Является ли факс официальным документом

Для каких документов можно применять факсимильную подпись

Создание визы факсимильным методом (с приспособлением для механического копирования) являет собой аналог выполненной самим гражданином подписи (ст. 160 ГК РФ).

Механический аналог собственноручно сделанной подписи (факсимиле) выполняет функции персонального визирования, идентифицируя при этом подписывающего гражданина.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.

Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.

Вопрос: Можно ли предусмотреть в проекте контракта возможность использования факсимильного воспроизведения подписей представителей сторон при подписании документов о приемке результатов исполнения обязательств?
Посмотреть ответ

Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.

Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.

Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов

Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).

По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.

Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

Вопрос: Работник, возвратившийся из заграничной командировки, представил документы об оплате расходов на проживание в гостинице в валюте и справку о движении денежных средств на счете, распечатанную из личного кабинета с факсимиле банка. Справка из банка получена работником через личный кабинет (систему «Банк-Клиент»), распечатана без заверения проставлением оригинальной печати банка и подписей соответствующих работников. Можно ли такой документ принять в качестве документа, подтверждающего обмен валюты для целей исчисления налога на прибыль?
Посмотреть ответ

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.

Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).

Счета-фактуры и учетные документы

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

Вопрос: Организация заключает договор со специализированной организацией о проведении специальной оценки условий труда. В договоре среди прочих условий присутствует следующее: «Стороны подтверждают свое согласие на использование аналога собственноручной подписи (факсимиле) в целях оформления отчетных материалов, предусмотренных действующим законодательством. Факсимильная подпись (факсимиле) признается сторонами равноценной подлинной подписи должностного лица (специалиста/эксперта)».
Правомерно ли применение факсимиле для подписания отчетных документов по специальной оценке?
Посмотреть ответ

Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).

В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.

Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка. Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.

Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле

Факсимильный оттиск может ставиться на:

  • Почетных листах и грамотах.
  • Страховых (медицинских) полисах.
  • Служебных и наградных удостоверениях.
  • Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
  • Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
  • Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
  • Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.

Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:

  • Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
  • Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
  • Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
  • Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
  • Заявления граждан и организаций.
  • Векселя.
  • Налоговые декларации.
  • Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).

Некоторые нюансы применения клише

Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.

В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.

Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.

Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.

При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.

Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.

Факсимильные документы: как себя обезопасить

Вашей бухгалтерии наверняка приходится иметь дело с документами, полученными по факсу, особенно если у компании много региональных партнеров. Однако факсимильные отображения далеко не всегда имеют силу официального документа. И это может дорого обойтись компании. Что нужно знать, чтобы простота и оперативность факсимильной связи не обернулась убытками?

Сразу скажем, что по умолчанию факсимильный документ не имеет абсолютно никакой юридической силы. Если компания решит исполнять такую бумагу без четко зафиксированных договоренностей с контрагентом, это чревато весьма неприятными последствиями.

Читайте также  Какие документы должны быть у контрактного управляющего

Важные оговорки при заключении контракта

Официальные отношения контрагентов обычно начинаются с заключения договора. Гражданский кодекс позволяет совершать сделки путем воспроизведения подписи путем механического или иного копирования, если это предусмотрено в нормативных актах или соглашении сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Поэтому в тексте контракта следует записать, что его заключают путем обмена факсимильными копиями договора и воспроизведенные таким образом подписи сторон имеют силу. В таком случае компания сможет рассчитывать на судебную защиту, если партнер нарушит свои обязательства (п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса). В судах компаниям удается защитить свои права как при заключении основного договора (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20.07.06 № А12-25353/05-С35), так и дополнительных соглашений к нему (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 28.02.06 № А10-3084/05-Ф02-642/06-С2).

Если по той или иной причине в факсимильном контракте нет оговорки о порядке его заключения, шанс отстоять права компании остается. Судьи могут признать договор заключенным, если компания докажет, что подписанный факс с текстом договора исходил именно от контрагента (п. 2 ст. 434 ГК РФ) и стороны фактически начали исполнять сделку (постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11.07.06 № А43-5133/2005-4-100). В упомянутом деле судьи сочли доказательством того, что документ исходит от стороны договора, наличие на нем отображений подписей и печатей сторон.

