Положена ли доплата за работу на компьютере

Является ли работа на ПЭВМ вредной (в некоторых организациях в документах на оплату она считается надбавкой за вредные условий труда). Если да, то для каких работников она является вредной?

Условия труда на любом рабочем месте, в том числе и оснащенном ПЭВМ могут быть признаны вредными только на основании аттестации рабочих мест[1] (абз.3 пункта 4 Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 N 342н (ред. от 12.12.2012). При этом «Руководство по гигиенической оценке факторов рабочей среды и трудового процесса. Критерии и классификация условий труда P 2.2.2006-05» определяет, что «вредные условия труда (3 класс) характеризуются наличием вредных факторов, уровни которых превышают гигиенические нормативы и оказывают неблагоприятное действие на организм работника и/или его потомства».

С учетом этого, если при работе с ПЭВМ уровни одного или нескольких имеющихся вредных производственных факторов (электромагнитные поля ПЭВМ, освещенность, микроклимат, шум, содержание химических веществ в воздухе рабочей зоны) не соответствуют гигиеническим нормативам (санитарным нормам), на таком рабочем месте условия труда будут вредными.

Подлежат ли все работники, связанные с ПЭВМ, медицинским осмотрам?

При организации медицинских осмотров работающих с ПЭВМ необходимо учитывать следующее. Пункт 13.1 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы. Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» устанавливает отсылочную норму о том, что «Лица, работающие с ПЭВМ более 50% рабочего времени (профессионально связанные с эксплуатацией ПЭВМ), должны проходить обязательные предварительные при поступлении на работу и периодические медицинские осмотры в установленном порядке». Такой порядок установлен приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302 «Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда». Пункт 3.2.2.4 Приложения 1 к приказу Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н устанавливает в качестве оснований для проведения медицинского осмотра фактор «электромагнитное поле широкополосного спектра частот от ПЭВМ (работа по считыванию, вводу информации, работа в режиме диалога в сумме не менее 50% рабочего времени)». Вместе с тем факторы, указанные в Приложении 1 к данному приказу учитываются как основания для медицинских осмотров только тогда, когда по уровню своего воздействия отнесены к вредным и (или) опасным классам (Примечание к Приложению 1). Отнесение условий труда к тому или иному классу вредности и опасности при воздействии неионизирующих электромагнитных полей и излучений ПЭВМ осуществляется в соответствии с пунктом 5.7.1. и табл. 15 Руководства Р 2.2.2006-05. При этом в соответствии с п.19 Приложения 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н, в качестве источника информации о наличии на рабочих местах вредных производственных факторов, помимо результатов аттестации рабочих мест по условиям труда, могут использоваться результаты лабораторных исследований и испытаний, полученные в рамках контрольно-надзорной деятельности, производственного лабораторного контроля. Исходя из изложенного, медицинский осмотр профессиональных пользователей ПЭВМ (занятых работой на ПЭВМ более 50% времени) должен проводиться, если на данном рабочем месте установлены вредные условия труда по факторам Приложения 1 к приказу Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н.

Как работодатель по итогам аттестации рабочих мест может определить время воздействия на работника производственного фактора, в том числе и % времени нахождения за компьютером?

Определение времени воздействия на работника того или иного вредного производственного фактора осуществляет аттестационная комиссия при составлении Перечня рабочих мест, подлежащих аттестации (п.10 Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 N 342н (ред. от 12.12.2012).

Определение конкретной занятости работника на ПЭВМ осуществляется при оценке напряженности труда путем хронометражных наблюдений в динамике всего рабочего дня, в течение не менее одной недели (Приложение 16 к Руководству Р. 2.2.2006-05, показатель «Наблюдение за экраном видеотерминала») при аттестации рабочего места по условиям труда.

Также следует рекомендовать установку на ПЭВМ соответствующего программного обеспечения и администрирования, позволяющего регистрировать конкретные периоды работы и действия пользователя.

Результаты хронометража и других исследований рекомендуется утвердить соответствующим локальным нормативным актом. Оценка напряженности труда оформляется соответствующим Протоколом.

У нас много сейчас компьютеров и другой оргтехники. А излучение на рабочем месте кто-то замеряет? Как часто? Каким оно должно быть в норме?

В соответствии со статьей 215 Трудового кодекса РФ машины, механизмы и другое производственное оборудование, в том числе персональные компьютеры, мониторы, должны соответствовать государственным нормативным требованиям охраны труда и иметь декларацию о соответствии и (или) сертификат соответствия.

Работодатель обязан обеспечить безопасность работников при эксплуатации компьютерной и иной оргтехники. С этой целью применяется комплекс организационно-технических решений, включающий планировку рабочих мест, защитное заземление (зануление) и др. в соответствии с СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы».

