Как составить реестр документов для налоговой образец

Составляем опись документов в налоговую — образец

• Где скачать бланк описи документов в налоговую для декларации 3-НДФЛ
• Как составить опись документов для налоговой: образец к форме 3-НДФЛ по социальному вычету
• Как выглядит опись документов к декларации 3-НДФЛ по имущественному вычету
• Итоги

Где скачать бланк описи документов в налоговую для декларации 3-НДФЛ

Гл. 23 НК РФ содержит перечень вычетов, которые позволяют уменьшить налогооблагаемую базу по НДФЛ. Основные из них следующие:

• стандартный;
• социальный;
• имущественный;
• профессиональный;
• инвестиционный.

Полезную информацию о вычетах узнайте из специальной рубрики.

При отражении указанных вычетов в отчете 3-НДФЛ для представления его в ФНС физлицу необходимо также составить опись документов, обосновывающих понесенные им расходы.

При этом формат указанной описи не регламентирован. Некоторые налоговые инспекции самостоятельно выбирают ее вид, однако это не мешает налогоплательщику применять свой вариант описи. При этом в описи документов в налоговую по требованию (по образцу, представленному ниже) должна содержаться вся обосновывающая вычет документация.

Скачать образцы описей в налоговую о представлении документов по наиболее востребованным у налогоплательщиков вычетам — имущественному и социальному — вы можете на нашем сайте.

Как составить опись документов для налоговой: образец к форме 3-НДФЛ по социальному вычету

Опись документов для передачи в налоговую – образец будет представлен ниже – по социальному вычету на лечение включает:

• 3-НДФЛ;
• справку 2-НДФЛ;
• контракт на лечение;
• справку из медучреждения об оплате лечения;
• платежные документы, подтверждающие расходы на лечение (квитанции, чеки, платежки и т.д.);
• документ, подтверждающий родство (по вычетам для близких родственников);
• свидетельство о заключении брака (по вычетам для мужа или жены);
• заявление на возврат (если опись и заявление не обобщены).

Можно ли не прилагать к 3-НДФЛ справку 2-НДФЛ, см. в сообщении.

Образец описи документов в налоговую по указанному вычету вы можете скачать на сайте.

Какие расходы физлица попадают под социальный вычет, читайте здесь.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили образец заполнения бланка описи вложения почтового отправления по форме ф. 107. Вы можете скачать такой бланк, а также узнать, где на сайте почты России можно заполнить такую форму. Получите бесплатно пробный доступ к системе.

Как выглядит опись документов к декларации 3-НДФЛ по имущественному вычету

Если плательщик хочет воспользоваться имущественным вычетом, например, по расходам на приобретение квартиры по договору долевого участия (далее — ДДУ), в описи он перечисляет:

Как заполнить декларацию 3-НДФЛ на имущественный вычет, узнайте здесь.

• 2-НДФЛ;
• ДДУ;
• акт приемки-передачи;
• платежные документы;
• заявление на распределение вычета (по совместной или общедолевой собственности);
• заявление на возврат НДФЛ.

Образец, как составить опись документов для налоговой, вам поможет разобраться с этим вопросом. Так, опись по имущественному вычету, совмещенную с заявлением на предоставление вычета, можно скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

Об имущественном вычете и документах для его обоснования см. в публикации «Документы для получения имущественного налогового вычета».

Итоги

Опись — важная составляющая процедуры представления документов в ФНС. Она служит подтверждением передачи бумаг в налоговую, а также поможет вам в дальнейшем исключить повторного их затребования.

Опись документов для передачи в налоговую (образец)

opis_dokumentov_dlya_peredachi_v_nalogovuyu_obrazec.jpg

Похожие публикации

О том, как подать в налоговые органы декларацию о доходах и оформить опись документов в налоговую к 3-НДФЛ, мы уже рассказывали в одной из наших статей. Незатронутой осталась тема формирования пакета документов и сопровождающего документа – описи, для последующей передачи документов, запрашиваемых ИФНС.

Передавая запрашиваемые документы налогоплательщик (компания или ИП) должен приложить к пакету документов опись документов в налоговую, образец которой, не всегда может отвечать установленным требованиям. О том, как правильно составить опись вложения в налоговую, каким должно быть ее содержание, расскажем в этой статье.

Опись документов в налоговую: бланк

При подаче документов по запросу налоговиков субъект обязан предоставить в региональное отделение ИФНС установленный пакет документов, передача которых сопровождается реестром (описью).

Опись в налоговую – это сопровождающий документ, написание которого законодательство возлагает на налогоплательщика. Документ является обязательным приложением к документам, в нем указанным. Стандартизированный бланк описи в налоговую не утвержден, поэтому налогоплательщик может использовать опись, составленную в свободной форме, либо бланк, рекомендованный к использованию в отделении налоговой инспекции по месту предоставления декларации.

В то же время, предусмотренная возможность составлять сопровождающий реестр в свободной форме, не означает, что к его содержанию законодательство не предъявляет никаких требований. Наличие описи (реестра) для передачи документов в налоговую регламентируют ряд нормативных актов, в числе которых Приложение № 18 к Приказу ФНС РФ№ ММВ-7-2/628@ от 07.11.2018 года «Об утверждении форм документов…». Данным приказом в составе документов, передаваемых в ИФНС регламентировано наличие сопроводительной описи. Это может быть отдельно прилагаемый бланк описи документов в налоговую или опись, приведенная в тексте сопроводительного письма.

Составляем опись документов в налоговую

Напомним, что при отсутствии жестких требований к форме описи, ее структура и содержание все же конкретизированы. Чтобы понять обоснованность этих требований, необходимо понимать задачу, которая возложена на этот документ.

Опись документов для передачи в налоговую (образец приведен далее) – это не только скупой перечень прилагаемых документов, прежде всего, это «страховка» налогоплательщика в ситуации, если возникнут разногласия с инспекцией, или в ходе работы налоговиков с документами будет утерян какой-либо из них. В этих случаях правильно составленная опись в налоговую поможет избежать ответственности за непредоставление необходимых документов и начисления штрафных санкций.

Сопроводительная опись для сдачи документов в налоговую относится к административным документам, и по общему правилу подпадает под стандарт документов данной группы, в связи с чем должна содержать:

исходящий номер и сведения о дате регистрации документа;

в правом верхнем углу – сведения об адресате (ИФНС) и субъекте хозяйствования (полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, контактный телефон);

наименование документа – «Опись документов для передачи в ИФНС»;

перечень документов с указанием числа листов в сшивке;

указание на общее количество листов;

дата составления, печать (при наличии).

Важнейшие разделы описи – преамбула и перечень документов. Рассмотрим их более подробно.

Преамбула – часть текста, в которой налогоплательщик указывает на требование ФНС, согласно которому предоставляется данный пакет документов.

Перечень документов – основной раздел описи. При его формировании следует указывать:

порядковые номера позиций описи;

наименование документов, в ней перечисленных;

формат каждого документа – (оригинал, ксерокопия, заверенная копия);

регистрационные данные документа (при наличии – собственный номер, исходящий номер, и проч.);

количество листов по каждому из документов;

общее количество приложений и листов.

Опись документов в налоговую составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с пакетом подтверждающих документов в налоговые органы, в второй экземпляр, на котором специалист ИФНС должен проставить дату принятия документов к рассмотрению и регистрационный входящий номер – хранится у налогоплательщика.

При отправке пакета документов почтой (ценным письмом), также составляется сопроводительная опись письма в налоговую, на которой количество и номенклатура вложений подтверждается подписью почтового оператора.

Формирование пакета документов

Требования к формированию пакета документов, предоставляемых налогоплательщиками на бумажных носителях в ИФНС, регламентированы положениями Приложения № 18 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-2/628@ от 07.11.2018.

Согласно вышеуказанному нормативному акту:

все документы, которые включены в опись (декларации в налоговую, копии подтверждающих документов и т.д.), формируются в тома, объем которых не должен превышать 150 страниц;

каждый том должен быть пронумерован арабскими цифрами, прошит и скреплен печатью и подписью налогоплательщика. Прошивка документов осуществляется таким образом, чтобы в полной мере сохранялась возможность доступа к тексту документов, чтению виз, резолюций, нумерации документов, а возможность также копирования документов без их изъятия из тома.

На заверительной надписи (на наклейке на последнем листе подшивки) указывается:

количество пронумерованных и прошитых листов в томе (цифрами, прописью);

дата формирования тома;

подпись, фамилия и инициалы руководителя (ИП).

В отношении сопроводительного письма и описи требований об их подшивании к документам не содержится, т.е. они просто прилагаются к передаваемым подшивкам.

Как подтвердить льготу по НДС в разделе 7 — составляем реестр документов

Будьте готовы, что льготы, заявленные в декларации по НДС, придётся подтвердить. Налоговая вышлет требование о пояснениях, на которое нужно ответить в течение пяти дней. С 23 ноября 2020 года направляйте в ответ электронный реестр подтверждающих документов по форме ФНС, тогда инспекция запросит только часть документов.

Когда и как подтверждать льготы по НДС в 2021 году

На льготы по НДС имеют право организации и предприниматели, которые занимаются определённой деятельностью (ст. 56 НК РФ). Например, от НДС освобождены продажа некоторой медтехники, булочек в школьной столовой, услуги по перевозке пассажиров, ритуальные услуги и пр.

Если вы указали такие льготы в разделе 7 декларации по НДС, будьте готовы подтвердить их налоговой (п. 6 ст. 88 НК РФ). ИФНС направит требование о пояснениях, ответить на которое нужно в течение пяти рабочих дней. Если этого не сделать, последует штраф — 5 000 рублей за первое и 20 000 рублей за повторное нарушение.

При проверке льгот ФНС пользуется риск-ориентированным подходом. Это значит, что первоначально она не требует от компании все документы по льготным операциям. Для подтверждения льготы достаточно направить в налоговую реестр подтверждающих документов.

Как подать реестр документов, подтверждающих льготу

Реестр документов подаётся в ответ на требование налоговой о представлении пояснений. Начиная с 23 ноября 2020 года, его можно направлять по ТКС, в электронном виде в формате xml (письмо ФНС России от 12.11.2020 № ЕА-4-15/18589).

Форма реестра рекомендована, но не обязательна. Подать пояснения можно в любом виде, но у электронного реестра по форме есть преимущество — только при его подаче налоговая потребует не все документы по льготе, а только часть. Если пояснения составлять не по форме или подать реестр в бумажном виде, документы придётся представлять в полном объёме.

Инспекция изучит информацию в представленном реестре и истребует документы, подтверждающие обоснованность налоговых льгот (ст. 93 НК РФ). С помощью системы АСК-НДС инспекция оценит уровень налогового риска организации. Именно от него зависит количество истребуемых документов — 5 % при низком уровне и до 40 % при высоком. На подачу документов отводится 10 рабочих дней со дня получения требования.

Есть ещё одно ограничение по списку документов — минимум 50 % от объема запрошенных документов должны подтверждать наиболее крупные суммы операций, по которым применены льготы.

Критерии оценки риск-ориентированного подхода

Критерии оценки риск-ориентированного подхода к проведению камеральных проверок деклараций с льготами приведены в письме ФНС РФ от 26.01.2017 № ЕД-4-15/1281@ и дополнены письмом от 12.11.2020 № ЕА-4-15/18589.

При проведении камеральных проверок налоговики учитывают совокупность следующих факторов:

• уровень налогового риска, присвоенного Системой управления рисками АСК «НДС-2» (далее — СУР);
• результат предыдущих камеральных проверок деклараций по НДС на правомерность применения налоговых льгот.