Но мы рекомендуем не рисковать и прямо прописать в договоре факсимильный порядок его заключения.

Исполнение и расторжение договора

Факсимильный документооборот (письма, уведомления и т. п.) по поводу исполнения или расторжения договора также лучше прописать в договоре. Если этого не сделать, компания подвергнет себя риску. Так, суд не принял во внимание письмо о расторжении сделки, поскольку в документе было написано только о том, что договор заключают по факсу, но аналогичный порядок расторжения сделки не был указан (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 29.07.03 № А56-40791/02). Но иногда удается доказать силу факсимильных писем (постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 08.12.05 № А43-3455/2005-22-107).

Первичные документы и счета-фактуры только в оригинале

Что касается первичных документов (например, накладных) и налоговых документов (например, счетов-фактур), то факсимильные копии не годятся ни в коем случае. Бухгалтерское и налоговое законодательство не предусматривает возможности придать таким документам юридическую силу. Если бухгалтерия примет такие бумаги к учету, защититься в суде от доначислений и штрафов будет практически невозможно (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 27.09.04 № А05-2381/04-13). Доказать свою правоту компания сможет лишь если представит в суд оригиналы бумаг. Поэтому в дополнение к факсимильной копии документа у контрагента обязательно нужно запросить подлинные экземпляры.

Факсы от чиновников – подарок компании

Налоговая ничтожность факсимильных документов может сыграть на руку компании. Она может игнорировать требования инспекции, присланные по факсу. И налоговики скорее всего не найдут поддержки в суде (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 26.07.05 № А33-32107/04-С3-Ф02-3497/05-С1). К тому же налоговики не вправе оправлять в компанию по факсу бумаги, с которыми обязаны ознакомить налогоплательщика (постановление Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа от 16.08.06 № Ф03-А24/06-2/2558). Такие промахи можно использовать для защиты своих прав.

Это касается и входящей факсимильной корреспонденции от других госорганов (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 04.05.05 № А33-29184/ 04-С6-Ф02-1825/05-С1).

Обмен документами между организациями на расстоянии через почту и интернет

Интернет открыл доселе невиданные возможности по обмену информацией. Совершенно не обязательно лететь на другой конец света, чтобы пожать руку будущему партнеру и обговорить детали дальнейшей работы. Все нюансы работы можно обсудить и через интернет. Однако некоторые вещи мы продолжаем делать по-старинке. И дело здесь не в нашей склонности к ретроградству, а в особенностях законодательства.

Допустим, вы нашли отличного заказчика на свои услуги или покупателя продукции. Бухгалтерское оформление хозяйственных операций немыслимо без «первички». Но как провести обмен документами между организациями, если контрагенты находятся в разных городах и возможность личной встречи между ними отсутствует?

Сканированные документы

Первая идея, которая может прийти вам на ум – обмен документами по электронной почте или факсу в сканированном виде. К примеру, ООО «Ромашка» на e-mail (или факс) ООО «Василек» высылает скан договора с подписью и печатью. В ООО «Василек» договор распечатывают, подписывают, ставят печать, сканируют и высылают обратно на e-mail (факс) ООО «Ромашка». В итоге у обеих сторон в наличии договоры со своей оригинальной подписью и печатью и со сканированной подписью и печатью контрагента.

Аналогичный «финт ушами» можно проделать не только для договоров, но и для других документов – накладных, актов. Покупателю можно отправить скан счета на оплату.

На самом деле такая ситуация на практике довольно распространенная. Здесь действует лозунг: «Лучше у нас будет хоть что-то, чем ничего». Ведь не каждый контрагент будет заморачиваться отсылками бумажных документов, если ему для учета они без надобности.

Однако имеют ли сканы документов юридическую силу? Сомнительно. Давайте обратимся к законодательству.

Сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, кроме сделок, требующих нотариального удостоверения (п.1 ст.161 ГК).

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п.2 ст.434 ГК).

Сам по себе сканированный документ не может доказывать, что он действительно был подписан соответствующими лицами. Средством, признанным законодательно и позволяющим достоверно установить создателя электронного документа, является электронная цифровая подпись (закон от 06.04.2011г. №63-ФЗ «Об электронной подписи»).

А что же факс и электронная почта, могут ли они подтвердить отправителя? Чтобы факсимильный документ мог служить доказательством, нужна его идентификация. Как вы можете быть уверены, что факс, с которого прислан документ, действительно принадлежит вашему контрагенту? По электронной почте документы могут быть отправлены и неуполномоченным лицом.

При работе через интернет оперативность, безусловно, крайне важна. Однако оказывать услуги (отгружать товары) по договору, который в дальнейшем может быть оспорен, крайне рискованно. Денег можно так и не дождаться.

Однако если вы работаете с контрагентом длительное время, то вовсе не обязательно постоянно обмениваться только оригиналами бумажных документов. Вот один распространенный и удобный вариант, как организовать обмен документами между организациями:

1. Сначала вы заключаете договор в письменной форме, в виде одного документа, скрепленного оригиналами подписей и печатями. Это придется сделать через курьерскую службу или почту (см. далее).

2. В составленном договоре прописываете, что такие-то последующие документы при таких-то условиях стороны будут признавать имеющими юридическую силу.

3. В дальнейшем обмениваетесь документами по исполнение договора так, как договорились, например, по электронной почте или факсу.

Примеры формулировок, вносимых в договор

Бумажные документы в оригинале

Если вы пока не располагаете средствами, позволяющими наладить электронный документооборот, то обмен бумажными документами через почту или курьерские службы остается самым подходящим решением. Обмен документами происходит следующим образом:

— составляется документ (как правило, в программе, в том числе в бухгалтерской);

— распечатывается (обычно в 2 экз.), подписывается, ставится печать;

— документ упаковывается в конверт;

— письмо отправляется через почту или курьерскую службу;

— письмо приходит вашему контрагенту, он подписывает документ, ставит печать;

— один экземпляр документа отправляет вам обратно через почту или курьерскую службу;

— вы получаете ваш подписанный экземпляр документа и храните его.

— если отправка почтой, то это очень долго, документы часто опаздывают;

— документы на почте часто теряются;

— расходы на: бумагу для распечатки документов, краску для принтера, конверты, рабочее время сотрудников на распечатку, запаковку, визиты на почту плюс сама стоимость отправки почтой или курьером.

Как правило, те, кто при словах «электронный документооборот» округляет глаза и заявляет: «ДОРОГО!», не подсчитывал, сколько денег уходит на бумажные отправки (отправить даже одно простенькое заказное письмо с одной-двумя бумажками через почту будет стоить более 30 руб.). Если в месяц у вас отправляется большое количество документов, то, скорее всего, электронный документооборот будет дешевле.

Однако если ваши контрагенты не собираются переходить на электронный обмен документами, то тут ничего не поделать – придется пыхтеть над бумажками. А может, стоит попытаться их убедить с помощью цифр?

Читайте также  Как пишется ИП в документах

Электронные документы

Теперь кратко поговорим о наиболее прогрессивном на сегодняшний день варианте обмена документами на расстоянии – путем использования электронных документов. Электронный документ может быть:

— формализованным (атрибуты файла подлежат автоматической обработке, имеют строгий формат XML-файла – счета-фактуры);

— неформализованным, форма которого может быть любой.

Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Он равнозначен бумажному документу и имеет юридическую силу. Через интернет документ мгновенно доставляется адресату. Отправить можно любой первичный бухгалтерский документ.

Один из распространенных вопросов – обязательно ли работать через оператора электронного документооборота? Ответ – смотря чем обмениваетесь:

1. Прямой обмен документами с контрагентом. Если у обоих есть квалифицированная электронная подпись, то дополнительного соглашения для обмена заключать не потребуется. Документы с электронной подписью можно пересылать напрямую по электронной почте. Для подписания документов электронной подписью может быть использован программный продукт КриптоАРМ, который нужно установить и настроить своими силами.

2. Обмен через оператора. Этот вид обмена обязателен только для счетов-фактур. С остальными документами – по желанию. Плюсы работы через оператора: копии ваших электронных документов хранятся у оператора, что страхует вас от их потери, отправка документов возможная сразу из бухгалтерской программы (например, для отправки через Диадок в 1С создан специальный модуль).

Подготовка квалифицированного сертификата электронной подписи – в среднем 1000 руб. Годовая лицензия на право использования средств криптографической защиты информации (СКЗИ) – от 500 руб. Стоимость отправки документов – пример на картинке.

Детальную процедуру работы и подключения к оператору мы здесь не будем рассматривать, т.к. ваша первая задача – просмотреть предложения и сравнить тарифы, выбрав самый подходящий для вас вариант. Далее техподдержка оператора не позволит вам заблудиться))).

Подключение к электронному документообороту проходит 3 шага:

— подключение к оператору, подписание соглашения с оператором;

— приобретение сертификата подписи и лицензии на СКЗИ;

— подключение ваших контрагентов.

Заключать дополнительные соглашения с контрагентами для обмена документами через оператора не нужно.

Если вам нужна консультация по бухгалтерскому учету и налогообложению в вашем интернет-бизнесе, пишите мне на странице . Узнайте, чем я могу помочь интернет-предпринимателям, загляните на страницу .

Стороны обмениваются сканами по электронной почте и переписываются в мессенджерах: когда это будет иметь юридическое значение?

В последнее время все больше компаний предпочитают бумажному документообороту электронный. Это касается и взаимоотношений с контрагентами. Признают ли суды договор заключенным, если стороны обменялись сканами по электронной почте? Как подтвердить, что контрагент получил электронное письмо? Какие условия включить в договор, чтобы ответ рядового сотрудника по электронной почте не стал проблемой для компании?

Рассказывает:

Валентина Полякова,

Рассмотрим наиболее проблемные ситуации, которые возникают у сторон при обмене скан-копиями документов, электронными сообщениями и переписке в мессенджерах.

Юридическая сила документов, направляемых по электронной почте

Начнем с ситуации, когда стороны только вступают в отношения и заключают договор по электронной почте, обмениваясь либо скан-копиями, либо электронными письмами.

ГК РФ признает юридическую силу таких документов и допускает возможность использования электронных средств связи, если есть возможность установить, что документ исходит от стороны по договору (абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ). Суды, развивая эту норму, подтверждают, что использование электронных образов документов, сканов, на которых есть подпись уполномоченных представителей, допустимо, и признают юридическую силу за такими документами.

И напротив, если стороны обмениваются файлами в формате Word, предполагая, что по окончании согласования они их подпишут, но так и не подписывают, суды считают, что условия договоров в таких случаях сторонами не согласованы.

Электронную переписку суды могут оценить как доказательство заключения договора, если есть иные доказательства (фактического выполнения работ, перечисления денежных средств и т.п.), которые в совокупности свидетельствуют о заключении договора.

Договор признается заключенным:

  • при использовании электронного образа договора, созданного путем сканирования (Постановление АС Уральского округа от 14.01.2019 по делу № А60-6636/2018, Постановление Президиума СИП РФ от 14.03.2018 по делу № СИП-262/2017, Постановление АС Северо-Западного округа от 10.05.2016 по делу № А21-493/2015, Постановление 7ААС от 07.04.2016 по делу № А27-22952/2015).

Договор не признается заключенным:

  • при простой пересылке электронного документа, не содержащего ни подписи уполномоченного лица, ни печати организации и в отсутствие иных доказательств, свидетельствующих о его исполнении (Постановление АС Центрального округа от 20.09.2018 по делу № А14-12017/2016).

Сделки и юридически значимые действия в рамках заключенного договора

Следующая ситуация возникает, когда стороны уже заключили договор и продолжают взаимодействие:

  • заключают сделки в развитие рамочного договора, согласовывают конкретные условия поставки,
  • направляют юридически значимые сообщения.

Суды признают допустимым обмен документами по электронной почте, если:

  • договор прямо предусматривает такую возможность (Постановление АС Северо-Западного округа от 11.10.2018 по делу № А56-103521/2017),
  • в договоре отсутствуют условия, регулирующие этот вопрос (Постановление АС Волго-Вятского округа от 30.04.2019 по делу № А43-3645/2018, Постановление АС Московского округа от 19.02.2020 по делу № А40-101713/2019). В этом случае суды смотрят на фактические отношения сторон – подтвердили ли они своими действиями, что согласились на такой формат обмена документами. Например, если одна сторона сделала заказ по электронной почте, а в ответ другая сторона выставила счет и отгрузила товар (Постановление АС Волго-Вятского округа от 19.05.2020 по делу № А43-29398/2019).

Суды не признают допустимым обмен документами по электронной почте, если:

  • из условий конкретного договора следует, что стороны не признают такой формат. Например, в одном договоре было условие о том, что обмен документами по электронной почте допускается только при необходимости оперативного решения вопросов и только с незамедлительным направлением другой стороне подлинника заказным письмом (Постановление АС Московского округа от 13.09.2019 по делу № А40-269463/2018).

Постепенно складывается судебная практика и по иным способам электронной коммуникации – мессенджерам и онлайн-сервисам.

В отношении мессенджеров подходы судов в принципе схожи с теми, которые применяются к обмену документами по электронной почте.

Переписка в мессенджере подтверждает:

  • факт направления юридически значимых сообщений (Постановление 3ААС от 26.11.2019 по делу № А33-4422/2019);
  • факт оказания услуг (Постановление 9ААС от 30.06.2020 по делу № А40-93872/2019, Постановление 3ААС от 15.07.2019 по делу № А33-1921/2019)

Суд отметил, что стороны, заключая договор, должны предполагать, каким образом они будут реализовывать свои права и обязанности. Сторона сама несет риски того, на какие условия она соглашается

Согласование и изменение контактных лиц

Один из ключевых вопросов в электронном взаимодействии сторон – контактные лица. Обычно стороны согласовывают контактных лиц в договоре. Но даже если не согласовали, проблем быть не должно. Суды исходят из того, что обязательное согласование в договоре адресов электронной почты для взаимного обмена документацией нормами действующего законодательства не предусмотрено (Постановление АС Московского округа от 19.02.2020 по делу № А40-101713/2019). В случае спора суды учитывают фактические обстоятельства – с каких адресов ранее велась переписка и какое значение стороны придавали сообщениям, направляемым с этих адресов.

В то же время, если в договоре указан контактный адрес электронной почты, но документы отправили по другому адресу, отправка не будет иметь правового значения. Даже если у отправителя будут доказательства, что контрагент получил письмо (Постановление 8ААС от 13.03.2019 по делу № А46-10075/2018).

Факт наличия у представителя полномочий подтверждает:

  • отправка сообщения с корпоративного адреса электронной почты (Постановление 7ААС от 02.03.2016 по делу № А45-13442/2015);
  • соответствие содержания электронных писем характеру сложившихся правоотношений (Постановление АС Центрального округа от 21.06.2019 по делу № А14-11819/2018, Постановление АС Дальневосточного округа от 27.03.2017 по делу № А51-2996/2016).

Суд не примет переписку, если:

  • нет доказательств принадлежности электронного адреса уполномоченному представителю контрагента (Постановление 8ААС от 11.06.2020 по делу № А46-16920/2019).

Подтверждение факта получения сообщения

Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю. Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним (п. 1 ст. 165.1 ГК РФ).

В контексте электронной переписки проблема заключается в том, чтобы доказать, что контрагент получил сообщение. Здесь весомым доказательством будет последующая переписка сторон.

Лучший вариант – определить в договоре, когда сообщение считается полученным: по истечении определенного времени с момента отправки, при отправке уведомления о прочтении и т.п.

  • Достаточно доказать факт отправки сообщения, обязанность доказать факт неполучения лежит на другой стороне (Постановление АС Московского округа от 08.11.2017 по делу № А40-19473/2017).
  • Последующая переписка — одно из доказательств получения сообщения (Постановление 7ААС от 02.03.2016 по делу № А45-13442/2015).

В каких случаях можно использовать факсимиле?

Применение факсимильной подписи при заключении договора

Факсимильная подпись представляет собой клише, то есть точное воспроизведение собственноручной подписи средствами фотографии и печати. Обычно факсимиле выглядит в виде штампа, содержащего точное воспроизведение личной подписи конкретного лица. Используется такая подпись, как правило, с целью ускорения процесса документооборота в организации. Но есть и недостатки в использовании факсимильной подписи:
1) воспользоваться такой подписью может любое лицо без ведома руководителя;
2) не каждый документ можно подписывать с помощью факсимиле.

Как известно, сделки юридических лиц между собой и с гражданами совершаются в простой письменной форме, независимо от суммы сделки 1 . Сделка в письменной форме должна быть совершена путём составления документа, выражающего её содержание и подписанного лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами 2 . Следовательно, по общему правилу, стороны должны расписаться в договоре собственноручно.

В ГК РФ содержится одно единственное упоминание о факсимильной подписи: в ч. 2 ст. 160 ГК РФ закреплено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Следовательно, возможность использования факсимиле при подписании договора должна быть закреплена в соответствующем соглашении, которое, в свою очередь, стороны подписывают собственноручно. Только после оформления такого соглашения они могут подписать договор с помощью факсимиле, иначе письменная форма сделки не является соблюдённой в силу ст. 160 ГК РФ.

Кроме того, правоприменительная практика сложилась таким образом, что стороны вправе предусмотреть условие о возможности использования факсимильной подписи непосредственно в тексте самого договора 3 .

Такой же позиции придерживалось МНС России. Так, в Письме от 01.04.2004 №18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи» МНС России разъяснило, что порядок использования факсимильного воспроизведения подписи не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.

Арбитражные суды при отсутствии такого соглашения признают договоры незаключёнными по причине несоблюдения требований к форме договора 4 .

Таким образом, использование факсимильной подписи основывается на принципе взаимного согласия сторон.

Рекомендации

Прежде чем заключить договор и подписать его факсимиле, составьте соглашение об использовании факсимильной подписи. В соглашении можно применить следующую формулировку: «Факсимильная подпись имеет такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица. Стороны признают правомочность и законность документов, завизированных факсимильной подписью». Отдельное соглашение об использовании факсимиле будет являться приложением или дополнением к основному договору.

Или другой действенный вариант: в тексте договора отдельным пунктом укажите на возможность использования факсимиле при подписании документов.

Также по условиям использования факсимильной подписи целесообразно предусмотреть следующую информацию:
1) документы, которые могут быть подписаны факсимиле (к примеру, заявки, заказы, промежуточные отчёты, гарантийные и информационные письма, справки, дополнения и изменения к договору);
2) перечислить уполномоченных лиц, подписи которых будут использоваться;
3) образцы оттисков факсимиле.

При наличии письменного соглашения либо отдельного указания в условиях договора на подписание документов посредством факсимиле можете смело применять такую подпись-клише.

А как же обстоит дело с трудовым договором?

Трудовой кодекс РФ не содержит ограничений и запрета на использование факсимильной подписи при заключении трудового договора. Следовательно, если организация в своём локальном акте укажет на возможность оформления отношений с работниками с помощью факсимильной подписи руководителя, то трудовые договоры (с условием о факсимиле), приказы о приёме на работу, об увольнении, о переводе и др., подписанные факсимиле, не будут противоречить трудовому законодательству 5 .

Для сведения. С 21 октября 2014 года начинает действовать Федеральный закон от 21.07.2014 № 267-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Этим законом внесены изменения в ФЗ от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации», в соответствии с которыми инвалиды по зрению в некоторых случаях вправе использовать факсимильную подпись в банках. Для этого тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с её факсимиле должна быть удостоверена нотариусом и подтверждена соответствующим свидетельством.

Риск использования факсимиле на первичных документах

Официальная позиция контролирующих органов по вопросу признания легитимными первичных документов, подписанных с использованием факсимиле, изложена в Письмах Минфина России от 26.10.2005 № 03-01/10/8-404; УФНС РФ по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@. Так, использование факсимиле не допускается на доверенностях, платёжных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Также необходимо иметь в виду, что законодательство о бухгалтерском учёте и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур. Между тем судебная практика по данному вопросу неоднозначна. В основном арбитры придерживаются мнения контролирующих органов, что подтверждается судебными актами: Определение ВАС РФ от 26.08.2013 № ВАС-10799/13 по делу № А19-11729/2012; Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу № А56-69600/2010; Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.01.2013 № 15АП-4381/2012-НР по делу № А32-36163/2010.

Однако ФАС Уральского округа в Постановлении от 29.07.2013 № Ф09-6139/13 по делу № А60-24651/2012 обратил внимание, что апелляционным судом со ссылкой на ч. 2 ст. 160 ГК РФ верно указано на отсутствие норм действующего законодательства, устанавливающих запрет на использование штампа-факсимиле при подписании договоров подряда, актов формы КС-2 и справок формы КС-3.

Интересная оценка доказательствам дана в Постановлении ФАС Московского округа от 22.02.2012 по делу №А40-59141/11-111-489. Суд указал, что соглашение о применении штампа-факсимиле может следовать из конклюдентных действий. Само по себе отсутствие в договоре ссылки на возможность применения факсимиле без учёта иных обстоятельств не может являться формальным основанием для признания накладных не имеющими юридической силы. В данном случае на накладных имеется печать покупателя. Более того, сторонами подписан акт сверки, в котором отражена спорная задолженность. В результате суд обязал покупателя погасить остаток задолженности за полученный товар.

Таким образом, с учётом сложившейся судебной практики подписание первичных документов посредством проставления факсимиле чревато спорными ситуациями с контрагентами и налоговыми инспекторами.

Возможно ли использование факсимиле в счёте-фактуре?

В данном вопросе мнения финансистов и Фемиды сошлись: проставлять в счета-фактуры подпись посредством факсимиле не допускается.
По мнению контролирующих органов, использование факсимиле при подписании счетов-фактур является нарушением правил оформления данного документа, и такие счета-фактуры не дают права на вычет НДС 6 .

ВАС РФ в Постановлении от 27.09.2011 №4134/11 по делу № А33-20240/2009 принял сторону налоговой инспекции и указал, что статья 169 НК РФ не предусматривает возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Окружные арбитражные суды также используют позицию ВАС РФ и принимают судебные акты не в пользу налогоплательщиков 7 .

Таким образом, подписывать счета-фактуры факсимиле нельзя.

На каких документах законодательно запрещено использовать факсимиле?

  • На налоговых декларациях (расчётах) 8 .
  • На векселях 9 .
  • На доверенностях, платёжных поручениях 10 . Однако существует позиция, согласно которой на доверенности можно ставить факсимиле, если это оговорено в договоре 11 .
  • На заявках для участия в торгах в целях обеспечения государственных нужд и документах, входящих в состав заявки 12 .
  • На банковских карточках с образцами подписей и оттиска печати 13 .

#FOOTNOTE#
Где разрешено использовать факсимильную подпись?

  • На приглашениях, поздравлениях и других документах, которые не влекут финансовые последствия.
  • На договорах, дополнениях и изменениях к договорам, но только в том случае, если стороны заключили соглашение об использовании факсимиле.

Приказ о применении факсимильной подписи

Руководителю организации необходимо самостоятельно решить вопрос об использовании своей факсимильной подписи в документообороте компании. В случае если руководитель примет решение в пользу факсимиле, то оно должно быть отражено в локальных нормативных актах организации путём издания соответствующего приказа. Такой приказ составляется в произвольной форме.

Пример приказа

ПРИКАЗ №11/14

О применении факсимильной подписи директора ООО «Ромашка»
Петровым П.П.

Подробный порядок использования факсимиле, в том числе перечень документов, которые разрешено визировать посредством факсимиле; перечень лиц, которые могут использовать факсимиле; порядок хранения и уничтожения факсимиле, — целесообразно зафиксировать в инструкции, которую руководитель компании также утверждает своим приказом.

Таким образом, факсимиле является удобным средством использования собственноручной подписи, но отнюдь не безопасным, так как ни в налоговом, ни в гражданском законодательстве применение факсимиле не регламентировано. Но если правильно соблюдать ряд ограничений при использовании факсимиле, то риск наступления неблагоприятных юридических последствий минимален.