Как правильно оформить реестр документов для налоговой

Форма ТОРГ-31. Сопроводительный реестр сдачи документов

Компания в течение отчетного периода должна регистрировать всю документацию по приходным и расходным операциям перед сдачей ее в бухгалтерию. Для этого используется сопроводительный реестр сдачи документов по форме ТОРГ-31. Заполнением занимается материально ответственное лицо. Как правильно заполнить форму, разберемся в статье.

Общие сведения

Реестр по форме ТОРГ-31 — это первичный учетный документ. Бумаги по расходным и приходным операциям могут учитываться последовательно, либо для каждой разновидности операций применяется отдельный бланк. В реестре указывают данные о документах и организации, которая их отправила, количество листов, дополнительные сведения.

Материально ответственное лицо заполняет два экземпляра формы за каждый отчетный период. Один экземпляр нужно передать в бухгалтерию вместе с документами, а второй остается у работника, заполнившего реестр.

Вносить информацию в реестр можно от руки или на компьютере. При втором способе нужно иметь в виду, что подписи на документе должны быть «живые». Расписываются работник, сдающий документы (например, менеджер по закупкам), принимающий документы (бухгалтер), проверяющий документы (например, руководитель компании или уполномоченное на это лицо).

Несколько слов о форме ТОРГ-31

Эта унифицированная форма была закреплена для использования постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132. Она стала рекомендованной для применения с начала 2013 года (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). С этого времени организации сами решают, какие формы первички им применять: унифицированные или самостоятельно разработанные.

Если фирма приняла решение разрабатывать бланки сама, то нужно помнить о наличии обязательных реквизитов первичного учетного документа. Они перечислены в п. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «Закона о бухгалтерском учете». Разработанные бланки нужно утвердить в учетной политике компании специальным приказом руководителя.

Заполняем реестр по форме ТОРГ-31

Документ состоит из шапки и табличной части. В шапку необходимо внести такие сведения:

  • Наименование хозяйствующего субъекта и его код по ОКПО.
  • Структурное подразделение.
  • Вид деятельности компании.
  • Номер документа и дату его составления.
  • Отчетный период.

В табличной части нужно указывать такие данные:

  • Название организации-поставщика.
  • Ее код по ОКПО.
  • Название документа (номер формы и наименование), его номер и дату составления.
  • Количество листов в документе.
  • Примечание. Здесь можно указать какие-либо уточнения, пояснения.

На оборотной стороне таблица продолжается. Если количества строк в таблице не хватает, то в электронном варианте можно добавить необходимое число строк.

После заполнения таблицы подводят итог по количеству листов в документе. Далее прописью указывают общее количество бумаг и листов в них. Когда документ будет проверен, расписываются работники: сдавший документы, принявший документы, проверивший всю информацию о документах. Обязательно нужно указать должности и расшифровки подписей.

Разрешено ли вносить исправления в документ?

Если в реестре были выявлены фактические ошибки, например, работник неверно вписал номер документа или поставил не ту дату, то в этом случае исправить неточность можно с применением традиционного алгоритма:

  1. Ошибочные данные нужно аккуратно зачеркнуть одной линией.
  2. Рядом или над строкой написать правильные данные.
  3. Далее нужно написать: «Исправленному верить».
  4. После этого работник, вносивший исправления, должен поставить свою подпись и дату.

Исправить ошибки нужно в каждом экземпляре документа. С внесенными изменениями знакомят всех работников, которые участвуют в заполнении или проверке данного реестра.

Что нужно знать о представлении документов по требованию инспекции

Некоторое время назад были скорректированы правила подачи документов по требованию налоговых инспекторов, а в июне – и формат уведомления о невозможности их представления. Кроме того, последние сообщения Минфина, ФНС и примеры судебной практики раскрывают новые нюансы удовлетворения профессионального любопытства ИФНС. О том, от какой налоговой может прийти запрос, куда представлять документы, если проверка проводится не в стенах инспекции, и какие бумаги вправе истребовать фискалы, читайте в нашем материале.

