как вести кадровый учет в ооо

Кадровый учет в ООО с нуля – пошаговая инструкция

Что подразумевает кадровый учёт

  1. Синонимы к кадровому учёту – это кадровое делопроизводство, ведение кадровой документации.
  2. Кадровый учёт представляет собой регламентирование трудовых отношений между рабочим и самим работодателем. Все движения рабочих в какой-либо организации или же у ИП будут учитываться по Трудовому кодексу в России в основе первых кадровых деловых бумаг.
  3. К кадровому учёту относится:
    • создание трудовых соглашений, специальных инструкций;
    • фиксирование разных приказов (к примеру, приём рабочего на должность);
    • оформление карточек, которые будут составлены для каждого рабочего;
    • ведение, так называемых, регистров кадрового учёта;
    • ведение табеля по учетному времени.

Необходимые кадровые документы для ООО

Чтобы не попасть под ответственность перед законом, нужно обязательно знать какие же документы должна иметь организация.

  • Группы кадровых документов ↓
  • Виды ↓
  • Унифицированные формы по учету кадров ↓
  • Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля ↓
  • Штрафы за неведение кадрового учёта ↓

Что должно быть:

  • Протоколы о том, что Общество было создано.
  • Решение самих учредителей о том, что ООО было создано.
  • Заключения от органов по контролю.
  • Деловую бумагу, которая фиксирует государственную регистрацию созданной фирмы.
  • Документы, которые устанавливают право и подтверждают наличие имеющегося имущества у Общества.
  • Специальные бумаги, которые связаны с производством ценных бумаг, в том числе и облигаций.
  • Положения о созданных филиалах организации.
  • Список аффилированных лиц.
  • Специальные протоколы о заседаниях и собраниях органов ООО.
  • Иные деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.

Группы кадровых документов

Кадровые документы, по целевой принадлежности, делятся на 2 обширные группы:

  1. Деловые бумаги, которые закреплены с воплощением способов по управлению предприятием труда и персоналу (к примеру, пункты о структурных подразделениях и правила о трудовом распорядке в предприятии, а также другие).
  2. Деловые бумаги, которые связаны с учётом личного количества рабочих (относятся к ним: приказы о приёме на должность или переводе на иную и другие).

Все кадровые документы делятся, в основном, на 5 видов:

  • Деловые бумаги, которые удостоверяют трудовую деятельность (такие бумаги хранятся в кадровом отделении предприятия, а туда входит: трудовая книжка рабочего, трудовой договор и другое).
  • Распорядительные деловые бумаги (сюда относятся распоряжения и приказы самого руководящего лица).
  • Переписки по службе (внутренние).
  • Журналы по учёту и по регистрации (сюда входят: журнал о регистрации всех приказов о приёме новых рабочих или их переводе, журнал, фиксирующий трудовые договоры).
  • Информативно-расчетные деловые бумаги (сюда входят: табель учёта времени работы, карточка рабочего и другие).

Документы, которые действительно необходимы для кадрового учёта ООО:

  • Положение о структуре предприятия.
  • Установленные стандарты в работе.
  • Цель создания ООО.
  • Инструкции для каждой должности, которые разработаны должны быть по правилам.
  • Указание о командировках.
  • Пункт о персонале организации, об отпуске, о порядке получения справок, о найме или увольнении рабочих, о коммерческой тайне, о табельном учёте времени, о льготах, которые предоставляются рабочим, о материальной ответственности, об обучении рабочих и их аттестации.
  • Положения о подборе конкретного персонала (плюс схема к этому).
  • Инструкции по работе.
  • Пункты об оплате листов по временной нетрудоспособности сотрудников и служащих в организации, а также об оплате труда, выплаты премий и др.
  • Положения о порядке прохождения по испытательному периоду, о программном обеспечении и допусках к интернету, а также по уже существующим отделениям (для бухгалтерии в том числе).

