Как утилизировать документы с истекшим сроком хранения

Порядок уничтожения документов

Уничтожение документации – необратимое действие, направленное на избавление от документов, которые больше не участвуют в делопроизводстве и не несут необходимой к использованию информации. Уничтоженные документы, по умолчанию, не могут быть восстановлены. Необратимость данной процедуры требует особо ответственного отношения к отбору документов, подлежащих уничтожению, и к самой процедуре.

Закон разрешает уничтожать только те документы, для которых истек предписанный законодательством срок хранения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Рекомендуется выждать еще некоторое время после официального истечения срока хранения документов во избежание непредвиденных ситуаций, при которых эти бумаги могут потребоваться.

Налоговый Кодекс РФ регламентирует все вопросы, касающиеся бумаг, связанных с налоговой отчетностью. Порядок хранения и уничтожения документации описан в Законе о бухгалтерском учете N 129 от 21 ноября 1996 г. Перечень № 41, действующий еще с советских времен (утвержден главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г. и отредактирован Росархивом 06.10.2000 г.), содержит перечисление сроков хранения различных типов документации.

Документы, составленные после 2010 года, следует хранить в течение времени, обозначенного в приказе Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Соответствующие формы актов приведены в Правилах работы архивных подразделений.

Отбор документов, более не нужных

Оценка документации, подлежащей утилизации, проводится обычно ежегодно. Необходимо из всего архива выбрать те бумаги, хранить которые дольше уже нет необходимости, а этот срок может отличаться для разных типов документации. Одному человеку, даже в небольшой организации, справиться с такой работой очень сложно, велика вероятность ошибки. Поэтому правилами архивного дела рекомендуется назначать для проведения экспертизы специальную комиссию минимум из трех человек.

Рекомендуемый состав комиссии:

  • представитель руководителя;
  • бухгалтер;
  • юрист;
  • архивариус;
  • секретарь (кадровик);
  • один из сотрудников.

ВАЖНО! Акт о выделении к уничтожению документов от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Лица, включенные в состав комиссии, утверждаются специальным приказом руководства. Можно менять состав ежегодно, а можно утвердить экспертов раз и навсегда.

Задачи комиссии:

  • отобрать документы, не подлежащие дальнейшему хранению, установив факт истечения их срока хранения;
  • составить акт о предоставлении документации к уничтожению;
  • подготовить документы к утилизации.

ВАЖНО! Если на некоторых документах, отобранных для уничтожения, имеется гриф секретности, их нужно оформить отдельным актом.

Даты отбираемых документов

Комиссия рассматривает только документацию заявленного в приказе временного промежутка. При этом срок хранения документа должен истечь на 1 января указанного в приказе года. Например, если начальник дал указание оценить документацию по 2012 год, то архивная масса, датированная 2013 годом и позже, не рассматривается, хотя ее сроки могут уже закончиться. Бумага, на которой стоит 2014 год, имеющая срок хранения 3 года, не может быть утилизирована до 2018 года, поскольку на начало 2017 года 3 полных года еще не прошли.

Акт составлен, что дальше?

Акт составлен, подписан главной экспертной комиссии и согласовывается ее членами, визируется руководством.

ВНИМАНИЕ! Если часть документации фирмы принято передавать на хранение в фонды государственного архива, то акты нужно обязательно согласовывать с архивной экспертной комиссией.

Подготовка к уничтожению:

  • изъятие соответствующих документов из места их хранения;
  • освобождение бумаг от скрепок, брошюровки, других видов соединений;
  • упаковка для транспортировки к месту уничтожения (оно может производиться и на территории самой фирмы).

НЕЛЬЗЯ! Категорически запрещается использование «осужденных» на утилизацию документов в других целях, например, в качестве черновиков и т.п.

Как утилизировать документы?

Небольшой объем бумаг может быть уничтожен силами самой организации, например, с помощью измельчителя (шредера). Самостоятельно сжигать бумаги не рекомендуется во избежание проблем с пожарной инспекцией. При уничтожении своими силами нужно составить акт в свободной форме.

Крупные партии документов нужно доставить для уничтожения в специальные компании. При этом к акту присоединяется квитанция, выданная компанией-уничтожителем, о том, что документы приняты на утилизацию.

Некоторые организации пользуются услугами агентств по сбору макулатуры, это значительно дешевле, но в таком случае не исключена нежелательная утечка информации.

Срок не истек, но больше хранить нельзя

Иногда приходится уничтожать документы, которые еще должны были бы храниться, но стали непригодными к прочтению и дальнейшему хранению. Такое случается, если хранимые бумаги были необратимо испорчены или повреждены. Причины повреждений могут быть различными – от банального несоблюдения правил хранения до чрезвычайных ситуаций и катастроф.

При оценке таких бумаг в акте надо отметить причину невозможности дальнейшего хранения документации.

Какие документы лучше сохранить!

Существуют обстоятельства, когда не стоит избавляться от документов даже с истекшим сроком. Сохранить во что бы то ни стало стоит такие бумаги:

  • документы, по которым идет или намечается судебное разбирательство;
  • финансовые документы, если в компании регистрировался убыток: их срок хранения увеличивается пропорционально убыточному периоду.

Бухгалтерские документы имеют свои особенности касательно сроков хранения. Несмотря на то, что законодательно их уничтожение регламентируется теми же законодательными актами, что и для других бумаг, в отношении данных бухучета действуют дополнительные законодательные нормы, прописанные в Налоговом кодексе и ФЗ «О бухгалтерском учете»:

  • все документы, касающиеся вычисления и уплаты налогов, нужно хранить не менее 4 лет (ст.23 НК РФ);
  • первичную бухгалтерскую документацию нужно сохранять в неприкосновенности в течение минимум 5 лет (ст. 29 ФЗ).

Уничтожение электронных архивов

Часто значительная часть документооборота ведется в электронной форме. Своевременная очистка электронного ресурса столь же необходима, как избавление от бумажной макулатуры.

С точки зрения закона, разницы в виде носителя не существует (ст. 5 ФЗ-125). Процесс уничтожения и актирования аналогичен тому, что проводится с бумагами.

Нюанс состоят в следующем: документ необходимо уничтожить вместе с носителем (диском, флэш-картой). Если же он записан на жестком диске компьютера, простое нажатие кнопки «delete» и перемещение файла в корзину не гарантирует его уничтожения. Даже спустя 8 циклов перезаписи можно восстановить уничтоженные файлы по «магнитному эху» (по стандартам Пентагона, это возможно и через 50 циклов).

Поэтому уничтожать электронные файлы можно либо долгой перезаписью, либо утилизацией винчестера (допустимо электромагнитное излучение, химическое воздействие, физическое разрушение). Только так можно быть уверенным, что документация уничтожена окончательно и не попадет в чужие руки.

НЕ ЗАБУДЬТЕ! При уничтожении электронного файла нужно вывести из употребления все копии, сделанные с него на другие носители, в том числе бумажные.

Ответственность несёт руководитель

Если уничтожены документы, которые должны были быть сохранены, то даже в случае правильного актирования ответственность несет руководитель. За нарушение сроков хранения документации и нарушение правил утилизации КоАп предусмотрены серьезные штрафы – от 2 до 3 тыс. руб., а за повторные нарушения – еще выше.

Как правильно хранить документы

Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.

Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.

Зачем хранить документы

Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.

По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:

  • документов налогового учета;
  • кадровых;
  • бухгалтерских.

Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.

Читайте также  Какие документы используют при оформлении результатов инвентаризации

Виды документов и сроки хранения

Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Можно выделить документы временного и постоянного хранения.

Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.

Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.

В таблице — виды документов со сроками хранения.

Налоговый и бухгалтерский учет

Бухгалтерская (финансовая) отчетность

Кадровые документы

Личные дела сотрудников

Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных
условиях труда

Как хранить документы правильно

Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.

Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.

Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.

Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.

Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.

Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.

Дальше можно передавать документы в архив.

Образец листа-заверителя

Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.

Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.

В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.

Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.

Как хранить документы в электронном формате

Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.

А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.

Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:

  • хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;
  • у компании должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;
  • соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;
  • проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат.

Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.

Ошибки при хранении документов

Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.

Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.

Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.

Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания.

В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.

Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.

Ответственность за нарушение правил хранения

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.

Что делать, когда срок хранения документа истек

Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании могут грозить штрафы.

Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.

Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.

Вот как уничтожить документы по правилам:

1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет все документы с истекшим сроком хранения. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь.

2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.

Образец протокола решения комиссии о выделении документов к уничтожению

3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.

Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.

Пример акта: укажите в нем реквизиты документов, способ уничтожения. Комиссия должна зафиксировать в нем факт уничтожения

Главное

  1. Если вы хотите хранить документы на бумаге, надо соблюдать все требования к хранению, а через 10 лет сдать их в архив, если срок хранения еще не истек.
  2. Документы, подписанные электронной подписью, можно хранить в электронном виде, а распечатывать только по требованию госорганов. Электронные документы надо хранить одновременно на двух носителях, чтобы не потерять их в случае сбоя или ошибки.

Если не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.

Бухгалтерское обслуживание от Тинькофф

Возьмем всю бухгалтерию на себя — вам останется только подписывать платежки и отчеты. Подходит для ИП на УСН «Доходы» и патенте с сотрудниками и без.

  • Поддержим порядок в кадровых, бухгалтерских документах
  • Рассчитаем налоги и взносы
  • Отправим отчетность за сотрудников в налоговую, ПФР, ФСС
  • Посчитаем зарплату, больничные и отпускные
Читайте также  Какие документы нужны для проверки ФСС

Как уничтожить документы с истекшими сроками хранения

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — это утилизация деловых бумаг, потерявших свою ценность по истечению времени.

  • Что означает код ошибки 508 в больничном листе
  • Можно ли изменить дату рождения в паспорте
  • Может ли налоговая аннулировать декларацию НДС
  • Учет убытков прошлых лет, выявленных в отчетном периоде
  • Минтруд разработал новые формы кадровых документов для госслужбы

Как уничтожить документы: пошаговая инструкция

Рабочее пространство любит захламляться стопками бумаг и старыми папками. Первая мысль — свалить все в кучу и выбросить. А нельзя. Это дома вокруг макулатура. На работе это документы, а порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения регулируется законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Чтобы избавиться от ненужного, придется потрудиться.

Инструкция, как списать документы, утратившие срок хранения, пошагово:

Что подлежит ликвидации, на глаз не определить. Придется перевернуть все вверх дном и выделить ненужное с истекшим сроком. Эту почетную миссию проводит экспертная комиссия. И первым делом издается приказ о ее создании.

Формируется экспертная комиссия. Приветствуется привлечение специалистов.

Экспертная работа. Члены комиссии внимательно, листик за листиком, перебирают все папки, стопки и сортируют бумаги. Дело пыльное, зато важное. Задача: понять, от чего избавиться, а что беречь.

После экспертизы все сортируется на три вида и оформляется протоколом:

  • подлежащее дальнейшему хранению;
  • подлежащее передаче в архив;
  • подлежащее уничтожению с истекшим сроком хранения.

Выявленные к ликвидации бумаги желательно показать руководителям соответствующих отделов для согласования. Это даст возможность подстраховаться и разделить ответственность. Следует отметить, что утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения, так же как и кадровых, аналогична обычной ликвидации. На них распространяется общая процедура хранения и уничтожения. Внимание нужно обращать не столько на протокол самой процедуры, сколько на длительность хранения бумаг. Потому что уничтожение архива бухгалтерских документов должно проходить с оглядкой по срокам не только на № 125-ФЗ, но и на ст. 23 НК РФ и ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Составление акта о выявлении подлежащих уничтожению бумаг в связи с окончанием хранения. В него включаются все бумаги, срок хранения которых закончился к 1 января текущего года.

Утверждение акта руководителем. Это обязательная процедура для придания акту административной силы. Соответствующий гриф говорит о том, что руководитель с информацией ознакомлен. Только после этого акт зарегистрировать и подшить в дело.

Издание приказа об уничтожении и способе утилизации. Руководитель изучает акт и принимает решение, какой приказ издать для уничтожения документов с истекшим сроком хранения, поскольку утилизировать ставшие ненужными бумаги возможно несколькими способами. На решение чаще всего оказывают влияние объем того, от чего избавляемся, и финансовая составляющая. При малом объеме допустимо уничтожение документов с истекшими сроками хранения самостоятельно путем шредирования. При больших объемах целесообразно привлечение специализированных организаций.

Утилизация документов обозначенным в приказе способом.

Составление акта об уничтожении. В случае самостоятельной утилизации в акте указывается:

  • дата и место;
  • способ;
  • основание проведения;
  • вес и объем бумаг;
  • Ф.И.О., должности присутствующих;
  • подписи присутствующих, подтверждающие, что утилизация состоялась.

При решении о привлечении сторонней организации составляется акт о передаче, где указывается:

  • что передается для утилизации (вес и объем);
  • кому передается;
  • дата и место передачи;
  • основание передачи;
  • выбранный способ;
  • Ф.И.О., должности присутствующих лиц;
  • подписи присутствующих, подтверждающие, что передача состоялась.

Утверждение акта руководителем.

Регистрация и принятие акта в дело.

Нюансы при уничтожении секретных документов

В этом случае инструкция о порядке уничтожения секретных документов должна разрабатываться с учетом следующего:

  • в комиссию входят не менее трех квалифицированных специалистов;
  • просматривать все, что имеет отношение к гостайне и с грифами секретности, разрешено только лицам, имеющим доступ;
  • актируется каждый этап утилизации (если их несколько);
  • предпочтительные способы — сжигание, химическая обработка, растворение;
  • процедура проводится в изолированном помещении, куда запрещен вход третьим лицам.

Нюансы сводят к минимуму ошибки. Бумаги должны полностью потерять информационную ценность без возможности восстановления. Отметим, что порядок уничтожения секретных документов регламентируется постановлением правительства РФ от 05.01.2004 № 3-1 «Об утверждении Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации», которое имеет гриф «ДСП» («Для служебного пользования»). Ознакомиться с ней могут только те, кому предоставлен доступ к государственной тайне. Просто так, из любопытства, не прочитаешь.

Особенности уничтожения электронных документов

Удаление электронных данных в корзину, а потом из корзины делу не помогут. Информация останется на жестком диске. Используют следующее:

  • запись и многократная перезапись информационного мусора в бывшее место расположения стертого файла;
  • физическое уничтожение носителей.

Есть ли наказание за нарушение порядка уничтожения бумаг

Конечно. Этим занимаются статьи 13.20, 13.25 КоАП РФ, предполагающие наказание за несоблюдение правил утилизации документов с истекшим сроком хранения и для граждан, и для должностных лиц, и для юридических. Будем с уважением расставаться с документами, которые неоднократно выручали нас при поиске информации о делах давно минувших дней.

Инструкция: уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Пошаговая инструкция по уничтожению документов

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Корректный порядок уничтожения документов состоит из нескольких этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия. Р уководитель издает приказ в произвольной форме о ее создании. Необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается. На основании критериев ценности определяется время сохранения, по требованиям, закрепленным в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя. Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, и те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их разрешено измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. Способ прописывают в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это приведет, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его составляют в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Особенности уничтожения секретной документации

Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2020 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:

  1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
  2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
  3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.

Читайте также  Является ли выписка из банка бухгалтерским документом

Наказание за нарушения

В 2020 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:

  • для граждан — от 100 до 300 рублей;
  • для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:

  • для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
  • для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.

Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):

  • 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
  • 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
  • 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.

Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.

Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.

Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:

  • принудительные работы;
  • запрет занимать определенные должности;
  • запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
  • лишение свободы на срок до 2 лет.

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком годности и составление акта утилизации

Каждая организация ведет документацию. Со временем полки архива заполняются по максимуму, и возникает необходимость искать места для хранения новой документации. Старыми бумагами в архиве считаются те, у которых вышел срок хранения.

Их можно утилизировать, но не все в один момент. Необходимо провести детальный анализ и осмотр бумаг, чтобы точно определить, от каких из них можно избавиться без серьезных последствий.

Просто так сжечь или выкинуть важные документы нельзя. Так можно попасть под ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов, и получить огромный штраф в несколько сотен тысяч рублей.

Это часто случается, когда фирма не может предоставить потребованную контролирующим органом бумагу, объясняя это тем, что она была уничтожена, или утеряна.

  1. Кто занимается утилизацией документов
  2. Порядок проведения процедуры
  3. Составление акта об уничтожении документов
  4. Инструкция по заполнению акта
  5. Хранение акта

Кто занимается утилизацией документов

Утилизация документов требует создания специальной комиссии. Она должна состоять минимум из двух людей. Как правило, это работники из разных отделов организации, включая отдел, бумаги которого нужно уничтожить. Комиссия должна поставить свои подписи в акте об уничтожении документов.

Также нужно знать, что многие бумаги необходимо хранить на протяжении пяти лет, иначе существует угроза столкнутся с серьезными санкциями.

Порядок проведения процедуры

Порядок уничтожения документов условно делится на этапы. Сначала выделяются бумаги, для которых будет проводиться экспертиза ценности. Если они не отсортированы по годам, то начинают с этого. Как правило, это работа архивариуса или секретарей.

Когда документы подготовлены, комиссии нужно провести их экспертную оценку. Экспертиза ценности документов подтверждает то, что проводится уничтожение документов с истекшим сроком хранения, они не несут никакой ценности для предприятия и в них не содержится важная информация, касающаяся того или иного дела.

После оценки следует составление специального акта. В нем перечисляются все документы, которые нужно ликвидировать. Когда уже есть акт, можно осуществлять саму процедуру утилизации бумаг. После ее проведения акт необходимо завизировать комиссией.

Что касается способов уничтожения документов, то их в настоящее время существует несколько:

  • Шредирование – самый популярный и простейший способ
  • Сжигание в специальных печах – наиболее экологичный и безопасный
  • Выездная утилизация – проводится специализированной компанией

Организации небольших масштабов могут проводить уничтожение документации самостоятельно, к примеру, методом разрезания бумаг.

Но, это возможно только при условии, что архивные документы не секретны, и у них закончился период хранения.

Уничтожение документов, не подлежащих хранению, шредерным методом используют организации, которые имеют у себя стационарный установленный шредер.

Установка дает возможность одновременно уничтожать 7-85 листов документов. Шредерная машина может быть емкостью от 13 до 300 литров. Классификация шредеров основана на технике измельчения бумаг, которую они осуществляют.

  • Плоскорезы – режут листы тонкими полосами, которые сбрасываются потом в специальную емкость.
  • Крошители – измельчают документы в крошку. Такие установки проводят уничтожение архива, состоящего из секретных бумаг, а также уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения.
  • Шлифмашины – оборудованы специальным экраном, который дает возможность регулировать ширину измельчаемых листов.
  • Промышленные – задействуются для измельчения очень плотной бумаги.


Уничтожение документов способом сжигания может проводиться только специальными компаниями в соответствии с законодательством. Для этого задействуются специальные печи. В печах могут утилизироваться и другие носители информации, такие как флешки, диски, дискеты.

Работники организации, занимающейся утилизацией документов, запечатывают бумаги в специальную емкость, составляют договор о хранении с заказчиком и доставляют контейнеры с документацией на место уничтожения.

При выездной утилизации сотрудники специализированной компании выезжают в организацию заказчика для уничтожения бумаг на месте. Для осуществления операции задействуется промышленный шредер, установленный в грузовой машине. Он способен измельчить до двух тонн листов за один час.

Такая форма утилизации документов не считается полностью надежной. При большой необходимости и желании измельченные листы можно восстановить. Поэтому для секретных носителей информации такой метод не подходит.

После измельчения бумажные отходы прессуются, после чего следует их вывоз на место последующей переработки.

Составление акта об уничтожении документов

При составлении акта на уничтожение документов не существует строгого стандарта его оформления. Акт можно составлять в свободной форме, или используя образец того или иного предприятия.

В независимости от выбранного варианта оформления акта, он всегда имеет одинаковую структуру:

  • Документ начинается с шапки, которая содержит название организации.
  • Далее отдельно фиксируются члены комиссии.
  • Составляется специальная таблица или простой список, в котором перечисляются все подлежащие утилизации бумаги.
  • Если объем бумаг очень большой, их необходимо поделить по категориям и вносить в бланк в виде отдельных позиций.
  • В акте можно зафиксировать вес или объем уничтожаемой документации.

После составления акта необходимо, чтобы комиссия и руководитель организации поставили в нем свои подписи.

Оформляя акт можно использовать обычные листы бумаги формата А4, или же фирменные бланки компании. Заполнять его можно или на компьютере, или от руки.

Количество экземпляров равно количеству людей из комиссии, плюс экземпляр для самой фирмы. Все экземпляры должны быть заверены соответствующим образом.

Инструкция по заполнению акта

В правой части листа в самом начале нужно разместить полное наименование организации, дату когда создается акт, номер документа, в зависимости от внутреннего документооборота.

В левой части листа необходимо указать информацию о руководителе организации: его должность, фамилию, имя, отчество. Одну строку необходимо оставить незаполненной. В ней руководитель позже поставит свою подпись.

Дальше, посередине прописывается название документа.

Основная часть акта должна обязательно отражать:

  • Основания , по которым можно осуществить ликвидацию документации (приказ, распоряжение директора, и т, д.). Также необходимо поставить дату, опись с порядковыми номерами документов.
  • Состав комиссии , включая ее членов и председателя, их должности, фамилии, имена, отчества.
  • Зафиксированную экспертную оценку и отобранные бумаги для утилизации с подробным их перечнем. Под списком или таблицей нужно указать их количество цифрой и прописью. Также необходимо внести в документ способ утилизации бумаг.

Потом можно передавать акт руководителю. Изучив его он лично заверяет его своей подписью.

Хранение акта

Когда бумаги уничтожены, акт составлен и завизирован, его передают для хранения в архив предприятия. Срок хранения актов об уничтожении документов установлен законодательством.

При необходимости, акт можно извлекать из архива и применять его для разрешения возможных появившихся проблемных ситуаций.