хранение документов после ликвидации ооо

Сроки хранения документов

Несмотря на развитие информационных технологий, ведение бизнеса по-прежнему тесно связано с «бумажным» документооборотом. И далеко не все задумываются о том, что документы нужно не просто разложить по папкам, но и организовать их хранение. Также необходимо понимать, что делать с бумагами, если в них больше нет необходимости, или при закрытии бизнеса. Рассмотрим, как бизнесмену правильно организовать работу с бумажными документами.

Общий подход к хранению документов

Бизнесмены обязаны организовать систему хранения для всех видов документов: налоговых, бухгалтерских, кадровых и т.п.

Отвечает за документооборот руководитель компании, но он может делегировать эту обязанность другим работникам. Предприниматель за хранение документов отвечает лично.

Основные правила работы с бумажными документами отражены в законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Сроки хранения документов определены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

По разным видам документов установлены различные сроки хранения. Чтобы не запутаться, дату начала хранения документа удобно отсчитывать с 1 января года, следующего за годом его составления.

Например, для всей документации, созданной в 2019 году, срок хранения начнется не с даты создания каждой формы, а с 1 января 2020 года. В этом случае не нужно следить за каждой бумагой отдельно. Если необходимо освободить место в архиве, то можно уничтожать все документы, у которых истек срок хранения 31 декабря предыдущего года.

Сроки хранения налоговых документов

Стандартный срок хранения для документов, которые бизнесмен использовал при расчете налоговой базы, составляет 4 года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Однако есть отдельные виды налоговых документов, для которых установлены иные сроки.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Хранить бухгалтерскую «первичку» и регистры необходимо, в первую очередь, для предоставления во время проверок и по требованию контролирующих органов. Стандартный срок хранения бухгалтерских документов — 5 лет (раздел 4.1 приказа № 236).

Если компания в отчетном периоде списывает убытки, то хранить документы, которые подтверждают этот факт, необходимо в течение всего периода списания (п. 4 ст. 283 НК РФ).

Отдельные требования применяются к годовой отчетности. Ее нужно хранить в течение всего срока деятельности компании.

Сроки хранения кадровых документов

До 2016 года хранить основные документы, связанные с персоналом, нужно было 75 лет. В 2016 году этот период был сокращен до 50 лет, но лишь для тех документов, которые составлены после 01.01.2003 года (закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ).

Такой большой срок нужен для того, чтобы сотрудники могли восстановить утерянную информацию, либо Пенсионный фонд — запросить необходимые данные. Для отдельных кадровых документов срок хранения может быть меньше (раздел 7 приказа № 236).

Как и где хранить документы

Пока документом пользуются сотрудники, он может находиться на рабочем месте ответственного лица. Для хранения бумаг, которые не нужны в текущей работе, необходимо выделить отдельное помещение. В нем нужно установить удобные стеллажи для хранения папок и несгораемые шкафы для долгосрочного хранения или же тех документов, которые содержат конфиденциальные сведения. Шкафы, как и сам архив, закрываются на ключ, который хранится у ответственного лица. Нужно это не только для сохранности самих бумаг, но и для пресечения попыток внести в них какие-либо изменения.

Документацию нужно сдать в архив в обработанном виде. Необходимо сформировать папки из однотипных документов, сшить их, составить опись и пронумеровать. После сдачи в архив недопустимо расшивать дела и доставать оттуда листы. Пользоваться можно только всей папкой, не нарушая ее целостность.

Кадровые документы обычно находятся в помещении службы по работе с персоналом. Поэтому в нем нужно установить несгораемый сейф для хранения личных дел и трудовых книжек.

С 2021 года начнется постепенный переход на электронные трудовые книжки . Но, скорее всего, многие сотрудники предпочтут сохранить привычные бумажные книжки. Поэтому кадровикам по-прежнему будет необходимо заниматься их хранением.

Нередки случаи, когда у компании нет помещения для хранения бумаг или же очень много документации. В такой ситуации можно воспользоваться услугами внешнего архива. Эти специализированные организации не просто предлагают место для хранения, но и проводят все необходимые мероприятия – от подшивки документов до их уничтожения.

Стоимость услуг зависит от объема документов и тех работ, которые потребуется дополнительно с ними провести. Минимальный тариф на хранение документов начинается от 2 000 рублей в месяц.

Что делать с документами после ликвидации бизнеса

Срок «жизни» бизнеса может быть намного меньше срока хранения документов. Если юридическое лицо или ИП ликвидируется , то документы, подлежащие хранению, необходимо сдать в архив.

Можно воспользоваться услугами любого архива – как муниципального, так и частного. При большой загруженности учреждение может отказаться принимать документы небольшого срока хранения (например, налоговую документацию).

В этом случае учредители должны самостоятельно обеспечить сохранность бумаг до окончания установленного срока. Но документацию длительного срока хранения (более 10 лет), а к ней, в основном, относятся кадровые документы, архив точно примет.

В некоторых субъектах РФ налоговики не выдают лист записи об исключении компании из ЕГРЮЛ без справки о сдаче документов в архив.

Кроме того, ликвидационная комиссия обязана закончить все дела организации, в том числе и позаботиться о документации. Если этого не сделать, то ликвидаторы могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 13.25 КоАП РФ. Штраф для должностного лица в данном случае составит от 2,5 до 5 тыс. руб.

Что будет, если нарушить порядок работы с документами

Некоторые бизнесмены считают, что необязательно строго соблюдать сроки хранения документов, ведь это «внутреннее дело» компании. Но они ошибаются.

При отсутствии документов, которые подтверждают верность определения налоговой базы, налоговая инспекция вправе начислить обязательные платежи расчетным методом (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). И скорее всего – этот расчет окажется не в пользу бизнесмена. Ведь предоставить документы на вычеты по НДС, подтверждение расходов по налогу на прибыль и т.п. будет уже невозможно. В результате придется уплатить в бюджет доначисленные налоги, а также пени и штрафы.

Помимо налоговых санкций бизнесменам нужно будет оплатить штраф и за само отсутствие документов. Если не предоставлены сведения, необходимые для налогового контроля, то штраф составит 200 рублей за каждую форму (ст. 126 НК РФ). Ответственное лицо заплатит от 300 до 500 рублей (ст. 15.6 КоАП РФ).

Если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы, то размер штрафа будет равен 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. руб. (ст. 120 НК РФ). Кроме того, на ответственное должностное лицо будет наложен штраф в сумме от 5 до 10 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Отсутствие необходимых кадровых документов тоже будет недешево «стоить» бизнесмену. Для юридического лица штраф составит от 30 до 50 тыс. руб. Должностному лицу или ИП придется заплатить от 1 до 5 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Каким образом уничтожать старые документы

После окончания срока хранения документов их можно ликвидировать. Решение об уничтожении принимает комиссия, состоящая из работников компании. Председателем комиссии может быть или руководитель, или тот сотрудник, который отвечает за документооборот в организации. Комиссия составляет перечень всех документов с истекшим сроком хранения по состоянию на 1 января текущего года.

После утверждения перечня руководителем документы можно уничтожить. Об уничтожении следует составить акт, который подписывают члены комиссии.

Но крупные компании часто пользуются услугами специальных организаций, так как утилизировать большой объем документации своими силами часто не получается. Организация-исполнитель также предоставляет владельцу бумаг акт об их уничтожении.

Вывод

Юридические лица и ИП обязаны организовать хранение кадровой, бухгалтерской, налоговой и другой необходимой документации. Для этого нужно выделить специальное помещение или воспользоваться услугами архива.

Для большинства видов документов установлены сроки хранения в диапазоне от 1 до 6 лет. Но кадровую документацию, связанную с расчетом трудового стажа и начислением доходов, нужно хранить намного дольше – от 50 до 75 лет.

Уничтожить документы с истекшим сроком хранения можно самостоятельно или воспользоваться услугами специальных организаций. При ликвидации компании или закрытии ИП все документы, подлежащие длительному хранению, необходимо сдать в архив.

За нарушения порядка работы с документами для организаций, ИП и должностных лиц предусмотрены штрафы.

Хочу выкинуть документы. Так можно?

Читатель Алексей спрашивает:

У меня ИП на упрощенке 6%, есть сотрудники. Какие документы мне надо хранить и сколько времени?

Зачем хранить документы

Индивидуальный предприниматель обязан хранить документы о своей работе. Речь о том, что связано с налогами, сделками и сотрудниками. Для этого несколько причин.

Документы помогают избежать штрафа налоговой. Допустим, магазин закупается у оптовой базы, на закупку должен быть договор. Если его нет, возможен штраф от 200 рублей за каждый договор. Еще у ИП должна быть книга учета расходов и доходов. Штраф за отсутствие — от 10 000 рублей.

Ответить на вопросы налоговой. Налоговая проверяет предпринимателей, чтобы убедиться: они платят налоги сколько нужно, среди них нет обнальщиков. Вот поставщик получает деньги от магазина, и налоговая может запросить договор и накладную на поставку. Вдруг поставки не было, и это фикция.

Проявить должную осмотрительность

Административный кодекс о штрафах за документы: статьи 3.4, 4.1.1, 5.27

Ответить на вопросы трудовой инспекции. Инспекция проверяет работодателей с помощью чек-листов — это списки вопросов. Ответ на вопрос — это документ. Например, по одним документам работало сорок человек, по другим — меньше. Чтобы разобраться, инспекция запрашивает трудовые договоры. Если сотрудник числился, а трудового договора нет, возможный штраф — до 50 000 рублей. И так за каждое нарушение.

Читайте также  утерян устав ооо как восстановить

Подтвердить стаж, социальные выплаты или подготовить документы для сотрудника. Допустим, сотрудник потерял трудовую книжку и хочет ее восстановить. Для этого он обращается к прошлым работодателям, и вот тут понадобятся сведения: сколько и кем работал сотрудник.

Бухгалтерские документы — 5 лет

Бухгалтерские документы говорят, сколько вы получили и потратили. Вот примеры документы:

  • договоры и акты к ним,
  • счета-фактуры;
  • отчеты для агентского договора;
  • товарные чеки, накладные;
  • налоговые декларации;
  • книги учета расходов и доходов.

Бухгалтерские документы делятся на два вида: для налогового и бухгалтерского учета. Одни надо хранить четыре года, другие пять, но можно не разбираться, и все хранить пять лет.

Раньше было требование хранить подтверждение оплаты взносов за сотрудников, это в Пенсионный фонд и фонд медицинского страхования. Сейчас это не нужно. Работодатели платят взносы через банк, и если фонды чего-то не досчитаются, можно будет прислать выписку из банка.

Кадровые документы — до 75 лет

Если у вас есть сотрудники, документы на них тоже придется хранить. Сроки хранения зависят от типа документа и даты, когда сотрудник перестал работать в компании. Самый короткий срок — год, например, для графика отпусков.

Самый долгий срок хранения документов — 50 или 75 лет. Считается так: если сотрудник перестал работать в компании до 1 января 2003 года — 75 лет, после — 50 лет. Вот что надо хранить так долго:

  • заявление о приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • приказы о приеме и увольнении;
  • больничные;
  • зарплатные ведомости;
  • штатное расписание.

Документы на сотрудника храните, даже если он уволился. Чтобы не запутаться, мы сделали список: какие документы и сколько хранить.

Как хранить документы

Есть закон об архивном деле — он рассказывает о правилах хранения документов. Для индивидуального предпринимателя нет особенных требований. Вот они:

  • хранить документы так, чтобы не испортились. На практике это значит, что текст остается читаемым; видно, чья печать и подписи, нет разводов от газировки или строительной пыли. Поэтому пусть документы лежат в несгораемом шкафу в офисе;
  • документы можно оперативно достать. Сроки зависят от проверяющих и причины запроса документов. Чаще это пять-десять дней.

Коммерческая тайна работодателя

  • документы в закрытом доступе от клиентов, поставщиков и сотрудников, которые не работают с кадровым или бухгалтерским учетом.

    • Вот так хранятся документы у знакомого индивидуального предпринимателя:

    Документы могут быть в электронном и бумажном виде. Бухгалтерские документы — в любом. Если планируете вести электронный документооборот, понадобится специальный сервис, например, «Сбис» или «1С-отчетность».

    Кадровые документы должны быть в бумажном виде. Даже если у вас дистанционные сотрудники и они ставят электронную подпись, вы делаете бумажную копию трудового договора, приказов и всего остального.

    Как оформить дистанционного сотрудника

    Документы после закрытия ИП

    Если предприниматель закрывает ИП, документы всё равно надо хранить, пока не закончился срок хранения.

