Какой документ не подписывается директором компании

О подписях на первичных документах

Старый Закон о бухучете требовал, чтобы перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждался руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Новым же Законом ни утверждение перечня, ни его согласование с кем-либо не предусмотрено. В то же время, по мнению Минфина, руководитель компании по-прежнему должен определять перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.

Подтверждать полномочия на подписание документов может один из следующих документов:

  • внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
  • доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями Гражданского кодекса, то есть опять-таки подписанная руководителем.

В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками. То есть приказом оформляется распределение полномочий в рамках организации.

Обычно приказом делегируется право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации. Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются. В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактуры.

Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.

Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это необязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия в доверенности не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.

Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.

Когда речь идет о работнике организации, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под роспись, его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено.

И несмотря на то что закон не обязывает руководителя утверждать перечень лиц, имеющих право подписи документов от имени компании, составление и утверждение такого перечня не помешает.

Хорошо, когда в организации все знают, кто отвечает за оформление конкретного документа и за своевременность его поступления в бухгалтерию.

Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера в первичке. Как вы помните, в старом Законе № 129-ФЗ говорилось, что без подписи главбуха денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В Законе № 402-ФЗ такой нормы нет. А значит, на первичке подписи главбуха может и не быть. Но есть ряд исключений.

Во-первых, кассовые документы. В Указании Банка России № 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицо. Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны. Он обладает правом подписи этих документов в силу занимаемой должности.

Во-вторых, счета-фактуры. Здесь все то же самое — НК требует подпись главбуха, но разрешает передать эти полномочия другому лицу.

Полный текст семинара читайте в журнале «Главная книга. Конференц-зал» 2015, № 03

Тест бухгалтер

  • Подбор персонала
  • Тестирование + оценка
    • Психологическое тестирование
    • Профессиональные тесты
      • Тест главный бухгалтер
      • Деловая игра
      • Тест веб-разработчик
      • Тест бухгалтер
      • Тест бухгалтер ВЭД
      • Тест маркетолог
      • Тест для менеджера по продажам
      • Тест менеджер по персоналу
      • Тест менеджер по логистике
      • Тест для менеджера по обучению
      • Тест для секретаря
      • Тест для экономиста
      • Тест финансовый директор
      • Тест ценности и модели поведения
      • Тест стресс-ситуация
      • Ответы на CASES
    • Кейс для подбора персонала
    • Оценка соискателя по интервью
  • Кадровый аудит
  • Аутсорсинг отдела кадров
  • Аттестация персонала
  • Аутплейсмент
  • Консалтинг
  • Курсы HR

1. Когда составляется первичный документ?

Непосредственно перед осуществлением хозяйственной операции.
Во время осуществления хозяйственной операции.
Во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее завершения.

2. Является ли дата и место составления первичного документа его обязательными реквизитами?

Да.
Нет.
Не для всех документов (указать исключения).

3. Какой первичный документ подтверждает факт сдачи выручки в банк сотрудником компании?

Банковская выписка со штампом банка и подписью работника банка.
Квитанция на внесение денежных средств с подписью кассира и бухгалтера банка, заверенная штампом банка.
Расходный кассовый ордер с подписью главного бухгалтера и руководителя предприятия.

4. Какой документ не подписывается директором компании?

Расходный кассовый ордер.
Платежная ведомость.
Авансовый отчет.
Приходный кассовый ордер.

5. Ответственность за правильность ведения операций с наличными денежными средствами в компании согласно нормативным документам несет:

Руководитель предприятия.
Кассир.
Главный бухгалтер.

6. В каком документе утверждены формы и системы оплаты труда, которые можно применять в компании?

Трудовой договор.
Коллективный договор.
Штатное расписание.

7. Учитываются ли при расчете средней заработной платы для начисления отпускных суммы выплаченных доплат за работу в праздничные дни и премии?

Премии учитываются, а доплаты за работу в праздничные дни — нет.
Учитываются и премии, и доплаты за работу в праздничные дни.
Доплаты за работу в праздничные дни учитываются, а премии — нет.

8. В конце года предприятие выплатило всем своим работникам денежное вознаграждение (13-ю зарплату). Имеет ли право предприятие включать данный вид затрат в состав валовых доходов?

Да, поскольку этот вид затрат включается в фонд заработной платы.
Да, при условии, что эти затраты предусмотрены в коллективном договоре.
Нет, поскольку вознаграждение не включается в фонд заработной платы.

9. Сотрудник предприятия не использовал свой ежегодный отпуск за 2003 год. В апреле 2006 года он написал на имя директора заявление с просьбой выплатить ему денежную компенсацию за неиспользованный отпуск. Должна ли компания удовлетворить такую просьбу?

Нет, поскольку компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается лишь при увольнении.
Предприятие обязано выплатить денежную компенсацию, если работник не использовал ежегодный отпуск.
Не может, поскольку работнику законодательно установлен ежегодный отпуск, и предприятие не имеет права его не дать.
Только часть неиспользованного отпуска может быть заменена денежной компенсацией, но при условии, что продолжительность ежегодного и дополнительного отпусков составляет не менее 24 календарных дней.

10. Предприятие «Омега» составило с банком «Гранит» договор на расчетно-кассовое обслуживание. Являются ли данные услуги объектом обложения НДС?

Да.
Нет.
11. Может ли предприятие по собственному желанию зарегистрировать себя плательщиком НДС, при условии, что размер операций по продаже товаров (работ, услуг), которые облагаются НДС, менее 3 600 необлагаемых минимумов доходов населения?

Читайте также  Какие документы нужны для оптовой торговли сигаретами

12. Какое календарное число является датой возникновения налогового кредита для заказчика строительства, если указанное строительство осуществляется согласно долгосрочному договору?

Дата окончания всего строительства или его этапа, определенного в договоре.
Дата увеличения валовых затрат заказчика долгосрочного контракта.
13. Прямые затраты — это:

Совокупность экономически однородных затрат.
Затраты, которые могут быть отнесены непосредственно к конкретному объекту затрат целевым образом.

14. Затраты на охрану труда, технику безопасности на производственном предприятии включаются в состав:

Административных затрат.
Общепроизводственных затрат.
Других операционных затрат.

15. Фактическая производственная себестоимость выпущенной продукции отображается в бухгалтерском учете следующей проводкой:

Дт 91 — Кт 23.
Дт 90 — Кт 26.
Дт 26 — Кт 23.

16. Доходы от реализации готовой продукции отображаются в учете:

В момент получения денег за эту продукцию или при ее отгрузке.
Только в момент получения денег за эту продукцию.
Только в момент отгрузки данной продукции покупателю со списанием ее стоимости с баланса компании.

17. Порядок и методику калькуляции себестоимости разрабатывает:

Минфин.
ГНАУ.
Предприятие самостоятельно.

18. Включается ли в валовые затраты безнадежная дебиторская задолженность, которая ранее не была отнесена на валовые затраты, если срок ее возникновения — менее трех лет?

Да, включается какая-либо сомнительная дебиторская задолженность.
Нет, не включается.
Да, включатся, в том случае если принятые меры не дали позитивного результата.

19. Если обязательства (в виде кредиторской задолженности) не подлежат погашению, то в бухгалтерском учете его сумма:

Списывается с баланса с одновременным отображением затрат.
Списывается с баланса с одновременным отображением доходов.
Списывается с баланса, но не влияет на финансовый результат.

20. В каких случаях участник общества с ограниченной ответственностью может передать третей стороне свою часть уставного фонда?

При согласии других сторон участников общества.
Если учредитель не выполняет своих обязанностей перед обществом.
При согласии других участников общества и полном внесении должных средств участником.

21. Предприятием был приобретен 29 июня 2006 года объект основных средств и введен в эксплуатацию 7 июля 2006 года. Когда начинается начисление амортизации по такому объекту в бухгалтерском и налоговом учете?

В бухгалтерском учете начисление амортизации начинается с 1 августа 2006 года, а в налоговом — с 1 октября 2006 года.
В бухгалтерском учете начисление амортизации начинается с 1 июля 2006 года, а в налоговом — с 1 августа 2006 года.

22. Как проверить данные строки 035 «Отчет о финансовых результатах» графы 3?

Данные строки 010 минус данные строк 015, 020, 025, 030 «Отчета о финансовых результатах».
Данные строки 010 минус данные строк 020, 025, 030 «Отчета о финансовых результатах».
Данные строки 010 минус данные строк 015, 020, 025, 030 «Отчета о финансовых результатах».

23. Какая операция предшествует составлению годовой финансовой отчетности?

Выплата дивидендов акционерам из прибыли, полученной за отчетный период.
Выплата задолженности по заработной плате.
Проведение инвентаризации.

24. В какой из форм финансовой отчетности отображается дебиторская задолженность покупателей за реализованные товары (работы, услуги)?

В балансе.
В отчете о финансовых результатах.
В отчете о собственном капитале.

№ вопроса
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Правильный ответ
3 1 2 4 1 2 2 2 4 2 1 2 2 2 3 3 3 3 2 3 1 1 3 1

Количество правильных ответов более 80% свидетельствует о том, что кандидат обладает достаточным объемом знаний по специальности.

При количестве правильных ответов в пределах 50–80% кандидат, скорее всего, является «узким специалистом», на предыдущем месте, вероятно, вел одно направление работы; ему потребуется дополнительное обучение.

Менее 50% правильных ответов — свидетельство недостаточного уровня знаний; следует провести дополнительное тестирование.

Право подписи генерального директора за главного бухгалтера

Автор: Екатерина Соловьева Бухгалтер-консультант

Право подписи генерального директора за главного бухгалтера

Автор: Екатерина Соловьева
Бухгалтер-консультант

Почему право подписи за главного бухгалтера иногда становится для руководителя не преимуществом, а дополнительной проблемой, из-за которой в суде приходится доказывать правомерность своих действий, в том числе применение вычета, читайте в публикации.

Может ли директор расписываться за главного бухгалтера?

Может, и для этого не требуется доверенность или специальный приказ. Пункт 3 ст. 40 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ закрепляет за руководителем статус законного представителя организации, а, следовательно, право представлять интересы общества и вступать в сделки без доверенности.

Однако это не означает, что содержание указанной статьи делает присутствие бухгалтера в компаниях, где директор решил самостоятельно вникать в тонкости бухучета, бессмысленным. Оформление некоторых документов регулируется отдельно законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ПБУ 4/99, Налоговым кодексом и информационными сообщениями Минфина, а значит, требует соблюдения определенных формальностей – как на самих бумагах, так и в учредительных документах организации.

Итак, законодательство наделяет генерального директора большими правами, чем других сотрудников, что неудивительно. Однако вместе с полномочиями на руководителя ложится ответственность за то, что происходит в организации. Поэтому право подписи директора за главбуха в большинстве случаев является признаком того, что первому лицу компании приходится отвлекаться от развития бизнеса на ревизию и оформление документов.

Руководителю компании, которая передала бухгалтерию на комплексное обслуживание специалистам 1С-WiseAdvice, не придется отрываться от стратегических вопросов, чтобы разбираться, должен ли кто-то кроме него подписывать финансовую отчетность или счет-фактуру. Ведь, к слову, даже нормативные акты содержат противоречивые требования к заполнению указанных документов, в связи с чем организациям нередко приходится обращаться в суд, например, чтобы доказать правомерность применения вычета.

Как заполнять документы, которые требуют двух подписей?

Еще с середины 2015 года приложением к Приказу Минфина России от 06.04.2015 № 57н подпись главбуха исключили из ряда документов, в том числе из:

  • бухгалтерского баланса;
  • отчета о финансовых результатах;
  • отчета об изменении капитала;
  • отчета о движении денежных средств и целевом использовании средств;
  • упрощенных форм бухгалтерского баланса.

Заполнение одного из ключевых документов бухгалтерии – бухгалтерской (финансовой) отчетности регулирует статья 13 закона № 402-ФЗ. Так, отчетность считается заполненной после того, как ее подписал руководитель организации. Других требований к ее визированию закон не предусматривает.

Это положение подтверждается Постановлением Арбитражного суда Дальневосточного округа от 05.02.2019 № Ф03-6116/2018 по делу № А73-8993/2018. В нем суд, ссылаясь на вышеназванную статью, подтвердил, что отчетность считается составленной после того, как гендиректор поставил на ней свою подпись.

В то же время п. 17 ПБУ 4/99 и п. 38 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ настаивают на том, что данный документ подписывается как директором, так и бухгалтером.

Противоречивость содержания упомянутых нормативов разъяснил Минфин в информационном сообщении от 19.05.2015 № ИС-учет-2. В нем говорится, что «полномочия по подписанию бухгалтерской (финансовой) отчетности устанавливаются, как правило, учредительными документами экономического субъекта, или решениями соответствующих органов управления экономическим субъектом».

От всех прелестей штудирования многочисленных и порой противоречивых требований к заполнению отчетности, как и от ошибок и финансовых рисков, любую компанию избавит экспертное бухгалтерское обслуживание на аутсорсинге.

Читайте также  Какой вид документов подлежит обязательной процедуре утверждения

Счет-фактуру, согласно п. 6 ст. 169 НК РФ, кроме руководителя должен подписать главный бухгалтер или другое лицо, наделенное на это правом через специальный приказ. В случае с ИП документ визирует или сам предприниматель, или его уполномоченный представитель, действующий по доверенности.

Что делать руководителю организации, если в штате нет бухгалтера, а счет-фактура является основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету? Расписаться как за себя, так и за главбуха.

Счет-фактура без подписи главбуха: правомерен ли вычет?

В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 17.11.2006 по делу № А56-35103/2005 суд указал, что идентичность подписей гендиректора и главного бухгалтера в спорных счетах-фактурах не лишает организацию права заявить к возмещению НДС, уплаченный поставщику на основании этого документа. Но это при условии, что в нем указаны все необходимые реквизиты и сведения, предусмотренные налоговым законодательством.

«Наличие в счетах-фактурах расшифровок подписей руководителя и главного бухгалтера не предусмотрено положениями пункта 6 статьи 169 НК РФ и требованиями к оформлению первичных учетных документов, приведенными в статье 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ», – указано в постановлении.

Подобный вывод содержится и в других резолюциях. Например, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 29.10.2008 № Ф08-6533/2008 по делу № А53-2656/2008-С5-14 суд признал правомерным вычет по счету-фактуре, подписанному руководителем. А все потому, что, согласно приказу, право подписи бухгалтерских и финансовых документов за главного бухгалтера он оставил за собой.

Аналогичное решение, мотивированное тем, что в компании гендир одновременно исполняет обязанности главбуха, суд озвучил в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 03.06.2009 по делу № А53-17547/2008-С5-23.

То есть не последнюю роль в возможности отстоять правомерность отсутствия подписи главбуха общества в счете-фактуре играет детальное планирование организации бизнеса – в уставе и других учредительных документах.

Риск-ориентированный подход специалистов 1С-WiseAdvice к ведению стратегически важных для бизнеса процессов – бухгалтерскому и налоговому учету, документообороту, в том числе кадровому и пр. – освободит компанию от необходимости вносить изменения в учредительные документы или выпускать приказы задним числом.

Руководители компаний, которые передали бухгалтерию на аутсорсинг в 1C-WiseAdvice, тратят свое время на развитие бизнеса, а не его повседневное обслуживание.

Полномочия подписанта: рекомендации по заполнению

Что случилось

С 1 июля 2017 года в силу вступил формат, утвержденный приказом 155 . Благодаря этому формату можно создать 3 типа документов: счет-фактуру, первичный документ (ТОРГ-12, Акт) или УПД. В новом формате информация о подписанте обязательна для всех типов документов.

Для того, чтобы отправить и подписать корректный документ в новом формате, необходимо заполнить четыре атрибута блока «Подписант»:

Основание полномочий (доверия)

Основания полномочий (доверия) организации

Где и когда заполнять полномочия подписанта

  1. При первом подписании документа в новом формате (счёт-фактура, первичка или УПД) нужно будет заполнить полномочия подписанта. Эти полномочия сохранятся, их не нужно будет заполнять каждый раз.
  2. Вновь заполнить полномочия нужно будет после смены сертификата КЭП. Отредактировать полномочия может пользователь с правами администратора в настройках сотрудника в разделе «Сотрудники» .

Какие полномочия выбрать

Выбор полномочий влияет на то, сколько подписей под документом должна будет поставить ваша организация. Согласно 155 приказу, документ может быть подписан несколькими подписантами. В веб-версии Диадока не реализована множественная подпись документов.

В текущей ситуации вы можете наделить подписанта необходимыми полномочиями с помощью доверенности, приказа или иных документов. В этом случае подписант будет один, не нужно будет передавать документ на подпись от одного сотрудника другому, производить контроль и т.д.

Если все типы документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД) может подписывать одно ответственное лицо, являющееся сотрудником организации продавца или покупателя, рекомендуем заполнить полномочия следующим образом.

Вы — директор или бухгалтер

Являетесь сотрудником организации продавца или покупателя и уполномочены подписывать все типы документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД).


Исходящий документ

Область:
5 — лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление и за подписание счетов-фактур;
или
6 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактур

Статус:
1 — работник организации продавца товаров (работ, услуг, имущественных прав);

Должность:
директор или бухгалтер

Основания полномочий:
Должностные обязанности


Входящий документ

Область:
2 — лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление;
или
3 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события

Статус:
1 — работник организации покупателя

Должность:
директор или бухгалтер

Основания полномочий:
Должностные обязанности

Вы — не работник организации продавца или покупателя, а работник иной уполномоченной организации. Например, бухгалтер на аутсорсинге или агент

Являетесь сотрудником иной уполномоченной организации и уполномочены подписывать все типы документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД)


Исходящий документ

Область:
6 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактур

Статус:
3 — работник иной уполномоченной организации;

Основание полномочий организации:
например, номер и дата доверенности

Должность:
Специалист

Основания полномочий:
Должностные обязанности


Входящий документ

Область:
3 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события

Статус:
3 — работник иной уполномоченной организации;

Основание полномочий организации:
например, номер и дата доверенности

Должность:
Специалист

Основания полномочий:
Должностные обязанности

Вы — индивидуальный предприниматель

Рекомендации о том, какие полномочия выбрать, если подписант не является работником организации или не может подписывать документы различных типов, читайте в статье в разделе «Особенности формата».

Что будет, если документ подписан с нарушением законодательства

В таком случае документ не будет признан юридически значимым. Продавец заплатит штраф за невыставленный документ, покупатель не получит вычет НДС.

Откуда взяты рекомендации: нормативная база, требования законодательства

Какой бы документ вы не создавали, важно помнить и выполнять условия законодательства при подписании документов. Для счета-фактуры — условия статьи 169 НК РФ, для первичных документов — условия 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Соответственно, для УПД должны быть выполнены условия и статьи 169 НК РФ, и 402-ФЗ.

  • Согласно статье 169 НК РФ, пункт 6 счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Обычно организации подписывают электронный счет-фактуру 1 подписью уполномоченного лица, тем более, что формат по приказу №93 позволял подписывать счет-фактуру только 1 подписью.
  • Согласно 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 2, пп. 6 в первичном документе должна быть подпись лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо подпись лица, ответственного за оформление свершившегося события.

Чем опасна ЭЦП: риски директора и главбуха

Несанкционированное использование ЭЦП может обернуться большими неприятностями для руководителя и главбуха. Адвокаты предупреждают: к электронной цифровой подписи нужно относиться так же серьезно, как и к печати организации или личной подписи уполномоченного сотрудника. Но что делать, если это не всегда возможно?

Сфера применения ЭЦП в Узбекистане расширяется. В 2020 году предприятия стали использовать электронные счета-фактуры и электронные трудовые книжки. Во всех информационных системах, кроме «Банк-Клиент», нужна цифровая подпись юрлица, выданная Центром государственных услуг. Во многих организациях она – единственная, полученная на имя руководителя или главбуха (финдиректора).

Читайте также  Пассажирские перевозки по заказам какие нужны документы

Человек, в руках которого находится ЭЦП юрлица, получает неограниченные возможности в информационной системе, где она применяется (ЕПИГУ, персональный кабинет налогоплательщика, ЕНСТ, регистрация ВЭД-контрактов). Кто-то может воспользоваться этим из любопытства, а кто-то и со злым умыслом.

До сих пор в Узбекистане не было громких административных и уголовных дел, связанных с использованием ЭЦП. Одни эксперты объясняют это тем, что ЭЦП все еще новое для нас явление, другие – завершившимся двухгодичным мораторием на проверки финансово-хозяйственной деятельности. Третьи предполагают, что пока такие дела просто не попали в поле зрения СМИ.

С ЭЦП работают разные сотрудники, но зачастую ее передача не оформляется приказом или доверенностью. Поэтому невозможно определить, кем именно был завизирован электронный документ. А официальный владелец ЭЦП при этом может и не знать, что с ее помощью был создан какой-либо документ или на ЕПИГУ оформлена заявка на получение интерактивной услуги.

Согласно Закону «О бухгалтерском учете» документы, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, кредитные и расчетные обязательства, а также финансовая и иная отчетность подписываются руководителем субъекта бухгалтерского учета или лицами, им определяемыми. На практике в бумажных бухгалтерских документах зачастую ставятся две подписи – бухгалтера (или другого уполномоченного сотрудника, который составил документ, и руководителя, который подтверждает, что он согласен с его содержанием. Более того, в бумажных счетах-фактурах на реализацию товаров предусмотрена еще и подпись сотрудника, отпустившего товар.

В электронном же документообороте, чтобы подписать документ, во всех этих случаях достаточно одной подписи – ЭЦП юридического лица. Учитывая, что электронные документы сегодня полностью создаются при помощи компьютера, доказать что он был создан и подписан сотрудником «А», а не сотрудником «В», практически невозможно.

Что говорит нормативная база

Все вопросы, связанные с ЭЦП, регулируются Законом «Об электронной цифровой подписи». В нем говорится, что отвечать за последствия использования ЭЦП будет физическое лицо, на чье имя выдан сертификат ключа (по факту – владелец ЭЦП). Всегда ли это справедливо в условиях, когда во многих информационных системах нет альтернативных способов авторизации и заверения документов? Готовы ли Центры госуслуг выдавать предприятиям множество ЭЦП – по одной на каждого сотрудника, указанного руководителем?

Нормативно-правовая база несовершенна и не позволяет однозначно ответить на эти вопросы.

Скоро Мининфоком представит новую ЭЦП. С этой подписью можно будет работать уже и в системе «Банк-Клиент».

Разработчики, по идее, должны позаботиться о том, чтобы:

  • ЭЦП позволяла с высокой точностью идентифицировать человека, который ее поставил, как это происходит с собственноручной подписью;
  • в электронных документах по аналогии с бумажными была предусмотрена возможность его визирования ответственными лицами на каждом этапе создания (главный бухгалтер, руководитель, сотрудник отпустивший товар). И ЭЦП, к примеру, директора должна свидетельствовать о том, что ее поставил именно директор, а не кто-то другой.

До появления новых технологий – работаем с теми, что есть.

Buxgalter.uz обобщил риски ЭЦП и подготовил рекомендации по их снижению.

Ситуация

Что делать

Лица, на чье имя выдана ЭЦП, вместо того, чтобы делегировать право совершать определенные действия, часто передают подчиненным свою электронную подпись. Злоумышленник может использовать ЭЦП (с корыстными или вредительскими целями, в том числе – с целью разглашения конфиденциальной информации) непосредственно во время нахождения у него флешки с ЭЦП или скопировать ее и использовать позже

1) Передавайте ЭЦП только проверенным сотрудникам, отношения с которыми оформлены трудовым договором;

2) передачу ЭЦП оформляйте приказом или доверенностью;

3) максимально сократите круг сотрудников, имеющих доступ к ЭЦП;

4) используйте имеющиеся технические возможности разграничения доступа к информационным системам и права подписи документов (как у некоторых операторов ЭСФ)

2. Новый руководитель или главбух пользуются ЭЦП юридического лица, выданной на имя своего предшественника (может быть, с его согласия)

Это – незаконно, и в зависимости от последствий такие действия могут рассматриваться как подделка документов или фальсификация

При увольнении сотрудника, на чье имя выдана ЭЦП:

1) как можно скорее обратитесь в Центр госуслуг для аннулирования старой и получения новой ЭЦП;

2) измените персональные данные руководителя (главбуха) с помощью кнопки «Реквизиты юрлица» в персональном кабинете налогоплательщика на my.soliq.uz .

Он может заниматься вредительством, использовать ЭЦП в корыстных целях, разгласить конфиденциальную информацию, полученную из информационных систем

При увольнении сотрудника смените пароль ЭЦП при помощи специальной кнопки в персональном кабинете юрлица на my.soliq.uz.

Ситуация чревата неправомерным использованием ЭЦП в корыстных целях, вредительством или утечкой конфиденциальной информации

1. Регулярно меняйте пароль ЭЦП в персональном кабинете налогоплательщика на my.soliq.uz . Это нужно сделать как можно скорее, если флешка утеряна или пароль стал известен третьим лицам.

2. В случае утраты флешки обратитесь с заявлением в Центр госуслуг об аннулировании старой ЭЦП и оформлении новой

5. Не обеспечена компьютерная безопасность

Злоумышленники могут украсть ЭЦП и пароль к ней при помощи шпионских программ и технических приспособлений

  1. Для хранения сертификата ЭЦП используйте только проверенные, технически исправные, не модернизированные устройства
  2. На компьютере, на котором работаете с ЭЦП:
  • периодически меняйте пароль;
  • установите лицензионный антивирус;
  • не переходите по подозрительным ссылкам;
  • не скачивайте программы и файлы из ненадежных источников;
  • не пользуйтесь непроверенными на вирусы флешками.

Контролируйте работу системных администраторов. Они тоже могут быть злоумышленниками