Унифицированные формы по учету кадров

Основные унифицированные формы по учёту кадров:

  1. T-1 «Указ о приеме рабочего на работу».
  2. T-2 «Карточка рабочего, его собственные данные».
  3. T-3 «Штатное расписание».
  4. T-4 «Карточка по учёту научного, научно-педагогического рабочего».
  5. T-5 «Указ о переводе рабочего на иную работу».
  6. T-6 «Указ о предоставлении отпуска работнику».
  7. T-7 «График отпусков».
  8. T-8 «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочим».
  9. T-9 «Указ о направлении работника в командировку».
  10. T-10 «Командировочное удостоверение».
  11. T-11 «Указ о поощрении работника».
  12. T-1а «Указ о приеме рабочих на работу».
  13. T-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
  14. T-5а «Указ о переводе работников на другую работу».
  15. T-9а «Указ о направлении работников в командировку».
  16. T-11а «Указ о поощрении рабочих».
  17. T-10а «Служебная задача для направления в командировку и отчет о воплощении его в действие».
  18. T-6а «Указ о предоставлении отпуска работникам».
  19. T-8а «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочими».

Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля

  1. Прежде чем вы возьметесь за кадровую документацию, запаситесь специальными пособиями (можно воспользоваться порталами «Консультант +» или «Гарант»). Там имеются актуальные нормативные акты.
  2. Здесь нужно обратить внимание на учредительные деловые бумаги организации. Нужно будет начинать с приема на работу директора предприятия. Изучите Устав самой организации (здесь ведется порядок приема на должность директора, зарплата, срок трудовых книжек и др.)
  3. Какие обязательные деловые бумаги нужны для работодателя?
    • Правила по внутреннему трудовому распорядку, штатное расписание предприятия.
    • График всех отпусков, трудовые книжки, а также определенные трудовые договоры.
    • Книга по учёту движения трудовых книжек и вкладышей в неё, а также специальная книга, где фиксируется доходы и расходы.
    • Табель учёта по рабочему времени, карточки рабочих (личные),форма расчетной бумаги, которая утверждена руководителем предприятия.
    • Деловые бумаги по обработке персональных данных рабочих, расчётные ведомости и все приказы, и др.
  4. Процесс оформления директора. Из решений учредителей вы узнали дату, с которой директор вступил в должность и принялся выполнять обязанности, следовательно, дата не должна быть другой в итоге. Потом конструируется трудовой договор.
  5. Создание основных правил трудового распорядка в организации, а также штатное расписание и другие локальные акты (для этого воспользуйтесь определенным программой). Главное всё проверьте на наличие описок или ошибок!
  6. Здесь идёт заполнение бланков по трудовому договору с рабочими и другая документация (уже должны быть сведения о должностях, зарплате и количестве времени на работу).
  7. Рассмотреть нужно задачи о ведении самих трудовых книжек (кроме директора ещё никто не трудоустроен, следовательно, вся ответственность по ведению книжек лежит на нём).
  8. Здесь уже идет процесс принятия новых рабочих на работу.

Штрафы за неведение кадрового учёта

Прежде всего, всё зависит от должности проверяющего и от тяжести этого нарушения. При нарушении определенного законодательства штраф может составлять от 5-ти МРОТ до 50-ти МРОТ. Вообще, при повторном нарушении будет возможно отстранение ответственной личности с периодом от 1-го года до 3 лет.

На этом, статья будет закончена. Спасибо за прочтение!

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция

Юридические лица и предприниматели, которые используют труд наемных работников, обязаны организовать и вести кадровый учет в соответствии с действующими инструкциями. В крупных компаниях им занимается специально выделенный сотрудник или подразделение. На маленьких ООО и у ИП кадровыми вопросами обычно занимается бухгалтер или сам руководитель.

Рассмотрим подробнее основные требования к кадровому учету и документы, которые необходимо вести предприятию.

  • Понятие кадрового учета
  • Обязательные кадровые документы
  • Новые требования к кадровому учету
  • Пошаговая инструкция по кадровой работе на предприятии
  • Ответственность за нарушение требований кадрового учета
  • Как организовать качественный кадровый учет

Понятие кадрового учета

Под термином «кадровое делопроизводство» понимают организацию работы с документацией, которая касается наемных сотрудников. Этот учет строго регламентирован действующим законодательством и контролируется государственными органами.

