Нужно ли списывать в дело электронные документы

Особенности хранения документов в электронном архиве

Большинство современных организаций перешло на электронную форму документов, и они также должны как-то храниться. Как обеспечить надежное хранение? Нужно ли распечатывать электронные документы? Нет. Для их хранения создается электронный архив. К нему предъявляются определенные нормы и требования.

Требования к хранению документов в электронной форме

Хранение бумаг регламентируется ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». В этом нормативном акте прописаны следующие требования:

  • Читабельность. По отношению к электронным бумагам рассматриваемый принцип остается актуальным. Компьютерное оборудование может устареть, что приведет к утрате читабельности.
  • Регулярное перезаписывание. Перезапись необходима для того, чтобы документ можно было прочитать при появлении новой техники. То есть информация переносится с устаревшего на новый носитель.
  • Наличие обозначений для идентификации. Идентификаторы нужны для того, чтобы быстро отыскать нужный документ.
  • Логическая связь между бумаги. К примеру, есть документ и приложение к нему. Эти две бумаги важно связать друг с другом, так как текст приложения не будет понятен без основного соглашения.

Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.

Внутренняя опись электронных документов

Как обычные, так и электронные документы направляются в архив в соответствии с определенным порядком:

  1. Организация ежегодной экспертизы ценностей.
  2. По итогам экспертизы уничтожаются бумаги с истекшими сроками хранения.
  3. Актуальные ЭД включаются в опись и направляются в архив.

Опись ЭД заменяет акт приема-передачи. Заполнять ее нужно в структурном подразделении.

Особенности составления описи

Компания должна правильно организовать опись:

  • Отдельные описи нужно оформлять для документов, срок хранения которых превышает 10 лет.
  • Если документ составляется для электронных дел, графу «срок хранения» добавлять не требуется.
  • Опись оформляется в двух экземплярах.
  • Если в компании есть только один фонд, не обязательно указывать номер фонда в документе.
  • В заголовке прописывается год сдачи ЭД в архив.
  • Название структурного подразделения указывается в разделе «Наименование раздела описи».
  • Названия разделов и индексы проставляются в соответствии с номенклатурой.
  • Опись требуется согласовать с руководителем отдела делопроизводства, а также с экспертной комиссией, если она имеется.
  • Вторая часть документа оформляется при приеме-передаче ЭД в архив.
  • Порядковый номер описи нужно проставлять в архиве.

Рекомендуется включить в опись число и тип электронных носителей, которые направляются в архив.

Особенности передачи ЭД в архив

Рассмотрим порядок направления ЭД в архив:

  1. Подразделение подготавливает ЭД к передаче в архив, сохраняет их в требуемых форматах.
  2. ЭД нужно записать на электронные носители с оформленными обложками.
  3. ЭД с большим сроком хранения нужно включить в описи.
  4. Опись и приложения к ней направляются в архив в бумажном формате.
  5. Архивариус должен просканировать предоставленные носители антивирусной программой.
  6. Каждый из файлов проверяется на читабельность.
  7. В опись включается запись о приеме-передаче.
  8. Документ должен быть подписан архивариусом и сотрудником, который занимался передачей ЭД.

Архивариус должен уметь работать с ЭД, пользоваться антивирусными программами.

Требования к документам, отправляемым в архив

Как подготовить ЭД к отправке в архив? Нужно помнить об этих рекомендациях:

  • При направлении ЭД в архив нужно конвертировать их в специальный формат. В частности, это формат PDF/A-1.
  • Учетной единицей считается контейнер ЭД. Контейнер – это zip-архив, в котором содержится как документ, так и его метаданные.
  • Бумаги систематизируются в дела, а затем направляются в контейнеры. Все это выполняется в структурном подразделении.
  • Контейнеры направляются в архив через интернет или на специальном носителе.
  • Учитываться должны все электронные документы.
  • В рамках учета выполняется присвоение контейнерам учетных номеров. Они включаются в архивном шифре. Если ЭД содержатся на обособленном носителе, шифр нужно отобразить на его футляре. Если документ хранится в информационной системе, шифр должен быть включен в метаданные.

Архивный шифр на ЭД схож с шифром для бумажных документов. Однако в первый нужно включить статус бумаг: основная или рабочая.