    Иванов закрывает ИП в 2019 году. При этом у него есть договор с поставщиком от 2018 года. Срок хранения договоров считается от последней сделки. Допустим, последняя поставка по договору — в декабре 2018 года.

    Срок хранения договоров — пять лет. Значит, ИП Иванов хранит договор до 2023 года.

    Бухгалтерские документы можно хранить, как угодно. Закрыли дело, забираете документы домой или сдаете в архив. Есть частные и государственные архивы, подходят любые.

    Кадровые документы обязательно надо передать в архив, иначе у сотрудников могут быть проблемы с пособиями, пенсиями или стажем. Для хранения подходят муниципальный или государственный архивы.

    Мы позвонили в три архива, и вот что они рассказали. Чтобы передать документы:

    • подписываете договор на хранение;
    • оплачиваете услугу;
    • готовите опись документов и историческую справку. Можно сделать самим или заказать в архиве;
    • оформляете документы. Это значит подшить, разложить по папкам, подписать;
    • привозите документы в архив, передаете, получаете в ответ акт приема-передачи.

    Услуги архивов платные. Стоимость зависит от срока хранения и дополнительных услуг. Еще один критерий — количество дел, или «единиц хранения», как говорят в архивах. В одном деле может быть до 250 листов. Одно дело — одна папка. Если документов мало, делают одну папку, в ней всё.

    В Санкт-Петербурге есть «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга».

    Иванов закрывает ИП после двух лет работы. У него были сотрудники, поэтому он передает документы на них в архив. Срок хранения — 50 лет. Документов оказалось на одно дело, Иванов заплатит за весь срок 572 рубля.

    Сергеев тоже закрывает ИП с сотрудниками. Бизнес отработал десять лет, сотрудников было много, поэтому документов — на пятнадцать дел. Сергеев заплатит за пятьдесят лет хранения 8127 рублей.

    Порядок передачи документов на хранение в архивные учреждения при ликвидации организации

    В соответствии со ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 13.05.2008) при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. При ликвидации негосударственных организаций, в т.ч. в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в т.ч. организации, ликвидируемой в результате банкротства.

    Функции ликвидационной комиссии

    После принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается ликвидационная комиссия или назначается конкурсный управляющий, которые принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и по личному составу. В состав ликвидационной комиссии рекомендуется включать сотрудника соответствующего государственного или муниципального архива, который будет контролировать проведение работ по подготовке и передаче документов на государственное или муниципальное хранение.

    Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации.

    В целях проведения работ по упорядочению документов и передачи их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на проведение экспертизы ценности и обработки документов. Подготовка архивных документов к передаче в архивные учреждения и их транспортировка осуществляются за счет средств организации.

    Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, проводится собственными силами или с помощью привлечения организаций, имеющих лицензию на проведение данного вида работ, согласно Основным Правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий может заключить договор с соответствующим государственным или муниципальным архивом на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов.

    Обратите внимание. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа, а затем утверждаются председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

    При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, на согласование соответствующего архивного органа представляются описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

    Кто должен хранить документы ликвидируемой организации?

    Документы ликвидируемой организации, имеющей правопреемника или вышестоящую организацию, передаются на хранение правопреемнику, а при его отсутствии – вышестоящей организации в упорядоченном состоянии.

    В случае отсутствия правопреемника и вышестоящей организации документы постоянного хранения, документы по личному составу временного хранения (75 лет) и документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, передаются в соответствующий государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии. При этом негосударственные организации передают свои документы по договору.

    Документы с неистекшими сроками временного хранения могут быть переданы в соответствующий государственный (муниципальный) архив при наличии в архиве свободных площадей и по согласованию с ним на платной основе.

    Подготовка документов к передаче на государственное или муниципальное хранение включает в себя:

    Экспертиза ценности документов

    При проведении экспертизы ценности документов сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003; далее – Типовой перечень).

    К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

    Срок хранения указанных документов в соответствии с Типовым перечнем – в основном, 75 лет. Исключения составляют:

    Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; проверяется правильность оформления документов.

    Читайте также  как зарегистрировать ккм для ооо

    Обратите внимание. В соответствии со ст. 6б Типового перечня приказы, распоряжения по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

    К приказам, распоряжениям по личному составу, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках.

    К приказам, распоряжениям, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взыскания, краткосрочных командировках.

    На государственное (муниципальное) хранение отбираются приказы, распоряжения, имеющие 75-летний срок хранения. Приказы, распоряжения с 5-летним сроком хранения включаются в акт на уничтожение при условии истечения сроков их хранения по перечню.

    Оформление дел

    Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

    Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

    По хронологическому принципу проводится также систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

    Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

    Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

    Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

    Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители в делах не оставлять.

    Переплет, подшивка сформированных дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения проводится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы, имеющие временный (до 10 лет включительно) срок хранения, допускается не переплетать, не подшивать, а хранить в скоросшивателе до истечения срока их хранения по перечню.

    Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу по исполнению запросов социально-правого характера, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

    При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

    Составление описей дел

    Внутренняя опись к документам дела составляется в исключительных случаях, как правило, к личным делам.

    В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце – лист-заверитель по установленной форме. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

    По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения, описи дел временного (до 10 лет) хранения и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

    В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, формата дел по личному составу, а также в целях оперативного поиска необходимых сведений для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы могут составляться отдельно описи дел по личному составу:

    Управленческие документы организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, используемые для исполнения запросов социально-правового характера, включаются либо в отдельную опись, либо (при незначительных объемах передаваемых документов) в опись дел по личному составу временного (75 лет) срока хранения.

    Описи дел и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа для утверждения и согласования.

    Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку (утилизацию) с соответствующим оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата, вес бумажной макулатуры.

    Сколько стоит хранение? Государственные органы и организации, в т.ч. унитарные, передают свои документы в государственные архивы без оплаты услуг за хранение. То же касается органов местного самоуправления и муниципальных организаций.

    Ликвидированные негосударственные организации, как являющиеся, так и не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают свои документы на государственное (муниципальное) хранение по договору.

    Если в ликвидируемой негосударственной организации имеются документы, образованные в делопроизводстве организации-предшественника с государственной формой собственности, плата за хранение этих документов не взимается.

    Документы передаются в государственные (муниципальные) архивы в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным или согласованным экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа.

    Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе приема-передачи проверяется наличие дел, указанных в описях. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается конкурсным управляющим (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архивного учреждения. Вместе с документами на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра каждой описи и научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.). Четвертый экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передается конкурсному управляющему (председателю ликвидационной комиссии).

    Срок хранения документов после ликвидации ООО

    Время чтения: 5 мин.

    Спросить юриста быстрее. Это бесплатно! Шрифт: A+ A-

    После прекращения работы компании остается большой объем документов. Логично, что их можно выкинуть или уничтожить любым другим способом. Однако закон запрещает это делать, так как в организации, помимо прочих, могут быть бумаги строгой отчетности. Узнайте, сколько нужно хранить документы после ликвидации ООО.

    • 1. Какие документы остаются после ликвидации?
    • 2. Сколько хранить?
    • 3. Где хранить документы?
    • 4. Как документы сдаются в архив
    • 5. Ответственность за несоблюдение сроков хранения
    • 5.1. Кто может привлечь к ответственности?
    • 5.2. Что будет, если документы уничтожены пожаром, украдены и т. д.?

    Какие документы остаются после ликвидации?

    Конкретного перечня документов, которые должны остаться после того, как предприятие завершит свою деятельность, нет. Есть лишь требование закона о том, что отчетные бланки и первичная документация должны храниться в течение соответствующего времени.

    Даже если организация уже не действует, впоследствии часть документации может быть запрошена в судебном порядке из места хранения. Например, информация о том, что гражданин работал именно в этом месте. Так как личные дела сотрудников будут храниться в архиве, сведения из них выдаются по запросу.

    Какие еще могут быть документы:

    • личная переписка;
    • договоры с контрагентами;
    • кадровые документы сотрудников;
    • учредительные документы;
    • бухгалтерские бумаги и т. д.

    Обязанность по подготовке документов и их последующая передача на хранение возлагаются на ликвидационную комиссию.

    Сколько хранить?

    Для каждого документа установлен свой срок хранения. Его нужно смотреть в нормативном акте по конкретной сфере. Это могут быть приказ, письмо или инструкция. Все они носят подзаконный характер, но обязательны для исполнения.

    Например, для первичной бухгалтерской документации срок хранения составляет 4 года. Но даже если она будет утеряна, налоговая все равно произведет расчет налога, но на основании имеющихся данных о плательщике. То есть его сумма может быть намного больше той, которая могла бы быть исчислена, исходя из представленных бумаг.

    Что касается кадровой документации, то здесь тоже есть четкое подразделение по срокам хранения в зависимости от конкретного документа. Например, табель учета рабочего времени хранится 50 лет, бумаги о премировании – 5 лет, личные дела – 50 лет, невостребованная трудовая – 75 лет или до востребования.

    Срок хранения необходимо считать с момента, когда документ был использован, а не оформлен. Например, приказ об отпуске может быть одной датой, но работник с ним ознакомился позже. Поэтому день начала хранения считается от даты ознакомления.

    Где хранить документы?

    После того как процесс ликвидации завершен, бумаги подготовлены для дальнейшей передачи, необходимо выяснить 2 обстоятельства:

    1. Был ли у общества договор с государственной архивной организацией. Если был, то документация передается туда.
    2. Установлена ли в отношении документов обязательность их хранения. Если договора с архивом не было, то в архив передаются только личные дела работников.

    Конкретный архив или иное лицо выбирается ликвидатором.

    В случае, когда договора с архивом нет, это не личные дела работников, бумаги могут быть переданы одному из участников общества.

    Документацию, для которой законодатель не установил срок хранения, целесообразно хранить не более 3 лет после проведения процедуры ликвидации. Это общий срок исковой давности для обращения в суд по делам, связанным с работой общества.

    Бумаги, срок хранения которых вышел или они носят личный характер, по решению ликвидационной комиссии можно уничтожить.

    Как документы сдаются в архив

    Для того чтобы передать документы в архив, вне зависимости от того, был ли заключен у общества с ним договор, необходимо их подготовить. Алгоритм действий следующий:

    1. Бумаги остаются только в одном экземпляре – оригинале.
    2. Они подшиваются в дело (не более 250 листов в одном томе). Папки формируются по номенклатуре.
    3. Все дела должны быть разложены в хронологическом порядке и по сроку хранения.
    4. В каждой папке составляется внутренняя опись, бумаги нумеруются.

    Далее все документы передаются в архив.

    Ответственность за несоблюдение сроков хранения

    Если документы, оставшиеся после ликвидации, выбросить или неправильно организовать их хранение, то виновное лицо привлекается к административной ответственности.

    Статья 13.25 КоАП РФ устанавливает наказание за нарушение требований закона о хранении документов в виде штрафа:

    • для должностных лиц – от 2500 руб.;
    • для организаций – от 200 до 300 тыс. руб.
    Читайте также  может ли ооо выпускать акции

    Кто может привлечь к ответственности?

    Должностные лица, которые осуществляют контроль за исполнением архивного законодательства. В отношении акционерных обществ и страховых компаний – это Центральный Банк РФ. В отношении ООО орган не определен.

    Если документ был утерян более года назад, к административной ответственности общество не привлекается.

    Что будет, если документы уничтожены пожаром, украдены и т. д.?

    Необходимо получить справку из уполномоченных органов, подтверждающую наличие происшествия. Но только ее одной будет недостаточно. Ликвидатор должен предпринять действия, свидетельствующие о том, что он пытался найти или восстановить бумаги. По возможности, должны быть в наличии вещественные доказательства такого восстановления (например, съемка на видео, как пытаются потушить пожар своими силами до прибытия пожарных).

    Это необходимо для того, чтобы не было штрафов, а все налоги были рассчитаны без недоимки.

    Кроме того, документами могут заинтересоваться правоохранительные органы по делам, связанным с мошенничеством, неуплатой налогов и т. д. Отсутствие бумаг существенно усложнит проведение следственных мероприятий.

    Подведем итоги

    Таким образом, законодатель возлагает обязанность по хранению документов, оставшихся после ликвидации общества, только в том случае, если имеется нормативный акт со сроками хранения. Во всех остальных случаях бумаги могут быть уничтожены или переданы лицу, определенному ликвидатором или конкурсным управляющим.

    Сроки хранения документов после ликвидации ООО

    После завершения деятельности юрлица остаются документы. Они могут потребоваться в будущем для решения спорных вопросов. За бумаги отвечает ликвидационная или конкурсная комиссия. Ненужные отчеты можно уничтожить, а ключевые – сдать в архив на временное, длительное или вечное хранение. За нарушение сроков предусмотрен штраф от 2 500 до 300 000 руб.

    Заключительным этапом прекращения деятельности фирмы является передача оставшихся бумаг в архив. Они должны быть сохранены на протяжении установленного законом времени. Такая обязанность существует для всех юридических лиц независимо от формы собственности. Сроки хранения документов после ликвидации ООО зависят от вида отчетности.

    Причины для хранения документов

    Необходимость вызвана тем, что в дальнейшем для решения возникающих вопросов, связанных с организацией, бывшим сотрудникам или третьим лицам могут потребоваться бумаги, подтверждающие факты ее хозяйственной деятельности. Наиболее часто возникают ситуации, указанные ниже.

    Обращение граждан для получения сведений о стаже

    Личные дела, табели учета рабочего времени, коллективные и трудовые договоры, зарплатные ведомости и т.д.

    Обращение учредителей за данными по кредиторам и дебиторам

    Договоры, соглашения, акты по взаиморасчетам, первичная документация и т.д.

    Запросы проверяющих органов

    Счета-фактуры, расчетные бумаги, бухгалтерская отчетность, Устав

    Если необходимо получить справку о документе, который находится в архиве, нужно сделать запрос. Сотрудники оформят выписку по всем правилам, и она будет иметь юридическую силу.

    Для каждого типа документов определен свой срок. При ликвидации юридического лица рассчитывается остаточный период и на это время подлинники передаются в архив. К этой категории относятся бумаги, у которых не истек срок их сбережения, а также все документы по личному составу.

    Ответственные лица

    Ответственность за организацию хранения документов компании во время ее хозяйственной деятельности несет руководитель. За сбережение бухгалтерских бумаг отвечает главбух. Обязанность по передаче отчетности закон возлагает на:

    • ликвидационную комиссию – в случае добровольного прекращения деятельности общества;
    • конкурсную комиссию – при банкротстве.

    Если компания была большой и осталось много деловых бумаг, то имеет смысл нанять архивариуса. Он систематизирует картотеку, создаст описи, составит смету на хранение.

    К сведению. Работу по сортировке документов должна проводить экспертная комиссия, в состав которой входит специалист по архивному делу.

    Регламентирующие законы

    Список документов и сроки их консервации после ликвидации фирмы, а также порядок их передачи в архив закреплены в следующих законодательных актах:

    • «Основные правила работы архивов организаций» от 06.02.2002 г.
    • Федеральный Закон ФЗ № 125 от 22.10.2004 г.
    • Список для госорганов (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236)
    • Перечень документов в производственной и научно-технической деятельности организаций (утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182);
    • Реестр для госструктур (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988);
    • Порядок и сроки хранения для АО определены в Положении, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс;
    • Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

    Место архивации

    В том случае, когда у предприятия заключен договор с государственной службой архива, документы после ликвидации ООО передаются ей. Если такого договора нет, то муниципальный или государственный архив по месту регистрации обязан принять на хранение только отчеты, содержащие информацию о личном составе сотрудников общества, либо очень значимые для государства бумаги. Эта услуга бесплатная для ООО.

    Ответственный за ликвидацию должен определить место хранения для остальных документов. Например, бумаги, оставшиеся после прекращения деятельности фирмы, по договоренности может взять кто-нибудь из учредителей. Для этого ликвидатор должен оформить акт приема-передачи.

    Те бумаги, которые не содержат важной информации, и их срок подошел к концу, могут быть уничтожены:

    • шредированием;
    • сжиганием;
    • посредством выездного уничтожения.

    Данная процедура должна быть проведена с составлением соответствующего акта.

    Примечание. Существуют частные архивы. Сдать им на хранение по договору можно бумаги в любом количестве. Но за это нужно будет платить.

    Сроки хранения

    Документы, переданные в архив после ликвидации предприятия, могут иметь разный срок сбережения: от 3 лет до вечного хранения. В «Перечне…» утвержденном Приказом Федерального Архивного Агентства № 236 от 20.12.2019 г. представлен списочный состав для разных типов документов, появляющихся в ходе деятельности организации.

    Согласно законодательству, все виды бумаг по периоду хранения разделены на 3 группы:

    1. Постоянного (вечного).
    2. Длительного.
    3. Временного.

    Вечное

    Бумаги, относящиеся к первой группе, должны храниться всегда. К ним относятся отчеты, связанные с хозяйственной деятельностью организации и получением прибыли. Это могут быть:

    • приказы;
    • расписание работы;
    • структура юрлица;
    • учредительные документы, Устав;
    • коммерческие договоры;
    • акты приема-передачи недвижимого имущества;
    • реестры акционеров, выписки из них;
    • годовые отчеты акционерного общества;
    • и др.

    Длительное

    Ко второй группе относятся бумаги, содержащие информацию по личному составу. Они должны храниться не менее 50 лет, если созданы после 2003 г. Для более ранних этот срок равен 75 годам. Это:

    • личные дела персонала по форме Т2;
    • приказы по кадровым изменениям;
    • трудовые договоры;
    • журналы регистрации трудовых книжек;
    • табели учета рабочего времени;
    • лицевые счета по заработной плате;
    • и т.п.

    Временное

    Бумаги, не несущие важной информации, могут сберегаться не более 10 лет. Если, согласно установленному перечню, срок оформленного документа еще не истек, то он сдается в архив. В противном случае его можно уничтожить. Список:

    • доверенности, выданные сотрудникам;
    • таможенные декларации;
    • бухгалтерские отчеты;
    • аудиторские заключения;
    • иные бумаги, не содержащие важную информацию.

    Звуковые и видеоматериалы сберегаются 3 года со дня записи, фотографии – 5 лет. Бумаги, подписанные электронной цифровой подписью – 4 года.

    Перечень содержит 1003 позиции деловой отчетности с указанием для каждой позиции своего времени. Для уточнения периода сбережения документа необходимо пользоваться нормативным актом.

    Сдача в архив

    Оставшиеся деловые бумаги в архив организация направляет самостоятельно. Для этого во время принятия решения о ликвидации общества назначается ответственный. Им может быть ликвидатор, учредитель или конкурсный управляющий, если ООО закрывается в результате банкротства.

    Документы для архива

    Перечень деловых бумаг, которые должны быть сданы в официальное хранилище, определен п. 10 ст. 23 ФЗ 125 от 22.10.2004 г.

    При закрытии частной компании передаче в государственный архив на основании договора, заключенного между ликвидационной комиссией или управляющим и муниципальным хранилищем, подлежат документы:

    • входящие в перечень Архивного Фонда РФ;
    • по личному составу компании;
    • сроки содержания которых еще не истекли.

    Подготовка к сдаче

    Перед тем как сдать бумаги на хранение, их следует подготовить в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций»:

    1. Сначала документы сортируют по срокам хранения и раскладывают в хронологической последовательности по папкам. В одном деле не должно быть более 250 страниц, каждый подлинник должен быть в единственном экземпляре. Бумаги в деле собираются за один год.
    2. Из документов удаляются скрепки и металлические скобки. Вкладываются два чистых листа: первый и последний. Прошиваются все страницы вместе с картонной папкой через 4 отверстия суровой ниткой.
    3. После этого нумеруют арабскими цифрами в правом верхнем углу листа. Первый и последний не считают. Первый предназначен для описи бумаг, на последнем – будет подпись заверителя.
    4. Оформляют обложку для дел по форме, указанной в приложении 11 из Основных правил. На обложке указывают полное и короткое название организации, номер дела, количество страниц.

    Оформление исторической справки

    После этого нужно заполнить специальный бланк с описью подготовленных дел для передачи в архив. Там же следует сформировать историческую справку о ликвидированной организации по установленным правилам. В ней данные указываются в именительном падеже во избежание двусмысленного толкования:

    • полное название организации, юридический адрес;
    • дата создания с перечнем причин;
    • пункты устава, регламентирующие деятельность компании;
    • описание структуры предприятия;
    • перечень руководителей и внутренних актов, на основании которых было проведено назначение;
    • номер расчетного счета;
    • ответственный за состояние бумаг фирмы и ведение дел.

    К слову. Передача оформляется приемопередаточным актом. Архив выдает подтверждение о получении документов на хранение. Эта справка может быть впоследствии затребована госорганами.

    Ответственность за нарушение сроков

    Несвоевременная отправка документов в архив, равно как и отклонение по времени сбережения бумаг может быть расценена, как несоблюдение обязательств по порядку и срокам их хранения, предусмотренных законодательством. Это гарантированная «административка» (ст. 13.25 КоАП).