Как расшить документ с печатью

Как правильно подшивать документы? Прошивка (шнуровка) документов от А до Я

Правильная подготовка документов — дело кропотливое и непростое. Ведь практически от каждой буквы и запятой во многом зависит конечный результат их рассмотрения в учреждениях и связанные с этим последствия.

Несмотря на то, что на сегодняшний день в сети Интернет существует множество руководств о том, как правильно заполнять, составлять и структурировать документы, вряд ли вы где-то найдете полную и подробную инструкцию по их прошивке. С нашей точки зрения, правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по нижеприведенным причинам.

Первое — неверная прошивка документа однозначно послужит весомым основанием для отказа в его принятии. Как вы понимаете, каждый подобный отказ влечет за собой потерянное время, дополнительные усилия и финансовые затраты. Но и это не самое опасное в данной ситуации.

Второе – некачественная или небрежная прошивка документов вашего предприятия может быть использована заинтересованными лицами не в вашу пользу. То есть важные документы могут быть расшиты и расформированы, а листы содержащие важную информацию подменены. И доказать подмену будет очень сложно.

Думаем, что нет необходимости отдельно останавливаться на том, какие плачевные последствия небрежная прошивка может иметь для будущего вашей организации и вашего бизнеса в целом.

Точка зрения законодательных органов

На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода. Среди них необходимо выделить следующие:

    Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. №БГ-3-09/198.

Пункт 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России №536 от 8 ноября 2005 года «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Пункт 2.2.4. Инструкцию Центрального банка России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», которая была утверждена Приказом №02-213 от 7 декабря 1992 года.

Пункты 4, 5 «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. №439.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Основные понятия и инструменты, необходимые для проведения прошивки

Руководствуясь вышеуказанными нормативными актами, мы рассмотрим один из завершающих этапов подготовки документов, а именно их прошивку.

Базовыми, то есть такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:

    Обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (пункт 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7 декабря 1992 года).

Прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов.

Копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать.

  • Прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата. Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.
  • Пошаговое руководство по прошивке

    Для правильной прошивки ваших документов необходимо произвести следующие действия в строгой последовательности:

    1. Удаляем все булавки, скрепки и другие металлические скрепления из листов документов.

    2. Ровно и аккуратно в нужной очередности складываем листы, которые будут прошиваться, не забыв при этом проверить правильность их нумерации.

    3. Берем специальное шило либо, если количество листов не велико, прошивочную иглу и по левому полю документа, сделав отступ около 1.5 см от текстовой части, проделываем 3 сквозных отверстия. Данные отверстия должны быть вертикальными относительно нижней части документа, а расстояние между каждым из них – не менее 3-х сантиметров относительно центральной части листа.

    4. Отмеряем длину нитки равную 70 см (чуть больше длины вашего предплечья) и продеваем в иголку;

    5. Для нашего максимального удобства прошивочные отверстия в дальнейшем тесте инструкции будут пронумерованы от №1 до №3 сверху вниз;

    6. После чего, стараясь не сместить листы, продеваем иглу сквозь отверстие №2, оставив один из концов нити с тыльной стороны и следя за тем, что бы он оставался на этом месте на протяжении всего процесса прошивки.

    7. Затем с лицевой стороны листов пропускаем иглу через отверстие №1;

    8. Теперь, когда игла вышла с задней стороны документа, снова продеваем ее сквозь отверстие №3, а затем с лицевой стороны проводим через отверстие №2 так, что бы игла с нитью опять оказалась с тыльной стороны листов.

    9. Таким образом, оба конца нашей нити оказались с тыльной стороны листов, продетые через отверстия №2 и №3.

    10. Отрезаем излишнюю длину нити, не забыв при этом оставить концы длиной около 6-7 см, чтобы связать их в узел.

    11. Делаем из концов нити узел как можно ближе к листу документа и плотно прикладываем его к тыльной стороне последнего листа.

    12. Наклеиваем сверху при помощи канцелярского клея лист бумаги размером два на пять сантиметров (наклейка) так, чтобы он закрывал весь указанный узел и частично оставшуюся длину нитей. При этом концы нитей примерно 1-2 см остаются свободными от наклейки.

