Какие документы запрашивает трудовая инспекция при проверке

Какие документы проверяет трудовая инспекция

Государственная инспекция труда наделена значительными полномочиями по проверке соблюдения работодателями требований трудового законодательства. Так какие же документы проверяет трудовая инспекция? Расскажем в статье.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Чаще всего трудовая инспекция приходит с проверками по жалобам. Так как не существует четко установленного проверяемого перечня, рекомендуем готовиться к проверке по всем документам, связанных с кадрами — трудовые договоры, различные положения (об оплате труда, премировании, распорядок дня), приказы, трудовые книжки, расчетные листки, табели, документы о выплате и начислении заработной платы, охрана труда и так далее.

Основные вопросы проведения проверок отражены в Трудовом кодексе РФ в главе 57 «Государственный контроль (надзор) и ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ст. 353-368 ТК РФ)».

По установленному законодательством правилу, проверки, проводимые государственными трудовыми инспекторами в организациях, могут быть плановыми и внеплановыми (которые, в свою очередь, подразделяются на документарные и выездные). Порядок осуществления ревизий определен законодательно. Для начала проверочных действий и в первом, и во втором варианте нужны основания (причины, случаи).

Основания для проведения внеплановой проверки трудовой инспекцией

  • невыплата (задержка) или неполная выплата заработной платы в установленный срок;
  • установление зарплаты в размере меньшем, чем это предусмотрено трудовым законодательством, то есть ниже МРОТ;
  • невыполнение работодателем предписания инспектора труда;
  • поступление информации о фактах нарушения трудового законодательства, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников;
  • жалоба работника на нарушение трудовых прав;
  • запрос работника на проверку условий и охраны труда на его рабочем месте;
  • приказ руководителей трудовой инспекции или Федеральной службы по труду, изданный на основании поручения Правительства РФ, Президента РФ или прокурора.

Обращения и заявления, не позволяющие установить лицо, обратившееся в Роструд или в его территориальный орган, а также обращения и заявления, в которых отсутствуют сведения об указанных фактах, не могут служить основанием для проведения внеплановой проверки работодателя.

О проведении внеплановой проверки работодатель уведомляется уполномоченным должностным лицом Роструда или его территориального органа, которому поручено проведение проверки, не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом.

Внеплановая проверка работодателя может проводиться в форме документарной проверки и (или) выездной проверки.

Плановая проверка трудовой инспекции

Плановая проверка возможна в отношении любых организаций и выполняется один раз в три года.

Для ее осуществления достаточно наличие оснований, указанных в Федеральном Законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ:

  • прошло три года со дня государственной регистрации работодателя;
  • вышел трехлетний срок с момента завершения последней плановой проверки;
  • работодатель фактически осуществляет свою предпринимательскую деятельность в течение трех лет (с момента подачи особого извещения в уполномоченный орган).

Данный список оснований является закрытым, то есть проверяющие не имеют права называть иные причины для осуществления запланированных проверок соблюдения норм трудового права.

Проверку государственной инспекции труда в организации можно разделить на 2 направления:

  1. Проверка кадровых документов.
  2. Проверка безопасности выполняемых работ.

Проверка кадровых документов

В первую очередь, при подготовке к визиту инспекции, следует проверить состав документов. Инспекцию труда заинтересуют материалы, связанные с трудовыми отношениями и с охраной труда. Необходимо удостоверится в том, что данные документы находятся в полном порядке.

Кадровые документы, которые будут проверять:

  • учредительные документы;
  • коллективный договор;
  • все бумаги, которые связаны с оплатой труда;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • трудовые договоры, (статья 57 ТК РФ устанавливает существенные условия заключения трудового договора);
  • штатное расписание;
  • табели учета рабочего времени;
  • табели учета рабочего времени сотрудников, занятых на вредных работах;
  • табели расчета зарплаты;
  • больничные листы;
  • график отпусков;
  • личные карточки;
  • приказы о назначении на должность;
  • трудовые книжки;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • положение об оплате труда и премировании;
  • положение о защите персональных данных.

Постановление Госкомстата от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» устанавливает форму приказов, личных карточек, графика отпусков, штатного расписания, табелей учета рабочего времени и прочих документов, касающихся учета кадров, расчета рабочего времени и оплаты труда. Следовать данному постановлению обязаны абсолютно все предприятия, независимо от формы собственности. Существует ряд исключений для бюджетных организаций.

