Как создать архив документов в организации

Архивная обработка документов: как заставить вашу компанию работать лучше

Те, кто читал сказку о Белоснежке, знают, что одним из важнейших секретов эффективного менеджмента является порядок. Попробуйте провести хотя бы одну генеральную уборку в документах – и уже завтра составление квартального отчета или поиск очередной платежки не будут казаться кошмаром номер один в вашей офисной жизни. Но прежде запаситесь терпением: процесс архивной обработки может приготовить для вас ряд «сказочных» сюрпризов.

Что такое архивная обработка и для чего она нужна

Архивная обработка – не роскошь, не прихоть и не навязчивая идея скрупулезных архивистов, одержимых желанием создать стройную вселенную гармонии и порядка, не вставая с рабочего места. Как было сказано ранее, архивация документов имеет под собой четкие организационные обоснования. Грамотно проведенная обработка документов помогает избежать проблем, связанных с проведением аудиторских и других проверок со стороны государственных органов. Она также облегчает поиск необходимых для составления отчетов документов и восстановления утраченной информации на основе архивированных документов, а при переезде компании с одного места позволяет учесть и сохранить все до последнего листочка.

Особую важность процедуры архивной обработки документов имеют для составления справок социально-правового характера (подтверждение стажа, квалификации и др.), для которых могут потребоваться документы по личному составу, штатные расписания, годовая бухгалтерская отчетность и др. Более того, в отдельных случаях архивация необходима для высвобождения офисных площадей (возможное сокращение объема – в несколько раз!) за счет одновременного уничтожения ненужных документов с «лишней» историей. Если вы уже сталкивались с передачей документов на государственное хранение, то должны знать, что у документов без архивной обработки нет шансов попасть в госархив. Таковы требования архивного законодательства РФ.

Основные этапы архивной обработки документов

Проведение экспертизы ценности документов. В ходе экспертизы устанавливается научная, историческая и практическая ценность документов. Те документы, которые представляют для организации ту или иную ценность, подлежат дальнейшей архивной обработке. Среди них непременно окажутся:

  • Документы, связанные с основной деятельностью организации: учредительные документы, протоколы заседаний совета директоров и акционеров, приказы по основной деятельности, собраний акционеров, годовые бухгалтерские балансы, сметы расходов и доходов, штатные расписания.
  • Документы, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью: регистры бухгалтерского учета, первичные учетные документы и их приложения, договоры об оказании и получении услуг и др.
  • Документы по личному составу: трудовые договоры (контракты), приказы о приеме на работу и увольнении, переводе работников, документы по начислению заработной платы (расчетные ведомости, лицевые счета), личные карточки уволенных сотрудников (форма Т-2).

Систематизация документов и формирование дел

Описание и оформление дел. Эта процедура регламентируется архивным законом РФ и включает в себя подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, составление внутренней описи документов дела, оформление обложки дела. Для дел временного срока хранения допускается частичное оформление дел.

Создание описей. После оформления дел составляется их опись (систематизированный перечень справочного характера, состоящий из заголовков дел) и в некоторых случаях историческая справка к архивному фонду. Правила заполнения описей дел определены в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 года. Сложность этого этапа заключается в том, что обычно описи приходится составлять без номенклатуры дел.

На основании результатов основных этапов возможно проведение других процедур, связанных с подготовкой дел к уничтожению, передачей документов на хранение в государственный архив и разработкой номенклатуры дел. Каждая из них может быть выполнена как в комплексе с другими мероприятиями, так и отдельно от них.

Особые случаи из практики архивной обработки

Определение сроков хранения. Несмотря на то, что существуют утвержденные типовые перечни документов, образующихся в деятельности организации, и разработаны специализированные онлайн-сервисы для определения сроков хранения документов, нередко отнести тот или иной документ к конкретному виду в зависимости от сроков хранения оказывается весьма проблематично.

Некоторые документы до сих не входят не в один список документов основного перечня. В СССР эту проблему решали с помощью введения системы отраслевых перечней, которые включали специфичные для каждой отрасли (строительной, нефтегазовой и др.) документы. Сегодня специалистам архивных компаний приходится обращаться к таким перечням для установления сроков хранения отдельных документов, однако простым смертным получить доступ к перечням подобного рода достаточно сложно. К примеру, многие кредитные организации во время архивной обработки к своему удивлению обнаруживают, что до сих пор нет соответствующего перечня документов, согласно которому их можно классифицировать. Как правило, в архивных компаниях с большим опытом архивной обработки эта проблема решается на законных основаниях, но для этого архивистам требуется изучить множество нормативно-правовых актов и при необходимости подключить к работе других специалистов.

Кроме этого, возможны ошибки, связанные с незнанием нюансов хранения отдельных видов документов, сроки хранения которых законодательно установлены в перечнях. Так, при определении срока хранения договоров обычно забывают о том, что он вычисляется с учетом срока действия договора. Например, ипотечный договор может в конечном итоге храниться не 5 лет, а 30 лет из расчета: 25 лет ипотеки + 5 лет хранения договора. В случае судебного разбирательства или проверки со стороны контролирующих органов отсутствие важного договора может привести к неприятным последствиям для организации. В других ситуациях пострадавшими могут оказаться работники компании, как иллюстрирует практика ОАО «Российские железные дороги». При архивной обработке документов по личному составу на основе типового перечня сотрудники установили, что табель учета рабочего времени должен храниться 1 год. Однако в том же самом перечне указано, что если дело касается вредного производства, то табель необходимо сохранять на протяжении 75 лет. В результате неверного определения срока хранения документа табели были уничтожены, а работники РЖД остались без значительной прибавки к пенсии в будущем.

Описание и оформление дел. Нумерация всех (!) листов дел, составление объемных описей и в финале мастерская почти декоративно-прикладного искусства с переплетными работами и оформлением обложек. При таком раскладе приходится либо отвлекаться от выполнения своих прямых обязанностей, либо работать сверхурочно, либо обращаться за помощью к сторонней компании. От того, насколько грамотно и качественно выполнены описание и оформление дел, в дальнейшем зависят быстрота и удобство работы с документами (поиск, копирование, сканирование и др.). Еще до рутинного этапа оформления могут возникнуть сложности с формированием дел. Например, не во всех личных карточках работников Т-2 (кадровое делопроизводство) указана дата увольнения сотрудника. В такой ситуации приходится поднимать другие документы (это может быть приказ об увольнении), чтобы восстановить дату, или же формировать другое «специфическое» дело.

Как определить состав мероприятий по архивной обработке

Помимо общего объема хранимой документации и процессов движения и учета документов, экспресс-аудит помогает проанализировать риски утраты документов и несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также эффективность использования архивных площадей. Излишне говорить о том, что проведение предварительной оценки может уберечь от дополнительных денежных затрат, связанных с неправильным определением архивных нужд организации, и некоторых ошибок, которые случаются из-за незнания правовых и организационных тонкостей мероприятий по архивной обработке.

Как правильно хранить документы

Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.

Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.

Зачем хранить документы

Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.

По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:

  • документов налогового учета;
  • кадровых;
  • бухгалтерских.

Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.

Виды документов и сроки хранения

Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Можно выделить документы временного и постоянного хранения.

Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.

Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

Читайте также  Какие бывают формы документов

Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.

В таблице — виды документов со сроками хранения.

Налоговый и бухгалтерский учет

Бухгалтерская (финансовая) отчетность

Кадровые документы

Личные дела сотрудников

Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных
условиях труда

Как хранить документы правильно

Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.

Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.

Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.

Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.

Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.

Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.

Дальше можно передавать документы в архив.

Образец листа-заверителя

Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.

Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.

В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.

Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.

Как хранить документы в электронном формате

Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.

А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.

Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:

  • хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;
  • у компании должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;
  • соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;
  • проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат.

Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.

Ошибки при хранении документов

Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.

Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.

Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.

Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания.

В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.

Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.

Ответственность за нарушение правил хранения

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.

Что делать, когда срок хранения документа истек

Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании могут грозить штрафы.

Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.

Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.

Вот как уничтожить документы по правилам:

1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет все документы с истекшим сроком хранения. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь.

2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.

Образец протокола решения комиссии о выделении документов к уничтожению

3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.

Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.

Пример акта: укажите в нем реквизиты документов, способ уничтожения. Комиссия должна зафиксировать в нем факт уничтожения

Главное

  1. Если вы хотите хранить документы на бумаге, надо соблюдать все требования к хранению, а через 10 лет сдать их в архив, если срок хранения еще не истек.
  2. Документы, подписанные электронной подписью, можно хранить в электронном виде, а распечатывать только по требованию госорганов. Электронные документы надо хранить одновременно на двух носителях, чтобы не потерять их в случае сбоя или ошибки.

Если не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.

Бухгалтерское обслуживание от Тинькофф

Возьмем всю бухгалтерию на себя — вам останется только подписывать платежки и отчеты. Подходит для ИП на УСН «Доходы» и патенте с сотрудниками и без.

