Опыт работы на ККМ что это

Как работать на кассе: инструкция для кассира

Не так давно были приняты новые требования, касающиеся установки и последующего использования кассовой техники. В связи с этим правила ее эксплуатации претерпели некоторые изменения. Отныне не только кассиру, но и руководителю организации необходимо быть осведомленным в особенностях и принципе работы онлайн-кассы. Это важное условие, которое должно быть соблюдено во избежание неприятностей с налоговой службой. Так что нужно знать, чтобы работать на кассе и не получить штраф от налоговой инспекции?

Работа на ККМ: ознакомление с особенностями работы на кассе и требования к аппарату

В первую очередь необходимо выяснить, что собой представляет обновленная контрольно-кассовая машина (ККМ). Это приспособление, которое разработано для взаимодействия организации с налоговой инспекцией в режиме online. Основные требования к аппарату следующие:

  1. Он обязательно должен соответствовать не только техническим, но и физическим характеристикам. Они указаны в Федеральном законе под номером 54, в котором прописаны особенности применения контрольно-кассовой техники. Например, на корпусе аппарата обязательно должен быть заводской номер, встроенные часы и так далее.
  2. Информация о расчетах передается через оператора фискальных данных. Это такие организации, которые подписывают соглашения на обслуживание предпринимателей и гарантируют своевременную передачу данных в налоговую.
  3. Отныне кассовые аппараты должны печатать новые чеки. Теперь добавилось новое поле — QR-код, который легко можно отсканировать с задействованием специальной программы. Благодаря этому можно посмотреть чек на сайте фискальной налоговой службы. Кроме того, число необходимых реквизитов значительно увеличилось. Дополнительно у кассового аппарата должна быть функция отправки электронной версии чека на почту или телефон покупателя, клиента.
  4. У кассы должен быть постоянный доступ к сети интернет. При этом передача чеков должна осуществляться постоянно. Даже если в здании временно отсутствует подключение к сети, то можно продолжать работать с кассовым аппаратом. После появления доступа к интернету все сохраненные данные будут отправлены в налоговую службу. Здесь есть один важный момент: если в течение одного месяца данные не поступают в фискальную службу, то ФН (фискальный накопитель) будет заблокирован. Для подключения к сети задействуются такие интерфейсы: SIM-карты, Ethernet, а также Wi-Fi.
  5. В каждый аппарат обязательно должен быть встроен фискальный накопитель (чип). Он необходим для быстрой передачи информации о продажах в налоговую инспекцию. Нужно помнить, что данное устройство рекомендуется менять каждые 13, 15 или 36 месяцев. Точные сроки зависят от разных факторов: производителя, модели аппарата.

Полный перечень требований перечислен в статье 4 Федерального закона под номером 54. Перед тем, как начать использовать кассовый аппарат, предприниматель должен провести его проверку. Важно, чтобы он полностью соответствовал всем пунктам Федерального закона, касающегося применения контрольно-кассовой техники. Чтобы проверить аппарат, можно использовать следующие электронные сервисы «Проверка ФН» и «Проверка ККТ». Их можно найти на сайте фискальной службы.

Что касается особенностей взаимодействия между кассовым аппаратом, кассиром и покупателем (клиентом), то они следующие:

  1. Покупка или услуга оплачивается покупателем (клиентом) с помощью банковской карты или наличных денег.
  2. Информация об этом сразу направляется в фискальный накопитель.
  3. Далее фискальный накопитель шифрует чек, сохраняет его, после чего отправляет на платформу ОФД (оператор фискальных данных).
  4. После этого оператором проверяется все поступившие сведения, после чего они отправляются в инспекцию. Последняя обязательно должна проинформировать о поступлении данных.
  5. Кассир выдает покупателю или клиенту чек. По просьбе последнего электронная версия чека может быть отправлена на почту или телефон.

Любой сотрудник, получивший детальный инструктаж, может стать кассиром. При этом он обязательно должен ознакомиться с основными требованиями действующего законодательства, которые касаются работы с конкретной моделью кассового аппарата. Дополнительно владельцу бизнеса следует составить и заключить договор с сотрудником. В нем должна быть прописана полная материальная ответственность, помогающая избежать неприятных инцидентов с фискальной службой. Например, при возникновении недоразумений вся ответственность ложится на плечи сотрудника, который должен возместить нанесенный ущерб.

Особенности правильной работы на кассе в магазине или супермаркете

Предварительно работник проходит обучение и получает доступ к денежному ящику. Еще ему выдается чековая лента. Только после этого он приступает к работе. В начале дня кассиру нужно напечатать отчет об открытии смены. Он отправляется оператору фискальных данных. Обычно смена закрывается по окончании рабочего дня. Кассир осуществляет сдачу наличных денег и составляет отчет о закрытии.

Во время обучения работе на кассе важно ознакомить работника с разными ситуациями и порядком действий. Например:

  1. Клиентом был внесен аванс. В такой ситуации в поле «признак расчета» указывается понятие «аванс/предоплата».
  2. Если кассир пробил лишние товары или покупатель решил вернуть приобретенную продукцию, то важно сформировать чек «возврат прихода». Дополнительно важно принять заявление от покупателя. После этого составляется накладная, пробивается чек с указанием обычных реквизитов. Единственным отличием является замена позиции «признак расчета» на «возврат прихода».
  3. В случае, если в супермаркете внезапно было отключено электричество во время совершения платежа покупателем, то кассиру важно сформировать чек коррекции. Это также касается ситуаций, когда в конце смены продавец обнаружил излишек денежных средств в кассе.

Во всех остальных ситуациях действия кассира соответствуют описанному выше алгоритму. Только на первый взгляд создается впечатление, что работа с кассовым аппаратом очень сложная. На самом деле это не так.

Как избежать наказания со стороны ФНС?

Важно соблюдать такие правила:

  1. Закрывать кассу на время отключения электричества в здании. Если этого не сделать, то в кассовом аппарате не будет данных для передачи в фискальную налоговую службу. А это может привести к неприятностям.
  2. Сотруднику нельзя уходить с рабочего места, если касса находится в рабочем состоянии. При этом категорически запрещено допускать к кассе посторонних лиц.
  3. Продавец должен выдать электронный чек, если покупатель предоставил QR-код.
  4. Если нет подключения к сети интернет, то чеки можно пробивать только в течение одного месяца. По окончании этого срока фискальный накопитель будет заблокирован. Далее налоговая инспекция обяжет организацию оплатить штраф.

Установкой и последующей настройкой кассовых аппаратов занимаются только специализированные организации. В спектр их услуг также входит обучение персонала работе на кассе. Чтобы узнать об особенностях работы на кассовом аппарате, установить соответствующее программное обеспечение или выбрать ОФД следует воспользоваться помощью профессионалов.

Как вести кассовые операции с онлайн‑кассой

Если вы недавно перешли на расчёты с ККТ, убедитесь, что знаете про порядок ведения кассовых операций. Рассказываем, что нужно учесть и как правильно проводить операции.

Порядок ведения кассовых операций в организации

Кассовые документы

Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами, или ПКО, и расходными кассовыми ордерами, или РКО (указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). По каждому ПКО и РКО нужно вносить записи в кассовую книгу. Такой порядок сохранился и после перехода на онлайн-кассы.

Унифицированные формы кассовых документов приведены в постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которое продолжает действовать:

  • приходный кассовый ордер (сокр. ПКО, код ОКУД 0310001);
  • расходный кассовый ордер (сокр. РКО, код ОКУД 0310002);
  • кассовая книга (код ОКУД 0310004).

Если выдаёте из кассы зарплату, применяется платёжная ведомость (код ОКУД 0301011) или расчётно-платёжная ведомость (код ОКУД 0301009), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Ведение кассовой книги

Любая организация независимо от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций). От ведения кассовой книги не освобождает даже ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов.

Если обособленное подразделение организации получает или расходует наличные, оно также обязано вести кассовую книгу. При этом неважно, есть ли у обособленного подразделения расчётный счёт (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).

Обособленное подразделение (ОП) в срок, который установил руководитель организации, передаёт в головное подразделение:

  • отрывные экземпляры листов кассовой книги — когда кассовая книга ОП заполняется от руки;
  • распечатанные на бумаге вторые экземпляры листов кассовой книги — если кассовая книга ОП заполняется на компьютере.

В головной организации показатели кассовой книги ОП в кассовую книгу организации не вносятся. Листы кассовой книги ОП брошюруются отдельно не реже, чем раз в год.

Деньги ОП отражаются в кассовой книге организации, только если оно сдаёт наличные в кассу организации по приходному кассовому ордеру.

Лимит остатка в кассе

Остаток наличных денег в кассе на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией (п. 2 Порядка ведения кассовых операций). Если денег в кассе больше, предусмотрены штрафы: для организации — 40-50 тыс. рублей, для должностного лица — 4-5 тыс. рублей.

Это правило не распространяется на ИП и ООО — субъекты малого предпринимательства: они могут хранить в кассе любую сумму наличных. Формулы для расчёта лимита остатка приведены в Приложении к Указаниям Банка России № 3210-У.

Также лимит можно нарушить в выходные и нерабочие праздничные дни, если организация принимала наличные, а также в дни получения денег из банка для выдачи зарплаты.

Выдача и сдача разменной монеты

В кассе не должно быть остатка денег ни в начале рабочего дня, ни в конце. Это установлено нормативными актами, которые регулируют применение онлайн-касс. Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдаёт кассиру-операционисту разменные деньги. Для этого кассир выписывает РКО на сумму размена, в котором в строке «Выдать» указывает ФИО кассира-операциониста, а в строке «Основание» пишет «Для размена».

Если в торговой организации есть старший и рядовые кассиры, то разменную монету кассирам-операционистам выдаёт старший кассир. Сумму разменной монеты, указанную в РКО, старший кассир фиксирует в кассовой книге (форма КО-4) и в книге учёта полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Такой порядок установлен п. 4.5 Порядка ведения кассовых операций и действует при использовании онлайн-кассы.

Таким образом, если нет старшего кассира, для выдачи разменной монеты по-прежнему достаточно расходного кассового ордера. А если старший кассир есть, нужно, помимо оформления РКО, вести книгу по форме КО-5.

Возврат неиспользованной разменной монеты также нужно оформить отдельным ПКО, указав в качестве основания возврат размена.

Кассовые операции у ИП

Предприниматели тоже обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Но для них предусмотрен упрощённый порядок. Вот что можно не делать, если вы предприниматель:

  • не оформлять кассовые документы (ПКО, РКО) (пп. 4.1 п. 4 Указания Банка РФ N 3210-У);
  • не вести кассовую книгу (пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У);
  • не устанавливать лимит остатка наличных денег (п. 2 Указания № 3210-У).

Поступившую в кассу наличную выручку ИП могут расходовать на личные нужды (п. 1 Указания Банка РФ № 5348-У).

Фискальные документы вместо унифицированных форм по ККТ

Унифицированные формы по ККТ

Раньше при расчётах через кассу организации использовали унифицированные формы первичной учётной документации КМ-1–КМ-9 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132):

Но постановление № 132 принято не в соответствии с законом 54-ФЗ, поэтому, по мнению чиновников, применять его необязательно (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 25.01.2017 № 03-01-15/3482, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413, №03-11-11/61091 от 13.08.2019)

Читайте также  За какой период работы предоставляется отпуск

Так что организации, которые применяют онлайн-кассы по 54-ФЗ, не обязаны оформлять справки-отчёты кассира-операциониста (форма КМ-6) и вести журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) по каждой кассе (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914).

Напомним, что приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) должны оформляться на основании фискальных документов (п.4.1 Указаний № 3210-У).

Фискальные документы

Фискальными документы — это чеки и отчёты, которые кассовая техника создаёт по установленным форматам (ст. 1.1 54-ФЗ).

К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 закона № 54-ФЗ):

  • отчёт о регистрации;
  • отчёт об изменении параметров регистрации;
  • отчёт об открытии смены;
  • кассовый чек (бланк строгой отчётности);
  • кассовый чек коррекции (бланк строгой отчётности коррекции);
  • отчёт о закрытии смены;
  • отчёт о закрытии фискального накопителя;
  • отчёт о текущем состоянии расчётов;
  • подтверждение оператора (это единственный документ, который формируется не на ККТ, а техсредствами ОФД).

Отдельно стоит сказать о продолжительности смены. По закону работа с фискальной техникой делится на кассовые смены. Перед началом расчётов с применением ККТ формируется отчёт об открытии смены, а по окончании расчётов — отчёт о закрытии смены.

При этом чек ККТ не может быть сформирован позднее, чем через 24 часа с момента формирования отчёта об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 закона № 54-ФЗ). Это значит, что смена при работе на онлайн-кассе не может длиться больше 24 часов. Это объясняется возможностями фискального накопителя: если смена больше 24 часов, на чеке не формируется фискальный признак документа (абз. 9 п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).

Можно открыть смену ККТ в один день, а закрыть на следующий день, но при условии, что общая продолжительность смены не превысит сутки. Других ограничений в 54-ФЗ нет, в том числе нет требований, что смену нужно закрывать в какое-то определённое время (письмо Минфина РФ от 05.05.2017 № 03-01-15/28066).

Как не нарушить лимит смены в 24 часа?

Кассовая программа Контур.Маркета предупреждает о скором завершении смены, расхождениях сумм и неотправленных чеках, чтобы вы могли избежать штрафов.

Отчёт о закрытии смены

При закрытии смены на старых ККТ формировался Z-отчёт, который являлся основанием для внесения записи в форму КМ-4 («Журнал кассира-операциониста») (приложение к письму ФНС России от 10.06.2011 № АС-4-2/9303@, письма УФНС России по г. Москве от 20.01.2011 № 17-15/4707, от 20.04.2011 № 17-15/38757). На основании Z-отчета оформлялась справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6) и вносились данные в журнал кассира-операциониста (КМ-4).

Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены формируется отчёт о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.

Данные о суммах наличных, поступивших в ККТ за смену, приведены в отчёте о закрытии смены в реквизите «Счётчики итогов смены».

Обратите внимание, что на основании одного отчёта о закрытии смены может формироваться несколько ПКО. Это зависит от вида операции и проводок, которые будут сделаны в бухучёте при оприходовании наличных в кассу организации:

  • полная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 90-1);
  • частичная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-1);
  • предоплата в счёт будущей реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-2).
Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Самые важные статьи на почту раз в месяц

Оксана, добрый день.
Начну отвечать с последнего вопроса.
1. Для того чтобы по чекам, приходящим с кассы, налоговая поняла, что касса используется агентом, и не вся прибыль принадлежит ему, в чеке есть определенные реквизиты (еще их называют теги). Существует два формата фискальных данных (далее –форматы), по правилам которых теги включаются в чек:
• формат 1.05 — для него требования к чеку помягче – практически все «агентские» теги носят рекомендательный характер, т.е. их в чеке может и не быть. Сейчас на рынке есть только такие кассы.
• скоро появятся ККТ работающие по формату 1.1 — это самый полный формат и требования к чеку в нем другие. Агентские теги для 1.1 будут обязательными для включения в чек. И вот эти чеки будут исчерпывающими — получив такой чек, ФНС сможет составить полную картину по выручке агента. Из чека будет видно и размер агентского вознаграждения и данные принципала, чей тур агент продает.
Для 1.05 достаточно указать признак агента в двух документах: в отчете о регистрации и в каждом чеке, который вы формируете при продаже тура как агент.
Касса у вас уже зарегистрирована. Чтобы проверить указан ли признак агента, можно найти отчет о регистрации. Это можно сделать в личном кабинете ОФД:
• если в отчете о регистрации указано «Агент», то фискализирована ККТ верно;
• если признака агента нет, это еще не значит, что фискализация прошла некорректно, дело в том, что данный признак носит самую низкую обязательность и его в отчете может не быть. В этом случае нужно смотреть, что указано в настройках самой ККТ. К сожалению, как это сделать на ККТ Эвотор не смогу подсказать — мы с ними не работаем.
Далее при расчете с клиентом, формируется чек (БСО), в нем должен стоять признак агента. Этот признак ставится каждый раз, когда вы продаете тур как агент, и делается это через кассовое ПО (скорее всего галочка ставится).
Для 1.1 кроме вышеперечисленного нужно еще для каждого тура указывать, что этот тур продается агентом и указывать данные поставщика тура (ИНН и наименование). Таким образом агенты могут использовать одну кассу при работе с разными туроператорами. Кроме того, отдельной строкой указывается агентское вознаграждение. Для меня пока не очень понятно, как его указывать: отдельным чеком или в общем чеке, надеюсь к лету появятся разъяснения на этот счет.

2. Относительно прибыли. Налоги начисляются исходя из данных, указанных в налоговой декларации. При сдаче налоговой декларации показывается только налогооблагаемая прибыль.
Про то, что является и не является прибылью для агентов есть отдельный пункт в Налоговом Кодексе РФ. В статье 251 «Доходы, не учитываемые при определении налоговой базы», в п.1 есть подпункт 9, в нем про это и сказано: «При определении налоговой базы не учитываются доходы:
• в виде имущества (включая денежные средства), поступившего комиссионеру, агенту и (или) иному поверенному в связи с исполнением обязательств по договору комиссии, агентскому договору или другому аналогичному договору, а также в счет возмещения затрат, произведенных комиссионером, агентом и (или) иным поверенным за комитента, принципала и (или) иного доверителя, если такие затраты не подлежат включению в состав расходов комиссионера, агента и (или) иного поверенного в соответствии с условиями заключенных договоров. К указанным доходам не относится комиссионное, агентское или иное аналогичное вознаграждение;
Введение онлайн-касс в бизнес-процесс никак не влияет на налоговую декларацию. ФНС, конечно, будет видеть данные с кассы (и они будут, конечно, больше чем данные в декларации), но если у налоговой и возникнут вопросы, то первая же проверка все расставит по своим местам. Конечно, нужно, чтобы был агентский договор и отчеты агентов. Т.е. здесь ничего не меняется, как раньше отчитывались в ФНС, так и продолжаете. А с переходом на формат 1.1 и этих вопросов возникать не должно.

ККМ — что это такое? Как выбрать и зарегистрировать кассу в ФНС

ККМ — контрольно-кассовая машина. Предназначена для расчетов с покупателями согласно ФЗ № 54. К прочим основным (и обязательным) функциям относятся: регистрация продаж товаров и услуг, печать чеков, отправка фискальных данных ОФД. В статье расскажем, что такое ККМ, как выбрать онлайн-кассу, где и когда применять и как зарегистрировать в ФНС России.

ККМ и ККТ — что это такое

Контрольно-кассовые машины — общая категория, которая объединяет все разновидности подобных устройств:

ККМ и ККТ — что это такое? Аббревиатуры. Первая расшифровывается как «контрольно-кассовая машина». Морально устарела — используется редко и по старой памяти. Вторая расшифровывается как «контрольно-кассовая техника». Пришла на замену устаревшей ККМ. Значения и смысл определений совершенно идентичны.

Фискальные регистраторы — компактные «коробки» с высокой (до 300 мм/с) скоростью печати чеков. Работают только в составе компьютерно-кассовой системы — под управлением компьютера.

POS-моноблоки — кассовое оборудование с сенсорным дисплеем в составе корпуса. Экран — устройство визуального отображения и ввода информации. Системный блок включает кассовый компьютер, но встроенного фискального регистратора (и чекового принтера) может и не быть. Их придется докупать отдельно и подключать к моноблоку, чтобы обеспечить отправку данных ОФД и печать бумажных чеков.

Подпишись на наш канал в Яндекс Дзен — Онлайн-касса!
Получай первым горячие новости и лайфхаки!

POS-система — полноценный комплекс, предназначенный для расчетов с покупателями и обслуживания интенсивного клиентопотока. Обязательно включает:

  • ФР;
  • монитор продавца;
  • устройство ввода (как правило, клавиатурный блок);
  • системный блок с кассовым компьютером.

Расширенные POS-системы могут включать:

  • денежный ящик;
  • покупательский дисплей;
  • сканер штрихкодов;
  • принтер этикеток;
  • кардридер;
  • эквайринговый терминал и другое оборудование.

«Автономки» — простые и неприхотливые аппараты, чем-то напоминающие калькуляторы. Работают как от электросети, так и от встроенного аккумулятора. Оборудованы защищенной от пыли и влаги прорезиненной клавиатурой. Аппараты очень выносливы, но их функциональность ограничена. Во-первых, они рассчитаны на обслуживание невысокого клиентопотока — до 100 человек за смену. Во-вторых, они, как правило, не работают с маркировкой и товарной номенклатурой.

Ньюджеры — расширенная вариация «автономок», разработанная компанией «АТОЛ». Производитель частично реализовал возможность работы с номенклатурой, предоставив пользователям опцию регистрации личных кабинетов на своем официальном сайте. Через ЛК можно:

  • управлять реестром товаров или услуг;
  • выгружать и загружать номенклатуры в базу кассы и обратно;
  • корректировать ассортимент;
  • анализировать информацию о выручке.

Ньюджеры «умеют» работать с маркировкой, к ним можно подключать сканеры штрихкодов.

Смарт-терминал — онлайн-касса на базе планшетного компьютера. Это «умный» аппарат с ярким цветным дисплеем, оборудованным сенсорным экраном. Поддерживает мобильные приложения и функционирует самостоятельно — на базе «операционок» Android, Evotor и других. Большая часть моделей комплектуется мощными АКБ, обеспечивающими автономную работу в течение одной-двух смен.

В каких сферах требуется применение ККМ

Во всех, где практикуются расчеты с покупателями, — как наличными, так и «по безналу». Это касается как магазинов, так и предприятий общественного питания и услуг: кафе, баров, ресторанов, салонов, сервис-центров, курьерской доставки, такси и других.

У индивидуальных предпринимателей, которые не нанимали работников, была отсрочка (могли не применять ККТ) — до 1 июля 2021. Она касалась только ИП:

  • продающих товары собственного производства;
  • выполняющих работы или оказывающих услуги.
Читайте также  Как правильно организовать работу склада

От применения ККМ освобождены полностью:

  • няни и сиделки, присматривающие за детьми, тяжелобольными пациентами и гражданами с ограниченными физическими возможностями;
  • сапожники;
  • разнорабочие, занятые вспашкой огородов или ремонтом кровли;
  • сезонные торговцы, продающие фрукты и овощи вразвал;
  • вокзальные носильщики;
  • продавцы кваса, молока или керосина с цистерн;
  • журнальные и газетные киоски (при условии, что печатные издания составляют не менее 50 % всех товаров на точке);
  • продавцы живой рыбы;
  • народные умельцы, реализующие изделия собственного изготовления;
  • ларьки с мороженым;
  • металлические галантереи и мастерские по ремонту ключей;
  • продавцы проездных билетов или талонов непосредственно в салоне транспортного средства.

Онлайн-кассу могут не применять:

  • самозанятые;
  • лица, сдающие в аренду жилье по договору;
  • организации, ведущие безналичные расчеты без предъявления электронных средств платежа;
  • продавцы ценных бумаг;
  • религиозные организации.

Полный перечень предпринимателей и компаний, которым не нужно использовать кассовое оборудование, приведен в п. 2 ст. 2 ФЗ № 54. Из этого же документа можно узнать, в каких сферах не требуется применение ККМ.

Как выбрать ККМ для ИП и ЮЛ

При выборе подходящей онлайн-кассы есть смысл руководствоваться как общими критериями, так и индивидуальными, связанными со спецификой бизнеса. Начнем с общих.

Бюджет

Покупка кассового аппарата (вместе с фискальным накопителем) обойдется как минимум в 10 000 рублей. Настройка, специализированное программное обеспечение и годовой контракт с ОФД могут «потянуть» еще на 5 000–10 000 р.

«Новичкам» стоит рассмотреть вариант с арендой или приобретением онлайн-кассы в рассрочку. Не придется «вынимать» из оборота значительную сумму на покупку или вкладываться в нее, потратив часть средств начального капитала.

Клиентопоток

Для торговых точек и предприятий услуг с невысокой проходимостью подходят смарт-терминалы со скоростью печати чека до 70 мм/с. Они обслуживают около 100 человек за смену.

Со средним клиентопотоком справляются онлайн-кассы, печатающие чеки со скоростью 75–100 мм/с. Чтобы обслужить торговую точку, крупный сервис-центр или ресторан с интенсивной проходимостью, понадобится фискальный регистратор. Скорость печати чеков должна быть не ниже 200 мм/с.

Ширина чека

Торгуете спиртными напитками или хотите добавить в чек название бренда и сообщение о рекламной акции? Вам нужна широкая лента. Стандарт — 57–58 мм. Некоторые ФР, например, АТОЛ 27Ф, печатают чеки шириной 80 мм. Принтер с такой лентой сможет «уместить» все необходимые сведения в одном документе.

Мобильность

Для выездной торговли, фиксации транспортных и курьерских услуг и дистрибуции нужны «автономки» или смарт-терминалы, функционирующие от АКБ в течение рабочей смены. Если вы планируете принимать оплату безналичным способом, выбирайте онлайн-кассу со встроенным эквайринговым терминалом, например, aQsi 5.

Для стационарной торговли вполне достаточно оборудования, которое работает только «от розетки». Так, смарт-терминал АТОЛ SIGMA 10 оборудован аккумулятором, которого хватает примерно на 30 минут автономного функционирования, — на случай перебоев в бытовой электросети.

Размеры рабочего пространства

Вы решили, где разместите новую кассу? Выбирая место для оборудования, походите к организации рабочего пространства ответственно. Правило простое: если места мало, касса должна быть компактной и легкой.

Идеальный вариант — аппарат с возможностью вертикального монтажа, например, на стене. Обратите внимание на смарт-терминалы компании «Эвотор»: 7.2 и 7.3. В продаже есть очень удобные держатели для этих моделей.

Ассортимент

Широкий, средний или скромный? Торговым сетям с большим ассортиментом продуктов питания, средств бытовой химии или ремонтно-строительного инвентаря и материалов подойдет POS-система. При этом возможностей памяти кассового компьютера должно хватать для обработки несколько сотен (или тысяч) номенклатур. Ориентируйтесь на объемы «оперативки» от 2 ГБ. Для магазинов и предприятий услуг со скромным ассортиментом достаточно и смарт-терминала.

1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи.
2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов!
3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.

Как выбрать ККМ для ИП и ЮЛ — несколько советов, касающихся специфики бизнеса

Для выездной торговли и служб доставки лучше подходят смарт-терминалы со встроенной АКБ и эквайринговым терминалом. Особенности:

  • компактность — некоторые модели можно носить в кармане;
  • автономность — касса способна проработать более 12 ч без подзарядки;
  • поддержка беспроводной связи — смарт-терминалы оборудованы Wi-Fi- и 3G-модемами.

Рассмотрите aQsi 5 — один из лучших вариантов для выездной работы.

Для сезонной торговли и небольших рыночных точек продаж подходят «автономки». Учитывайте, что работу с номенклатурами кнопочные кассы не поддерживают, и электронные весы к ним не подключить. Среди популярных «автономок»:

Для вендинга нужны специализированные фискальные регистраторы — встраиваемые в АУС (автоматические устройства расчета). При выборе оборудования ориентируйтесь на его совместимость с платежным терминалом. Каждый торговый автомат может интегрироваться только с определенными моделями встраиваемых ФР. Среди рекомендуемых:

Все представленные модели «умеют» передавать в «товароучетку» сведения о размере выручки и объемах реализованных продуктов. Это упрощает ведение бухучета. Также пользователь может настроить уведомления и получать сообщения о товарных остатках или неисправностях вендингового автомата.

Стационарным торговым точкам, оборудованным POS-моноблоками, проще всего докупить ФР. Модуль будет печатать чеки и отправлять сведения ОФД. Фискальный регистратор подключается к POS-системе через USB или по Wi-Fi-сети. Преимущество ряда моделей ФР — высокая скорость печати чеков. Такой кассовый аппарат подходит для предприятий с интенсивным и сверхинтенсивным клиентопотоком. Среди рекомендуемых моделей:

Для небольших и средних магазинов и предприятий сферы услуг с невысоким клиентопотоком подходят смарт-терминалы. Предустановленная «операционка» и доступ к торговым приложениям упрощают ведение бухучета. Корпуса «умных» касс оснащены интерфейсными разъемами для подключения электронных весов, сканера штрихкодов, денежного ящика и другого оборудования. Большинство моделей смарт-терминалов уже готово к работе с ЕГАИС и подходит магазинам, торгующим алкоголем. Среди рекомендуемых — Эвотор 5; 7.2 и 10.

Интернет-магазинам, располагающим собственным пунктом выдачи товара, следует ориентироваться на клиентопоток. Точке продаж с низкой и средней проходимостью вполне хватит смарт-терминала. Среди рекомендуемых моделей:

Если при интернет-магазине работает пункт выдачи товаров с высоким клиентопотоком, лучше установить фискальный регистратор. Уделите особое внимание возможности интеграции онлайн-кассы с платежными формами, движком сайта и CMS. Это обеспечит вашему интернет-магазину полную автоматизацию. Клиенты смогут оплачивать товары (и услуги) банковскими картами и электронными кошельками. Онлайн-магазинам, не располагающим собственными пунктами выдачи заказов, есть смысл рассмотреть подключение к облачной кассе.

Для предприятий общепита, торгующих алкоголем, подходят онлайн-кассы и POS-системы с УТМ (универсальным транспортным модулем). В идеале — наличие поддержки функции отложенного чека и возможности подключения денежного ящика, электронных весов и эквайрингового модуля. Оптимальный выбор — смарт-терминалы Эвотор или АТОЛ, готовые к работе ЕГАИС.

Облачная касса

Облачная онлайн-касса — это современное программное обеспечение (облачный сервис) для удаленного ведения законной торговли. Облачные кассы применяются в интернет-магазинах для проведения безналичной оплаты и часто используются предпринимателями, как альтернатива обычных касс.

Подробнее о том, что такое виртуальные облачные кассы и как с ними работать, рассказываем в статье.

Как работает облачная касса

Облачная касса — это кассовая программа с подключенным к ней фискальным накопителем. Она подсоединяется к вашему сайту, с которого вы принимаете платежи. Только покупателю облачная касса выдает не печатный чек, а отправляет электронный по смс или почте.

Фискальный накопитель в облачной кассе — это физическое устройство. Он передает данные о платежах в ФНС и хранит их. Касса с фискальным накопителем находится в дата-центре — специальном хранилище облачных касс.

Поясним на примере, как работает облачная касса, которая подключена к вашему интернет-магазину.

Клиент оплачивает товар в интернет-магазине банковской картой.

Ваш банк или электронные платежные системы подтверждают поступление платежа.

Информация об успешной оплате передается на облачную кассу.

Удаленная касса формирует электронный чек и отправляет его покупателю. Одновременно передает данные об оплате в ОФД.

Покупатель получает чек на e-mail, а ОФД отправляет данные в ФНС.

Удобно? Да, не надо думать о том, как выбрать кассовый аппарат, где его хранить и т.д. Именно поэтому облачную кассу выбирают владельцы интернет-магазинов, которые ведут торговлю только через интернет без пунктов выдачи и торговых точек.

Если и вы остановились на таком варианте, возникает следующий вопрос — как выбрать облачную кассу? И на что обратить внимание?

Рассказываем обо всем по порядку.

Как выбрать облачную кассу

Итак, вы берете облачную кассу в аренду.

Для начала определитесь с поставщиком услуг, то есть компанией, у которой вы арендуете облачную кассу. Сравните варианты по цене, условиям обслуживания, почитайте отзывы коллег

На что еще обратить внимание при выборе облачной кассы

Количество транзакций в единицу времени. Для крупных интернет-магазинов иногда требуется несколько виртуальных ККТ.

Наличие дополнительных услуг от поставщика. Регистрация в ОФД, помощь с оформлением документов в ФНС, техническое сопровождение и обслуживание кассы. Уточните про дополнительные траты.
Обычно стоимость услуг оператора фискальных данных входит в арендную плату, а вот фискальный накопитель оплачивается отдельно. ФН бывает на 15 и на 36 месяцев. Например, цена на ФН 15 мес в среднем 7000 рублей в месяц. Подробнее о том, как выбрать ФН, читайте в нашем материале.

Пройдите процедуру регистрации в ФНС. Об этом рассказываем дальше.

Регистрация облачной кассы в ФНС

Регистрация виртуальной кассы в ФНС происходит в несколько этапов:

КЭП или квалифицированная электронная подпись — это регламентированная 63-ФЗ специальная подпись, которая придает юридическую силу документам без каких-либо дополнительных условий. Часто КЭП еще называют ЭЦП (электронная цифровая подпись).

Для получения КЭП предприниматель обращается в удостоверяющий центр. Список центров находится на сайте ведомства Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникации РФ по ссылке .

Необходимые документы для получения подписи:

Срок изготовления 1-2 дня.

Выбор кассы, точнее того, у кого вы будете эту кассу арендовать

Регистрация на сайте поставщика облачных касс (вам предложат заполнить небольшую анкету) и заключение договора с ним.

Регистрация кассы на сайте ФНС с помощью электронной подписи и заключение договора с ОФД. Обычно это услугу оказывают арендодатели. Не рекомендуем самостоятельно проходить регистрацию. Процедура непростая и есть риск допустить ошибку. Тогда фискальный накопитель будет испорчен и придется покупать новый.

Настройка кассы для работы также производится арендодателем.

Поздравляем! Касса успешно зарегистрирована.

Плюсы и минусы облачных касс

Начнем с хорошего, потому что преимуществ и правда предостаточно:

Преимущества:

Нет затрат на покупку физической ККМ. Предприниматель просто оформляет аренду виртуальной кассы и платит в среднем от 1500 рублей в месяц.

Централизованное техническое обслуживание. Не придется каждый раз при сбоях программы вызывать специалиста и платить. Достаточно просто обратиться в службу технической поддержки поставщика услуг.

Удаленный контроль. Обычно компании-арендодатели облачных касс предлагают предпринимателю отслеживать все транзакции с помощью личного кабинета.

Но в использовании виртуальной кассы есть один большой недостаток — оплата покупок производится только с помощью банковских карт.

Это не такой уж и минус, если вы продаете товары только через интернет-магазин. 54-ФЗ разрешает выслать клиентам электронные чеки.

А вот для формирования бумажных чеков на пункте выдачи, например, при приеме платежей или продаже товаров, понадобится физическая онлайн-касса. И с точки зрения оптимизации затрат удобнее не устанавливать дополнительную кассу, а использовать одну для приема платежей с сайта и пункта выдачи.

Читайте также  Индексация пенсии работающим пенсионерам после прекращения работы

И в этом случае рекомендуем присмотреться физическим онлайн-кассам, которые также работают на облачных технологиях. Такие кассы устанавливаются в пункте выдачи или выдаются курьеру и подключаются к интернет-магазину.

Если клиент оплачивает покупку в интернет-магазине, касса фоном печатает чек, отправляет его покупателю и передает данные в ОФД. То есть не мешает, когда кассир выбивает бумажные чеки.

Вам не придется покупать много ККТ, с помощью одной кассы вы “обслужите” весь бизнес.

Об этом варианте подробнее рассказываем дальше

Одна касса для всего бизнеса

Для того, чтобы оптимизировать затраты при работе интернет- магазина, предлагаем воспользоваться готовым решением от МТС Кассы:

Для старта работы вам потребуется одна стационарная касса. Ее не обязательно покупать. Достаточно оформить аренду кассового аппарата и платить только за нужные услуги. Подробнее о правилах применения ККТ по 54-ФЗ, онлайн-кассах, стоимости аренды, рассказываем в статье.

Что дальше?

Вы устанавливаете онлайн-кассу на пункте выдачи или выдаете ее курьеру и подключаете к интернет-магазину. На кассе в пункте выдачи вы выбиваете печатные чеки, а все платежи через интернет-магазин касса фискализирует фоном, отправляет электронные чеки покупателям и передает данные в ОФД.

Это удобно, так как онлайн и офлайн продажи проходят через одну кассу.

Дополнительные преимущества:

Синхронизация с товароучетной системой. Все товары и остатки склада хранятся в одной базе. Данные по остаткам автоматически обновляются на странице сайта, когда товар поступил, оплачен, отложен или выдан. Клиент не сможет заказать товар, который заканчился на складе.

Своевременный заказ поставщику в нужном объеме. У вас всегда «под рукой» актуальная информация об остатках на складе и неликвидных товаров.

Контроль работы интернет-магазина в личном кабинете. В режиме онлайн вы получаете данные о выручке, статусе заказов, количестве продаж и т.д.

Для владельцев кассового сервиса «МТС Касса» мы создали бесплатное мобильное приложение «МТС Касса. Мой бизнес». Просто установите его на смартфон и просматривайте статистику онлайн по каждой точке продаж в любой точке мира.

Планируете организовать курьерскую доставку? Тогда рекомендуем решение — онлайн-касса в смартфоне сотрудника.

Для старта работы нужна всего одна касса и смартфоны курьеров. Касса устанавливается на пункте выдачи.

Курьеры скачивают на мобильное устройство (смартфон) кассовое приложение МТС и подключаются к онлайн-кассе.

Курьеры используют свой смартфон в качестве кассы и принимают оплату от клиентов.

Данные об оплате поступают на онлайн-кассу, она фоном формирует чеки, направляет их покупателю и в ОФД.

Если у вас есть интернет-магазин, также подключите его к онлайн-кассе. Таким образом, у вас будет всего одна касса для интернет-магазина, курьерской доставки и пункта выдачи.

Переводите торговлю в онлайн?
Мы поможем сделать это всего за 1 день.

Загрузим товары в интернет-магазин, настроим онлайн-оплату и подготовим все для принятия заказов. Вам не придется заботиться о подключении онлайн-кассы, настраивать оплату через платежные сервисы, мы это сделаем за вас

Опыт работы на ККМ что это

В соответствии с российским законодательством:

Контрольно-кассовая техника (ККТ) – электронные вычислительные машины, иные компьютерные устройства и их комплексы, обеспечивающие запись и хранение фискальных данных в фискальных накопителях, формирующие фискальные документы, обеспечивающие передачу фискальных документов в налоговые органы через оператора фискальных данных и печать фискальных документов на бумажных носителях в соответствии с правилами, установленными законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники.

Такое определение дает нам Федеральный закон №54-ФЗ «О ПРИМЕНЕНИИ КОНТРОЛЬНО-КАССОВОЙ ТЕХНИКИ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ РАСЧЕТОВ И (ИЛИ) РАСЧЕТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЭЛЕКТРОННЫХ СРЕДСТВ ПЛАТЕЖА» – главный в стране документ, который предписывает для бизнеса правила по работе с кассами.

Говоря простым языком, ККТ – это техническое устройство, которое регистрирует продажи, отправляет данные о продажах в ФНС России в режиме онлайн и печатает чек. Закон накладывает на такое устройство ряд обязательных требований. Соответствие модели ККТ этим требованиям проверяется уполномоченными организациями и структурами. После проверки модель вносится в специальный реестр ФНС России и начинает выпускаться серийно.

ВАЖНО! Если Вы намереваетесь купить кассу, убедитесь, что выбранная Вами модель находится в реестре контрольно-кассовой техники, допущенной к использованию Федеральной налоговой службой.

О терминах «касса», «ККМ», «онлайн-касса», «кассовый аппарат»

Если обратиться к официальной документации, то единственный термин, который там используется, — это контрольно-кассовая техника. Остальные понятия, такие как онлайн-касса, ККМ и др., имеют обиходное или историческое значения. Забавно, что в текущей редакции закона 54-ФЗ ни разу не встречается слово касса. По сути же, слова «касса», «кассовый аппарат» и «ККТ» – это синонимы.

Контрольно-кассовая машина

Словосочетание контрольно-кассовая машина, или ККМ, фигурировало в законе о кассах, который действовал до 2003 года. Поэтому с тех пор аббревиатуру ККМ применяют наряду с терминами касса и кассовый аппарат.

Онлайн-кассы

Понятие онлайн-касса появилось после реформы в сфере применения ККТ в 2016 году. По этой реформе всем предпринимателям было предписано перейти на использование касс нового образца. Одной из главных особенностей новых касс стала функция по передаче чеков в ФНС России через Интернет в режиме онлайн. Так и родилось обиходное название онлайн-касса. Поэтому в широком смысле слова к онлайн-кассам (или, как иногда говорят, онлайн ККТ) относят модели ККТ нового послереформенного образца.

ККТ нового образца (или онлайн-кассы в широком смысле слова) принято разделять на онлайн-кассы (или онлайн-кассы в узком смысле слова) и фискальные регистраторы. Онлайн-кассы (в узком смысле слова) – это ККТ, которые могут работать автономно, без подключения к ПК или другой управляющей системе, и которые оснащены устройствами для ввода-вывода информации (клавиатура, дисплей, тач-скрин и тому подобное). Фискальные регистраторы самостоятельно работать не могут. Их необходимо подключить к рабочему места кассира (например, ПК) или управляющему серверу. Данные (товар, номенклатура, цена, кол-во и т.п.) будут поступать в фискальный регистратор извне. Регистратор проведет обработку данных, направит их в ФНС и распечатает чек.

ККТ – это единственный официальный термин. Касса, ККМ, кассовый аппарат – это синонимы ККТ. Все современные модели касс часто называют онлайн-кассами. Онлайн-кассы принято разделять на непосредственно онлайн-кассы (в узком смысле слова) и фискальные регистраторы. Они отличаются способами управления и ввода-вывода информации.

Что нужно знать владельцу ККТ по 54-ФЗ

54-ФЗ строго регламентирует порядок применения ККТ в России. На сегодняшний день можно сказать, что кассовую технику обязаны использовать все предприниматели, осуществляющие прием платежей за товары и услуги.

Выбор кассового аппарата

Первым шагом предпринимателю необходимо приобрести кассу. Рекомендуем, приобретать ККТ в авторизованных сервисных центрах и у партнеров производителей кассовой техники. Тем самым Вы обезопасите себя от приобретения некачественных изделий и купите кассу по самой низкой цене. В нашем центре Вам помогут подобрать модель кассы, которая будет максимально отвечать условиям ведения Вашего бизнеса и соотношению цена/качество.

Дополнительно приобретается так называемый фискальный накопитель – устройство для защиты и хранения фискальных данных.

Договор с оператором фискальных данных и настройка подключения

Следующее действие – это заключение договора с ОФД. ОФД – это Оператор фискальных данных, новая структура, предусмотренная законом 54-ФЗ и которая оказывает для налоговой службы услуги по сбору и обработке информации, поступающей с онлайн-касс. Сейчас в России зарегистрировано более 10 различных операторов ОФД. Выбор конкретного оператора владелец ККТ делает самостоятельно.

Затем надо установить фискальный накопитель в кассу, настроить ККТ и подключить ее к Интернету. Порядок настройки зависит от конкретной модели ККТ.

Регистрация

Далее необходимо зарегистрировать ККТ в ФНС. Доступна удаленная регистрация ККТ, без поездки в налоговую инспекцию с кассовым аппаратом. Для этого надо обзавестись электронной подписью, которая потребуется для работы в личном кабинете на сайте налоговой. Впрочем, зарегистрировать кассу можно и по старинке, приехав с кассой в отделение налоговой инспекции. По опыту, такой путь отнимет порядочное количество времени.

Периодическая замена ФН

Фискальный накопитель в ККТ является одновременно средством криптографической защиты информации. Поэтому на него накладываются ограничения ФСБ России по сроку использования (15 или 36 месяцев – в зависимости от сферы применения). По истечении этого срока необходимо менять фискальный накопитель и перерегистрировать ККТ.

Федеральный закон 54-ФЗ не оставляет выбора предпринимателю и требует проведения ряда действий по установке и использованию ККТ.

  1. Приобретение кассы и фискального накопителя (ФН)
  2. Заключение договора с ОФД
  3. Регистрация кассы
  4. Периодическая замена ФН

Онлайн ККТ – как это работает?

Опишем упрощенно схему работы ККТ. Покупатель осуществляет покупку. Кассир вводит данные о покупке в кассу. Фискальный накопитель, установленный в кассу, шифрует данные о продаже и передает их в ОФД. ОФД регистрирует полученные данные и возвращает в кассу квитанцию с подтверждением. После этого регистрация чека считается завершенной и кассовый аппарат выводит чек на печать.

Дополнительно в ККТ нового образца и ОФД предусмотрена возможность отправке чека в электронной форме на e-mail покупателя или на телефон через sms-сообщение.

В ОФД обеспечена возможность постоянного доступа к собранным данным со стороны ФНС России. Также данные о всех проведенных кассовых операциях хранятся на фискальном накопителе.

Все чеки, распечатанные на ККТ нового образца, снабжены QR-кодом. Данный QR-код позволяет покупателю проверить валидность чека через специальный сервис ФНС России (то есть покупатель может удостовериться, что регистрация покупки проведена через оператора ОФД). Печать «левых» чеков является грубейшим нарушением закона.

Фискальные данные и состав чека

Фискальные данные — это сведения о расчетах, в том числе сведения об организации или индивидуальном предпринимателе, осуществляющих расчеты, о контрольно-кассовой технике, применяемой при осуществлении расчетов, и иные сведения, сформированные контрольно-кассовой техникой или оператором фискальных данных. В состав фискальных данных (информации, которая поступают от кассового аппарата в налоговую), в частности, входят:

  • порядковый номер чека за смену;
  • корректная дата и время расчета;
  • наименование организации, ИНН;
  • признак расчета (возврат, приход и т.п.);
  • наименование товаров, работ, услуг;
  • сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам
  • адрес торговой точки, где была совершена покупка;
  • применяемая система обложения и ставка НДС;
  • форма расчета (наличная или электронная );
  • регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
  • заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
  • фискальный признак документа;
  • и др.

Что требуется от кассира при работе с ККТ?

Все модели ККТ снабжены подробной инструкцией по работе с кассой. Специальных знаний и навыков для обучения работе на кассе не нужно. В зависимости от модели ККТ, научиться работать с кассой можно за период от нескольких минут до двух-трех часов.

Техническое обслуживание ККТ, включая первичную настройку устройства, перепрошивку кассы, замену ФН, лучше доверить специализированной организации. Несмотря на относительно несложные алгоритмы данных операций, они имеют ряд подводных камней и нюансов, не зная которые, можно «запороть» достаточно дорогой фискальный накопитель.