Сколько документов в день должен вводить делопроизводитель

Штатная численность службы документационного обеспечения

Е сть множество способов расчета численности службы, занимающейся документационным обеспечением на предприятии. Рассмотрим несколько из них.

Расчет численности исходя из объема документооборота

Данная методика расчета численности персонала исходя из объема документооборота на предприятии была предложена в начале 1970-х годов (на основе Единой номенклатуры должностей служащих, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 09.09.1967 № 443).

Для расчета необходима следующая информация:

  1. Средний объем документооборота предприятия за последние 2–3 года. В расчете учитываются данные по всем видам документов:
    • входящая документация (можно легко произвести расчет, если в вашей организации ведется журнал входящей корреспонденции),
    • исходящая документация (сведения можно взять из журнала исходящей корреспонденции),
    • внутренняя документация (служебные и докладные записки, приказы, протоколы и т.д.),
    • все документы-копии, изготавливаемые в организации (если их выполняют сотрудники службы документационного обеспечения).
  2. Общая численность сотрудников организации (согласно штатному расписанию).

Формула для расчета численности службы ДОУ следующая: 0,00016 (это постоянный коэффициент) умножить на средний объем документооборота в степени 0,98 (это постоянный коэффициент) умножить на численность сотрудников организации в степени 0,1 (это постоянный коэффициент).

  • средний объем документооборота вашего предприятия 15 000 документов в год, а
  • общая средняя численность сотрудников организации 1 500 человек.

Получаем: 0,00016 × 15 000 0,98 × 1 500 0,1 = 4,11. То есть численность службы документационного обеспечения – 4 штатные единицы.

Расчет численности исходя из трудоемкости работ

Существуют нормы времени на выполнение конкретных видов работ:

  • нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23);
  • межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ (утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72);
  • нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и ДОУ (утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152);
  • нормативы времени на работы по совершенствованию ДОУ министерств, ведомств, предприятий и организаций (ВНИИДАД, 1992 г.);
  • укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий (утвержденные постановлением Минтруда России от 18.12.1992 № 57);
  • межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров (утвержденные постановлением Министерства труда и социальных вопросов СССР 14.11.1991 № 78);
  • типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов (утвержденные Госкомитетом СССР по труду и социальным вопросам постановлением № 261/16-89 от 07.08.1985).

Для расчета нам потребуется следующая информация:

  1. Затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы(в часах): нужно норматив оперативного времени на конкретный вид работы (ищется в документах, перечисленных выше) умножить на 1,1 (коэффициент затрат на организационно-техническое обслуживание рабочего места, в том числе отдых и иные личные потребности.

Норма времени для постановки документа (приказа, постановления) на контроль для специалиста 1 категории – 0,66 ч. (на основании Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Минтруда РФ от 26.03.2002 № 23). Допустим, за календарный год на контроль у нас ставится 50 приказов и постановлений. Получаем: 0,66 ч × 50 шт × 1,1 = 36,3 ч

Рассмотрим обмен авиабилетов для сотрудников в рамках функции по организации командировок. Примерное время такой работы (согласование нового маршрута, подача заявки в авиакомпанию, получение новых билетов, регистрация новых билетов, получение сопроводительных документов (счет-фактура, акт и пр.) и их передача в бухгалтерию) на 1 человека составляет 1,2 часа. Если в год количество обменных документов – 10, то годовой объем этой работы составляет 120 часов.

Формула для расчета численности службы ДОУ следующая:

Приблизительный расчет исходя из общего числа сотрудников компании

Метод разработан НИИ труда. Он устанавливает приблизительную численность сотрудников службы делопроизводства: не более 2–3 % от числа сотрудников компании (а для министерств и ведомств – 12–15 % от численности).

Если численность вашей компании составляет 100 человек, то вам необходимо 2-3 сотрудника службы ДОУ в штат:

  • основной обязанностью первого человека будет прием и распределение телефонных звонков, прием посетителей, работа с входящей и исходящей корреспонденцией. Такую должность можно назвать, например, администратор офиса;
  • второй человек будет выполнять обязанности по документационному обеспечению – это подготовка, согласование, регистрация и рассылка организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения и т.п.), контроль исполнения поручений, участие в совещаниях и подготовка протоколов. Эти функции может исполнять документовед (делопроизводитель);
  • третий сотрудник будет являться личным помощником руководителя (секретарем). Основными функциями такого сотрудника будут: организация работы руководителя и приемной; организация командировок сотрудников фирмы; организация корпоративных мероприятий; подготовка документов «на подпись руководителю» и распределение документов после подписания.

Тем не менее если численность вашей компании более 1 000 человек, вряд ли вам в штат разрешат взять 20-30 сотрудников службы ДОУ. В этом случае количество сотрудников службы будет скорее всего около 5-10 человек. Но в каждом структурном подразделении следует выделить работника, который будет ответственным за делопроизводство в этом подразделении.

Приблизительный расчет исходя из объема документооборота

Существует методика определения приблизительной численности службы ДОУ исходя из объема документооборота 2 . Этот способ был сформулирован Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1974 году в Единой государственной системе делопроизводства, но применим и в настоящее время.

Для определения объема документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы предприятия, включая копии, дубликаты, выписки. Одной из функций службы ДОУ является проведение анализа объемов документооборота, который служит основой для оптимизации документооборота и определения нагрузки на работников службы ДОУ, для оценки целесообразности автоматизации тех или иных участков работы.

Выбор конкретной формы работы зависит также от централизации или децентрализации выполнения отдельных функций по делопроизводству, а также от наличия средств электронного документооборота. Также к службе ДОУ могут быть отнесены сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях предприятия.

Расчет на основе «фотографии рабочего дня»

Под фотографией рабочего дня понимается изучение распределения рабочего времени непрерывным наблюдением – измеряются все без исключения действия конкретного человека на протяжении всего рабочего дня. Такой метод оценки впервые был введен в практику Ф. Тейлором в 1882 году.

Руководитель службы ДОУ с помощью «фотографий рабочего дня» своих сотрудников может доказать руководству высокую нагрузку на каждого из них, с ее помощью можно найти варианты перераспределения выполняемых функций, в т.ч. путем приема на работу новых сотрудников.

Учет рабочего времени ведется не менее 5 рабочих дней по производственным операциям (непосредственные служебные функции), непроизводственным операциям (вспомогательные операции, без которых невозможен производственный процесс) и с учетом времени на отдых и личные потребности. Каждый день заполняется новый бланк «фотографии рабочего дня» для каждого сотрудника службы ДОУ.

Фотография вашего рабочего дня, где итоговое количество минут сильно отрывается от 480 (8 часов × 60 мин.), покажет работодателю вашу фактическую загруженность. И дело не в том, что вы не умеете организовать свой труд. Дело в том, какие срочные и важные дела «не отпустили» вас домой вовремя в очередной раз!

Оригинальные идеи оптимизации рабочего времени вы найдете в статье «Реформируем 8-часовой рабочий день»

Определение метода расчета численности сотрудников службы документационного обеспечения зависит от конкретного предприятия, навыков сотрудников службы и личностных качеств руководителя.

Способов определения необходимого штатного состава службы ДОУ немало, некоторые из них менее трудоемкие, другие – более. Например, если у вас небольшое предприятие, имеется система электронного документооборота, то определить объем документов не составит труда. Основываясь на этом показателе и штатной численности сотрудников, можно применить первый способ расчета.

Считать трудоемкость работ или хронометраж рабочего времени – более сложная процедура, но она позволит вам лучше понять распределение времени на работы, выполняемые вашими сотрудниками, оценить возможности каждого из них (например, сравнивая нормируемое время на выполнение процедуры с фактическим). Возможность конкретного сотрудника выполнять работы более быстро и качественно может служить основанием для его премирования.

А в заключение приведем образец служебной записки, в которой можно донести свои аргументы до руководства:

См. статью «Формирование службы делопроизводства «с нуля» и «под ключ»»

Что делает делопроизводитель в организации?

Любое крупное предприятие работает с множеством документов. Их нужно не только напечатать, но и должным образом оформить, подшить и запротоколировать.

Постепенно компании переходят на электронный документооборот, но до завершения этого процесса еще далеко. Из этой статьи вы узнаете, кто это — делопроизводитель, и чем он занимается.

Должностные обязанности делопроизводителя в организации


Все, что делает делопроизводитель, связано с обработкой входящей и исходящей корреспонденции предприятия, оформлением документов и обработкой других важных бумаг.

Читайте также  Какие подтверждающие документы нужны для декларации УСН

Что еще делает делопроизводитель:

  1. Прием и регистрация корреспонденции (писем, приказов и т. д.).
  2. Передача документов на исполнение.
  3. Выдача справок по зарегистрированным документам.
  4. Ведение банка данных документов и составление учетных карточек.
  5. Контроль за неразглашением данных.
  6. Сдача в архив исполненных материалов, составление описей.

Также в должностные обязанности делопроизводителя в организации входит личная ответственность за сохранение документации. Делопроизводитель, проходящий обучение для приема на работу, дополнительно сдает тест по защите персональных данных.

Эта профессия отличается неопределенным кругом задач. То что делает производитель, может быть связано с обязанностями других специалистов, например, бухгалтеров или экономистов.

Деятельность такого специалиста пересекается с иными профессиями: секретаря-референта, сотрудника справочной службы, архивариуса, документоведа, помощника судьи.

Плюсы и минусы профессии делопроизводителя

По стандарту профессии делопроизводитель должен ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов и правил по оформлению документов. То, чем занимается делопроизводитель, регламентируется Единой государственной системой документооборота, поэтому специалисту требуется знать ее общие положения.

В число его умений также входит:

  1. знание правил составления различных бумаг;
  2. порядок их оформления перед сдачей в архив;
  3. навыки деловой переписки и ведения переговоров;
  4. отличное владение компьютером (базы данных, текстовые редакторы и т. д.);
  5. приветствуются навыки «слепой» печати.

Условия работы сказываются и на характере специалиста.

Чтобы успешно справляться со своими обязанностями, делопроизводитель должен:

  • обладать хорошими аналитическими способностями;
  • уметь планировать свое время и решать поставленные задачи;
  • иметь хорошую память и усидчивость;
  • быть многозадачным и собранным.

Также большую роль играет стрессоустойчивость и умение находить общий язык в коллективе.

Обучение на делопроизводителя


Согласно законодательству, чтобы претендовать на работу делопроизводителя необходим диплом о высшем образовании. Опыт для трудоустройства не всегда обязателен.

Во многих вузах есть отдельное направление «Делопроизводство», но на самом деле подойдет и юридическая, и экономическая специальность. В России есть 25 вузов, в которых можно получить профессию делопроизводителя.

5 популярных вузов России, имеющих программу обучения на делопроизводителя (код специальности — 7.46.01.03):

Также профессиональное обучение на делопроизводителя можно пройти в 56 ссузах.

5 популярных колледжей для получения специальности:

Обучение на делопроизводителя дистанционно

Если у вас нет возможности обучаться очно в предложенных учебных заведениях, то можно пройти курсы делопроизводителя дистанционно.

В обучении используется система вебинаров, онлайн-тестирования и консультации с преподавателями через компьютерные программы, например, Skype.

Если специальность уже есть, то можно пройти курсы повышения квалификации для делопроизводителей.

По итогам обучения выдается документ о профессиональной переподготовке.

Сколько зарабатывает делопроизводитель

По данным интернет-сервисов по поиску сотрудников, минимальная зарплата делопроизводителя составляет менее 12 тысяч рублей.

Максимальная зарплата — более 80 тысяч рублей.

Часто делопроизводителей с опытом работы берут на иные позиции, например, помощником директора или личным секретарем.

Плюсы и минусы профессии делопроизводителя

Плюсы:

  • официальное оформление на работу;
  • множество вузов, где можно получить специальность;
  • стабильный оклад.

Минусы:

  • рутинная работа;
  • невысокая зарплата;
  • большой и расплывчатый круг обязанностей.

Дельные советы (бери и делай): как сократить затраты вашей организации на работу с документами в 5 раз

Рано или поздно руководитель любой организации, подсчитывая полученную или недополученную прибыль, начинает задаваться вопросом: «А нужно ли содержать такое большое количество офисного персонала? Чем все эти люди вообще заняты?». Речь идет о персонале, который не формирует выручку, а несет поддерживающие функции. К таким сотрудникам обычно относят секретарей, офис-менеджеров, бухгалтеров, сотрудников ОЦО, делопроизводителей, архивистов, юристов, бесконечное количество ассистентов и т.д.

Для начала стоит выделить причины, которые влекут за собой увеличение штата:

  • рост бизнеса и естественное увеличение количества операций (объем документов, проверка и ввод данных и т.д.);
  • требования госорганов по формированию новых отчетов и статистики в сжатые сроки;
  • неэффективно организованные внутренние процессы (когда вместо прямой, в организации клубок процессов);
  • низкая эффективность персонала (низкая дисциплина, отсутствие контроля, нежелание работать в полную силу, проблемы с мотивацией);
  • желание линейных руководителей управлять не отделами, а департаментами.

Как только на повестке возникают обозначенные выше вопросы, каждый сотрудник, который находится под прицелом оптимизации, пытается доказать свою незаменимость. Здесь мы рекомендуем использовать подход: доверяй но проверяй.

Контроль исполнительской дисциплины

Время прихода и ухода сотрудников (нахождение на рабочих местах) — справиться с данной задачей поможет система контроля управлением доступа (СКУД), а также видеонаблюдение. В настоящее время, при наличии СКУД, без труда и нарушения гражданских свобод, можно получить автоматический отчет о времени нахождения работников на территории офиса.

Мониторинг активности сотрудников за персональным компьютером — здесь не ведется речь о слежке за каждым действием сотрудника. В настоящее время существуют инструменты, которые позволяют вести учет, например, того, с какой периодичностью сотрудник вводит данные в бухгалтерскую программу, какой временной интервал между операциями, сколько по времени сотрудник работал в той или иной системе.

Если основной задачей работника является ввод данных в 1С, а по отчету видно, что он работал в ней лишь ⅔ от своего рабочего времени, вот здесь должен возникнуть вопрос — чем он занимался в остальное время?

Постановка задач только в письменном виде с указанием сроков их выполнения и назначения ответственного лица. Любые задачи (подготовка отчетов по результатам совещаний, согласование договора с контрагентом, подготовка претензии и т.д.) должны быть зафиксированы в ERP системе (допустим Битрикс 24). В настоящее время любая ERP система позволяет по итогам любого периода сделать выгрузку по общему количеству задач, с детализацией на те, которые были выполнены в установленные сроки и с их нарушением.

Хронометраж рабочего дня специалиста — проведите хронометраж рабочего дня специалиста. Для этого попросите его на протяжении недели последовательно фиксировать в специальной таблице (лучше в бумажном виде) любые осуществляемые им действия с указанием количества затраченного времени. Получив отчет, вы сможете провести тестовые замеры и определить реальные сроки на выполнение задач. Также полученные результаты можно сверить с общедоступными существующими нормативами. Несомненно, данная информация позволит изменить ряд текущих процессов и повысить их эффективность.

Определите нормы выработки на сотрудника. Их можно привязать к количеству выполняемых операций (допустим, полный спектр по обработке входящего документа или количество проводок, которые сотрудник должен отработать в системе и т.д.). Понимая динамику изменения объемов, можно будет легко оценить потребность в дополнительном персонале и уровень загрузки текущих сотрудников.

Посчитали и прослезились. Как посчитать реальную стоимость операций

Любая операция, которую осуществляет сотрудник (обработка документов, занесение информации в бухгалтерские программы, проверка реквизит, подготовка документов к отправке) имеет для организации реальную стоимость. Складывается она, обычно из суммы всех выплат сотруднику (з/п, отпускные, премии), с учетом налогов, затрат на использование офисных площадей, административную поддержку (кадровое и бухгалтерское сопровождение работника, ИТ-поддержку) и т.д., поделенную на общее количество выполненных за отчетный месяц однотипных операций.

Например, по нашим подсчетам, средняя стоимость приемки, обработки и подготовки к хранению 1 документа (полный цикл с подсчетом затрат на всех работников, кто осуществлял хоть малейшее действие с документами), без учета его дальнейшего хранения, в организации может составлять до 250 рублей.

Понимая реальное количество входящих в организацию документов в рамках года, нетрудно подсчитать общий объем затрат. Сумма может вас неприятно удивить.

Но стоит немного изменить текущие процессы и стоимость может быть сокращена до 50-70 руб. за 1 документ . Не плохо, да? И такой подсчет можно сделать по каждой операции и найти пути для оптимизации.

ВАЖНО: Если вы хотите определить стоимость любой операции по работе с документами и понять, за счет чего и насколько можно повысить эффективность текущих процессов, мы бесплатно вам в этом поможем. Опишите процесс, задачу, которую хотите решить, и направьте свой вопрос на адрес info@archiv.ru .

Просим отнестись с пониманием к тому, что на письма без указания вашего ФИО и названия организации, мы можем не ответить.

Как можно повысить эффективность процессов работы с бухгалтерскими и финансовыми документами

Понимая реальную себестоимость каждой операции, которую выполняют ваши работники, можно передать непрофильные, часто повторяющиеся функции аутсорсеру, если предлагаемая ими стоимость позволит вам сэкономить.

Выделите и локализуйте дублирующие функции сотрудников (например, ввод данных с одного документа в различные системы, ксерокопирование, сканирование и т.д.)

Оптимизируйте количество проверок правильности оформления документов (задайте себе вопрос — для чего они нужны) и максимально их автоматизируйте (так исключается риск человеческой ошибки).

Что еще можно сделать:

  • оптимизировать процесс работы с ошибочными документами;
  • организовать единый центр сбора и проверки документов;
  • провести нормирование на каждую операцию (поможет реально определять потребности персонала);
  • использовать при работе с документами штрихкод, его наличие позволит решить большое количество проблем, а также вести учет их местонахождения.
Читайте также  Надо ли заверять бумажную копию электронного документа

А есть ли утвержденные нормы выработки?

В интернете, на государственных порталах, а также на сайтах профильных ассоциаций можно попробовать найти нормативы на необходимые вам действия. Вот, например, Постановление от 26 марта 2002 года N 23 . старенький документ, но очень любопытный. Здесь есть нормы для подготовки, утверждения и согласования различных документов.

Вот, как пример, нормы времени на подготовку инструкции по документационному обслуживанию (делопроизводству):

Используя подобные исходные данные, можно определить, сколько каждый специалист должен тратить времени на выполнение отдельной задачи. Несомненно, с учетом внедрения современных технологий и уровня автоматизации, существующие нормативы необходимо актуализировать под свою организацию, а большую их часть разрабатывать с нуля.

ВАЖНО: Если вы хотите найти норматив или определить нормы выработки на конкретные действия, можете описать задачу, направить свой вопрос на адрес info@archiv.ru и мы, с учетом нашего 20 летнего опыта, постараемся вам помочь. Просим отнестись с пониманием к тому, что на письма без указания вашего ФИО и названия организации, мы можем не ответить.

Типичные ошибки руководителя

Если вы руководитель и сейчас с негодованием качаете головой, то не спешите с выводами, а для начала просмотрите список типичных ошибок:

  1. Поручение специалисту непрофильной работы . Вы требуете от бухгалтера подготовить документы для участия в тендере, хотя в должностной инструкции об этом ни слова. Чтобы выполнить задачу придется сначала изучить нормативку, сами документы по тендеру и только потом подготовить нужные бумаги. Времени на эти действия бухгалтер потратит гораздо больше, чем если бы этим вопросом занялся профильный специалист по закупкам.
  2. Обратная ситуация — передача сотруднику слишком простой работы , которая занимает только незначительную часть его рабочего дня. В остальное время он просто остается без дела. Необходимо или перевести такого работника на неполный рабочий день или сменный график, или перераспределить обязанности в коллективе по-другому.
  3. Несвоевременная поставка ресурсов . Работник и рад бы распечатать документы, но нет бумаги для принтера. Здесь надо пересмотреть систему снабжения.
  4. Забюрократизированность. Чтобы получить новую компьютерную мышку менеджеру придется пройти с опросным листом пять кабинетов, где все кому не лень — от старшего администратора до младшего дворника подтвердят, что мышь ему действительно нужна. Сделайте процесс получения необходимых ресурсов и оборудования для работы более простым и оперативным.
  5. Сезонность и зависимость от потока клиентов в течение дня. Имеет значение как время года (например, более востребованы работы по строительству дачных домов — весной и летом), так и время дня. Например, в юридическую консультацию основной поток клиентов приходит до 15 часов, стоит ли устанавливать режим работы до 20:00?
  6. Бесплатная нагрузка. Если работнику поручили, в нагрузку, выполнять функцию, которая не была ранее обозначена в его должностной инструкции и при этом за данную работу не осуществляется доплата — результат не будет соответствовать вашим ожиданиям, а сотрудник будет всячески уклоняться от ее исполнения. оформите все по правилам — заключите допсоглашение, внесите изменения в должностную инструкцию, обозначьте доплату, и осуществляйте ее, при условии, что работник качественно выполняет данную функцию.

Есть и множество других факторов, из которых можно сделать вывод, что неорганизованность работы сотрудников — следствие неверно построенных регламентов работы внутренних процессов в организации. А за это отвечает уже руководитель.

Еще один бесспорно важный момент — автоматизация.

Как автоматизировать процессы по обработке документов

Чтобы обработать любой документ, требуется произвести несколько последовательных действий:

  • проверить корректность (по той ли форме представлен, есть ли все необходимые реквизиты, подписи и т.д.);
  • зарегистрировать документ;
  • провести его в программе или системе (например, в 1С и CRM);
  • подшить, архивировать документ.

И это при условии. что не потребовалось отправлять документ на доработку, исправление и потом повторять цикл заново.

При помощи автоматизации можно ускорить время обработки на каждом этапе.

  • Отсканировать документ и распознать;
  • Загрузить его на компьютер или в электронный сервис, где он будет автоматически проверен на ошибки и зарегистрирован, а данные из него подгружены в учетную программу;
  • Провести документ;
  • Направить его виртуальный образ в электронный архив, а оригинал в архивное хранилище.

Автоматизация процессов обслуживания документов, позволяет существенно ускорить их обработку. Это означает:

  • увеличение объемов документации, который может обработать один специалист;
  • освобождение времени работника на другие ключевые задачи, например, обслуживание клиентов, работа с задолженностями, изучение нормативки, проведение инвентаризации и т.д.;
  • для руководства это возможность существенно снизить издержки, в том числе за счет сокращения людских ресурсов в компании.

Делис Архив поможет вашей организации правильно рассчитать текущие затраты на работу и обслуживание документов и предложит варианты по их сокращению в 3-5 раз. Также мы сканируем документы, внедряем системы электронных архивов, осуществляем хранение документов на выгодных условиях.

О профессии делопроизводителя: какие обязанности нужно выполнять, где учиться и работать

Планируете учиться на делопроизводителя? Мы расскажем, как это сделать, а также ответим на основные вопросы о работе специалиста. Узнайте больше об этой востребованной профессии: обучение на делопроизводителя, служебные обязанности, возможности трудоустройства, плюсы и минусы.

Делопроизводитель занимается документированием деятельности организации. Налаженная система документооборота необходима компании для:

  1. своевременного и корректного оформления отношений с партнёрами и клиентами;
  2. ведения кадровой политики, определения должностных обязанностей, реализации целей и задач управления персоналом;
  3. защиты интересов компании в спорных ситуациях в досудебном и судебном порядке.

При наличии компетентных сотрудников сформировать чёткую систему делопроизводства несложно. В результате:

  • Повысится исполнительская дисциплина в коллективе, не будет возникать споров по поводу полномочий и ответственности.
  • Легче будет корректно отвечать на возможные жалобы и претензии со стороны как работников, так и внешних организаций.
  • Руководитель сможет эффективнее управлять коллективом, перераспределяя полномочия и сферы компетенции.

Обязанности делопроизводителя

Типовая должностная инструкция делопроизводителя подробно регламентирует сферу его основных занятий. В списке обязанностей:

  • Приём и регистрация в специальном журнале входящих документов.
  • В соответствии с резолюцией руководителя передача документов нижестоящим отделам и структурным подразделениям.
  • Контроль за исполнением предписаний руководителя. Отправление документа, подтверждающего исполнение, адресату.
  • Выдача справок на основании информации в хранящихся документах.
  • Систематизация документов текущего архива.
  • Подготовка к передаче и передача по акту дел, выведенных из текущего документооборота, в архив организации.
  • Приём, регистрация и передача на подпись руководителю заявлений, служебных записок и другой документации, проверка правильности её составления.
  • Обеспечение сохранности входящей документации.
  • Выполнение отдельных поручений руководителя, участие в комиссии по уничтожению по акту документов, утративших актуальность и не подлежащих обязательному хранению.

Плюсы и минусы профессии делопроизводителя

Одно из основных преимуществ профессии — востребованность. Делопроизводители нужны почти всем компаниям, поэтому специалистам этого профиля не приходится долго искать работу.

У делопроизводителей спокойный характер работы. Плюс это или минус — решать вам. С одной стороны, это сравнительно низкий уровень стресса, нет необходимости постоянно встречаться и вести переговоры с людьми, работа не связана с частыми поездками. С другой стороны, людям, привыкшим к активному образу жизни, такая работа может показаться монотонной и даже скучной.

Всё зависит от психологических качеств: если вам нравится работать с бумагами, вы аккуратны, педантичны, ответственны, требовательны к подчинённым и коллегам, эта работа вам подходит.

Где учат делопроизводству?

Как стать делопроизводителем? В первую очередь — получить соответствующее образование. Учиться можно в высших учебных заведениях по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение», в колледжах и техникумах по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение», на курсах профессиональной переподготовки.

Рассмотрим подробнее, где можно получить образование по делопроизводству и сколько времени нужно учиться.

Получив в вузе за 4 года квалификацию бакалавра, выпускник может претендовать на любую должность, связанную с ведением документооборота. Обучение на магистратуре (еще два года) повысит шансы на трудоустройство. Для поступления на делопроизводителя в вуз нужно сдать ЕГЭ.

Обучение в техникуме или колледже длится меньше – в среднем 2 года 10 месяцев на базе 11 класса и 3 года 10 месяцев на базе 9 класса. Учитывайте, что квалификация специалиста среднего звена позволяет занимать лишь определённые, ниже оплачиваемые должности в системе делопроизводства. Если вы планируете со временем занять руководящую должность, вам понадобится высшее образование.

Если вы уже окончили вуз или колледж по другой специальности и хотите сменить профессию, хороший вариант для вас — получение образования делопроизводителя на курсах профессиональной переподготовки. Этот вариант подходит и тем, кто хочет расширить сферу деятельности и заниматься делопроизводством наряду с основной работой — например, кадровика, секретаря, архивиста и т. п. Пройти курсы профпереподготовки можно онлайн за 3–4 месяца без отрыва от производства — вам даже не придется брать отпуск.

Читайте также  Как написать гарантийное письмо о предоставлении документов

О том, какие документы нужно регистрировать, а какие нет — шпаргалка делопроизводителя

Регистрация необходима на этапе создания документа и в процессе его перемещения из одной организации в другую (или органы власти). Без регистрации многие документы не имели бы юридической силы и не смогли бы попасть к конечному адресату. Приказ вступает в силу только после того, как он был подписан и зарегистрирован. Исходящая корреспонденция имеет официальный статус при наличии регистрационного номера. Аналогичным образом входящему документу присваивается регистрационный индекс – и с этого момента организация берет ответственность за его исполнение или использование.

Суть регистрации проста: документ должен быть идентифицирован, то есть получить регистрационный номер. При этом в учетные документы (журналы, карточки) необходимо внести запись о регистрации. Эта процедура важна не только для учета документов и контроля за их исполнением. Документ с уникальным номером гораздо легче найти в электронной системе, файле или в бумажном архиве.

Основные принципы регистрации

Нормативными актами в сфере делопроизводства закреплены общие правила регистрации документов. Главное «пособие» делопроизводителей – Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2016 года, которыми в том числе установлены основные принципы регистрации документов.

Зарегистрировать документ можно только один раз

Принцип однократности означает, что в пределах одной организации документ может быть зарегистрирован единожды. Об этом принципе особо следует помнить при смешанной форме делопроизводства, когда наряду с регистрацией бумажных документов в организации ведется электронный документооборот. Дублей быть не должно и в том случае, если документ, зарегистрированный в службе делопроизводства, направлен на исполнение в структурное подразделение, где обновить сведения о документе могут, используя уже созданный регистрационный номер.

Регистрация осуществляется в пределах отдельных групп

Принадлежность к группе определяется в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, распорядительные документы, договоры, служебные документы, исходящая корреспонденция

Соблюдать сроки

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Телеграммы и факсы должны быть зарегистрированы в момент получения, после чего их незамедлительно передают адресату.

Правило календарного года

Документы регистрируют в пределах календарного года. За это время ни один номер не может повториться. С наступлением нового года «счетчик» обнуляется, и документы начинают регистрировать с первого номера, но с учетом изменившейся даты календарного года. Исключение – описи дел постоянного хранения, которые имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов.

Регистрировать ОБЯЗАТЕЛЬНО

Служба делопроизводства должна регистрировать все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа создания и получения документа.

В самом общем виде это документы, которые:

  • поступили из других организаций и от физических лиц;
  • внутренние и отправляемые документы;
  • требующие ответа;
  • из органов власти, вышестоящих организаций и т.п.

В кадровом делопроизводстве регистрации подлежат:

  • приказы по личному составу;
  • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
  • трудовые книжки работников;
  • личные дела работников;
  • уведомления работников;
  • командировочные удостоверения;
  • справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях и др.);
  • протоколы заседаний конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избранию на должность.

Также рекомендуется вести регистрацию выдачи и сдачи доверенностей работникам, представляющим интересы организации. Это позволит проконтролировать срок действия доверенностей, а в случае увольнения работника поможет выяснить, есть ли у него на руках действующий документ.

Единого перечня нерегистрируемых документов не существует

По общему правилу не регистрируются документы, полученные для сведения и не требующие исполнения или ответа. Обычно перечень таких документов содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Если инструкции по делопроизводству в организации нет, список нерегистрируемых документов может быть утвержден приказом руководителя организации.

Как правило, к нерегистрируемым относятся:

  • сводки и информация, присланные для сведения;
  • копии приказов руководителя по основной деятельности;
  • копии распорядительных документов вышестоящей организации;
  • формы статистической отчетности;
  • графики, наряды, заявки;
  • прейскуранты, прайс-листы,
  • технические условия;
  • поздравительные письма и телеграммы;
  • пригласительные билеты;
  • рекламные извещения, плакаты, программы мероприятий;
  • учебные планы, программы;
  • печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги);
  • корреспонденция работников с пометкой «лично» и многие др.

В случае если нарушены правила оформления документов, служба делопроизводства вправе их не регистрировать.

Регистрационные журналы, книги, карточки

Для регистрации документов используются журналы (книги) и карточки. Это две исторически сложившиеся формы фиксации регистрационных данных. С появлением компьютеров из бумажных они постепенно трансформировались в электронные журналы, базы данных и, наряду с другими делопроизводственными процедурами, перекочевали в системы электронного документооборота.

Журналы (книги) регистрации

Если в организации не внедрена система электронного документооборота, функцию регистрации на себя могут взять электронные журналы, которые удобно составлять и вести в виде таблицы Excel. Первая строка такого журнала содержит заголовок информационного поля, каждая последующая – учетную запись.

В большинстве случаев формы регистрационных журналов четко не регламентированы. При необходимости содержание строк и столбцов можно менять, придерживаясь принципа полноты отображения информации о регистрируемом документе.

В произвольной форме ведутся:

  • Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам;
  • Журнал учета входящей корреспонденции;
  • Журнал учета исходящей корреспонденции;
  • Журнал учета личных дел;
  • Журнал регистрации приказов по основной деятельности;
  • Журнал регистрации приказов по личному составу;
  • Журнал регистрации приказов на отпуск;
  • Журнал регистрации должностных инструкций;
  • Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации и многие др.

Формы журналов и книг, ведение которых обязательно, нормативно определены.

  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля;
  • Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
  • Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности;
  • Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей.

Формы журналов, рекомендованные ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 года № 2797»:

  • Журнал регистрации вводного инструктажа;
  • Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.

ВАЖНО! Обязательное ведение учетных форм в виде журналов установлена Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 года (статьи 258, 259,260, 261 и др.). Журналы (книги) регистрации подлежат особому хранению.

Бумажные журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации, заголовок, дата заведения журнала (книги), а после внесения последней возможной записи – дата окончания. Любые изменения в названии организации или ее организационно-правовой собственности также должны быть отражены на обложке.

Регистрировать документы в бумажных журналах нужно только в том случае, если такое требование закреплено в правовых актах или когда в этом есть объективная необходимость, например, во избежание разногласий при выдаче документов об образовании и пропусков. В остальных случаях более удобной формой регистрации являются электронные журналы.

Регистрационные карточки

К регистрации на бумажных карточках прибегают в том случае, если в организации нет ни СЭД, ни возможности вести электронные журналы. Карточная система регистрации позволяет регистрировать один и тот же документ в нескольких картотеках в зависимости от классифицирующего признака: по автору, исполнителю и пр. Такой вид картотеки называется справочным, или информационным. Также возможно заведение тематической картотеки, в которой карточки организуются согласно классификатору вопросов деятельности организации. Для осуществления контроля за исполнением документов и поручений используется сроковая картотека.

Поскольку вся работа в картотеке ведется вручную – во время регистрации и в ходе поиска нужной информации, она крайне не продуктивна для работы с большим объемом документооборота, например, с входящими документами.

Организация самостоятельно определяет формы регистрационных карт и закрепляет их в инструкции по делопроизводству.

Кто должен вести регистрацию документов

В случае если в организации делопроизводство ведется централизованно, то вся документация регистрируется в службе ДОУ. При смешанной форме необходимо четко определить, какое подразделение, какой сотрудник ответственны за регистрацию, а также установить перечень документов, подлежащих регистрации.

Часть внутренних документов (приказы по основной деятельности, служебные записки, докладные и пр.) регистрируется службой делопроизводства. Протоколы заседаний – по месту создания лицом, ответственным за организацию мероприятия. Внутренняя документация структурных подразделений проходит регистрацию в структурных подразделениях.