  • Поддержим порядок в кадровых, бухгалтерских документах
  • Рассчитаем налоги и взносы
  • Отправим отчетность за сотрудников в налоговую, ПФР, ФСС
  • Посчитаем зарплату, больничные и отпускные

Создание электронного архива документов

При автоматизации бизнес-процессов предприятия не остается без внимания и процесс хранения бухгалтерских документов. Автоматизация хранения финансовой документации предприятия подразумевает под собой внедрение электронного архива.

Электронный архив (ЭА) — это централизованное хранилище всех документов организации. Также можно встретить и другие обозначения ЭА:

  • СЭД (СЭДО) — система электронного документооборота;
  • САД — система автоматизации документооборота;
  • СУЭД — система управления электронным документооборотом (документами);
  • ЭД — электронный документооборот.

Зачем же организации внедрять систему Электронного архива?

Все дело в том, что в условиях бумажного документооборота на некоторых этапах проблемы не возникают вообще или же это происходит очень редко. Например, любой квалифицированный специалист знает сроки хранения тех или иных видов документов. Но есть этапы в бизнес-процессах, где со сложностями сталкиваются многие предприятия.

Проблемы бумажного документо­оборота

Приведем список часто встречаемых проблем на этапе архивирования и работы с архивом бумажных документов:

Таблица 1 — Проблемы бумажного архива документов

Проблема Описание и последствия
Потеря документа Проблема может возникнуть как до отправки документа в архив, так и после. Это чревато неприятностями и потерями для бизнеса.
Медленный поиск по архиву Большое количество документов усложняет поиск нужного экземпляра и занимает много времени. Бухгалтер на протяжении нескольких часов может перебирать стопки бумаг.
Высокие затраты на аренду помещения Для архива документов приходится арендовать или строить отдельные помещения — это лишние затраты, которых нужно избегать.
Отсутствие централизованного хранилища Территориально разделенной сети представительств и филиалов одной организации необходимо либо организовывать несколько архивов на местах, либо же собирать все документы в одном месте, что неудобно и затратно.
Отсутствие возможности совместной работы с одним экземпляром документа Нескольким сотрудникам нужно работать с одним документом, поэтому делаются копии — а это дополнительные финансовые затраты. Что делать, если в разных филиалах потребовался оригинал одного и того же документа одновременно?
Нет поддержки версионности документов Если документ уже отправлен в архив, а позднее в него внесли изменения, то нужно старую версию заменить текущей. В таком случае нужно найти требуемый документ, оформить новый, списать старый. Может получиться так, что в архиве документ не заменен новой версией, что при налоговых проверках грозит штрафами и санкциями для бизнеса.
Отсутствует режим работы в реальном времени Присутствуют затраты времени на поиск и отправку документов, а также доставку документов из архива и в архив.
Трудоемкий процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности На подготовку к сдаче налоговой отчетности уходит много времени. Приходится искать востребованные документы, перебирая кипы бумаг. В территориально рассредоточенных филиалах сложности усугубляются рассредоточенностью документов.
Крайне низкий уровень конфиденциальности Практически любой сотрудник может получить доступ к документу, который не предназначен для просмотра третьими лицами.
Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям В случае возникновения чрезвычайных ситуаций (пожар, кража, стихийное бедствие), бумажный архив финансовых документов предприятия оказывается крайне незащищенным.
Низкий уровень структурированности Зачастую документы отсортированы неверно, находятся не в тех местах, где должны. Это затрудняет дальнейшую работу с архивом.

Методы решения проблем бумажного архивирования документов

Для решения проблем, сопровождающих бумажное архивирование документов, существует ряд методов:

  • реорганизация всего бумажного архива;
  • наем дополнительных сотрудников;
  • автоматизация учета финансовой документации и автоматизация документооборота в целом.

Первый метод может дать лишь кратковременный положительный результат. Реорганизация архива — крупный проект для предприятий любого масштаба. Этому процессу должно предшествовать детальное обследование существующей системы с привлечением специализированных аналитиков. Далее следует анализ полученных результатов и разработка плана действий, которые будут предприняты во время реорганизации. После этого архивация документов будет проходить по новой схеме.

Чем плох процесс реорганизации архива

Рассмотрим, с какими проблемами и трудностями могут столкнуться организации, которые захотят использовать реорганизацию архива документов.

Необходимость в компетентном специалисте, способном провести обследование и последующую реорганизацию. Наем нового сотрудника — это дополнительные финансовые затраты. Это финансовые и временные затраты, очередная «волокита» с бумагами. Можно воспользоваться аутстаффингом или аутсорсингом специалистов, но это не дает вам 100% гарантии получить услуги высокого уровня. К тому же, брать в аренду одного сотрудника у специализированной компании — нецелесообразно.

