Как оформить работника в ООО официально

Как правильно оформить сотрудника на работу

Кто вам сказал, что если заплатить налоги, то можно спать спокойно? Кто бы это ни был, этот человек вас обманул. Точнее, сказал не всю правду. Кроме уплаты налогов, у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы. Например, правильно оформлять сотрудников. В этой статье мы научим, как это сделать.

Этап первый — заявление о приеме на работу

Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, — написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:

“Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.

Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам”.

Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы директор должен указать свое согласие — написать “Не возражаю”, “Согласен” или что-то подобное.

Этап второй — медицинский осмотр

Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно. Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники. Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники — например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда — суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии — все подряд.

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

  • наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
  • коды деятельности по ОКВЭД;
  • наименование медучреждения, в которое направляется работник;
  • ФИО работника и наименование должности;
  • указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
  • перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”. Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности. Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Этап третий — приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:

“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Этап четвертый — заключение трудового договора

Договор сотавляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:

  • размер оплаты труда;
  • должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
  • кому непосредственно подчиняется работник;
  • испытательный срок, если он есть;
  • должностные обязанности;
  • прочие условия работы.

Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы — с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — выходные дни”.

Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них. Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели. После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.

А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день. И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18. Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.

Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это — включить данный пункт в трудовой договор.

Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.

Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства. Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция. Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:

  1. Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
  2. Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
  3. Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования. Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно. Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.

Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника. Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу. После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

Гражданско-правовой договор

Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор. Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора — это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель — в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты. После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.

Что делать, если работники нужны раз от разу?

Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход — ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете — лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.

Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации — договор аутсорсинга, или заемного труда. Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам — для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор. Это и будет договор аутсорсинга.

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Читайте также  как скрыть учредителя ооо

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

Как правильно оформить сотрудника в штат

А потом уволить его

С 1 января 2017 года небольшим фирмам и ИП разрешили вести кадровый учет не в полном объеме.

Раньше для этого нужно было делать кучу бумаг: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, график сменности — и так до бесконечности.

Все эти документы нужно было составить, напечатать, подписать и хранить в офисе. Теперь отдельные бумажки не нужны, а все условия труда, оплаты и гарантии прописаны в договоре.

Глава 48.1 ТК РФ введена законом № 348-ФЗ от 03.07.2016

Допустим, вы приняли упрощенную схему ведения кадров и нанимаете на работу первого сотрудника. Чтобы сделать это, вам нужно оформить договор и приказ о приеме на работу, заполнить трудовую книжку и личную карточку. Теперь подробнее.

Кому можно вести кадры по упрощенной схеме?

Упрощенный учет доступен любому бизнесу, который попадает под определение микропредприятия — так на языке закона называются небольшие фирмы и ИП .

В реестр попадают ИП и ООО по размеру выручки — до 120 млн рублей в год, со штатом до 15 человек и долей госучастия до 25%.

Если вы нашли себя в реестре — смело переходите на упрощенную схему ведения кадров.

Что для этого нужно? Чтобы перейти на упрощенный кадровый учет, нужно оформить приказ об отказе применять кадровые документы. Если раньше вы пользовались положениями, то нужно прописать, что они утрачивают силу. А дальше можно заключать с работниками типовые трудовые договоры. С теми, кто уже в штате, разберемся в другой раз.

Если вы начали бизнес в 2017 году, то вам тоже нужно напечатать приказ, но про документы, которые утрачивают силу, писать не нужно.

Заключить договор

Договоры с физлицами можно разделить на два больших типа: гражданско-правовые и трудовые.

Гражданско-правовой договор — про результат. Работодатель — заказчик, работник — исполнитель, и деньги он получает за результат или сделанную работу: статьи, перевозки или помощь при продаже квартиры.

Договор заключается на определенный срок или до появления результата. По такому договору не нужно платить взносы для ФСС , оформлять трудовую книжку и кадровые документы. Кроме суммы, указанной в договоре, вам нужно будет уплатить за исполнителя НДФЛ — 13%, взносы для ФФОМС — 5,1% и ПФР — 22%.

Трудовой договор — про процесс: работник ходит в офис или работает из дома по графику, выполняет поручения и делает работу самостоятельно — субподрядчиков он нанять не может. За всё это он два раза в месяц получает зарплату — сначала аванс, потом всё остальное. Как правило, трудовой договор в России заключают бессрочно. В случае с трудовым договором платить нужно НДФЛ , взносы в ФНС по ФСС , ФФОМС и ПФР .

Необходимость «вести кадры» возникает, когда сотрудника нанимают по трудовому договору. Для упрощения этого процесса правительство утвердило типовую форму трудового договора для микропредприятий.

В договоре вы смело пропускаете пункты, не связанные с характером вашей работы: например, можете не заполнять раздел про дистанционную работу, если сотрудник работает в офисе, и наоборот.

Документы. Чтобы заключить этот и любой другой трудовой договор, работник должен вам прислать:

  • 1. Паспорт. Если паспорта нет, то можно использовать временное удостоверение личности. Появится паспорт — дополните договор.
  • 2. СНИЛС — зеленая карточка с номером в системе обязательного пенсионного страхования.
  • 3. Военный билет — для мужчин и женщин, подлежащих призыву.
  • 4. Трудовую книжку — не нужна, если у сотрудника есть основная работа, а вы принимаете его как совместителя.

Дополнительно могут понадобиться:

  • 5. Диплом об образовании — для работы, которая требует специфических знаний или подготовки. Диплом нужен, если нанимаете главбуха, водителя или переводчика.
  • 6. Медицинская книжка — если нанимаете персонал в гостиницу, кафе, салон красоты или цех по промышленному производству смузи.
  • 7. Справка о судимостях. Для специальностей, где это важно. Например, по закону нельзя работать преподавателем, если есть судимость.

Если ваш сотрудник раньше нигде не работал, вы заводите ему трудовую книжку и получаете в пенсионном фонде СНИЛС .

Нюанс

Чтобы рассчитываться по НДФЛ с ФНС и платить взносы для внебюджетных фондов за работника, вам нужен его ИНН .

Вместе с тем копии свидетельства ИНН нет в обязательном перечне документов — вы не можете требовать принести его.

Это значит, что если ваш работник по религиозным или еще каким-то убеждениям не хочет получать ИНН , то вам придется заморочиться с отчетами, чтобы сдавать их без этого реквизита. И отказать в приеме на работу из-за отсутствия ИНН вы не можете.

Издать приказ

Приказ — обязательный документ, который фиксирует факт и момент приема на работу. Именно на основании приказа вы платите зарплату, на него вы ссылаетесь в трудовой книжке.

Это унифицированная форма приказа, но вы можете разработать собственную

Оклад — фиксированная зарплата за календарный месяц. Не нужно учитывать премии и социальные выплаты. Если вы договорились о квартальной премии, про нее писать не нужно. Надбавка — например за непрерывный стаж или районный коэффициент.

Максимальный испытательный срок — 3 месяца, за исключением совсем уж тонких моментов. Можно указать меньше, больше — нельзя. Испытательный срок в приказе и договоре должен быть одинаковым.

Подразделение можно не указывать, если организация небольшая, тогда структурных подразделений может и не быть.

В графе «ознакомление» должна стоять подпись работника.

Сделать запись в трудовой книжке

Трудовая книжка почти как медицинская карточка, но с историей работы, а не болезни. В нее записывают информацию о должности, зарплате и увольнениях.

Если вы наняли человека по трудовому договору на основную работу и он проработал у вас дольше пяти дней, вы обязаны написать об этом в книжке.

Заполнить личную карточку

Личная карточка обобщает все сведения о работнике: в ней отражены перемещения, изменения условий, оплаченные и неоплаченные отпуска.

Для компаний карточка — обязательный документ, а ИП могут их не вести. Но я бы рекомендовала всё-таки заводить карточки, потому что это удобно. Копии документов могут и потеряться, а в карточке вся информация под рукой: номер приказа, данные паспорта, трудовой книжки, диплома, СНИЛС а и военного билета. В личной карточке вы дублируете изменения, которые внесли в трудовую. Но если работник уволится, вы вернете ему трудовую книжку, а его личная карточка останется у вас навсегда.

Важно: заполнять карточку надо так же, как указано в документах.

Графу «Образование» можно не заполнять, если работа не требует специальных знаний или подготовки. Но если документ об образовании принесли — не пренебрегайте.

Языки, которыми владеет человек, надо указывать без сокращений. Степень знания языка — тут достаточно формулировки «свободно» или «со словарем». В принципе, можно не указывать.

Профессию укажите полностью, как в приказе о приеме на работу.

Графы «Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу» надо заполнить максимально подробно:

Отпуск — указать все виды отпусков: оплачиваемый, неоплачиваемый, учебный, декретный и т. д. Основание — приказы о предоставлении отпусков.

Основания увольнения — указать основания увольнения по формулировке из трудового кодекса, дату увольнения, номер приказа.

После увольнения личная карточка закрывается: работодатель расписывается и указывает должность. Работник тоже расписывается, чем подтверждает свое согласие со всеми записями в карточке.

Как уволить

Для простоты будем считать, что есть три документа, на основании которых можно уволить сотрудника:

  • а) заявление об увольнении — когда работник увольняется по собственному желанию, предупредив вас об этом за две недели;
  • б) соглашение о расторжении трудового договора — еще это называется увольнением по соглашению сторон, когда желание прекратить трудовые взаимоотношения возникло одновременно и у работодателя, и у работника;
  • в) уведомление об истечении срока действия трудового договора — возникает, когда вы нанимаете менеджера по срочному трудовому договору на время, пока другой менеджер в декрете.

Как только соглашение, заявление или уведомление появляется у вас, нужно сделать еще несколько бумажек.

Приказ об увольнении, чтобы зафиксировать дату увольнения. Со следующего дня после даты увольнения вы ничего не должны платить сотруднику. В приказе нужно указать основание увольнения и пункт, часть, статью ТК РФ, по которой работник увольняется.

  • а) собственное желание: «Уволен по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
  • б) по соглашению сторон: «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
  • в) истечение срока договора:«Трудовой договор расторгнут в связи с истечением срока, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Сотрудник должен прочесть приказ и подтвердить это своей подписью.

Записка-расчет — в ней нужно указать сумму, которую вы выплатите работнику в день его увольнения: зарплату за отработанный период и компенсацию за неиспользованный отпуск. Компенсацию за неиспользованный отпуск или удержания за использованный авансом отпуск рассчитываем на основании среднего заработка.

Записка-расчет показывает общую сумму выплат работнику:

Как рассчитать выплаты?

Допустим, сотрудник написал заявление на увольнение по собственному желанию 25 мая 2017 года. Дни выплаты зарплаты по трудовому договору: 25 число текущего месяца и 10 число следующего.

Это значит, что 25 мая сотрудник получит аванс за май, а 10 июня — зарплату за май.

  • 25 мая сотрудник получит аванс за май;
  • 10 июня — зарплату за май.

Выходит, что за май сотрудник еще ничего не получил, но отработал 16 дней (мы посмотрели в производственном календаре).

Отпуск считаем не по календарному году, а по рабочему. Наш сотрудник в 2017 году сходить в отпуск не успел.

Чтобы рассчитать компенсацию за отпуск, нужно понять, сколько полных месяцев отработал сотрудник. Если какой-то месяц отработан не полностью, но больше чем наполовину, учитываем его как целый. У нас получается 4 полных месяца плюс 1 месяц, который мы округлили. Всего 5 месяцев.

Читайте также  как уничтожить печать при ликвидации ооо

За год сотрудник может взять 28 календарных дней отпуска. Берем эти 28 дней и делим на 12 месяцев, получается 2,33 дня в месяц. Эти дни умножаем на 5 месяцев, получается 11,7 дней. Округляем — по законодательству округлять можно только в пользу работника — и получаем 12 дней.

Выходит, что при увольнении мы должны выплатить деньги за 16 майских дней и за 12 дней неиспользованного отпуска. О том, как рассчитать сумму, расскажем в следующей статье.

Мы описали упрощенную схему для общего понимания. Чтобы не ошибиться, используйте калькулятор расчета компенсации за неиспользованный отпуск.

В трудовую книжку нужно написать об увольнении то же самое, что написали в приказе.

Дублируете запись в личную карточку и просите сотрудника расписаться.

Вот что надо вернуть сотруднику после увольнения:

  1. Трудовую книжку.
  2. Справку о сумме зарплаты за текущий и два предыдущих года. Если проработал меньше, то даете справку только за период, когда он работал на вас. Справка нужна для правильного расчета больничных и декретных. Если ее нет, выплаты рассчитывают по минимальному размеру оплаты труда.

Сравните, как принять первого сотрудника

Издать и утвердить положение об оплате труда

Составить лист ознакомления с локальными актами

Заключить трудовой договор

Заключить трудовой договор

  • Издать и утвердить правила внутреннего трудового распорядка
  • Издать и утвердить положение об оплате труда
  • Составить лист ознакомления с локальными актами
  • Заключить трудовой договор
  • Издать приказ
  • Заполнить трудовую
  • Заполнить личную карточку
  • Издать приказ о переходе
  • Заключить трудовой договор
  • Издать приказ
  • Заполнить трудовую
  • Заполнить личную карточку

Работодатель 2021: три способа оформить отношения с сотрудниками

Как выгодно оформить сотрудников? Какие налоги платить и есть ли альтернатива? Мы собрали информацию для предпринимателей о трудовых, и не только, отношениях в 2021-м году.

Высокая налоговая нагрузка — уже не главная угроза в 2021 для малого бизнеса. Есть другие трудности — снижение спроса на товары и услуги из-за падения доходов у покупателей и недостаток средств на развитие у самого предпринимателя.

Одна из самых острых проблем — сохранение клиентов. Ее решение — повышение уровня сервиса, расширение линейки товаров и услуг, изменение ценообразования и формата торговли под новые требования покупателей. Эти задачи требуют вовлечения всей команды, всех сотрудников, а возможно и привлечение новых кадров!

В знаковом 2020, из-за пандемии, многие предприниматели вынуждены были сократить штат. По оценкам Центра стратегических разработок, количество занятых в малом и среднем предпринимательстве за 2020 уменьшилось на 1,1 млн человек.

Но кризис минует, возобновляют работу общепит, кинотеатры и другие общественные заведения, бизнес возвращается к жизни и ему нужны новые кадры, которых он, возможно, ранее лишился.

Расходы на зарплату сотрудников остаются ощутимой статьей затрат, особенно с учетом налоговой нагрузки. Давайте посмотрим, сколько “стоит” каждый работник предпринимателю.

Классика жанра и налоги с ФОТ

За сотрудника в штате необходимо платить НДФЛ 13% и 4 вида обязательного страхования: медицинское, пенсионное, социальное и от несчастных случаев. Если его доходы превысят 5 млн. рублей в год, НДФЛ рассчитывается по ставке 15%.

Страховые взносы во внебюджетные фонды:

  • в Пенсионный фонд (ПФР) — 22 %
  • в Фонд социального страхования (ФСС) — 2,9 %
  • в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (ФФОМС) — 5,1 %
  • на страхование от несчастных случаев (также в ФСС) — от 0,2 до 8,5 % (ставка зависит от класса профессионального риска).

Получается с заработка сотрудника предприниматель сам, из собственного кармана, платит минимум 30,2% . Чем выше зарплата, тем больше бизнесмен будет перечислять в фонды взносов.

ИП или самозанятые

Временных сотрудников и исполнителей можно заменить на более дешевую альтернативу — ИП или самозанятых. Главное правильно оформить отношения и не злоупотреблять ими.

Индивидуальный предприниматель. Привлекайте курьера, юриста или маркетолога не в штат, а по договору. Ваши расходы — гонорар специалисту. Налоги, в данном случае, ИП платит самостоятельно.

Важно! Если ИП утратит статус предпринимателя, то станет обычным физлицом и тогда придется платить все взносы, как при обычных трудовых отношениях.

Самозанятый . Ваша задача — оплатить самозанятому его услуги, а с налогами он разберется самостоятельно. Их ему наготово посчитает налоговая служба. Поэтому многие фрилансеры становятся плательщиками налога на профессиональный доход. При этом самозанятый может быть со статусом ИП или без.

Режим самозанятости действует во всех регионах России и найти нужного специалиста не проблема. За время пандемии, когда многие задачи бизнеса решались дистанционно на удаленке, число самозанятых выросло в 6 раз.

И здесь важно отслеживать статус самозанятого. Сделать это можно в бесплатном сервисе от ФНС.

Плюс в том, что вы можете привлечь солидного профессионала, который будет ударно выполнять объем работ, а не обычного сотрудника для просиживания в офисе с 09.00 до 18.00. А еще самозанятому и ИП не нужно оплачивать отпуска и больничные.

Просто и со вкусом — физлицо по договору

Работа с физлицом без статуса самозанятого и ИП. Это самый дорогой вариант после зачисления в штат. Специалист оказывает услуги по договору, вы платите НДФЛ и взносы, кроме социального страхования и от несчастных случаев.

Так можно привлекать работников для выполнения непостоянной работы — бухгалтер, бизнес-аналитик, маркетолог, копирайтер, юрист, логист, уборщик. Обычно между заказчиком и исполнителем (подрядчиком) оформляется договор и акт на выполненные работы (оказанные услуги).

Если переборщить с платежами, то можно вызвать интерес проверяющих и повысить риски блокировки счета по 115-Ф3. Банку кажутся подозрительными частые и в больших суммах переводы физлицам. А если гонорары вы платите со счета в одном банке, а налоги с другого — готовьтесь к объяснениям.

Не спасут вас и наличные расчеты. Если вы начнете регулярно снимать средства или переводить их себе на карту и потом снимать, то банк тоже заинтересуется — куда вы их, собственно, тратите?

Если в вашем бизнесе часто приходится совершать такие платежи или вести наличные расчеты — рекомендуем подключить комплаенс-поддержку для защиты от блокировок счёта.

Чтобы выбрать между наймом и аутсорсингом, надо рассуждать стратегически и оценивать, стоит перед вами задача найти сотрудника на полный рабочий день или для решения разовых задач.

Мы будем держать вас в курсе изменений и напоминаем: решая бизнес-задачи не забывайте оставаться в рамках закона, проявляйте гибкость и пользуйтесь современными решениями.

Если у вас нет времени на бюрократию — Чёрная бухгалтерия заберет на себя общение с налоговой и банками, будет вести налоговый и кадровый учет за вас.

Прием на работу сотрудника

Ни одна компания в мире не может обойтись хотя бы без одного наемного работника. Ведь кто-то должен составлять отчёты, подписывать договоры, платить налоги и осуществлять платежи. Не зависимо от должности такого сотрудника, отношения между ним и фирмой должны быть оформлены официально. Часто большие компании пренебрегают этим правилом. И себе же во вред – рано или поздно контролирующие органы накажут за это.

Перед приемом сотрудника на работу может понадобиться пройти определённую процедуру, например: собеседование, конкурсный отбор на должность, тестирование на соответствие профессиональным требованиям и обязанностям, медосмотр и т.д. Такую информацию, как правило, указывают в описании к вакансии или сообщают соискателю лично. На этом же этапе компания захочет проверить, не имеет ли будущий сотрудник ограничений на занятие отдельными видами деятельности (ст. 351.1 Трудового кодекса РФ).

Список запрашиваемых документов при трудоустройстве

Компания и потенциальный сотрудник могут заключить между собой гражданско-правовой или трудовой договор. Если в первом случае речь идет о непродолжительных отношениях или разовых сделках между сторонами, то при найме персонала в штат всегда подписывается только трудовой договор.

Прием сотрудника-гражданина РФ на работу оформляется на основании таких обязательных документов:

  • оригинала паспорта;
  • трудовой книжки. Если на предыдущем месте работы она велась в электронном, а не в бумажном виде, то нужно будет предоставить информацию о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК России). Если же человек устраивается на первое место работы, и трудовой договор будет заключаться впервые, указанные документы не подаются;
  • документации воинского учёта (её подают только военнообязанные и призывники);
  • копии СНИЛС;
  • данных о наличии специальных знаний или необходимой подготовки (если, к примеру, будущий сотрудник должен будет выполнять определенные виды работ, специфические функции или высококвалифицированные виды работ при вступлении на должность, выполнение задач на которой требует от исполнителя определенной квалификации либо специальных навыков);
  • документа об образовании (полученной специальности / специализации);
  • при приеме на должность, которая, согласно Трудовому кодексу РФ или другому специальному законодательству, сопряжена с ведением деятельности, к осуществлению которой допуск лиц с судимостью, или лиц, преследуемых уголовным законом запрещен – соответствующей справки из МВД.

Перечень указанных выше документов не является исчерпывающим. В некоторых случаях работодатель может потребовать предъявления дополнительных сведений либо информации, установленных Трудовым кодексом, специальным законодательством или иными нормативными актами.

Если соискатель отвечает требованиям к работнику при приеме на работу, которые установил работодатель, успешно прошел собеседование и получил согласование на должность, он передает оригиналы указанных выше документов сотруднику отдела кадров или другому уполномоченному лицу.

Информация из них также переносится в личную карточку сотрудника, после чего оригиналы возвращаются их владельцу. Трудовая книжка передается организации-работодателю. Данные о ней заносятся в Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним (форма документа предусмотрена Постановлением Министерства Труда 10 октября 2003 г. No69).

Согласно трудовому законодательству (ст. 64.1 ТК РФ), новый работодатель должен уведомить предыдущего о приеме на работу бывшего гослужащего в срок, равный 10 календарным дням, следующим за днем заключения трудового договора или договора ГПХ (ч. 3 ст. 64.1 ТК РФ).

В ряде случаев процесс приема на работу включает также прохождение соискателем медосмотра. Так, лица, которым на момент трудоустройства не исполнилось 18 лет, а также другие граждане в случаях, установленных специальным трудовым законодательством или другими нормативными документами, при подписании трудового договора обязаны пройти обязательный медосмотр.

Документальное оформление сотрудника на должность

Процедура приема на работу сотрудника в штат компании выглядит следующим образом:

1. Получение заявления. Очень часто до официального зачисления работника в штат компания просит его написать письменное ходатайство о приеме на работу. Однако это, согласно общим правилам трудоустройства, не является обязательной частью оформления при приеме на работу. Исключение – соискатели на должность в государственной или муниципальной организации.

Читайте также  открыл ооо как вести бухгалтерию

Заявление пишут в свободной форме, на имя руководителя. При этом у каждой компании, как правило, есть свой образец, утверждённый внутренней нормативкой. Готовый документ подлежит регистрации в установленном работодателем порядке, например в Книге регистрации обращений сотрудников.

2. Ознакомление сотрудника с внутренними нормативными документами компании. К ним относят коллективный договор (если есть), правила внутреннего трудового распорядка, правила и техника безопасности, должностные инструкции и т.д. Перечень самых важных внутренних нормативных документов, которые должен изучить сотрудник, часто включают в трудовой договор. Как и фразу о том, что его подписанием он подтверждает факт ознакомления с нормативными актами предприятия.

В связи с тем, что действующий Трудовой кодекс РФ прямо не регулирует порядок ознакомления сотрудника с обязательной нормативкой компании, на практике применяют и другие форматы. Один из них — подписание специалистом ознакомительного листа к каждому такому внутреннему акту. Как это будет происходить в вашем случае, уточните у работодателя перед заключением трудового договора.

3. Трудовой договор. Этот документ подписывается сторонами — работодателем и сотрудником — в простой письменной форме, чаще всего в двух экземплярах. В нём фиксируются основные (ч.ч.1-2 ст. 57 ТК РФ) и дополнительные условия (ч.4 ст. 57 ТК РФ).

4. Подписание договора о полной материальной ответственности (МО). Этот документ заключается при приеме на работу нового сотрудника исключительно в случаях, установленных специальным законодательством. Так, он может быть подписан только с лицом, которому уже исполнилось 18 лет, и которое будет иметь прямое отношение к обслуживанию или использованию денежных средств, товарно-материальных ценностей или других активов компании.

Виды работ, категории сотрудников, с которыми следует заключать договоры о материальной ответственности, а также их типовые формы утверждаются в порядке, предусмотренном действующим трудовым законодательством РФ.

ВАЖНО! Одновременное подписание трудового и договора МО избавит работодателя и потенциального сотрудника от недоразумений в будущем. Так, работник, который прошел процедуру приема на работу и подписал первый — трудовой — договор, может отказаться в последующем от подписания второго — договора о полной МО. Он может сослаться на то, что это с ним на собеседовании не обсуждалось, и если бы он знал об этом раньше, то не стал бы трудоустраиваться в эту организацию.


Принуждение к подписанию также может стать непреодолимым препятствием и для работодателя, который предоставляет доступ сотруднику к материальным и иным ценностям в связи с выполнением последним специального функционала, предусмотренного его должностной инструкцией.

Подписанные договоры (трудовой и МО) регистрируются в соответствующих реестрах (книгах или журналах). По одному экземпляру работодатель под подпись «экземпляр договора получил собственноручно» передает сотруднику, вторые – оставляет на хранение у себя.

5. Приказ о назначении на должность. При приеме на работу работодатель обязан выдать приказ, который не противоречит положениям подписанного сторонами трудового договора. После этого сотрудника знакомят с ним под подпись. На это компании, согласно закону, отводится не более 3-х дней с момента, когда служащий приступил к исполнению своих обязанностей. Регистрируют приказ в соответствующем журнале регистрации.

6. Внесение информации в трудовую книжку. По действующему законодательству о труде, работодатель должен вести электронные трудовые книжки на каждого штатного сотрудника, для которого работа на этом предприятии является основной, и который проработал у него более 5 дней. Исключение составляют работодатели-физлица, которые не зарегистрированы в качестве ИП.

Данная норма законодательства о труде не распространяется на случаи, когда трудовая книжка на сотрудника не ведётся. Информацию о трудовой книжке вносят в Книгу учёта движения этих документов и вкладышей к ним. Трудовую книжку регистрируют в момент передачи её работником своему работодателю.

7. Формирование личной карточки сотрудника. Со всеми записями, которые заносятся в трудовую книжку (о вступлении в должность, переводе, увольнении и т.д.), её владельца знакомят под подпись в личной карточке, так как в ней повторяются внесённые в трудовую записи. Регистрация личной карточки проходит в порядке, установленном самой компаний.

8. Принятие на работу нового сотрудника завершается его включением во внутренние нормативные документы фирмы. К ним относят Табель учёта рабочего времени и расчёта заработной платы, а также другие обязательные документы.

Порядок действий работодателя после принятия на работу первого сотрудника

После того, как Вами в штат компании будет оформлен первый сотрудник, необходимо будет регулярно выполнять следующие действия: вести учёт отработанных им дней, начислять и дважды в месяц выплачивать заработную плату, осуществлять расчёт налогов и обязательных взносов, регулярно предоставлять отчёты по персоналу в установленные законом сроки. Так, к примеру, отчёт по форме СЗВ-ТД подается не позднее дня, следующего за днём приема или увольнения сотрудника.

Если вы не готовы сами заниматься этими вопросами, то смело можете отдавать эту рутину специалистам нашей компании.

Все кадровые вопросы мы берем на себя — налоги, документы, приемы и увольнения!

  • Трудоустроим сотрудников и рассчитаем им зарплату.
  • Оформим отпуск или выплату по больничному листу.
  • Проконсультируем по вопросам привлечения иностранных работников и поможем уведомить ФМС.
  • Подготовим все кадровые документы и вовремя отправим отчетность.

Если Вы только хотите принять нового сотрудника иностранного гражданина, то читайте нашустатью, в которой разобраны нюансы касающиеся приема иностранных граждан.

Оформление на работу нового сотрудника

Прием на работу — это официальная процедура, требующая от организации выполнения регламентированного трудовым законодательством порядка действий. Это касается вопросов подготовки документов, издания приказа о трудоустройстве и т.д.

  1. Оформление на работу по Трудовому кодексу
  2. Порядок оформления сотрудника
  3. Написание заявления
  4. Получение необходимых документов от кандидата
  5. Ознакомление с локально-нормативными актами
  6. Подписание трудового договора
  7. Приказ о приеме на работу
  8. Внесение записи в трудовую книжку
  9. Оформление на работу переводом из организации

Оформление на работу по Трудовому кодексу

В 10 и 11 главе Трудового кодекса регламентируется процедура трудоустройства. Помимо этого, действуют следующие законы:

  • ПП РФ № 225 и постановление Минтруда № 69 — регламентируют процесс обработки персональных данных претендента на трудоустройство и определяют правила заполнения трудовых книжек;
  • Постановление комитета статистики № 1 — определяет перечень форм бланков личной карточки, приказов на зачисление и других документов, а также правила их заполнения.

Несоблюдение предписаний законодательных актов влечет последствия в виде взысканий как для работника, так и для ответственных лиц фирмы.

Порядок оформления сотрудника

Порядок приема на работу требует выполнения следующей последовательности действий:

  1. Подачи заявления о приеме на работу.
  2. Подготовка и подача документов.
  3. Прохождение комиссии при приеме на работу (если требуется).
  4. Ознакомление с должностными обязанностями и локальными нормативными актами организации.
  5. Подписание трудового договора.
  6. Издание приказа о зачислении на работу и внесение записи в трудовую книжку.

После выполнения этой инструкции кадровая служба регистрирует заключенный договор.

Написание заявления

Чтобы оформить гражданина как официального члена коллектива, руководителю организации требуется получить от него основание для заключения договора найма. Таковым является заявление.

Соискатель может составить его в произвольной форме, придерживаясь общепринятых условий ведения деловой переписки.

Отсутствие заявления не является ограничением при приеме на работу: законодательство позволяет производить зачисление на основании трудового договора.

Получение необходимых документов от кандидата

Условия приема на работу по ТК обязывают кандидатов предъявлять:

  • паспорт или любой другой документ, идентифицирующий личность;
  • трудовую книжку (если ее у сотрудника нет, то оформлением занимается работодатель);
  • свидетельство номера индивидуального лицевого счета в ПФР (СНИЛС);
  • для мужчин — призывное свидетельство или военный билет;
  • диплом, аттестат или другие подтверждения имеющегося образования.

Некоторые места работы требуют от граждан предоставления дополнительных документов. Например, учителям, поварам, рабочим с пищевой продукцией и т.д. вдобавок к основному набору требуется предъявлять санитарную книжку.

Ознакомление с локально-нормативными актами

Положения 61 статьи обязывают руководителей знакомить своих будущих сотрудников при поступлении на должность с действующими в компании нормативными актами. В их число входят:

  • должностная инструкция;
  • документ, регламентирующий распорядок режима работы на предприятии;
  • коллективное соглашение и т.д.

Подписание трудового договора

Следующий шаг — подписание соглашения между гражданином и организацией, регулирующего основные вопросы организации труда. ТК РФ не предусматривает унифицированного бланка для его составления. Главное требование — документ должен заполняться в двух экземплярах, после чего один отдается на хранение гражданину, другой остается в отделе кадров компании и прикрепляется к личному делу работника.

Некоторые особенности будущей деятельности кандидата на должность могут обязывать работодателей дополнительно уведомлять о факте заключения трудового соглашения другие учреждения. Например, при трудоустройстве иностранного гражданина перед заключением договора руководитель обязан уведомить об этом управление Федеральной миграционной службы.

Одновременно с основным документом также может заключаться договор о материальной ответственности.

Приказ о приеме на работу

Ответственное за прием нового персонала лицо организации составляет и издает приказ о зачислении на должность. Таковым может являться глава кадровой службы, непосредственно сам руководитель или любой другой работник, наделенный требуемыми полномочиями.

ТК не запрещает использовать самостоятельно разработанные организацией бланки, однако все они должны содержать те же поля и данные, которые присутствуют в регламентированных формах.

Внесение записи в трудовую книжку

В соответствии с информацией, указанной в содержании статьи ТК РФ под номером 66, каждая компания, имеющая в штате наемных сотрудников, обязана вести их трудовые книжки. В них прописываются факты приема на работу и прекращения деловых отношений. Каждая запись оформляется по типу:

  • порядковый номер;
  • запись о трудоустройстве;
  • реквизиты документа, на основании которого выполняется процедура;
  • дата.

ВАЖНО! Обязанность по ведению книжек сотрудников действительна для всех работодателей.

Оформление на работу переводом из организации

Статья 72.1 ТК предусматривает возможность приема на работу в порядке перевода с других предприятий. Эта процедура несколько отличается от вышеописанной тем, что в процессе зачисления сотрудника на должность принимают участие три стороны: текущий работодатель, потенциально новый и непосредственно сам гражданин.

Процедура инициируется через приглашение на трудоустройства от новой организации. Далее гражданин подает ходатайство о переводе, после чего текущий руководитель оформляет документальное согласие или же отказывает в переводе.

Если же инициатором перевода выступает текущая организация-работодатель гражданина, то для успешного выполнения процедуры его руководитель должен получить согласие на смену места работы от самого сотрудника.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.