сколько должны храниться бухгалтерские документы ооо

Хочу выкинуть документы. Так можно?

Читатель Алексей спрашивает:

У меня ИП на упрощенке 6%, есть сотрудники. Какие документы мне надо хранить и сколько времени?

Зачем хранить документы

Индивидуальный предприниматель обязан хранить документы о своей работе. Речь о том, что связано с налогами, сделками и сотрудниками. Для этого несколько причин.

Документы помогают избежать штрафа налоговой. Допустим, магазин закупается у оптовой базы, на закупку должен быть договор. Если его нет, возможен штраф от 200 рублей за каждый договор. Еще у ИП должна быть книга учета расходов и доходов. Штраф за отсутствие — от 10 000 рублей.

Ответить на вопросы налоговой. Налоговая проверяет предпринимателей, чтобы убедиться: они платят налоги сколько нужно, среди них нет обнальщиков. Вот поставщик получает деньги от магазина, и налоговая может запросить договор и накладную на поставку. Вдруг поставки не было, и это фикция.

Проявить должную осмотрительность

Административный кодекс о штрафах за документы: статьи 3.4, 4.1.1, 5.27

Ответить на вопросы трудовой инспекции. Инспекция проверяет работодателей с помощью чек-листов — это списки вопросов. Ответ на вопрос — это документ. Например, по одним документам работало сорок человек, по другим — меньше. Чтобы разобраться, инспекция запрашивает трудовые договоры. Если сотрудник числился, а трудового договора нет, возможный штраф — до 50 000 рублей. И так за каждое нарушение.

Подтвердить стаж, социальные выплаты или подготовить документы для сотрудника. Допустим, сотрудник потерял трудовую книжку и хочет ее восстановить. Для этого он обращается к прошлым работодателям, и вот тут понадобятся сведения: сколько и кем работал сотрудник.

Бухгалтерские документы — 5 лет

Бухгалтерские документы говорят, сколько вы получили и потратили. Вот примеры документы:

  • договоры и акты к ним,
  • счета-фактуры;
  • отчеты для агентского договора;
  • товарные чеки, накладные;
  • налоговые декларации;
  • книги учета расходов и доходов.

Бухгалтерские документы делятся на два вида: для налогового и бухгалтерского учета. Одни надо хранить четыре года, другие пять, но можно не разбираться, и все хранить пять лет.

Раньше было требование хранить подтверждение оплаты взносов за сотрудников, это в Пенсионный фонд и фонд медицинского страхования. Сейчас это не нужно. Работодатели платят взносы через банк, и если фонды чего-то не досчитаются, можно будет прислать выписку из банка.

Кадровые документы — до 75 лет

Если у вас есть сотрудники, документы на них тоже придется хранить. Сроки хранения зависят от типа документа и даты, когда сотрудник перестал работать в компании. Самый короткий срок — год, например, для графика отпусков.

Самый долгий срок хранения документов — 50 или 75 лет. Считается так: если сотрудник перестал работать в компании до 1 января 2003 года — 75 лет, после — 50 лет. Вот что надо хранить так долго:

  • заявление о приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • приказы о приеме и увольнении;
  • больничные;
  • зарплатные ведомости;
  • штатное расписание.

Документы на сотрудника храните, даже если он уволился. Чтобы не запутаться, мы сделали список: какие документы и сколько хранить.

Как хранить документы

Есть закон об архивном деле — он рассказывает о правилах хранения документов. Для индивидуального предпринимателя нет особенных требований. Вот они:

  • хранить документы так, чтобы не испортились. На практике это значит, что текст остается читаемым; видно, чья печать и подписи, нет разводов от газировки или строительной пыли. Поэтому пусть документы лежат в несгораемом шкафу в офисе;
  • документы можно оперативно достать. Сроки зависят от проверяющих и причины запроса документов. Чаще это пять-десять дней.

Коммерческая тайна работодателя

  • документы в закрытом доступе от клиентов, поставщиков и сотрудников, которые не работают с кадровым или бухгалтерским учетом.
  • Вот так хранятся документы у знакомого индивидуального предпринимателя:

    Документы могут быть в электронном и бумажном виде. Бухгалтерские документы — в любом. Если планируете вести электронный документооборот, понадобится специальный сервис, например, «Сбис» или «1С-отчетность».

    Кадровые документы должны быть в бумажном виде. Даже если у вас дистанционные сотрудники и они ставят электронную подпись, вы делаете бумажную копию трудового договора, приказов и всего остального.

    Как оформить дистанционного сотрудника

    Документы после закрытия ИП

    Если предприниматель закрывает ИП, документы всё равно надо хранить, пока не закончился срок хранения.

    Иванов закрывает ИП в 2019 году. При этом у него есть договор с поставщиком от 2018 года. Срок хранения договоров считается от последней сделки. Допустим, последняя поставка по договору — в декабре 2018 года.

    Срок хранения договоров — пять лет. Значит, ИП Иванов хранит договор до 2023 года.

    Бухгалтерские документы можно хранить, как угодно. Закрыли дело, забираете документы домой или сдаете в архив. Есть частные и государственные архивы, подходят любые.

    Кадровые документы обязательно надо передать в архив, иначе у сотрудников могут быть проблемы с пособиями, пенсиями или стажем. Для хранения подходят муниципальный или государственный архивы.

    Мы позвонили в три архива, и вот что они рассказали. Чтобы передать документы:

    • подписываете договор на хранение;
    • оплачиваете услугу;
    • готовите опись документов и историческую справку. Можно сделать самим или заказать в архиве;
    • оформляете документы. Это значит подшить, разложить по папкам, подписать;
    • привозите документы в архив, передаете, получаете в ответ акт приема-передачи.

    Услуги архивов платные. Стоимость зависит от срока хранения и дополнительных услуг. Еще один критерий — количество дел, или «единиц хранения», как говорят в архивах. В одном деле может быть до 250 листов. Одно дело — одна папка. Если документов мало, делают одну папку, в ней всё.

    В Санкт-Петербурге есть «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга».

    Иванов закрывает ИП после двух лет работы. У него были сотрудники, поэтому он передает документы на них в архив. Срок хранения — 50 лет. Документов оказалось на одно дело, Иванов заплатит за весь срок 572 рубля.

    Сергеев тоже закрывает ИП с сотрудниками. Бизнес отработал десять лет, сотрудников было много, поэтому документов — на пятнадцать дел. Сергеев заплатит за пятьдесят лет хранения 8127 рублей.

    Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица

    Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

    Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.

    Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.

    ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»

    № нового перечня

    № старого перечня

    Вид документа

    Было

    Стало

    Ценообразование

    Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения

    10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки

    5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования

    5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Финансирование, кредитование деятельности

    Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности

    5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Бухгалтерский учет и отчетность

    Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

    5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:

    а) сводные годовые, годовые;

    б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);

    Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):

    Постоянно (на усмотрение архива)

    а) до ликвидации организации;

    Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

    Читайте также  что нужно чтобы сменить юридический адрес ооо

    5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

    Образцы подписей материально ответственных лиц

    До минования надобности, но не менее 5 лет

    5 лет после смены материально ответственного лица

    Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг

    5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

    Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:

    а) у аудируемого лица;

    б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)

    5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:

    — срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;

    — для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

    Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах

    5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

    Журналы, базы данных учета:

    б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей

    а) постоянно (на усмотрение архива);

    б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

    а) до ликвидации организации;

    Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств

    5 лет после ликвидации основных средств

    До ликвидации организации

    Книги, журналы, карточки учета поступления валюты

    5 лет при условии

    Учет оплаты труда

    Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

    При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

    При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

    Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)

    Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг

    75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Налогообложение

    Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам

    5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

    Расчеты по страховым взносам

    Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.

    При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет

    Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

    75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

    Налоговые декларации ИП

    Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет

    Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов

    5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами

    Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней

    5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения

    Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности

    5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Хранение бухгалтерских документов: правила и сроки

    Автор: Юлия Попик старший бухгалтер по расчету заработной платы

    Хранение бухгалтерских документов: правила и сроки

    Автор: Юлия Попик
    старший бухгалтер по расчету заработной платы

    Во время работы организации накапливается много первичных документов. Их нужно собирать, хранить, и ни один нельзя выкинуть раньше срока.

    Как организовать хранение документов, не проштрафиться и не утонуть в бумагах, расскажем в этой статье.

    Правильная организация хранения первичных бухгалтерских документов: нормативная база

    Нет единого документа, в котором была бы собрана вся информация о том, как и сколько нужно хранить документы. Поэтому приходится руководствоваться несколькими нормативными актами, которые иногда противоречат друг другу.

    О том, что организация должна хранить первичные документы, говорит статья 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ.

    Требования к хранению бухгалтерских документов прописаны в пункте 6 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.

    В нем, в частности, говорится, что:

    1. Первичные документы и регистры бухучета нужно передавать в архив.
    2. До передачи в архив их нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
    3. Документы нужно комплектовать в хронологическом порядке.

    Обязанность хранить данные бухгалтерского и налогового учета прописана и в Налоговом кодексе РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23).

    Перечень учетных и отчетных документов, которые нужно хранить, можно посмотреть в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом же перечне для каждого вида документов указаны и сроки хранения.

    Правила организации государственного архивного дела прописаны в Федеральном законе от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

    Где хранить документы

    По закону об архивном деле негосударственные организации вправе создавать свои архивы. Но такой обязанности у них нет. Фирма обязана лишь обеспечить сохранность документов и по требованию предъявить их контролирующим органам.

    1С-WiseAdvice использует уникальную запатентованную технологию обработки первичных документов «Процессинг». Бумажные оригиналы «первички» сразу сканируются. Бухгалтер работает только с электронной копией документа, и всегда видит, какими операциями провели это документ. Неоспоримым плюсом является возможность оперативно подготовить ответ на запрос ИФНС. Клиент по запросу может получить базу электронных документов.

    Срок хранения бухгалтерских документов в организации

    Закон о бухучете говорит, что документы бухучета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ), а Налоговый кодекс устанавливает срок в 4 года для документов, которые были основанием для налогового учета и расчета налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а для расчета страховых взносов – 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Здесь возникает противоречие, т.к. некоторые документы, например, накладные, относятся и к бухгалтерскому, и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее руководствоваться большим сроком.

    В Перечне типовых документов от Минкультуры для некоторых документов назначены и более длинные сроки, вплоть до постоянного.

    Постоянно придется хранить, например:

    • годовые бухгалтерские отчеты с приложениями (в том числе консолидированные и по МСФО);
    • передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы;
    • свидетельства о постановке на учет в налоговых органах;
    • Книги учета доходов и расходов (КУДиР) – организациям и ИП, которые применяют УСН. Здесь сроки из Перечня типовых документов вступают в противоречие с Налоговым кодексом. КУДиР – это документ налогового учета, а по Кодексу его нужно хранить не постоянно, а 4 года. В таких случаях безопаснее не уничтожать документ хотя бы 10 лет, т.к. в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок «постоянно» не может быть меньше 10 лет;
    • договоры по лизингу имущества организации и документы к ним;
    • документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации;
    • акты о передаче прав на недвижимость с баланса на баланс;
    • договоры дарения;
    • документы по операциям с ценными бумагами;
    • переписку о разделе совместной собственности юридических лиц;
    • паспорта сделок.

    75 лет нужно хранить документы по личному составу и о выплаченных доходах, например:

    • трудовые договоры;
    • реестры сведений о доходах физлиц;
    • ведомости на выдачу дивидендов;
    • лицевые счета и карточки работников. Причем если лицевых карточек нет, то до 75 лет удлиняются сроки хранения других документов: о приеме выполненных работ по договорам подряда и трудовым, расчеты платежей по страховым взносам, карточек по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физлиц, документы о получении зарплаты и других выплат.

    Если документы по личному составу были созданы после 2003 года, их хранят не 75, а 50 лет (статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

    Читайте также  может ли общественная организация быть учредителем ооо

    10 лет хранят документы, например:

    • по продаже движимого имущества;
    • договоры по залогу имущества организации и документы к ним;
    • оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей.

    Особым образом определяется срок хранения документов, которые подтверждают полученный убыток. Организации на общей системе и на УСН с объектом «Доходы минус расходы» могут в течение 10 лет переносить убыток на будущие периоды и за счет него уменьшать налогооблагаемую базу. Подтверждающие убыток документы организация обязана хранить в течение всего срока, пока он не будет использован полностью (п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

    Когда начинается отсчет срока хранения документов бухгалтерского учета и отчетности

    В Приказе Минкультуры № 558 сказано, что отсчет нужно начинать с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. К примеру:

    • Для учетной политики – это год, когда ее в последний раз использовали для составления отчетности.
    • Для договоров – год окончания действия договора.
    • Для первичных документов – это будет год, когда документы были приняты к учету.
    • Для документов налогового учета – год, когда эти документа последний раз использовались для расчета налога.

    Так, если в организации есть безнадежная задолженность, то хранить документы, подтверждающие эту задолженность, нужно еще 4 года после того, она будет списана (следует в совокупности из пп. 8 п. 1 ст. 23 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

    Для первичных документов, которые отражают формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, срок отсчета начинается с момента, когда это имущество будет полностью амортизировано в налоговом учете (письмо Минфина России от 19.01.18 № 03-03-06/1/2598).

    Для хранения электронных документов в законах отдельные сроки не оговариваются, соответственно, на них распространяются те же сроки, что и для бумажных.

    Порядок хранения бухгалтерских документов ликвидированной организации

    Если компании уже нет, а срок хранения документов еще не истек, уничтожать их нельзя.

    О судьбе документов ликвидированных фирм говорит статья 23 ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Их нужно будет сдать в муниципальный архив, предварительно заключив договор.

    Документы постоянного хранения и по личному составу передать с госархив нужно обязательно, хранение остальных можно организовать самостоятельно.

    Что делать, когда истек срок хранения бухгалтерских и налоговых документов

    По правилам, чтобы уничтожить документы, нужно сначала приказом руководителя создать экспертную комиссию.

    Комиссия проводит экспертизу ценности документов и составляет акт о выделении к уничтожению документов. К нему прилагается опись дел, которые будут уничтожать.

    После уничтожения нужно составить еще один документ – акт об уничтожении.

    В одной папке могут храниться документы с разным сроком хранения, в таких случаях дела расшивают и документы, которые еще нельзя уничтожать, подшивают в новые дела.

    Ответственность за хранение бухгалтерских документов

    Если в организации во время проверки не окажется первичных документов (не оформляли, потеряли, уничтожили раньше времени и т.д.), фирму оштрафуют по статье 120 НК РФ на 10 тыс. руб., а если нарушение затрагивает больше одного налогового периода – на 30 тыс. руб. Если все это способствовало занижению налогов, минимальный штраф составит 40 тыс. руб.

    Должностных лиц за отсутствие документов штрафуют по статье 15.11 КоАП РФ на 5-10 тыс. руб., а при повторном нарушении – на 10-20 тыс. руб. или дисквалифицируют на 1-2 года.

    Самое серьезное наказание предусматривает Уголовный кодекс. Если докажут, что документ похитили или уничтожили в корыстных целях, наказанием будет штраф до 200 тыс. руб. и даже лишение свободы до года (п. 1 ст. 325 УК РФ).

    Кроме того, не стоит забывать, что, не получив подтверждающих расходы документов налоговая может снять расходы по ним, доначислить налоги, пени и штрафы.

    Отдайте бухгалтерию на аутсорсинг в 1C-WiseAdvice, и вам станет доступна услуга «Процессинг». С нами ваши документы всегда будут в полном порядке и сохранности.

    Хранение документов бухгалтерского учета: сроки, правила

    Основанием для внесения изменений в регистры бухгалтерского учета являются первичные документы. Руководитель компании или лицо, на которое возложены обязанности по ведению бухгалтерии, обязаны организовать хранение документов бухгалтерского учета в течение предусмотренных законом сроков. Они используются для проверки правильности внесения данных налоговой службой и другими контролирующими органами. За нарушение этого правила или несоблюдение сроков предусмотрена ответственность.

    Рассмотрим подробнее порядок хранения документов бухгалтерского учета.

    • Нормативное регулирование порядка хранения документов бухучета
    • Место хранения бухгалтерской документации
    • Срок хранения документации в компании или ИП
    • Когда начинается отсчет срока хранения документов
    • Порядок хранения документации при ликвидации субъекта предпринимательства
    • Порядок действий после истечения срока хранения документов
    • Ответственность за хранение бухгалтерских документов

    Нормативное регулирование порядка хранения документов бухучета

    Единого нормативно-правового акта, который устанавливает основные правила хранения документов бухгалтерского учета, не существует. Поэтому бухгалтера в своей деятельности руководствуются несколькими регламентирующими документами.

    К ним относятся:

    • Закон 402-ФЗ. Это основной документ, согласно которому субъекты предпринимательства ведут регламентированный учет. Необходимость хранения первички закреплена в ст. 29;
    • НК Российской Федерации. Обязанность хранить документацию возлагается на бухгалтера и руководителя согласно подпункту 8 пункта 1 ст. 23 этого документа;
    • Приказ № 105, принятый Министерством финансов СССР в 1983 году. Этот нормативно-правовой акт действует и сейчас.
    • Приказ №558 от 2010 года, которым утвержден список документов, составляемых государственными организациями;
    • Закон 125-ФЗ, который устанавливает порядок ведения архивной документации в нашей стране.

    Указанными нормативными документами устанавливаются основные принципы, в соответствии с которыми организовывается хранение документов бухгалтерского учета:

    • Документация, на основе которой вводятся данные в регистры бухучета, обязательно должна храниться в архиве.
    • Первичка, которая еще не передана в архив, должна храниться в бухгалтерии в специально оборудованных помещениях или шкафах с ограничением доступа посторонних. Ответственность за их сохранность несет руководитель компании или бухгалтер.
    • Документы при помещении в архив систематизируются в зависимости от даты оформления или поступления на предприятие.

    Место хранения бухгалтерской документации

    Согласно закону 125-ФЗ коммерческие негосударственные компании и частные предприниматели могут вести архив документов, но не обязаны делать это. Однако согласно НК и закону о бухучете первичка должна храниться у субъекта предпринимательства и предъявляться по требованию контролирующих органов.

    Хранение документов бухгалтерского учета и отчетности легко организовать, если перевести предприятие на электронный документооборот. Законодательством предусмотрено, что правильно оформленные электронные документы полностью эквивалентны бумажным. Но первые хранятся на накопителях сервера или в облаке и не занимают места в архиве. Их легко находить, систематизировать и отправлять по запросу в налоговую службу.

    Второй вариант — передача бухучета на аутсорсинг. В этом случае обязанность по хранению первички возлагается на компанию, которая оказывает услугу. Ее специалисты, при необходимости, готовят пакеты документов и подают их в ИФНС для проверок.

    Срок хранения документации в компании или ИП

    Сколько нужно хранить первичные документы бухгалтерского учета? Срок хранения зависит от типа первички, но составляет не менее 5 лет согласно требованиям закона 402-ФЗ. В остальных случаях сроки следующие:

    • 4 года — для первички, на основании которой рассчитываются налоговые платежи по всем видам налогов;
    • 6 лет — для первички, которая послужила основанием для расчета страховых платежей.

    Обратите внимание, что некоторые документы используются для внесения изменений в бухгалтерский и налоговый учет. Если в нормативных документах по ним указаны разные сроки хранения, рекомендуется выбирать больший.

    Некоторые виды документации хранятся беcсрочно:

    • Бухгалтерская отчетность по итогам деятельности за год со всеми предусмотренными законом приложения;
    • Акты передачи, ликвидационные балансы и балансы, которые составляются при разделении деятельности;
    • Документация, которая подтверждает постановку компании на учет;
    • Книги учета доходов и расходов, если компания начисляет и уплачивает налоги по упрощенной системе;
    • Соглашения по передачи в лизинг собственности юридического лица, а также дополнительных документов по этим сделкам;
    • Документация, подтверждающая переоценку основных фондов, амортизацию, оценку стоимости активов;
    • Документы, подтверждающие передачу права собственности на недвижимость с предприятия на предприятия;
    • Гражданско-правовые договора, подтверждающие операции с ценными бумагами, договора дарения;
    • Паспорта сделок.

    Увеличенный срок хранения — 75 лет — предусмотрен для документов, которые касаются наемных сотрудников компании. В перечень этих документов входят:

    • Заключенные с сотрудниками трудовые договора и реестры информации о доходах;
    • Ведомости, подтверждающие выплаты дивидендов собственникам;
    • Первичная документация, подтверждающая выплаты работникам вознаграждений независимо от типа выплат.
    Читайте также  распределение прибыли между учредителями ооо проводки

    Законом 125-ФЗ в действующий порядок были внесены изменения. Если первичка, отражающая взаимоотношения с наемными сотрудниками, была сформирована в 2003 году или позже, хранить ее можно 50 лет.

    10-летний срок хранения предусмотрен для гражданско-правовых документов, подтверждающих продажу движимого имущества, передачу его в залог и отчеты по валютным счетам, открытым в зарубежных банках.

    Обратите внимание на особый срок хранения документов бухгалтерского учета, отражающих возникновение убытка у юридического лица. Согласно действующему порядку, субъекты предпринимательства, которые используют ОСНО и УСН, могут уменьшать на сумму убытка полученные доходы в течение следующих 10 лет. Таким образом уменьшается налогооблагаемая база и налог на прибыль или единый налог. Следовательно, подтверждающие документы нужно хранить в течение всего периода, пока убыток не будет использован полностью. Это правило установлено статьями 283 и 348.18 НК.

    Когда начинается отсчет срока хранения документов бухгалтерского учета и отчетности

    Срок, в течение которого должно быть обеспечено хранение документов бухгалтерского учета, начинает истекать с 1 дня следующего года после окончания делопроизводства по первичке и договорам.

    Рассмотрим на примере:

    • Первичка для составления отчетов — срок начинает истекать 1 января следующего года после того, как первичные документы использовались для внесения изменений в отчеты;
    • Хозяйственные договора — год, когда истекает срок действия соглашения или оно прекращается по другим основаниям;
    • Первичка для внесения изменений в регистры бухучета — год, следующий за тем, когда документ был сформирован или поступил в компанию;
    • Первичка для составления налоговой отчетности — год, в котором документы использовались для составления отчетности.

    Если компания списывает безнадежную дебиторскую задолженность, необходимо обеспечить хранение документов в течение 4 лет после списания.

    По документам, отражающим стоимость основных фондов, что амортизируются в компании, срок хранения начинает течь после полной амортизации и отражения этой операции в налоговом учете.

    Так как электронный и бумажный документы эквивалентны, сроки хранения документации в цифровой форме не отличаются.

    Порядок хранения документации при ликвидации субъекта предпринимательства

    В случае ликвидации компании нельзя уничтожать документацию, по которой не истекли указанные в предыдущем разделе сроки. Хранение документов бухгалтерского учета юридического лица, которое прекратило свою деятельность, регламентируется ст. 23 закона 125-ФЗ.

    • Документы, которые необходимо хранить постоянно, передаются в муниципальный архив, с которым заключается отдельный договор;
    • Документы, которые отражают взаимоотношения с наемными работниками, также передаются в архив;
    • Хранение остальных документов может организовать бывший собственник самостоятельно.

    Порядок действий после истечения срока хранения документов

    Бухгалтерская и иная документация, по которой истекли сроки хранения, может быть уничтожена. Для этого необходимо создать специальную комиссию в компании. Порядок действий следующий:

    1. Руководитель подписывает приказ о создании комиссии и назначает ее членов.
    2. Члены комиссии проводят экспертизу документации и определяют ценность документов.
    3. Создается акт, в котором указываются документы для уничтожения.
    4. После уничтожения документов этот факт также документируется отдельным актом.

    Если первичка хранится в папках в подшитом виде, необходимо изъять из папок документы для уничтожения, а остальные заново подшить.

    Ответственность за хранение бухгалтерских документов

    Руководитель компании или должностное лицо, которое отвечает за организацию бухгалтерского учета, несут ответственность за сохранность первички. Нормативно-правовыми актами РФ предусмотрены такие виды наказаний для должностных лиц и компаний:

    • Отсутствие документов, отражающих хозяйственную деятельность, независимо от причин отсутствия — компания штрафуется в размере 10 или 30 тыс. рублей. Если отсутствие первички привело к неправильному начислению налогов, сумма штрафа составляет от 40 тыс. рублей и более. Этот вид ответственности предусмотрен ст. 120 НК.
    • При отсутствии документации должностные лица штрафуются на сумму 5—10 или 10—20 тыс. рублей (при повторном нарушении). Руководителя могут лишить права занимать должность на срок до 2 лет.

    Если документы были уничтожены умышленно с целью получения незаконного обогащения, виновный штрафуется на сумму до 200 тыс. рублей или лишается свободы на срок до 1 года. Ответственность предусмотрена статьей 325 УК.

    Обратите внимание, что из-а отсутствия документов компании могут доначислить налоги с сопутствующими штрафами и пенями.

    Как организовать хранение

    Наиболее простой и эффективный способ организовать хранение документов бухгалтерского учета — передавать ведение бухучета на аутсорсинг. В этом случае организовывать архив и следить за соблюдением требований законодательства будет компания-исполнитель. И ответственность за нарушение возлагается на нее.

    Компания «Мегаконсалт» предлагает услуги по ведению бухгалтерского учета. Поручив эту работу нам, вам не нужно организовывать хранение документов, нужная первичка предоставляется по требованию. В том числе и по запросу налоговой службы.

    Срок годности документов

    Справочная / Бизнес‑будни

    Срок годности документов

    Сроки хранения документов устанавливаются законодательством и при их определении, как правило, документы разделяют на 3 основные группы:

    • налоговые;
    • бухгалтерские;
    • кадровые.

    Сдавайте отчётность в три клика

    Эльба поможет вам работать без бухгалтера. Она подготовит отчёты, посчитает налоги и не потребует от вас специальных знаний.

    Документы налогового учета

    К этой группе относятся все документы, которые содержат информацию для исчисления налога (акты, накладные, чеки, квитанции и т.д, а также КУДиР) и платёжки на уплату налога, которые подтверждают факт его перечисления. Общее правило для хранения таких документов установлено в Налоговом Кодексе (пп.8 п.1 ст. 23): налоговые документы должны храниться в течение 4 лет. Иных комментариев по поводу расчета срока хранения документов не содержится, поэтому можно его рассчитывать со следующего дня составления документа.

    Иногда документы следует хранить больше, чем 4 года. Например, если списывается приобретенное основное средство, — тогда срок хранения документов следует отсчитать с момента полного признания данного основного средства в расходах. Так же при переносе убытков на будущие периоды необходимо сохранять все подтверждающие документы в течение всего срока, когда убыток будет учитываться при расчете налога.

    При определении срока хранения документа необходимо помнить, что выездные налоговые проверки проводятся за 3 предшествующих года, поэтому прежде, чем уничтожить документ, убедитесь, что он больше не пригодится.

    Бухгалтерские документы

    В эту группу можно отнести все первичные документы, кассовые и банковские документы, учетную политику, документы инвентаризации, бухгалтерскую отчетность.

    Сроки хранения документов бухгалтерского баланса регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивным законодательством (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «‎Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»).

    Общий срок хранения бухгалтерских документов — 5 лет. Причем он рассчитывается с начала года, следующего за годом прекращения использования документа.

    В течение 5 лет необходимо сохранять первичные документы (договоры, акты, накладные, чеки, БСО и т д.), документы учетной политики, результаты проведения инвентаризации, банковские, кассовые документы.

    Срок хранения для первичных документов в Налоговом кодексе определен как 4 года, но в Законе о бухучете обозначен на год больше.

    Годовую бухгалтерскую отчётность необходимо хранить постоянно, этот срок определен в Приказе Росархива № 236.

    Кадровая документация

    Сроки хранения регламентируются только архивным законодательством (Приказом Росархива № 236).

    Все документы по своим сотрудникам, которые связаны с социальными выплатами, льготами граждан, работодатель обязан хранить в течение 75 лет. Данный срок хранения установлен для трудовых договоров, личных карточек, личных дел, аттестационных заключений и т.п.

    5 лет хранятся документы о переводе сотрудников на полныйсокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени, документы о премировании сотрудников, документы подписания техники безопасности, документы о командировке.

    3 года можно хранить документы о дисциплине труда и графики отпусков.

    В этой статье мы рассмотрели только основные документы, с которыми чаще всего сталкивается предприниматель в своей деятельности. Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

    Санкции за неправильное хранение документов

    За нарушения правил хранения архивных документов могут оштрафовать по ст. 13.20 КоАП:

    • юрлиц на сумму от 5000 до 10 000 руб.;
    • должностных лиц — от 3000 до 5000 руб.

    Что делать, если документы живут дольше фирмы

    При ликвидации фирмы, документы по личному составу работников (трудовые договора, личные дела и т д.) передаются в муниципальный архив. Иные документы, у которых не истёк срок хранения, можно сохранить в любом ином месте. До истечения срока хранения уничтожать документы не стоит, даже если фирмы уже не существует.