    13. На указанном листе бумаги делаем надпись «Пронумеровано, прошито и скреплено печатью на ___ (___ количество прописью) листах» так, чтобы она частично заходила на заднюю сторону последней страницы документа, выходя за пределы наклейки.

    14. Заверяем данную надпись подписью соответствующего уполномоченного лица и печатью юридического лица. И оттиск печати, и подпись должны захватывать часть последнего из листов, выходя за пределы наклейки.

    Естественно, осуществление всех вышеуказанных действий не сможет гарантированно на сто процентов уберечь ваше предприятие от неприятностей описанных выше. Однако такой тщательный подход к вопросу прошивки и целостности каждого документа однозначно сведет к минимуму вероятность их возникновения.

    Будем благодарны вам за комментарии к данному материалу. Если вы не нашли ответ на свой вопрос или у вас есть замечания, пожелания, — напишите нам. Для нас очень важно ваше мнение!

    Как прошить документы в 3 и 4 дырки — пошаговые инструкции и схемы

    Оригиналы или копии документов сшиваются нитками в соответствии с ГОСТ Р61141-98 — ниже приведены пошаговые инструкции и схемы прошивки документации в 3 и 4 дырки (прокола).

    Сшитые бумаги нужно заверить в установленном порядке, указав количество лисов и поставив подпись и печать.

    1. Как прошить оригиналы документов нитками?
    2. Пошаговая инструкция и схемы прошивки в 3 и 4 дырки
    3. Как заверить сшитые документы?
    4. Как прошить и заверить копии?
    5. Выводы

    Как прошить оригиналы документов нитками?

    Сшивать ценные бумаги необходимо в соответствии с ГОСТ Р61141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Нюансы оформления закреплены в Приказе Росархива от 23 января 2009 года №76.

    Сшивать документы необходимо, чтобы защитить их от утраты или подмены.

    Процедура прошивки считается обязательной для таких категорий документов:

    • кадровых;
    • проверочных;
    • архивных;
    • бухгалтерских.
    Читайте также  Какие документы нужны чтобы получать молочную кухню

    Может подшиваться и другая документация, которая важна для владельца, компании и ее контрагентов.

    Классическая схема прошивки требует инструментов для работы. Понадобятся обложки (стандартные, нестандартные или архивные), дырокол, канцелярский клей, острые ножницы, заверительный лист, нитки, шило или иглы, веревки или шпагат. Нитки должны быть прочными, толстыми и износостойкими.

    Самые распространенные способы подшивки:

    1. В две дырки – наиболее популярная схема. Расстояние между отверстиями – не менее 5 сантиметров. Узелок в этом случае должен находиться на лицевой стороне.
    2. В три дырки. При этой схеме отверстия нужно разместить на одинаковом расстоянии друг от друга и до краев листа. Создать с помощью нитей «восьмерку», соединив оба конца нити посередине на внутренней стороне листа.
    3. В четыре дырки – схема напоминает предыдущий вариант, только «восьмерка» теперь двойная. Хвост остается на уровне второго прокола на тыльной стороне.
    4. В пять дырок – самый надежный способ, использующий для крайне важных документов. Представляет собой две «восьмерки», расположенные одна над другой.

    Отверстия всегда формируют с левой стороны документа. Нити фиксируют узлом (свободные концы всегда должны оставаться минимум на 7 сантиметров).

    Пошаговая инструкция и схемы прошивки в 3 и 4 дырки

    Стандартно журналы и другую документацию не высшего уровня важности сшивают в три прокола, используя стандартные нити, клей ПВА и шило.

    Подробная пошаговая схема прошивки в 3 дырки такова:

    • Шаг 1. Первое движение иглы должно проходить через центр листа «изнутри-наружу» (чтобы ушко было ближе к тыльной стороне, а конец иглы – к лицевой).
    • Шаг 2. Второй прокол нужно сделать уже с лицевой стороны, двигаясь ближе к краям листа.
    • Шаг 3. В третий прокол игла опять должна входить с обратной стороны. Если еще раз вдеть иглу в исходное отверстие, схема будет считаться завершенной.

    Схема прошивки документов в 3 дырки:

    Схема прошивки документов в 4 дырки:

    После нужно завязать узел и оставить минимум 7 сантиметров нити.

    Заверительный лист должен иметь размер прямоугольника 6х4 сантиметра. Его нужно приклеить на узел и подписать.

