Что делать при утере трудовой книжки работником

Что делать при утере трудовой книжки работником

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

При приеме на работу в 2021 году гражданин бумажную трудовую книжку не представил, так как ее потерял, восстановить возможности нет. Последние два года официально не трудоустраивался, соответственно, до 31.12.2021 заявление о выборе способа ведения трудовой книжки не подавал. Работодатель получил с работника объяснение о причине отсутствия трудовой книжки, в котором сотрудник изъявил желание вести трудовую книжку в электронном виде. Работодатель передал в ПФР сведения о приеме по форме СЗВ-ТД.
Правильно ли поступил работодатель?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Действия работодателя правомерны. При непредставлении работником трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности работодатель вправе полагать, что работник трудоустраивается впервые. В таком случае работодатель обязан формировать сведения о работнике в электронном виде (вести электронную трудовую книжку).

Обоснование вывода:
Так, с 1 января 2020 г. при заключении трудового договора работник представляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые (ст. 65 ТК РФ). В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (часть пятая ст. 65 ТК РФ).
Лицо, утратившее трудовую книжку, может выбрать один из двух вариантов действий, предусмотренных Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила).
Первый вариант предусмотрен п. 31 Правил, в соответствии с которым лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Поэтому при выборе данного варианта работнику следовало обратиться к одному из предыдущих работодателей за выдачей дубликата трудовой книжки, и уже этот документ предъявлять при устройстве к новому работодателю (смотрите ответ 1, ответ 2 Роструда с портала «Онлайнинспекция.РФ»).
Второй вариант предусмотрен непосредственно в части пятой ст. 65 ТК РФ, согласно которой в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
В соответствии с ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее — Закон N 439-ФЗ) формирование сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, осуществляется в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, а трудовые книжки на указанных лиц не оформляются. Таким образом, с 1 января 2021 года работодатель не вправе оформлять трудовые книжки тем работникам, кто устраивается на работу впервые. При непредставлении работником трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности работодатель вправе полагать, что работник трудоустраивается впервые. В таком случае работодатель обязан формировать сведения о работнике только в электронном виде (вести электронную трудовую книжку). Аналогичное мнение высказывают и представители Роструда (смотрите ответ 1, ответ 2, ответ 3 Роструда с портала «Онлайнинспекция.РФ»).
Отметим, что для работников, не имевших возможности подать работодателю по 31 декабря 2020 года включительно заявление о продолжении ведения трудовой книжки или переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности, законодатель предусматривает возможность сделать это в любое время и позже указанной даты (ч. 6 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). К таким лицам закон относит, в частности лиц, имеющих стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявших в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавших соответствующее заявление.
Из вопроса следует, что гражданин до трудоустройства в организацию уже работал по трудовому договору (трудоустройство в организацию не является для него первым). Следовательно, работодатель обязан по письменному заявлению лица, поступающего на работу, об отсутствии у него трудовой книжки и согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в заявлении должна быть указана причина отсутствия трудовой книжки) оформить ему сразу электронную трудовую книжку (смотрите ответ 1, ответ 2 Роструда с портала «Онлайнинспекция.РФ»). Поэтому действия работодателя в данной ситуации правомерны.
Обращаем внимание, что мы высказали свое экспертное мнение по вопросу, которое может не совпадать с мнением других специалистов и мнением контролирующих органов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Ответ прошел контроль качества

20 апреля 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Что делать если утеряна трудовая книжка?

Если с вами произошла, такая ситуация, в первую очередь не стоит паниковать потому, что все можно поправить и восстановить в виде дубликата, сделав запрос в архив или на предприятие. Главное, вам необходимо сосредоточиться и вспомнить, в каком году и на каком предприятии вы работали. Это вам поможет подтвердить стаж и занести запись в новый дубликат трудовой книжке.

  • Если в утере виновен работодатель ↓
  • Материальная ответственность работодателя за утерю трудовой книжки ↓
  • Если вы сами потеряли свою трудовую книжку ↓
  • Заполнение дубликата ↓

Если в утере виновен работодатель

Давайте рассмотрим первый вариант, если ваш руководитель потерял этот документ при стихийном бедствии. В этом случае создается специальная комиссия, которая расследует все факты по ее утрате. В состав этой комиссии входят: директор компании или его представитель, профсоюзная организация, сотрудник исполнительного органа власти.

После заключения, они должны подписать акт и уже на этом основании будет выписана копия трудовой книжки. Ко второму варианту потери, можно отнести: халатность сотрудников или намеренное удержание. При халатном обращении с документами, законом предусмотрен штраф и административная ответственность в отношении виновных лиц.

Инструкции по восстановлению:

  1. Написать заявление на имя руководителя компании.
  2. Запросить у организации следующие документы: приказ о принятии на работу, трудовой договор или контракт, лицевой счет по заработной плате или ведомость по з/п,Форму 2-НДФЛ, подтверждение об изменениях в названии фирмы, т.е. если фирма была реорганизована.
  3. Запросить в Пенсионном Фонде выписку по вашим отчислениям.
  4. Если по вине работодателя была утрачена ваша трудовая книжка, а он отказывает вам в помощи восстановления, то в этом случае, следует обратиться в городскую инспекцию по труду или прокуратуру. Если эти действия не принесут результата, то следует обратиться в суд.

Пример написания заявления о выдаче дубликата трудовой книжки:

Директору ТОО «Весна»

от г-на Петрова П.П.

Прошу вас оформить мне новую трудовую книжку (дубликат), в связи с ее утерей, на основании закона, части 5, статьи 65 Трудового Кодекса РФ.

Петров П.П. подпись Дата

Материальная ответственность работодателя за утерю трудовой книжки

За потерю или намеренное удержание трудовой книжки всех виновников вы можете привлечь к ответственности, с выплатой административного штрафа от 1 до 5 тысяч рублей. Эти штрафные суммы распространяются на ИП, а если вашим работодателем является юридическое лицо, то сумма штрафов, в этом случае составит от тридцати до пятидесяти тысяч рублей, или приостановление деятельности предприятия сроком до трех месяцев.

В исковом заявлении можете потребовать взыскать, с работодателя средний заработок в вашу пользу, за каждый просроченный день задержки по предоставлению необходимых документов. Подробнее об этом можно прочитать в Трудовом кодексе РФ статья 234, глава 38.

Если вы сами потеряли свою трудовую книжку

Первым моментом для вас будет, является, такой факт, если вы проработали менее трех месяцев и эта запись отражена первой и последней, то в этой ситуации, по закону вы имеете право не оформлять дубликат. Прописано это положение в трудовом кодексе Российской Федерации, ст. 65 глава 11. Несмотря на закон, мы вам рекомендуем обратиться к руководителю с письменным заявлением, о восстановлении и оформлении нового документа, подтверждающего стаж вашей работы.

Вторым моментом для обращения послужит следующее: если вы проработали, от 1 года и более, и все записи были отражены в вашей утерянной трудовой книжке, то вам необходимо составить заявление на имя руководителя компании, о подтверждении и выдачи дубликата. Такое заявление лучше сделать в двух экземплярах, одно из которых заверить у секретаря с указанием даты получения. Для своей подстраховки такое заявление можно отправить и в виде заказного письма.

Читайте также  Как посчитать сколько дней отпуска положено работнику

Для чего это необходимо, по законодательству РФ, руководитель компании обязан вам, в течение пятнадцати дней, предоставить копию документа, с указанием общего количества проработанных лет, дней и месяцев, подтверждается это с помощью соответствующих документов, перечень которых мы указывали выше.

Следует учесть и то, что названия других компаний и должностей, на которых вы числились, в этом подтверждении отражаться не будут. Из чего следует, что вам необходимо будет обойти все предыдущие места работы и собрать все необходимые сведения. Если же компании уже не существует по причине ликвидации, то такой запрос делается в архив на основании паспортных данных.

Третий момент, заключается в том, что компания была ликвидирована, то в этом случае, дубликат трудовой книжки вы уже не сможете получить, так как не у кого будет запросить подтверждающие документы. При таких обстоятельствах следует обратиться в архив с заявлением о предоставлении дубликата.

Если же компания была реорганизована (сменила название), в этом случае новая компания с измененным названием, обязана вам предоставить, все необходимые документы, для восстановления. Потому что новая фирма является правопреемником и на нее возлагаются все обязательства. Заявление следует писать на имя, нового руководителя и не забудьте, взять подтверждение о том, что компания реорганизовалась.

Как сделать дубликат трудовой книжки:

  • Если вы проработали в одной компании, то необходимо обратиться именно в эту компанию с заявлением, на имя директора об утере трудовой и ее замене. Запросить необходимые документы для восстановления, на основании этих документов, ваше предприятие занесет все необходимые данные в новую трудовую книжку.
  • Если же вы работали в разных организациях, то вам необходимо обойти каждую из них и в каждой оставить заявление об утере.

Необходимые документы для восстановления дубликата:

  • Заявление.
  • Приказ о принятии на работу, приказ о поощрении или награждении.
  • Трудовой договор или контракт.
  • Лицевой счет по заработной плате или ведомость по з/п.
  • Сведения из Пенсионного фонда.
  • Форма 2-НДФЛ.
  • Подтверждение изменений в названии фирмы.
  • Оригинал паспорта.

Заполнение дубликата

Дубликат трудовой книжки будет заполняться непосредственно всеми компаниями, в которых вы проработали. Если компании не существует, то в этом случае необходимо сделать запрос в архив. На основании вашего заявления вам предоставят все необходимые данные и сделают запись в трудовой книжке. Если же данных в архиве не будет, следует подать иск в суд, на основании иска, судебные исполнители сделают необходимые запросы в надлежащие инстанции, чтобы получить подтверждение.

При заполнении дубликата не удивляйтесь тому, что ваш трудовой стаж может быть прописан за все отработанные годы одной суммой и без указания должности, которую вы занимали.

Надеемся, что эта статья поможет вам разобраться с вашими проблемами по восстановлению дубликата.

Можно ли и как восстановить трудовую книжку самостоятельно?

Трудовая книжка является основным документом, благодаря которому гражданин может подтвердить сколько, когда и где он работал. Книжка содержит основную информацию о трудовой деятельности гражданина. По этой причине необходимо очень аккуратно относиться к ее хранению и заполнению, ведь процесс восстановления книжки, в случае ее утери, очень трудоемкий и долгий.

Граждане, обнаружив потерю, начинают искать информацию, как восстановить трудовую книжку и реально ли это.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Как восстановить трудовую книжку при утере?

Трудовая книжка – это важный кадровый документ. Требуется незамедлительно сделать ее дубликат в случае пропажи. Согласно постановлению Правительства РФ №255 от 16 апреля 2003 года, данный важный документ не могут выдавать повторно. Если книжка потерялась, и ее восстановили, то на повторном варианте ставится пометка «дубликат».

Необходимо выяснить в самом начале – кто виноват в том, что книжка потерялась.

Определение виновного влияет на то, кто должен отвечать за создание второго варианта документа.

Однозначных ответов на вопрос может быть только два, ведь трудовая книжка может находиться либо у работодателя, либо у самого гражданина, который на момент пропажи нигде не работал. Значит, виноват в потере может быть или отдел кадров организации, или сам гражданин.

Если потерял книжку владелец, то и заниматься новой книжкой ему придется самому. Чтобы самостоятельно решить проблему, требуется подготовить все необходимые документы, которые доказывают фактический труд на предприятиях.

К таким документам относятся справки о суммарном стаже, трудовые договоры, лицевые счета, квитки на получение выплат. Необходимо помнить, что ксерокопия книжки не является основной бумагой в этом случае, даже если ее заверили в кадрах предприятия.

Кто может оказать помощь?

Если документ потерялся у руководителя, то он и должен заняться оформлением дубликата и восстановить записи. Книжку могут потерять из-за невнимательности руководителя, либо его сотрудников.

За сохранность всех важных документов на рабочем месте несет ответственность руководитель предприятия (либо ИП) с того дня, как только гражданин устроился на работу.

Помимо этого, могут пропасть книжки многих сотрудников, если произошла, к примеру, чрезвычайная ситуация. Также нужно знать следующее: если организация подверглась воровству, либо она сгорела, то чтобы подтвердить трудовой стаж любого сотрудника, собирается группа лиц из профсоюза, государственных органов и руководителя.

В случае если важные бумаги, подтверждающие работу человека на конкретном предприятии, отсутствуют, то необходимо обратиться в суд. В ходе судебного разбирательства произведут возобновление общего стажа на основании свидетельств коллег сотрудника.

Помимо этого, восстановить документ возможно при обращении в Пенсионный Фонд той организации, где трудился человек последнее время.

Гражданин имеет право сразу же обратиться за помощью к руководителю организации, как только обнаружилась пропажа. Работодатель должен будет выдать дубликат книжки и на эту обязанность не влияет то обстоятельство, что сотрудник может у него давно уже не работать. Как давно уволился человек из организации, тоже не имеет значения.

При увольнении нужно проконтролировать, чтобы в трудовой книжке присутствовала необходимая запись и соответствующие реквизиты, иначе рабочий стаж не может учитываться.

В отделе кадров могут восстановить трудовую книжку после того, как ее владельцем будет написано необходимое заявление.

Организация должна восстановить документ в течение двух недель. Для этого, гражданин представляет документальные факты, доказывающие наличие трудового стажа, их берет за основу отдел кадров, чтобы внести необходимые записи в дубликате книжки.

Руководитель имеет право попросить гражданина представить нужные документы (справки) с предшествующих мест работы (абзац 7 пункт 7.2 постановления Минтруда РФ) в случае, если утеря произошла по вине владельца книжки.

Если документы, подтверждающие стаж гражданина, отсутствуют, то в отделе кадров не смогут зафиксировать данные о стаже на дубликате. При наличии такого обстоятельства, необходимо будет обратиться в Пенсионный фонд.

Порядок действий

Для того, чтобы восстановить утерянную трудовую книжку, существует определенный план действий:

  1. Первым делом, как обсуждалось выше, необходимо определить – кто виноват в утере документа.
  2. После этого, нужно обратиться в отдел кадров по последнему месту работы и предоставить им заявление на выдачу дубликата.


Организации отводится пятнадцать дней, чтобы восстановить трудовую книжку. Необходимо помнить, что подавать заявление необходимо лично, а также проконтролировать наличие росписи о принятии. Контроль возможен и путем заказной корреспонденции, где фигурирует уведомление о вручении.

Если потеря трудовой произошла по вине гражданина, то восстановление документа – это прямая обязанность человека, а начальник предприятия может только поспособствовать.

Данный документ восстанавливают одинаково везде. Для этого нужно отправить соответствующий запрос руководителям, а они в свою очередь, выдадут документы о сроке работы, стаже и занимаемой должности гражданину.

Заполнение дубликата

Отдел кадров в курсе, как правильно вносить записи в дубликат:

  • Календарные числа вносятся арабскими цифрами.
  • Нельзя прибегать к сокращениям и исправлениям.
  • Для внесения данных используется синяя или черная ручка.
  • Слово «Дубликат» пишется в углу сверху.

Инструкции по заполнению трудовых книжек читайте в нашей статье.

К заполнению приступают с первого листа, в который заносят необходимую информацию:

  • Имя, фамилия и отчество гражданина.
  • Какого числа родился.
  • Какую имеет специальность.
  • Сведения о деятельности.
  • После этого гражданин подтверждает данные своей подписью, а сотрудник отдела кадров ставит печать.

Если есть ксерокопия

Если человек заранее позаботился о том, чтобы отксерокопировать книжку и заверить ее, тогда сделать дубликат станет быстрее и проще. Заверить ксерокопию книжки возможно в кадрах, либо у бухгалтера.

Если у гражданина на момент потери книжки есть ее копия, то ему необходимо предоставить заявление о потере в организацию, в которой он трудился последнее время. К заявлению необходимо приложить ксерокопию важного документа.

После того, как работнику кадров предоставят на руки заявление и копию, он сможет начать восстановление трудовой книжки. Заодно, записи, которые были помечены, как недействительные, во второй вариант книжки вноситься не будут.

Чтобы восстановить стаж, необходимо взять в качестве доказательства документы в предыдущих организациях, в которых трудился гражданин. Данные документы необходимо отдать нынешнему руководителю. На основании их делают записи о числе приема на работу, дату и повод увольнения, наименование документа.


Из этого можно сделать вывод, что самый простой способ восстановить книжку – иметь ее ксерокопию и предоставить в нужный момент. Таким образом, сведения о владельце будут возобновлены в первые дни после подачи заявления, вместе с доказательством наличия наработанного стажа.

По этой причине рекомендуется всегда делать ксерокопию и заверять документ.

Восстановление трудовой книжки

В случае ликвидации предприятия

Для начала нужно удостовериться, что предприятие было ликвидировано. Следует исключить возможность преобразование организации. Если образовалось новое предприятие, которое является приемником предыдущего, то документы можно получить там.

Читайте также  Как определить резидент или нерезидент иностранный работник

В случае, если организация была ликвидирована на самом деле, то рекомендуется обратиться в архив, чтобы получить необходимую справку. Все организации во время своей ликвидации перемещают основные документы в архив. Там нужно забрать определенный документ, являющийся архивной справкой.

Через Пенсионный фонд

Перед тем, как обратиться в данную инстанцию, рекомендуется выработать план действий, а также подготовить необходимые документы для доказательств рабочего стажа. Чтобы восстановить книжку через ПФ, необходимо:

  1. Выяснить, кто виноват в пропаже.
  2. Найти ксерокопию главного документа.
  3. Подготовить папку с основными бумагами, которые касаются рабочей деятельности.
  4. Прийти в ПФ, чтобы взять данные о всех предыдущих организациях, в которых трудился гражданин (такие сведения хранятся в специальном архиве ПФ).
  5. Подать заявление руководителю организации для восстановления документа.

Если трудовая книжка пропала в отделе кадров, то руководитель обязан оставить запрос в предыдущие места работы, в ПФ и его архив.

Через Государственный архив

Данный способ является достаточно трудным, так как для этого необходимо:

  1. Принести заявление в отделение данной инстанции, которое находится там, где зарегистрировано предприятие.
  2. Подождать некоторое время, пока выдадут необходимую выписку. Дело усложняется тем, что определенные сроки в законе не предусмотрены, поэтому ждать можно пару месяцев.
  3. Обратиться в суд.

Гражданин пишет необходимое заявление, после чего судебные органы оформляют запросы руководителям организаций и в ПФР. Затем следует дождаться, когда показания свидетелей будут приняты, тогда возобновят и рабочий стаж.

Собранные документы отправляются к кадровикам на то предприятие, где трудится гражданин. Далее, необходимые сведения заносятся в дубликат книжки. Таким способом можно ждать дубликата книжки несколько недель, либо месяцев.

Как сделать дубликат трудовой – смотрите видео:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:


Это быстро и бесплатно !

Как восстановить трудовую книжку

Бывает, что документы приходят в негодность, теряются или даже похищаются.

Что же делать, если вы лишились такого важного документа, как трудовая книжка.

Порядок восстановления трудовой книжки регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. №69.

Нужно сразу отметить, что, хотя мы и будем далее в статье использовать термин «восстановить утраченную трудовую книжку», по существу этот термин не совсем верен.

Никто вам не изготовит новую трудовую книжку с абсолютно теми же записями, буква в букву, взамен утраченной.

Правильнее будет говорить о выдаче дубликата трудовой книжки. Указанный дубликат выдается не только при непосредственной утере трудовой книжки, но и при приведении подлинника трудовой книжки в негодность (обгорела, порвана, испачкана).

Также вы можете потребовать выдачи дубликата трудовой книжки, если в первоначальную трудовую книжку вам была внесена запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная впоследствии недействительной.

Это, пожалуй, единственный случай, когда дубликат будет максимально соответствовать оригиналу, так как в дубликат из трудовой книжки будут перенесены все записи, кроме той, которая была признана недействительной.

Но и в этом случае в дубликате не будет ни печатей организаций, где вы работали ранее, ни подписей кадровых работников с предыдущих мест работы.

Кто восстанавливает трудовую книжку

Обязанность по восстановлению трудовой книжки возложена на последнего работодателя.

Однако следует учесть, что эта обязанность возникнет у него только (!) после того, как вы напишите ему заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.

Кого же именно считать последним работодателем из тех, у кого вы работали ранее, зависит именно от вашего выбора.

Бывали случаи, когда работников «увольняли по статье» и, чтобы избавиться от «плохой» записи в трудовой книжке, эти работники якобы теряли трудовую и обращались за её восстановлением не к последнему работодателю, а к более раннему.

Также о факте утраты или порчи трудовой книжки вы можете заявить и при устройстве на работу к новому работодателю, к которому только устраиваетесь.

Тогда обязанность выдачи дубликата трудовой книжки будет возложена на него.

Почему же трудовую книжку должен восстанавливать работодатель, причем чаще всего бывший?

Ведь потеряли трудовую книжку скорее вы сами, тогда как работодатель вашу трудовую книжку хранил настолько ответственно, что отказывался выдавать её даже вам.

Более того, за нарушение порядка хранения трудовых книжек кадровику грозило дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

Объясняется это в основном двумя моментами:

    Во-первых, ведение трудовой книжки, в том числе внесение в неё записей и их содержание, требует определенных знаний, которыми обладает не всякий работник, не искушенный в области кадрового делопроизводства.

Неправильно же внесенная запись может повлечь для вас негативные последствия.

Вас, например, могут не взять на государственную или муниципальную службу, не засчитав период стажа работы по специальности, или вам будет назначена пенсия в размере меньшем от возможного.

Хотя нужно признать, что и опытные кадровики допускают ошибки, за исправлением которых приходится обращаться в суд.

Во-вторых, заполнение трудовой книжки именно работодателем лично, в случае ИП, или кадровым работником, то есть должностным лицом, отвечающим за внесенные им записи, правильность которых он заверяет собственной печатью и подписью, в какой-то степени ограждает будущих работодателей от произвола работников.

Можно представить, какая бы царила неразбериха, если бы работники писали себе в трудовые книжки записи по своему разумению и желанию.

Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки

Непосредственно правилами ведения трудовых книжек форма заявления о восстановлении трудовой книжки не предусмотрена, но, так как от правильности этого заявления зависит реакция работодателя, мы приведем образец такого заявления и отметим некоторые особенности его составления и вручения.

Итак:

В соответствии с действующими правилами дубликат трудовой книжки должен быть выдан работодателем по последнему месту работы.

О том, что последним работодателем являлся именно ООО «Компакт» говорит первый абзац приведенного заявления.

Второй абзац содержит в себе основание обращения за дубликатом трудовой книжки – утеря, кража, приведение в негодность.

Причем, если утрата трудовой книжки ничем подтверждаться не должна, да и не может, в случае порчи трудовой книжки целесообразно будет эту испорченную книжку приложить к заявлению, отметив, естественно, факт передачи испорченной трудовой книжки в тексте заявления.

Что касается хищения трудовой книжки, то данный факт лучше всего подтверждается заявлением в полицию.

На возможное возражение об отсутствии такого преступления, как хищение трудовой книжки, сошлюсь на ч. 2 ст. 325 Уголовного кодекса РФ, которая предусматривает ответственность за «похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа».

Несомненно, что трудовая книжка является важным документом.

Поскольку бывшему работодателю не очень-то хочется заниматься вашими проблемами, третий абзац напомнит работодателю, что, в соответствие с действующими правилами, дубликат трудовой книжки должен быть изготовлен и выдан в течение 15 дней с даты обращения.

Во избежание споров об этой дате обращения заявление рекомендуется делать в двух экземплярах.

Один экземпляр вручается секретарю или иному должностному лицу, ответственному за прием корреспонденции, а на втором экземпляре, который останется у вас, делается отметка о вручении, обязательно с проставлением даты.

Если соответствующий работник отказывается делать отметку, заявление (в одном экземпляре) нужно отправить по почте заказным письмом с уведомлением и описью вложения.

Тогда 15-дневный срок начнет течь с даты, указанной в почтовом уведомлении о вручении.

Исключением является ситуация, когда дубликат трудовой книжки делает текущий работодатель, трудовой договор с которым действует в настоящее время.

В этом случае ни о каких 15 днях речи идти не может. Дубликат трудовой книжки вы получите только при увольнении.

На основании каких документов вносятся записи в дубликат трудовой книжки

В соответствии с правилами ведения трудовых книжек записи в дубликат трудовой книжки вносятся на основании надлежаще оформленных документов.

К таким документам могут относиться:

  • письменные трудовые договоры;
  • справки, выдаваемые работодателямис предыдущих мест работы;
  • справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей;
  • выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
  • лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
  • решение суда об установлении трудового стажа и т.п.

Под фразой о надлежащем оформлении указанных документов подразумевается, что все документы должны быть представлены в подлинниках или в копиях, заверенных надлежащим образом.

То есть в любом случае, подлинник это или копия, документ должен иметь «живые» подписи и печати.

В связи с этим хочется отметить некоторые разночтения между Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. №69.

Если в первом к документам, на основании которых в дубликат трудовой книжки вносятся записи, относятся также копии приказов о приеме на работу (увольнении), то в Постановление Минтруда к таким документам относятся только оригиналы, с которых сам работодатель по последнему месту работы снимает копии и сам же заверяет.

В этом отношении Постановление Минтруда не очень обоснованно, ведь зачастую на руки работнику выдается даже не копия приказа, а лишь выписка из него, которую, строго говоря, никак к оригиналу приказа не отнесешь.

Благо, что Постановления Правительства имеет более весомую юридическую силу, которая нивелирует противоречия в указанных нормативных актах.

Работодатель обязан содействовать в сборе указанных документов, но фактически он ограничен в своих действиях.

Ему каждый раз будет необходимо доказывать, что он запрашивает личные данные не просто так, а в рамках содействия работнику.

Читайте также  Как взыскать с работника ущерб причиненный предприятию

Сам же гражданин, как непосредственный участник трудовых правоотношений, может собрать все документы с меньшими временными затратами.

Или узнайте ЗДЕСЬ сколько мы должны работать

Какие записи вносятся в дубликат трудовой книжки

В общем, правила заполнения дубликата трудовой книжки те же, что и первоначальной трудовой книжки.

Однако, так как редко удается собрать все приказы о приеме и увольнении, о поощрении, присвоении классных чинов (именно сами приказы, а не документы с ссылками на эти приказы), существуют требования к минимально необходимым записям в дубликат трудовой книжки.

Так, в дубликат трудовой книжки обязательно должны включаться сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:

  • в графе 2 (форма трудовой книжки с разбивкой по графам указана ниже ) указывается дата приема на работу;
  • в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

  • Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора),
  • а в графе 3 — причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

    В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

  • В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
  • Особенностью внесения записей именно в дубликат трудовой книжки является то, что, если в первоначальной трудовой книжке основанием внесения записи является именно приказ, в дубликате это может быть другим документом, который лишь содержит ссылку на приказ или трудовой договор.

    Так вот в дубликат записываются реквизиты именно такого документа (например выписка из архива, судебное решение и т.п.), даже если в таком документе есть ссылка на приказы о приеме (переводе, увольнении) работника.

    Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указаниемпричин и ссылкой на статью, пункт закона)

    Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

    Работодатель потерял трудовую книжку работника

    О т утраты трудовой книжки не застрахован даже работодатель. Это может быть как собственно потеря книжки конкретного работника, так и ее порча до такой степени, что записи становятся нечитаемыми. В законодательстве не прописан порядок действий работодателя при единичном факте утраты трудовой книжки. Рассмотрим, что рекомендует делать в таких ситуациях Роструд.

    Единичная утеря трудовой книжки

    Специального регламента восстановления трудовых книжек, утерянных по вине работодателя, законодательством не установлено. Поэтому следует соблюдать порядок, утвержденный для восстановления книжек, утраченных по вине работника 1 . Речь идет об оформлении дубликата трудовой книжки.

    Оформляем дубликат

    Во всех случаях дубликат оформляется работодателем только по последнему месту работы. Предыдущие работодатели не вносят записи в дубликат 2 .

    Получаем заявление от работника

    Вначале следует попросить работника написать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее – Правила).

    Роструд советует работникам оформлять заявление о выдаче дубликата в двух экземплярах и зарегистрировать его у секретаря, чтобы на экземпляре сотрудника осталась отметка о дате и номере получения заявления 3 .

    Документы, подтверждающие стаж

    По общему правилу, именно работнику придется собирать сведения о предыдущих местах работы, при их наличии (п. 32 Правил). Причем работодатель обязан оказать содействие работнику в получении указанных документов 4 (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, далее – Инструкция, Постановление Минтруда РФ № 69). Порядок сбора сведений с предыдущих мест работ законодательно не установлен. В разъяснении, данном на сайте онлайнинспекция.рф, Роструд допускает, что запрашивать справки с предыдущих мест работы для восстановления трудового стажа работника может не только работник, но и работодатель (сотрудник отдела кадров) 5 .

    Не содержит законодательство и конкретного перечня документов, подтверждающих стаж работы 6 , на основании которых могут вноситься записи в трудовую книжку 7 .

    Для подтверждения стажа можно представить, в частности, следующие документы 8 :

    • трудовые договоры;
    • справки с предыдущих мест работы;
    • справки из государственного или муниципального архива;
    • выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
    • лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
    • решение суда об установлении трудового стажа.

    Одним из наиболее убедительных доказательств трудового стажа работника являются документы из ПФР:

    • за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, например, справка о трудовом стаже застрахованного лица по форме СЗВ-К и другие формы 9 ;
    • с момента регистрации в системе обязательного пенсионного страхования РФ, например, сведения персонифицированного учета 10 .

    При реорганизации бывшего работодателя документ, подтверждающий трудовой стаж работника, выдается его правопреемником 11 . Если же работодатель ликвидирован, то следует обратиться за справкой в государственный или муниципальный архив.

    Оригиналы документов после снятия с них копий и надлежащего заверения кадровой службой возвращаются работнику (п. 7.2 Инструкции).

    Обратите внимание: ксерокопия трудовой книжки, имеющаяся у работника, не является документом, на основании которого вносятся записи в дубликат трудовой книжки 12 (даже если эта копия заверена работодателем и его печатью 13 ). При этом сохранившаяся копия книжки может быть представлена в суде в качестве доказательства стажа работы 14 . Кстати, к нотариально заверенной копии Роструд относится благосклонно, считая, что она может служить основанием для восстановления записей в дубликате 15 .

    Рассмотрим ситуацию, когда трудовые книжки работников в наличии, но оказались сильно подпорчены. Например: в результате прорыва труб подачи горячей воды трудовые книжки намокли. В дальнейшем их просушили, все записи читаемы, но вот печати немного «потекли». Специалисты Роструда сказали, что в этом случае в дубликат из поврежденной трудовой переносятся все читаемые записи. А если некоторые прочесть невозможно, то необходимо сделать соответствующие запросы 16 .

    Заявление о выдаче дубликата и приложения к нему гражданин вправе направить работодателю по почте с уведомлением о доставке и описью вложения либо передать по описи уполномоченному лицу работодателя 17 . Бумаги нельзя отправлять по электронной почте (в виде сканов), так как все документы для заполнения дубликата должны быть представлены в оригинальном виде 18 .

    Заполняем дубликат

    Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п. 31 Правил).

    Сведения о трудовом стаже вносятся в дубликат только на основании подтверждающих документов. Если документы не содержат полной информации о работе в прошлом, то в дубликат вносят только имеющиеся в этих документах сведения 19 .

    Порядок заполнения дубликата трудовой книжки следующий:

    1. В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции).

    2. Титульный лист трудовой книжки заполняется в обычном порядке (п. 7.1 Инструкции) (Пример 2).

    3. При заполнении раздела «Сведения о работе» соблюдаются правила (п. 7.2 Инструкции):

    Сначала в графу 3 проставляют запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывают суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

    Если работодатель не получил документы о стаже работника не по своей вине, то невнесение части недостающих сведений в дубликат трудовой книжки не может квалифицироваться как нарушение трудового законодательства 20 .

    Далее сведения о работе записывают в хронологическом порядке:

    • в графе 2 – дата приема на работу;
    • в графе 3 – наименование работодателя, структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

    Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то об этом также делается соответствующая запись.

    Затем в графе 2 указывают дату увольнения, а в графе 3 – причину (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

    Если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, то в дубликат вносят только имеющиеся в документах сведения.

    В графе 4 указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

    Обратите внимание, что оформление дубликата отличается от обычного заполнения раздела трудовой книжки «Сведения о работе»: наименование работодателя не вносится в качестве заголовка в графу 3 указанного раздела 21 (Пример 3).

    4. Сведения о награждении (поощрении) вносятся только по текущему работодателю (п. 32 Правил).

    5. Последним периодом работы указывается работа у работодателя, который выдает дубликат трудовой книжки. Сведения о такой работе заполняют согласно общим правилам, т.е. сначала идет наименование работодателя, а потом сведения о приеме на работу, переводах, увольнении 22 .

    6. Печать работодателя ставится только на последней записи об увольнении 23 .