждый день нахождения в служебной поездке, даже если специалист по каким-либо причинам не исполнял в это время свои трудовые обязанности. Согласно позиции Роструда, даже если возник простой по вине сотрудника, компания не освобождается от обязанности выплатить ему суточные за весь период нахождения в командировке (письмо от 30 апреля 2008 г. № 1024-6).

4. Нужно ли начислять страховые взносы на суммы компенсации питания в командировке?

Да, нужно. Эту позицию поддерживает Минтруд, приводя следующие аргументы. Компенсация питания работникам не установлена напрямую трудовым законодательством. Соответственно, эти денежные компенсации, возмещающие сотрудникам их затраты на питание, являются выплатами в рамках трудовых отношений и поэтому должны облагаться страховыми взносами в общем порядке (письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100).

5. Облагается ли НДФЛ компенсация питания сотрудника в служебной командировке?

По данному вопросу существуют различные точки зрения. По мнению Минфина, компенсация питания в командировке облагается НДФЛ, так как она не включена в список выплат, освобождаемых от налога в связи с командировкой, установленный в НК РФ (письмо от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263). Аналогичной позиции придерживается ФНС: возмещение расходов на питание сотрудника в заведениях общественного питания во время командировки является его доходом и облагается НДФЛ (письмо УФНС России по г. Москве от 14 июля 2006 г. № 28-11/62271). Однако судебная практика в этой области складывается противоречиво, на данный момент у арбитров нет однозначного мнения. В некоторых постановлениях указано, что со стоимости компенсации питания командированному сотруднику организация обязана удерживать НДФЛ (постановление ФАС Московского округа от 4 апреля 2013 г. № А40-51503/12-90-279). Суды указывают на то, что компенсация питания командированному сотруднику не упоминается в пункте 3 статьи 217 НК РФ, поэтому неправомерно освобождать эти выплаты от обложения НФДЛ.

Выплата сотруднику суточных при направлении в командировку никак не зависит от того, компенсируются ли ему затраты на питание, поскольку это прямая обязанность работодателя.

Есть и противоположные судебные постановления, аргументированные следующим образом: поскольку сотрудник во время командировки выполнял служебные задания, данные затраты были произведены в интересах его работодателя. Соответственно, компенсация его расходов на питание не подлежит обложению НДФЛ (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 марта 2009 г. № А05-8942/2008). Таким образом, из-за неоднозначности судебной практики есть риск, что налоговые органы потребуют удержать НДФЛ с сумм фактической компенсации расходов сотрудника на питание в командировке и данная точка зрения будет поддержана судом. Консервативное решение для работодателей – облагать НДФЛ этот вид компенсаций, в противоположном случае нужно быть готовым отстаивать свое мнение в судебном порядке.

6. Можно ли учитывать компенсацию питания в командировке для целей налога на прибыль?

На данный вопрос нет однозначного ответа. Минфин придерживается мнения, что к иным расходам, связанным с командировкой, не относится компенсация расходов на питание (письмо Минфина России от 9 октября 2015 г. № 03-03-06/57885). Есть судебные постановления, как поддерживающие, так и опровергающие эту точку зрения, поэтому во избежание споров с налоговыми органами рекомендуется не принимать такие затраты для целей налога на прибыль.

7. Начисляются ли страховые взносы в случаях, когда стоимость питания включена в цену проживания в гостинице или авиабилета?

Нет, если стоимость питания не выделена отдельной строкой и не упоминается в счете гостиницы. Этого мнения придерживается Фонд социального страхования (Приложение к письму № 14-03-11/08-13985).

В письме Минздравсоцразвития от 5 августа 2010 года № 2519-19 тоже есть указание на то, что на стоимость проживания работника в гостинице (с учетом включения в нее стоимости завтрака) не начисляются страховые взносы. Если в счете из отеля не выделяется отдельно цена завтрака, но упоминается о нем, то есть вероятность претензий со стороны налоговых органов. Ведь в этом случае можно выяснить цену питания, например, при помощи запроса в администрацию гостиницы. Во избежание споров с ревизорами рекомендуется получить от гостиницы документы с указанием стоимости проживания командированного сотрудника без упоминания включенного в эту стоимость питания.

Читайте также  Налог за квартиру как узнать задолженность

8. Нужно ли удерживать НДФЛ в аналогичном случае?

Нет, так же, как и в ситуации со страховыми взносами. Стоит отметить, что согласно официальной позиции Минфина оплата питания не является компенсацией расходов командированного сотрудника по найму жилья. Поэтому если организация оплачивает сотруднику питание в гостинице, то его стоимость, выделенная отдельной строкой в счете за проживание, подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263). Соответственно, для того, чтобы не начислять налог, необходимо, чтобы в документах на проживание не было упоминаний о включенной в него стоимости питания.

