Как трудоустроить работника в ИП

Как ИП принять на работу сотрудника в 2021 году

Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии

Приняв работника, предприниматель обязан в течение 3 дней оформить с ним трудовой договор и сделать запись в трудовой книжке, оформить кадровые документы. Затем встать на учет в Соцстрахе (ПФР ставит на учет сам, с помощью налоговой), вовремя платить зарплату и взносы. Если он нарушит нормы законода, ему грозит ответственность:

• административная ответственность — штраф до 50 000 рублей или приостановление деятельности до 90 дней;
• налоговая ответственность — штраф зависит от тяжести нарушения;
• уголовная ответственность — штраф до 200 000 рублей или лишение свободы в срок до 2 лет.

Какой договор заключить

В зависимости от вида работ можно заключить трудовой или ГПХ.

Трудовой договор заключают, если работник выполняет работу по определенной должности (сторож, шофер, продавец). Этот договор регулируется Трудовым кодексом РФ. Работодатель вносит запись в трудовую книжку, платит отчисления на пенсионное, медицинское, социальное страхование. Работнику положена регулярная зарплата, отпускные, больничные и компенсации при увольнении.

Гражданский договор заключают, если работника наняли для выполнения определенной задачи (ремонт офиса). Договор регулируется гражданским кодексом. Запись в трудовую книжку не делается. При заключении ГПХ с ИП страховые взносы не платятся, так как предприниматель уже платит взносы “за себя”. Гарантии по этому договору — только те, о которых договорились работодатель и работник.

Поэтапное оформление работника

Для оформления работника нужны документы:

• трудовая книжка (если это трудовой договор);
• паспорт;
• СНИЛС;
• военный билет;
• диплом об образовании;
• свидетельства о рождении детей, если есть.

Трудовой договор оформляется так:

Шаг 1. Попросите работника написать заявление о приеме на работу.

Шаг 2. На основании статьи 57 ТК РФ оформите трудовой договор в 2 экземплярах. Первый экземпляр отдается сотруднику, второй — остается у вас.
В договоре обязательно должны быть:

• реквизиты организации;
• ФИО предпринимателя и работника;
• паспортные данные сотрудника;
• график работы;
• сведения о заработной плате и премиях;
• трудовые обязанности;
• дата заключения договора и подпись.

Шаг 3. Проведите для нового сотрудника вводный инструктаж, познакомьте компанией и локальными актами.

Шаг 4. Оформите приказ о приеме на работу.

Шаг 5. Заведите личную карточку для нового сотрудника.

Шаг 6. В течение недели со дня подписания трудового договора сделайте запись в трудовой книжке.

После приема первого сотрудника сообщите об этом в ФСС — в течение 30 календарных дней со дня подписания договора. Если вы не успеете этого сделать, то за 90 дней просрочки грозит штраф — 5000 рублей, а дольше — 10 000 рублей.

Для регистрации в Соцстрахе нужны:

• заявление;
• копия вашего паспорта;
• трудовые книжки сотрудников;
• ГПХ, если в них прописаны отчисления на травматизм.

Выплаты сотруднику и за сотрудника

Согласно статье 136 ТК РФ работодатель обязан каждые полмесяца выплачивать работнику зарплату. Сроки выплат прописаны в трудовом договоре. Если выплаты поступили несвоевременно, предпринимателю грозит административная или материальная ответственность.

Если сотрудник оформлен по трудовому договору, то он имеет право на ежегодный отпуск и больничные. Раз в месяц из заработной платы работника удерживается НДФЛ, который составляет 13%, и перечисляется в бюджет.

ИП перечисляет страховые взносы за сотрудников по трудовым договорам (но не по ГПХ). Взносы платят до 15 числа каждого месяца на реквизиты налоговой и ФСС.

Отчетность по сотруднику

С наймом работников у ИП увеличивается количество отчетов. Их придется сдавать в 3 инстанции.

Налоговая:

• Раз в год сдавайте отчет о среднесписочной численности работников. Он предоставляется до 20 января — за предыдущий год.
• Справка 2-НДФЛ сдается раз в год до 1 апреля. В ней собрана информация о доходах и вычетах сотрудников.
• Справка 6-НДФЛ сдается каждый квартал до 1 числа следующего квартала. В ней — суммы подоходного налога, который работодатель рассчитал, удержал с зарплат работников и перечислил в бюджет.