В соответствии с указанными санитарными нормами юридическими лицами в процессе эксплуатации ПЭВМ должен осуществляться инструментальный контроль электромагнитной обстановки на рабочих местах пользователей ПЭВМ. Такой контроль производится лабораторией, аттестованной на техническую независимость и компетентность, с применением соответствующих приборов в следующие сроки[2]:

— при вводе ПЭВМ в эксплуатацию и организации новых и реорганизации рабочих мест;

— после проведения организационно-технических мероприятий, направленных на нормализацию электромагнитной обстановки;

— при аттестации рабочих мест по условиям труда;

— дополнительно — в соответствии с планом (программой) производственного контроля, утвержденной индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами.

Предельно допустимые уровни электромагнитных полей на рабочем месте установлены в СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы».

Кроме того, в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Порядком проведения аттестации рабочих мест по условиям труда (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 N 342н) работодатель обязан ознакомить работников с условиями труда на рабочем месте и имеющихся на нем вредных и опасных производственных факторах под роспись.

Обращаем Ваше внимание еще раз, что в соответствии с Федеральным законом от 28.12.2013 N 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» с 1 января текущего года аттестация рабочих мест по условиям труда будет заменена на специальную оценку условий труда. Соответственно будут меняться подзаконные нормативные акты в этой сфере. В частности, приказом Минтруда России от 24.01.2014 N 33н утверждены: Методика проведения специальной оценки условий труда; Классификатор вредных и (или) опасных производственных факторов; форма отчета о проведении специальной оценки условий труда; инструкция по заполнению формы отчета о проведении специальной оценки условий труда. На момент подписания данного номера в печать указанный документ еще находился на регистрации в Минюсте России. Так как при регистрации в Минюсте России текст документа может быть изменен, редакция опубликует приказ Минтруда России от 24.01.2014 N 33н «Об утверждении Методики проведения специальной оценки условий труда, Классификатора вредных и (или) опасных производственных факторов, формы отчета о проведении специальной оценки условий труда и инструкции по ее заполнению» сразу после его официальной регистрации в Минюсте России.

По вопросу предоставления дополнительных отпусков и выплаты доплат работникам, которые постоянно работают за дисплеем компьютера, можно пояснить следующее. Федеральных документов, регламентирующих различные льготы и компенсации при работе на ПЭВМ, не существует. Действующее законодательство не предусматривает обязанности работодателя производить какие-либо доплаты работникам за работу на компьютере. Однако такие доплаты и льготы могут быть закреплены коллективным договором и иными локальными нормативными актами организации. Размеры компенсаций, их периодичность и иные условия выплаты устанавливаются в соответствии с Трудовым кодексом коллективным договором, локальным нормативным актом работодателя или трудовым договором с работником. Рекомендации по определению размера компенсации за вредность работодателю могут давать и профсоюзные инспекторы труда.

В действующих нормативных документах вредность напрямую не связана с работой на ПЭВМ. Предполагается, что администрация должна обеспечить при работе на ПЭВМ безопасные условия и при этом, естественно, в распорядке дня должны быть и гимнастические упражнения в соответствии с СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы». Если на рабочем месте с ПЭВМ обнаружено превышение каких-либо опасных и вредных факторов производственной среды, то работать на таком месте просто запрещается без всяких льгот и компенсаций.

При работе на компьютере любой фактор вредности можно снизить до требований норм. Технические возможности для этого имеются, работодатель обязан их реализовывать. Большие электромагнитные поля от старого дисплея – заменить дисплей на современный, прошедший сертификацию. Повышенная напряженность на глаза (из-за того, что работнику приходится разглядывать мелкие значки на экране) – заменить дисплей с небольшим экраном на дисплей с большим экраном. Не обеспечиваются требования к микроклимату и световой среде – выполнить перепланировку рабочих мест, установить кондиционеры, местное освещение, ионизаторы. Повышенная утомляемость работников – введите перерывы в работе и производственную гимнастику. И так по каждому фактору – технические или организационные решения имеются. Если при выполнении какой-либо конкретной работы, исходя из требований конкретного технологического процесса, нельзя устранить тот или иной фактор вредности, связанный с использованием ПЭВМ или видеодисплейной техники (технологические процессы, при выполнении которых работник не может (не имеет права) длительное время отвлечься от экрана дисплея) — к таким работникам относятся, в частности, диспетчеры управления воздушным движением, то в таких случаях вопрос решается проведением аттестации рабочего места по условиям труда. На основании инструментальных измерений реальных факторов вредности аттестационная комиссия принимает решение о льготах. Если по результатам инструментальных замеров устранить вредные факторы невозможно, условия труда должны быть признаны «вредными» с последующей выплатой компенсаций и предоставлением льгот, предусмотренных трудовым законодательством.

Читайте также  Как работать с отсканированным документом

При аттестации рабочих мест по условиям труда аттестационная комиссия должна установить – является ли для конкретного работника работа на ПЭВМ «постоянной» исходя из его должностных обязанностей. Если какой-либо работник постоянно сидит за включенным компьютером, то это еще не означает, что он обязан это делать постоянно. Взяв должностную инструкцию любого работника, мы увидим, что в ней «прописаны» многие другие должностные обязанности, не связанные с работой на компьютере. Постоянной работа за ПЭВМ может считаться только тогда, когда она является единственной работой работника, определенной его должностной инструкцией и выполняется непрерывно в соответствии с регламентом осуществляемого технологического процесса (также оформленного документально). Вредности, надбавки, дополнительные отпуска, сокращенный рабочий день вводятся в организации по результатам аттестации рабочих мест, в процессе которой аттестационной комиссией проверяются фактические условия труда.

Другими словами, постоянный характер работы с ПЭВМ должен быть установлен должностной инструкцией работника и регламентом технологического процесса (факт именно такого характера работы должен быть подтвержден документально в процессе аттестации конкретного рабочего места по условиям труда).

[1] Обращаем внимание читателей, что в соответствии с Федеральным законом от 28.12.2013 N 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» с 1 января текущего года аттестация рабочих мест по условиям труда будет заменена на специальную оценку условий труда. Соответственно будут меняться подзаконные нормативные акты в этой сфере. – Прим. ред.

[2] Проводить все такие замеры не обязательно, т.к. рабочие места с одинаковым оборудованием и одинаковыми условиями труда считаются аналогичными. Более подробные объяснения по этому поводу мы получим из новых нормативно-правовых актов по специальной оценке труда. – Прим. ред.

доплата за работу за компьютером

Опции темы
  • Версия для печати
  • Отправить на E-mail…
  • Подписаться на эту тему…

доплата за работу за компьютером

Работаю в бюджетной воинской организации бухгалтером. В нашей организации установлена доплата за вредность преподавателям информатики за работу с орг. техникой. Распространяется ли на бухгалтеров, работающих в программе «1 С:Предприятие» (либо ведется автоматизированыый учет) доплата за вредность (за работу на компьютере). Сколько % она составляет? На какой правовой документ можно ссылаться? Очень надеюсь на вашу помощь. Спасибо.

Раньше такая доплата действительно была и составляла 12% от оклада, но к сожалению сейчас она отменена (поищу документ). Причем мотивация была такая — современные компьютеры не имеют такого вредного воздействия как старые.

Ничего не отменено. Просто нужно проводить аттестацию рабочих мест.
Есть вполне себе действующий документ.
ПРИКАЗ Минздравсоцразвития РФ от 29.12.2007 N 822
«ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ВИДОВ ВЫПЛАТ КОМПЕНСАЦИОННОГО ХАРАКТЕРА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ И РАЗЪЯСНЕНИЯ О ПОРЯДКЕ УСТАНОВЛЕНИЯ ВЫПЛАТ КОМПЕНСАЦИОННОГО ХАРАКТЕРА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ»
Там есть перечень:

ПЕРЕЧЕНЬ
ВИДОВ ВЫПЛАТ КОМПЕНСАЦИОННОГО ХАРАКТЕРА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ
БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

1. Выплаты работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда.
2. Выплаты за работу в местностях с особыми климатическими условиями.
3. Выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных (при выполнении работ различной квалификации, совмещении профессий (должностей), сверхурочной работе, работе в ночное время и при выполнении работ в других условиях, отклоняющихся от нормальных).
4. Надбавки за работу со сведениями, составляющими государственную тайну, их засекречиванием и рассекречиванием, а также за работу с шифрами.

И разъяснение о порядке:

1. Выплаты компенсационного характера устанавливаются к окладам (должностным окладам), ставкам заработной платы работников, если иное не установлено федеральными законами и указами Президента Российской Федерации.
При этом работодатели принимают меры по проведению аттестации рабочих мест с целью разработки и реализации программы действий по обеспечению безопасных условий и охраны труда.
2. Выплаты компенсационного характера, размеры и условия их осуществления устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, Перечнем видов выплат компенсационного характера в федеральных бюджетных учреждениях согласно приложению N 1.

Продолжаю. Это — ответ на аналогичный вопрос.

Вопрос: Работаем в Федеральном учреждении «Межрегиональный учебный центр» Федеральной службы исполнения наказаний бухгалтерами и кассиром финансового отделения (вольнонаемные). Положена ли нам доплата за работу с компьютерами? Помещение бухгалтерии маленькое (12 кв. м), кондиционера нет, четыре компьютера. Просим разъяснить, на основании каких документов нам обращаться к руководству, какой процент доплаты положен.

Ответ: Основаниями для предоставления компенсаций за работу с вредными условиями труда служат результаты аттестации рабочих мест по условиям труда (наличие вредных производственных факторов, травмоопасных участков, оборудования, показателей тяжести, напряженности трудового процесса и т.д.), которая проводится в соответствии с Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 14 марта 1997 N 12 «О проведении аттестации рабочих мест по условиям труда».
В соответствии со ст. ст. 146 и 147 Трудового кодекса оплата труда работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда, производится в повышенном размере по сравнению с тарифными ставками, окладами (должностными окладами), установленными для различных видов работ с нормальными условиями труда.
В соответствии с Приказом Минздравсоцразвития России от 29 декабря 2007 г. N 822 выплаты компенсационного характера, размеры и условия их осуществления устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативно-правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Размеры доплат в процентах к тарифной ставке (окладу) установлены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 3 октября 1986 г. N 387/22-78 «Об утверждении Типового положения об оценке условий труда на рабочих местах и порядке применения отраслевых перечней работ, на которых могут устанавливаться доплаты рабочим за условия труда».

А.А.Комлева
Редактор-эксперт
журнала «Бюджетный учет»
Подписано в печать
22.04.2008

ВАЖНО! На сегодня упомянутое Постановление № 12 утратило силу в связи с введением в действие нового Порядка
ПРИКАЗ Минздравсоцразвития РФ от 31.08.2007 N 569
«ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ПРОВЕДЕНИЯ АТТЕСТАЦИИ РАБОЧИХ МЕСТ ПО УСЛОВИЯМ ТРУДА»
(вводится в действие с 1 сентября 2008 года.)

Компенсация за компьютер и интернет удаленному работнику

Если удаленный сотрудник использует в работе личное имущество — компьютер, принтер или сканер — ему положена денежная компенсация за естественный износ оборудования. Рассказываем, как руководителю рассчитать и оформить компенсацию, облагается ли она НДФЛ и взносами, и какой штраф заплатит работодатель за невыплату компенсации.

Какие расходы подлежат компенсации

Если работодатель переводит работников на удаленку, он обязан обеспечить их необходимым оборудованием, программным обеспечением и расходными материалами или возместить расходы на их покупку. В законе отсутствует конкретный перечень расходов, но существующая формулировка означает: работника необходимо обеспечить всем, что нужно для исполнения трудовых обязанностей. Исходя из трудовых функций сотрудника, работодатель самостоятельно определяет необходимый перечень.

Например, удаленному менеджеру по закупкам нужен компьютер с доступом в интернет. Если менеджер работает на домашнем компьютере — руководитель обязан возместить ему амортизацию личного оборудования, расходы на электроэнергию и связь.

Обычно удаленным офисным сотрудникам возмещают следующие затраты:

  • амортизацию личного компьютера, принтера, роутера, сканера;
  • расходы на сотовую связь, интернет и электроэнергию;
  • оплату за канцтовары и расходные материалы, например, за бумагу, файлы, скоросшиватели и картридж;
  • настройку программного обеспечения;
  • расходы на ремонт оборудования при его поломке.

Работодатель компенсирует удаленному сотруднику только те расходы, которые они согласовали. Например, удаленный менеджер должен вести клиентскую базу и первичную документацию в электронном формате. Однако менеджер самостоятельно решил распечатывать и хранить бумажные документы. Для этого он самовольно купил принтер, поэтому расходы на покупку принтера и амортизацию оборудования работодатель может не оплачивать.

Как рассчитать компенсацию за использование личного имущества

Трудовой кодекс не регламентирует, как рассчитывать компенсацию за использование личного имущества. В каждом конкретном случае работодателю придется самостоятельно определять размер возмещения и договариваться с сотрудником о сумме. Обычно используют один из приведенных ниже способов расчета компенсации.

Способ № 1. Рассчитать размер амортизации за месяц. Для удаленных работников амортизацию рассчитывают так же, как амортизацию офисного оборудования.

Офисная техника входит в группу оборудования со сроком полезного использования от двух до трех лет. Поэтому для расчета компенсации можно взять срок полезного использования от 24 до 36 месяцев.

Пример

Удаленный менеджер по продажам использует в работе личный ноутбук и принтер. Средняя стоимость ноутбука аналогичной модели — 50 000 ₽, стоимость лазерного принтера — 17 000 ₽. Компьютер и принтер относятся ко второй амортизационной группе, поэтому руководитель и менеджер договорились установить срок полезного использования — 36 месяцев.

Сначала необходимо рассчитать размер ежемесячной амортизации:

  • 50 000 ₽ ÷ 36 мес. = 1389 ₽ на ноутбук
  • 17 000 ₽ ÷ 36 мес. = 472 ₽ на принтер

Если бы менеджер работал на оборудовании весь календарный месяц, он бы получил компенсацию:

1389 + 472 = 1861 ₽

Однако менеджер использует ноутбук для работы только в рабочие дни, поэтому сумму компенсации следует скорректировать. По производственному календарю в апреле 2021 года — 22 рабочих дня. Рассчитаем размер компенсации с учетом рабочего времени:

  • 1389 ÷ 30 × 22 = 1018,6 ₽ за ноутбук
  • 472 ÷ 30 × 22 = 346,13 ₽ за принтер
Читайте также  Прием на работу госслужащих что надо знать

Эти суммы можно еще скорректировать, если учесть почасовую амортизацию оборудования — компенсировать износ личного оборудования только за рабочие часы. Это немного усложняет расчет, но дает самые точные суммы.

В апреле 2021 года при 40-часовой рабочей неделе норма составила 175 часов, поэтому доля рабочего времени составляет:

175 часов ÷ (30 календарных дней × 24 часа) = 0,24

Почасовая компенсация менеджеру составляет:

  • 1389 ₽ × 0,24 = 333,36 ₽ за ноутбук
  • 472 ₽ × 0,24 = 113,28 ₽ за принтер

Способ №2. Проще установить фиксированную сумму. Этот вариант лучше подходит для компании, в которой работает много удаленных сотрудников. Чтобы не высчитывать компенсацию для каждого, руководитель устанавливает определенный размер компенсации в месяц. Например, 900 ₽ — за работу на личном компьютере и 200 ₽ — за пользование принтером.

Если человек трудился на удаленке не весь месяц, тогда придется пересчитать размер компенсации в зависимости от количества отработанных дней.

Бухгалтер работает удаленно и получает компенсацию за использование личного компьютера — 900 ₽ за полный месяц. В апреле бухгалтер заболела, поэтому отработала только 15 рабочих дней.

За апрель бухгалтеру начислят компенсацию:

900 ₽ ÷ 22 рабочих дней в апреле × 15 фактически отработанных дней = 613,64 ₽

Важно: согласованный размер компенсации работодатель выплачивает до тех пор, пока сотрудник использует в работе личное имущество.

Как компенсировать другие расходы

Оплата интернета. Самый простой способ рассчитать компенсацию — разделить абонплату на количество отработанных дней. Например, стоимость услуг провайдера составляет 500 ₽ в месяц. В апреле 2021 года удаленный сотрудник отработал 22 дня. Размер компенсации рассчитывают так:

500 ₽ ÷ 30 календарных дня × 22 рабочих дня = 367 ₽ получит сотрудник за апрель 2021 года.

Возмещение за канцтовары. Работодатель компенсирует полную сумму расходов при условии, что есть подтверждающие документы, например, товарный и кассовый чек или товарная накладная и счет на оплату. Такие расходы организация может списать как прочие.

Чтобы у налоговиков не возникало сомнений по поводу правомерности расходов, желательно, чтобы дата покупки совпадала с текущим месяцем.

Компенсация электроэнергии. Сумма компенсации на электроэнергию рассчитывается аналогично оплате интернета — по количеству отработанных дней.

Важно: работодатель компенсирует только фактические расходы. Если сотрудник получил квитанцию на оплату электроэнергии, но не оплатил ее — компенсировать нечего.

Компенсация затрат на оплату услуг по ремонту имущества. Если у работника сломался личный компьютер, который он использует для работы, — работодатель полностью возмещает расходы на ремонт. Или организация может выделить собственного специалиста для ремонта, если ей так выгоднее — в этом случае компенсировать расходы не нужно.

Если сотрудник оплатил ремонт, он предоставляет руководителю оплаченный счет, чеки и другие платежные документы. Они и являются основанием для компенсации.

Если работодатель не выплачивает компенсацию, и сотрудник пожалуется в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд — работодателя оштрафуют на сумму до 50 000 ₽. Помимо штрафа, ему придется выплатить компенсацию за все время задержки.

Как оформить компенсацию расходов

Порядок, сроки и размеры компенсации прописывают в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. В документе нужно указать:

  • наименование организации-работодателя и ФИО работника;
  • перечень используемого имущества — компьютер, сканер, принтер — и его технические характеристики;
  • порядок расчета компенсации — в твердой сумме или за фактическое рабочее время;
  • порядок выплаты.

Образец доп соглашения к трудовому договору о правилах выплаты компенсации
Соглашение составляют в двух экземплярах: один экземпляр хранится у работодателя, другой — у сотрудника.

На основании подписанного допсоглашения руководитель издает приказ.

Образец приказа о выплате компенсации работнику

Надо ли начислять НДФЛ и взносы на компенсацию

Денежная компенсация за использование личного имущества не входит в систему оплаты труда и не несет работнику экономической выгоды. Поэтому она не облагается подоходным налогом и страховыми взносами. Компенсацию расходов также не включают в доход сотрудника при расчете алиментов. Конституционный суд указал, что алименты можно удерживать только с реальных доходов.

Однако у налоговиков могут возникнуть сомнения, что выплаченные суммы действительно компенсация удаленному сотруднику. Поэтому необходимо соблюсти три условия:

  • размер компенсации необходимо прописать в трудовом договоре;
  • компенсировать можно только расходы, которые сотрудник несет для исполнения трудовых обязанностей;
  • подтверждающие документы — чеки на покупку материалов, квитанции об оплате электроэнергии, услуг по ремонту оборудования и прочее.

Важно: если нет подтверждающих документов или сотруднику выплатили больше, чем указано в трудовом договоре — безопаснее удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Положена ли доплата за работу на компьютере

Дата публикации 05.06.2020

Организация в связи с угрозой распространения коронавируса приняла решение перевести сотрудников на удаленный режим работы на период карантина. Можно ли компенсировать сотруднику расходы, связанные с использованием в рабочих целях его личного имущества (ноутбук, принтер и т.п.), а также затраты на интернет, мобильную связь, бумагу для печати и иные необходимые для работы материалы? Учитываются ли такие затраты в расходах для целей исчисления налога на прибыль? Облагается ли сумма компенсации НДФЛ и страховыми взносами? Какие документы для этого нужны?

Дистанционная работа – это работа, выполняемая (ст. 312.1 ТК РФ):

  • вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя;
  • с использованием для работы и взаимодействия с работодателем информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе интернета.

Если организация переводит сотрудников на удаленный режим работы, то с ними необходимо заключить дополнительные соглашения о дистанционной работе (ст. 72 НК РФ).

В трудовом договоре (дополнительном соглашении) с дистанционным работником должны быть определены (абз. 1 ст. 312.3 ТК РФ):

  • порядок и сроки обеспечения работника оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации, иными средствами, необходимыми для выполнения трудовых обязанностей, если они будут предоставляться организацией, а также порядок и сроки возврата технических средств сотрудником;
  • размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование личного имущества (собственного или арендованного), необходимого для выполнения трудовых обязанностей, а также перечень такого имущества;
  • порядок и сроки возмещения сотруднику других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы;
  • порядок и сроки сдачи работником отчетов о выполненной работе.

Напомним, что компенсация за использование сотрудником личного имущества (инструмента, транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику) в рабочих целях с согласия работодателя, а также возмещение расходов, связанных с таким использованием, положены всем сотрудникам, а не только дистанционным (ст. 164, 188 ТК РФ).

Налоговый учет

Для целей налогообложения прибыли расходами признаются любые затраты при условии, что они являются экономически обоснованными, документально подтвержденными и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 09.09.2019 № 03-03-07/69368).

Минфин России в письме от 09.09.2019 № 03-03-07/69368 подтвердил положения п. 1 ст. 252 НК РФ в отношении учета компенсации за использование личного имущества сотрудника в интересах работодателя в целях налогообложения прибыли. Ведомство подтвердило следующее: поскольку возмещаемые в таком случае расходы понесены в связи с исполнением трудовых обязанностей, они связаны с производственной деятельностью организации, то есть направлены на получение дохода. Как и любые другие расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли, их необходимо документально подтвердить.

Для выплаты компенсации в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с сотрудником должно быть поименовано личное имущество, используемое им в рабочих целях, а также приведен расчет (порядок расчета) суммы компенсации.

Законодательство не устанавливает порядок расчета компенсации, то есть сумму компенсации можно платить как в фиксированном размере, так и рассчитывать каждый месяц исходя из определенных показателей.

Но с точки зрения экономической обоснованности размер ежемесячной компенсации за использование личного имущества следует установить исходя из расчетной суммы амортизации по нему, т.е. с учетом его стоимости и срока полезного использования (в соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утв. постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1).

Рассчитаем сумму компенсации, которая положена дистанционному работнику за использование в рабочих целях личного ноутбука.

Срок полезного использования компьютерной техники и печатающих устройств – свыше двух лет до трех лет включительно (код ОКОФ 330.28.23.23 «Машины офисные прочие»).

Ноутбук используется не только в рабочих, но и в личных целях, поэтому в расчет компенсации за его использование следует включить только рабочее время.

Например, в апреле – это 24 % от общего времени (175 раб. час. / (30 кал. дн. * 24 час.) = 24%),

в мае – это 18 % от общего времени (135 раб. час. / (31 кал. дн. * 24 час.) = 18%).

Таким образом, компенсация за использование в рабочих целях личного ноутбука стоимостью 56 000 руб. в апреле составит 373,33 руб. (56 000 / 36 * 24% = 373,33 руб.), в мае – 280,00 руб. (56 000 / 36 * 24% = 280,00 руб.).

Наряду с износом технических средств, используемых в работе, сотрудник несет затраты на мобильную связь, интернет, электричество, картриджи и бумагу для печати (если этого требует рабочий процесс), канцелярские товары, иные материалы.

По затратам на мобильную связь целесообразно приложить распечатки телефонных звонков, предоставленных оператором мобильной связи, и выделить из них рабочие звонки или рассчитать их процент в общей сумме разговоров.

Читайте также  Как рассчитывается работа в выходные дни

В затратах на интернет так же, как и при использовании техники, следует выделить сумму, приходящуюся на рабочее время.

При тарифном плане стоимостью 500 руб. в месяц сотруднику будет компенсировано в апреле 120 руб. (500 * 24% = 120 руб.), в мае – 90 руб. (500 * 18% = 90 руб.).

Расходы на картриджи, бумагу, канцтовары можно компенсировать в фиксированной сумме (также должен быть обоснованный расчет) либо по представленным сотрудником чекам.

Поскольку компенсация дистанционному работнику за использование личного имущества в служебных целях – это требование законодательства РФ и условие о ее выплате должно быть прописано в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с работником, она учитывается в расходах на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ, как другие виды выплат, предусмотренных трудовым договором и производимых в пользу работника.

В то же время стоит отметить, что Минфин России допускает учет такой компенсации в составе прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).

Суммы компенсаций за использование работниками личного имущества в рабочих целях и иных затрат при дистанционной работе:

  • не облагаются НДФЛ на основании абз. 10 п. 1 ст. 217 НК РФ (см. также письмо Минфина России от 27.11.2015 № 03-04-06/69014);
  • не облагаются страховыми взносами на основании абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ и абз. 13 пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Минфин России неоднократно напоминал, что для освобождения суммы компенсации за использование личного имущества работников от обложения НДФЛ и страховыми взносами условие о компенсации должно быть прописано в трудовом договоре (дополнительном соглашении). Также необходимы документы, подтверждающие право собственности работника на используемое имущество, документы, подтверждающие фактически понесенные затраты, расчеты компенсаций (письма Минфина России от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, от 30.04.2015 № 03-04-05/25434, от 17.06.2009 № 03-04-06-01/138).

Обратите внимание, что условие о принадлежности сотруднику на праве собственности используемого в работе имущества обязательно, только если компенсация выплачивается на основании ст. 188 ТК РФ. Для дистанционных работников ст. 312.3 ТК РФ прямо предусмотрено, что им компенсация выплачивается за использование не только собственного, но и арендованного имущества. Поэтому она не будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами и в том случае, когда используемое в работе имущество не является личным.

Бухгалтерский учет

В целях бухгалтерского учета компенсация сотруднику затрат, связанных с удаленной работой (в том числе с использованием личного имущества), признается:

  • в расходах по обычным видам деятельности, если работа сотрудника связана с производственной деятельностью, управленческими нуждами организации (п. 5, п. 7, п. 16, п. 18 ПБУ 10/99);
  • в прочих расходах в иных случаях (п. 11, п. 12, п. 16, п. 18 ПБУ 10/99).

На счетах бухгалтерского учета такие операции отражаются записями:

  • Дт 20 (23, 25, 26 и др.) Кт 70 – начислена компенсация сотруднику;
  • Дт 70 Кт 50 (51) – выплачена компенсация сотруднику.

Смотрите также

  • Компенсация расходов при дистанционной (удаленной) работе
  • Как оформить перевод сотрудников на удаленную работу в связи с коронавирусом?
  • Облагать ли страховыми взносами и НДФЛ возмещение расходов на интернет сотруднику, работающему удаленно?

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

  • десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
  • рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
  • ваш e-mail не передается третьим лицам;

Удаленная работа: кто платит за интернет? Разъяснения для кадровика

эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства

Посоветуем, как правильно оформить кадровые документы с работником

  • Обязан ли работодатель компенсировать дистанционным работникам расходы на интернет и электроэнергию? — один из самых популярных вопросов от слушателей Контур.Школы в сервисе «Вопросы».

Что нужно знать кадровику о компенсации расходов дистанционным работникам

В Трудовом кодексе РФ вопросы компенсации за использование личного имущества сотрудникам на «удаленке» регулируются ст. 312.6 и 312.9.

Одно из важнейших условий выполнения работы дистанционно — использование работником информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе интернета (ст. 312.1 ТК РФ). Без доступа к интернету сотрудник не сможет выполнять свои обязанности и общаться с работодателем.

Дистанционную работу можно оформить:

  1. По соглашению сторон — путем заключения нового или изменения заключенного ранее трудового договора.
  2. По инициативе работодателя — при наличии исключительных случаев, названных в ст. 312.9 ТК РФ.

Вариант 1. Перевод на «удаленку» по соглашению сторон

В этом случае работодатель обязан обеспечить работника необходимыми для выполнения работы программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами (ч. 1 ст. 312. 6 ТК РФ). Интернет и электроэнергия не относятся ни к одной из этих категорий. Интернет — это глобальная информационно-телекоммуникационная сеть, система объединенных компьютерных сетей для хранения и передачи информации.

Никакими нормативными правовыми актами не установлена обязанность работодателя компенсировать работнику такие затраты. Обратите внимание, что речь идет именно о случае, когда удаленная работа оформляется по соглашению сторон.

На практике стороны самостоятельно ищут решение. Если стороны не смогли договориться, то дистанционную работу оформить невозможно. Например, сотрудник отказывается оплачивать интернет и нести повышенные расходы на электроэнергию, а у работодателя нет возможности компенсировать затраты.

Как решить вопрос о компенсации

Если стороны пришли к соглашению о дистанционной работе, есть два варианта:

  1. Работник пользуется домашним интернетом и не требует компенсации. Работодатель не оплачивает расходы, а только предоставляет ноутбук, компьютер, телефон, принтер и другое необходимое оборудование и средства защиты информации.
  2. Работодатель готов компенсировать затраты на интернет и повышенный расход электроэнергии. Стороны обсуждают условия и прописывают их в трудовом договоре.

Об обосновании и документальном подтверждении расходов на использование интернета и электроэнергии Минфин России рассказал в Письме от 06.11.2020 № 03-04-06/96913.

Как компенсировать расходы на интернет и электроэнергию

Здесь тоже два варианта:

  1. Высчитывать стоимость компенсации с учетом количества дней и часов рабочего времени сотрудника.
  2. Закрепить условие о выплате компенсации в фиксированном размере. В этом случае будет исполнено требование налогового законодательства об экономической обоснованности и производственной необходимости расходов на компенсацию.

Если работник использует личное имущество

Работник может использовать личное оборудование для выполнения трудовой функции только с согласия или ведома работодателя. Это еще раз подтверждает, что решение о выплате компенсации принято исключительно по договоренности сторон. Однако если стороны договорились о таком формате работы, выплата компенсации становится обязанностью работодателя.

Правила выплаты компенсации зависят от варианта оформления дистанционной работы:

  1. В случае заключения трудового договора или допсоглашения к нему — руководствуйтесь
    ст. 312.6 ТК РФ.
  2. По инициативе работодателя в связи с наступлением исключительных обстоятельств, например на основании решения главы соответствующего субъекта в связи с режимом повышенной готовности, — руководствуйтесь ст. 312.9 ТК РФ.

Вариант 2. Перевод на «удаленку» по инициативе работодателя

Когда работодатель инициирует перевод на дистанционную работу в связи с исключительными обстоятельствами по ст. 312. 9 ТК РФ у него возникают обязанности:

  • обеспечить работника необходимым оборудованием, программно-техническими средствами, материалами и пр.;
  • компенсировать ему расходы за использование личных или арендованных программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств.

Отличия статей 312.9 и 312.6

В ст. 312.9 ТК РФ нет условия, что работник использует имущество с согласия или ведома работодателя. Но появляется обязанность работодателя возместить работнику «другие расходы, связанные с выполнением трудовой функции дистанционно».

К таким расходам исходя из самого определения дистанционной работы могут относиться расходы на интернет и электроэнергию. Но Трудовой кодекс РФ не дает четкого указания. Поэтому если работник откажется работать дистанционно в связи отсутствием интернета, а работодатель не захочет или не сможет компенсировать ему такие расходы, в отношении такого работника нужно будет ввести простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя в соответствии с ч. 7 ст. 312. 9 ТК РФ.

Как оформить компенсацию за использование личного имущества, если дистанционная работа оформлена по инициативе работодателя

  1. Установите список работников, которых переводите на «удаленку», и закрепите его в локальном нормативном акте.
  2. Определите размер компенсации за использование принадлежащего работникам оборудования.
  3. Перечислите в локальном нормативном акте, за какое конкретно оборудование, программно-технические средства, иные средства и другие расходы будете выплачивать компенсацию. Это поможет предупредить налоговые риски, так как пока не появились практика и разъяснения финансовых ведомств.

Чтобы разобраться в порядке начисления компенсаций за интернет и электричество, посмотрите отрывок из вебинара «Новые правила оформления дистанционных работников с 2021 года»:

  • Запомните: у работодателей нет обязанности компенсировать работникам затраты на интернет и повышенный расход на электроэнергию.
  • Работник и работодатель самостоятельно трудовым договором, допсоглашением к нему или локальным нормативным актом при переводе на удаленку по инициативе работодателя определяют, какие расходы и в каком размере подлежат компенсации. Какой-либо практики по этому вопросу пока нет, рекомендуем прописывать все условия и договоренности.

О том, как вести бухгалтерский и налоговый учет компенсации за использование личного имущества, читайте в статье «Как компенсировать удаленному сотруднику использование личного имущества».

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Компенсация за использование имущества: основные положения, судебная практика и пример расчета 829.1 КБ