Вести учет кадров на предприятии могут:

  • Специально созданные подразделения (отделы кадров);
  • Специально выделенные сотрудники (кадровики);
  • Работники бухгалтерии или юристы в качестве дополнительной функции;
  • Специализированные аутсорсинговые компании, которые оказывают подобные услуги.

Обязательные кадровые документы

Уполномоченные государственные органы (инспекция по труду, пенсионный фонд и т. п.) постоянно проверяют правильность ведения кадрового учета на предприятии. Поэтому важно правильно организовать кадровое делопроизводство — обязательные документы перечислены далее:

1. Внутренний распорядок. Предусмотрены статьей 189 ТК. В этом документе четко прописывается процедура принятия сотрудников на должность и их увольнения по разным основаниям, возможные санкции, обязанности участников трудовых правоотношений.

2. График выхода в оплачиваемый отпуск. В нем указывается, в какое время в течение года сотрудник может воспользоваться оплачиваемым отпуском. Наличие этого документа регламентируется статьей 123 ТК.

3. Штатное расписание. В нем указывается, какие должности предусмотрены на предприятии и сколько сотрудников на них работает, описывается структура компании и другие особенности. Необходимость в этом документе закреплена в статье 57 ТК.

4. Журнал прохождения инструктажей. В этом документе делаются отметки о том, что сотрудник прослушал инструктаж по соблюдению техники безопасности на производстве. Наличие подписи сотрудника в журнале освобождает от ответственности работодателя при возникновении аварий и чрезвычайных происшествий, если они произошли по вине работника. Документ предусмотрен статьей 212 ТК.

5. Инструкция по охране труда. Основной документ, в котором описываются правила поведения сотрудника во время нахождения на производстве. Наличие инструкции является обязательным согласно ст. 212 Трудового кодекса.

6. Табель учета рабочего времени. Документ, в который вносится отработанное время сотрудника. Это обязательный документ, который является основанием для начисления заработной платы.

Читайте также  Как оформить сотрудника на работу в ООО

7. Положение о персональных данных. Учитывая последние изменения в законодательстве о защите персональных данных, каждое предприятие должно иметь отдельный документ, в котором описываются виды личных данных, которые собирает компания, а также способы их использования и условия передачи. Положение составляется согласно статье 88 ТК.

8. Положение об оплате труда. В документе отражается порядок начисления заработной платы, оплаты работы в выходные дни и сверх установленного лимита часов в неделю. Кроме того, в Положении указывается, в каких случаях и каком размере работник может получать премии за результаты своего труда. Документ составляется согласно Постановлению Министерства труда № 69.

9. Книга учета трудовых книжек. Отдельный документ, в котором фиксируется факт передачи трудовой книжки работодателю и выдача ее на руки работнику при увольнении и других предусмотренных законом случаях.

10. Журнал учета бланков трудовых книжек. Отдельный документ, в котором фиксируется факт поступления на предприятие чистых трудовых книжек и их расходование при приеме на работу новых сотрудников.

Кадровое делопроизводство в 2020 — новые требования

В текущем году изменений в трудовой кодекс и другие нормативные документы, которые регламентируют кадровый учет, на текущую дату внесены. Но законодатели рассматривают законопроект под номером 736 455−7, согласно которому часть обязательных кадровых документов может составляться в электронной форме без бумажных копий.

К ним относятся:

  • Документация по приему на работу сотрудника;
  • Уведомления о начале официального отпуска;
  • Отметки об ознакомлении наемных работников с внутренними документами компании;
  • Приказы об оформлении командировок;
  • Составление графика очередных отпусков.

Особенность состоит в том, что работодателю не нужно распечатывать документы и предоставлять их работнику для ознакомления. Этот процесс будет происходить исключительно в электронной форме, что повысить удобство и сократит затраты юридических лиц на обслуживание бизнес-процессов.