    Нумеровать листы нужно в порядке подшивки, используя арабские цифры и начиная с «единицы». Журналы нумеруются и сшиваются по стандартной схеме, а вот при оформлении других документов возникают трудности.

    1. При сшивании письма сначала нумеруют конверт, и только потом – его содержимое.
    2. При нумерации чертежей, диаграмм и других графических материалов, которые занимают весь лист или не должны иметь мешающих пометок, искажающих смысл, ставить нумерацию нужно на обратной стороне листа.

    Стандартно номер проставляется в правом верхнем углу. Для описи нумерация не нужна.

    Как заверить сшитые документы?

    Заверительный листок приклеивается с помощь ПВА на узелок на обратной стороне сшитой стопки документов. Листок должен иметь небольшие размеры (от 3х4 до 8х10 см). На нем указываются наименование организации, ФИО и должность ее руководителя и дата подшивки.

    Описание на листке может быть либо развернутым, когда подробно описываются содержание, количество листов, данные об адресате, наличие примечаний и чертежам и другие характеристики.

    Также может быть перечислено количество помарок, исправлений и других сносок по ГОСТ. Описание может быть и сокращенным – когда приводится только количество и название документа (или объекта), который подлежал подшивке.

    В любом случае руководитель обязан полностью расписывать свои ФИО, должность, расшифровывать личную подпись. Либо подпись с печатью, либо только печать должны располагаться так, чтобы они одновременно находились и на листке, и на тыльной стороне самого документа.

    Образец заверения сшитой документации:

    Как прошить и заверить копии?

    Копии сшиваются и заверяются по тем же правилам, что и оригиналы. Можно использовать меньшее количество проколов, но техника является общей.

    Если копии не сшиты, придется ставить заверительные отметки на каждой копии, что крайне непродуктивно.

    В большинстве случаев копии сшивают в два или три прокола, используя заверительные листки небольшого размера и кратко описывая содержимое.

    Подписи и печати должны быть такими же полными, как при оформлении оригиналов документов.

    Чаще всего перечисляется только характер подшитых копий, их количество. Зачастую используется формулировка: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью N листов». Дата ставится по общим правилам.

    Выводы

    Сшивать оригиналы и копии документов нужно по ГОСТ Р61141-98. По количеству отверстий можно сшивать бумаги с разным числом проколов: от 2 до 5. Свободный конец должен достигать в длину не менее 7 сантиметров, чтобы можно было легко завязать узел.

    Из инструментов и расходных материалов нужно использовать нитки, иглы, ножницы, дырокол, клей ПВА и твердые обложки. Нумеруется листы арабскими буквами, начиная с «единицы», номера в стандартных случаях проставляются в верхнем правом углу листа.

    Заверительный лист приклеивается на тыльную сторону документа и содержит информацию о сшитых бумагах. На нем также указываются название организации, ФИО и должность руководителя, его личная подпись с расшифровкой.

    Печать ставится так, чтобы часть ее была на листе, часть – на самом документе.

    Как сшивать документы

    Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!

    Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

    Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.

    Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:

    • Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
    • ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;
    • Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.

    Документы, подвергающиеся прошивке

    Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

    • штатное расписание;
    • приказы личного и общего состава;
    • накладные;
    • счета — фактуры;
    • акты выполненных работ;
    • кассовая книга;
    • авансовые отчеты;
    • путевые листы;
    • ведомости по заработной плате;
    • другие документы.

    К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами. Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг.

    Порядок оформления

    Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы. Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело». Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4. Если в документации есть конверты, они также нумеруются, причем это происходит в первую очередь, а затем нумеруется содержимое в нем. Если в документе есть приклеенные листы, этот документ нумеруется как один, после чего на обратной стороне этого листа помещается опись прикрепленных дополнений.

    Если в нумерации допущена ошибка, она аккуратно зачеркивается тонкой чертой и исправляется. Рядом прописывается «Исправленному верить», заверяется подписью ответственного лица и ставится печать.

    Слишком большой объем документации (больше 250 листов) следует делить на тома. Для каждого из них используется своя отдельная нумерация. Перед процессом подшивания все скобы и скрепки от степлера нужно убрать.