Проверка локальной внутренней документации

К ней относятся коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о защите персональных данных, положение о коммерческой тайне. Перечисленные документы должны соответствовать закону, не должны противоречить друг другу и не ухудшать положение сотрудников предприятия в сравнении с правилами закона.

Следует сопоставить все эти документы с трудовыми договорами, часто в них находятся разные режимы работы. Также с трудовым договором необходимо сопоставить штатное расписание, Положение об оплате труда и премировании, для исключения разных систем оплаты труда и разных дат получения зарплаты.

Проверка графика отпусков

Следует убедиться, что за последние годы в отпуск отправлялись все работники, при этом графики отпусков не нарушались, обратите внимание на то, как выплачивались отпускные. Если кому-то из сотрудников не доплатили положенной суммы, сделайте это прямо сейчас. Не забывайте, что график отпусков должен утверждаться не позднее, чем за две недели до окончания календарного года. Обратите внимание, не противоречит ли продолжительность отпуска закону. В случаи, если кто-то из сотрудников уходил в отпуск не по графику, необходимо внести изменения по приказам и заявлениям работников.

Проверка выплаты зарплаты

Инспекторы непременно обратят внимание на то, как выдается заработная плата (по закону необходимо выплачивать ее два раза в месяц). В Правилах внутреннего распорядка, коллективном и трудовом договорах должна быть отражена информация о времени и месте выдачи зарплаты.

Проверяющие также обратят внимание на размер зарплаты, помните, что она не должна быть ниже установленного законом минимума.

В случае если работнику выплачивают надбавки, премии, организация должна документировать данный факт. Также следует проверить, всем ли уволенным работникам были произведены выплаты.

Проверка сведений, связанных с охраной труда

Каждый работодатель должен обеспечивать своим работникам безопасные условия труда. Они прописаны в документах по охране труда, наличие которых необходимо в любой организации. Это могут быть различные инструкции, документы, подтверждающие, что с работниками проводилось обучение по охране труда. Подобного рода документы должны быть в наличии, независимо от величины организации и количестве нанятых сотрудников.

При проверке безопасности выполняемых работ инспекторы смотрят следующие условия:

  • требования, связанные с обучением и инструктированием работников;
  • меры безопасности при проведении работ;
  • обеспечении работников средствами защиты;
  • организация и проведение аттестации рабочих мест по условиям труда (сейчас СОУТ), а также использования результатов АРМ (СОУТ) для предоставления льгот и компенсаций работникам, проведения периодических медицинских осмотров и др.

Во время ревизии инспекторы государственной трудовой инспекции, помимо проверки необходимых документов, могут осматривать все помещения предприятия, задавать вопросы персоналу, запрашивать недостающие сведения у ответственных сотрудников.

Срок проведения проверки

По общему правилу срок проведения плановой проверки не может быть больше 20 рабочих дней, для филиалов общий срок — не выше 60 рабочих дней. Если речь идет о субъектах малого бизнеса, то для малого предприятия и микропредприятия этот период равен, соответственно, 50 часам и 15 часам. К внеплановым проверкам данные установления не относятся. При необходимости срок выездной плановой проверки продляется на 20 рабочих дней (но не выше), о чем необходимо за 3 дня предупредить работодателя.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Какие кадровые документы проверит трудинспекция и какие ошибки может найти

Трудовые проверки могут быть как плановыми, так и внеплановыми. В этом материале расскажем, какие документы надо подготовить для проверки и на что обратить внимание кадровику и зарплатному бухгалтеру.

Читайте также  Когда составляется первичный документ в бухгалтерии

Прежде всего, стоит отметить, что правила проведения трудовых проверок регламентированы. Они утверждены приказом Роструда от 13.06.2019 № 160.

Список документов

В регламенте приведен исчерпывающий перечень документов и информации, которые могут запросить трудинспекторы у работодателей. Этот перечень прописан в пункте 13 вышеназванного Приказа Роструда № 160.

Так, в список для работодателей вошли 26 групп документов. То есть перечень хоть и закрытый, что хорошо, но довольно-таки обширный, что несколько напрягает.

Вот этот список:

Конечно, не весь этот обширный список должен быть в наличии. В зависимости от специфики бизнеса, его масштабов и прочих вводных, некоторых документов в компании в принципе может не быть.

Например, если в фирме нет профсоюзной ячейки, то и документов по соблюдению профсоюзного мнения быть не может.

Если в компании не работают инвалиды, то нет и справок МСЭ и программ реабилитации.

На сайте Роструда представлен электронный сервис с формами, образцами и примерами документов, которые должны формироваться работником или работодателем в процессе трудовых отношений.

Добавим, что кроме перечисленных в таблице документов, трудинспекторов заинтересует и другая информация. Но предоставлять ее ГИТ будет уже не работодатель, а соответствующие госорганы по системе межведомственного взаимодействия.

Знайте, что ГИТ, придя с проверкой, будет иметь о вашей фирме следующие сведения:

  • о задолженности по страховым взносам, по пеням и штрафам;
  • из бухгалтерской отчетности;
  • о кодах статистики (ОКПО, ОКТМО и т.д.);
  • из ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
  • из реестра дисквалифицированных лиц;
  • о задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов за нарушения законодательства;
  • о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год;
  • о сумме фактически уплаченных налогов за текущий финансовый год в бюджеты всех уровней;
  • о размере ежемесячных страховых выплат по обязательному соцстрахованию от НС и ПЗ;
  • о судимости, о нахождении в розыске;
  • о регистрации по месту жительства гражданина РФ.

Кроме того, в зависимости от специфики деятельности, трудовая инспекция обратится к реестрам аккредитованных лиц, сертификатов соответствия, проверит наличие санитарно-эпидемиологических заключений о соответствии видов деятельности и проектной документации требованиям государственных санитарно-эпидемиологических правил и гигиенических нормативов и т.д.

Проверьте себя сами

Кстати, не дожидаясь проверки ГИТ, работодатели могут протестироваться самостоятельно, чтобы понять, все ли в фирме в порядке с соблюдением ТК. Для этого на сайте Роструда есть специальный сервис самопроверки — «Электронный инспектор» .

Сервис позволит взглянуть на оформление и содержание документов глазами настоящего государственного инспектора труда, утверждает Роструд.

Электронный инспектор составит акт проверки, в котором будут отражены нарушения требований закона, а также предложит способы их устранения.

Прохождение этой процедуры поможет лучше подготовиться к визиту настоящего инспектора.

Кадровые ошибки

Роструд проанализировал нарушения, которые допускаю работодатели, и сгруппировал их в одну таблицу — Перечень типовых нарушений обязательных требований с их классификацией по степени риска причинения вреда вследствие нарушений обязательных требований и тяжести последствий таких нарушений.

Всего в таблице 76 пунктов. Каждому нарушению Роструд присвоил баллы в зависимости от того, насколько негативными являются последствия для работника.

Максимальные баллы присвоят за уклонение от заключения трудового договора, невыплату зарплаты, нарушение процедуры увольнения по инициативе работодателя и нарушения в области охраны труда.

Менее опасны такие нарушение как невыдача работникам расчетных листков, нарушение установленной процедуры оформления трудового договора или необеспечение молоком рабочих с вредными условиями труда.

А какие «трудовые» ошибки на практике допускают кадровики и бухгалтеры? Мы подготовили небольшой обзор основных нарушений.

1. Содержание трудового договора

Иногда к составлению этого документа у работодателей формальный подход и какие-то обязательные пункты упускаются из вида.

Например, должность работника предполагает разъездной характер работы, фактически это так и есть, а в трудовом договоре об этом ничего не сказано.

2. Ознакомление с ЛНА

С локальными нормативными актам (правилами внутреннего трудового распорядка и т. д.) следует знакомить сотрудников. При необходимости трудинспектору надо предъявить доказательства такого ознакомления. Это может быть лист ознакомления с подписями сотрудников или журнал.

Некоторые работодатели пренебрегают этой нормой.

3. График отпусков

В некоторых компаниях этот документ не составляется, а отпуска предоставляются по договоренности на основании заявлений.

Между тем график отпусков является обязательным и даже если в коллективе не возникает споров по поводу очередности и выбора времени для отдыха, этот документ должен быть. Отпуска надо запланировать заранее, а уже по договоренности сторон в рабочем порядке дату отпуска можно перенести.

4. Расчетные листки

Расчетные листки надо обязательно выдавать сотрудникам. Но даже в тех компаниях, где эта норма соблюдается, не всегда есть чем доказать свою добросовестность.

Роструд, в частности, советует вести журнал выдачи расчетных листов во избежание разногласий как с самими работниками, так и с контролирующими органами.

5. Индексация зарплаты

Хотя Роструд неустанно разъясняет, что индексация зарплаты — это обязанность всех работодателей, на практике многие данную норму ТК игнорируют.

Коммерческие работодатели должны прописать нюансы индексации в нормативных актах. Если такой внутренней нормативки нет, ее надо разработать.

Отсутствие утвержденного работодателем порядка индексации зарплаты является нарушением трудового законодательства, за которое оштрафуют.

Что проверяет Трудовая инспекция?

Попробуем встать на место инспектора по труду и оценить масштаб «катастрофы». Проверим, все ли в порядке в вашей кадровой документации.

Предъявите документы

Для начала посмотрим, какие документы могут оказаться под бдительным оком государственного инспектора по труду. Такая шпаргалка будет не лишней в любом случае, даже если официальные гости вас не посетят. Самые главные документы, что называется, «паспорт» организации – это Устав и Учредительный договор (если фирму создавали несколько человек). Затем переходим к собственно «трудовым» документам, которые касаются всех сотрудников. К ним относятся:

  • коллективный договор,
  • штатное расписание,
  • табели учета рабочего времени,
  • правила внутреннего распорядка,
  • график отпусков,
  • журналы и книги (журнал учета движения трудовых книжек, приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, журнал учета командировок, журнал ознакомления с инструкцией по охране труда),
  • ведомости по заработной плате.

На каждого работника должны быть оформлены:

  • трудовой договор,
  • личная карточка,
  • приказы (о приеме, об отпуске, о поощрении, о командировках, о прекращении трудового договора, о применении дисциплинарного взыскания и т. д.) и основания к ним (заявление, акт, объяснительная, трудовой договор),
  • трудовая книжка,
  • записки-расчеты по выдаче зарплаты.

Следующий тип документов не относится к категории обязательных, но тоже может понадобиться. Прежде всего это Положение об оплате труда; если таковые имеются, то – уточнения к трудовым договорам; должностные инструкции (если не все обязанности оговорены в контракте); Положение об аттестации, если она проводилась; Положение о коммерческой тайне, если есть отсылочная норма в трудовом договоре.

В компаниях с большим штатом сотрудников рекомендуется завести журналы: учета приказов по личному составу, учета трудовых договоров, учета медицинских осмотров, учета военнообязанных и лиц, подлежащих призыву, регистрации входящих и исходящих документов. Это поможет не только при проверке, но и в текущей работе.

Ну что за вид!

Наличие правоустанавливающих документов – это только половина успеха; все они должны быть оформлены надлежащим образом. Типовые приказы и документы делаются по установленной форме. Помните, что все заявления пишет от руки сам работник, и что на соответствующих приказах необходим его автограф. Будет лучше, если журналы будут в твердой обложке, с клеевым переплетом, прошнурованы, пронумерованы на каждой странице, в конце – информация об общем количестве страниц, подпись, и печать.

Для упрощения делопроизводства и экономии времени – как вашего, так и инспектора по труду, можно составить списки отдельных категорий работников, требующих «особого подхода». К ним относятся несовершеннолетние, инвалиды, будущие матери, сотрудницы с детьми до трех лет, одинокие родители, занятые на вредных (опасных) работах.

Прийти по форме

Но не будем забывать, что и проверка, и инспектор тоже должны соответствовать определенным требованиям. Как поясняет юрисконсульт Надежда Андреева, порядок проведения проверок должностными лицами федеральной инспекции труда определяется ратифицированной Россией Конвенцией Международной организации труда № 81 «Об инспекции труда в промышленности и торговле», Трудовым кодексом РФ и другими правовыми актами.

Читайте также  Документы пришли после отчетного периода

Согласно статье 360 ТК РФ при проверке государственный инспектор может заранее уведомлять о своем визите работодателя или его представителя, если сочтет, что такое предупреждение не нанесет ущерб эффективности контроля, то есть если законодатель не предусматривает обязанность трудовой инспекции предупредить работодателя о предстоящей проверке, оставляя этот вопрос на усмотрение проверяющих. На практике в большинстве случаев трудовики предварительно все-таки сообщают о своем визите по телефону.

Инспектор должен предъявить служебное удостоверение и приказ (распоряжение) на проверку конкретной организации, с печатью и подписью руководителя или его зама. Если возникают сомнения – смело звоните в инспекцию и уточняйте, направляли к вам кого-нибудь или нет. В любом случае неплохо будет снять копии с вышеуказанных документов или хотя бы переписать их данные.

Самые распространенные нарушения, которые выявляют инспекторы в компаниях, это отсутствие трудовых договоров в письменной форме или неправильное их оформление.

Подтвердив полномочия визитера, зафиксируйте факт проверки в журнале учета мероприятий по контролю. В дальнейшем все «проверочные работы» заносятся в акт. В обязательном порядке в нем должно быть указано: дата, место, время проведения контрольных мероприятий, кто и на каком основании их проводит, должность и Ф. И. О. представителя вашей организации, ну и, конечно, сведения о результатах. Под актом подписываются обе стороны, и один его экземпляр остается в компании.

Проверяющий имеет право:

  • инспектировать все служебные помещения (в дневное время суток),
  • задавать вопросы персоналу,
  • знакомиться со всеми кадровыми документами,
  • запрашивать недостающую информацию,
  • приостанавливать работу компании или ее отделов при выявлении нарушений, отстранять от работы не прошедших соответствующий инструктаж по технике безопасности,
  • привлекать к административной ответственности лиц, виновных в нарушении трудового законодательства,
  • направлять в суд требование о ликвидации компании (при наличии заключений экспертизы об условиях труда).

Многое, но не все

Несомненно, права инспектора по труду очень обширны. Тем нужнее, ценнее информация, что он делать не вправе. Перечислим это по пунктам: осуществлять проверку в отсутствие представителей компании, требовать документы, не относящиеся к предмету проверки, распространять информацию, охраняемую законом, превышать установленный срок инспектирования, указанный в приказе.

В сухом остатке

По окончании контрольных мероприятий в акте проверки инспектор указывает, какие документы проверялись и какие нарушения обнаружены. Если кадровая документация оформлена идеально и не вызвала нареканий со стороны ревизоров, этот факт также будет зафиксирован в акте.

Акт подписывается проверяющим и руководителем компании (или иным сотрудником) по доверенности. Автограф работодателя не означает согласие с выявленными нарушениями. Поэтому лучше не отпираться и поставить личную подпись, иначе инспектор сделает в акте соответствующую запись. В случае несогласия с мнением проверяющих организация может его обжаловать. Представитель компании может также указать в акте, что не согласен с мнением инспектора, но таким образом, без обжалования документа, мнение инспектора не оспоришь.

Обнаружив серьезные недостатки в кадровой работе, инспекторы оформят протокол об административном нарушении. Как показывает практика, без этого документа не обходится ни одна проверка.

Следующим этапом будет вынесение постановления о наложении административного взыскания. В большинстве случаев это штрафные санкции.

Обратите внимание, что оплата этого штрафа не освобождает работодателя от устранения выявленных недостатков в указанный срок. При более существенных нарушениях, например при невыплате заработной платы работникам, руководителя могут привлечь и к уголовной ответственности.

Если работодатель не согласен с выводами государственных инспекторов по труду, он вправе обжаловать их решение соответствующему руководителю по подчиненности, главному государственному инспектору труда Российской Федерации и (или) в суд.

Рейтинг

Самые распространенные нарушения, которые выявляют при проверках инспекторы в компаниях, это отсутствие трудовых договоров в письменной форме или неправильное их оформление. Надежда Андреева рекомендует удостоверять подписями все страницы трудового договора. Такого требования законодательство не содержит, однако автографы будут гарантией того, что ни одна из сторон не внесет в документ изменения без ведома другой.

Менять условия договора можно только с согласия работника, оформив изменения в письменной форме за подписью обеих сторон. Исключение – изменения, вызванные организационными причинами, например при переезде в другой офис или смене производственного оборудования.

На «почетном» втором месте в рейтинге нарушений стоят трудовые книжки. Компания обязана оформлять ее на каждого сотрудника, проработавшего более пяти дней, за исключением совместителей. Трудовую книжку нельзя выдавать работнику – при необходимости делают заверенную копию. Со всеми записями в этом документе работники должны быть ознакомлены. Для этого под приказами, послужившими основанием к соответствующей записи (например, о приеме на работу, назначении на новую должность), работник должен расписаться. Сами книжки хранятся в сейфе или несгораемом шкафу.

Еще один «каверзный» документ – Правила внутреннего трудового распорядка. Утверждает его руководитель фирмы. Сотрудники должны быть с ним ознакомлены под расписку при приеме на работу или за два месяца до их утверждения. Во-первых, отсутствие этого документа само по себе является нарушением дисциплины труда, во-вторых, при отсутствии правил внутреннего трудового распорядка работника проблематично привлечь к ответственности за нарушение этих несуществующих правил.

Елизавета Погосян, эксперт журнала «Расчет»

По охране труда

Примерный перечень документов (по охране труда), необходимых для предъявления государственному инспектору труда при осуществлении им проверки на предприятии:

1. Устав предприятия, свидетельство о государственной регистрации. Штатное расписание, приказ о введении его в действие. Трудовые договоры работников, гражданско-правовые договоры (при наличии). Расчетные листки работников за год, предшествующий проведению проверки.

2. Список всех работников организации (ФИО, профессия, дата рождения, подразделение, дата приема). Список несовершеннолетних, инвалидов, иностранцев, работающих в организации (табели учета рабочего времени инвалидов).

3. Распорядительный документ, возлагающий на руководящее должностное лицо обязанности по управлению охраной труда. СУОТ (при наличии).

4. Распорядительные документы о назначении лиц, ответственных за безопасную эксплуатацию объектов и производство работ (ГПМ, сосуды, работающие под давлением, электрохозяйство, газосварочные, строительные и другие работы).

5. Должностные инструкции на руководителей и специалистов, утвержденные руководителем организации, с изложением в них обязанностей по охране труда.

6. Приказ о возложении обязанностей по охране труда на одного из работников организации или договор на проведение работ по охране труда с привлечением специалистов других организаций.

7. Инструкции по охране труда по видам работ и профессиям, ознакомление с ними работников. Инструкция по оказанию первой помощи пострадавшим.

8. Перечень ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков на год, предшествующий году проведения проверки, в соответствии с Приказом Минздравсоцразвития №181н. Сведения об объемах финансирования мероприятий по охране труда в соответствии со ст.226 Трудового кодекса РФ за год, предшествующий году проведения проверки.

9. Коллективный договор с соглашением по охране труда (при наличии).

10. Порядок прохождения предварительных медицинских осмотров (перед устройством на работу). Контингент и поименный список лиц, подлежащих периодическим медицинским осмотрам (обследованиям), в предыдущем и текущем годах. Заключительный акт комиссии по результатам последнего профилактического осмотра работников.

11. Документы, подтверждающие прохождение работниками обязательного психиатрического освидетельствования (направление на психиатрическое освидетельствование, сообщение о дате принятия решения врачебной комиссией).

12. Программа проведения вводного инструктажа. Журнал регистрации вводного инструктажа.

13. Программы проведения первичного инструктажа на рабочих местах, утвержденные руководителем организации. Журналы регистрации инструктажа на рабочем месте. Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа, утвержденный руководителем организации (если требуется).

14. Перечень профессий работников, с кем проводится обучение и проверка знаний требований охраны труда (если требуется). Распорядительный документ (приказ) руководителя организации о порядке, форме, периодичности и продолжительности обучения и проверки знаний требований охраны труда работников рабочих профессий организации.

15. Программы обучения рабочих, руководителей и специалистов организации, утвержденные руководителем организации.

16. Приказ о составе комиссии (комиссий) по проверке знаний требований охраны труда работников организации. Документы, подтверждающие полномочия членов комиссии.

17. Документация по обучению рабочих, руководителей и специалистов вопросам охраны труда (журналы посещения занятий, протоколы заседания комиссии по проверке знаний требований охраны труда работников, удостоверения).

Читайте также  Какие документы нужны для восстановления СНИЛС

18. Порядок бесплатной выдачи молока или других равноценных пищевых продуктов работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, либо порядок замены выдачи молочных продуктов денежной компенсацией.

19. Перечень профессий и видов работ, согласно которому должны выдаваться в соответствии с типовыми нормами специальная одежда, специальная обувь и другие СИЗ. Личные карточки учета выдачи СИЗ. Сертификаты соответствия на выдаваемые СИЗ. Организация ухода за СИЗ и их хранение (химчистка, стирка, ремонт).

20. Перечень рабочих мест и список работников, для которых необходима выдача смывающих и (или) обезвреживающих средств. Сертификаты соответствия на смывающие и (или) обезвреживающие средства. Личные карточки учета выдачи смывающих и (или) обезвреживающих средств.

21. Документы по аттестации рабочих мест (АРМ) по условиям труда (Специальная оценка условий труда), в том числе: сведения об организации, проводившей АРМ (СОУТ); приказ об организации работ по АРМ, включающей создание аттестационных комиссий, установление сроков и графика проведения аттестации рабочих мест по условиям труда; полный перечень рабочих мест организации, подлежащих аттестации по условиям труда; карты аттестации рабочих мест по условиям труда; сводная ведомость рабочих мест и результатов их аттестации по условиям труда в организации; план мероприятий по улучшению и оздоровлению условий труда в организации.

22. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Материалы расследования несчастных случаев за текущий и предыдущий годы (при наличии). Сообщения о последствиях несчастного случая на производстве и принятых мерах по форме 8.

23. Перечень, действующих в организации нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности организации.

24. Приказ о создании комиссии по общему осмотру здания и сооружений (при наличии последних). Акты обследования зданий и сооружений.

25. Технический паспорт на здание и сооружения. Технический журнал по эксплуатации зданий и сооружений. Приказ о назначении лиц, ответственных за правильную эксплуатацию, сохранность и своевременный ремонт здания, сооружений или отдельных помещений.

26. Эксплуатационная и ремонтная документации на оборудование, используемое работниками.

27. Перечень работ повышенной опасности, на выполнение которых должен выдаваться наряд-допуск. Инструкция по проведению работ повышенной опасности. Журнал выдачи нарядов-допусков. Приказ об определении круга лиц, имеющих право на выдачу нарядов-допусков.

28. Перечень профессий и рабочих мест, требующих присвоения соответствующих групп по электробезопасности. Удостоверения электротехнического персонала на группы по электробезопасности. Журнал по присвоению 1 группы по электробезопасности.

29. Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля.

Какие документы запрашивает трудовая инспекция при проверке

С вашей стороны на проверке должен присутствовать руководитель или должностное лицо.

Инспектор составляет акт по итогам проверки

И выдаёт вам один экземпляр заключения. Если вы возражаете против результатов инспекции или конкретных действий инспектора во время проверки, напишите об этом в акте.

Вы узнаёте, что и когда нужно исправить

Инспектор прилагает к своему решению предписание, протоколы экспертиз. В предписании укажут, какие ошибки нужно исправить и в какие сроки. По истечении этого времени инспектор проведёт повторную проверку. Если вы не успеете исправить нарушения, придётся заплатить штраф .

Инспектор ставит отметку в журнале учёта проверок

Проверяющий должен оставить запись в вашем журнале об итогах проверки, указать дату и время проведения проверки и подписаться под итоговым решением.

Вы обжалуете результат, если ваши права нарушили

Если вы не согласны с результатом проверки, подайте заявление в трудовую инспекцию в течение 15 календарных дней. Приложите к нему документы, доказывающие вашу правоту.

Организацию и порядок проведения плановых проверок регламентируют ст. 9 и 16 ФЗ-294 .

Внеплановые проверки

Проводятся, если истёк срок исполнения предписания или в трудовую инспекцию поступило обращение об определённом нарушении.

Порядок проведения такой проверки:

Инспекция получает обращение с жалобой

Перед тем как привести его в исполнение, инспекция проверит, кто направил запрос, — анонимные не рассматривают. Однако инспектор должен хранить имя заявителя в тайне .

Прокуратура согласовывает проверку

Выездную внеплановую проверку согласовывает прокуратура. Она может отказать в проведении проверки, если не найдёт для неё оснований.

Проверку проводят без согласования с прокуратурой в следующих случаях:

  • нарушены права неоформленных работников (ИП и подрядчиков в том числе), работодатель не захотел заключать трудовой договор или сделал это неправильно;
  • нарушения трудового законодательства угрожают жизни и здоровью сотрудников.

Пожаловаться на это может кто угодно, не только нынешние, но и бывшие сотрудники, жёны бывших сотрудников, ваш конкурент или журналист.

Приходит уведомление о начале проверки

Вас уведомят по электронной почте не менее чем за 24 часа до начала проверки. Могут приехать без предупреждения, если есть угроза жизни и здоровью сотрудников или работодатель не хочет заключать трудовой договор.

Приезжают проверяющие

Если поводом для визита стало истечение срока предписания предыдущей проверки, инспектор должен исполнить предписание: проверить исправление нарушений и, если потребуется, выписать штраф. Процесс проверки идентичен процессу при плановом визите. Его регламентирует ст. 10 ФЗ-294.

Документарные проверки

Их проводят в офисе трудовой инспекции. Инспектор к вам не поедет, но запросит документы, изучит акты предыдущих проверок и уведомления о начале предпринимательской деятельности.

Вы должны предоставить копии или электронные версии запрашиваемых документов в течение 10 рабочих дней ( ч. 4 и 5 ст. 11 ФЗ-294 ). Если в процессе проверки инспектор нашёл ошибки или несоответствия, он запросит пояснения. Их нужно сдать в те же сроки.

Выездные проверки

Назначают, если инспектору необходимо лично убедиться в достоверности сведений о предпринимательской деятельности (ч. 3 ст. 12 ФЗ-294).

Во время выездной проверки смотрят:

  • документы юрлица или ИП;
  • состояние работников;
  • состояние имущества: территории, зданий, строений, оборудования, транспорта, производимых и реализуемых товаров.

Выездную проверку проводят так же, как и внеплановую: только при предъявлении инспектором служебного удостоверения и в присутствии руководства компании.

Как подготовиться к визиту трудовой инспекции

К визиту трудового инспектора нельзя подготовиться за сутки. Занимайтесь охраной труда систематически: проводите аудиты, инструктажи, медосмотры сотрудников и оценку условий труда.

Наймите специалиста по охране труда или научитесь сами

Если в штате менее 50 человек, охраной труда может заниматься руководитель. Для этого нужно пройти платное обучение в центре, аккредитованном Минтрудом России, получить диплом и удостоверение. Те же самые правила действуют и для индивидуальных предпринимателей.

Если в штате более 50 сотрудников, нужно нанять специалиста.

Проводите инструктажи

Для всех новых сотрудников, с которыми вы заключаете трудовой договор, нужно проводить вводный инструктаж (в том числе если вы ИП). Дату, время и результат инструктажа записывайте в специальном журнале. Попросите сотрудников оставить подпись рядом с этой записью и подтвердить, что они прошли проверку.

Инспектор захочет посмотреть этот журнал, когда приедет с визитом. Если обнаружит, что инструктаж не провели, оштрафует .

Организуйте медосмотры для сотрудников

Медосмотр — это не самостоятельная диспансеризация в поликлинике. Работодатель организует и оплачивает медосмотр, а медицинский центр, у которого есть лицензия на такой вид деятельности, его проводит.

Кому и как часто нужно проходить медосмотр, разъясняет закон. Регулярность зависит от должности и условий работы. Например, работник общепита посещает врачей один раз в год , машинист крана — один раз в два года. Есть исключения: сотрудников младше 21 года, занятых на любой работе, нужно отправлять на медосмотр раз в год.

По поводу офисных сотрудников, работающих за компьютерами (бухгалтеров, операторов, менеджеров), в законе конкретных указаний нет. Общая практика такова: если условия труда в норме, отсутствуют вредные и опасные факторы, медосмотр проводить необязательно.

Проводите специальную оценку условий труда (СОУТ)

Это нужно делать в любой компании и любому ИП с наёмными работниками раз в пять лет. Спецоценкой занимаются организации, аккредитованные министерством труда. Они смотрят на условия работы и вредные факторы (количество света, шума и пыли в помещении) и проверяют их соответствие нормам.

После проверки эксперт всё описывает в отчёте, а вы подаёте об этом декларацию в Роструд и знакомите сотрудников под подпись с результатами проверки их рабочих мест.