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Командировочные расходы в бюджетном учреждении: применяем правильно КВР и КОСГУ

с изменениями от 28.04.2020

  • Что гарантирует закон при направлении сотрудника в командировку?
  • Принципы выбора КВР и КОСГУ
    • КОСГУ
    • КВР
  • Примеры выбора КВР и КОСГУ при отнесении командировочных расходов

При выборе кодов видов расходов (КВР) и кодов КОСГУ при отнесении командировочных расходов с 2020 года организации бюджетной сферы руководствуются Порядком № 85н*(1) и Порядком № 209н*(2).

Давайте рассмотрим в очередной статье основные принципы отнесения расходов, осуществляемых сотрудниками в командировках.

Что гарантирует закон при направлении сотрудника в командировку?

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом если постоянная работа сотрудников осуществляется в пути или имеет разъездной характер, то их служебные поездки не признаются служебными командировками (ст. 166 ТК РФ).

Согласно статьям 167, 168 ТК РФ работникам, направляемым в служебную командировку, предоставляются следующие гарантии:

  • сохранение места работы (должности);
  • среднего заработка;
  • возмещение расходов по проезду;
  • возмещение расходов по найму жилого помещения;
  • возмещение дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • возмещение иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.

Именно перечисленными нормами, характеризующими содержание хозяйственной операции по возмещению расходов, производимых в командировке, и будем руководствоваться при выборе КВР и подстатей КОСГУ. Мы помним, что расходы относятся на подстатьи КОСГУ в зависимости от их экономического содержания (п. 3 Порядка № 209н).

Принципы выбора КВР и КОСГУ

Прежде всего отметим, что при направлении работника в командировку обеспечение гарантий, закрепленных в статьях 167, 168 ТК РФ, может осуществляться двумя способами:

  1. Сотруднику выдается аванс для приобретения проездных документов и оплаты гостиницы, выплачиваются суточные. Также компенсируются по возвращении фактически произведенные в целях командировки расходы.
  2. Учреждение самостоятельно приобретает командируемому сотруднику билеты для проезда (перелета), оплачивает гостиницу, приобретает ГСМ и т. п.

Порядок отнесения расходов на КВР и КОСГУ в обоих случаях будет различаться.

КОСГУ

Как было отмечено выше, командировочные расходы рассматриваются в контексте ТК РФ в качестве возмещений (компенсаций), связанных с осуществлением работником трудовых обязанностей. В международной статистической практике такие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. В связи с этим возмещение расходов, связанных со служебными командировками (проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), еще с 2019 года были перенесены на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. Ранее они учитывались по подстатье 212 «Прочие выплаты»*(3) КОСГУ (п. 7, пп. 10.2.6 п. 10 Порядка № 209н, п. 2.1.4 Методических рекомендаций к порядку применения КОСГУ, доведенных письмом Минфина России от 29.06.2018 № 02-05-10/45153).

Если речь идет не о возмещении расходов, а об обеспечении сотрудника всем необходимым перед проведением командировки (когда учреждение самостоятельно закупает билеты, оплачивает гостиницу и т. п.), то расходы учреждения будут относиться, в частности:

  • на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ в части закупки билетов (пп. 10.2.2 п. 10 Порядка № 209н);
  • на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ в части проживания.

Приобретение учреждением других услуг и материальных ценностей, необходимых для проведения командировки, отражается по соответствующим подстатьям статьи 220 «Оплата работ, услуг» КОСГУ, статьям и подстатьям группы 300 «Поступление нефинансовых активов» КОСГУ, исходя из экономического смысла.

Обратите внимание! Расходы в части суточных по-прежнему относятся на подстатью 212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме» КОСГУ (пп. 10.1.2 п. 10 Порядка № 209н).

Одним из существенных требований утвержденной структуры видов расходов, закрепленным в п. 46.5 Порядка № 85н, является отражение командировочных расходов*(4), следующим образом:

  • выдача командируемым работникам (сотрудникам) наличных денежных средств (или перечисление на банковскую карту) под отчет в части перечисленных выше гарантированных расходов — по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда», 122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда», 134 «Иные выплаты военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания» и 142 «Иные выплаты персоналу, за исключением фонда оплаты труда» (смотрите также пп. 48.1.1.2, пп. 48.1.2.2, пп. 48.1.4.2 п. 48 Порядка № 85н);
  • оплата приобретения билетов для проезда к месту командирования и обратно и (или) найма жилых помещений для командируемых работников по договорам (контрактам) — по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».