Сообщать инспекции о невозможности представить запрошенные документы нужно по новой форме

Налоговая служба с 09.06.2019 обновила бланк уведомления о невозможности представления в установленный срок документов (бумажную форму плюс электронный формат).

Изменение бланка потребовалось из-за введенной Законом от 03.08.2018 № 302-ФЗ нормы, позволяющей не отправлять документы в ИФНС повторно.

О невыполнимости требования проверяющих компания обязана предупредить ИФНС не позднее:

  • одного дня, если материалы касаются работы самой организации;
  • пяти дней, если контролерам необходима информация о контрагентах.

В бланке предусмотрены три блока для отдельных случаев заполнения:

  • первый – для указания конкретной причины продления срока;
  • второй – в случае утраты документов или их передачи в аудиторскую организацию;
  • третий – если запрошенные документы уже были представлены в ИФНС ранее.

Примечание редакции:

Подача данного уведомления не может гарантировать продление срока для подачи документации.

Тем не менее в случае отказа проверяющих и наложения штрафа факт его отправки поможет снизить или вовсе отменить санкции.

Обновлены правила предоставления документов

Налоговики обновили формы документов, используемых в контрольных мероприятиях, в том числе бланк требования о представлении пояснений и документов.

Кроме того, скорректированы требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе. Весь объем бумаг для инспекторов должен быть разделен на части размером не более 150 листов каждая. Каждый такой том отдельно прошивается, нумеруется и заверяется личной подписью лица, подтверждающего подлинность бумаг. Печать компании для их заверения по новым правилам не нужна. Документы более чем на 150 страницах на части не разделяются.

К собранному пакету должно быть приложено сопроводительное письмо с указанием реквизитов требования инспекторов или изложено иное основание для представления бумаг. Письмо должно содержать опись всех документов, либо эта информация должна идти в качестве приложения к нему.

Примечание редакции:

В случае представления документов в электронном виде через ТКС или личный кабинет опись данных, переданных в инспекцию, формируется автоматически. Кроме того, исходя из текста регламента, сопроводительное письмо необходимо составлять только при направлении бумаг по требованию ИФНС.

Добровольное их представление под новое требование не подпадает.

Когда инспекторы вправе требовать документы, и чем грозит неподчинение

Налоговый орган вправе требовать документы:

  • необходимые в связи с камеральной или выездной проверкой налогоплательщика (п. 1 ст. 93 НК РФ);
  • касающиеся деятельности проверяемого контрагента (п. 1 ст. 93.1 НК РФ);
  • относительно конкретной сделки вне рамок проведения налоговых проверок (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).

Ответственность за отказ от представления запрошенных документов в отношении собственной деятельности или их непредставление в установленные сроки предусмотрена ст. 126 НК РФ. Мера ответственности – штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Иные лица за непредставление документов о налогоплательщике, отказ подать имеющиеся у них документы либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями могут быть привлечены к ответственности по п. 2 ст. 126 НК РФ. Сумма штрафа для организаций и ИП – 10 тыс. рублей.

За неправомерное несообщение либо несвоевременное сообщение истребуемой информации (не документов) ответственность наступает в соответствии со ст. 129.1 НК РФ. При первом правонарушении это влечет наложение штрафа в размере 5 тыс. рублей. Повторное деяние в течение календарного года карается штрафом в сумме 20 тыс. рублей.

КоАП РФ также предусмотрены санкции для должностных лиц налогоплательщика, непредставивших инспекторам или исказивших документы и сведения, необходимые для осуществления налогового контроля. Наказание в виде штрафа назначается в соответствии с п.1 ст. 15.6 кодекса и может составить от 300 до 500 рублей.

Читайте также  Нужно ли регистрировать фискальный регистратор в налоговой

Кроме того, если налогоплательщик не представил в срок документы, запрашиваемые при проведении налоговой проверки, инспекция может их изъять (п. 4 ст. 93 НК РФ).

Причем фискалы вправе не обращать внимание даже на отказ проверяемого открыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы. Инспектор может сделать это самостоятельно, стараясь без необходимости не повреждать запоры, двери и другие предметы (п. 4 ст. 94 НК РФ).