Пенсионный фонд:

• Отчет по форме СЗВ-СТАЖ. Информация о страховом стаже сдается раз в год по итогам года — до марта следующего года.
• Отчет по форме СЗВ-М сдают ежемесячно до 15 числа следующего месяца. В нем передаются сведения о работодателе и работниках.

Соцстрах: сдаем отчет по форме 4-ФСС один раз в квартал до 25 числа следующего квартала, если предприниматель платит взносы по несчастным случаям.

Передайте заботу о начислениях, налогах, взносах и отчетах в руки надежного бухгалтера. СКБ Контур найдет и проверит специалиста под вашу специфику и бюджет. Получайте бухгалтерские услуги под контролем Контура.

Как ИП принять на работу сотрудника

Нужен ли вам этот курс?

Подпишитесь на наш канал на YouTube!

Индивидуальный предприниматель имеет возможность принимать на работу сотрудника, согласно нормам Трудового кодекса. Процедура не существенно отличается от процесса приема на работу в штат организации. Есть особенности и нюансы, описанные в главе 48 Трудового кодекса РФ.

Оформление на работу: нормы закона

Обязательное требование ко всем работодателям – официальное трудоустройство работника. Трудовой договор или запись в трудовую книжку должны быть оформлены до третьего дня от начала работы сотрудника.

Нарушение данной нормы влечет за собой ответственность в рамках закона:

• Уголовная предполагает возможность лишиться свободы на 2 года или необходимость выплатить штраф в размере 200 000 рублей;
• Административная: штраф – не более 50 000 рублей, до 90 дней приостановления деятельности компании;
• Налоговая: штраф налагают проверяющие службы, его размер зависит от особенностей нарушения.

Как нанимать работника официально?

Существует несколько способов, которые позволяют нанять сотрудника: заключение договора (гражданско-правового или трудового), оформление кадровой документации, регистрация в ФСС.

Обязательным является требование в течение 30 дней зарегистрироваться в Пенсионном фонде – это требование не зависит от выбранного способа оформления на работу.

Оптимальный вариант оформления для индивидуального предпринимателя – гражданско-правовой договор. Его особенность в том, что он предполагает оформление для выполнения определенных работ или услуг, что не требует регистрации в ФСС.

Как оформить сотрудника: пошаговая инструкция

Для оформления работника требуется предоставить работодателю такие документы:

— Документ, подтверждающий личность (паспорт);
— СНИЛС;
— Трудовая книжка при наличии;
— Диплом о получении образования или другой документ, который подтверждает квалификацию специалиста;
— Документ воинского учета, если имеется.

Как это происходит?

1. Первым шагом является написание заявления новым сотрудником о приеме на работу, согласно штатному расписанию.
2. Оформляется трудовой договор – эта задача возлагается на работодателя, регулируется данное положение нормами статьи 57 Трудового кодекса РФ. Требуется составить 2 экземпляра – для работодателя и работника.
3. Работник от работодателя получает всю информацию о правилах работы, ознакомляется с должностной инструкцией, положениями об охране труда, нормами рабочего дня и правилами распорядка.
4. Работодатель оформляет документ – приказ о приеме на работу, согласно форме Т-1.
5. Оформляется личная карта работника.
6. В течение первой недели работодатель должен внести запись трудовую книжку работника.

Какие данные указывают в трудовом договоре?

— ФИО сторон;
— График работы;
— Обязанности работника;
— Реквизиты;
— Паспортные данные;
— Данные об оплате труда;
— Дата и подпись.

Выплаты за работника и работнику

Нормы законодательства регулируют необходимость каждые полмесяца выплачивать работнику заработную плату, согласно статье 136 Трудового кодекса РФ. Особенности выплат, их объемы, указываются в трудовом договоре. Процесс выплат требует обязательного ведения кадрового учета и табеля времени. Если работодатель не выплачивает заработную плату или делает это своевременно, ему грозит материальная или административная ответственность.

Если предприниматель нанимает сотрудников в определенном количестве, он, согласно закону, должен выплачивать определенные взносы. До 15 числа каждый месяц перечисляются страховые взносы, это 30% заработной платы работника, из них 22% — ПФР, 5,1% — ФОМС, 2,9% — ФСС. Если речь идет о сотруднике, с которым заключен гражданско-правовой договор, выплаты в ФСС могут перечисляться, но они не обязательны.

Если работник оформлен по трудовому договору, он имеет право на отпуск и больничный – оплачиваемые, определенное количество дней. Каждый месяц из заработной платы работника удерживается НДФЛ для перечисления в бюджет. Размер этой выплаты – 13%, перечисляется в налоговую в течение 2 дней после перечисления заработной платы работнику.

Как ИП принять на работу сотрудника

Согласно Трудовому кодексу, индивидуальный предприниматель имеет право нанимать на работу сотрудников и этот процесс мало чем отличается от работодателя организаций. Однако, глава 48 ТК РФ описывает особенности труда работников, деятельность которых связана с ИП.

По закону каждый работодатель должен официально трудоустраивать наемных работников. В течение трех дней, после того как сотрудник приступил к работе, работодатель обязан оформить их отношения трудовым договором и внести запись в трудовую книжку.

Если предприниматель нарушает требования законодательства, то на него накладывается ответственность:

Административная — штраф в размере до 50 тысяч рублей или замораживание деятельности до 90 дней;

Налоговая — штраф от проверяющих служб в зависимости от тяжести нарушения;

Уголовная — штраф в размере до 200 тысяч рублей или лишение свободы до 2 лет.

Для того, чтобы нанять сотрудника необходимо:

Заключить трудовой или гражданско-правовой договор;

Оформить кадровые документы;

Зарегистрироваться в Фонде социального страхования (ФСС).

Гражданско-правовой договор облегчает процесс трудоустройства для индивидуального предпринимателя. В этом случае договор заключается на выполнение конкретного объема работы или оказание услуги и не требует регистрации в ФСС.

Также независимо от того, какое трудовое соглашение было заключено, работодатель в течение 30 дней с момента оформления первого сотрудника, обязан зарегистрироваться в Пенсионном фонде.

Пошаговое оформление работника

Для того, чтобы работодатель смог оформить работника, ему необходимо предоставить следующий пакет документов:

Трудовую книжку (если отсутствует, оформить самостоятельно);

Документы воинского учета;

Документы, подтверждающие квалификацию работника (диплом о высшем или незаконченном высшем образовании).

Рассмотрим пошаговое оформление работника согласно ТК РФ:

1. Сотрудник должен написать заявление о приеме на работу в соответствии со штатным расписанием.

2. Согласно статье 57 ТК РФ в 2 экземплярах работодатель оформляет трудовой договор. Один экземпляр остается у предпринимателя, другой отдается работнику. В договоре обязательно должна быть прописана следующая информация:

ФИО работника и работодателя;

Паспортные данные работника;

Информация о заработной плате и премиях;

3. Работодатель ознакамливает нового работника со своей деятельностью и имеющимися локальными актами: должностной инструкцией, положение об охране труда, правила внутреннего трудового распорядка и др..

4. Предприниматель оформляет приказ о приеме на работу согласно унифицированной форме Т-1..

5. Работодатель заводит личную карточку работника.

6. Руководитель вносит запись в трудовую книжку в течение недели с момента заключения трудового договора.

Выплаты сотруднику и за сотрудника

Статья 136 ТК РФ предусматривает, что предприниматель обязан каждые полмесяца выплачивать сотруднику заработную плату. Сроки и порядок выплат установлены трудовым договором. При начислении зарплаты необходимо вести кадровый учет и табель рабочего времени. Несвоевременная выплата накладывает на работодателя административную или материальную ответственность.

Работник, оформленный по трудовому договору имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск и больничный. В свою очередь работодатель должен раз в месяц из зарплаты удерживать НДФЛ и перечислять в бюджет. Он составляет 13% и перечисляется в налоговую не позднее двух дней после начисления зарплаты.

Предприниматель, который привлек определенное количество сотрудников, становится работодателем, а значит должен перечислять установленные законодательством взносы. Страховые взносы должны быть оплачены до 15 числа каждого месяца. Ставка взносов составляет 30% с зарплаты сотрудника, где 22% в ПФР, 5,1% в ФОМС и 2,9% в ФСС.

При заключении гражданско-правового договора, работодатель не обязан оплачивать средства в ФСС, но по желанию перечисления допускаются.

Отчетность предпринимателя по сотруднику

С наемными работниками у предпринимателя увеличивается количество отчетов, которые следует сдавать в разные органы. Соответственно работодателю важно знать куда, в какие сроки и какие отчеты необходимо предоставить.

Отчеты по работникам сдаются в три инстанции:

Фонд социального страхования.

В налоговую необходимо сдать следующие отчеты:

Сведения о среднесписочной численности работников — данные сдаются один раз в год. Предоставить их необходимо до 20 января следующего года. Например, отчет за 2017 год нужно предоставить до 20 января 2018 года. Сведения нужны для того, чтобы налоговая контролировала численность работников при расчете налогов и наложении налоговых специальных режимов.

Справка 2-НДФЛ — отчет предоставляется один раз в год до 1 апреля по каждому работнику. В справке отображена информация о доходах работника, положенных вычетах и удержанном подоходном налоге за прошедший год. Если в штате индивидуального предпринимателя больше 25 человек, отчет сдается в электронном виде.

Справка 6-НДФЛ — сдается поквартально до 1 числа следующего квартала. Предоставить справку необходимо вовремя. За просрочку, помимо денежного штрафа, налоговая вправе заблокировать расчетный счет.

Расчет страховых взносов — сдается поквартально до 30 числа следующего квартала.

В Пенсионный фонд необходимо предоставить два отчета:

Сведения о страховом стаже — сдаются один раз в год по итогам года. Предоставить отчет необходимо до 1 марта следующего года.
СЗВ-М — предоставлять отчет нужно ежемесячно до 15 числа следующего месяца. В документе указаны сведения о работодателе и о работниках. По работникам должна быть следующая информация: ФИО, СНИЛС и ИНН.

Фонд социального страхования:

4 ФСС — отчет предоставляется один раз в квартал работодателем, которые уплачивают взносы по несчастным случаям. Отчет нужен для того, чтобы работодатель мог вернуть часть выплаченных средств. Сведения необходимо предоставить до 25 числа следующего квартала.

Оформление работника на полставки

Алгоритм принятия сотрудника на неполный рабочий день практически не отличается от приема на полную ставку. Но есть несколько нюансов:

1. Принять заявление. В заявлении о приеме на работу работник указывает желаемую должность и размер ставки.

2. Ознакомление с локальными актами под подпись.

3. Заключение трудового договора, где особое внимание уделяется пунктам о выработке часов и размеру ставке.

4. Издание приказа, в котором обязательно указывается информация, что работник принят на полставки.

5. Запись в трудовую книжку. Информация о ставке не указывается.

При заключении трудового договора следует рассчитать количество часов для неполной ставки. Необходимо конкретно указать количество часов, отрабатываемых в день, неделю или месяц. Эта информация нужна для того, чтобы правильно рассчитать заработную плату. При этом в трудовом договоре рекомендуют указывать зарплату за полную ставку, но следует уточнить, что работник принят на полставки и зарплата составляет меньшую сумму.

Законом РФ установлена минимальная оплата труда. Но, работая на полставки, работник может получать ниже этой суммы. Уточнение в трудовом договоре помогут избежать проблем с трудовой инспекцией и объяснить, почему оплата производится в меньшем размере, чем установленный минимум.

Чаще всего работники устраиваются на полставки, имея основное место работы. В этом случае трудовая книжка остается на основном месте и никакие записи о подработке не заносятся.

Оформление временного работника

В процессе рабочей деятельности возникают ситуации, когда работник уходит в декретный отпуск или оформляет долгосрочный больничный. Работодатель вынужден привлечь дополнительное лицо для осуществления трудовых обязанностей, временно отсутствующего сотрудника.

Предприниматель может прибегнуть к нескольким вариантам.

Передать обязанности на другого работающего у него сотрудника.

В этом случае заключается дополнительное соглашение и издается приказ. В документах следует указать информацию о дополнительных трудовых обязанностях и изменениях в заработной плате. Помимо своих трудовых функций, работник обязан выполнять возложенные дополнительные обязанности.

Перевод сотрудника на временно освободившуюся должность. С работника полностью снимаются предыдущие обязанности и назначаются новые. Пребывать на должности в связи с переводом можно не более года. Запись в трудовую книжку не заноситься. Как только отсутствующий работник возвращается, замещающий его сотрудник перемещается на свою должность. Для осуществления перевода, работодатель оформляет дополнительное соглашение к трудовому договору.

Заключение срочного договора.

Заменить отсутствующего работника может новый сотрудник, с которым заключается срочный трудовой договор. Договор оформляется также, как и бессрочный, но прописывается уточнение, что работник нанят с целью замещения временно отсутствующего работника. Если известна дата возвращения сотрудника, можно конкретными сроками ограничить работу нового работника.

Как ИП правильно оформить работника?

Индивидуальный предприниматель в процессе своей деятельности сталкивается с самыми различными сложными вопросами. Один из них – как ИП официально оформить работника, если, например, до этого момента сотрудников у него не было? Ведь правильное заполнение всех документов обезопасит предпринимателя и его персонал от возможных проблем с налоговыми или другими органами.

Как оформить работника в ИП?

Чтобы ИП имел возможность оформлять на работу сотрудников, требуется регистрация в Пенсионном фонде его как работодателя. Если деятельность основана на патенте, тогда нанять для сотрудничества в качестве работников вы можете не более пяти человек. Перед тем, как нанимать персонал по трудовому договору, ознакомьтесь с профильным законодательством, чтобы избежать неточностей и неприятностей, связанных с оформлением документации по кадрам.

В случае, если самостоятельно справиться с принятием работника вы не можете, можно обратиться к специалисту, который поможет вам с этим вопросом. С ним можно будет сотрудничать посредством контракта на обслуживание, если он также является ИП.

Как нанять сотрудника на работу в ИП по трудовому договору?

При принятии на работу сотрудников предприниматель несет не только дополнительные затраты, но у него появляются и новые обязательства как перед работником, так и перед государством. От того, каким образом будет заключен контракт и какие пункты он будет включать, зависит объем этих обязанностей.

Порядок действий ИП при принятии сотрудника на должность

• С наемным работником необходимо заключить либо трудовой договор, либо гражданско-правовой.

1. В каком случае заключается трудовой контракт? Если будущий сотрудник будет выполнять однотипную работу длительный промежуток времени, как например, продавец, охранник и т.д. В трудовом договоре обозначены все моменты графика работы, оплаты труда, обязанности работодателя и работника.
2. Гражданско-правовой заключают в тех случаях, если работник будет выполнять работу разово в определенный период времени и с ограничением по срокам исполнения. Например, разработка дизайна сайта организации, проведение ремонтно-строительных работ в помещении компании, и т.д.

• В течение десяти дней после того, как трудовой договор заключили, предпринимателю необходимо зарегистрироваться в Фонде социального страхования и в фонде медицинского страхования как работодателю.
• В период одного месяца после того, как произошло заключение трудового договора, ИП должен зарегистрироваться в Пенсионном фонде РФ как работодатель. После того, как регистрация будет пройдена во всех фондах, предприниматель получит специальные извещения, где указаны номера для уплаты налогов на работника. Они будут отличаться от тех, которые были присвоены ИП для уплаты налогов и других взносов за себя.
• Непосредственно заключаем контракт с сотрудником и соответственно с действующим законодательством оформляем его. Делаем отметку в трудовой книжке о принятии сотрудника на определенную должность. Впоследствии для принятия на работу новых членов персонала не нужно будет никаких регистраций в различных фондах и органах, а просто заключение договора между работодателем и сотрудником и заполнение необходимых кадровых документов.

Как ИП оформить работников? Какой вид контракта выбрать?

Если существует возможность заключения двух разных видов контрактов между сотрудником и работодателем, необходимо рассмотреть, в каких случаях допустимо использовать тот или иной из них.

В каком из случаев будет уместно заключение определенного варианта?

Если работа одного вида будет выполняться сотрудником достаточно длительный период времени, заключают трудовой контракт.

Если же работа предусматривает выполнение сотрудником конкретной работы, которая еще и ограничена во времени – заключают гражданско-правовой договор.

Нормами какого законодательства происходит регулирование?

Оформление сотрудников в ИП по трудовому договору регулируется Трудовым кодексом РФ, а гражданско-правового, соответственно – Гражданским кодексом.

Вносятся ли сведения по договорам в трудовую книжку?

Если сотрудник был оформлен работодателем по трудовому договору, то сведения о его трудоустройстве обязательно вносят в его трудовую книжку. А вот если между сотрудником и работодателем заключен гражданский контракт – в трудовую книжку запись не вносят.

Необходимо ли вносить страховые взносы за персонал в государственный бюджет?

Медицинское страхование, пенсионное страхование и социальное страхование являются обязательными взносами при оформлении соискателя в индивидуальное предприятие посредством контракта. Также все взносы требуется вносить за работника, если сотрудничество происходит по гражданско-правовому договору, кроме выплат социального страхования, если только это условие не оговорено гражданским договором, который был заключен.

Каковы социальные гарантии, которые предоставляются работодателем членам персонала?

В соответствии с положениями контракта производится:

• регулярная выплата работнику его заработной платы,
• оплата больничных листов,
• оплачиваемый ежегодный отпуск,
• выплата пособия в связи с увольнением работника по инициативе работодателя,
• гарантия необходимых условий для рабочей деятельности.

При заключении гражданско-правового договора его условия оговариваются работодателем и наемным работником, и могут не содержать те пункты, которые являются обязательными при составлении контракта. То есть в договоре должны быть только те условия, которые будут устраивать обе стороны.

Какие документы оформляют взаимоотношения между работодателем и соискателем, которого принимают на работу?

При заключении трудового контракта: письменное заявление соискателя с просьбой принять его на работу и приказ работодателя о приеме его на должность.

Если оформление работников у ИП происходит посредством заключения гражданского договора – только сам этот документ.

Оформление сотрудников на работу в ИП подразумевает подписание определенных документов.

Важные моменты: законодательный аспект

Перед тем, как оформлять сотрудника ИП, следует изучить Трудовой кодекс и следовать его статьям. Обязательные условия, которые должны присутствовать в контракте согласно статье 57 ТК РФ:

• ФИО работника и работодателя;
• сведения об удостоверяющих личность документах обоих сторон;
• идентификационный номер, который присвоен работодателю как налогоплательщику;
• дата заключения трудового договора и место его подписания;
• должностные функции персонала;
• конкретное место и адрес работы;
• в соответствии, каких условий будет происходить оплата труда (размер оклада, премиальные выплаты, дотации, надбавки, поощрения);
• режим работы и отдыха сотрудника;
• компенсации, которые будут выплачиваться при работе во вредных или опасных условиях труда;
• условия обязательного страхования сотрудника.

О том, как оформлять работников в ИП, оговаривается в Трудовом кодексе. Но некоторые недобросовестные предприниматели, которые хотят сэкономить на тех взносах, которые вносятся за персонал, могут оформлять его не по трудовому договору, а по гражданско-правовому. В таком случае есть вероятность, что при возникновении спорных вопросов между работодателем и сотрудником в суде этот контракт могут признать трудовым. После разбирательства предпринимателю все же придется выплатить все необходимые взносы и налоги на сотрудника, обеспечить сохранение его прав в соответствии с законодательством.

Процедура оформления работника ИП достаточно проста, и от предпринимателя не требуется ведения полного учета кадров и кадрового документооборота. Но все-таки стоит позаботиться о заполнении всех необходимых форм по трудоустройству, чтобы избежать неточностей и спорных вопросов у контролирующих органов и возможных споров с кадрами.

Какой набор документов предоставляется от соискателя работодателю?

Перед тем, как оформить работника в ИП , у него потребуют следующие документы:

Обязательные взносы индивидуального предпринимателя

Так как ИП не получает заработную плату, из которой вычитают страховые взносы в обязательном порядке, а получает прибыль от своей деятельности, то платить эти взносы за самого себя он должен в специальном порядке. Размер этих выплат напрямую зависит от объема прибыли предпринимателя.

Индивидуальный предприниматель уплачивает взнос в Пенсионный фонд РФ, а также ежемесячные взносы в фонды обязательного медицинского страхования РФ. Но в Фонд социального страхования РФ он вносить выплаты не должен, так как его деятельность не подразумевает оплаты больничных листов.

За несвоевременное внесение взносов или полное уклонение от их выплат ИП несет ответственность, и органы власти могут взыскать с него в принудительном порядке необходимые суммы с учетом штрафных санкций и пеней. При этом процент штрафного взыскания может быть вдвое больше, если будет доказано предумышленное уклонение от уплаты.

ИП нанимает работников: оформление, налоги, отчеты

Марина Баландина, профессиональный бухгалтер

Оформлять или не оформлять работников? Вот вопрос, который волнует всех ИП, когда работать в одиночку становится невозможно. Не оформлять рискованно, да и сами работники хотят, чтобы шел стаж. Но и «попасть» на дополнительные отчеты и налоги нет желания. Чтобы принять решение, сравните во сколько обойдутся вам официальные работники и неофициальные.

Вы узнаете

• Как налоговая вычислит неофициальных работников
• Какие обязанности у ИП-работодателя
• В чем особенности договоров ГПХ
• Сколько налогов платить с зарплаты
• Какую отчетность сдавать по работникам
• Как вести зарплатный учет «на автомате»

Как налоговая вычислит неофициальных работников

Вам точно пора оформлять работников, если:

• Физически нереально осуществлять деятельность без работников.

Например, у вас два круглосуточных магазина или кафе. Сам ИП не сможет работать одновременно в обоих — нужен хотя бы один работник. Налоговая «увидит» все ваши магазины из заявления на патент или по сведениям о регистрации онлайн-касс. Также отследит, что на всех кассах числится один кассир, он же сам ИП.

• Миллионные суммы доходов и трудозатратный вид деятельности.

Наличие доходов говорит о том, что деятельность ведется, а ваш ОКВЭД — о том, что должны быть работники. Например, строительные работы, которые одному человеку выполнить не под силу. В этом случае налоговая может организовать выездную проверку строительного объекта.

Когда предприниматели сами себя «выдают»

• Кассир в чеках ККТ — не сам ИП.

Все данные чеков онлайн-касс доступны налоговой, в том числе ФИО кассира. Если ИП не сдает зарплатные отчеты, но в чеках указан кассир — это повод для проверки.

• Подписи «работников» в документах.

Например, в накладных от поставщиков за грузополучателя расписывается ваш неоформленный работник. Или на него оформляются доверенности на получение материальных ценностей. Если налоговая запросит ваши документы, подтверждающие закупки товаров, вместе с ними увидит и вашего работника.

• Справки для неофициальных работников.

Чаще всего выдают справки для банка на получение кредита или, например, для оформления визы. Для мелких займов такая справка может и пройдет, но для получения ипотеки в ней нет смысла: банки сверяют доходы работника со сведениями из налоговой.

• Выплата зарплаты работникам через расчетный счет или карту ИП.

Если наличные выплаты инспекторы не могут отследить, то все движения по счету как на ладони. Исправные выплаты одним и тем же людям примерно одинаковых сумм говорят сами за себя.

«Выдать» вас как работодателя могут и сотрудники. Жалобы в Трудинспекцию — не редкость. В этом случае вероятность проверки сначала ГИТ, а потом и налоговой очень велика. Большинство всех внеплановых проверок ГИТ — именно по причине жалоб сотрудников.

Как накажут за «неофициалов»

За отсутствие оформленных трудовых отношений грозит:

• Административный штраф 5 000 — 10 000 рублей (до 40 000 рублей за повторное нарушение).
• Налоговая ответственность:
  • штраф 40% неуплаченных взносов за весь период, 20% неуплаченного НДФЛ;
  • пени за каждый день просрочки;
  • уплата НДФЛ, страховых взносов (в общей сложности 43% зарплаты) за весь период неофициальной работы.
• Уголовная ответственность, если неуплаченные взносы и НДФЛ превысили 2,7 млн рублей:
  • штраф от 100 000 рублей или реальный «срок» от 1 года.

Как видите, безопаснее (и дешевле) не нарушать закон и оформить работников официально. Для этого ИП может заключить трудовой договор или договор подряда (договор гражданско-правового характера, ГПХ).

Какие обязанности у ИП-работодателя

Принимая работников по трудовым договорам, ИП обязан:

Оформить трудовой договор с работником в письменной форме в течение 3 дней с момента, когда он приступил к работе. Издать приказ о приеме на работу.

Кадровый учет на автомате

В чем особенности договоров ГПХ

Отношения с работниками регулирует ТК РФ, а с исполнителями по договорам подряда — ГК РФ. Поэтому по договорам подряда ИП не обязан:

• Оформлять кадровые документы и вести трудовую книжку.
• Вставать на учет в ФСС, если в договоре ГПХ не прописана уплата взносов в ФСС.
• Проводить спецоценку условий труда.
• Соблюдать сроки и минимум для заработной платы. По договору ГПХ выплачивается не зарплата, а вознаграждение в любом размере и в любые сроки, прописанные в договоре.
• Выплачивать отпускные и больничные. Это гарантии действуют только для работников.
• Платить взносы в ФСС 2,9% и 0,2%.

Договор ГПХ намного привлекательнее для работодателя. Но Трудинспекция тоже знает об этом, поэтому если ваш договор подряда на деле окажется трудовым, инспекторы легко это вычислят, переквалифицируют в трудовой и привлекут к ответственности.

Отличия трудового договора от договора ГПХ:

1. Работы по договору ГПХ носят нерегулярный характер, важен не процесс работы, а ее результат. Например, кассира нельзя устроить по договору ГПХ, а рабочих для отделочных работ на конкретном строительном объекте — можно.
2. По договору ГПХ исполнитель не подчиняется режиму работы и внутреннему трудовому распорядку заказчика. Никаких штрафов за опоздания и долгие перекуры и тем более «за отсутствие на рабочем месте».

Сколько налогов платить с зарплаты

• НДФЛ — 13 % с заработной платы и с вознаграждения по договору ГПХ.

Срок уплаты — каждый раз при выплате зарплаты (не позднее следующего дня). По отпускным и больничным уплата до конца месяца.

• Страховые взносы в налоговую — 30% с заработной платы. С вознаграждения по договору ГПХ сумма взносов — 27,1% (взносы на социальное страхование уплачиваются, только если предусмотрены договором ГПХ).

На 2021 год для ИП — субъектов малого и среднего предпринимательства действуют льготные ставки взносов с выплат, превышающих МРОТ. Узнать, включены ли вы в реестр МСП можно на сайте налоговой.

Страховые взносы в ИФНС	С выплат за месяц в пределах МРОТ	С части выплат за месяц, превыша­ющей МРОТ
Пенсионные	22%	10%
Медицин­ские	5,1%	5%
Социальные	2,9%	0%

• Страховые взносы в ФСС — от 0,2% до 8,5% в зависимости от основного кода ОКВЭД. Узнать тариф взносов по коду деятельности можно на портале ФСС. С выплат по договорам ГПХ взносы в ФСС можно не платить, если они не прописаны в самом договоре.

Срок уплаты взносов — до 15 числа следующего месяца.

Пример расчета взносов

У ИП (ОКВЭД 49.41) 2 работника на 0,5 ставки с окладом 10 000 руб. В январе ИП заключил договор ГПХ (без взносов на социальное страхование), акт по нему подписан 31.01.2021 на сумму 30 000 руб. Выплата заработной платы и вознаграждения по ГПХ — 10.02.2021. Рассчитаем НДФЛ и взносы за январь 2021.

НДФЛ: (10 000 + 10 000 + 30 000) х 13% = 6 500 руб. Уплата не позднее 11.02.2021.

Взносы в налоговую: (10 000 + 10 000) х 30% + 12 792×27,1% + (30 000 — 12 792) х 15% = 12 047,83 руб. Уплата не позднее 15.02.2021.

Взносы в ФСС: (10 000 + 10 000) х 0,7% = 140 руб. Уплата не позднее 15.02.2021.

Какую отчетность сдавать по работникам

Плюс работодатели должны сдавать отчет в ПФР по форме СЗВ-ТД — на следующий день после приема или увольнения (только по трудовым договорам).

Расчет зарплаты и отчетность для ИП

Как вести зарплатный учет «на автомате»

С современной программой учета кадровые и отчетные документы — точно больше не повод оставлять работников «в тени». СБИС возьмет на себя процесс трудоустройства работника:

• Выведет чек-лист необходимых документов.
• По сканам паспорта и СНИЛС «заведет» работника в базу.
• Сформирует трудовой договор, приказ и другие нужные кадровые документы. Вам останется только их распечатать и подписать.

Кроме кадрового оформления СБИС полностью автоматизирует начисление зарплаты, расчет налогов и взносов с нее. Но самое главное — программа сделает за вас самую «страшную» работу — заполнит все необходимые отчеты, напомнит о сроках сдачи и даже отправит их в ведомства.