После обследования архива возникают те же проблемы (нехватка компетентных сотрудников), но уже во время разработки новой внедряемой системы архивирования бумаг.

Новая система может решать существующие проблемы не в полной мере или решать их временно. На адаптацию сотрудников к новым правилам уйдет много времени, а до этого момента они будут допускать немало ошибок. То есть, нет гарантии того, что решив одни проблемы, не возникнут новые.

По этим причинам реорганизация процесса архивирования может принести негативный результат, принеся бизнесу немалый ущерб.

Наем дополнительных сотрудников — не лучший метод

Наем дополнительных сотрудников — это метод, который способен оптимизировать только отдельный локальный процесс. Снова нет гарантий, что новый сотрудник окажется квалифицированным. Помимо этого, под новых сотрудников необходимо расширять фонд оплаты труда и повышать расходы компании.

Автоматизация — самый эффективный метод

Внедрение электронного архива (ЭА) позволяет решить широкий ряд проблем, которые возникают на предприятиях, использующих систему бумажного хранения документации. Так как полностью избавиться от необходимости ведения бумажного архива нельзя, установка электронного архива позволяет вывезти бумаги в удаленное защищенное хранилище и работать только с их электронными копиями.

При организации системы ЭА возможно как архивирование, так и быстрый и оперативный поиск документов. В таких условиях скорость работы с бумагами гораздо увеличивается, а оригиналы ваших документов надежно защищены.

Внедрение системы электронного архива

После успешного внедрения СЭД схема движения документа выглядит иначе, нежели при бумажном документообороте:

Схема работы с документом после внедрения ЭА

Преимущества нашей системы

  • Оперативный поиск документов по разным параметрам отбора.
  • Интеграция с учетной системой с привязкой электронных копий документов к транзакциям.
  • Надежность и защищенность базы данных.
  • Разграничение прав доступа к разным документам.
  • Возможность групповой работы с одной скан-копией документа.
  • Поддержка версионности.
  • Возможность создавать различные отчеты.
  • Потоковое сканирование пакетов бумаг с автоматическим разделением на документы.
  • Автоматическое исправление перекосов, поворотов документа при сканировании.
  • Удаление помех и загрязнений документов.
  • Оптимизация размера конечного файла.
  • Возможность просмотра скан-образа документа из транзакции и наоборот — просматривая скан-копию, можно перейти к транзакции в учетной системе.
  • Уведомление работников о поступлении новых документов.

Для разработки и внедрения проектов мы привлекаем высококвалифицированных аналитиков, программистов, разработчиков и консультантов. Цена и сроки автоматизации зависят от масштаба проекта: сколько будет привлечено специалистов, потрачено ресурсов и автоматизировано мест.

Узнать подробнее о системе электронного архива вы можете здесь.

Внедрение системы Электронного архива требует участия группы квалифицированных аналитиков, консультантов и программистов.

Сотрудники компании EFSOL являются экспертами
в области внедрения Электронного архива.

Оставьте заявку и мы обсудим Ваши задачи!

EFSOL Системная интеграция. Консалтинг

Организация архива в компании

Правовой базис

О беспечение сохранности документов – одна из обязанностей любой организации, будь то государственное предприятие или коммерческая фирма (ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле):

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

Важно понимать, что в отличие от государственных предприятий, коммерческие организации могут и не создавать архив, но они обязаны обеспечить сохранность документов. В случае необходимости предоставления каких-либо документов при обращении граждан или по запросу госорганов ваша компания обязана будет это сделать. А если не предоставит (например, документ потерян, случайно уничтожен и т.п.), то компания может попасть под действие КоАП РФ, который предусматривает ответственность за нарушение правил хранения документов. Имеются в виду статьи КоАП РФ 13.20 и 13.25.

Неисполнение закона влечет за собой наложение штрафа как на организации любой формы собственности, так и на их должностных лиц. Вот только загвоздка в том, что штрафы по этим статьям отличаются в тысячу раз! Согласитесь, между 300–500 рублями и 100 000–300 000 рублями очень большая разница. Подробнее с этим мы разбирались в ноябрьском номере нашего журнала за прошлый год. А сейчас повторим лишь сделанные и аргументированные тогда выводы:

  • статья 13.20 (с меньшими штрафами) применяется в основном к архивным учреждениям и организациям – источникам их комплектования, которые в большинстве своем финасируются из бюджета ­(точнее, только к их должностным лицам);
  • статья 13.25 (с большими штрафами) применяется к коммерческим организациям и их должностным лицам.

