Когда выдается трудовая книжка при увольнении работника

Когда выдается трудовая книжка при увольнении работника

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обязан ли работодатель в 2020 году в день увольнения работника выдать ему наряду с трудовой книжкой сведения о его трудовой деятельности? Или достаточно трудовой книжки?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В ситуации, когда на работника ведется обычная трудовая книжка, при его увольнении предоставлять сведения о трудовой деятельности работодатель не обязан.

Обоснование вывода:
Общий порядок оформления прекращения трудового договора закреплен в ст. 84.1 ТК РФ. Согласно части четвертой указанной статьи работодатель обязан, в частности, в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ) у данного работодателя.
Понятие сведений о трудовой деятельности раскрывается в новой статье 66.1 ТК РФ, которой был дополнен Трудовой кодекс РФ в связи с принятием Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ (далее — Закон N 439-ФЗ).
По смыслу ст. 2 Закона N 439-ФЗ в течение 2020 года (до 31 декабря 2020 года включительно) работнику принадлежит право сделать выбор и подать работодателю соответствующее письменное заявление: либо о продолжении ведения его бумажной трудовой, либо о новом формате ведения трудовой — электронном. Если работник подал работодателю заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или так и не подал никакого заявления, работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку (ч. 2 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).
Согласно части пятой ст. 66.1 ТК РФ работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя при увольнении только в ситуации, когда на работника не ведется обычная трудовая книжка. В ситуации, когда работодатель продолжает вести обычную трудовую книжку, часть пятая ст. 66.1 ТК РФ не обязывает работодателя предоставлять работнику при увольнении сведения о трудовой деятельности. Таким образом, из толкования норм части четвертой ст. 84.1, части пятой ст. 66.1 ТК РФ следует, что работодатель при увольнении работника выдает ему либо трудовую книжку, либо сведения о трудовой деятельности. Выдача одновременно двух этих документов при увольнении работника законом не предусмотрена.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Раченкова Юлия

Ответ прошел контроль качества

5 февраля 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Комплект документов, который выдают сотруднику при увольнении

Законодательство обязывать всех соблюдать определенные правила кадрового документооборота.

Процедура увольнения и перечень документов, который работодатель обязан выдать работнику регламентирован законодательством.

Пакет документов, который нужно выдать работнику не зависит от причины увольнения.

Какие документы нужно выдать при увольнении

Увольняющемуся сотруднику нужно выдать полный пакет документов.

Не все работники просят полный пакет. Не все работники охотно забирают все документы.

В принципе, работодатель не имеет право настаивать на том, чтобы работник забрал все бумаги.

Важно получить работника подпись о том, что он получил бумажную трудовую, если он еще не перешел на электронный формат.

Все остальные документы можно составить в любой момент, даже через несколько дней или месяцев после увольнения. Поэтому выдавать их под роспись не имеет смысла. Особенно, учитывая то, что работник имеет право обратится за этим документами в любой момент. Даже в том случае, если он получил все документы при увольнении, расписался за них и потом потерял.

Список документов для увольняющегося работника. Таблица

Форму СЗВ-ТД нужно сдать в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или распоряжения (пп. «в» п. 1 постановления Правительства РФ от 26.04.2020 № 590, п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Документ Основание Когда выдавать и что включать
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
1. Расчетный листок Статьи 136 и 140 ТК РФ. Содержит окончательный расчет и данные о начислениях и удержаниях. Расчетный листок на электронную почту работника: можно или нет?
2. Бумажная трудовая книжка тем, кто сохранил бумажный формат
или
форма СТД-Р тем, кто перешел на электронный формат трудовой.
Часть 4 статьи 84.1 статьи 84.1 ТК РФ. Выдается в последний день работы.
В бумажную трудовую вносится запись об увольнении. Форма СТД-Р содержит сведения о периоде работы в организации.
3. Справка о доходах
Примечание: Справка выдается по запросу. Но, лучше ее выдать в момент увольнения. Работники, которые отказываются получать эти справки в каждом втором случае возвращаются в компанию за этой справкой.
Форма утверждена Приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753. Ранее эта справка называлась 2-НДФЛ. Теперь это приложение к 6-НДФЛ, которое называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица».
Вместо 2-НДФЛ выдаем работникам новую справку из формы 6-НДФЛ
4. Заверенная выписка из формы СЗВ-М
Примечание: Можно выдать СЗВ-М за последний месяц. Справка нужна для подтверждения факта работы.
Пункт 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». В день увольнения или в день прекращения гражданско-правового договора. Включает данные о вознаграждениях за труд, на которые начисляются страховые взносы. ИЛИ не позднее 5 календарных дней с момента обращения
5. Заверенная выписка из РСВ с данными из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах»
6. Заверенная работодателем копия формы СЗВ-СТАЖ
7. Справка о сумме зарплаты по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н Подпункт 3 пункта 2 статьи 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
Порядок выдачи установлен приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н.
Справку нужна выдать в день увольнения.
Как бухгалтеру работать со справкой 182н сумме заработка?
8. Медицинская книжка Письмо Роспотребнадзора от 10.11.2015 № 01/13734-15-32 Если оформлялась во время работы
ДОКУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ ВЫДАЮТ ПО ЗАПРОСУ РАБОТНИКА
1. Справка для службы занятости Пункт 1 статьи 34 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1. Справка содержит данные о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы
2. Копия приказа об увольнении и других документов, связанных с работой, записка-расчет Статья 62 ТК РФ Выдается не позднее трех рабочих дней по заявлению работника.
ДОПОЛНИТЕЛЬНО РАБОТНИКУ ВЫДАЮТ
Выписка из формы ДСВ-3 за квартал увольнения Если фирма перечисляла страховые взносы на накопительную часть пенсии.
Читайте также  Какие медицинские осмотры обследования обязан проходить работник

электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ

Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.

Новая форма трудовой и новый срок для выдачи её сотрудникам

Минтруд утвердил новую форму бумажной трудовой книжки, порядок её ведения и хранения. Самая главная новость — наконец однозначно определили срок, в который нужно выдать бумажную трудовую на руки сотруднику, если он выбрал электронную форму книжки. Приказ вступит в силу с 1 сентября 2021 года.

Что нового в форме бумажной трудовой книжки

Минтруд утвердил изменения приказом от 19.05.2021 № 320н. Он вступает в силу с 1 сентября 2021 года.

Содержание трудовой книжки не изменилось: вся информация, которая указывалась там ранее, останется на месте. Но пересмотрели количество страниц и добавили ещё пару маленьких изменений:

  • увеличили количество разворотов для сведений о работе — с 10 до 14 штук;
  • уменьшили количество разворотов для информации о награждении — с 10 до 7 штук;
  • прописали, что отчество сотрудника указывается при наличии;
  • прописали, что печать проставляется при наличии.

Бумажные трудовые книжки по новой форме надо будет оформлять только взамен утерянных или испорченных. Тем, кто впервые устраивается на работу, нужно заводить электронные трудовые книжки.

Как меняется порядок заполнения

По старой инструкции записи в книжку можно было вносить только ручкой, а с 1 сентября 2021 года можно будет использовать технические средства или ставить штампы и печати.

Если сотрудник увольняется по причине перевода на другую постоянную работу, нужно будет указать наименование юридического лица или фамилию, имя и отчество ИП, который станет новым работодателем.

Прописали порядок действий в случае, когда работника временно перевели на другую работу, а затем признали такой перевод постоянным. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки нужно сделать следующие записи:

  • графа 1 — порядковый номер записи;
  • графа 2 — дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи со временным переводом;
  • графа 3 — наименование структурного подразделения организации, наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
  • графа 4 — дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения, на основании которого работник был переведён временно и переведён на постоянной основе.

Образец записи в бумажной трудовой книжке при переводе на другую должность

Сведения о работе по совместительству можно будет вносить как в хронологическом порядке, так и блоками (сразу о приёме и увольнении) после увольнения из каждой организации.

Как вести учёт бумажных трудовых

Раньше для учёта трудовых книжек нужно было применять утверждённые формы приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё и книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. С 1 сентября они утратят силу вместе с приказом Минтруда, который их утверждал.

Теперь работодатели будут разрабатывать аналогичные формы самостоятельно. Учётные книги и журналы нужно будет пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации или ИП, печатью (при наличии). Сургучная печать и опломбирование больше не требуются.

В какой срок и как выдать бумажную трудовую книжку на руки

Если сотрудник решил перейти с бумажной трудовой книжки на электронную, выдать ему трудовую книжку надо не позднее трёх рабочих дней со дня, когда он подал заявление о переходе. Но выдавайте документ в любом случае не позднее дня увольнения, чтобы избежать претензий от сотрудника.

Ранее Минтруд неоднократно менял свою позицию, и по последним разъяснениям выдавать трудовую надо было в день подачи заявления.

При выдаче в бумажной трудовой книжке сделайте следующие записи:

  1. В графе 1 — порядковый номер записи.
  2. В графе 2 — дата выдачи бумажной трудовой на руки.
  3. В графе 3 раздела «Сведения о работе» — прописать «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».
  4. В графе 4 — заявление о переходе на ЭТК с датой и номером его регистрации.

Образец записи в бумажной трудовой книжке при переходе на электронную форму

Запись должна быть заверена подписью работодателя или сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности. Печать ставится при наличии. На следующей строчке работник ставит свою подпись.

Если дата увольнения сотрудника приходится на отпуск, как выдать трудовую книжку?

О.Я. Решетова,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях

ВОПРОС

У работника 26 июля планируется увольнение. Вместе с тем у работника имеются дополнительные дни отдыха (отгулы за ранее отработанные выходные дни), которые он хочет израсходовать в период с 24 по 26 июля. То есть в день увольнения он на работе находиться не будет. Возможен ли такой вариант?

ОТВЕТ

Да, такой вариант возможен.

Вы можете расторгнуть с сотрудником трудовые отношения в его день отгула. Если он решит взять отгул в последние рабочие дни перед увольнением, препятствовать нельзя.

Работодатель вправе пригласить сотрудника явиться в день увольнения для того, чтобы получить трудовую книжку.

Если же в день увольнения работник отсутствует на работе, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте.

Неправомерно выдавать трудовую книжку накануне увольнения (законодательство не устанавливает такого порядка выдачи трудовой книжки накануне дня увольнения, даже если сотрудник в день увольнения берет отгул).

ОБОСНОВАНИЕ

В соответствии с ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ, днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы, за исключением ситуаций, когда за работником сохранялось место работы, хотя фактически он не работал, то есть существует ситуация, когда день прекращения трудового договора (увольнения) выпадает на нерабочий для работника день.

В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ, в день прекращения трудового договора работодатель должен выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним полный расчет. Если же в день увольнения работник отсутствует на работе, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте (что освободит работодателя от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки), а расчет в этом случае производится не позднее дня, следующего за днем предъявления работником соответствующего требования.

В случае когда работник получает деньги наличными, расчет с ним нужно произвести не позднее следующего дня после того, как он предъявит требование о расчете (ч. 1 ст. 140 ТК РФ). Если он получает зарплату на расчетный счет, то есть безналичным способом, и его личное присутствие не требуется, рекомендуем действовать по общему правилу, то есть выплатить ему все положенные суммы в день увольнения.

По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ч. 4 ст. 153 ТК РФ).

Читайте также  Допускается ли отзыв работника из отпуска

Таким образом, сотрудник вправе перед увольнением воспользоваться всеми неиспользованными дополнительными днями отдыха, а работодатель не вправе отказать ему в этом.

Выдать трудовую книжку следует в день увольнения, в данном случае – в день отгула (иного порядка законодательство не предусматривает).

С этой целью работодатель вправе пригласить сотрудника в день увольнения для того, чтобы получить трудовую книжку и ознакомиться с документами на увольнение.

Если сотрудник не сможет быть лично, то необходимо направить уведомление по почте с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать согласие на то, чтобы ее отправили по почте.

Если сотрудник получает зарплату на расчетный счет, то есть безналичным способом, и его личное присутствие не требуется, рекомендуем выплатить ему все положенные суммы в день увольнения.

О.Я. Решетова,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях

Присоединяйтесь к нам в социальных сетях

Поможем не забыть сделать главное

Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.

Когда работнику должна быть выдана трудовая книжка, а также когда он должен быть ознакомлен с приказом об увольнении: в первый или в последний день отпуска?

Точно можно этим воспользоваться?

Консультация предоставлена 07.07.2017 г.

Работнику предоставлен отпуск без сохранения заработной платы с последующим увольнением по собственному желанию. Сторонами определена конкретная дата прекращения трудового договора — 13.07.2017. Когда ему должна быть выдана трудовая книжка, а также когда он должен быть ознакомлен с приказом об увольнении: в первый или в последний день отпуска?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Предоставление отпуска без сохранения заработной платы с последующим увольнением по собственному желанию не предусмотрено трудовым законодательством. Если работник изъявил желание уволиться по собственному желанию и одновременно желает использовать отпуск без сохранения заработной платы, в этом случае работнику необходимо предоставить работодателю два соответствующих заявления.

Когда в рассматриваемой ситуации сторонами определено, что конкретной датой прекращения трудового договора является 13.07.2017, выдать трудовую книжку работнику необходимо будет именно в этот день, а ознакомить с приказом об увольнении — не позднее указанной даты.

Статьей 127 ТК РФ установлено, что по письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.

Согласно правовой позиции Конституционного Суда РФ, сформулированной в определении от 25.01.2007 N 131-О-О, при предоставлении работнику отпуска с последующим увольнением работодатель, чтобы надлежаще исполнить закрепленную ТК РФ (в частности ст.ст. 84.1, 136 и 140) обязанность по оформлению увольнения и расчету с увольняемым работником, должен исходить из того, что последним днем работы работника является не день его увольнения (последний день отпуска), а день, предшествующий первому дню отпуска.

Следовательно, при предоставлении отпуска с последующим увольнением работодатель обязан ознакомить работника с приказом об увольнении, произвести расчет и выдать трудовую книжку в последний рабочий день работника (перед началом отпуска с последующим увольнением) (смотрите также п. 1 письма Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1 «Об отпуске с последующим увольнением», ответ 1 Роструда с портала «Онлайнинспекция.РФ»).

В то же время отметим, что предоставление отпуска без сохранения заработной платы с последующим увольнением не предусмотрено трудовым законодательством (смотрите также ответ 2 и ответ 3 Роструда с портала «Онлайнинспекция.РФ»).

Как следует из части второй ст. 127 ТК РФ, отпуск, который может быть предоставлен с последующим увольнением, должен быть неиспользованным. Из всех видов отпусков, предусмотренных трудовым законодательством, такой термин применим только к ежегодному оплачиваемому отпуску. Ведь это единственный отпуск, конкретное количество дней которого полагается работнику независимо от его воли и право на который сохраняется до тех пор, пока работник его не реализует.

Конституционный Суд РФ подтвердил, что статья 127 ТК РФ касается тех работников, которые прекращают трудовые отношения и по различным причинам своевременно не воспользовались своим правом на ежегодный оплачиваемый отпуск (определение от 05.02.2004 N 29-О).

Таким образом, об отпуске с последующим увольнением можно говорить тогда, когда работнику по день прекращения с ним трудового договора включительно предоставлены неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска (основного и дополнительных). Если речь идет о другом виде отпуска, например, отпуске без сохранения заработной платы, нормы ст. 127 ТК РФ неприменимы (смотрите определение СК по гражданским делам Московского городского суда от 20.12.2010 по делу N 33-39850).

По нашему мнению, если работник изъявил желание уволиться по собственному желанию и одновременно желает использовать отпуск без сохранения заработной платы, в этом случае работнику необходимо предоставить работодателю два соответствующих заявления. При этом увольнение работника в этом случае должно осуществляться по общим правилам. Аналогичного мнения придерживаются и другие специалисты (смотрите, например: Административный отпуск: когда, кому и сколько? (Л.В. Куревина, журнал «Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение», N 1, январь 2017 г.), Административный отпуск: вопросы и ответы (Е.В. Давыдова, журнал «Отдел кадров коммерческой организации», N 3, март 2017 г.)).

Согласно части третьей ст. 84.1 ТК РФ днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность). В случае увольнения работника по собственному желанию таким днем является либо последний день минимального срока предупреждения работодателя, либо день, указанный работником в заявлении*(1).

Таким образом, когда в рассматриваемой ситуации сторонами определена конкретная дата прекращения трудового договора — 13.07.2017, работодатель будет обязан обеспечить возможность реализации в такую дату всех процедур, связанных с увольнением, включая выдачу работнику расчета и трудовой книжки.

Соответственно, в этом случае выдать трудовую книжку работнику необходимо будет 13.07.2017. Если выдать трудовую книжку невозможно, в частности из-за отсутствия работника на работе, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (смотрите часть четвертую ст. 84.1 ТК РФ).

Согласно части второй ст. 84.1 ТК РФ с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

Конкретных сроков ознакомления работника с приказом об увольнении трудовое законодательство не устанавливает, однако в день увольнения на приказе уже должна быть подпись работника либо отметка работодателя о невозможности ознакомления работника с приказом или об отказе работника от ознакомления с приказом.

Таким образом, с приказом об увольнении работник должен быть ознакомлен не позднее дня увольнения (13.07.2017) (смотрите также ответ 4 и ответ 5 Роструда с портала «Онлайнинспекция.РФ»).

Читайте также  Как оформить отсутствие работника на рабочем месте

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

*(1) По данному вопросу смотрите также: Энциклопедия решений. Дата увольнения по собственному желанию.