Инструкция по кадровой работе на предприятии

Учитывая то, что не каждая компания имеет возможность нанять отдельного сотрудника, рассмотрим, как производится организация кадрового делопроизводства с нуля самостоятельно. Сделать это самостоятельно без специальных знаний и опыта очень сложно. Однако перечисленные ниже пункты помогут избежать наиболее распространенных ошибок.

1. Получите необходимые знания. Для этого можно использовать законодательные акты РФ, а также специальную литературу, в которой подробно описывается процесс. Основным документом является Трудовой кодекс, однако рекомендуется изучать его с комментариями, где разъясняются отдельные положения статей. Обратите внимание, что незнание трудового законодательства не освобождает руководителя компании от ответственности.

2. Автоматизируйте работу с помощью приложений на компьютере. В продаже есть множество программ, которые упрощают рутинные процессы, облегчают составление документов и автоматизируют часто повторяющиеся операции. Например, ведение табеля рабочего времени, формирование графика отпусков, издание приказов о приеме или увольнении.

3. Изучите регистрационные документы компании. Кадровый учет должен быть организован таким образом, чтобы не противоречить требованиям устава и внутренних регламентов юридического лица. Например, уставом закрепляется прием на работу руководителей компании, порядок формирования штатного расписания и т. п.

4. Приведите внутреннюю документацию в соответствие с актуальным законодательством. Необходимо удостовериться, что изданные компанией внутренние акты соответствуют ТК. Также нужно проверить, есть ли в компании все обязательные документы. Это позволит избежать штрафов при проверке контролирующими органами.

5. Разработайте образец трудового договора. Впоследствии его можно будет без изменений или после адаптации использовать при приеме на работу новых сотрудников. Договор будет легитимным только в том случае, если при его составлении учтены тербования статьи 57 Трудового кодекса.

6. Разработайте типовую кадровую документацию. Рекомендуется заранее составить образцы стандартных бланков документов, которые постоянно издаются при ведении кадрового учета. Например, приказы о приеме на работу и увольнении, направлении в командировку и предоставлении отпуска. Можно использовать типовые образцы или разработать собственные, которые должны быть утверждены руководителем.

7. Заведите журналы регистрации, предусмотренные инструкциями о кадровом делопроизводстве. Обязательно должны быть журнал по учету выдачи трудовых книжек, получении и использовании бланков трудовых книжек, учету проверок, регистрации несчастных случаев и инструктажей по технике безопасности. Можно завести и другие журналы (например, выход в отпуск, больничные, для входящей и исходящей документации). Они не проверяются госорганами, но помогают в работе.

8. Проверьте правильность найма сотрудников на работу. Необходимо удостовериться, что при приеме на работу сотрудников не нарушены требования трудового законодательства. Особенно важно проконтролировать правильность назначения генерального директора, который является должностным лицом. В договоре с ним должны быть прописаны срок действия, возможный испытательный срок, ответственность за нарушения. Устранить неточности и недостатки можно путем заключения дополнительных трудовых договоров (в качестве приложения к основному).

9. Проконтролируйте правильность организации работы с трудовыми книжками. Работник предоставляет книжку при приеме на работу, после чего этот документ хранится в компании. Юридическое лицо несет ответственность за его сохранность и правильность оформления. При проверке необходимо учитывать требования статьи 66 ТК, а также инструкций № 69 и 225.

10. Оформите карточки на сотрудников. Карточки заводятся на всех работников, в том числе удаленных, сезонных, по совместительству. Не нужно оформлять этот документ на сотрудников, которые работают по гражданско-правовому соглашению.

11. Проконтролируйте правильность ведения воинского учета. В маленьких компаниях эта ответственность также ложиться на сотрудника, который ведет кадровое делопроизводство. Необходим приказ о назначении ответственного лица, план работ на год. Данные с военных билетов сотрудников заносятся в их личные карточки. Также в военный комиссариат подаются предусмотренные законодательством отчеты.

12. Организуйте правильное хранение документов. Особенно важно ограничить доступ к трудовым книжкам и бланкам для них, а также другим подобным документам строгой отчетности. Они помещаются в несгораемых сейф или стальной шкаф.