СУР автоматически распределяет плательщиков НДС на три группы риска: высокий, средний, низкий. Распределение основано на данных о налогоплательщике, которые есть в налоговой. Информация о присвоенной группе риска закрыта.

Информация о присвоенных критериях налогового риска отображается в программном комплексе «АСК НДС-2». Результаты оценки налоговики используют при камеральных, выездных и встречных проверках.

Как заполнить реестр документов по НДС

Порядок заполнения реестра дан в Приложении № 1 к Письму ФНС России от 12.11.2020 № ЕА-4-15/18589. Перечисляя все документы в реестре, сгруппируйте их сначала по кодам операций, затем по видам, а затем по контрагентам. Разберём заполнение по графам:

• Графа 1 — семизначный код операции, который указали в разделе 7 декларации (приложение № 1 к Приказу ФНС России от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558).
• Графа 2 — вид, группа, направление операции внутри кода налоговой льготы. Например, медицина — услуги по обязательному медицинскому страхованию, услуги по диагностике, профилактике и лечению, услуги скорой помощи и пр.
• Графа 3 — сумма квартальной выручки по каждой операции из графы 2. В последней строке графы 3 «Всего по коду» укажите сумму выручки по всем операциям.
• Графы 4, 5, 6 — наименование/ФИО, ИНН и КПП контрагента по договору.
• Графы 7, 8, 9 — тип, номер и дата документа, подтверждающего льготу.
• Графа 10 — общая сумма операции по контрагенту или нескольким контрагентам при использовании типового договора. Выручка по графе 10 суммируется по всем операциям с одним кодом и указывается в строке «Всего по коду».

Общую сумму льготной операции укажите в строке «Всего по коду».
Общую сумму по всем контрагентам укажите в строке «Всего сумма операции».

Пример реестра подтверждающих документов по НДС

Рассмотрим заполнение реестра на примере аптеки ООО «Булат». В I квартале 2021 года организация оказывала услуги по изготовлению лекарственных препаратов и ремонту протезно-ортопедических изделий.
Лекарства изготавливались по запросу городских медицинских учреждений. Общая сумма выручки по необлагаемым операциям — 500 000 рублей. Услуги по ремонту протезно-ортопедических изделий оказывались юридическим и физическим лицам на общую сумму 125 000 рублей.

Общая стоимость медицинских услуг, предоставленных аптекой, составила 625 000 рублей. Напомним, что такие медицинские услуги не облагаются НДС (ст. 149 НК РФ).

Аптека сдала в налоговую декларацию по НДС за I квартал 2021 с заполненным разделом 7 по коду операции 1010269 (реализация услуг аптечных организаций) и получила требование о представлении пояснений по льготе. В ответ на требование «Булат» представит заполненный реестр:

Можно ли не отвечать на требование налоговой по льготам

Налоговики запрашивают пояснение практически по всем декларациям с заполненным разделом 7. При этом они ссылаются на п. 6 ст. 88 НК РФ. Но эта статья разрешает истребовать пояснения и документы именно по льготным операциям, а не по всем, которые освобождены от НДС или не признаются объектами налогообложения (ст. 146, 149 НК РФ). При истребовании органы должны опираться на понятие «льготы», закреплённое в п. 1 ст. 56 НК РФ.

Требовать подтверждения права на льготу налоговая может, только если организация на самом деле имеет преимущества перед другими налогоплательщиками. Иными словами, операции облагаются налогом не у всех, а только у компаний из определённых категорий. Например, не облагаются налогом и не являются льготными операции по продаже земли, гарантийному ремонту, распространению рекламных материалов стоимостью до 100 рублей за штуку, получению процентов по займам.

По таким операциям налоговики не вправе запрашивать документы (письма Минфина от 11.02.2019 № 03-07-07/8029 и от 03.12.2014 № 03-07-15/6190, п. 14 постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014). Привлечь к ответственности и оштрафовать за непредставление пояснений в этом случае нельзя.