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

Статья 13.25. Нарушение требований законодательства о хранении документов

1. Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов –

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей; на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.

2. Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов –

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей; на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.

3. Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством, –

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 рублей; на юридических лиц – от 100 000 до 200 000 рублей.

4. Неисполнение кредитным кооперативом обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации о кредитной кооперации и законодательством о сельскохозяйственной кооперации, а также нарушение установленных порядка и (или) сроков хранения таких документов –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей; на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.

При создании архива рекомендуем руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002 года (далее – Основные правила).

Выбираем место хранения документов

Для обеспечения сохранности документов у компании есть несколько вариантов: создать собственный архив или передать документы на вне­офисное хранение в коммерческом архиве (либо даже в государственном или муниципальном архиве, но на той же коммерческой основе). Давайте определим плюсы и минусы этих вариантов.

Какое место хранения документов выберет ваша организация, зависит только от потребностей и возможностей компании.

Комплекс мероприятий по организации архива внутри компании

Допустим, ваша компания приняла решение о создании собственного архива и на вас возложена задача по его организации.

С чего начать? С разработки комплекса мероприятий по созданию архива (задачи, ответственные лица, сроки исполнения) и утверждения его у руководства компании.

Эти вопросы вам нужно будет проработать детально:

  • оргструктура архива. Например:
    • можно создавать архив как самостоятельное подразделение или
    • внутри службы ДОУ 1 ,
    • а может достаточно будет ввести в состав службы ДОУ должность архивариуса,
    • самый простой вариант – когда в небольшой компании должность архивариуса совмещена с должностью секретаря (т.е. архивное дело и делопроизводство ведет один человек).

    Основным критерием выбора между этими вариантами является объем документооборота и, соответственно, «складируемых» документов;

  • разработка и утверждение нормативных документов архива;
  • выбор помещения под архив, обеспечение архива средствами хранения и планировка пространства;
  • обеспечение нормативных условий хранения документов (темпера-турно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режим хранения);
  • порядок размещения документов в архиве;
  • организация работы архива.

Но вполне возможно, что в комплекс мероприятий по организации архива вы добавите что-то еще. Теперь разберемся подробно с вышеперечисленным.

Разработка и утверждение нормативных документов архива

Первый документ, который необходимо разработать в компании, – это положение об архиве (как основной документ о подразделении). Положение разрабатывается руководителем службы ДОУ и утверждается генеральным директором. При его разработке можно использовать Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (утв. приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176).

В структуру положения обязательно должны входить:

  • цели и задачи архива,
  • функции, права, ответственность его работников.
  • вопросы подчиненности.

Второй вид документа – должностные инструкции работников архива.

Третий – это регламент по организации работы архива или глава в инструкции по делопроизводству. Необходимо подробно прописать процедуру работы сотрудников с.

Оформление дел и передача их на архивное хранение

Оформление дел — это подготовка дела к передаче на архивное хранение (пункт 99 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации (пункт 3.6.1 Основных правил).

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (пункт 3.6.3 Основных правил).

Полное оформление дел предусматривает:

  • подшивку или переплет дела;
  • нумерацию листов дела;
  • составление листа-заверителя;
  • составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
  • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел, на них составляется отдельная опись.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно (пункт 3.6.8 Основных правил).

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно (пункт 3.6.9 Основных правил). Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте (пункт 3.6.13 Основных дел). В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела (пункт 3.6.7 Основных правил).

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки (пункт 3.6.16 Основных правил).

Лист — заверитель дела (заверительная запись) составляется по установленной форме (Приложение 9 к Основным правилам), подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Обратите внимание, что запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и так далее), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 10 к Основным правилам), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (Приложение 11 к Основным правилам), в которой указываются (пункт 3.6.18 Основных правил):

  • наименование организации;
  • наименование структурного подразделения;
  • индекс дела;
  • архивный шифр дела;
  • номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
  • заголовок дела;
  • крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела;
  • количество листов в деле;
  • срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «хранить постоянно»).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другие).

Крайние даты дела указываются арабскими цифрами. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и так далее), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и тому подобное, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

В архив организации передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве (пункт 3.7.25 Основных правил). Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и так далее).

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов несет руководитель организации. За нарушение архивного законодательства руководителя организации могут привлечь к административной ответственности. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа (статья 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ)).

Организацию или его должностных лиц могут оштрафовать также за непредставление (несообщение) сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (статья 15.6 КоАП РФ).

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс