Как написать ответное письмо в организацию

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

  • Положительный ответ должен быть максимально подробным,
  • а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

  1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
  2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
  3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
  4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Как оформить письмо-ответ

Ответ можно писать

  • как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
  • так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Как отправить письмо

Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

Как грамотно оформить официальный ответ на письмо, запрос, обращение — образец оформления

Деловое письмо – одна из разновидностей документации, создаваемая для оперативного обмена информацией и общения между организациями, предпринимателями, структурными подразделениями компании и должностными лицами. Как правило, его объем не превышает других страниц.

Оно может иметь приложения или нет, составляться на бумаге или в электронном виде, быть стандартным или циркулярным, регламентированным и нерегламентированным. В зависимости от функций и типа делового письма необходимо оформлять на него официальный ответ.

  1. Когда следует дать официальный ответ на обращение или письмо?
  2. Как передать?
  3. Как оформить – основные реквизиты
  4. Скачать образец
  5. Выводы

Когда следует дать официальный ответ на обращение или письмо?

Деловые письма могут рассылаться по различным причинам, в том числе в качестве рекламного хода, гарантийных обязательств, сопроводительной документации и многого другого.

Официального ответа требует та корреспонденция, которая содержит побудительные элементы и/или подразумевает наличие непосредственного ответа адресата как второй стороны процесса.

Отвечать нужно на письма такого характера:

  • обращение;
  • просьба или требование;
  • запрос;
  • распоряжение;
  • претензия;
  • предложение (коммерческое предложение, оферта).

Реже ответные доументы оформляют на предложение о сотрудничестве, приглашения, письма-заявления, поздравления (и другие нерабочие письма, являющиеся частью корпоративного и делового этикета).

Официальный ответ всегда должен ссылаться на первоисточник – письмо, которое пришло в организацию. В обязательном порядке должны указываться уникальные реквизиты (порядковый номер, его название, дата создания и дата получения адресатом). Эти ссылки необходимо прописывать в тексте ответа – в его основной части или лид-абзаце.

При написании официального ответного слова автор должен проанализировать все обстоятельства переписки, использовать все приемы корпоративных и деловых благодарственных приемов, правильно оформлять обращения для ответа – обезличенную форму, обращаться к второй стороне по должности, ФИО.

Читайте также  Облагается ли премия налогами и взносами

Письмо также может быть адресовано нескольким лицам, например, группе инвесторов, акционеров, совладельцев.

Как передать?

Заниматься отправлением ответов в зависимости от важности обговариваемого в письме вопроса может руководитель, его заместитель, работник канцелярии, бухгалтерии и даже отдела кадров. Сроки формирования строго регламентированы.

В исходных письмах с запросами, распоряжениями или просьбами адресант должен прописать дату или точный период, когда ответ нужно вернуть отправителю. Такой период редко превышает 7-8 рабочих дней.

Приглашения, соболезнования, поздравления и другие письма, основанные на правилах этикета, не требуют срочных ответов. Если вторая сторона должна ответить согласием или отказом на приглашение на какое-либо мероприятие, то ответ нужно послать не позже, чем за неделю до запланированного события (в противном случае будет трудно сформировать список гостей и грамотно организовать прием).

Универсальное правило – стилистика официального ответа должна совпадать с таковой в исходном письме. Содержание (основная часть) должна соответствовать цели и форме исходного послания.

Независимо от того, кто оформляет текст письма на бумаге или в электронном виде, формулировку основой мысли в содержании должен одобрить руководитель.

Письма разрешено формировать, основываясь на образцы, если в итоге документ будет соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Образцы можно скачать на многих сетевых источниках, получить из крупных баз, самостоятельно сформировать локальные шаблоны на предприятии или в структурном подразделении.

При составлении основного текста рекомендуется использовать стандартные фразы: «В ответ на Ваше обращение..», «Исходя из Вашего запроса…», «Согласно Вашему запросу…», «Благодарим Вас за предложение…», «Подтверждаем…» и многие другие.

Как оформить – основные реквизиты

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 закреплено 30 реквизитов, которые используются для оформления деловых писем, однако стандарт носит рекомендательный характер и не применяется для нерабочих обращений (поздравлений, соболезнований, благодарностей – они могут составляться в свободной форме).

Ответ может быть оформлен на чистом листе А4 или на корпоративных бланках, использование которых регламентировано уставом организации. Элементы корпоративного стиля (логотипы, эмблемы), если они разработаны, должны присутствовать в бланке.

Обязательными реквизитами, без которых отправка затруднена, являются:

  • наименование организации отправителя;
  • ее юридический и фактический адреса;
  • коды осуществляемой деятельности;
  • номер и название исходного письма;
  • дата регистрации письма;
  • сведения об адресате;
  • подпись и печать организации;
  • информация об исполнителе.

Если оформляется в электронном виде, часть реквизитов (на выбор) разрешено опустить.

Положение реквизитов на листе тоже установлено ГОСТ Р 7.0.97-2016 и подчиняется следующим правилам:

  • адрес указывается по центру;
  • данные о получателе – в верхней части листа справа;
  • номер документа – в верхнем левом углу.

После отправления ответа адресант должен присвоить ему номер и занести его в журнал учета исходящей документации. В свою очередь, получатель тоже должен регистрировать у себя письмо как входящую корреспонденцию.

После по стандартной процедуре письма сортируются уполномоченным лицом. Информационные и рекламные анализируются и сохраняются на определенный период (как правило, не больше одного месяца), а важные отправляются на рассмотрение руководителю организации.

Скачать образец

Примеры официального ответа:

Выводы

Официальные ответы нужно посылать после получения прошений, просьб, требований, коммерческих предложений. Он формируется в электронном формате или на бумаге (на чистом листе или фирменных бланках предприятия).

Правила и нормы составления всех типов деловых документов приведены в ГОСТ Р 7.0.97-2016, но стандарт носит рекомендательный характер.

Реквизитов около 30, но для отправки необходимы не более 10. Чаще всего написание ответных бланков поручается заместителям руководителя, секретарям и работникам канцелярии.

Письмо-ответ

Обычаи делового общения, а также действующее законодательство предполагает общение между юридическими и физическими лицами по средствам направления корреспонденции. В настоящее время, широко распространилось общение через электронные средства связи, однако это не всегда является правильным. В случае, когда переписка носит официальный характер и ее результаты, в дальнейшем, могут быть представлены в качестве доказательств того или иного факта, то такой документооборот должен осуществляться исключительно через направление письменной корреспонденции, оформленной надлежащим образом.

Выбирая в Интернете подходящий образец письма-ответа (бланк), необходимо обратить внимание на следующие моменты.

В гражданском законодательстве, в некоторых случаях до направления документов в суд, досудебная переписка между сторонами обязательна. Направляемые письма (претензии), а также письма-ответы являются доказательствами совершения процессуальных действий. Письмо-ответ, а также иная документация должна быть подписана ответственным лицом организации, а также заверена оттиском официальной печати. Такие документы можно передавать как через курьера, так и направить почтовой связью.

Направление письма- ответа на претензию почтовой связью имеет ряд преимуществ перед другими способами доставки корреспонденции.

Прежде всего к такими преимуществами являются:

— Участие третьего лица (сотрудников почты), в последствии позволит их привлечь в судебный процесс (при необходимости) в качестве свидетелей.

— Возможность составить опись вложения в письмо. Опись вложения позволит доказать какая именно корреспонденция направлялась в письме-ответе.

— При использовании с письмом-ответом уведомления о вручении, доказать факт вручения такого письма адресату.

— Используя номер кассового чека можно отслеживать процесс доставки корреспонденции конечному потребителю.

В настоящее время, множество коммерческих структур оказывают услуги по доставки корреспонденции. Выбирая среди них, необходимо помнить, что не все они позволяют делать опись вложения, а также заверяют ее своей печатью. Многие из них не выдают оригиналов документов, а лишь их копии. В данной ситуации, оптимальным вариантом является обычная наша почта (ФГУП «Почта России»), не смотря на все ее минусы, только ее документы признаются судебными органами как доказательства направления документации своим контрагентам. Ценное письмо с описью вложения и простым уведомлением о вручении — оптимальный способ доставки корреспонденции в современной России.

Рассматриваемое письмо ответ образец которого расположен ниже может быть Вам скачан бесплатно с помощью ссылки в конце странице. При необходимости, мы готовы составить необходимый документ по персональному заказу. Желаем Вам удачи!

Письмо-ответ бланк:

Генеральному директору
ООО «Монолиттрест № 689»
О.В. Бражному

Уважаемый .

В ответ на Ваше письмо от 28 января 2014 года № ВА/44968/-2014 сообщаю следующее.

Во исполнение договора подряда № 11/456/ВК/2013 от 10 июня 2013 года «на выполнение полного комплекса строительно-монтажных работ по строительству Объекта по адресу: Московская область, г. Домодедово-3» (далее – «Договор») нами проведены работы, согласно прилагаемым документам. Однако, по неизвестным причинам, эти работы Вами не были приняты.

23 декабря 2013 года в наш адрес поступило уведомление об одностороннем расторжении Договора № 033105/МСХ-13 от 10.12.2013 года. Во исполнение данного уведомления, а также Вашего запроса, 25 ноября 2013 года, в Ваш адрес были направлены все подтверждающие документы о выполненной работе и использованных материалах (копию сопроводительного письма и описи вложения прилагаем).

15 января 2014 года в наш адрес поступила претензия № 0582/МСРХ-14 от 09.01.2014 с требованием возврата перечисленного нам в рамках Договора аванса и выплаты неустоек. Обращаем Ваше внимание на то, что стоимость фактически выполненных нами работ и использованных материалов превышает сумму перечисленного аванса.
На основании изложенного, предлагаем учесть направляемые документы и принять фактически выполненные работы в полном объеме. В случае возникновения каких-либо вопросов, предлагаем связаться с … при необходимости, готовы принять участие в совместном совещании, посвященному урегулированию возникшего спора в досудебном порядке.

Читайте также  Уменьшает ли налог УСН налогооблагаемую базу

Как правильно составить ответ на запрос о предоставлении информации, образец письма

Составление ответа на запрос информации является весьма распространённым видом делового письма, с которым неоднократно сталкивается каждый хозяйствующий субъект в ходе осуществления своей деятельности. Без знания основ делового письма невозможно деловое общение и правильное ведения переписки. В рамках данной статьи описан порядок и правила написания данного вида документа. Рассмотрены основные виды, оформление положительного и отрицательного ответа, а также приведен наглядный пример

Когда требуется?

Условно, можно выделить несколько наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость в составлении письма-ответа:

  • В адрес государственных органов (например, при поступлении запроса от налоговой о предоставлении финансовой отчетности предприятия, отдельной информации о деятельности хозяйствующего субъекта и т.д.).
  • В адрес поставщиков (например, если поставщик письменно запросил уточненный список материалов, на которые оформляется заказ).
  • В адрес покупателей (например, при поступлении запроса о возможности осуществления поставки товара на определенную дату).
  • В адрес судебных органов (например, запрос судом конкретных доказательных документов).
  • В банковское учреждение (например, если банк запросил справку о деловой репутации из другого банка, обслуживающего организацию).
  • В адрес физического лица (например, в ответ на запрос информации о возможности устроиться на определенную должность в данную организацию) и др.

Какие виды существуют и каковы их особенности?

Все разновидности данного документа можно условно разделить на два вида:

  1. Положительный ответ на запрос информации – выражает согласие организации предоставить информацию, которая изначально запрашивалась.
  2. Отрицательный ответ – означает мотивированный отказ в предоставлении данных или отклонение предложения.

Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании.

Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос. В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации.

При составлении отрицательного ответа на запрос информации, в обязательном порядке необходимо аргументированно указать причину отказа в представлении данных или отклонения предложения.

Как правильно оформить?

Порядок составления ответа на запрос информации можно представить в виде пошаговой инструкции:

  1. Составление шапки документа. В левом верхнем углу необходимо указать полные реквизиты организации, от которой направляется ответ (наименование, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, адрес, контактный телефон, факс).
    В правом верхнем углу указывается имя должностного лица организации, в которую направляется документ. Как правило, документы составляются на имя генерального директора предприятия.
  2. Необходимо проставить номер и дату регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции. По желанию можно также кратко указать тему письма. Однако данное требование не является обязательным.

  • Далее необходимо выразить обращение к представителю организации, в которую будет направлен ответ на запрос. Пример: «Уважаемый Иван Сергеевич!».
  • Составление «тела» документа. Содержание ответа будет отличаться в зависимости от его вида. При положительном ответе указывается:

    • реквизиты ранее направленного запроса (номер и дата регистрации), а также его основная суть (буквально пару слов);
    • информация по запросу.

    В случае отрицательного письма указываются:

    • реквизиты и содержание запроса (по аналогии с положительным письмом);
    • причина отклонения просьбы;
    • констатация отказа.
  • Приложения. Указываются в случае, если была запрошена какая-либо документации, которую предприятие готово представить.
  • Ставится подпись генерального директора организации или его представителя, а также печать юридического лица.
  • Как ответить?

    Положительно

    ООО «Силуэт» Генеральному директору

    г. Москва, ул. Ленина, д. 54 ООО «Стиль»

    тел. (095) 967-32-45, факс. (095) 957-23-11 Шинкарюк Е.С.

    ОКПО 2885678, ОГРН 1023678954746

    На № 01-19/678 от 10.12.17

    Уважаемый Евгений Сергеевич!

    В ответ на Ваш запрос от 10 декабря 2017 года № 01-19/678 о представлении расценок на новую коллекцию «Жемчужина», направляем в Ваш адрес уточненный прайс-лист (копия прилагается). Также рады сообщить Вам о том, что мы готовы предоставить скидки на отдельные наименования единиц коллекции (размер скидки зависит от объема закупок).

    Приложение на __5__ л.

    Генеральный директор ООО «Силуэт» Иванов П. Д.

    Отрицательно

    ООО «Эксим» Петровой Е. П.

    г. Москва, ул. Забелина, д. 36 г. Москва, ул. Ленина, д. 41. Кв. № 9

    тел. (095) 987-11-32, факс. (095) 934-56-51

    ОКПО 267459, ОГРН 103526384949

    На № 01-19/412 от 05.10.17

    Уважаемая Елена Павловна!

    В ответ на Ваш запрос от 11 октября 2017 года № 01-19/412 о возможности устроиться в нашу компанию на должность главного бухгалтера, сообщаю, что ООО «Эксим» отказывает Вам в заключении трудового договора в связи с несоответствием требованиям, предъявляемым к должности главного бухгалтера, а именно:

    • опыт работы в аналогичной должности не менее 5 лет;
    • ведение бухгалтерского учета в коммерческой организации.

    Указанные требования отражены в должностной инструкции главного бухгалтера № 21, утвержденной приказом генерального директора ООО «Эксим» от 15.01.10 г. № 45 «Об утверждении должностных инструкций».

    Генеральный директор ООО «Эксим» Голубев А.Ю.

    Подводя итог, следует отметить, что письмо – ответ на запрос информации должно соответствовать основным требованиям, предъявляемым к деловой переписке (деловой стиль изложения, краткость, точность, отсутствие размытых фраз). Кроме того, оно должно составляться на фирменном бланке организации (при его наличии).

    Как подготовить ответ на письмо о предоставлении информации

    Ответ на запрос о предоставлении информации — это документ, который содержит решение о согласии или отказе отправить необходимые сведения. Если решение положительное, то подробно указывают эти данные, если отрицательное — четко обосновывают отказ.

    • Что означает код ошибки 508 в больничном листе
    • Можно ли изменить дату рождения в паспорте
    • Может ли налоговая аннулировать декларацию НДС
    • Учет убытков прошлых лет, выявленных в отчетном периоде
    • Минтруд разработал новые формы кадровых документов для госслужбы

    Обязательно ли отвечать на запрос о предоставлении информации

    В компанию попадает различная корреспонденция — коммерческие предложения, приглашения, поздравления, рекламно-информационные материалы. Далеко не на все из них обязательно отвечать. Много бумаг присылают и государственные структуры. Когда они попадают в организацию, их разбирают, а особенно важные отправляют руководству. Одни нужны для ознакомления, а на другие требуется составить грамотный ответ.

    Обязательно отвечают на документы, в которых содержатся:

    • запросы;
    • претензии;
    • просьбы;
    • распоряжения;
    • коммерческие предложения;
    • приглашения.

    Чаще всего на практике встречается деловая корреспонденция в виде запроса. В таких официальных переписках текущие и возможные партнеры просят сведения о товарах, услугах, ценовой политике, сроках поставки и другое. Нередко официальный запрос составляют государственные структуры с требованием предоставить значимые сведения или документы.

    В отличие от обычных писем-просьб, в запросах отправитель обосновывает требование о необходимости сведений. Например, ссылается на законодательный акт, который позволяет запрашивать важные деловые бумаги, данные об организации, сотрудниках и т. д.

    По закону, их вправе требовать различные госструктуры:

    • судебные органы, когда рассматривается дело;
    • прокуратура, когда расследуют уголовные дела, проводят проверку по заявлениям граждан или по общему надзору;
    • адвокаты, когда собирают сведения для защиты своего клиента;
    • налоговая в ходе проверки выполнения законодательных норм;
    • Министерство обороны при проведении мероприятий по обороноспособности страны.

    Организации не вправе игнорировать такие требования. Начиная деловую переписку, юридические лица обязаны знать, как ответить на письмо о предоставлении информации, — четко, подробно, грамотно и конкретно описать суть вопроса. Но не следует отвечать на любой запрос без разбора. Важно проверить, чтобы он был составлен правильно и с четким обоснованием и только тогда отвечать. Например, суды обязаны указать, в рамках какого дела нужна информация (написать номер, дату, рассказать суть вопроса). Прокуратура сообщает, в связи с чем проводится прокурорская проверка (название и номер документа, заявление гражданина или организации) и т. д.

    Если обратился гражданин, то вы обязаны предоставить письменный ответ на интересующие его вопросы. Это предусматривает п. 3 ст. 5 ФЗ № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». При этом помните, что запрещено разглашать сведения, указанные в заявлении, без согласия гражданина. Но если вопрос не в вашей компетенции и перенаправлен в другой орган, это не считается разглашением (п. 2 ст. 6 ФЗ № 59).

    Если в заявлении содержатся нецензурная брань, оскорбления и угрозы в адрес уполномоченных лиц, то они вправе оставить его без ответа. Если в заявке от гражданина не читается фамилия или адрес, то отвечать должностные лица не обязаны. Если фамилия ясна, но не видна суть вопроса, то в течение недели гражданину обязаны письменно сообщить об этом (п. 3 ст. 11 ФЗ № 59). Если в письме вопросы, на которые гражданину много раз отвечали, но новых доводов он не приводит, руководство вправе прекратить с ним переписку. И письменно сообщить ему об этом (п. 5 ст. 11 ФЗ № 59).

    В какие сроки готовить ответ

    Все зависит от конкретной корреспонденции. Для частных организаций четких сроков не предусмотрено. Государственные учреждения обычно отмечают либо дату либо период, в течение которого требуется предоставить информацию. При переписке с контрагентами стоит ориентироваться на договор. В нем обычно прописано, сколько дней отводится для ответа. Если срока не указано, смотрите на суть вопроса. Если корреспонденция важная, обычно рекомендуется предоставлять информацию не позже чем в течение 3-7 дней.

    Что касается обращений граждан, то установлены конкретные сроки. В течение 3 дней его письменное обращение обязаны зарегистрировать. Если в компетенцию получателя эти вопросы не входят, то на переправку в другой орган дается не более 7 дней (ст. 8 ФЗ № 59). Столько же предусмотрено и для отправки уведомления о том, что требуемые сведения указаны на официальных сайтах. На рассмотрение обращения дается 30 дней (ст. 12 того же закона).

    Управляющие компании обязаны предоставлять контакты, наименование организации и должностных лиц, сведения о тарифах, нормативах потребления и др. на следующий день после обращения. В течение 3 рабочих дней обязаны предоставить сведения о показаниях общедомовых счетчиков, копии актов о причинении вреда здоровью гражданина, о нарушении качества предоставляемых услуг, о проверке нарушений и т. д. (пункт 34 постановления правительства РФ от 15.05.2013 № 416).

    Как составить письмо с ответом

    Каким образом ответить, зависит от его содержания. Есть два варианта ответа — положительный или отрицательный. На распоряжение от более высокого административного органа отвечают только положительно. Составляют в виде доклада о выполнении распоряжения.

    Четкого шаблона закон не устанавливает, но чтобы определиться, как правильно написать ответ на письмо о предоставлении информации, придерживайтесь делового стиля и стандартных правил. По этим нормам в документе содержатся:

    • реквизиты компании (наименование, адрес, ОГРН, ИНН, контакты);
    • основная часть — предоставление запрошенных сведений;
    • дата и подпись должностного лица, печать.

    Начинают подобные письма с обращения к должностному лицу по имени и отчеству: «Уважаемый Петр Петрович!» (если есть конкретное лицо). Если конкретного человека не указано, то пишут так: «На Ваш запрос о предоставлении информации сообщаем следующее», затем указывают номер и дату исходного документа. После этого отписывают суть вопроса и уточняют, на каком основании удовлетворена просьба. В конце желательно отметить контакты составителя, чтобы была возможность уточнить информацию при необходимости.

    Оформлять документ желательно на официальном бланке фирмы, поскольку на нем есть все реквизиты компании, хотя допускается и на обычном листе А4. Если хотите выглядеть солидно, то только бланк.

    Составляют ответный документ в одном экземпляре и визируют по правилам документооборота. Обязательно отмечают дату составления. Если требовалось предоставить пакет бумаг, то дополняют приложением с документами. В письме пишут: «В ответ на Ваш запрос о предоставлении информации направляем вам следующие документы» и перечисляют их. Стандартный бланк такого документа выглядит так:

    (должность, Ф.И.О. директора,

    от «__»___________ ____ г.

    от «__»___________ ____ г

    Ответ на запрос о предоставлении информации

    В ответ на Ваш запрос от «__»___________ ____ г., исх. № _____, сообщаем Вам, что оригиналы запрошенных Вами документов находятся у ____________________ по адресу: _________________________, тел. _____________________________

    Копии документов прилагаются к письму:

    Ф.И.О., должность_______ Подпись ___________________

    Если в предоставлении данных отказывают, то текст письма составляют в том же деловом тоне. Обязательно максимально корректно сообщают о причине отказа. Чтобы сохранить деловые отношения в будущем, допустимо отметить, что сожалеете о том, что не получилось помочь.

    Если вам кажется, что оснований недостаточно, не бойтесь в письмах уточнять необходимые данные. Всегда проверяйте реквизиты, наличие подписи и печати органа. Важно, чтобы документ подписали уполномоченные лица. Если нужных автографов нет, то допустимо указать на это: «В ответ на Ваше письмо сообщаем следующее: мы вынуждены отказать Вам в отправке запрошенных бумаг, поскольку отсутствует подпись должностного лица». Не предоставляйте никакую информацию, пока не придет официальный запрос по всем правилам. Но отказ следует обосновать четко и ясно.

    Образец с предоставлением информации

    Образец с отказом предоставить запрашиваемые сведения

    Каким образом направить ответ

    Способы отправки всем известны и проблемой не являются. Большинство писем сегодня направляют в электронном виде или обычной почтой. Но если в письме содержится конфиденциальная информация или важные бумаги, то вручают их прямо в руки. Обычно официальные письма принято отправлять либо курьерской службой, либо почтой России при помощи ценного письма или бандероли с отметкой об уведомлении о получении.