Как вернуть трудовую книжку уволенному работнику

Работник не пришел за трудовой

Уволенный сотрудник не получил трудовую книжку, несмотря на все усилия, предпринятые работодателем. Как дальше действовать, подскажут эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Татьяна Трошина и Анна Кикинская.

Сотрудник был уволен, издан приказ об увольнении, но трудовая книжка ему вручена не была. Сотруднику направили телеграмму с просьбой явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, телеграмму получила его мать. Исполнены ли в данной ситуации работодателем требования части шестой ст. 84.1 ТК РФ? Меняется ли дата увольнения? Нужно ли аннулировать старый и издавать новый приказ об увольнении или достаточно приказа об изменении даты увольнения?

В соответствии с частью шестой ст. 84.1 ТК РФ в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. В случае возникновения спора с работником по вопросу о задержке выдачи трудовой книжки работодателю необходимо будет доказать факт направления уведомления работнику. То обстоятельство, что направленное по почте уведомление по каким-либо причинам не было доставлено работнику, само по себе не опровергает факт исполнения работодателем требований части шестой ст. 84.1 ТК РФ (смотрите, например, определения Санкт-Петербургского городского суда от 02.02.2011 N 33-1398/2011, от 02.02.2011 N 33-1404/2011).

Таким образом, работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки со дня, когда уведомление было направлено работодателем в адрес работника, независимо от того, было ли оно вручено адресату лично в руки или в его отсутствие — совершеннолетнему члену его семьи.

В соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя последний обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

Таким образом, ранее изданный приказ об увольнении подлежит отмене и издается новый приказ по унифицированной форме N Т-8 c новой датой увольнения, на основании которого вносится запись в трудовую книжку.

Если исходить из буквального прочтения п. 35 Правил, то новой датой увольнения будет день, когда работнику выдали трудовую книжку.

Однако работник, получив уведомление, может забрать ее как на следующий день, так и через месяц или в любое другое время.

Работодатель, как мы выяснили, освобождается от материальной ответственности со дня направления работнику уведомления. Из п. 35 Правил следует, что дата увольнения переносится при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя. На наш взгляд, это означает, что дата увольнения переносится на день, когда работодатель перестает быть виновным в задержке трудовой книжки. В указанной в вопросе ситуации это дата направления уведомления. Ведь после нее работник уже сам решает, когда ему явиться за трудовой книжкой. После получения работником уведомления уже нельзя говорить, что работник незаконно лишен возможности трудиться в связи с задержкой выдачи ему трудовой книжки.

Суды, определяя новую дату увольнения и руководствуясь при этом п. 35 Правил и статьями 84.1, 234 ТК РФ, приходят к разным выводам:

— новой датой увольнения является день направления уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой (кассационное определение Санкт-Петербургского городского суда от 30.11.2011 N 33-17733/2011 (в тексте кассационного определения удалены фигурировавшие в деле даты, их можно посмотреть, пройдя по ссылке в сети Интернет: http://судебныерешения.рф/bsr/case/594470));

— новой датой увольнения является день получения работником уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой (решение Можайского городского суда Московской области по ссылке: http://судебныерешения.рф/bsr/case/324102; решение Басманного районного суда г. Москвы по ссылке: http://судебныерешения.рф/bsr/case/176541);

— новой датой увольнения является день получения работником трудовой книжки на руки либо день отправки ее по почте (определение СК по гражданским делам Московского городского суда от 16.06.2011 N 33-18290; кассационное определение Верховного Суда Удмуртской республики по ссылке: http://судебныерешения.рф/bsr/case/352400).

Таким образом, на наш взгляд, датой увольнения в рассматриваемой ситуации будет день направления уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой. Если же работник не будет согласен с такой датой, он может обратиться в суд.

Как вернуть трудовую книжку по почте?

Согласно закону, трудовая книжка должна передаваться лично в руки работнику в день его увольнения. Но как быть, если в последний рабочий день человека либо нет на месте, либо он демонстративно отказывается забрать документ?

Согласно требованиям абзаца 4 статьи 84.1 ТК РФ, трудовая книжка должна передаваться лично в руки работнику в день его увольнения. При этом, вопреки устоявшемуся бытовому мнению, не важно – рассчитался ли он с бухгалтерий и отметил ли весь «обходной лист».

Однако бывают ситуации, когда у работодателя не по его вине не получается передать документ. Это случается, например, тогда, когда увольняющегося человека в последний день нет на работе, или если он по какой-то причине отказывается ее забрать. Тогда на помощь руководителю и кадровику приходят правила абзаца 6 статьи 84.1. ТК. Согласно данной норме, если в день прекращения рабочего договора выдать трудовую книжку сотруднику невозможно, работодатель обязан инициировать процедуру отправки документа по почте.

Не смотря на то, что основной алгоритм действий при пересылке вышеуказанного документа законодательно установлен, на практике такая процедура все равно порождает массу вопросов. Поэтому в данной статье я постараюсь указать некоторые «подводные камни», которые могут встретиться на «пути» работодателя при «заочной» передаче трудовой книжки.

Разговор с «несогласным»

Если сотрудник в свой последний рабочий день присутствует в компании, но отказывается получить трудовую книжку, его отказ следует тут же зафиксировать. Для этого можно составить акт, где будет четко указано место, дата и точное время, когда увольняющемуся было предложено забрать документ. Там же следует записать, чем бывший работник мотивировал свой отказ. Далее, нужно указать, в присутствии каких именно сотрудников это произошло, и попросить свидетелей инцидента поставить в акте свои подписи. Завизировать документ должен и увольняющийся. Если же он откажется подписывать акт, об этом также следует поставить отметку.

Период взыскания среднего заработка за задержку выдачи трудовой книжки определяется, начиная со даты прекращения трудового договора и оканчивая днем направления уволившемуся работнику уведомления о необходимости получить трудовую книжку.

После того, как бывший работник навсегда покинет компанию, кадровику нужно в этот же день направить ему по почте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. При этом работодатель для собственного же блага должен соблюсти два правила. Во-первых, уведомление должно быть в письменной форме. Поэтому следует избегать таких неоднозначных способов извещения, как телеграммы, или, тем более, устные пояснения. Во-вторых, извещение должно быть направлено таким способом, чтобы при необходимости вы могли подтвердить, что отослали именно уведомление и именно в день отказа сотрудника от лично получения трудовой книжки. Для этого нужно зарегистрировать извещение в журнале исходящей корреспонденции и там же хранить его копию, а отправить его надежнее всего письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Кроме того, позаботьтесь, чтобы отправка была по всем известным вам адресам бывшего работника. При возникновении каких-либо вопросов это будет дополнительным доказательством вашей добросовестности и осмотрительности.

Обратите внимание, компания освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки именно со дня направления уведомления (ч. 6 ст. 84.1. ТК РФ).

«Бывают случаи, что письмо с «призывом о получении» возвращается обратно из-за истечения срока хранения на почте или отсутствия адресата, — предупреждает московский адвокат Сергей Воронин. – Однако это не должно вас волновать. Ведь именно факт вашей отправки (а не факт получения вашим бывшим сотрудником конверта!), является обстоятельством, освобождающим от материальной ответственности». Это подтверждает и судебная практика. Определение СК по гражданским делам Приморского краевого суда от 25 июля 2012г. № 33-6464, апелляционные определения СК по гражданским делам Белгородского областного суда от 18 сентября 2012 г. № 33-2937 и СК по гражданским делам Иркутского областного суда от 19 июля 2012 г.

Читайте также  Как доказать несоответствие работника занимаемой должности

После отправки уведомления фирме остается только ждать. В течение всего времени ожидания трудовая книжка должна храниться в компании, ведь выслать документ хозяину без его ясно выраженного согласия предприятие не имеет права (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных ПП РФ от 16.04.2003г. № 225.)

«Оставляя трудовую книжку «до востребования» в вашей организации, обязательно сохраняйте и акт ее «хозяина» об отказе забрать документ, и квитанцию об отправке ему уведомления, и опись этого письма, и само уведомление, если оно к вам вернулось», — рекомендует Светлана Виканова, менеджер по персоналу одного из подмосковных складских комплексов, — Потому что если при проверке на предприятии обнаружатся трудовые книжки людей, которые там уже не работают, и фирма не сможет предъявить законных оснований для их хранения, работодателя могут оштрафовать (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)».

При увольнении — отсутствовал

Теперь рассмотрим ситуацию, когда владелец трудовой книжки действительно не имеет возможности самостоятельно ее забрать в последний день работы по причине отсутствия. Здесь возможны следующие варианты. Во-первых, работник мог заранее оформить свое согласие на пересылку ему трудовой книжке. Тогда компания без всяких затруднений вправе выслать ему документ по адресу, указанному в этом в согласии. Обратите внимание, после получения письменного согласия нужно отослать трудовую книжку в течение трех рабочих дней.

Если же в день увольнения в организации нет ни самого сотрудника, ни его письменного согласия на пересылку трудового документа, то работодателю следует действовать, также как и в случае с личным отказом. Тут же составляется и направляется уведомление о необходимости явиться за книжкой или выслать согласие на ее пересылку, и т.д. Здесь тоже существует несколько вариантов развития событий. Вариант первый — бывший работник ответит на ваше письмо и согласиться получить трудовую книжку по почте. Тогда отправлять ее лучше, опять же, письмом с описью вложения. При этом в личной карточке уволившегося и напротив его данных в книге учета движения трудовых книжек сотрудник кадровой службы предприятия должен указать дату отправления ценного письма. А после «прихода» уведомления о вручении – дату получения книжки адресатом.

«Совершая пересылку столь серьезного документа, — рассказывает Светлана Виканова, — я на всякий случай снимаю копию со всех его страниц. Ведь теоретически при пересылке может произойти что угодно вплоть до утери. И в экстренных случаях подобная предусмотрительность будет очень кстати».

Вариант второй – человек может предложить выдать книжку его доверенному лицу. В этом случае последний должен иметь нотариально оформленную доверенность от «хозяина» документа. В ней следует зафиксировать право доверенного лица на получение книжки доверителя, а также на выполнение иных действий, связанных с этим поручением (например, поставить свою подпись в книге учета движения трудовых книжек).

И вариант третий – письмо с уведомлением не получает ответа. В этом случае трудовая книжка должна остаться на хранение в организации.

Профессиональная пресса для бухгалтера

Для тех, кто не может отказать себе в удовольствии полистать свежий журнал, почитать проверенные экспертами качественно сверстанные статьи. Выбрать журнал >>

Работодатель не отдает трудовую книжку в день увольнения. Компенсация за задержу выдачи трудовой книжки и морального вреда.

Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения, которым считается последний день работы. При этом не ставится в зависимость причина увольнения, будет это по инициативе работника или работодателя, или по истечении срока трудового договора. Данная обязанность закреплена в статье 84.1 Трудового кодекса РФ. Безответственный работодатель не отдает трудовую книжку после увольнения из-за своей неграмотности и наплевательского отношения к законодательству. Иногда работодатель с помощью трудовой книжки пытается заставить бывшего работника выполнить определенные действия. Например, вынуждает кладовщика / продавца провести ревизию на складе / в магазине, а в случае выявления недостачи, вычесть денежные средства из зарплаты.

Какие нормативные акты обязывают работодателя отдать трудовую книжку в день увольнения?

Как было сказано выше, Трудовой кодекс Российской Федерации, статья 84.1. Общий порядок оформления прекращения трудового договора. В день прекращения трудового договора — последний рабочий день работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

В день увольнения работнику должна быть выдана:

  • справка о сумме заработка за два предшествующих года (статья 4.1 ФЗ от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»);
  • сведения по страховым взносам обязательного пенсионного страхования (пункт 4 статьи 11 ФЗ от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Не позднее трех дней со дня подачи письменного заявления работодатель обязан предоставить работнику копии приказа о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы; справку о периоде работы у данного работодателя и любые другие документы, связанные с работой (статья 62 ТК РФ).

Стоит заметить, если в последний рабочий день выдать трудовую книжку работнику невозможно по причине его отсутствия на рабочем месте или отказа от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления с работодателя снимается ответственность за задержку выдачи трудовой книжки (статья 84.1 ТК РФ).

Итог. Весомыми обстоятельствами для решения вопроса о наступлении ответственности работодателя за задержку выдачи трудовой книжки являются:

  • дата выдачи трудовой книжки;
  • наличие либо отсутствие направления работодателем уведомления работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой.

Какую ответственность несет работодатель за несвоевременную передачу трудовой книжки?

Невыполнение обязанности о своевременной выдаче трудовой книжки влечет применение мер материальной ответственности к работодателю.

Согласно части 4 статьи 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки. Аналогичная позиция содержится в пункте 35 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечении ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ N 225 от 16.04.2003 года.

Днем увольнения (прекращения трудового договора) в в случае задержки выдачи трудовой книжки считается день ее выдачи. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной (пункт 35 вышеуказанных Правил).

Как рассчитать не полученный заработок?

Не полученный заработок будет равняться средней заработной плате работника. Для всех случаев определения размера средней заработной платы устанавливается единый порядок ее исчисления (статья 139 ТК РФ, Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922). Для начала необходимо посчитать количество рабочих дней прошедших со дня увольнения до дня выдачи трудовой книжки. И посчитать среднедневной заработок. Средний заработок работника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней в периоде, подлежащем оплате.

Стоит отметить, что для исчисления среднего заработка нужно учитывать не только оклад, а также все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат (статья 139 ТК РФ). Сюда относят: надбавки за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет, совмещение, районный коэффициент и другое.

При предъявлении иска заявителю следует приложить расчет среднего не полученного заработка. Если работодатель не оспорит расчет, а суд признает его верным, то указанная сумма при наличии оснований будет взыскана судом.

Компенсация морального вреда за несвоевременную выдачу трудовой книжки.

Размер компенсации морального вреда определяется судом исходя из конкретных обстоятельств каждого дела с учетом объема и характера причиненных работнику нравственных или физических страданий, степени вины работодателя, иных заслуживающих внимания обстоятельств, а также требований разумности и справедливости (Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 года N 2 «О применении судами РФ Трудового кодекса РФ). На большую сумму не стоит рассчитывать, в основном компенсация морального вреда не превышает 5000 рублей.

Читайте также  Как оформить наемного работника индивидуальному предпринимателю

Согласно ст. 237 ТК РФ моральный вред, причиненный работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора.

В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба.

В данном случае очевидно нарушение трудовых прав работника. По вине работодателя в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки работник не может трудоустроиться. Согласно статьям 65 и 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, необходимость предъявления которой лицом, поступающим на работу, предусмотрена при заключении трудового договора.

Срок предъявления иска о возмещение не полученного заработка в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки.

Работник может обратиться в суд в течение одного года со дня выдачи ему трудовой книжки. Согласно абзаца 2 статьи 392 ТК РФ за разрешением индивидуального трудового спора о невыплате или неполной выплате заработной платы и других выплат, причитающихся работнику, он имеет право обратиться в суд в течение одного года со дня установленного срока выплаты указанных сумм, в том числе в случае невыплаты или неполной выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику при увольнении.

Работодатель не отдает трудовую книжку

Трудовая книжка выдается каждому работнику после увольнения для того, чтобы он имел возможность дальнейшего трудоустройства или для подачи ее в Пенсионный фонд при оформления пенсии.

Нередко случаются такие ситуации, что работодатель задерживает трудовую книжку бывшего сотрудника. Поэтому необходимо знать, как реагировать в таких случаях, какие нормы законодательства применяются и какую ответственность несет работодатель.

Работодатель не отдает трудовую книжку

Многие недобросовестные работодатели часто отказываются выдать работнику его трудовую книжку в день расторжения трудового договора, то есть в день увольнения. В результате этого, работник не может устроиться на другую работу. Обычно, такая ситуация когда между работодателем и работником произошел какой-либо конфликт.

Если работодатель не отдает трудовую книжку, то на него ложится обязанность по начислению и выплате заработной платы за весь период, в течение которого трудовая находится у него. В таком случае днем увольнения будет считаться день выдачи документа.

Также обратите внимание на некоторые нюансы, которые связаны с несвоевременной выдачей и ответственностью работодателя:

Выдача трудовой книжки пришлась на самый последний день отпуска, и работник не явился за книжкой Работодатель не несет ответственности
Работник был уволен во время больничного и не явился за трудовой Работодатель наказывается административным взысканием. Увольнение признается незаконным, взыскивается компенсация

Для того, чтобы привлечь работодателя к административной ответственности, вам необходимо будет обратиться с заявлением в территориальное отделение Федеральной службы по труду и занятости. В компетенции данной инстанции привлечение нарушителей трудового законодательства к ответственности. Эта проблема вполне решима на законодательном уровне и является не такой сложной, как утеря трудовой, или еще хуже – потеря всех документов.

Статья о невозврате трудовой книжки

Статья о невозврате трудовой книжки работнику прописана в Трудовом Кодексе, который регулирует отношения между работником и работодателем. В данном случае происходит несоблюдение статьи 232 ТК. Мера ответственности за нарушение данной статьи указывается в Коллективном договоре, который для каждого предприятия разрабатывается в индивидуальном порядке.

Однако, требование о возмещении компенсации через суд при факте несвоевременной выдачи книжки целесообразно только в том случае, если:

  • данные действия нанесли ущерб;
  • вина работодателя доказана;
  • присутствует состав противозаконности в действиях работодателя.

Это значит, что вначале необходимо доказать ущерб. В качестве доказательств могут выступать любые средства вплоть до свидетельских показаний. К примеру, вы хотели устроиться на другую работу, но не смогли это сделать по причине отсутствия трудовой, соответственно вы не получили возможную заработную плату, это могло привести к нервному потрясению, болезни, и т.д.

Возмещение ущерба при отказе от возврата трудовой книжки

Отказ от возмещения ущерба – это повод для обращения в суд. Как правило, для суда достаточно лишь факта несвоевременной выдачи трудовой книжки, чтобы удовлетворить иск работника. Судом выносится постановление возмещении, а со стороны работодателя издается приказ о возмещении и производится непосредственное перечисление денежных средств работнику предприятия.

Также на работодателя может быть наложена ответственность по возмещению морального вреда согласно статье 21 ТК. Работодатель обязан возместить ущерб в сроки, установленные законодательством, при этом от работника требуется ряд доказательств в виде справок о болезнях, которые могли возникнуть при потере работы и пр.

Важно! Часто возникает ситуация, когда работнику не выдается трудовая книжка, если он не подписал обходной лист. Но в ТК и законодательстве, регулирующем трудовые отношения, нет ни одного положения, которое заставляло бы работника подписывать различные обходные листы. Это значит, что невыдача на основании не подписанного “бегунка” полностью является незаконной. И вы можете смело подавать иск.

Компенсация при отказе от возврата трудовой книжки работодателем

Выплата компенсации оформляется отдельным приказом, который передается в расчетный отдел, а основанием для приказа является трудовое соглашение между работником и работодателем в том случае, если сумма компенсации удовлетворила обоих. Если соглашение не было заключено, то основанием для приказа станет постановление суда.

Также, проигравшая сторона, которой чаще всего является работодатель, полностью возмещает все затраты работника, которые связаны с судом, а это – государственная пошлина и различные издержки, которые включают:

  • оплата экспертов из трудовой инспекции;
  • издержки по оплате дороги до суда, если работник проживает в области и т.п.;
  • расходы, которые связаны с проживанием, обеспечивающим своевременную явку по судебной повестке, опять-таки касается работников, проживающих в области;
  • оплата услуг адвокатской защиты;
  • оплата расходов на запросы в различные ведомства и инстанции.

Если суд будет лоялен к работнику, то работодатель будет обязан компенсировать данные расходы, поэтому, как правило, все подобные моменты решаются работодателем в мирном порядке без обращения сотрудника в суд или трудовую инспекцию. Кроме того, если работодатель задерживает выплату, то это повод для еще одного обращения в суд, где чаще всего начисляется процент на сумму выплаты. Ваше юридически грамотное поведение в суде и предоставление всех материалов – гарантия успеха.

Как восстановить трудовую книжку

Бывает, что документы приходят в негодность, теряются или даже похищаются.

Что же делать, если вы лишились такого важного документа, как трудовая книжка.

Порядок восстановления трудовой книжки регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. №69.

Нужно сразу отметить, что, хотя мы и будем далее в статье использовать термин «восстановить утраченную трудовую книжку», по существу этот термин не совсем верен.

Никто вам не изготовит новую трудовую книжку с абсолютно теми же записями, буква в букву, взамен утраченной.

Правильнее будет говорить о выдаче дубликата трудовой книжки. Указанный дубликат выдается не только при непосредственной утере трудовой книжки, но и при приведении подлинника трудовой книжки в негодность (обгорела, порвана, испачкана).

Также вы можете потребовать выдачи дубликата трудовой книжки, если в первоначальную трудовую книжку вам была внесена запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная впоследствии недействительной.

Это, пожалуй, единственный случай, когда дубликат будет максимально соответствовать оригиналу, так как в дубликат из трудовой книжки будут перенесены все записи, кроме той, которая была признана недействительной.

Но и в этом случае в дубликате не будет ни печатей организаций, где вы работали ранее, ни подписей кадровых работников с предыдущих мест работы.

Кто восстанавливает трудовую книжку

Обязанность по восстановлению трудовой книжки возложена на последнего работодателя.

Однако следует учесть, что эта обязанность возникнет у него только (!) после того, как вы напишите ему заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.

Кого же именно считать последним работодателем из тех, у кого вы работали ранее, зависит именно от вашего выбора.

Бывали случаи, когда работников «увольняли по статье» и, чтобы избавиться от «плохой» записи в трудовой книжке, эти работники якобы теряли трудовую и обращались за её восстановлением не к последнему работодателю, а к более раннему.

Также о факте утраты или порчи трудовой книжки вы можете заявить и при устройстве на работу к новому работодателю, к которому только устраиваетесь.

Читайте также  Гарантии при сокращении численности или штата работников

Тогда обязанность выдачи дубликата трудовой книжки будет возложена на него.

Почему же трудовую книжку должен восстанавливать работодатель, причем чаще всего бывший?

Ведь потеряли трудовую книжку скорее вы сами, тогда как работодатель вашу трудовую книжку хранил настолько ответственно, что отказывался выдавать её даже вам.

Более того, за нарушение порядка хранения трудовых книжек кадровику грозило дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

Объясняется это в основном двумя моментами:

    Во-первых, ведение трудовой книжки, в том числе внесение в неё записей и их содержание, требует определенных знаний, которыми обладает не всякий работник, не искушенный в области кадрового делопроизводства.

Неправильно же внесенная запись может повлечь для вас негативные последствия.

Вас, например, могут не взять на государственную или муниципальную службу, не засчитав период стажа работы по специальности, или вам будет назначена пенсия в размере меньшем от возможного.

Хотя нужно признать, что и опытные кадровики допускают ошибки, за исправлением которых приходится обращаться в суд.

Во-вторых, заполнение трудовой книжки именно работодателем лично, в случае ИП, или кадровым работником, то есть должностным лицом, отвечающим за внесенные им записи, правильность которых он заверяет собственной печатью и подписью, в какой-то степени ограждает будущих работодателей от произвола работников.

Можно представить, какая бы царила неразбериха, если бы работники писали себе в трудовые книжки записи по своему разумению и желанию.

Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки

Непосредственно правилами ведения трудовых книжек форма заявления о восстановлении трудовой книжки не предусмотрена, но, так как от правильности этого заявления зависит реакция работодателя, мы приведем образец такого заявления и отметим некоторые особенности его составления и вручения.

Итак:

В соответствии с действующими правилами дубликат трудовой книжки должен быть выдан работодателем по последнему месту работы.

О том, что последним работодателем являлся именно ООО «Компакт» говорит первый абзац приведенного заявления.

Второй абзац содержит в себе основание обращения за дубликатом трудовой книжки – утеря, кража, приведение в негодность.

Причем, если утрата трудовой книжки ничем подтверждаться не должна, да и не может, в случае порчи трудовой книжки целесообразно будет эту испорченную книжку приложить к заявлению, отметив, естественно, факт передачи испорченной трудовой книжки в тексте заявления.

Что касается хищения трудовой книжки, то данный факт лучше всего подтверждается заявлением в полицию.

На возможное возражение об отсутствии такого преступления, как хищение трудовой книжки, сошлюсь на ч. 2 ст. 325 Уголовного кодекса РФ, которая предусматривает ответственность за «похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа».

Несомненно, что трудовая книжка является важным документом.

Поскольку бывшему работодателю не очень-то хочется заниматься вашими проблемами, третий абзац напомнит работодателю, что, в соответствие с действующими правилами, дубликат трудовой книжки должен быть изготовлен и выдан в течение 15 дней с даты обращения.

Во избежание споров об этой дате обращения заявление рекомендуется делать в двух экземплярах.

Один экземпляр вручается секретарю или иному должностному лицу, ответственному за прием корреспонденции, а на втором экземпляре, который останется у вас, делается отметка о вручении, обязательно с проставлением даты.

Если соответствующий работник отказывается делать отметку, заявление (в одном экземпляре) нужно отправить по почте заказным письмом с уведомлением и описью вложения.

Тогда 15-дневный срок начнет течь с даты, указанной в почтовом уведомлении о вручении.

Исключением является ситуация, когда дубликат трудовой книжки делает текущий работодатель, трудовой договор с которым действует в настоящее время.

В этом случае ни о каких 15 днях речи идти не может. Дубликат трудовой книжки вы получите только при увольнении.

На основании каких документов вносятся записи в дубликат трудовой книжки

В соответствии с правилами ведения трудовых книжек записи в дубликат трудовой книжки вносятся на основании надлежаще оформленных документов.

К таким документам могут относиться:

  • письменные трудовые договоры;
  • справки, выдаваемые работодателямис предыдущих мест работы;
  • справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей;
  • выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
  • лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
  • решение суда об установлении трудового стажа и т.п.

Под фразой о надлежащем оформлении указанных документов подразумевается, что все документы должны быть представлены в подлинниках или в копиях, заверенных надлежащим образом.

То есть в любом случае, подлинник это или копия, документ должен иметь «живые» подписи и печати.

В связи с этим хочется отметить некоторые разночтения между Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. №69.

Если в первом к документам, на основании которых в дубликат трудовой книжки вносятся записи, относятся также копии приказов о приеме на работу (увольнении), то в Постановление Минтруда к таким документам относятся только оригиналы, с которых сам работодатель по последнему месту работы снимает копии и сам же заверяет.

В этом отношении Постановление Минтруда не очень обоснованно, ведь зачастую на руки работнику выдается даже не копия приказа, а лишь выписка из него, которую, строго говоря, никак к оригиналу приказа не отнесешь.

Благо, что Постановления Правительства имеет более весомую юридическую силу, которая нивелирует противоречия в указанных нормативных актах.

Работодатель обязан содействовать в сборе указанных документов, но фактически он ограничен в своих действиях.

Ему каждый раз будет необходимо доказывать, что он запрашивает личные данные не просто так, а в рамках содействия работнику.

Сам же гражданин, как непосредственный участник трудовых правоотношений, может собрать все документы с меньшими временными затратами.

Или узнайте ЗДЕСЬ сколько мы должны работать

Какие записи вносятся в дубликат трудовой книжки

В общем, правила заполнения дубликата трудовой книжки те же, что и первоначальной трудовой книжки.

Однако, так как редко удается собрать все приказы о приеме и увольнении, о поощрении, присвоении классных чинов (именно сами приказы, а не документы с ссылками на эти приказы), существуют требования к минимально необходимым записям в дубликат трудовой книжки.

Так, в дубликат трудовой книжки обязательно должны включаться сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:

  • в графе 2 (форма трудовой книжки с разбивкой по графам указана ниже ) указывается дата приема на работу;
  • в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

  • Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора),
  • а в графе 3 — причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

    В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

  • В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
  • Особенностью внесения записей именно в дубликат трудовой книжки является то, что, если в первоначальной трудовой книжке основанием внесения записи является именно приказ, в дубликате это может быть другим документом, который лишь содержит ссылку на приказ или трудовой договор.

    Так вот в дубликат записываются реквизиты именно такого документа (например выписка из архива, судебное решение и т.п.), даже если в таком документе есть ссылка на приказы о приеме (переводе, увольнении) работника.

    Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указаниемпричин и ссылкой на статью, пункт закона)

    Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись