Как организовать работу склада с нуля

9 принципов складского хозяйства

Упорядоченное ведение складского хозяйства — первое условие эффективного управления запасами. Обеспечить порядок на складе — значит создать мотивацию работников к бережливому обращению с запасами, упорядочить процессы хранения запасов и введения новых товаров в ассортимент, ранжировать запасы по приоритетности, своевременно осуществлять инвентаризацию товара и обработку документации. Пути реализации этих условий различны, главное — это результат, то есть порядок. Обычно наведение порядка в работе склада дает прямой экономический эффект в виде снижения запасов, увеличения оборачиваемости, роста прибыли компании.

Консультант консалтинговой компании iTeam
Ксения Кочнева

Какой склад, такой и бизнес

Складское хозяйство предприятия является звеном, которому надо уделять особое внимание. Подтверждением важности этого звена служит схема 1, показывающая “круговорот” финансовых и материальных потоков в одной коммерческой фирме:

Красные линии означают финансовые потоки, а синие — материальные потоки. То, что в виде финансового потока уходит к поставщикам, возвращается к фирме в виде материальных ценностей (например, товаров) и входит в склад. С другой стороны, все, что уходит к клиентам (выходит из склада), возвращается в фирму как финансовый поток.

Конечно, схема весьма условная, она не отражает, например, последовательность потоков, в ней нет коммерческого отдела, без которого немыслим процесс. И тем не менее схема наглядно показывает роль склада.

Как известно, финансовые потоки компании регламентированы почти на 100% законами, а материальные потоки в большей части — внутренними процедурами. Точкой соприкосновения двух основных типов материальных потоков — входящих и выходящих — является склад. Другими словами, склад – это звено, в котором сконцентрированы процедуры, касающиеся не только самого склада, но и его взаимодействия с остальными звеньями компании.

Поэтому склад — это своего рода индикатор, по которому можно судить о здоровье компании. Практика давно показала: если склад в порядке, то наверняка это относится к компании в целом. Но если какие-то процессы на складе хромают, то обязательно сбой будет и в работе компании. Вот почему недооценка роли склада — это уже ошибка.

Откуда черпать идеи?

Конечно, наряду с постоянным контролем необходим регулярный анализ складских процессов с целью заблаговременно установить косвенные причины всех недостатков. Однако нельзя утверждать, что ухудшение складских операций всегда ведет к ухудшению остальных процессов в компании. Но малейший сбой в общих процессах компании почти всегда сказывается в первую очередь на складе. Таким образом, регулярный анализ складских процессов позволит нам вовремя отреагировать на любую ситуацию, которая может повредить интересам компании.

Анализ определенной деятельности необходим не только для выявления проблем в ней самой. Анализ — это источник идей для ее улучшения. И каждая мера по совершенствованию складской деятельности в любом случае благотворно отразится на деятельности всей компании.

Однако возникает резонный вопрос: нельзя ли раз и навсегда отрегулировать все процессы на складе и контролировать только их выполнение? К сожалению, нет. В одной исключительно динамичной бизнес-среде правила и процедуры быстро стареют. И один из самых эффективных способов своевременно реагировать на этот процес — анализ работы склада.

Что понятно кладовщику, не всегда ясно логисту

После того, как руководство компании поймет, что деятельность склада — часть бизнес-процесса, возникнет вопрос: как эффективнее анализировать складские процессы?

Можно выделить 9 принципов работы складского хозяйства. Они относятся к любому складу без исключения, их соблюдение — своего рода гарантия стабильности. Но если для кладовщика эти принципы нечто само собой разумеющееся, то для логиста, даже опытного, они не всегда ясны. Поэтому остановимся на них отдельно, так как они значительно упрощают анализ складских процессов.

  1. Принцип четко разграниченной строгой материальной ответственности. На складе должен быть один работник, который несет полную материальную ответственность за все, что находится здесь, отвечает за все недостачи и излишки.
  2. Принцип организации и контроля. Любая деятельность, на складе в том числе, должна быть организована и проконтролирована. И заниматься этим в рамках одной из основных своих обязанностей должен один сотрудник.
    Поскольку материальная ответственность невозможна без хорошей организации и контроля, с одной стороны, а хорошая организация и контроль невозможны без материальной ответственности, с другой стороны, то совершенно очевидным становится третий принцип.
  3. Принцип единовластия. И контроль, и организация, и материальная ответственность должна быть сосредоточена в одних руках, одного сотрудника. Назвать его можно как угодно: и начальником склада, и организатором складской деятельности, менеджером склада, или придумать что-то еще более модное.
  4. Принцип строгой материальной отчетности и обязательно в реальном времени. Самый важный и самый простой для понимания и выполнения принцип. Вот пример. Региональным складом одной крупной европейской экспедиции управляет женщина лет сорока: грозный взгляд, хриплый голос. Она может стукнуть кулаком по столу и крикнуть: “На мой склад ничего без документа не входит и без документа ничего не выходит!” Благодаря своей хватке она справляется с дюжиной мужиков на складе.
    Однако мужская хватка помогает не всегда. И вот еще пример. Грузовик на таможне, а товар уже в компьютере. Работники коммерческого отдела увидели, обрадовались и за часок половину продали. Подали распоряжение на склад грузить и вести клиентам, которые сгорают от нетерпения. Но появилась проблема на таможне, и грузовик простоял там неделю. Коммерсантам пришлось перед клиентами извиняться.
  5. Принцип планирования складской деятельности. Как любую деятельность, складскую тоже нужно планировать. Сроки могут быть разными — в зависимости от особенностей конкретного склада. Распространенный случай, когда товар приходит на склад, а для кладовщиков это сюрприз. Они тут же начинают думать, куда его поставить, как расположить и т.д.
  6. Принцип строго определенного метода движения ценностей на складе. Чаще всего это FIFO, но может быть другой, а может и смешанный. Главное — чтобы он был четко определен. А кладовщики лучше любого менеджера знают, как в конкретном случае его выполнять.
  7. Принцип правильного расположения ценностей. Об этом можно писать романы, но важно понимать, что правильное расположение ускоряет и упрощает складские процессы.
  8. Принцип планового, регулярного проведения инвентаризаций. Остановимся на нем поподробнее.
    Инвентаризацию привыкли считать обыкновенной ревизией. Иногда даже проводят ее только для того, чтобы предотвратить злоупотребления кладовщиков, чтоб они не расслаблялись. Но цель инвентаризации все же в другом — в анализе результатов труда. Это один из самых мощных инструментов оценки эффективности складских операций. Как показывает практика, почти треть всех расхождениий в количестве товара, имеющегося в наличии и учтенного в документах, происходит из-за плохой работы кладовщиков, остальные две трети расхождений возникают потому, что складские процессы либо плохо организованы, либо устарели. Именно это и должна выявлять инвентаризация, проводить которую желательно регулярно, по плану.
    Конечно, на инвентаризацию нужно время, и проходить она должна, когда склад пребывает в покое, а это может потребовать остановки всех процессов в компании и работы в выходные дни. Да и для обработки результатов инвентаризации также необходимо время.

Посмотрим, а можно ли ускорить эту процедуру, не снижая ее эффективности? На каждом складе есть продукты, при работе с которыми допускается меньше ошибок, чем с другими. Так стоит ли в таком случае каждый раз пересчитывать целиком весь склад? Конечно же, нет. Приведем лишь несколько постулатов, истинность которых доказана многолетней практикой.

Чем больше складских операций совершается с конкретным продуктом за определенный период, тем больше вероятность ошибки. Степень вероятности ошибок можно определить, например, по количеству выходов продукта из склада (таблица 1).

Однако количество выходов не является единственным критерием. Вероятность ошибок зависит от множества других факторов — одинаковые упаковки, поштучный выход, относительно высокая цена. Поэтому количество выходов приходится корректировать с помощью коэффициента в интервале 1-2 (а можно и меньше единицы). При этом важно, чтобы коэффициент определялся методом экспертной оценки, и лучшие эксперты в этом деле сами кладовщики. Для определения коэффициента важно также использовать результаты предшествующих инвентаризаций и учитывать специфику конкретного склада.

На основании скорректированного количества выходов можно провести упрощенный АВС-анализ (таблица 2).

Например, первые 50% продуктов отнесем к группе А, следующие 30% к группе В и остальные 20% — к группе С. После этого решаем: группу А будем пересчитывать каждый месяц, группу В — раз в два месяца и группу С — раз в три месяца. В итоге полная инвентаризация склада у нас будет проходить раз в три месяца. Стало быть, отпадает необходимость пересчитывать весь склад ежемесячно. АВС анализ позволяет многократно усовершенствовать эту методику.

  1. Принцип строгого регламентирования присутствия на складе. Должна быть ясная инструкция о том, кто, когда, в присутствии кого и по какому поводу, если хотите, может находиться на складе. И никто не смеет нарушить эту инструкцию, даже высшее руководство. Для пущей важности в инструкции можно и указать: “Исключения не допускаются!”

Автор: Н. Вергиев
Источник: журнал “Современный склад”

Управление складом и запасами

Справочное размещение товаров в ячейках

Складские ячейки используются в качестве справочной информации для упрощения процесса размещения и отбора товаров, но учет остатков товаров ведется в целом по складу или помещению. Данный способ удобно использовать, когда в каждой ячейке располагается один товар. Это позволяет быстро находить товары, по которым требуется отгрузка.

Адресное хранение товаров в ячейках

  • автоматизированное описание структуры ячеек по заданным параметрам (рабочий участок, область хранения, типоразмер и др.),
  • автоматизированный процесс размещения товаров в складские ячейки, отбора товаров из ячеек и перемещения товаров из одной ячейки в другую,
  • контроль по весу и объему при размещении товаров в складские ячейки,
  • применение различных стратегий отбора и размещения товаров в ячейки,
  • контроль наполненности ячейки по весу и объему,
  • размещение товаров в ячейки под конкретное назначение (хранение обособленных товаров),
  • размещение товаров, как в упаковках, так и в мерных единицах хранения (весовые, линейные, объемные и площадные).

Размещение и отбор товаров осуществляются в соответствии с заданной стратегией размещения и отбора для области хранения.

Читайте также  Как делать смету на отделочные работы

Для оптимизации доступа к ячейкам при отборе товаров предусмотрена возможность создания рабочих участков и определение порядка обхода складских ячеек.

Операции перемещения товаров

Перемещение товаров на предприятии осуществляется между складами и помещениями, а также между филиалами организации.

Операции внутреннего потребления товаров

  • списание на расходы — товары/материалы списываются на определенные цели в соответствии с указанной статьей расходов;
  • передача в эксплуатацию — товары/материалы передаются в пользование подразделению на определенный срок (с указанием ответственного физического лица, принимающего номенклатурную позицию в свой подотчет; статьи расходов с аналитикой расходов; категории эксплуатации).

Операции сборки (разборки) товаров

  • сборка товаров из комплектующих;
  • разборка товаров на комплектующие.

Проведение инвентаризации товаров на складе

Целью проведения инвентаризации товаров являются контроль остатков товарно-материальных ценностей и сверка фактического количества товаров с учетным количеством.

  • зафиксировать результаты пересчета товаров;
  • зарегистрировать фактическое изменение остатков товаров на складе;
  • оформить списание недостач товаров, пересортицу товаров, оприходование излишков товаров, порчу товаров в учете организаций;
  • распределить излишки, недостачи и порчи товаров по организациям.

Инвентаризация товаров на складе может осуществляться как с пересчетом, так и без пересчета товаров (в процессе оперативной работы на складе).

При оформлении процесса пересчета товаров можно отразить фактическое и учетное количество товаров, отклонения фактического количества от учетного.

Если на складе выявлены излишки, недостачи и обнаружены «лишние» товары без проведения пересчета товаров (в процессе оперативной работы), то в таких случаях для регистрации расхождений применяются ордера на отражение излишков, недостач и порчи товаров, изменяющие фактические остатки товаров на складе.

Мобильное рабочее место кладовщика

  • формировать новые задания на отбор и размещение товаров, выполнять задания на размещение и отбор товаров из складских ячеек,
  • размещать, перемещать товары из одной ячейки в другую,
  • пересчитывать товары в рамках инвентаризации.

В процессе выполнения задания система последовательно указывает, какое действие необходимо выполнить, например, отсканировать ячейку, отсканировать товар, отсканировать серию товара, что обеспечивает пошаговое выполнение всех операций.

Серийный учет товаров

  • управления рекламациями и организации постпродажного обслуживания — когда необходимо знать, от какого поставщика получен или какому покупателю передан конкретный экземпляр товара, комплектующие с какими сериями использованы в производстве конкретного экземпляра товара.
  • учет и управление остатками товаров по срокам годности — необходимо знать, когда истекает срок годности запасов и какой на складе остаток товаров с определенным сроком годности;
  • организация хранения товаров в отрезах, рулонах, бухтах и других единицах хранения переменного размера — в серии будет хранится фактический остаток материала в том или ином рулоне;
  • учет товаров, потребительские свойства которых могут незначительно отличаться для разных производственных партий — например, обои из разных партий могут незначительно отличаться оттенками (разнотон) и при отгрузке товара клиенту необходимо подбирать товар одного тона (одной серии);
  • расчет себестоимости товаров по сериям — различные задачи анализа рентабельности производства различных партий, работа с ГТД, товарами в пути и неотфактурованными поставками по сериям;
  • учет маркируемых меховых изделий — каждое изделие по законодательству маркируется контрольным знаком с номером, по которому отслеживается движение каждой единицы товара в Государственной информационной системе маркировки;
  • учет пива и пивных напитков одной марки, произведенных на разных заводах, для отражения в ЕГАИС.

Управление запасами

  • наличие запасов на складе в необходимом количестве;
  • достижение желаемого уровня обслуживания клиентов;
  • снижение потребности в оборотных средствах;
  • исключение дефицита материальных ресурсов;
  • улучшение показателей оборачиваемости товаров;
  • снижение затрат предприятия на закупку и хранение товаров;
  • устранение избыточных запасов.
  • контроль текущего остатка товаров на складе;
  • определение максимального и минимального запасов;
  • расчет среднедневного потребления товаров;
  • определение поставщика и условия работы с ним;
  • формирование заказов поставщикам, на то количество товаров, которое необходимо для поддержания запаса.
  • Min-max — позволяет поддерживать уровень запаса в соответствии с желаемым минимальным или максимальным запасами. Информация о минимальном и максимальном запасах указывается вручную. Минимальный остаток указывается на срок покупки, а максимальный — на обеспечиваемый период.
  • Расчет по норме — позволяет поддерживать запасы на складе в соответствии с нормой дневного потребления товаров. Информация о среднедневном потреблении товаров учитывается при расчете минимального и максимального запасов,
  • Расчет по статистике — позволяет поддерживать запасы на складе в соответствии со статистикой продаж. Данные по статистике продаж учитываются при расчете среднедневного потребления товаров, максимального и минимального запасов.

  • покупка у поставщика;
  • перемещение с одного склада на другой;
  • сборка.

Обеспечение текущих заказов на отгрузку

  • определение способа обеспечения потребностей;
  • корректировка графиков поставки;
  • контроль количества товаров, требуемого для обеспечения потребностей;
  • определение источника обеспечения потребностей;
  • контроль количества товаров, которое уже обеспечено по заказу на отгрузку;
  • выбор режима обеспечения заказов на отгрузку;
  • формирование различных заказов.

Формирование заказов по потребностям

Текущие заказы можно обеспечивать в соответствии с параметрами обеспечения потребностей:

  • метод обеспечения «заказ под заказ» — позволяет обеспечить только количество, которое необходимо для закрытия потребности по текущим заказам на отгрузку (определяется по умолчанию);
  • способ обеспечения потребностей — позволяет обеспечить потребности по заказам различными способами (покупка у поставщика, перемещение с одного склада на другой, производство силами переработчика, сборка).
  • за счет запасов — при расчете количества товаров, которое необходимо для обеспечения заказов на отгрузку учитываются текущие остатки товаров на складе и все ожидаемые поступления товаров (например, ожидаемые поступления товаров для поддержания запаса);

Например, по заказу на отгрузку требуется обеспечить товар в количестве 400 шт. На складе данный товар присутствует в свободном остатке в количестве 100 шт. Минимальный желаемый остаток этого товара составляет 100 шт., максимальный желаемый остаток — 300 шт.

Опираясь на эти данные, система рекомендует к заказу товар в количестве 300 шт. — для поддержания запаса, поскольку текущий остаток товаров на складе равен минимальному желаемому остатку.

Получается, что 100 шт. товара уже обеспечено — текущий остаток товара на складе и ожидается поступление товара в количестве 300 шт. За счет этого количества запасов будет обеспечен товар по заказу на отгрузку в количестве 400 шт.

  • независимо от поддержания запасов — при расчете количества товаров, которое необходимо для обеспечения запасов не учитываются текущие остатки товаров на складе и ожидаемые поступления товаров

Например, по заказу на отгрузку требуется товар в количестве 400 шт. При режиме обеспечения заказов независимо от поддержания запасов системой к заказу будет рекомендовано строго то количество товара, которое требуется по заказу на отгрузку, т. е. 400 шт.

Складская логистика. Организация работы склада. Управление складом

Авторский семинар высококлассного эксперта в области складской логистики, человека знающего как разработать концепцию склада, а самое главное реализовывал проекты организации склады с нуля – Игоря Скринника. Этот двухдневный семинар вобрал в себя весь опыт и профессиональные знание автора, что делает его бесценным для специалистов желающих сделать рывок в понимании складской логистики и получить необходимые знания в области складской логистики сжато и без «воды».

Семинар ориентирован на руководителей служб и отделов логистики, руководителей и сотрудников складов производственных и торговых компаний.

Программа тренинга

  1. Функционал и особенности различных типов складов
    • Показатели эффективности работы складов
    • Показатели эффективности использования ресурсов предприятия
  2. Разметка складов
    • Территориальное и горизонтальное зонирование
    • «Плавающие» границы зон
    • Внутрискладские транспортные потоки, маршрутизация
    • Расчет потребности в площадях, технике и оборудовании для различных зон склада
    • Унификация ячеек хранения по типоразмеру
    • Объемно-весовые показатели
    • Варианты зоны комплектации
  3. Схема работы складов
    • Технологические процессы и карты на складах
    • Методика упрощенного расчета потребности в ресурсах
    • Оптимизация потребности в ресурсах
      • Совмещение и разделение технологических процессов по времени и по месту
    • Режимы работы склада
      • Сменная работа
      • Пересечение смен
      • Условия и график поставки
    • Оптимизация отгрузок
    • Оптимизация заявок на комплектацию
    • Статус товара
  4. Приемка товара
    • Организация работы и документооборота приемки товара
    • Приемка по количеству и качеству, маркировка, создание «места хранения»
    • Претензионная работа при приемке
  5. Хранение товара
    • Система хранения
    • Адресное хранение
    • Фиксированные и плавающие места хранения
    • Размещение товара согласно анализу расхода
      • Принятие решения и оформление товара на хранение
      • Внутрискладские перемещения товара
    • Типы инвентаризации
  6. Комплектация заказов
    • Документооборот при комплектации
    • Типы и очередность комплектации
    • Требования к персоналу, разделение функций
    • Складская техника при комплектации
    • Методы контроля правильности сборки и маркировка собранных заказов
    • Претензионная работа с потребителями
  7. Отгрузка товара
  8. Системы учета: на складе, на удаленном складе, на нескольких складах
    • Организация прямого и обратного информационного потока на складе
    • Организация документооборота на складе
    • Технические средства учета товара
    • Технические средства контроля складской деятельности
      • Бар-код
      • Райд-терминалы
  9. Персонал
    • Штатное расписание
    • Специализация персонала
    • Основные профессии сотрудников склада
    • Основные методы расчета потребности в персонале
    • Должностные инструкции
    • Методы подбора персонала
    • Технологические карты рабочих процессов
    • Управление персоналом
    • Варианты материальной ответственности
    • Мотивация сотрудников (мониторинг общего уровня, выделение ответственности)

Продолжительность семинара: 2 дня (16 академических часов)

Автор-ведущий семинара: Скринник Игорь

Стоимость участия: 20 400 руб.

В стоимость участия включено:

  • печатные раздаточные материалы с полной информацией по содержанию семинара;
  • питание в течение занятий (обед и 2 кофе-брейка);
  • сертификат о прохождении семинара.

Консультант, бизнес-тренер Тримас Групп, г. Москва.
Консалтинг в сфере логистики. Логистическое сопровождение предприятий. Проведение корпоративных и открытых семинаров и тренингов по складу и по управлению запасами. Ведение консалтинговых проектов в сфере логистики. Проведение обучающих семинаров, участие в обучающих проектах АНХ при Правительстве РФ и ГУ ВШЭ в рамках системы МВА. Соавтор 3 книг по управлению логистической структурой предприятия, закупочной деятельности и управление складом, а также более 20 публикаций в изданиях, специализирующихся по тематике «Логистика».

  1. Разработка концепции склада. Организация склада с нуля.
  2. Оптимизация издержек на логистику.
  3. Оптимизация системы заказов и поставок.
  4. Управление запасами.
  5. Организация системы хранения.
  6. Технологические карты, регламенты.

2007 г. по н.в. Консультант, бизнес-тренер Тримас Групп, г. Москва 2004 г. по 2007 г. Начальник департамента логистики ООО «РЕАЛ Р», г. Москва
Электротехника и светотехника:
— 80 000 артикулов
— Оптимизация системы заказов
— Введение адресного хранения
— Оптимизация издержек на логистику
— Разработка концепции склада
— Технологические карты, регламенты
— Логистические цепочки 2001 г. по 2004 г. Начальник транспортно-складского хозяйства «СТРОЙИНСТРУМЕНТ»
Строительные инструменты и оборудование 1999 г. по 2001 г. Начальник бухгалтерско-инвентаризационной группы «ЭЛЬДОРАДО»
Бытовая техника:
— Организация и контроль региональных складов
— Обучение персонала 1995 г. по 1999 г. Начальник транспортно-складского хозяйства «РУСЬИМПОРТ»
Алкогольная продукция:
— Удалённые склады 15 000 м2
— Разработка складов с нуля
— Организация складского хозяйства
— Организация системы хранения
— Оптимизация издержек на логистику
— Технологические карты, регламенты 1991 г. по 1995 г. Начальник отдела материально-технического обеспечения ЗАО «АРТИС»
Строительная организация:
— Оптимизация системы заказов и поставок
— Управление запасами
— Графики монтажа«с колес»
— Оптимизация издержек на логистику
— Создание и руководство складами До 1991 г. Служба в СА – Начальник складского хозяйства зональной базы рода войск

Читайте также  Благотворительный фонд как создать принцип работы

Пошаговая инструкция: Как найти и оборудовать склад для интернет-магазина, складской учет и программа для складского учета

Неважно, что вы продаете — детские игрушки, одежду или смартфоны — хранить все в офисе или собственной квартире как-то несерьезно. Поэтому без склада современному интернет-магазину никуда. В сегодняшней статье расскажем, как выбрать помещение для склада, какое оборудование купить и зачем нужна система автоматизации складского учета.

Зачем интернет-магазину склад?

Конечно, если вы только открылись и закупили на первое время небольшие партии товара — склад может и не понадобиться. Однако если мыслить наперед и стремиться к развитию и масштабированию бизнеса — становится понятно, что без склада все же никуда. Это сейчас весь ваш товар умещается в одной комнате, а что будет потом? И уж тем более склад нужен тем, кто торгует крупногабаритными товарами: бытовой техникой, мебелью, мото- и велотехникой, а также товарами, которые требуют специальных условий хранения. Например, продукты питания или медикаменты, которые могут испортиться.

Кроме того, наличие склада даст вам преимущества перед конкурентами:

  • гарантирует доступность товара в любое время — особенно это актуально для сезонных товаров, дней распродаж, праздников, когда спрос превышает предложение;
  • обеспечит быструю доставку — со склада привезти товар намного удобнее и оперативнее, чем от поставщика;
  • экономит деньги — можно брать оптовые партии, за которые, как известно, многие поставщики предлагают более низкие цены. А значит, можно позволить себе снизить цены, подарить покупателям скидки.

Ну что, убедили мы вас? В любом случае, начать можно с небольшого помещения, а потом, когда расширитесь, начнете осваивать новую нишу и увеличите ассортимент — поменяете его на более просторное.

Шаг 1. Арендуем помещение

И сразу, как в сказке, у вас три пути. Можно арендовать помещение самостоятельно или на пару с другими организациями — такое практикуется. Особенно это актуально для новичков в бизнесе, у которых каждая копейка на счету. Третья дорога — фулфилмент, или услуга аутсорса. Такие услуги оказывают специальные компании. Они не только хранят товар, но и принимают его у поставщиков, обрабатывают и комплектуют заказы, доставляют их и даже принимают оплату.

Поговорим отдельно об аренде. Как выбрать подходящее помещение?

  • склад должен быть недалеко от офиса интернет-магазина, по крайней мере — в пределах города. Многие помещения располагаются в промзонах, за чертой города — это достаточно неудобно и для вас, и для курьера, который будет забирать и развозить товары;
  • должен иметь возможность подъехать автомобилю — как грузовому, так и легковому. Иначе ваш курьер будет очень недоволен;
  • должен работать круглосуточно — или хотя бы в будни и выходные, во все праздники. Когда заказов слишком много, иногда приходится работать и днем, и ночью;
  • должен иметь доступ в интернет — чтобы сотрудники могли быть на связи с клиентами и руководством;
  • позаботьтесь о безопасности — выберите помещение в здании с охраной, с установленной сигнализацией;
  • должен иметь все необходимые коммуникации — свет, вода, отопление. Представьте, что у вас интернет-магазин цветов — сотрудникам придется повозиться с землей и водой, чтобы собрать заказы;
  • площадь помещения рассчитывается из ассортимента товара. Небольшие коробки и пакеты уберутся на нескольких метрах, тяжелой мебели и технике потребуется больше места. Не забудьте и о сотрудниках — им придется проводить на складе много времени.

Все склады делятся на четыре типа: А, В, С, D. Помещения класса А наиболее удобные и современные, но и дорогие, соответственно. В них есть все: отопление, сигнализация, высокие потолки, офисные, рабочие и подсобные помещения. Помещения класса D — простые ангары без отопления. Понятно, что хранить в них нужно лишь самые неприхотливые товары.

Шаг 2. Покупаем оборудование

Если у вас товар, не требующий особых условий хранения, — ограничьтесь стандартным оборудованием. Это стеллажи, оргтехника для работы сотрудника, необходимая для работы мебель. Не забудьте также об уборной и уголке для сбора заказов — его размер зависит от параметров вашего товара и особенностей работы.

Вообще, для каждой категории товаров требуется дополнительное оборудование. Взять тот же интернет-магазин цветов — вместе со стеллажами закупайте ящики, горшки, опрыскиватели и другие вещи. Также условия хранения требуют специального холодильного и вентиляционного оборудования, чтобы ваш товар долго оставался свежим.

Если у вас онлайн-аптека — приготовьтесь к другим требованиям. Площадь склада должна составлять не менее 60 м.кв. — иначе никак. А еще изучите требования министерства здравоохранения: установите пожарную и охранную сигнализации, закупите термометры, шкафчики и холодильники для хранения медикаментов. Стены склада будьте добры отделать водостойкой краской или эмалью, кафельной плиткой — никаких обоев! На потолке, правда, допустима побелка.

Продукты питания — вообще головная боль. Надо изучать СанПины и требования. Вот только самые простые из них: нельзя хранить вместе готовые и сырые продукты или полуфабрикаты, хорошие продукты и подозрительного вида. В помещениях для хранения продуктов недопустимо держать непищевые товары. А еще холодильники, ящики, штабели для разных видов продуктов — и смотри не перепутай!

Словом, вы поняли: нюансов хранения товаров достаточно. Соблюдайте все требования, или не удивляйтесь, что на ваш склад нагрянет проверка.

Шаг 3. Выстраиваем логистику

Арендовали склад, закупили оборудование — и что дальше? А дальше разложите по полочкам, как конкретно будет происходить движение товаров. Какими путями они будут попадать от поставщика к клиенту? Какие сотрудники будут работать на складе, что они станут делать? Сколько их, в конце концов, должно быть?

Разберем два вида логистики: складскую и транспортную:

  1. Транспортная логистика — это доставка товара от поставщика или из транспортной компании на склад. А оттуда — напрямую к клиенту или опять в транспортную компанию. Понятно, что нужно организовать все так, чтобы потратить как можно меньше времени и денег.
  2. Складская логистика — это действия ваших сотрудников непосредственно на складе. Один принимает товары, другой обрабатывает их, третий следит за хранением, четвертый осуществляет возвраты, пятый отгружает продукцию.

Понятно, что если у вас небольшой магазин, вполне достаточно одного сотрудника, который будет всем этим заниматься, и курьера. Если бизнес покрупнее — позаботьтесь о том, чтобы взять в штат не одного, а пару курьеров, водителя-экспедитора, плюс нанять менеджера, кладовщика, сборщика заказов, охранника.

Шаг 4. Выбираем систему учета

Вы уже поняли, что вручную продумать и выполнить все эти процессы практически нереально. Поэтому на рынке имеется масса решений для складских программ, которые упрощают работу, сводят к минимуму человеческий фактор и экономят ваше время. Есть среди них платные, есть и бесплатные. Познакомим вас с бесплатной программой — ЕКАМ, которая автоматизирует все основные складские бизнес-процессы и облегчает жизнь как руководителю, так и его сотрудникам.

Что умеет ЕКАМ?

  • полностью автоматизирует складской учет;
  • ведет учет закупок и заказов: приход, расход, перемещение и списание товаров;
  • отслеживает и делает отчеты по остаткам, оборотам и даже прибыльности товаров;
  • делает заказы на закупку вашим поставщикам;
  • формирует и обрабатывает заказы по интернету;
  • создает ценники и прайс-листы;
  • может поддерживать несколько складов.

Разберем основные функции ЕКАМ подробнее.

Учет товаров на складе

Руководитель может в любое время узнать о состоянии дел на складе: система покажет остатки, себестоимость, прибыль и предоставит аналитику. Вы сможете контролировать бизнес-процессы не выходя из дома, прямо со своего ПК или смартфона.

Если вам предлагают сложную ИТ-систему с поддержкой специалистов, интеграцией, дорогим обслуживанием — подумайте, нужно ли тратить деньги? EKAMу ничего этого не нужно — это облачный сервис, который доступен вам в любое время и с любого устройства в режиме онлайн.

Аналитика в режиме онлайн

Кроме отчета о продажах и выручке, ЕКАМ показывает вам, насколько выгодной получилась покупка (смотрите нашу статью о маржинальности товаров) и сколько вы на ней заработали. Вы сможете планировать закупки заранее, не ломая голову и не подсчитывая количество остатков вручную. Все совершенно прозрачно и понятно!

Учет всех продаж

Вы существенно разгрузите себя и сотрудников, если освободите их от рутинной работы и бесконечных подсчетов. Все сделает система: подсчитает количество продаж, оплат, возвратов товара, количество оптовых и розничных заказов, учтет товары, которые только ожидаются к поступлению — все это в виде таблиц и графиков. Соответственно, вы увидите всю финансовую отчетность: средний чек, выручку, рост продаж и так далее.

Контроль за действиями работников

Вы сможете наглядно увидеть, почему менеджер Оля работает хорошо, а Таня с такой же загрузкой никак не выполнит план. ЕКАМ покажет количество сделок, совершенных работниками, и их прибыльность для интернет-магазина. Делайте выводы и не забывайте мотивировать сотрудников!

CRM-система для учета клиентов

В CRM-системе содержатся данные о сотрудниках, контрагентах и вся клиентская база. Вы увидите, сколько покупок совершил каждый клиент, какие у него бонусы (система автоматически рассчитает их при оформлении заказа). В офлайне и онлайне проводится также идентификация покупателя.

Интеграция с интернет-магазином

И самое главное — ЕКАМ можно с легкостью интегрировать с интернет-магазинами, созданными на платформах InSales и “Битрикс”. Внедрение происходит в течение пяти минут и, еще раз повторим, совершенно бесплатно. Если ваш магазин интегрирован с другой торговой системой, ЕКАМ предлагает импорт из файлов типа .xml и .csv. Или, как вариант, вы можете в любой момент перейти из другой системы на ЕКАМ.

Читайте также  Обязательна ли прописка при устройстве на работу

Подключиться к системе ЕКАМ можно быстро — это не потребует специальных знаний и умений. Достаточно загрузить данные о товарах и услугах — вручную или из таблиц Excel, ввести те остатки, что есть на данный момент, установить на планшет приложение “EKAM.Касса”. Все ваши данные загрузятся в систему — можно начинать работать!

Шаг 5. Начинайте работу

Понятно, что сразу все идеально не получится: необходимо будет подкупить оборудование, расширить штат сотрудников (или посадить их на склад), возможно, выбрать другое помещение. Сложностей будет много, зато и перспективы масштабные. Собственный склад — это отличная площадка для будущего расширения и возможность доказать клиентам и партнерам, что вы серьезный интернет-магазин, а не мелкая лавочка.

Да, и еще. Проверяйте работу сотрудников, особенно на первых порах. Вышколите каждого — особенно тех, кто напрямую работает с покупателями. Мало организовать идеальную логистику — необходимо помнить и о сервисе. А главный признак первоклассного сервиса, как мы уже писали, — это довольные клиенты.

Как проверить, справляются ли ваши работники?

  • мониторить все отзывы о работе интернет-магазина, особенно те, что касаются сроков доставки, вежливости курьеров и менеджеров. Если обнаружили жалобы — нужно извиниться и решить вопрос (поработать над сроками доставки, наказать проштрафившегося сотрудника);
  • заказать услугу “тайный покупатель”: наймите засланного казачка и посмотрите наглядно, как отвечают ваши сотрудники по телефону, достаточно ли вежлив курьер, не опаздывает ли он;
  • напрямую спрашивайте клиентов на сайте или в группе в соцсетях: довольны ли они работой службы доставки, хотят ли что-либо изменить. Как правило, люди с радостью дают обратную связь.

Да будет склад! Теперь вы знаете, какие шаги нужно предпринять, чтобы складские бизнес-процессы работали как часы. Удачи в продвижении!

Даём инструкцию: как организовать работу склада «с нуля»?

Методист отдела 1С Scloud

Владельцам производственных и торгующих компаний не нужно объяснять, зачем нужен склад и какую стратегическую функцию он выполняет. Однако многие начинающие предприниматели, желающие получить максимальную прибыль от своей деятельности и в как можно более ранние сроки окупить вложения в развивающийся бизнес, пренебрегают необходимостью арендовать помещение для хранения продукции.

Отчасти это обусловлено тем, что стоимость аренды площадей нежилого фонда по прежнему остается на достаточно высоком уровне, невзирая на то, что экономический кризис «подкосил» немалую часть потенциальных клиентов, вынужденных закрывать свой бизнес.

Сегодня мы поговорим с вами о том, как организовать работу склада «с нуля», дадим несколько «железобетонных» аргументов в пользу его необходимости, а также подумаем над тем, как и на чем можно сэкономить, организуя его работу.

Вроде бы все понятно. Тогда вперед!

Классификация

Для того, чтобы верно выбрать стратегию работы по обустройству складской площади, необходимо иметь четкое представление о том, какую функцию она будет выполнять для вас, как для собственника, так и для ваших потенциальных покупателей. Все склады можно условно разбить на три категории:

Административно бытовые. Такие помещения, как правило, служат для хранения инвентаря, продуктов питания внутреннего пользования, медикаментов, бытовой химии и прочей продукции, не рассчитанной на продажу. Бывает такое, что «административно бытовой отдел» формируется в рамках подсобного помещения, скажем так, в целях экономии. Текущее законодательство, регулирующее данный вопрос, это делать не воспрещает;

Технологические. Эти склады представляют собой своего рода «перевалочный пункт» для продукции, которую вы собираетесь производить сами или же привозить от ее изготовителя. Именно от работы такого склада во многом будет зависеть скорость отгрузки товара, т.к. для этих нужд на сегодняшний день создано достаточно много программного обеспечения, призванного создавать комфортные условия для учета ТМЦ. В качестве хорошего примера приводим 1С: Управление торговлей! Ознакомьтесь с тарифами и воспользуйтесь бесплатным доступом к продукту на 14 дней;

Подсобные. Названия данного вида склада говорит само за себя. Некоторые особо экономные предприниматели умудряются сочетать в рамках одной площади все три вида складов, но делать это не совсем правильно. В нашем случае, если мы говорим о «подсобке», то лучше организовать ее в рамках офиса. Так и дешевле получится и работе мешать тоже не будет.

Как вы видите, общее понятие «склад» имеет достаточно широкую парадигму значений. Во многом именно четкое понимание того, для каких целей в дальнейшем будет использоваться помещение, зависит будущий успех этого предприятия.

С чего начать?

После того, как вы определитесь с предназначением будущего склада, самое время заняться поиском подходящей площади. Так уж повелось, что большинство помещений, рассчитанных под эти нужды, расположены в промышленных зонах городов.

Отчасти этому поспособствовала приватизация, когда достаточно «платежеспособные» господа просто выкупали целые здания у полуразвалившихся заводов и в дальнейшем начали заниматься сдачей площадей в аренду. Нужно быть готовым к тому, что слишком удаленное расположение склада от вашего офиса может создать определенный дискомфорт во взаимодействии с будущими работниками на этой территории.

Во всяком случае, у удаленных складов есть одно преимущество – стоимость аренды может быть значительно ниже (в целом высокой), чем на территориях, расположенных ближе к центру города.

Для поиска нужного места можно воспользоваться двумя хорошо известными способами:

Поискать информацию в интернете. Здесь можно рассчитывать на достаточно широкий перечень предложений;

Поездить по городу и обратить внимание на вывески. Как правило, в особо «злачных» местах они вывешиваются даже с указанием стоимости аренды за 1 м 2 ;

Узнать у знакомых. Вполне возможно, что они не так давно сами искали нужное помещение;

Подобрать место поблизости от будущих заказчиков (вероятно, вы уже сейчас точно знаете, кому будете продавать вашу продукцию).

Невзирая на то, где будет расположен склад и какую стоимость за аренду «заломит» собственник, важно учитывать его будущее «убранство». В интернете можно найти огромное количество типовых планировок, одну из которых можно применить для вашей площади. Выше на изображении указан типовой план, рассчитанный для ответственного хранения продукции – как раз наш случай!

Что дальше?

После того, как будет подписан договор аренды, необходимо приступить к обустройству помещения. Но до этого важно внимательно прочитать договор, уточнить у собственника, кто будет платить за коммунальные услуги. Ранее мы писали о том, что именно данный вопрос становится камнем преткновения в вопросах аренды. Здесь следует быть внимательнее.

Однако предположим, что все неоднозначные моменты сотрудничества урегулированы, и теперь вам нужно организовать непосредственную работу склада. В зависимости от того, насколько помещение будет приспособлено к этому, будет и зависеть порядок дальнейших действий.

Существует достаточно большое количество предложений на рынке, где сдаются в аренду уже готовые склады со стеллажами, паллетами, услугами погрузчика, домкратами и т.д. Если это не ваш случай, то технику и убранство придется брать в аренду (интернет в помощь), а это дополнительные расходы. Во всяком случае, это дает возможность организовать пространство именно так, как вы того желаете. На этом этапе потребуется сделать, как минимум, несколько вещей:

Договориться с рабочими для выполнения «черновой» работы (расставить стеллажи, сделать перегородки, почистить территорию и т.д.);

Далее нужно договориться с транспортной компанией, которая перевезет большую часть продукции на территорию склада;

Найти людей из числа складских работников (желательно с хорошим опытом работы), прикинуть, каково должно быть число персонала;

Если есть свой грузовой транспорт, потребуется водитель и экспедитор;

На схеме изображена отлаженная работа складского персонала

Внимание к сотрудникам

Особое значение будут иметь люди, с которыми вам предстоит работать. От их исполнительности, ответственности и элементарной порядочности будет зависеть то, насколько корректно будет производиться наполняемость склада, как быстро будет отгружаться продукция, возникнут или не возникнут проблемы с порчей или кражей продукции.

В одной из наших предыдущих статей мы рассказывали о том, как бухгалтерия списывает испорченные или украденные товары с баланса организации. Обязательно прочитайте, но надеемся, что вам это все же не пригодится.

Доверить подбор персонала можно и нужно кадровому агентству, если не чувствуете уверенности в своих «рекрутинговых» способностях. Их специалисты, как правило, хорошо разбираются в специфике этой работы, знаю, как выявить потенциальных воров и бездельников, благодаря чему прошедшие отбор кандидаты будут практически готовы к работе у вас. Здесь же не стоит забывать и об охране труда. Насколько хорошо вы знакомы с законодательством по этому направлению? Обязательно ознакомьтесь.

Помимо всего прочего потребуется решать вопросы со спецодеждой, штатным расписанием, внутренним распорядком дня, местом для отдыха и многим другим, что в какой-то мере отличается от «офисной» работы. Не стоит забывать, что в условиях российского климата персонал нужно будет обеспечить бесплатным чаем и «печенюшками». Если в офисе это больше «блажь», то на складе это уже является острой необходимостью.

О контроле работы

«Доверяй, но проверяй» – единственно верный подход в работе со складским персоналом. Это совсем не означает, что необходимо каждый день приезжать на склад, сидеть где-нибудь в углу и зорко наблюдать за тем, как другие делают свою работу. Вполне достаточно периодически заходить в 1С через интернет и наблюдать за тем, сколько продукции осталось на складе, какие происходят отгрузки, как скоро кладовщики «отпускают» прибывающие машины и т.д. Нынешнее развитие программ позволяют это делать даже не с рабочего места, а, например, с телефона, ноутбука или планшета. Сервис «Аренды 1С» во многом этому благоволит.

Выводы

На основе всего вышеизложенного мы можем сделать вывод, что организация работы склада – это достаточно трудоемкий, но вполне посильный процесс, где многое зависит от подхода к делу, от имеющихся ресурсов, а также от того, какая вас будет окружать команда. Работать ли с единомышленниками или же с простыми «наемниками» – это решать вам. Надеемся, что предложенный нами материал поможет вам в развитии своего бизнеса!