Таким образом, в Порядке № 85н четко закреплено применение различных КВР при возмещении расходов сотрудника и при приобретении учреждением для него услуг по договору.

Обратите внимание! Согласно п. 46.5 Порядка № 85н перечень иных расходов, произведенных командированным работником с разрешения или ведома работодателя, относимых на КВР 112, 122, 134 или 142 определяется работодателем в коллективном договоре или локальном нормативном акте (в силу специфики деятельности отдельных главных распорядителей бюджетных средств — в нормативном правовом акте). То есть, если в соответствующем акте не поименованы те или иные расходы, производимые сотрудником в командировке с ведома работодателя, они не могут быть отнесены на КВР 112, 122, 134 или 142. В таком случае расходы будут относиться на КВР 244*(5).

Как видим, отнесение командировочных расходов может осуществляться по различным КВР и КОСГУ в зависимости от того, выдаются ли (компенсируются) денежные средства сотруднику или учреждение приобретает для него услуги. А порядок отнесения иных расходов, производимых сотрудником в командировке, зависит от наличия перечня таких расходов, закрепленного в соответствующем акте, и присутствия в таком акте конкретных расходов.

Наряду с изложенным интересно, что если целью командирования является закупка материальных запасов, например, горюче-смазочных материалов, то расходы на закупку следует отразить по КВР 244 и подстатье 343 КОСГУ (письмо Минфина России от 15.03.2019 № 02-05-10/17872).

Напомним, КВР и расходные подстатьи КОСГУ применяются во взаимной увязке. В связи с этим советуем всегда проверять КВР на увязку со статьями (подстаттьями) КОСГУ согласно размещаемой Минфином России на его официальном сайте (www.minfin.ru). Обратите внимание: таблица соответствия КВР и статей (подстатей) КОСГУ, относящихся к расходам, часто претерпевает изменения. На момент подготовки материала действующей является таблица соответствия, размещенная на сайте Минфина России 09.04.2020 (Бюджет — Бюджетная классификация Российской Федерации — Методический кабинет).

Примеры выбора КВР и КОСГУ при отнесении командировочных расходов

1. Орган местного самоуправления выдает под отчет сотруднику, направляемому в командировку, денежные средства на приобретение билета на самолет, суточные. Учреждение самостоятельно заключает договор на приобретение гостиничных услуг.

Расходы в таком случае будут относиться следующим образом:

  • билет на самолет: КВР 122, подстатья 226 КОСГУ;
  • суточные: КВР 122, подстатья 212 КОСГУ;
  • гостиница: КВР 244, подстатья 226 КОСГУ.

2. Бюджетное учреждение направляет сотрудника в командировку. Ему возмещаются суточные, расходы по проезду, проживанию, телефонным переговорам по служебной необходимости во время проведения командировки. Компенсация телефонной связи поименована в установленном перечне возмещаемых командировочных расходов.

Расходы будут относиться следующим образом:

  • суточные: КВР 112, подстатья 212 КОСГУ;
  • расходы на проезд, проживание, телефонные переговоры по служебной необходимости во время проведения командировки: КВР 112, подстатья 226 КОСГУ.

3. У сотрудника автономного учреждения при нахождении в командировке появилась необходимость в приобретении ГСМ для выполнения цели командировки. Данный расход был согласован с работодателем. В перечне возмещаемых командировочных расходов данный расход не поименован.

Расход на приобретение ГСМ в такой ситуации будет относиться на КВР 244 и подстатью 343 КОСГУ.

*(1) Приказ Минфина России от 06.06.2019 N 85н «О Порядке формирования и применения кодов бюджетной классификации Российской Федерации, их структуре и принципах назначения».
*(2) Приказ Минфина России от 29.11.2017 № 209н «Об утверждении Порядка применения классификации операций сектора государственного управления».
*(3) До 01.01.2019 согласно Указаниям, утвержденным Приказом Минфина России от 01.07.2013 № 65н, подстатья 212 КОСГУ называлась «Прочие выплаты». С 01.01.2019 подстатья 212 КОСГУ именуется, как «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме».
*(4) Работников (служащих) государственных (муниципальных) органов, органов управления государственных внебюджетных фондов, государственных (муниципальных) учреждений.
*(5) Аналогичное мнение в отношении прошлых периодов высказывали специалисты Финансового ведомства России в письмах от 02.12.2016 № 02-05-11/71822, от 30.11.2016 № 02-05-10/70981.

Статья подготовлена