Обратите внимание, что по мере роста компании сложность кадрового учета будет возрастать. Поэтому следует заранее побеспокоиться о правильной организации работы с документацией. Например, нумерацией документов, их регистрацией.

Рекомендуется также составить инструкцию по кадровому учету. Она не является обязательной, но позволяет унифицировать работу на будущее. В ней указываются требования по работе с документацией, закрепляется форма бланков и т. п. На основе инструкции легче передавать обязанности по ведению учета другим лицам.

Ответственность за нарушение требований кадрового учета

Если компания нарушает требования трудового законодательства о ведении учета наемных работников на предприятии, виновное должностное лицо привлекается к административной ответственности согласно статье 5.27. Санкцией предусмотрены:

  • штраф в сумме до 5 тыс. рублей на руководителя компании;
  • штраф в сумме до 50 тыс. рублей на юридическое лицо.

Если нарушение допускается повторно, сумма штрафа увеличивается до 20 и 70 тыс. соответственно.

Кроме того, компания несет ответственность за неправомерное использование личных данных сотрудников, которые стали известны при приеме на работу. За это должностных лиц и компанию наказывают по статье 13.11. Санкция предусматривает наложение штрафа до 20 тыс. на директора и до 75 тыс. на юрлицо.

Кадровое делопроизводство с нуля

Автор: Екатерина Соловьева Бухгалтер-консультант

Кадровое делопроизводство с нуля

Автор: Екатерина Соловьева
Бухгалтер-консультант

Любая организация, в которой есть сотрудники, должна организовать кадровое делопроизводство. В статье расскажем, как это сделать.

Что такое кадровое делопроизводство?

Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

  • на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
  • на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.
  • на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».

Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.

Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.

Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.

Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.

После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.

Обязательные внутренние документы

Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.

Читайте также  обязательна ли учетная политика для ооо

Документы, которые должны быть в организации:

  • штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о персональных данных;
  • график отпусков;
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • табель учета рабочего времени.

Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:

  • должностные инструкции;
  • Положение об оплате труда и премировании;
  • инструкция по кадровому делопроизводству;
  • Положение о коммерческой тайне;
  • Положение об аттестации;
  • коллективный договор;
  • Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
  • Положение о командировках;
  • личные дела сотрудников и т.д.

Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).

Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2016.

Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.

Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству

Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

Документы, которые должны быть на каждого сотрудника

Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.

На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.

По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.

На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.

По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.

По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.

Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:

  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • приказы по личному составу;
  • трудовая книжка (кроме совместителей);
  • личная карточка;
  • согласие на обработку персональных данных.

Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice.

Также вы можете поручить эту задачу экспертам 1C-WiseAdvice – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Оказание услуг по кадровому делопроизводству – наш профиль.

Как вести упрощенный кадровый учет для микробизнеса

Упрощенный кадровый учет сокращает документооборот предприятия. Расскажем, кто вправе перейти на упрощенную форму учета, от каких документов можно отказаться, как это сделать, и зачем нужен типовой трудовой договор.

Кто может вести упрощенный кадровый учет

Вести кадровый учет в упрощенной форме вправе организации и ИП, которые имеют статус «микропредприятие» в едином реестре МСП.

Этот статус присваивают субъектам, у которых:

  • среднесписочная численность персонала за прошедший год не превышает 15 человек;
  • годовой доход не выше 120 млн. рублей;
  • общая доля участия в уставном капитале госорганов , муниципалитетов, общественных и религиозных учреждений, благотворительных фондов не превышает 25 %;
  • общая доля участия крупных российских компаний или иностранных организаций не превышает 49 %.

Как вести упрощенный кадровый учет

«Упрощенность» заключается в полном или частичном отказе от принятия локальных нормативных актов (ЛНА), в которых обычно прописывают нормы трудового права. Такой подход существенно сокращает документооборот и снижает административную нагрузку.

Так, согласно ст. 309.1 ТК РФ микробизнес может не составлять:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • график сменности;
  • положения об оплате труда, премировании и другие акты.

Обратите внимание : список открытый, так как набор актов зависит от специфики бизнеса и предприятие вправе само решить, от каких ЛНА оно еще хочет отказаться.

Однако есть ряд документов, которые должны быть у предприятия даже при условии ведения упрощенного учета. Это:

  • трудовые договоры;
  • штатное расписание;
  • график отпусков;
  • положение о работе с персональными данными;
  • инструкции по охране труда.

С 01.01.2021 список обязательных кадровых документов пополнился еще одним пунктом. Так, согласно ст. 312.9 ТК РФ компания не вправе отказаться от принятия ЛНА о временном переводе сотрудников на дистанционную работу без их согласия. Причиной перевода персонала на удаленку может послужить решение местных властей. Например: в случае объявления в регионе режима ЧС.

И это еще не все. Предприятие имеет право отказаться от ЛНА только в том случае, если со всеми сотрудниками будут заключены типовые трудовые договоры .

Что такое типовой трудовой договор

Отказ от ЛНА вовсе не означает, что микробизнес перестает подчиняться нормам трудового права. Просто все положения, которые должны быть отражены в этих актах, прописывают в трудовых договорах с работниками.

Правительством была утверждена типовая форма трудового договора (постановление от 27.08.2016 № 858).

Типовая форма содержит необходимый набор условий, которые обеспечивают соблюдение прав сторон трудовых отношений, в частности:

  • оплата труда сотрудника;
  • рабочее время и время отдыха;
  • охрана труда;
  • соцстрахование и другие гарантии;
  • права и обязанности сторон;
  • изменение условий договора;
  • ответственность сторон.

В примечаниях к форме указано, к каким категориям работников применяют или не применяют те или иные пункты.

Работодатель не обязан заимствовать типовую форму целиком. Он может исключить пункты, которые не связаны с характером работы сотрудника, и пункты, указанные в примечаниях (письмо Минтруда РФ от 30.06.2017 № 14-1/В-591).

Также не возбраняется дополнение типовой формы недостающими условиями. Главное, чтобы они не ухудшали положение работника по сравнению с нормами, установленным трудовым законодательством.

Как перейти на упрощенный учет

Вновь зарегистрированные субъекты микробизнеса могут сразу начать вести учет в упрощенной форме.

Действующие предприятия, которые раньше применяли ЛНА, должны оформить отказ от внутренней кадровой нормативки в приказном порядке. Составить приказ можно в свободной форме.

Кстати, если компания до перехода на упрощенный учет заключила с сотрудниками обычные (не типовые) трудовые договоры, то переделывать их не нужно. Достаточно внести в них соответствующие изменения путем заключения дополнительных соглашений.

Что делать при утере статуса микропредприятия

В случае утери статуса микропредприятия у субъекта есть 4 месяца, чтобы принять все локальные нормативные акты, наличие которых требует трудовое законодательство, и ознакомить работников с ними под роспись (ст. 309.1 ТК РФ).

Срок отсчитывают с даты внесения изменений в единый реестр МСП.

А вот типовые трудовые договоры с работниками менять не обязательно. Такие действия будут лишней тратой времени. Ведь необходимые условия в ЛНА и договорах просто будут дублироваться.

Но если компания надумает позже что-то поменять в локальных актах, то эти изменения нужно будет отразить и в трудовых договорах, чтобы избежать расхождений.

Читайте также  При ликвидации ООО какие документы требует налоговая

Приводим в порядок кадровые бумаги

Документы по персоналу — «головная боль» бухгалтеров многих небольших фирм. Сколько кадровых документов должно быть в компании? Какие бумаги необходимо вести в обязательном порядке, а какие имеют рекомендательный характер? Давайте разберемся.

Во многих организациях бухгалтеру помимо своих основных обязанностей приходится выполнять функции кадровика. А именно, оформлять различные приказы по персоналу, заполнять табели учета рабочего времени, составлять графики отпусков, делать записи в трудовых книжках. Поток кадровых документов огромен, но далеко не хаотичен. Все их можно разбить на три группы: обязательные для всех, обязательные при определенных обстоятельствах, имеющие рекомендательный характер. В разрезе этих блоков и предлагаем вести наш разговор.

Без них не обойтись

Для начала рассмотрим документы, которые должны вестись во всех без исключения организациях. Их необходимость прямо или косвенно установлена Трудовым кодексом. К примеру, обязанность по подготовке правил внутреннего трудового распорядка следует из статей 189 и 190 данного нормативного акта.

А вот обязанность составлять положение о защите персональных данных работников в Трудовом кодексе прямо не прописана. Однако, там есть ссылка на то, что с указанным документом под роспись должны быть ознакомлены все сотрудники фирмы (*1). Из этого можно сделать вывод, что данное положение также должно быть в организации.

Список всех обязательных документов приведен в таблице.

Форма N Т-1 (Т-1а)
Форма N Т-5 (Т-5а)
Форма N Т-6 (Т-6а)
Форма N Т-8 (Т-8а)

Форма N Т-11 (Т-11а)

Форма N Т-49
Форма N Т-60

Как видно из таблицы, большинство обязательных документов оформляют по установленной форме. С заполнением таких бумаг проблем, как правило, не возникает. Что не скажешь про документы, у которых нет строгой формы. Здесь вопросов нередко больше, чем ответов. Несомненный лидер среди «проблемных» бумаг — трудовой договор. Рассмотрим его более детально.

Договор трудовой — документ непростой.

Итак, законодательство не предусматривает какого-либо унифицированного бланка трудового договора. Однако, его форма и содержание четко регламентированы. Во-первых, контракт должен быть оформлен письменно. Причем даже в тех случаях, если его составляют спустя определенное время, после того как сотрудник был допущен к работе. Во-вторых, договор должен содержать обязательные сведения и условия. Напомним, что они установлены статьей 57 Трудового кодекса. В качестве образца трудового договора можно взять бланк, рекомендованный Минтрудом России (*2). Однако, как напомнил Роструд, использовать данные рекомендации следует только в части, не противоречащей кодексу (*3).

Трудовой договор заключают с каждым работником фирмы. Правда, из этого правила есть исключение. Контракт не оформляют с руководителем организации, который к тому же является ее единственным учредителем. Ведь в данной ситуации ему придется подписывать этот документ и за работника, и за работодателя. А это не допустимо (*4).

Одним из ключевых моментов в трудовом договоре является порядок оплаты труда.

В контракте может быть указан размер тарифной ставки или оклада работника, информация о доплатах, надбавках и поощрительных выплатах. Здесь также существуют правила, которых следует придерживаться. Во-первых, зарплата в договоре должна быть установлена в рублях. Указывать размер должностного оклада в иностранной валюте неправомерно. Роструд расценивает данное обстоятельство как нарушение трудового законодательства (*5). Во-вторых, зарплата должна выдаваться не реже, чем каждые полмесяца. Таково требование статьи 136 Трудового кодекса. Некоторые работодатели относятся к этому правилу крайне халатно, указывая в договоре условие о выплате зарплаты один раз в месяц. Они полагают, что подписанный работником контракт с данной оговоркой освободит их от ответственности. Однако, это не так. Обнаружив, что фирма не соблюдает указанное требование кодекса, трудовая инспекция наверняка оштрафует ее по статье 5.27 Кодекса об административных нарушениях. Не спасет компанию от штрафа и заявление сотрудника о согласии получать зарплату один раз в месяц (*6).

Статья 57 Трудового кодекса требует конкретизации в трудовом договоре условий оплаты труда, в том числе размера тарифной ставки или оклада.

Таким образом, размер тарифной ставки (оклада) следует непосредственно указывать в трудовом договоре. При изменении размера тарифной ставки (оклада) следует вносить изменения в трудовой договор, либо допускается ссылка на локальный нормативный акт работодателя об изменении их размера.

Вместе с тем на практике в трудовых договорах вместо конкретного размера тарифной ставки (оклада) иногда делается ссылка на штатное расписание. При этом следует иметь ввиду следующее.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью.

Таким образом, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника со штатным расписанием.

При изменении размера тарифной ставки (оклада) работодатель должен будет регулярно вносить изменения в штатное расписание, доводя их до работника под роспись.

Рассмотрим еще один немаловажный реквизит трудового договора — его номер. Он не относится к обязательным сведениям, предусмотренным статьей 57 кодекса. Вместе с тем, унифицированная кадровая «первичка» предусматривает нумерацию трудовых договоров. Например, строка «основание» приказа о приеме на работу (форма N Т-1) предполагает, что в ней будет указан трудовой договор с числом и номером. Процедура нумерации контрактов законодательно не регламентирована. Роструд же рекомендует использовать двойную нумерацию: сначала указать номер самого договора, а затем, через дробь — цифру, обозначающую год заключения контракта. К примеру, третьему в 2007 году трудовому договору будет присвоен номер 3/07. А с начала следующего года контракты можно нумеровать заново (*7).

Книжные тонкости

Перейдем к следующему обязательному документу, при заполнении которого часто возникают сложности. Это трудовая книжка. Мы поговорим:

  • о порядке оформления трудовой;
  • о внесении записей при увольнении;
  • о правилах исправления в трудовой.

Как известно, компания должна заполнять трудовую книжку каждому сотруднику, если:

  • он проработал в ней свыше 5 дней;
  • это место работы для него основное (*8).

Данная норма одинаково распространяется как на граждан России, так и на иностранцев. Другими словами, фирма обязана вести трудовые книжки не только для российских, но и для иностранных сотрудников. При этом оформление книжек для последних имеет некоторые особенности. Во-первых, продолжать заполнять представленную работником иностранную трудовую не стоит. Ему следует завести книжку российского образца. Во-вторых, «переносить» в новую трудовую «заграничный» стаж иностранца не требуется. Поскольку такие сведения необходимы при назначении работнику трудовой пенсии.

А получать ее иностранец будет в своем государстве. Значит, в российской трудовой книжке записи из «заграничной» не нужны (*9).

А какие записи необходимо сделать в книжке при увольнении сотрудников? Самое распространенное основание для расторжения трудового договора — по собственному желанию работника. Нередко бухгалтеры сомневаются, какую статью Трудового кодекса в этом случае указывать в трудовой: 77 (пункт 3) или 80. Правильным является первый вариант. Запись можно оформить, к примеру, так: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Это что касается расторжения бессрочного трудового договора. Но нередко фирмы заключают с сотрудниками срочные контракты. Что же нужно записать в трудовой, если такой договор не будет продлен?

Допустим, по истечении указанного в контракте срока стороны не заявили о его растор-жении. Тогда условие о срочном характере договора утрачивает силу. Это значит, что трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок. В такой ситуации следует внести изменения в контракт, заключив дополнительное соглашение. А вот делать какие-либо записи в трудовой книжке в данном случае не требуется (*10).

Бывает, что при оформлении трудовой бухгалтер допускает ошибки. Опишем кратко, как действовать в такой ситуации.

Прежде всего, отметим, что исправления должна вносить та организация, работник которой совершил неточность. Правда, в некоторых случаях корректировать записи может и новый работодатель. Но только при условии, что у него есть официальный документ с прежнего места работы сотрудника.

Если неправильная запись обнаружена через небольшой промежуток времени, то проблем с ее исправлением, чаще всего, не возникает. Тогда в трудовой просто делают необходимую правку. После последней записи ставят следующий порядковый номер и отмечают: «Запись под номером таким-то недействительна». Затем указывают правильные сведения. При этом проставляют дату исправления, а не дату ошибочной записи.

В графе 4 книжки делают ссылку на соответствующий приказ (*11). Затем в трудовую вносят сведения об увольнении (переводе). Блок записей, в том числе внесенные изменения, «закрывают» печатью и подписями.

Аналогичный порядок действует и в том случае, если ошибка выявлена, когда в книжку уже внесены следующие записи. С одной лишь разницей, что новую запись обязательно нужно удостоверить подписью и печатью. Иначе она будет считаться необоснованной.

Обязательны, но не для всех

Следующая группа документов включает бумаги, которые зависят от специфики организации. Они обязательны только для определенных компаний или при определенных обстоятельствах. Случаи, при которых фирма должна заполнять тот или иной документ, представлены в таблице.