Показатели работы с дебиторами

Дебиторская задолженность. Грамотный контроль, планирование и управление

Оборотной стороной роста объема продаж практически всегда является увеличение дебиторской задолженности. В современной посткризисной ситуации увеличение производства, сбыта уже не являeтся ключевым фактором развития компании. Основным показателем стабильности становится грамотный контроль, планирование и управление дебиторской задолженностью.

На этапе принятия решения о предоставлении кредита покупателю первоочередное значение имеют:

  • срок действия договора на отсрочку платежа (как правило, используются типовые договоры с заранее предусмотренным сроком кредитования);
  • уровень платежеспособности и надежности клиента, при этом особое внимание при сборе информации уделяется не только открытым источникам, но и неофициальным (например, личные связи в контролирующих и правоохранительных органах);
  • создание системы резервов на случай возникновения безнадежной задолженности. Самый надежный и честный клиент на основании любого типового договора освобождается от ответственности в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств, и хотя обстоятельства непреодолимой силы достаточно редко являются настоящей причиной неплатежей, сбрасывать со счетов их не стоит;
  • создание надежного механизма работы с проблемными плательщиками. Как правило, эта обязанность возлагается на службу безопасности предприятия. Кроме того, используются финансовые инструменты, такие как начисление пени за каждый день просрочки, включая день оплаты, пересмотр условий договора в целом;
  • предоставление скидки, размер которой обратно пропорционален сроку кредитования. Тем самым у клиента возникает заинтересованность, как можно быстрее погасить задолженность.

Однако, как показывает практика, самая совершенная система фильтрации заказчиков, покупающих товар на договорных условиях, не способна обеспечить стопроцентный результат. Дебиторская задолженность сама по себе не является злом для компании, хотя при этом надо точно знать, какие размер, качество и период задолженности приемлемы или неприемлемы для поставщика. Для этого разработан определенный механизм.

Вначале анализируются уровень и динамика задолженности в предшествующем периоде с помощью формулы:

где Кдз – коэффициент, показывающий уровень вовлеченности оборотных средств в дебиторскую задолженность;

З – сумма задолженности;

А – общая сумма оборотных средств.

Важным показателем качества дебиторской задолженности является скорость обращения оборотных средств, вложенных в ДЗ, которая рассчитывается по следующей формуле:

где КО – количество оборотов ДЗ в рассматриваемом периоде;

ОР – сумма оборота в рассматриваемом периоде;

З – сумма задолженности в рассматриваемом периоде.

После этого определяется уровень безнадежной задолженности по формуле:

где Кпр – коэффициент, выражающий уровень просроченной задолженности;

Зпр – задолженность, не оплаченная в рамках договора в рассматриваемом периоде;

З – сумма задолженности в рассматриваемом периоде.

Затем определяется коэффициент эффективности вложения оборотных средств в дебиторскую задолженность:

Эдз = Пдз — Здз — Пдз,

где Эдз – коэффициент эффективности вложенных средств в дебиторскую задолженность;

Пдз – прибыль, полученная благодаря реализации на договорных условиях;

Здз – затраты, связанные с осуществлением кредитования (проверка, работа с должниками и пр.);

Пдз – сумма финансовых потерь от невозврата долгов.

Далее определяем необходимую сумму оборотных средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность, используя формулу:

Сдз = Ор + Кс х (Пдн + Ппр),

где Сдз – сумма средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность;

Ор – запланированный объем сбыта в кредит;

Кс – соотношение себестоимости и цены продукции;

Пдн – средневзвешенный показатель количества дней, на которые товар отгружается в долг;

Пдр – период просрочки платежей, дней.

Когда компания не может инвестировать необходимые средства в дебиторскую задолженность, необходимо произвести корректировку планируемой выручки и прибыли, получаемых от реализации в долг.

Одним из новых методов управления задолженностью является рефинансирование дебиторской задолженности, основными формами которой являются факторинг, форфейтинг, вексельный учет.

Особый интерес для компании представляет факторинг как инструмент, покрывающий значительное количество рисков поставщика. К тому же увеличивается срок оборачиваемости капитала, за сравнительно небольшой процент компания оптимизирует структуру финансов, не несет дополнительных расходов по работе с проблемными заказчиками.

Одним из ключевых условий предоставления кредита является определение срока действия договора. Благодаря увеличению срока действия договора растут объем реализации и выручка, однако вырастает количество средств, которые необходимо инвестировать в дебиторскую задолженность, и увеличивается финансовый цикл компании. Устанавливая лимит кредитного договора, необходимо учитывать все изложенные моменты.

Определяя для себя важность каждого из факторов, взвешивая все потенциальные риски, компания выстраивает свою кредитную политику, которая и определяет кредитный лимит для каждого отдельно взятого периода.

В сочетании со сроком, на который предоставляется кредит, особое значение имеет его стоимость. Определяется системой ценовых скидок при немедленных расчетах за поставку продукции. Исходя из этих показателей, рассчитывается норма процентной ставки за предоставленный кредит:

где Пг – норма процентной ставки на предоставляемый кредит;

Цс – скидка при немедленной оплате без отсрочки;

Сп – срок действия кредитного договора.

Особенностью установления названной нормы является ее привязка к процентной ставке по банковскому кредиту. В любых ситуациях она должна быть ниже, чем в финансовых организациях. В противном случае контрагенту выгоднее брать кредит в банке и рассчитываться за поставку на условиях предоплаты.

Основываясь на опыте работы отечественных компаний, можно составить некий алгоритм, показывающий степень ответственности каждого сотрудника в процессе управления дебиторской задолженностью. Как правило, коммерческое подразделение компании (отдел сбыта) курирует вопросы продаж и поступления денежных средств, финансовая служба отвечает за информационную и аналитическую работу. Юридическая служба несет ответственность за безупречное состояние документооборота по проблемным отгрузкам (необходимое условие в случае судебного разбирательства). Если задолженность становится проблемной, то к работе подключается служба безопасности компании.

Кроме того, важно, чтобы функции исполнителей при работе с клиентом не дублировались. В противном случае возникает несогласованность действий между отделами, приводящая к снижению эффективности деятельности. Поэтому необходимо не только четко распределять функции между подразделениями, но и ясно описать их действия на всех этапах работы с проблемным клиентом (см. таблицу).

Распределение функций исполнителей при работе с клиентами

Этап управления дебиторской задолженностью

Действия подразделений по управлению дебиторской задолженностью

Как рассчитать соотношение дебиторской и кредиторской задолженности и что дает этот показатель

Экономическая стабильность предприятия зависят от объема оборотных средств, а также размеров дебиторской и кредиторской задолженности. Если разрыв в соотношении «кредиторки» и «дебиторки» велик, это говорит о нерациональном распределении финансов компании.

Из статьи вы узнаете, как рассчитывается этот показатель и каким должен быть оптимальный коэффициент.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону
+7 (804) 333-20-57

Это быстро и бесплатно !

Что означает соотношение дебиторской и кредиторской задолженности

Соотношение дебиторской и кредиторской задолженности организации – баланс между ее потенциальной прибылью за поставленные товары или оказанные услуги и суммой, которую требуется вернуть кредиторам.

Для чего нужен этот показатель

Анализ этого соотношения дает понимание, насколько рационально компания использует свои ресурсы. По динамике коэффициента легко определить, идут дела предприятия в гору, стоят на месте или наблюдается спад.

Кредиторская задолженность всегда должна быть ниже дебиторской. В противном случае нужно принимать меры, чтобы сравнять показатели и сделать так, чтобы размер «кредиторки» стал ниже.

Важно! Когда коэффициент немного превышает единицу, это говорит об успешности политики управления компанией и умении руководства разумно распределять средства.

Как правильно рассчитать

В процессе ведения бизнеса у предприятия возникают различные задолженности:

  • кредиторская – фирма должна поставщикам, наемным рабочим, налоги, банку и прочее.
  • дебиторская – задолженность перед фирмой, т.е. оплата за выполненные услуги или поставленный товар и т.д.

Соотношение между двумя этими величинами служит показателем эффективности ведения бизнеса. Когда дебиторская задолженность выше по сравнению с кредиторской – это экономически выгодное соотношение. Когда значение отрицательное, возникает риск не погасить взятые на себя обязательства, что может привести к банкротству.

Формула

Коэффициент равен соотношению сумм клиентов (покупателей) и подотчетных лиц (дебиторов) к сумме всех обязательств предприятия перед персоналом, банком, поставщиками. Для получения показателя надо сумму всей «дебиторки» юридического лица разделить на сумму всех задолженностей перед кредиторами. Выглядит это так:

Читайте также  Работа по внешнему совместительству как оформить правильно

К = ∑ ДЗ / ∑ КЗ, где ∑ ДЗ – суммарная дебиторская задолженность, а ∑ КЗ – суммарная кредиторская.

Оптимальным значением принято считать показатель, равный единице, когда обе задолженности равны. Допустимым отклонением может быть превышение задолженности перед кредиторами на 10%, тогда коэффициент равен 0,9.

Любое отклонение от этих величин, может создавать финансовую угрозу для предприятия:

  1. Больше единицы – значит, происходит отвлечение денежных средств из оборота, что грозит риском привлечения дополнительных кредитных средств, а это может привести к снижению прибыли из-за дороговизны заемных средств.
  2. Меньше единицы – заемных средств привлечено много, есть риск непогашения кредитов.

Пример расчета

Рассмотрим пример расчета для условного предприятия ООО «Фотон-Плюс» за период с 2017 по 2019 гг.

Показатель 2017 г 2018 г 2019 г
Задолженность дебиторов, тыс. руб. 17990 20980 16327
Задолженность кредиторов, тыс. руб. 19152 17345 35652
Коэффициент 0,94 1,21 0,46

Произведем расчет соотношения задолженностей по годам:

Видно, что самым удачным был 2017 год, когда соотношение составляло 0,93, то есть было наиболее близко к 1. В остальных периодах наблюдаются сильные перекосы в одну и другую сторону. Так колебание в большую сторону сменилось существенными финансовыми проблемами в 2019 году. Кредиторская задолженность значительно превышает дебиторскую — если не предпринять срочно антикризисные меры, это будет иметь негативные последствия для предприятия.

Оптимальный коэффициент

Оптимальная величина коэффициента равна единице. В такой ситуации компания в силах обслуживать кредиты за счет «дебиторки». При таком показателе соотношения КЗ и ДЗ важно строго следить за сроками погашения задолженностей, чтобы не допускать просрочек и перехода долгов в категорию безнадежных, с которыми фирма не может рассчитаться.

Когда коэффициент равен единице, предприятие должно тщательно следить за отвлечением активов и темпами погашения разных займов, чтобы баланс не нарушался в худшую сторону, не снижался коэффициент.

Важно! Согласно альтернативному мнению, оптимальным считается коэффициент равный двум. Если он ниже, значит, ликвидные активы организации недостаточно быстро обращаются в денежную форму.

Оптимальность величины коэффициента зависит от сферы деятельности организации.

Что, если соотношение отклоняется от нормы

Отклонение коэффициента от нормы – не редкость. Оно может быть как в большую (выше единицы) сторону, так и в сторону понижения.

Обе ситуации имеют свои особенности, которые мы разберем подробнее.

Больше нормы

Коэффициент больше единицы говорит об успешности политики предприятия, правильности распределения активов, понимания руководством экономической ситуации. Однако расслабляться не стоит. Увеличение коэффициента говорит о выводе капитала компании, а значит, при таком положении дел ей может понадобиться кредитование.

Не стоит сбрасывать со счетов риски, связанные с несвоевременным исполнением дебиторами долговых обязательств перед компанией.

Заключать соглашения о поставке товаров и услуг лучше с залоговым обеспечением, чтобы минимизировать риски.

Если коэффициент выше двух и этот показатель отмечается в течение нескольких контрольных периодов, имеет смысл задуматься о смене партнеров и рассчитать, насколько целесообразна выемка оборотных средств компании.

О корректности использования оборотного капитала, а также о необходимости менять контрагентов говорят, когда коэффициент превышает отметку в две единицы.

Оптимальным считается превышение нормы до значения в 1,5-2.

Меньше нормы

Такое положение дел говорит о серьезном кризисе. Долги в этом случае существенно превышают доходы, компания не может в полном объеме рассчитываться по займам, и они становятся запущенными. Нечем рассчитываться и с сотрудниками предприятия. Сохранение такой ситуации в течение длительного времени приводит к банкротству компании.

Причина снижения коэффициента – грубые ошибки в экономической политике организации, слабый анализ финансовых обязательств или его полное отсутствие.

Следствие ошибок в экономической политике компании – падение ее ликвидности. Чтобы выйти из кризиса, нужно прекратить внешнее финансирование фирмы, снизить себестоимость услуг или товаров и добиваться прибыли за счет увеличения объемов их продаж.

Имеющиеся ресурсы и средства компания должна расходовать предельно рационально, а также следить за своевременностью расчетов с контрагентами.

Выйти из ситуации и стабилизировать соотношение КЗ и ДЗ можно только пользуясь перечисленными мерами в комплексе.

Заключение

Анализ значений обеих задолженностей отражает фактическое экономическое положение компании. Оптимальный вариант, когда оба показателя равны друг другу.

Регулярное проведение анализа показателей баланса КЗ и ДЗ значительно снижает риск банкротства. Получив первые отрицательные результаты расчетов, руководство компании сможет вовремя принять меры по выходу из кризисной ситуации и избежать проблем.

Как контролировать дебиторскую задолженность: методы и инструменты

Дебиторская задолженность представляет собой сумму долгов, причитающихся предприятию со стороны юридических и физических лиц, которые являются его должниками. По сути, она является активом предприятия, поэтому очень важно держать ее под контролем. В противном случае компания неизбежно столкнется с постоянным и неуправляемым ростом задолженности.

Дебиторская задолженность классифицируется:

  • по срокам погашения (краткосрочная — платежи ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты; долгосрочная — платежи ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты);
  • по степени возможности взыскания (текущая — задолженность в пределах тех сроков оплаты, которые установлены договором; сомнительная — срок погашения уже нарушен, но предприятие уверено, что средства будут получены; безнадежная — долги нереальные для взыскания).

В зависимости от масштабов деятельности компании могут устанавливать свои собственные классификации дебиторской задолженности.

Как не допустить появления сомнительных и безнадежных долгов

Существует несколько способов предотвращения появления плохих долгов или их минимизации.

1. Предоплата

Если есть риск возникновения проблем с покупателем, лучше заключить с ним договор на условиях предоплаты. Причем предоплата в этом случае должна быть 100 %. Тогда у вас, как у поставщика, не возникнет проблем с долгами.

2. Обеспечение в виде залога, поручительства, банковской гарантии

3. Встречная задолженность (кредиторская)

Когда есть встречная задолженность, можно относительно спокойно отгружать продукцию без предоплаты, без обеспечения и прочих подстраховочных вариантов. Если есть кредиторская задолженность и возникает дебиторская задолженность, всегда возможно перекрыть их путем взаимозачета.

4. Аккредитив

Это довольно экзотический вариант, хотя и незаслуженно забытый. Аккредитив — одна из форм безналичных расчетов, смысл которой заключается в следующем: когда обе стороны договора (допустим, на осуществление поставок) не доверяют друг другу (то есть поставщик не доверяет покупателю, так как боится, что он его не оплатит, а покупатель боится делать предоплату, потому что не уверен, что поставщик отгрузит товар), проблему может решить третья независимая сторона в лице банка (банк-эмитент).

В этом случае банк открывает аккредитив: часть денежных средств расчетного счета покупателя переводятся на специальный счет в этом банке, и покупатель в течение определенного срока не имеет права распоряжаться этими деньгами. Затем банк сообщает поставщику о том, что деньги для него «зарезервированы» на отдельном счете и эти деньги ему будут перечислены, как только он представит документы, подтверждающие отгрузку.

К сожалению, эта услуга не пользуется особой популярностью. Вероятно, потому, что она недешевая. Но с точки зрения финансовой и гражданско-правовой это хороший вариант для предотвращения накопления долгов.

6 методов внутреннего контроля дебиторской задолженности

Сразу нужно сказать, что универсальных методов контроля дебиторской задолженности не существует. Все очень специфично, и многое зависит от деятельности предприятия, его масштаба, сумм, которые проходят, клиентов, рынка, на котором предприятие работает. Приходится учитывать слишком много факторов. Тем не менее можно ориентироваться на несколько важных критериев.

1. Плановый уровень дебиторской задолженности

Максимально допустимый размер дебиторской задолженности определяется расчетным путем. Он выражается в абсолютных величинах и / или в процентах по отношению к выручке.

Речь идет о сумме долгов, которую предприятие может себе позволить без серьезного ущерба для финансово-хозяйственной деятельности. Размер этот лучше устанавливать в твердой сумме, то есть в рублях. Дополнительно можно установить и в проценте от выручки.

2. Условия предоставления отсрочки платежа (кредита) клиентам

У компании может быть принят какой-то конкретный срок — 15 или 30 дней, например. Но один срок не может быть универсальным для всех, с кем она работает.

Читайте также  Как отказаться от дополнительных обязанностей на работе

Если речь идет о ключевом или постоянном клиенте, то для него срок может быть длиннее. Ведь он, как правило, делает большие заказы и регулярно выполняет свои обязательства.

Если появляется новый клиент, в котором компания пока еще не уверена, то срок имеет смысл пересмотреть в сторону уменьшения. Проблемному клиенту срок нужно устанавливать либо минимальный, либо вообще настаивать на предоплате.

3. Мотивация сотрудников

Желательно разработать систему, при которой заработная плата сотрудника будет зависеть от срока дебиторской задолженности.

4. Процедура предоставления отсрочки платежа клиентам

Большую роль в принятии решения о предоставлении клиенту кредита играет собранная о нем информация.

Можно начать с анализа информации из открытых источников и той информации, которая запрашивается у покупателей. Как давно они работают на рынке? С кем из их контрагентов можно связаться, чтобы получить отзывы? Насколько аккуратно они рассчитываются? Много ценной для анализа информации можно извлечь из сайта компании.

Лучше всего лично посетить офис покупателя. Это позволит сформировать представление о том, насколько рискованно будет работать с ним.

5. Определение параметров оценки предоставленной клиентом информации

В данном случае важно учитывать наличие имущества, за счет которого возможно погашение задолженности, размер и динамику кредиторской задолженности, потенциальные финансовые трудности и проблемы с платежеспособностью.

6. Распределение ответственности за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами

Все зависит от масштабов предприятия, но даже на малом предприятии имеет смысл определить, кто и за что отвечает в работе с дебиторской задолженностью, как распределяется ответственность.

С точки зрения логики коммерческий отдел должен отвечать за предоставление отсрочки платежа, осуществлять контроль над текущей дебиторской задолженностью. Участок работы юридического отдела — сомнительная и безнадежная дебиторская задолженность (личные встречи, переговоры, переписка, претензии, исковое заявление). К бухгалтерии относятся учет, контроль над оформлением и списание дебиторской задолженности.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Как организовать контроль дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность является важным активом и играет значимую роль в финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Высокая ее доля в общей структуре активов хозяйствующего субъекта снижает ликвидность и финансовую устойчивость предприятия и повышает риск финансовых потерь. На величину дебиторской задолженности предприятия оказывают влияние как внешние факторы (общее состояние экономики и расчетов в стране, эффективность денежно-кредитной системы, уровень инфляции, емкость рынка и его насыщенность), так и внутренние: осуществления контроля за дебиторской задолженностью, уровень профессионализма в управлении дебиторской задолженностью, а также состояние ее учета.

Организация контроля, за дебиторской задолженностью предполагает проведение комплекса мероприятий, направленных на снижение риска невозврата дебиторской задолженности. Общепринятых методов контроля над дебиторской задолженностью не существует, многие рычаги по управлению ею зависят от отраслевой специфики предприятия, его масштаба, оборотов, рыночных условий и иных показателей. Тем не менее, при организации контроля можно ориентироваться на несколько основных факторов.

К основным элементам системы контроля дебиторской задолженности относятся:

  • контроль и учет договоров с покупателями,
  • контроль оформления документации,
  • установление характера дебиторской задолженности,
  • осуществление своевременного контроля и
  • принятие необходимых мер.

При этом важно учитывать, что система контроля дебиторской задолженности должна охватывать все этапы продажи товаров, работ (оказания услуг) – от момента заключения договора с покупателем до фактической реализации товара, работ (оказания услуг) и получения оплаты. Следовательно, в процесс контроля за дебиторской задолженностью должны быть включены все службы (отделы), взаимодействующие с контрагентом (менеджеры, юристы, бухгалтера и иные специалисты).

Для внедрения системы контроля дебиторской задолженности предприятию необходимо разработать регламент, в котором предусмотреть:

  • всех ответственных лиц на каждом этапе работы с контрагентом (от стадии заключения договора до момента оплаты задолженности);
  • порядок предварительной работы с потенциальными дебиторами на предмет их платежеспособности, наблюдение за своевременностью выполнения ими своих обязательств;
  • срок мониторинга задолженности (ежедневно, раз в три дня или иной допустимый период);
  • форму документа, в котором раскрывается перечень дебиторов с указанием сумм задолженности, сроков погашения задолженности по договору, количества дней просрочки, принятые меры по взысканию просроченной задолженности и т.п.;
  • меры по взысканию просроченной задолженности (уведомления о просрочке платежа, претензионное письмо, приостановка отгрузок, переговоры по оплате задолженности, подача судебных исков и т.п.), сроки осуществления предусмотренных мер.
  • выявление степени риска появления недобросовестных покупателей путем расчета резерва по сомнительным долгам.

В рамках осуществления контроля необходимо проводить анализ наличия всех правоустанавливающих документов возникновения дебиторской задолженности, в случае отсутствия какого-либо документа ответственные лица должны принять всевозможные меры по получению данного документа (например: отсутствие договора, акта или иного документа по сделке), в ином случае риск невозврата дебиторской задолженности значительно возрастает.

Отчет для осуществления контроля над дебиторской задолженностью можно оформить по форме документа, представленного в таблице ниже:

Наименование контрагента, реквизиты договора ООО «Бринкс» Договор № 48/12 от 15.10.2016 г. АО «Дели» Договор № 16 от 10.08.2016 г. ООО «Энтра» Договор б/н от 23.02.2016 г. Итого
Общая сумма задолженности, тыс. руб. 15 000 5 000 1 900 21 900
Текущая задолженность, тыс. руб. 7 000 7 000
Просроченная задолженность, тыс. руб. 8 000 5 000 1 900 14 900
в.т.ч. по срокам возникновения просроченной задолженности, тыс. руб. до 7 дн. 4 000 4 000
от 7 до 30 дн. 4 000 4 000
от 30 до 60 дн. 5 000 5 000
от 60 до 90 дн.
свыше 90 дн. 1 900 900
Проведенные мероприятия по взысканию задолженности Проведены переговоры 23.12.2016, контрагент предоставил гарантийное письмо об оплате до 15.01.2017 Направлено письмо с требованием об уплате от 01.12.2016 Подан иск в суд, дело находится на стадии рассмотрения Х
Анализ платежеспособности должника Анализ проведен на основании Баланса, показатель платежеспособности является удовлетворительным Анализ проведен на основании Баланса, показатель платежеспособности является удовлетворительным Анализ проведен на основании информации доступной в открытых источниках, платежеспособность признана, как неудовлетворительная (множество судебных исков о взыскании задолженности)

На основании сведений, представленных в таблице, анализируются сроки возникновения, суммы задолженности, принятые меры по взысканию задолженности, а также информация о платежеспособности дебитора. Полученная информация поможет принять верные решения при рассмотрении возможных мер, направленных на взыскание дебиторской задолженности.

В качестве предупредительных мероприятий по недопущению возникновения просроченной дебиторской задолженности необходимо внедрить выполнение следующих мероприятий:

  • проведение прогнозной оценки уровня финансовой устойчивости и платежеспособности потенциального покупателя (заказчика), перед заключением договора;
  • включение в договоры с покупателями и заказчиками существенных условий, определяющих порядок их исполнения, штрафных санкций за неисполнение обязательств;
  • установление системы скидок в случае досрочной оплаты счетов предприятия;
  • внедрение системы ответственности менеджеров по продажам за несвоевременную оплату их клиентами счетов предприятия;
  • установление предельной суммы возможных сделок на основе минимизации количества сомнительных долгов;
  • своевременное проведение инвентаризации расчетов с дебиторами.

Организация и внедрение контроля за дебиторской задолженностью позволит существенно снизить уровень риска неплатежей и непредвиденных убытков, что в конечном итоге окажет положительное влияние на финансовые показатели предприятия.

Эффективная работа с дебиторской задолженностью

Увеличение дебиторской задолженности снижает финансовую устойчивость компании. Нехватка оборотных средств не только приводит к зависимости от внешних источников финансирования, но и негативно сказывается на платежеспособности, рентабельности, продуктивности бизнеса в целом. Эффективная работа с дебиторской задолженностью обеспечивает финансовую стабильность и способствует динамичному развитию. Давайте разберемся, как правильно организовать работу с задолженностью на предприятии.

Причины возникновения

Возникновение дебиторской задолженности в бизнесе – это не отклонение, а скорее норма. Важно держать ее объем на приемлемом уровне. Задача руководства компании – разобраться в причинах возникновения, разработать мероприятия по борьбе с дебиторской задолженностью и обеспечить контроль их выполнения.

Среди основных причин возникновения можно выделить следующие:

  • контрагент сознательно не оплачивает долг, направляя средства на другие, более приоритетные цели;
  • у покупателя нет денег, чтобы рассчитаться с вами;
  • вы столкнулись с недобросовестным партнером;
  • ваши работники не предприняли соответствующие меры для своевременного возврата долга;
  • контрагент сознательно уклоняется от расчетов, кредитуя за счет вас свой бизнес.

Многие компании провоцируют долги сознательно, особенно в условиях финансового кризиса. Ограниченность в финансовых ресурсах заставляет их затягивать с платежами.

Рост долгов перед вами рано или поздно скажется на эффективности бизнеса. Поэтому важно разобраться в причинах возникновения дебиторской задолженности, разработать методы борьбы с нею и минимизации рисков ее возникновения в будущем.

Этапы работы с дебиторской задолженностью

Работу по возврату дебиторской задолженности можно условно разделить на несколько этапов:

  1. Разработка политики работы с контрагентами (предоставления кредитов, отсрочки платежа), проверка и анализ контрагентов.
  2. Разработка шаблонов договоров, проработка деталей, определения основных условий и т. д.
  3. Осуществление контроля над своевременностью выполнения обязательств дебиторами.
  4. Работа с дебиторами, нарушившими сроки оплаты, направленная на возврат долгов, снижение рисков их возникновения (увеличения).
  5. Активные действия по взысканию задолженности в судебном порядке или продажа долга.
  6. Списание безнадежной дебиторской задолженности.

Работа с долгами должна проводиться комплексно. На каждом из этапов используются свои методы, которые предприятие выбирает самостоятельно.

Методы борьбы с дебиторской задолженностью

Система работы с дебиторской задолженностью разрабатывается каждой компанией самостоятельно, зависит от специфики бизнеса, масштабов убытков, наличия ресурсов и других факторов.

Работа с дебиторами должна проводиться на постоянной основе. Необходимо проводить анализ величины задолженности, ее структуры, оценивать платежеспособность клиента и выбирать оптимальные методы работы с должниками, которые принесут результат.

Телефонные звонки, отправка писем

Звонить контрагенту необходимо не только тогда, когда он просрочил платеж. Хороший результат дает профилактика. Напомните партнеру, что через несколько дней наступает дата, когда нужно рассчитаться за товары или услуги. Во многих случаях напоминание о близком сроке платежа работает. Если же платеж просрочен, телефонный звонок – это самый простой метод «давления» на должника. Важно правильно наладить процесс:

  • организовать автоматический обзвон (СМС-рассылку);
  • обучить персонал методам работы с должниками по телефону;
  • обеспечить контроль эффективности звонков;
  • привлекать к обзвону сотрудников колл-центров сторонних компаний в формате аутсорсинга.

Если должник не идет на контакт или уклоняется от расчетов, необходимо переходить к более действенным методам. Первый шаг – это рассылка писем. Рекомендуется наладить автоматическую рассылку писем параллельно с телефонными звонками. Вначале рассылаются письма с напоминанием о сроках платежа, в случае просрочки – с требованием оплатить долг. Для работы с должниками должен быть разработан шаблон письма-напоминания и письма-требования.

Письма с напоминанием о сроках платежа можно высылать на электронную почту. Строгие письма-требования рекомендуется отправлять с уведомлением о получении. Если дело дойдет до судебного разбирательства, они будут свидетельствовать о том, что вы пытались выйти на контакт с клиентом и разрешить вопрос.

Переговоры

Сознательные контрагенты, у которых возникли временные финансовые трудности, обычно идут на контакт и пытаются договориться об отсрочки платежа. Соглашаться на это или нет, зависит от конкретной ситуации. Переговоры – это один из этапов работы с дебиторской задолженностью и провести их нужно. Важно перед их проведением подготовиться – собрать данные о должнике и разработать стратегию ведения переговоров.

Ведение переговоров – целая наука. Часто их проведение является крайней мерой, когда сроки стали критичными и превысили 90 дней. Если речь идет о крупной сумме, целесообразно к ведению переговоров привлекать руководителей высшего звена, которые не только владеют техниками переговоров, но и уполномочены принимать соответствующие решения. Можно привлекать целую команду специалистов (например, юристов, финансовых аналитиков и т. д.).

Если в ходе переговоров достигнуты какие-либо договоренности, это обязательно должно быть зафиксировано и отражено в соответствующих документах.

Привлечение сторонних специалистов по взысканию

Если у компании нет достаточных ресурсов для борьбы с дебиторской задолженностью, она может привлекать для этих целей сторонних специалистов в формате аутсорсинга. Этот подход позволяет эффективно работать с должниками, оптимизировать расходы и не отвлекать персонал компании от решения основных производственных задач.

Такой формат работы имеет ряд преимуществ:

  • экономия времени и средств на работу с должниками;
  • не нужно обучать персонал;
  • с дебиторами работают профессионалы, имеющие соответствующую подготовку и опыт;
  • нет необходимости увеличивать штат.

Аутсорсинг для борьбы с проблемной задолженностью используется не только малым и средним бизнесом, которому сложно организовать эффективную систему работы, но и крупным бизнесом, который стремиться оптимизировать свою деятельность и рационально использовать ресурсы.

Продажа долга

В некоторых случаях выгоднее продать задолженность, чем тратить время и средства на ее возврат. Законом разрешена переуступка прав требования денежных средств или других активов третьему лицу. Продажа позволяет сразу получить деньги, пусть и меньшую сумму (за вычетом дисконта). Такой шаг целесообразен, если компания остро нуждается в деньгах или задолженность признана безнадежной.

Обращение в суд

Взыскание долга через суд – крайняя мера. Обычно на нее идут, если работа с дебитором не дала желаемого результата. Это касается долгов, просрочка по которым превысила 90 дней. Предварительно компания высылает письмо-претензию, в котором требует выполнять обязательства до указанного срока. В нем указываются требования к должнику, сумма претензии, доказательства, подтверждающие обстоятельства, реквизиты для уплаты долга.

Направление такой претензии является формой досудебного урегулирования спора. Если вы не получили ответ, можно готовить документы для передачи в суд. Подготовка искового заявления должна выполняться профессиональным юристом, чтобы исключить риск проиграть дело. Если в штате такового нет, рекомендуется привлекать адвокатов извне или обращаться в юридическую контору.

Ответственные за дебиторскую задолженность компании

Управления рисками позволяет не допустить бесконтрольный рост задолженности, эффективно планировать деятельность и обеспечить финансовую стабильность. Управление дебиторской задолженностью подразумевает разработку мероприятий, направленных на недопущение возникновения задолженности и снижения ее объема.

В условиях современного бизнеса свою эффективность доказала система ответственности и мотивации сотрудников. Практика показала, что заинтересованность персонала в оперативном получении платежей позволяет существенно сократить объемы дебиторской задолженности.

Внедрение такой системы на предприятии подразумевает:

  • определение ответственных за проведение контроля дебиторской задолженности;
  • разработку должностных инструкций для персонала;
  • разработку показателей оценки для определения эффективности работы с дебиторской задолженностью;
  • разработку и внедрение системы мотивации;
  • разработку механизма предотвращения ошибок и мошенничества со стороны ответственных лиц.

В штат может быть введена отдельная единица или отдел, отвечающий за работу с должниками. Если речь идет о небольшой компании, которая не может себе этого позволить, ответственность за данное направление работы возлагается на бухгалтеров, сотрудников юридического отдела, линейных руководителей.

Непосредственно к работе с дебиторами привлекаются и рядовые сотрудники. Как правило, это работники отделов продаж, которые непосредственно контактируют с покупателями. Важный момент – разработка системы мотивации, которая учитывает взаимосвязь между объемом, качеством задолженности и вознаграждением персонала. Должна быть предусмотрена и система наказания. Но наказание должно применяться исключительно к сотрудникам, которые показывают низкую эффективность. Нельзя наказывать сотрудников за ситуацию, на которую они не в силах повлиять.

Профилактика возникновения

Лучший метод борьбы с долгами – профилактика их возникновения. Профилактические мероприятия должны проводиться беспрерывно. Их цель – предотвращение финансовых рисков.

Для поддержания уровня дебиторской задолженности на приемлемом уровне необходимо:

  • проверять репутацию партнеров;
  • внедрить кредитный рейтинг контрагентов;
  • документально оформлять договоренности;
  • собирать контактные данные клиентов для эффективной коммуникации;
  • регулярно проводить мониторинг платежей и контроль исполнения обязательств;
  • заранее напоминать контрагентам о сроке оплаты.

Рост дебиторской задолженности и ухудшение ее качества приводит к снижению платежеспособности предприятия. Дефицит оборотных средств влечет за собой увеличение кредиторской задолженности, как следствие – снижение рентабельности, иногда ведет к сокращению объемов производства и даже банкротству. Эффективная работа, направленная на уменьшение задолженности должна проводиться постоянно, включать в себя не только работу с должниками, но и профилактические мероприятия. Используйте эти инструменты комплексно, это позволит обеспечить финансовую стабильность и процветание вашего бизнеса.