Игнорировать требование налоговой мы не рекомендуем. Следует хотя бы направить письмо с отказом в представлении документов или представить пояснение с документом-обоснованием. Например, если вы продаёте необлагаемую медтехнику, таким документом будет регистрационное удостоверение.

Письмо об отказе в представлении документов должно содержать ссылку на статью, в соответствии с которой операцию нельзя признать льготной. Вот пример:

«В соответствии с пп. 6 п. 2 ст. 146 НК РФ операции по реализации земельных участков и долей в них не признаются объектом обложения НДС. Отсутствие таких операций в перечне объектов налогообложения не является налоговой льготой. Правом не начислять НДС с выручки от продажи земельных участков могут пользоваться любые организации без каких-либо ограничений. В связи с этим ООО “Звезда” уведомляет об отказе представить документы, указанные в требовании от 12.04.2021 № 321».

Читайте также

• Расхождения налоговой базы по прибыли и НДС: как дать пояснения
• Как возместить НДС быстрее — новые правила камеральных проверок
• Новая декларация по НДС с IV квартала 2020 года. Что изменилось?
• НДС при банкротстве: можно ли получить вычет

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Что и как прикладывать к 3-НДФЛ

Нужно ли что-либо прикладывать к декларации

Часто важно приложить к декларации правильные документы и сделать это правильно. Какие документы нужно приложить, зависит от того, для чего Вы подаете декларацию. Ниже перечислены некоторые ситуации, требующие различных документов. Если у Вас более одного варианта, прикладывайте, пожалуйста, и те документы, которых требует одна ситуация, и те, которых требует другая. Например, если Вы за один и тот же календарный год отчитываетесь о продаже автомашины и претендуете на налоговый вычет по расходам на обучение, приложите и документы по машине, и документы по обучению. При этом заявление можно сделать одно, но в него включить и содержимое заявления о машине, и содержимое заявления об обучении. Не нужно прикладывать к декларации паспорт или его копию, если Вы подаете декларацию за себя.

Возвращаем налоги

Тому, какие документы необходимы для возврата налогов, посвящена отдельная страница. На ней есть перечни того, какие документы нужно подать для возврата налогов в различных ситуациях, и образцы некоторых документов — заявлений, соглашений и так далее. Эта страница находится в разделе «Полезное» и называется «Документы для вычета».

Продаем имущество: жилье, автомашину и тому подобное

В случае продажи имущества, нужно приложить разные документы в зависимости от того, пользуетесь ли Вы вычетом по продаже имущества или уменьшаете (при подсчете налога) выручку от продажи имущества не на вычет, а на фактические расходы по приобретению этого имущества. Почитать подробнее о том, чем отличаются эти два случая, можно на страницах раздела «Налоги»: «Продали жилье» и «Продали машину».

Это нужно, чтобы показать стоимость продажи. Копия не обязательно должна быть заверена нотариально. Можно заверить ее самостоятельно. Как — описано ниже.

Если же Вы выбрали «расходы», во-первых, желательно приложить копию договора купли-продажи (либо аналогичного документа) по продаже. Это нужно, чтобы показать стоимость продажи. В терминах декларации это – доход от продажи. Это желательно, но не обязательно. Копия не обязательно должна быть заверена нотариально. Можно заверить ее самостоятельно. Во-вторых, очень важно (это обязательно) приложить документы (копии) о покупке имущества — автомашины, квартиры, т.п. (именно этой же автомашины или квартиры, а не другой, если Вы купили другую). Это нужно, чтобы показать расходы, чтобы у Вас не было налога к уплате. Как правило, нужны именно 2 документа – копии (1) договора купли-продажи (либо аналогичного документа) по покупке и (2) платежного документа, который подтвердит, что Вы действительно заплатили. Платежный документ может быть различным, в зависимости от способа оплаты. Например, это может быть платежное поручение при оплате безналичным расчетом через банк.