    Читайте также  Какие документы нужны для декрета по беременности

    Способы сшивания и необходимые инструменты

    Есть следующие способы сшивания документов:

    • классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
    • с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
    • посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
    • с использованием переплетного станка — применяется в типографии.

    Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

    • иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
    • плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
    • обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
    • бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
    • канцелярский клей;
    • ножницы.

    Как правильно сшивать документы

    Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов). На последней странице концы нити связываются узелком.

    Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него. На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц. После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания. Сам порядок действий одинаков.

    Особенности сдачи документов в архив

    Подготовка документации состоит из:

    • систематизации документов;
    • нумерации;
    • сшивания документации в одну папку;
    • заполнения описи;
    • оформления обложки документа.

    Такой порядок подшивания документации считается обычным и предусматривает ее хранение не менее 25 лет. Если бумаги будут храниться больше 25 лет, на комплект документов накладывается картонная обложка, защищающая дело. На обложке указывается: название организации, наименование дела (приказы, накладные, акты), структурное подразделение, срок хранения. Если организация по какой — либо причине сменила свое название, на обложке документа нужно отразить оба наименования, причем прежнее указывается в скобках.

    Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста. Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Лист форматом А3 нумеруется как один, слева прошивается и сворачивается. В случае подшивания листа посередине, он нумеруется как 2 листа. Картинки, фотографии, схемы, карты пронумеровываются с обратной стороны сверху в левом углу.

    Заверение документов

    Обязанность по заверению документов возлагается на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Рекомендуется ставить печать и подпись так, чтобы они выходили за пределы бумажной наклейки — заверителя. Подписывая комплекты документов, на руководителя автоматически возлагается ответственность за их содержание.

    Сроки хранения документов в архиве

    Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:

    • 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
    • 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
    • 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
    • 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
    • 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
    • 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.

    На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным.

    Автор статьи: Екатерина Могучая

    Чтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы. В нашем сервисе — простой учет, уплата налогов, зарплаты и взносов, отправка отчетности через интернет. Первые 14 дней работы — бесплатно.

    Тема: Сшиваем документы по требованию.

    Опции темы
    • Версия для печати
    • Подписаться на эту тему…
  • Поиск по теме

    Сшиваем документы по требованию.

    Доброго времени суток!
    Вопрос по сути пустяковый, но никак не могу сообразить. Пришло требование о предоставлении определенных документов. Документов много и в требовании они разделены пунктами. Как сшить всё это? Сшить все одной кучей? Или разделять по пунктам? Учредительные отдельно, книга продаж отдельно, книга покупок отдельно и т.д.? В требовании четких указаний нет, но если сшить всё кучей, будет жирненькая стопочка.
    Заранее благодарю!

    Главное заверить каждый документ и составить опись. А уж в каком порядке сложить — как вам удобнее.

    Свечков, ну, это где как. Наши обычно пишут в требовании, что сшивать надо не более чем по 250 листов, каждый сшив помещать в отдельный скоросшиватель. Мы на последнюю камералку подшили просто в скоросшиватель, так недовольства у принимающей девочки было. На вопрос, как можно сшив еще и в скоросшиватель подшить(пардон за тавтологию ), было сказано:» Ну вы просто вложИте!» Может, у них акция по сбору скоросшивателей??

    Если вы прошиваете документы в пачку, нитками, с заверением количества листов в ней, то заверять каждый лист не надо, только всю пачку. Скоросшиватель, ну не знаю, если им он так нужен, ну запихните вы эту пачку в самый дешевый, пусть порадуются. У нас прямо сшивками берут. А порядок группировки и прошивания я всегда определяла сама. Конечно, логика была, т.е. к примеру все СФ вместе или все ТН вместе, но не помню, чтобы мне кто-то этот порядок комментировал, а сдаю я всегда в пачке, даже 20 листов, лениво заверять поштучно. Если пачек несколько, а требование про 250 листов существует очень давно, я на это количество и ориентируюсь, то в сопроводительном делаю колонку «номер пачки», чтобы знали, где искать, Ну и пачки нумерую «Пачка № 1 к Требованию. «

    Если сшивается один многостраничный документ, например устав, тогда вы правы. А как заверять пачку из разных документов? Все страницы?

    За это спасибо, не знал!

    Думаю будет две пачки, одна точно больше 250 страниц. А как быть если будет 253 листа или вообще 251?
    С описью понятно, а что делать с сопроводительным письмом? Можно же объединить опись и сопроводительное письмо одним документом? Получается пачка сшивается и распечатывается два сопроводительных (если объединить опись и сопроводительное), одно отдаем с пачкой, а второе остается у нас с отметкой о принятии. Верно? И надо ли делать две одинаковые пачки, одну отдаем, а вторая у нас? На сколько я помню была такая практика.

    Спасибо огромное за ответы.

    1. если заверяем пачку из разных документов, то все равно, делаем именно как на копии устава
    Запись «Всего прошнуровано, пронумеровано, скреплено печатью 250 листов» Подпись печать Это на бумажке, скрепляющей сшивку
    Запись «Достоверность копий, прошитых в пачке, в количестве 250 листов заверяю. подпись печать. Это уже на самой пачке пишем.
    Именно как нотариус делает, утверждаем, что копии из пачки соответствуют оригиналам, а уж чего копии, не столь важно.
    2. если будет 251 лист, за 1 листом никто особенно не смотрит. Должна быть логика прежде всего и примерно 250 листов.
    3. Опись и сопроводительное письмо один документ, письмо, я обычно делаю три экз, нам и отделу корреспонденции — просто письмо без вложений, и один экз для проверяющего, его я пришиваю к самой пачке, если она одна, если несколько — просто передаю с пачками, пачки тогда нумерую и подписываю, я выше писала как. Второй экз копий не делаю никогда, у них есть, а у меня есть оригиналы. Опись пишу в зависимости от ситуации, если серьезная проверка с возможным судом — подробно, с описанием каждого документа, если встречник какой-нибудь — просто по номенклатуре пересчитываю «СФ выданные — 100 листов.»
    Я т.о. не только в разные инспекции сдавала, но и в суд. Собственно юристы, представляющие нас в суде, и учили, как это делается, дабы налоговый орган в суде не заявил, что чего там недополучил.

    Спасибо огромное за подробный ответ.
    По поводу сшивания многостраничной пачки состоящей из нескольких документов опирался на видео дядьки одного умного, он там упоминал письмо № 0302-07/1-122. Само письмо на просторах не нашел, но данное видео по этому номеру находится с легкостью.

    Читайте также  Какие документы относятся к коммерческой тайне

    Возник ещё один глупый вопрос про опись и нумерацию.
    Вот необходимо предоставить книгу покупок за 1 и 2 квартал и ОСВ 60 счета. Делаем опись.

    Опись:
    1 пачка
    1.Книга покупок 1 квартал — 100 листов
    2.Книга покупок 2 квартал — 120 листов
    2 пачка
    1.ОСВ 60 счета — 200 листов

    Так должно выглядеть? Нумерация от руки на каждой странице не должна совпадать с описью?

    Нитки да иголки: как правильно прошить документы – пошаговая инструкция

    Содержание

    1. Какая документация требует прошивания
    2. Как правильно прошивать документы по ГОСТу
    3. Инструменты и подготовительная работа
    4. Инструкция прошивки важных бумаг
      • Два прокола
      • Три прокола
      • Четыре прокола
    5. Заключение

    Чтобы обеспечить целостность документации, представить отчет в налоговую или сдать важные бумаги в архив и другие организации, нужно выполнить прошивку документов. Это гарантия безопасности, ведь так не сможет произойти потери или подмены отдельных листов. Последовательная нумерация и скрепление листов решит множество проблем.

    Однако, несмотря на простоту этой процедуры, здесь нельзя допускать ошибки. В статье мы рассмотрим, как правильно прошнуровать и пронумеровать документы нитками, а также образцы и способы прошивки.

    Какая документация требует прошивания

    Обычно сшиванию подлежат бумаги, предназначенные для регистрационных и контролирующих органов, а также те, что сдают в архивы, отправляют на проверку или имеют ценность для владельца.

    Перечень документов, которым, как правило, требуется прошивание листов:

    • Кадровые постановления.
    • Бухгалтерская отчетность.
    • Архивная документация.
    • Другие документы.

    Делопроизводитель должен понимать, что это сложный и кропотливый процесс, поэтому он обязан позаботиться о добросовестном исполнении и качестве сшивания. Потому что он несет ответственность в случае расформирования документации или ее потери.

    Как правильно прошивать документы по ГОСТу

    В наше время регламентированной формы правильной подшивки не существует. Однако имеются предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76, также есть ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и инструкции Центрального банка России. Вместе с тем есть требования к прошивке бумаг, которые разрабатывались другими ведомствами.

    Из-за недостатка информации, предпринимателю сложно разобраться в процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдать свои правила.

    Инструменты и подготовительная работа

    Чтобы подшивать документы нитками, необходимо определить толщину документации, и тогда можно правильно подобрать нужные типы инструментов.

    Обычно прошивку делают с использованием следующих предметов:

    • Иголка и шило.
    • Дырокол.
    • Нитки или тесьма.
    • Файл сшивки.
    • Ножницы.
    • Канцелярский клей.

    После подготовки всех инструментов нужно:

    1. Собрать все документы, нужной стороной и в правильном порядке.
    2. Проверить, чтобы на страницах не оставалось скоб и зажимов. Поскольку они могут помешать да и при последующем хранении они не нужны.
    3. Аккуратно сложить листы, иначе скрепленная пачка будет смотреться некрасиво, а область выбившихся страниц замнется. При объемном делопроизводстве для сшивания нитью применяется специальный прибор для выравнивания офисных документов.

    Инструкция прошивки важных бумаг

    Подойти к этой процедуре нужно с большой серьезностью. Если прошивка будет некачественная и слабая, то страницы можно легко разъединить, чего допустить нельзя, так как основной целью процедуры является невозможность добавить новую информацию или потерять часть.

    Кроме того, для предоставления документов в государственные органы, все должно быть правильно прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью по образцу на фото, иначе листы не смогут принять.

    Два прокола

    Это самая простая процедура, с которой не возникнет сложности. Отверстия делают иглой или дыроколом. Проткнуть их надо с левой стороны, отступая где-то 1-2 см.

    Затем, как будут сделаны 2 дырки, можно подшивать – для этого надо пропустить нитку через прокол в документе несколько раз и в конце завязать узлом на задней странице. В верхнем правом углу каждого листа проставить порядковый номер.

    Три прокола

    Для начала надо отметить местонахождение отверстий. Если не нужно иное расположение, то они должны находиться в центре левого края страницы на равном расстоянии в 3-5 см.

    Чтобы прошить документы нитками в три дырки, необходимо завести иголку в средний прокол с задней стороны, затем вывести на лицевую сторону через верхнее отверстие. Протягиваем нить через нижнее отверстие с обратной стороны, а потом через лицевую проводим в среднюю дырку. Оставляем отрезок примерно 7 см и связываем.

    Четыре прокола

    Если документ большой толщины, то для надежности его подшивают в 4 дырки. В таком случае лучше воспользоваться шилом или двумя иголками. Для начала иглой помечают, где будут находиться отверстия. Обычно расстояния между ними примерно в 3-5см.

    Далее порядок процесса, как правильно прошивать документы ниткой, следующий:

    1. Нить пропускают в одно из средних отверстий с обратной стороны, а вытаскивают снизу через ближнее, первое свободное к краю.
    2. Затем нить пропускают еще раз через средний прокол, и выводят наверх через третье отверстие.
    3. После чего игла вводится в крайнюю свободную дырку и выводится на заднюю сторону через прошитый средний прокол.

    Свободные концы связывают и обрезают. Крепление выполняют с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги.

    Важно! Если пакет документов состоит из более 10 страниц, рекомендуется использовать дырокол или прошиватель.

    Заключение

    Иглы и нитки, чтобы сшивать договоры и другие документы, используются в каждом офисе, ведь прошивание самый проверенный и надежный метод скрепления важных бумаг.

    Также сшивание необходимо при передаче в налоговую службу или Пенсионный фонд. Потому что документация, скрепленная с помощью клея и степлера, не принимается. Это будет нарушением предъявляемых к юридическим лицам требований.

    Работая с большим объемом информации, требуется систематизировать ее и правильно хранить. Только после сшивания можно быть уверенным, что подмена или потеря листов невозможна.

    В организации всегда должны присутствовать приспособления для подшивки документов: нитки, иглы, дыроколы. Эти товары можно найти в интернет-магазине Офисмаг.