Особенности хранения ЭД в архиве

При хранении ЭД нужно иметь в виду Приказ Министерства культуры №526 от 31 марта 2015 года «Об утверждении правил хранения». В пункте 2.30 Правил в редакции от 2015 года указаны эти правила:

  • В архив нужно сдавать 2 экземпляра ЭД. Они должны быть размещены на разных носителях.
  • В архиве должны быть все требуемые программы и технические устройства, нужные для чтения, копирования и перезаписи.
  • Сотрудники должны сделать все, чтобы предупредить утрату ЭД, несанкционированное распространение документов, уничтожение и искажение сведений.

ВАЖНО! Для организации архива обязательно нужно два носителя. Связано это с необходимостью наличия двух экземпляров документов.

Выдача документов

При выдаче ЭД документ нужно скопировать. Достоверность файла устанавливается отсоединенной электронной программой. Выдача бумаги отражается в специальном журнале. Нужные ЭД могут направляться по локальной сети фирмы. В подобной ситуации требуется внести запись в электронный журнал. В нем отражается эта информация:

  • Дата предоставления документа.
  • Фамилия и инициалы сотрудника, который запросил бумаги.
  • Наименование структурного подразделения.
  • Учетный номер предоставленного ЭД.

Выдача документов должна контролироваться для того, чтобы отслеживать движение всех бумаг.

Особенности уничтожения ЭД

Уничтожение ЭД выполняется в стандартном порядке. Уничтожаемые бумаги указываются в соответствующем акте. В учетной документации проставляются пометки. В целом процесс уничтожения ЭД практически аналогичен уничтожению документов на бумажном носителе. Процедура должна проводиться таким образом, чтобы файлы нельзя было восстановить в дальнейшем. К примеру, можно поместить диск в печь или шредер.

Преимущества и недостатки электронных архивов

Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:

  • С ЭД легко работать. Документы можно распечатать, переслать, копировать.
  • Поиск нужного документа не требует много времени.
  • Рабочим файлом является копия документа, а не его оригинал. Это позволяет предупредить уничтожение и порчу файла.
  • Резервирование позволит сохранить ЭД даже в условиях ЧП.

С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:

  • Нужно приобретать технические средства и официальные программы для прочтения и хранения ЭД.
  • Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений.
  • Существует риск потери данных, особенно в том случае, если пользователи не создают копии файлов.

Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.

Отражение электронных документов в учёте

Видеоинструкция

Текстовая инструкция

Для изменения способа обработки входящих электронных документов, пользователю необходимо открыть действующую настройку ЭДО со своим контрагентом.

В версиях программных продуктов, использующих Библиотеку электронных документов 1.6, это можно сделать, перейдя в раздел Справочники — Контрагенты. В открывшемся списке необходимо выбрать контрагента, с которым требуется установить определенный способ обработки входящих электронных документов, нажать ЭДО – Настройки отражения в учёте.

Затем двойным щелчком левой кнопки мыши открыть настройку с контрагентом, по которой необходимо изменить способ обработки входящего электронного документа.

Стандартными настройками предусмотрен автоматический способ отражения в учётной системе с указанием вида документа.

Способ обработки документов учёта задаётся в разрезе видов входящих электронных документов. Если пользователю не требуется автоматически создавать документ учётной системы, то в настройках отражения документов в учёте, нужно установить «Вручную в форме электронного документа» напротив соответствующего вида электронного документа.

При нажатии «Заполнить по шаблону», пользователю доступен выбор рекомендуемого способа обработки электронных документов.

Если все документы учетной системы обрабатываются вручную, то следует использовать соответствующий шаблон «Все вручную».

Ручной способ обработки позволяет связать входящий электронный документ с уже созданным документом информационной базы. Для этого в разделе «Входящие» рабочего места Текущие дела ЭДО необходимо нажать на ссылку «Создать документы».

В открывшемся окне имеется возможность создать документ учётной системы на основании данных входящего электронного документа, а также подобрать ранее созданный.

Если документ учёта был сформирован вручную, необходимо нажать «Подобрать» и в открывшемся списке выбрать соответствующий документ.

При нажатии кнопки «Перезаполнить текущий», документ учётной системы будет перезаполнен данными входящего электронного документа.

Создать или подобрать документ учётной системы также можно из формы просмотра электронного документа, используя соответствующие ссылки.

На основании входящего неформализованного документа (например: pdf, word, excel, jpg и др.) создать документ учёта можно только в ручном режиме, а затем выполнить его подбор.