Как приложить: копии и заверения

Если Вы прилагаете к декларации заявления на вычет, справки 2-НДФЛ и справки из банка об уплаченных процентах, они, как правило, подаются в оригинале. Если Вы прилагаете какие-либо другие документы, как правило, нужно подавать либо оригинал документа, либо нотариально заверенную копию, либо копию, заверенную самостоятельно. В последнем случае мы рекомендуем подавать декларацию лично (не по почте) и взять с собой в налоговую инспекцию оригиналы документов. Сотрудники инспекции могут проверить соответствие копий оригиналам и проставить на копиях подтверждающие отметки. При заверении копий самостоятельно, такое заверение обязательно должно включать фразу «Копия верна», Вашу подпись, расшифровку подписи (лучше фамилия, имя, отчество полностью) и дату заверения. То есть Вам необходимо написать все это на каждом листе документа.

Заявления и реестр документов

Заявление по некоторым видам вычетов отменили, но некоторые инспекции продолжают их требовать. Поэтому лучше всегда их писать. Реестр документов, которые прилагаются к декларации, Вы не обязаны делать, но часто он помогает и Вам, и инспектору не запутаться. Такой реестр можно сделать частью заявления, то есть в заявлении указать перечень прилагаемых документов, написав, например, так: «К данному заявлению и декларации прилагаются следующие документы. «.

Как подавать

На нашем веб-сайте есть специальная страница, на которой описано, сколько экземпляров декларации подавать, можно ли отправить декларацию по почте, и как оформить опись вложения. Эта страница находится в разделе «Декларация 3-НДФЛ» и называется «Как подавать».

Как собрать документы для налоговой проверки

Проверка — сама по себе больная тема для любого бухгалтера, но когда для ее успешного прохождения надо подготовить большой объем документов это становится настоящей бедой.

Есть несколько вариантов как можно собрать документы для проверки. Не обязательно только для налоговой службы, но и, например, Пенсионного фонда, ФСС или банка. Каждый напрямую зависит от того как организовано хранение документов.

Вариант первый: бумажный архив

Если вы храните все документы в офисе или в специально отведенном под архив помещении в организации, то получаете несколько преимуществ:

• доступ к данным есть постоянно;
• систему хранения компания организует так, как ей удобно, например, использует цветную маркировку папок, нумерацию, нанесение штрих-кодов и т.д.
• архивацией занимается штатный сотрудник и несет за свою работу ответственность.

Есть и ряд минусов:

• нужно выделять помещение для хранения, аренда офиса для таких целей влетит в копеечку, а при использовании склада не факт, что будут обеспечены условия сохранности (бумага не любит сырость) и удобный доступ;
• при больших объемах нужно назначать отдельного сотрудника для организации и руководства архивом. Если в компании идет текучка кадров, то новичкам понадобится время разобраться в системе хранения, еще хуже, если дела велись неправильно — бухгалтеры знают, какие порой приходится разбирать завалы, оставленные предшественниками;
• к сожалению, некоторые руководители страдают любовью к бюрократии — к примеру, придется добиваться разрешения для доступа к архиву, а это будет тормозить работу.

Чтобы подготовить подборку для представления в налоговую службу или другой госорган придется пройти несколько шагов : собрать все необходимые документы, сделав выборку, например, за определенный отчетный период, затем скопировать или отсканировать документы, сшить их или собрать в единый файл (если документов много, необходимо их «сжать», уменьшив объем данных и заархивировать специальной программой).

Обратите внимание! Подготовленные копии нужно пронумеровать и составить к ним реестр, а также заверить — поставить печать (если ООО или ИП ее использует), надпись «Копия верна» и подпись ответственного лица, возможно понадобиться указать дату заверения.

После того как вы все собрали и подготовили — отправляйте или лично передавайте комплект для проверки. Обязательно сохраните подтверждение передачи — опись вложения и квитанцию почты, свой экземпляр реестра с отметкой о вручении, электронную квитанцию об отправке через оператора ТКС.

Постепенно традиционная система хранения уходит в прошлое. Многие архивы организаций сейчас оцифровывают, ведь это защищает документы от утраты. Иногда в бухгалтерию поступают чеки на бумаге, которая напоминает реквизит фокусника — сегодня на ней все напечатанное видно, а через месяц — только белый лист. Как потом подтвердить расходы?

Вариант второй: электронный

Можно даже разбить его на два типа: полностью электронный документооборот — ЭДО или комбинированный — документы поступают в организацию разными способами, бумажные экземпляры сканируют или распознают, после чего загружают в программу и (или) электронный архив .

Это уже продвинутые технологии:

Во-первых , документы аккумулируются в виде файлов, которые гораздо легче хранить и находить, чем картонные папки «Дело»;

Во-вторых , можно настроить права доступа сотрудникам и не придется каждый раз обращаться к архивариусу или руководству — достаточно войти в систему под своим логином и паролем. Проще осуществлять контроль за обращением к сведениям представляющим коммерческую, государственную тайну или к персональным данным физических лиц;

В-третьих , это экономично — не нужно отдельного помещения и специального сотрудника.

Из минусов: придется приобрести мощный сервер и настроить локальную сеть, при сканировании бумажных документов необходимо сохранять оригиналы (т.е. опять же их где-то надо хранить).

Зато подготовка подборки документов для проверки осуществляется намного быстрее. Можно сделать отбор по заданным параметрам в системе или скопировать нужные файлы из папок. В этом случае отвечать на запрос ФНС целесообразно в электронном виде, иначе какой смысл был во всех предыдущих действиях?

Вариант третий: передать архив специализированной компании

Это оптимальный вариант, если отсутствуют ресурсы для самостоятельной организации хранения. Причем в этом случае вы избавлены от всех проблем, включая сборку документов для проверки. Расскажем на примере компании «Делис Архив» как выглядит такой способ архивации.

• При необходимости (вдруг у вас и на это времени не хватает) мы собираем документы от поставщиков, клиентов и курьеров сами;
• Забираем из офиса документы , которые вы хотите передать на хранение ;
• Оцифровываем данные — сканируем и загружаем в облако «Делис Архив» , перед этим, по желанию клиента, проводим проверку реквизитов, сопоставление данных (к примеру, номенклатуры) со справочниками бухгалтерской программы.

В систему документы заносятся с указанием заданных параметров, по которым их потом легко отыскать. Мы также можем организовать процесс на вашей территории и внедрить систему хранения в организации;

• Бумажные экземпляры сохраняются на специальном складе в обезличенном виде, с использованием системы кодировки;

После того, как документы переданы нам и переведены в электронный вид, вы получаете к ним доступ любым удобным способом:

1. на бумаге — мы сделаем копии и привезем их или оригиналы к вам в офис;
2. через систему «Делис Архив» — работайте с электронными версиями документов, причем вы увидите образ — скан документа, это все равно как если бы у вас перед глазами находился оригинал;

Вы можете скопировать информацию на любой носитель в любом удобном формате.

Чтобы собрать, например, пакет документов для проверки за 2020 год следует просто задать соответствующий параметр в системе, отметить какие именно документы нужно отобрать (допустим, накладные, счета фактуры и акты от конкретного поставщика для встречки), затем распечатать их или скачать и передать проверяющим.

Так, благодаря системе электронного архива, можно решить сразу несколько важных задач и добиться существенной экономии, а на поиск документа будет уходить в несколько раз меньше времени. Воспользоваться архивом смогут все сотрудники компании, даже работающие на удаленке или в другом подразделении.

Если у документов закончится установленный срок хранения (о сроках хранения документов мы рассказывали в предыдущем посте ), то «Делис Архив» обеспечивает их своевременное уничтожение в соответствии с требованиями законодательства.

Мы работаем уже более 19 лет и за это время внедрили более сотни электронных архивов. Если вам интересно узнать больше о наших услугах , оставьте свои координаты в форме ниже и мы свяжемся с вами: