как нумеруются приказы в ооо

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

  • Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
  • Что значит присвоить номер приказу
  • Как присвоить номер приказу
  • Итоги

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

  • по оформлению личных дел сотрудников;
  • внесению записей в трудовые книжки;
  • формированию должностных инструкций;
  • подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
  • разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
  • работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера). Регистрировать их необходимо в разных журналах. Например, в журнале регистрации приказов по личному составу и журнале регистрации приказов по отпускам.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы ведете эти журналы и нумеруете приказы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Что значит присвоить номер приказу

Присвоить номер приказу — значит:

  • упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
  • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
  • облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  • в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;
  • в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

Как присвоить номер приказу

Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

Расшифровка номера приказа следующая:

  • цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
  • буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

Итоги

Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.

Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».

Тема: Нумерация приказов

Опции темы
  • Версия для печати
  • Подписаться на эту тему…
  • Поиск по теме

    Нумерация приказов

    Скажите, поджалуйста, нумерация приказов строго регламентируется? Дело в том что у нас кадровый учет велся в ручную (Word). Внедряем 1C ЗиК. Наш кадровык в истерике ругает программу, она ей не разрешает вносить приказы под одним номером (Она раньше делала один приказ на всех). Есть правила нумерациии приказов?

    Никакой истерики. Пусть приучается к порядку.
    У нас до сих пор проблемы с Отделом кадров и ЗиК.
    Насколько я знаю, делается ряд документов. Допустим, «Кадровое перемещение», а потом делается Документ «Приказ по предприятию», в котором все собирается и распечатывается одним документом.

    Отправьте их на курсы по учету кадров в Зик, если такие есть.
    А нумерацию лучше соблюдать, как минимум потому, что самим потом удобнее искать информацию. Тем более, если количество приказов зашкаливает за пару тысяч.

    Обычно приказы по личному составу регистрируются (нумеруются) в отдельном журнале, номера ставятся с индексом (чтобы отличать эти приказы от приказов по общей (основной) деятельности, например 1-к, или 1-п (к- кадры, п — персонал). Кадровик может в один приказ собирать все, что касается персонала (переводы, совмещения и т.п.), персональные приказы обычно делаются на прием и увольнение. Почему в вашего кадровика возникает истерика с нумерацией, непонятно. Если она регистрирует приказы в своем журнале, то проблем с переходом на программу быть не должно, если только она не любитель делать приказы задними числами. Но переход на программу позволит дисциплинировать не только кадровика, но и руководство (которое тоже любит частенько задерживать у себя почту). Совсем бухгалтер прав(а), отправьте на курсы, пусть поучится, на худой конец, пусть почитает книги по кадровому делопроизводству.

    А приказы на отпуск относятся к кадровым, или их надо отдельно нумеровать?
    У нас все, что в ЗиКе подряд сквозной нумерацией нумеруется: и прием, и увольнение, и отпуска, и перемещение, и изменение окладов. Думаю, может с Нового года переделать?

    У нас прием/увольнение-Один журнал. Отпуск (сразу же замещение)- второй, Командировки — третий журнал. По общехозяйственной деятельности(премии и т.д.)- четвертый. В каждом своя нумерация. Боюсь когда мы это все будем заносить «Приказами по предприятию» получится дублирование номеров.
    Сразу же хотелось узнать: я так и не нашла, где в «приказе о среднем заработке» писать за чей счет командировочные, у нас бывает и за наш и за счет заказчика(покупателя)?

    Отпускные приказы обычно нумеруются отдельно с грифом «о»: 1-о, 2-о и т.д. Командировочные тоже отдельно, это объясняется тем, что сроки их архивного хранения отлчаются от других приказов. А приказы о премировании, доплатах и т.п., мы регистрируем в журнале приказов по личному составу, там же, где и прием, увольнение, переводы и т.п. Итого — три журнала: приказы по личному составу, приказы по отпускам, приказы по командировкам. А канцелярия ведет приказы по основной деятельности, они обычно идут под простыми номерами (без буквенных шифров). Можете продолжать нумеровать все вместе и соответственно подшивать их в папку, но при передаче в архив (ежели у Вас он есть) приказы по отпускам или командировкам бедут безжалостно выдраны, т.к. к моменту передачи срок их хранения обычно заканчивается (в номенклатуре дел выставляется напротив каждой позиции срок хранения документа). Во всяком случае архивариусы неоднократно нам об этом напоминали, и мы, чтобы облегчить и свою жизнь, и передачу документов в архив ведем отпускные приказы и приказы по командировкам отдельно и не передаем их в архив.

    Спасибо всем за ответы. Действительно, надо отпуска в отдельный журнал завести. Да и у нас журналов-то как таковых нет, я просто в программе ЗиК в журнале приказов все веду.
    Командировки у нас тоже отдельно. Для них и журнал есть. По общей деятельности есстественно тоже отдельно.
    А по поводу «За чей счет командировочные», так я не поняла, что за приказ о среднем заработке, если это пишется в «Приказе о напралении работника в командировку», унифицированная форма № Т-9 и в служебном задании указывается.

    Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

    Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве – неотъемлемый атрибут документооборота любой организации. Из нашей статьи читатель узнает, зачем необходима нумерация приказов, какие варианты организации кадрового документооборота существуют, и как присвоить приказу номер.

    Законодательство, регулирующее вопросы нумерации кадровых документов

    В каждой организации постоянно оформляются кадровые документы – при приеме и увольнении сотрудников, при издании приказов и принятии коллективных договоров, во многих других случаях. Для того, чтобы документы были систематизированы, каждую бумагу было легко найти, применяются различные методы, основным из которых является нумерация всей кадровой документации.

    Единая система кадрового документооборота не устанавливается для всех видов организаций. Для некоторых ведомств применяются свои инструкции. Чаще всего, это инструкции по делопроизводству, — например, приказ Казначейства России от 27.05.2011 № 206, которым утверждена инструкция по делопроизводству в органах Федерального казначейства, Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденная Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36.

    В организациях и у ИП единой системы документооборота на законодательном уровне не закрепляется, однако это не значит, что ее не нужно вводить. Закрепление такой системы возможно с помощью локальных актов, принимаемых в порядке, установленном ст. 40 ТК РФ. Локальные акты принимаются с учетом требований ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, Приказа Минкультуры России от 25.08.2015 № 558, иных актов.

    Читайте также  как поменять устав ооо в новой редакции

    При грамотной разработанной системе кадрового документооборота, которая включает в себя и порядок нумерации приказов, в нескончаемом потоке документов разобраться будет гораздо проще.

    Приказы, которые принимаются в организации и подлежат нумерации

    Приказ – это распорядительный документ, который принимается руководителем организации (единоличным исполнительным органом) с целью регулирования внутренних и внешних правоотношений. Виды приказов, которые могут быть приняты в организации отражены в Приказе Минкультуры России № 558. Разумеется, представленный перечень не является исчерпывающим, однако может дать представление о том, какие приказы могут приниматься в фирме.

    Важно! Разграничение приказов друг от друга и их нумерация важны еще и потому, что для каждого документа предусмотрен свой срок хранения.

    Приказы, принимаемые в организации условно можно разделить на следующие виды:

    Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

    1. По личному составу. Это распоряжения, связанные с приемом и увольнением сотрудников, и т.д.
    2. По основной деятельности. Это локальные акты любой направленности, например, Положение об охране труда.
    3. По административно-хозяйственной деятельности. Это приказы по порядку посещения производственных помещений, организации охраны, и т.д.

    Порядок нумерации: как вести нумерацию приказов в кадровом делопроизводстве?

    Поскольку императивных требований к тому, каким образом должна осуществляться нумерация нет, каждый работодатель вправе избрать свою систему. Однако, чтобы не изобретать велосипед, можно воспользоваться уже готовыми моделями, о которых расскажем далее.

    1. Первый вариант – использование букв и цифр. Цифры проставляются по порядку, а от буквенного значения зависит тип приказа. Например, номер приказа 2-У может означать, что документ принят в начале года, и это приказ об увольнении сотрудника. Можно добавлять к таким приказам цифровые значения года принятия, например, № 2-У-2018.
    2. Второй вариант – группировка приказов по уже упомянутым выше группам (по личному составу, и т.д.). Нумерация каждой группы начинается с 1 и продолжается либо до окончания календарного года, либо до бесконечности.
    3. Третий вариант – разработка более сложной систематизации. Такая система, несмотря на свою сложность, оправдывает себя в полном объеме. Приказы систематизируются по нескольким критериям, например: дате принятия; группе, сроку хранения; структурному подразделению, в отношении которого документ принят и т.д. Например, Приказ № 2017-5—50л-ЛС-ЭО может означать, что приказ принят в 2017 году за номером 5, срок его хранения составляет 50 лет, он является приказом по личному составу, и относится к экономическому отделу организации.

    Какой вариант выбрать – зависит от конкретной организации и предпочтений руководства. Любой вариант нумерации можно закрепить в локальном акте.

    Учет приказов в журнале учета

    Для удобства регистрации приказов, их можно заносить в специальный журнал учета. То, какие приказы заносить в журнал, выбирает руководство организации. Как правило, в них регистрируются приказы по формам № Т-1, Т-1а, Т-8, Т-8а, Т-9, Т-9а, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

    Формы журналов на законодательном уровне не утверждается, соответственно в каждой фирме может быть введен свой журнал.

    В них указываются следующие сведения:

    1. Титульный лист, в котором отражены название журнала, дата начала и окончания его ведения, наименование организации.
    2. Раздел, в котором дается указание на ответственного лица за его ведение, перечень приказов, принятых в фирме, их номера, сроки хранения, перечень лиц, на которые конкретные приказы распространяются.

    Таким образом, в каждой организации может устанавливаться свой порядок нумерации приказов, а также формы журналов их регистрации.

    Как нумеруются приказы в ооо

    Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, организации, предприятия в целях разрешения производственных задач.

    В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.).

    Приказы разрабатываются по поручению руководителем учреждения, организации, предприятия руководителями структурных подразделений или должностным лицом, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.

    Приказ оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:

    • постоянные реквизиты «единого» бланка:
      • эмблема (03);
      • наименование организации (06);
      • наименование вида документа (08) (ПРИКАЗ);
    • переменные реквизиты «единого» бланка:
      • дата (09);
      • регистрационный номер (10);
      • место составления или издания документа (12);
      • заголовок (17);
      • текст (19);
      • отметка о наличии приложения (20);
      • подпись (21);
      • визы (23).

    Заголовок приказа (17) отвечает на вопрос «о чем?». Например: О назначении ответственного за работу с обращениями граждан. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.

    Подготовка приказа включает в себя следующие стадии:

    — изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

    — подготовка проекта приказа;

    Текст приказа состоит из 2 частей:

    — констатирующей, в которой дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования может выступать как необходимость реализации намеченных целей и решения задач, поставленных перед предприятием, так и какой-либо нормативный акт – внутренний или изданный вышестоящим органом (например, решение совета директоров, нормативный документ государственных или муниципальных органов). Если предписываемые действия не нуждаются в пояснении, констатирующую часть можно не приводить;

    — распорядительной, в которой содержатся поручения. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля.

    Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт должен отвечать на вопросы «кому? что? когда сделать?». В качестве ответа на вопрос «кому?» указывают должность (в дательном падеже), фамилию (в дательном падеже), инициалы исполнителя. Например:

    1. Коммерческому директору Иванову И.И….

    Если поручение дается нескольким исполнителям, имеющим одинаковую должность, то после обобщенного наименования должности в скобках перечисляются фамилии исполнителей (в дательном падеже) и их инициалы. Например:

    1. Начальникам отделов (Иванову И.И., Петрову П.П., Сидорову С.С.)…

    В качестве исполнителей в приказе указывают только заместителей первого лица или руководителей структурных подразделений.

    Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме, например: подготовить, обеспечить /организовать, разработать и представить на рассмотрение (если проект должен быть подписан) или… на утверждение (если документ подлежит утверждению).

    Срок исполнения поручения фиксируется только тремя парами арабских цифр. Например: Срок 20.07.2010 или… до 20.07.201 или… к 20.07.2010.

    Пункт приказа может быть разделен на подпункты, если: одному исполнителю дается несколько поручений; нескольким исполнителям установлен общий срок исполнения; поручение, данное нескольким исполнителям, формулируется одинаково.

    Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Например:

    3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по производству Иванова Г.И.

    3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

    В качестве контролеров должны указываться лица, чей должностной ранг выше должностного ранга исполнителей.

    Читайте также  как закрыть ооо пошаговая инструкция в беларуси

    Если приказом утверждаются или вводятся в действие нормативные документы, то в распорядительной части могут не указываться исполнители, сроки исполнения и контролеры. Например:

    1. Утвердить инструкцию по делопроизводству.
    2. Ввести в действие инструкцию с 15.11.2010

    Если исполнителю дается постоянное поручение, то вместо срока указывают периодичность его выполнения. Например:

    1…. обеспечить представление еженедельной сводки….

    Приказ вступает в силу с момента подписания.

    Формулировки приказа должны быть исчерпывающе точными, конкретными, не допускающими различных толкований. Не допускается использование глаголов «повысить», «улучшить», «активизировать», «усилить», «обратить внимание», прилагательного «необходимое» и языковых конструкций типа «если…, то…», «тогда, когда…».

    Приказы по личному составу 2021: виды, образец заполнения

    Автор: Анастасия Арькова Старший специалист по кадровому делопроизводству 1С-WiseAdvice

    Приказы по личному составу 2021: виды, образец заполнения

    Автор: Анастасия Арькова
    Старший специалист по кадровому делопроизводству 1С-WiseAdvice

    Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании.

    Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.

    Какие приказы относятся к личному составу?

    Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.

    • о приеме на работу;
    • об увольнении;
    • о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
    • о переводе на другую должность или в другое подразделение;
    • о замещении отсутствующего сотрудника;
    • о выплате вознаграждений;
    • о привлечении к работе сверхурочно;
    • о дисциплинарном взыскании;
    • о направлении в командировку.

    Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.

    Порядок составления и оформления приказов по личному составу

    Для любого приказа по личному составу должно быть основание.

    Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.

    Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.

    В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:

    • наименование документа;
    • номер;
    • дата;
    • название организации;
    • смысловая часть;
    • Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
    • основание;
    • отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
    • подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

    При этом нужно помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, т.к. служат основанием для оплаты. Поэтому, они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и др.

    Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.

    Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству. Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.

    Образец приказа по личному составу:

    Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.

    Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.).

    Учет приказов по личному составу

    Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале. Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже).

    В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:

    • приему на работу;
    • увольнениям;
    • отпускам;
    • командировкам и т.д.

    Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:

    Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.

    Хранение приказов по личному составу

    Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).

    Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

    • приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
    • те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
    • приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.

    Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).

    Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.

    Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.

    Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги).

    Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет аутсорсинг кадрового делопроизводства от 1С-WiseAdvice. Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.