***
В версиях программных продуктов, использующих Библиотеку электронных документов 1.1, для изменения способа обработки входящего электронного документа необходимо перейти в раздел Сервис – Обмен электронными документами – Настройки ЭДО.

Затем открыть настройку, по которой необходимо изменить способ отражения в учёте и перейти на вкладку «Входящие электронные документы».

Читайте также  Какие документы нужны для официального трудоустройства

Правила работы с электронными документами

В связи с пандемией переход на электронный документооборот набирает обороты. А с весны 2020 года стартовал эксперимент по переходу на электронные кадровые документы. Но не все предприниматели до сих пор успели разобраться в тонкостях этого вопроса и требованиях, которые придется соблюдать.

Прежде всего нужно понять, какие законы имеют отношение к работе с электронными документами, что такое форма и формат документа и как отражается дата подписания в электронном варианте.

Как регламентируется работа с электронными документами

Те, кто собирается перейти на электронный документооборот, должны знать, что:

  • Документ, подписанный электронной подписью, признается равнозначным бумажному аналогу, подписанному от руки. Об этом говорит Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Самым надежным способом подписания электронных документов считается квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Если вы подписываете документ КЭП, то никакие дополнительные соглашения с контрагентом о признании этой подписи, как это происходит при подписании документа неквалифицированной электронной подписью (НЭП) и простой электронной подписью (ПЭП), не требуются.

  • Есть и исключения, когда требования о составлении документа на бумаге предусмотрено федеральными законами или нормативными правовыми актами.

Например, Трудовой кодекс прописывает порядок обмена трудовым договором, согласно которому даже с удаленными сотрудниками предполагается бумажный обмен. То есть даже после подписания электронного трудового договора работодатель обязан выслать сотруднику трудовой договор на бумаге.

С весны 2020 года проводится эксперимент по переходу на электронные кадровые документы — он продлится до 31 марта 2021 года. В Приказе Минтруда РФ от 14.05.2020 № 240Н в перечне видов документов, в отношении которых осуществляется эксперимент, указан в том числе и трудовой договор. Так что в скором времени в Трудовой кодекс будут внесены ожидаемые изменения.

Проверьте, прописаны ли в нормативных актах, касающихся вашей сферы бизнеса, особые требования к работе с бумажными документами.

  • В скором времени в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ будут действовать изменения. Так, ЭП будет выдаваться не сотруднику организации, а физическому лицу.

Это правило вступит в силу с 1 января 2022 года. Когда физлицо будет подписывать документ ЭП, то оно будет подтверждать наличие полномочий.

Когда появится электронная доверенность?

Пока электронной доверенности не существует. В Федеральном законе от 27.12.2019 № 476-ФЗ, который вносит поправки в ст. 63-ФЗ «Об электронной подписи», встречается понятие «документ о полномочиях в машиночитаемом виде». Однако подробностей о том, как будут выглядеть и работать машиночитаемые доверенности пока нет.

В связи с этим операторы не могут проверить правомерность подписания документа по доверенности и показать эту информацию получателю. Однако ожидается, что к 2022 году формат электронной доверенности, с учетом требований бизнеса, всё же будет разработан.

Уже можно ознакомиться с проектом постановления Правительства РФ со списком требований, которым должна соответствовать машиночитаемая доверенность для электронного подтверждения полномочий.

Согласно проекту, электронная доверенность должна среди прочего содержать:

  • сведения о доверителе;
  • дату совершения доверенности;
  • срок действия доверенности;
  • идентификатор полномочия из классификатора полномочий;
  • идентифицирующие данные об информационной системе, которая предоставляет техническую возможность получения информации о досрочном прекращении действия доверенности, в том числе в силу её отмены доверителем.

Требования к электронным документам

Самые жесткие требования предъявляются к счетам-фактурам. В ст. 169 НК РФ прописано, что электронные счета-фактуры могут выставляться по взаимному согласию сторон. Причем в электронном виде они выставляются в утвержденном формате ФНС и передаются в порядке, установленном Минфином, а именно только через оператора (Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н).

То есть отправка по электронной почте скана электронного счета-фактуры не будет соответствовать требованиям Налогового кодекса.

  • Формат счета-фактуры утвержден Приказом ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
  • Формат корректировочного счета-фактуры утвержден Приказом ФНС РФ от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@.

В отношении первичных документов действует Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Есть форматы электронных документов, утверждённые приказами ФНС: товарная накладная, акт, акт приема и/или расхождений.

Также следует обратить внимание на Приказ ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, который утвердил формат универсального передаточного документа (УПД). Этот документ подписывается уполномоченными лицами и содержит целый блок для заполнения.

Форматы УПД обновляются — за этим нужно следить.

Форма и формат документа

В Приказе ФНС, утвердившем формат электронных документов, не содержится требований по его визуализации. Нет четкого понимания, как он должен выглядеть на экране монитора либо на бумаге, если его нужно распечатать для отчета.

Если вы пользуетесь Диадоком, но у вас есть индивидуальные требования к работе с документами, то вы можете обратиться с запросом на кастомизацию форм, и вам добавят необходимую информацию. То есть при необходимости может быть организована возможность работать с документами так, как вы привыкли это делать с бумажными документами.

Форма счета-фактуры визуализируется согласно Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, которое утверждает бумажную форму счета-фактуры.

Сам бумажный документ — един. Это значит, что один документ подписывают обе стороны. С электронным документом всё иначе. Когда продавец формирует документ, он подписывает лишь свою часть документа, свой файл, заполняет всю необходимую информацию и указывает реквизиты.

Подписанный документ уже невозможно изменить. И даже если такая попытка будет произведена, то после этого сам файл документа не будет соответствовать файлу подписи. Станет очевидно, что этой подписью был подписан иной документ.

Для внесения информации в документ покупатель связывается с файлом продавца по идентификатору.

На печатной форме документа можно увидеть штамп подписи, в которой указана информация о подписантах, сертификатах и времени подписания. Если документ «разбивается» на два листа, то каждый из них имеет идентификатор, что делает невозможным внесение иного распечатанного листа для каких-то целей.

Отражение даты подписания в электронном документе

На печатной форме документа в штампе выводится дата подписания, когда пользователь нажал клавишу или совершил действие, которое было направлено на подписание документа. В этот момент оператор обращается в головной удостоверяющий центр, чтобы убедиться в действительности сертификата электронной подписи. После этого выводится информация о подписанте, дате и времени подписания документа.

Таким образом, обмениваясь документами через оператора, вы можете быть уверены в том, что документы подписываются действующими сертификатами. Ни один контрагент не сможет вам сказать, что он не подписывал какой-то документ, так как сам факт подписания фиксируется оператором.

Поскольку в момент подписания оператор не знает о полномочиях подписанта, то лучше запрашивать обоснования полномочий партнера. Запрашивайте доверенности и храните их у себя. Доверенность без проблем передается через Диадок.

В XML-файле счета-фактуры существуют даты самого счета-фактуры, которые указывает продавец при формировании документа. Оператор не имеет к ним никакого отношения. То есть выставляя счет-фактуру 25 сентября, вы можете указать, что этот документ от 30 августа.

То же самое в ХМL-файле первичного документа: есть дата самого документа, а есть дата совершения хозяйственной жизни. Например, когда товар был отгружен (со стороны продавца) и когда товар был принят (со стороны покупателя). Все эти даты заполняются участниками сделки. Они могут не совпадать с датами подписания. Самое главное, о чем нужно помнить: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ предусматривает, что в реквизитах документов должны быть только даты хозяйственной жизни и даты составления документа. Дата подписания как таковая среди реквизитов не указана.

Есть ещё один момент: к дате подписания электронного документа не применяется методология, то есть нет указаний о том, как именно её проставлять. Операторы как-то фиксируют эту дату, чтобы бизнесу было удобнее работать, например, при подписании договора, чтобы вы понимали, с какого момента возникают обязательства. Но для каких-то учетных целей прибегать к этой дате смысла нет. Правильнее ориентироваться на факты хозяйственной жизни. Например, если товар поступил на склад 28 августа, но документ вы подписали только 10 сентября, то обязательно укажите, что вы получили товар 28 августа.

Даты отправки/получения счета-фактуры фиксируются в отдельных технологических файлах — извещениях и подтверждениях, которые утверждены Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

ЭДО в вопросах и ответах — самые популярные вопросы и мифы

Далеко не все еще используют электронный документооборот. причины разные — кто-то не уверен, что он вообще нужен, кто-то тянет до последнего, хотя ЭДО уже неизбежен (это, например, продавцы товаров, подлежащих прослеживаемости). Есть и такие, что начитались страшилок на форумах, наслушались коллег-бизнесменов и теперь к ЭДО относятся с опаской. Сегодня разрушаем сомнения и отвечаем на самые популярные вопросы.

Читайте также  Инициалы перед фамилией или после в документах

Иногда приходится переделывать документы задним числом. Исправлять ошибки. Разве при ЭДО так можно?

Дата электронного документа — это дата его принятия оператором, исправить ее уже будет нельзя. Документ можно аннулировать, отправив соответствующее сообщение контрагенту или отправить новый, уже с верными данными. Отдельный случай — счет-фактуры. Их нужно корректировать особым образом, направля корректировочную форму. Или можно исправить исходный счет-фактуру, но в этом случае также указывается номер и дата исправления. Все зависит от вида ошибки.

Слышали, что роуминг настраивается долго. Неделями придется ждать.

Суть роуминга в том, чтобы дать возможность клиентам разных операторов свободно взаимодействовать между собой. Т.е. в обмене между вами и контрагентом-клиентом другого оператора будет участвовать уже 2 Удостоверяющих центра.

Основные операторы уже успешно работают между собой и настройки проходят быстрее. Если УЦ еще не взаимодействовали, то действительно может понадобиться дополнительное время на настройку.

Некоторые пользователи подключаются к нескольким операторам. Например, у вас большое количество клиентов, с которыми вы работаете уже через ЭДО и тут появляется крупный клиент или сразу несколько, которые хотят работать через другого оператора. Отказываться от сделки или подключить еще ЭДО? Выбор очевидный.

Подключение к новому оператору может быть выгодным — участвуйте в акции «Фортуна» и подключайте Астрал Отчет 5.0 со скидкой 50%!

За все надо платить — за входящий, за исходящий, так и без денег останешься!

За входящие документы операторы в большинстве случаев не берут никакой платы. К примеру, у вас много накладных от поставщика, а вот исходящих документов очень мало, такое возможно, если, вы торгуете в розницу и ваши покупатели — частные лица. Тогда вы можете только получать документы и подписывать их. За утверждение (подписание) документа с вас не будет взиматься плата. Конечно при этом необходимо иметь электронную подпись .

Кстати, за роуминг отдельно платить не нужно, Калуга Астрал предоставляет эту услугу бесплатно.

Астрал-ЭТ — надежная и безопасная электронная подпись для различных задач: участия в торгах, работы с Госуслугами и другими порталами, электронного документооборота, сдачи отчетности и т.д.

Нельзя просто начать меняться документами, надо подписать какое-то соглашение или договор с контрагентом.

Это не совсем верно. При обмене документами, подписываемыми квалифицированной электронной подписью , никаких дополнительных соглашений заключать не нужно .

Исключение — если способ обмена документами строго указан в вашем контракте и его надо изменить. Допустим ваш покупатель попросил выставлять ему документы в бумажном и только таком виде и предусмотрел это в договоре. Тогда нужно внести в него изменения и указать, что документы могут предоставляться также (или только) в электронном виде. Такой пункт можно добровольно включить в договоры.

У меня и так все хорошо. Я использую бумажный документооборот и не испытываю проблем.

Рано или поздно те, кто работает с бумажными документами, сталкиваются с проблемами:

  • Клиент не возвращает документы — забывает, теряет, просто тянет время или делает вид, что ничего не получил;
  • Если работать с контрагентами по всей стране, то обмен документами превращается в черепашьи бега — какое письмо быстрее доползет до адресата и вернется обратно, а бухгалтерия без оформленных документов откажется проводить операции в учете;
  • Может оказаться, что вы нарушаете закон . Например, ряд продавцов маркированных товаров продолжали обмениваться с поставщиками обычными бумажными документами и не отражали товары в системе Честный Знак уже после того, как их товары стали подлежать обязательной маркировке. При проверках на таких продавцов налагаются высокие штрафы;
  • Проконтролировать движение бумажных документов намного сложнее . К примеру, сотрудник может забыть отправить почтой пакет документов клиенту в указанные в контракте сроки. За нарушение сроков предусмотрена неустойка. На словах сотрудник может вам сказать, что все отправил, но простым письмом, никаких чеков не сохранил. Простое письмо не отслеживается, придется верить работнику на слово.

Это только несколько случаев, когда бумажный документооборот может вас подвести.

Я не верю, что можно сэкономить на ЭДО или экономия будет незначительной.

Приведем пример. Небольшая московская компания ежемесячно рассылает документы за услуги своим заказчикам. Рассылка делается почтой заказными письмами по 40 штук в месяц. Цена конверта — 3,50 рубля, стоимость отправки — 56 рублей за письмо.

Получается, что отправка 40 писем обойдется организации в 2380,00 рублей в месяц или 28 560,00 рублей в год. В год будет отправлено 480 писем.

А теперь посмотрите сколько будет стоить отправка 500 документов в год по тарифу Стандарт от Астрал.ЭДО :

2000 рублей против 28,5 тысяч. Ощутимая выходит экономия. Это не говоря о том, что вам или другим сотрудникам не придется упаковывать документы в конверты, подписывать, везти на почту и стоять там в очереди.

Чем больше документов вы отправляете сейчас на бумаге, тем больше будете экономить, перейдя на ЭДО.

Я предприниматель, мне-то зачем ЭДО?

Про экономию на почтовых расходах мы уже сказали. К тому же крупные поставщики и сетевики охотнее работают с предпринимателями, если те используют электронный, а не традиционный документооборот .

ИП зачастую сам отвечает за весь бизнес и выполняет самостоятельно большую часть работы. Не стоит тратить рабочее или свободное время — целые часы, на операции, которые могут занимать несколько минут в день.

Вы будете быстрее получать оплату . Ведь полный, окончательный расчет за товары или услуги клиенты предпочитают производить только после получения документов, т.к. опасаются, что предприниматель может оказаться недобросовестным.

Если ваша деятельность связана с современными технологиями, IT, приложениями, онлайн-сервисами и т.п., то странно одной ногой оставаться в прошлом веке. Налаживаете клиенту супер-современную сеть коммуникаций, документы отдаете бумажные. Надо соответствовать своей нише и времени.

Не все документы можно заменить электронными аналогами.

Любые документы могут быть электронными. Другое дело, что существуют формализованные и неформализованные документы .

Формализованные — счет-фактура, УПД, ТОРГ-12, например. Неформализованные — акты сверки расчетов, договоры, письма и т.д. Вторые могут отправляться в виде сканов или других файлов, подписанных электронной подписью.

Каждый день слышу, что где-то взламывают базы. Даже банки не могут уберечь данные своих клиентов. Как вы гарантируете безопасность в ЭДО?

Документы подписываются электронной подписью с использованием средств криптографической защиты. Удостоверяющие центры, операторы ЭДО проходят аккредитацию, подтверждая свою надежность.

Вы сможете даже регулировать доступ сотрудников к базам , чтобы избежать утечек информации изнутри. В особенности это касается персональных данных, к работе с которыми допускаться должны не все сотрудники.

Я буду привязан к компьютеру и не смогу выписать документы или подписать входящие находясь вне офиса или не дома.

Для работы с ЭДО можно использовать не только компьютер, но и смартфон, планшет или ноутбук. Достаточно скачать приложение или войти через браузер в сервис, проведя предварительно несколько настроек.

Нужно ли списывать в дело электронные документы

Использован релиз 3.0.80

При получении от продавца Товарной накладной в электронном виде покупатель должен выполнить следующие действия:

Получение и отражение в учете Товарной накладной (информации продавца)

Получение электронного документа об отгрузке товаров (электронной Товарной накладной) от продавца производится:

  • при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование — подраздела Сервис или из раздела Руководителю — подраздела Сервис в зависимости от настроек панели навигации;
  • по команде Отправить и получить из формы списка документов «Текущие дела ЭДО», открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Покупки — подраздел Сервис) (рис. 1).

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел АдминистрированиеОбмен электронными документами — Обмен с контрагентами).

Полученная электронная Товарная накладная (информация продавца) автоматически помещается в папку «Отразить в учете» формы списка документов «Текущие дела ЭДО».

Для настройки отражения поступающих электронных документов в учетной системе из формы «Настройки ЭДО» (раздел АдминистрированиеОбмен электронными документами — Обмен с контрагентами — Настройки ЭДО), находясь на закладке «Настройки получения» и дважды щелкнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, необходимо перейти в форму «Настройка отражения документов в учете» и установить способ обработки поступающих электронных документов: «Автоматически» или «Вручную в форме электронного документа» (рис. 2).

Если в графе «Способ обработки» формы «Настройка отражения документов в учете» (рис. 2) будет установлено значение «Автоматически», то при получении электронной Товарной накладной в программе будет сразу автоматически сформирован документ учетной системы «Поступление (акт, накладная)». При этом в папке «Отразить в учете» списка входящих документов формы «Текущие дела ЭДО» в графе «Отражение в учете» появится гиперссылка на новый автоматически созданный документ учета (рис. 3).

Читайте также  Какие бывают накладные документы

Если в настройках ЭДО (раздел АдминистрированиеОбмен электронными документами — Обмен с контрагентами — Настройки ЭДО) дополнительно установлен флажок для значения «Отправлять входящие документы на утверждение», то поступившая Товарная накладная будет помещена также в папку «Утвердить» списка входящих документов (рис. 4).

Если в настройках получения будет стоять способ обработки «Вручную в форме электронного документа», то при получении электронной Товарной накладной в папке «Отразить в учете» в графе «Отражение в учете» будет стоять гиперссылка со значением Создать документы, при переходе по которой откроется форма «Подбор документов отражения в учете», в которой можно по кнопке Создать сформировать соответствующий документ в учетной системе или по кнопке Выбрать соотнести полученный электронный документ Товарная накладная с сформированным вручную документом «Поступление (акт, накладная)» (рис. 5).

Просмотреть содержимое поступившей Товарной накладной (рис. 6) можно, дважды щелкнув по активной строке из списка «Текущие дела ЭДО» (кроме гиперссылки в графе «Отражение в учете») (рис. 3).

На соответствующих закладках формы просмотра поступившей Товарной накладной отражается содержание поступившего документа, а также информация о подписях электронного документа и текст сопроводительной записки при ее наличии.

Открыть новый сформированный документ учетной системы «Поступление (акт, накладная)» (рис. 7) можно:

  • по гиперссылке в графе «Отражение в учете» из списка входящих документов формы «Текущие дела ЭДО», выбрав соответствующее значение в открывающейся форме «Выберите значение» (рис. 3);
  • по гиперссылке в строке «Документ учета» из формы просмотра поступившей электронной Товарной накладной (рис. 6);
  • из списка документов поступлений «Поступление (акты, накладные)» (раздел Покупки — подраздел Покупки).

В новом документе «Поступление (акт, накладная)», сформированном на основании полученного электронного документа Товарная накладная (информация продавца), будут автоматически заполнены следующие сведения:

  • реквизиты полученного документа (номер и дата составления Товарной накладной);
  • информация о продавец (поле «Контрагент»);
  • стоимость приобретенных товаров.

ВНИМАНИЕ! В учетной системе документ «Поступление (акт, накладная)» (рис. 7) будет сформирован датой получения файла электронной Товарной накладной. Если фактическая дата поступления товаров отличается от даты получения электронной Товарной накладной, то дату документа «Поступления (акт, накладная)» необходимо скорректировать, т.е. привести в соответствие с реальным фактом хозяйственной жизни.

В информационной строке состояния электронного обмена документа «Поступление (акт, накладная)» будет установлено значение Требуется утверждение (рис. 7).

Перед проведением документа «Поступление (акт, накладная)» необходимо заполнить поле «Склад» и поле «Договор». После указания реквизитов договора, предусматривающего предъявление продавцом суммы входного НДС, в строке «Счет-фактура» появится возможность для введения информации о полученном счете-фактуре. Если продавец будет выставлять счет-фактуру в электронной форме, то программа автоматически привяжет полученный электронный счет-фактуру к документу поступления.

ВНИМАНИЕ! Если товар приобретен у данного продавца впервые, и номенклатуры продавца и покупателя не синхронизированы, то в программе не будет автоматически создан документ «Поступление (акт, накладная). В этом случае в форме «Текущие дела ЭДО» в списке входящих документов в папке «Отразить в учете» в графе «Отражение в учете» будет специальным значком отмечен входящий электронный документ и размещена гиперссылка Сопоставить номенклатуру.

В форме «Сопоставление номенклатуры» которую можно открыть по гиперссылке в графе «Отражение в учете» или по кнопке Сопоставить номенклатуру, необходимо заполнить поле «Номенклатура», выбрав соответствующую позицию из справочника «Номенклатура» (или создать новую) и нажать кнопку Сохранить и закрыть.

После проведения сопоставления в форме «Текущие дела ЭДО» в списке входящих документов в папке «Отразить в учете» появится гиперссылка Создать документы, по которой следует перейти в форму «Подбор документов учета» для формирования соответствующего документа учетной системы, т.е. документа «Поступление (акт, накладная)», как было описано ранее (рис. 5). После выполнения этих действий поле «Номенклатура» в документе «Поступление (акт, накладная)» будет автоматически заполнено соответствующими сведениями.

Такие действия по синхронизации номенклатуры выполняются один раз. В дальнейшем, при поступлении от того же продавца тех же товаров сведения о них (наименование, счета учета) будут заполняться в документе «Поступление (акт, накладная)» автоматически (рис. 8).

Формирование и отправка Товарной накладной (информации покупателя)

После получения электронного документа Товарная накладная (информация продавца) покупатель должен сформировать и отправить продавцу:

  • извещение о получении Товарной накладной (информации продавца), если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу такой документ;
  • подписанную Товарную накладную (информацию покупателя), если претензий к первичному документу и к оформленной таким первичным документам сделке нет.

Формирование извещения о получении происходит в программе автоматически. Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебный документ будет сразу автоматически подписан и отправлен продавцу (или только подписан, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее) (рис. 9).

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированные электронные документы на подпись лицу, имеющему такое право. Подписать сформированное электронное извещение можно будет из формы просмотра электронного извещения о получении с помощью кнопки Подписать и отправить, которая появится дополнительно рядом с кнопкой Другие действия.

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел АдминистрированиеОбмен электронными документами — Обмен с контрагентами) в строке «Отложенная отправка электронных документов» отсутствует флажок то подписанные электронные документы будут незамедлительно автоматически направлены оператору ЭДО (рис. 10).

Если в настройке параметров обмена электронными документами присутствует флажок в строке «Отложенная отправка электронных документов», то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:

  • из формы просмотра поступившей электронной Товарной накладной по кнопке Отправить;
  • из списка «Текущие дела ЭДО» по кнопке Отправить и получить (рис. 3);
  • по команде Отправить и получить электронные документы (раздел Администрирование — подраздел Сервис).

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел АдминистрированиеОбмен электронными документами — Обмен с контрагентами).

Если после принятия к учету приобретенных товаров на основании поступившей электронной Товарной накладной претензий у покупателя нет, то он должен подписать полученный электронный документ.

Если в настройках параметров обмена электронными документами (раздел АдминистрированиеОбмен электронными документами — Обмен с контрагентами) в строке «Отправлять входящие документы на утверждение» стоит флажок (рис. 4), то для формирования файла Товарная накладная (информация покупателя) необходимо выполнить процедуру утверждения. Именно после утверждения поступившей Товарной накладной (информации продавца) автоматически формируется соответствующая часть Товарной накладной — информация покупателя.

Утвердить Товарную накладную (информацию продавца) покупатель может:

  • по кнопке Утвердить из списка входящих документов формы «Текущие дела ЭДО» (рис. 5);
  • выполнив команду Утвердить из формы просмотра поступившей электронной Товарной накладной (рис. 6).

Если в настройках параметров обмена электронными документами (раздел АдминистрированиеОбмен электронными документами — Обмен с контрагентами) в строке «Отправлять входящие документы на утверждение» отсутствует флажок, то формирование Товарной накладной (информации покупателя) производится при выполнении команды Подписать и отправить из формы просмотра электронной Товарной накладной (рис. 11).

Просмотреть содержимое электронной Товарной накладной (информации покупателя) можно (рис. 12):

  • по команде Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа «Поступление (акт, накладная)» (рис. 7) (раздел Покупки — подраздел Покупки).
  • из списка «Текущие дела ЭДО».

В сформированной Товарной накладной (информации покупателя) будет размещена информация о том, что поступившие товары получены покупателем.

Сформированную информацию покупателя необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов.

Из формы просмотра Товарной накладной, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронную Товарную накладную вместе с электронной подписью.

ВНИМАНИЕ! Дата фактической приемки товаров покупателем, отраженная в Товарной накладной (информации покупателя), будет соответствовать дате документа учетной системы «Поступление (акт, накладная») (рис. 13) и может отличаться от даты формирования файла Товарной накладной (информации покупателя), указанной в его идентификаторе, и от даты подписания.

После завершения обмена электронной Товарной накладной в строке состояния документа «Поступление (акт, накладная) будет отражена информация ЭДО завершен (рис. 13).