Еще одно возможное последствие неисполнения требования инспекторов – налоговый орган может определить суммы к уплате в бюджет расчетным путем на основании имеющейся у него информации о предприятии, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). В этом случае налог будет исчислен примерно, и аргументы о недостоверности расчета приниматься не будут (Постановление Президиума ВАС РФ от 22.06.2010 № 5/10). Спор о законности решения ИФНС, по которому инспекторы доначислили компании 21 млн рублей НДС, завершился в пользу проверяющих (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 13.03.2019 № Ф08-12102/2018).

Судьи указали, что общество без каких-либо объективных причин не представило первичные документы по требованию инспекции, умышленно противодействуя проведению налогового контроля. При таких обстоятельствах последующая попытка компании представить опровержения доначислений в суде является злоупотребление правом и не может повлечь отмены решения ИФНС, вынесенного по результатам проверки.

Сроки предоставления документов в ИФНС

ТАБЛИЦА: «Сроки предоставления документов в ИФНС»

Что предоставляется в ИФНС

Квитанция о получении сообщения от ИФНС по ТКС

Представление документов по требованию налогового органа: способы направления и предоставления документов

Способы направления требования

Налоговому органу предоставлена возможность передачи документов по его усмотрению следующими способами (п.4 ст. 31 НК РФ):

  • вручение непосредственно под расписку лицу, которому они адресованы, или его представителю;
  • направление по почте заказным письмом. Считается полученным на шестой рабочий день со дня отправки заказного письма (п. 6 ст. 6.1 НК РФ);
  • передача в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через оператора электронного документооборота. Датой получения считается дата, указанная в квитанции о приеме (п.п. 6, 12, 13 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168);
  • передача через личный кабинет налогоплательщика (действует с 01.01.2015, Федеральный закон от 04.11.2014 № 347-ФЗ). Датой его получения считается день, следующий за днем размещения документа в личном кабинете налогоплательщика (абз. 4 п. 4 ст. 31 НК РФ).

Нюансы направления требования по ТКС.

Порядок направления требования о представлении документов (информации) в электронном виде по ТКС утвержден приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ (далее — Порядок).

Требование о представлении документов, направленное в электронном виде по ТКС, считается принятым налогоплательщиком, если налоговому органу поступила квитанция о приеме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью) налогоплательщика. Напоминаем, что датой получения требования считается дата, указанная в квитанции о приеме (п.п. 6, 12, 13 Порядка).

Важно отметить, что в случае, если налоговый орган, не получит квитанцию о приеме, он должен направить требование о представлении документов на бумажном носителе (п. 19 Порядка). Но это правило не распространяется на лиц, которые с 01.01.2015 обязаны представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме (например, плательщики НДС). Эти лица обязаны передать налоговому органу квитанцию о приеме таких документов в электронной форме по ТКС в течение 6 рабочих дней со дня их отправки налоговым органом (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Если не представить квитанцию в срок, налоговый орган в течение 10 рабочих дней со дня истечения шестидневного срока вправе приостановить операции по счетам в банке и переводам его электронных денежных средств (пп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 21.04.2015 № 03-02-08/22548).

В указанных случаях необходимо сформировать уведомление об отказе в приеме требования, подписать его ЭЦП и направить в налоговый орган. А налоговый орган должен устранить указанные в уведомлении ошибки и повторить процедуру направления требования о представлении документов (п. 16 Порядка).

Способы предоставления документов

Истребуемые документы (информация) могут быть представлены в налоговый орган следующими способами (п. 2 ст. 93 и абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ):

  • лично или через представителя,
  • направлены по почте заказным письмом;
  • по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика в порядке, установленном ФНС России.

Способ представления истребуемых документов (информации) определяется налогоплательщиком самостоятельно в рамках НК РФ (письмо ФНС России от 25.11.2014 N ЕД-4-2/24315).

НК РФ установлены следующие формы представления истребуемых документов:

  • на бумажном носителе в виде заверенных проверяемым лицом копий;
  • в электронной форме по установленным ФНС России форматам.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Заверенная копия документа — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013). При заверении соответствия копии документа ниже реквизита «Подпись» необходимо проставить (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003):

  • заверительную надпись «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения.

А вот заверять надпись на копии печатью необязательно, даже если организация не отказалась от ее использования (Письмо ФНС от 5 августа 2015 г. № БС-4-17/13706@). Также не требуется нотариально удостоверять копии документов (п. 2 ст. 93 НК).

Согласно позиции Минфина и ФНС при представлении в налоговый орган многостраничного документа необходимо отдельно заверять каждую страницу такого документа либо прошить все страницы, пронумеровать их и заверить всю подшивку. При этом объем подшивки не должен превышать 150 листов (Письма Минфина от 29.10. 2015 № 03-02-РЗ/62336, ФНС от 13.09.2012 г. № АС-4-2/15309@). При этом прошивать вместе разные документы и заверять всю пачку не следует (Письма Минфина от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849, ФНС 02.10.2012 г. № АС-4-2/16459).

Подготовленные для налогового органа документы необходимо сопроводить письмом в двух экземплярах с описью представляемых документов. На своем экземпляре сопроводительного письма (описи) необходимо поставить отметку налогового органа о принятии документов для получения письменного доказательства предоставления документов инспекции.

Помните, что при отправке документов по почте, направить их следует заказным отправлением с описью почтового вложения и с уведомлением о вручении.

Особенности представление документов в электронной форме

Порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) утвержден приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

Представление документов в электронной форме допускается только тогда, когда они составлены по форматам, установленным ФНС России.

Обращаем внимание, что в настоящее время ФНС России установлены форматы следующих документов:

  • счет-фактура, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, в том числе дополнительные листы к ним (приказ ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@);
  • документ о передаче результатов работ (документ об оказании услуг) (приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@;
  • документ о передаче товаров при торговых операциях (приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);
  • опись документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по ТКС (приказ ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@).
Читайте также  Необоснованная налоговая выгода понятие признаки последствия получения

Приказами ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ и от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ утверждены новые форматы:

  • счета-фактуры и документа об отгрузке и об изменении стоимости товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, применяемого при расчетах по НДС и (или) при оформлении фактов хозяйственной жизни;
  • корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость и (или) при подтверждении факта изменения стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

С 02.06.2016 года исключена возможность выбора налогоплательщиком способа представления документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным ФНС России.

Представление таких документов осуществляется только по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ в ред. Федерального закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ).

Представление документов в виде сканированных копий

В настоящее время возможность представления документов в виде сканированных копий установлена не для всех документов. В виде скан-образов допускается представлять только:

  • договоры (соглашения, контракт), в том числе дополнений (изменений);
  • спецификации (калькуляции, расчета) цены (стоимости);
  • акта приемки-сдачи работ (услуг);
  • счета-фактуры, в том числе корректировочного;
  • товарно-транспортной накладной;
  • товарной накладной (ТОРГ-12);
  • грузовой таможенной декларации/транзитной декларации, в том числе добавочных листов к ним;
  • отчет о выполненных НИОКР.

Указанный перечень документов является исчерпывающим, непоименованные документы можно представить в налоговый орган только в виде бумажных копий (письма ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@, от 23.11.2015 № ЕД-4-2/20421).

Истребуемые документы, составленные на бумажном носителе, могут быть представлены в налоговый орган в электронной форме в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов) по форматам, установленным ФНС России (абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ в ред. Федерального закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ).

Обращаем внимание, что при представлении истребуемых документов в налоговый орган в электронной форме по ТКС, они должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или усиленной квалифицированной электронной подписью его представителя (абз. 5 п. 2 ст. 93 НК РФ).

В заключение

В настоящее время наблюдается ужесточение налогового контроля. Данный факт подтверждает и официальная отчетность налоговых органов. Так, несмотря на то, что по информации ФНС России в 2015 году число выездных налоговых проверок снизилось на 14% (с 35,8 тысяч до 30,6 тысяч), эффективность одной выездной проверки за год выросла на 8% и составила почти 9 млн. руб., а уровень взыскания доначисленных сумм возрос до 60%.

Хочется обратить особое внимание на то, что именно с истребования документов (информации) начинается налоговый контроль за деятельностью налогоплательщика и очень важно с самого начала выстроить верную тактику поведения. Поэтому, как показывает практика, чем раньше организация обращается к профессионалам для сопровождения налоговой проверки, тем успешнее получается отстоять законные права и интересы компании.

В заключение хотелось бы отметить, что нюансов по истребованию документов (информации) в рамках налогового контроля очень много, данной статье охвачена только небольшая их часть. В следующих наших статьях рассмотрим не менее важные моменты, связанные с требованиями налогового органа (повторное представление документов, ответственность и возможность ее смягчения и пр.).

Что и как прикладывать к 3-НДФЛ

Нужно ли что-либо прикладывать к декларации

Часто важно приложить к декларации правильные документы и сделать это правильно. Какие документы нужно приложить, зависит от того, для чего Вы подаете декларацию. Ниже перечислены некоторые ситуации, требующие различных документов. Если у Вас более одного варианта, прикладывайте, пожалуйста, и те документы, которых требует одна ситуация, и те, которых требует другая. Например, если Вы за один и тот же календарный год отчитываетесь о продаже автомашины и претендуете на налоговый вычет по расходам на обучение, приложите и документы по машине, и документы по обучению. При этом заявление можно сделать одно, но в него включить и содержимое заявления о машине, и содержимое заявления об обучении. Не нужно прикладывать к декларации паспорт или его копию, если Вы подаете декларацию за себя.

Возвращаем налоги

Тому, какие документы необходимы для возврата налогов, посвящена отдельная страница. На ней есть перечни того, какие документы нужно подать для возврата налогов в различных ситуациях, и образцы некоторых документов — заявлений, соглашений и так далее. Эта страница находится в разделе «Полезное» и называется «Документы для вычета».

Продаем имущество: жилье, автомашину и тому подобное

В случае продажи имущества, нужно приложить разные документы в зависимости от того, пользуетесь ли Вы вычетом по продаже имущества или уменьшаете (при подсчете налога) выручку от продажи имущества не на вычет, а на фактические расходы по приобретению этого имущества. Почитать подробнее о том, чем отличаются эти два случая, можно на страницах раздела «Налоги»: «Продали жилье» и «Продали машину».

Это нужно, чтобы показать стоимость продажи. Копия не обязательно должна быть заверена нотариально. Можно заверить ее самостоятельно. Как — описано ниже.

Если же Вы выбрали «расходы», во-первых, желательно приложить копию договора купли-продажи (либо аналогичного документа) по продаже. Это нужно, чтобы показать стоимость продажи. В терминах декларации это – доход от продажи. Это желательно, но не обязательно. Копия не обязательно должна быть заверена нотариально. Можно заверить ее самостоятельно. Во-вторых, очень важно (это обязательно) приложить документы (копии) о покупке имущества — автомашины, квартиры, т.п. (именно этой же автомашины или квартиры, а не другой, если Вы купили другую). Это нужно, чтобы показать расходы, чтобы у Вас не было налога к уплате. Как правило, нужны именно 2 документа – копии (1) договора купли-продажи (либо аналогичного документа) по покупке и (2) платежного документа, который подтвердит, что Вы действительно заплатили. Платежный документ может быть различным, в зависимости от способа оплаты. Например, это может быть платежное поручение при оплате безналичным расчетом через банк.

Как приложить: копии и заверения

Если Вы прилагаете к декларации заявления на вычет, справки 2-НДФЛ и справки из банка об уплаченных процентах, они, как правило, подаются в оригинале. Если Вы прилагаете какие-либо другие документы, как правило, нужно подавать либо оригинал документа, либо нотариально заверенную копию, либо копию, заверенную самостоятельно. В последнем случае мы рекомендуем подавать декларацию лично (не по почте) и взять с собой в налоговую инспекцию оригиналы документов. Сотрудники инспекции могут проверить соответствие копий оригиналам и проставить на копиях подтверждающие отметки. При заверении копий самостоятельно, такое заверение обязательно должно включать фразу «Копия верна», Вашу подпись, расшифровку подписи (лучше фамилия, имя, отчество полностью) и дату заверения. То есть Вам необходимо написать все это на каждом листе документа.

Заявления и реестр документов

Заявление по некоторым видам вычетов отменили, но некоторые инспекции продолжают их требовать. Поэтому лучше всегда их писать. Реестр документов, которые прилагаются к декларации, Вы не обязаны делать, но часто он помогает и Вам, и инспектору не запутаться. Такой реестр можно сделать частью заявления, то есть в заявлении указать перечень прилагаемых документов, написав, например, так: «К данному заявлению и декларации прилагаются следующие документы. «.

Читайте также  Как узнать сдает ли организация налоговую отчетность

Как подавать

На нашем веб-сайте есть специальная страница, на которой описано, сколько экземпляров декларации подавать, можно ли отправить декларацию по почте, и как оформить опись вложения. Эта страница находится в разделе «Декларация 3-НДФЛ» и называется «Как подавать».

Ответ налоговой на требование о предоставлении документов

ИФНС может истребовать у плательщиков документацию, подтверждающие ту или иную хозяйственную операцию. Налогоплательщик обязан предоставить ответ в установленные законом сроки. За неисполнение этого требования предусмотрена ответственность в виде штрафа, который взыскивается с директора компании или главного бухгалтера.

Рассмотрим подробнее, как предоставляется ответ налоговой на требование о предоставлении документов, форму ответа и сроки его подачи.

  • В каких случаях ИФНС требует документы
  • Какие документы могут истребовать должностные лица ФНС у компании
  • Сроки предоставления документов по требованию налоговой
  • Как подготовить ответ налоговой на требование о предоставлении документов
  • Последствия ненаправления ответа на запрос
  • Как поступить при отсутствии документов
  • Как правильно организовать взаимодействие с налоговой службой

В каких случаях ИФНС требует документы

Первичные документы, отражающие взаимоотношения между контрагентами, могут понадобиться налоговой службой для проверки законности операции, а также правильности начисления обязательных платежей в бюджет. Истребовать документацию должностные лица ИФНС могут у проверяемой компании, а также юридических лиц и предпринимателей, которые с ней работали.

Отказ от предоставления документов и нарушение установленных нормативно-правовыми актами сроков влечет серьезные последствия вплоть до блокировки счета, что делает невозможным работу компании.

Обратите внимание, что форма требования строго регламентирована приказом ММВ-7−2/628@. В запросе налоговой обязательно указывается исчерпывающий перечень первичных документов, которые компания или ИП обязаны предоставить.

Что могут истребовать должностные лица ФНС у компании

Законодательством не определен конкретный перечень первичных документов, которые обязан направить плательщик для проверки по запросу. Инспектор самостоятельно решает, что именно поможет ему проверить законность сделки и удостовериться в правильности начисления налогов. Например, если проводится проверка по НДС, контрагенты проверяемой компании предоставляют счета-фактуры, на основе которых был заявлен вычет или возмещение.

Дополнительно направляются другие документы, подтверждающие наличие взаимоотношений между субъектами предпринимательства:

  • Гражданско-правовые договора с приложениями;
  • Дополнения к договорам
  • Выставленные и оплаченные счета;
  • Акты выполненных работ;
  • Декларации;
  • Счета-фактуры по НДС.

Сроки предоставления документов по требованию налоговой

Согласно действующему порядку, срок предоставления документов по требованию налоговой в 2020 году составляет:

  • Для компании, которая проходит проверку или предоставляет документы по конкретной гражданско-правовой сделке — 10 дней;
  • При передаче данных по контрагенту (если они есть) — 5 дней.

Важно не допустить нарушение сроков предоставления документов. Для этого нужно помнить, что первым днем, с которого начинается отчет, является следующий за получением требования. А именно:

  • Если запрос отправлен по почте — 6 день с момента отправки;
  • Если налоговая выставила требование в личном кабинете — следующий за днем размещения;
  • Если используется ТКС — день отправки подтверждения о получении запроса.

Как подготовить ответ налоговой на требование о предоставлении документов

Форма документа, который направляет компания в ответ на запрос ИФНС, строго не регламентирована. Необходимо указать реквизиты требования и перечислить список копий документов, которые к нему прилагаются с указанием числа страниц.

Иногда в запросе должностные лица налоговой службы требуют дать пояснения по конкретной сделке. В этом случае их необходимо предоставить в письменной форме, текст ответа может быть произвольным.

Если у компании отсутствуют запрошенные документы, необходимо написать об этом и указать причину отсутствия первичной или итоговой документации.

Правила предоставления копий документов:

  • Они предоставляются в виде копий, которые заверяются подписью должностных лиц и печатью предприятия;
  • Если количество предоставляемой первички велико, можно сшить копии в пачку и заверить ее одной печатью и подписью;
  • Если предоставляется очень большое количество первичных документов, их сшивают в несколько пачек для удобства использования.

Согласно законодательству, можно отправлять пояснения в бумажной форме или электронной. Исключение составляют только бумаги, которые используются для проверки законности выставления деклараций по НДС. Они направляются в налоговую службу только в электронном виде. Если отправить бумажные копии, запрос считается не выполненным.

Если компания или ИП физически не может предоставить ответ в указанное законом время по объективным причинам, она просит у налоговой отсрочку. Перенос сроков возможен только после направления письменного уведомления в адрес должностных лиц налоговой службы.

Последствия ненаправления ответа на запрос

Субъект предпринимательства, который не хочет иметь проблем с налоговой службой, имеет только три варианта действий в ответ на запрос налоговиков:

  • Предоставить документацию и пояснения в указанные сроки
  • Проинформировать ФНС о том, что запрошенная документация отсутствует;
  • Запросить продление сроков предоставления документов.

Также действует запрет на повторное предоставление документов. Плательщик имеет право не направлять копии документов в ИФНС, если они были запрошены и направлены ранее. Но об этом факте нужно также направить ответ в установленные сроки. Исключение из этого правила делается в случае, когда документы предоставлялись в оригиналах и были возвращены плательщику или утрачены должностными лицами ИФНС по независящим от них причинам.

Плательщик несет ответственность за отказ в предоставлении документов. Причем налоговые инспектора считают отказом факт непредоставления даже 1 документа из запрошенного списка. В этом случае виновное должностное лицо штрафуется согласно нормам административного кодекса.

Ответственность за предоставление документов в налоговую службу несет руководитель предприятия, он же привлекается к ответственности (статья 126 НК РФ). Главный бухгалтер отвечает только в том случае, если обязанность по взаимодействию с ФНС прямо прописана в его должностной инструкции.

Отсрочка по предоставлению документов дается руководителем налогового органа в ответ на запрос плательщика. Он направляется на следующий день после получения запроса и рассматривается в течение 2 дней.

Как поступить при отсутствии документов

Независимо от того, имеются или не имеются запрошенные бумаги на предприятии, необходимо направить ответ в налоговую службу. Если документация по конкретной сделке полностью отсутствует, в большинстве случаев плательщик будет проверен должностными лицами ФНС на предмет соблюдения действующего законодательства.

Потеря документации, ее уничтожение до истечения срока хранения или неотражение сделки в первичных документах и бухучете влечет такие последствия:

  • Доначисление налоговых платежей вместе с санкциями за их несвоевременную уплату;
  • Привлечение к административной ответственности за нарушение правил учета хозяйственных операций;
  • Привлечение к уголовной ответственности, если представителями правоохранительных органов будут доказаны умышленные действия, направленные на уклонение от налоговых платежей.

Как правильно организовать взаимодействие с налоговой службой

Хотите правильно организовать взаимодействие с налоговой службой и избежать проблем, связанных с нарушением порядка предоставления документов? Обращайтесь за помощью в компанию «Мегаконсалт». Мы предоставляем услуги по ведению бухгалтерского учета на условиях аутсорсинга. Наши бухгалтера и юристы досконально знают порядок взаимодействия с ИФНС и не допустят нарушений, которые могут повлечь негативные последствия для вас.

Для получения консультаций и оформления заявки на услуги по ведению бухучета в компании «Мегаконсалт» обращайтесь к нашим менеджерам по указанным телефонам.