Как поставить электронную подпись на документ

Как поставить электронную подпись на документ

Это комбинация цифровых данных, с помощью которых можно идентифицировать личность. Простой пример — логин и пароль, которые вводим на сайтах для авторизации, или смс-код, который присылают на телефон для входа в личный кабинет. Это электронная подпись для повседневной жизни.

Как получить

Простую электронную подпись (ПЭП) можно создать с помощью программного обеспечения, например:

Для оформления простого электронного сертификата (подписи) нужно создать документ, открыть меню «Файл», выбрать пункт «Защита документа», а потом выбрать «Добавить цифровую подпись». Если подпись создаётся впервые, программа выдаст запрос на получение программного обеспечения от партнеров. В этом случае поможет русскоязычная версия приложения «Карма», которое установит подпись в операционную систему.
После завершения всех действий нужно сохранить файл.

Приложение КриптоПро CSP

Этот метод сложнее, зато с помощью этого ПО можно создать усиленные ключи.

Ещё один способ — получить заверенную простую электронную подпись в удостоверяющем центре, где сертификат запишут на USB-токен. Этот вариант подойдёт тем, кто создаёт документы в текстовых программах: с помощью сертификата получится защитить документ от плагиата и подтвердить авторство.

Где можно применять

  • Для регистрации или авторизации на интернет-сайтах.
  • В качестве ключа доступа к файлам и базам данных, защищенным паролем.
  • Для заверения электронных документов.

Недостатки

Простая электронная подпись не имеет юридической силы. Её нельзя использовать для подачи документов в государственные инстанции, а также для участия в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Чтобы при помощи ПЭП можно было подписывать обычные документы (например, договоры с контрагентами), нужно составить соглашение о простой электронной подписи. Такое соглашение должно содержать пункты об обязанности соблюдать конфиденциальность сведений и правила определения подписавшего лица — подлинности подписи. И подписывать его придётся всем сторонам, участвующим в электронном взаимодействии. Иначе все документы, подписанные ПЭП, закон признает недействительными.

Неквалифицированная электронная подпись

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — чаще всего это ключ, хранящийся на USB-носителе. Иногда НЭП может создать программа, в которой работаете (только она и опознает эту подпись). Функционал такой подписи тоже частично ограничен, но, по сравнению с ПЭП, она обладает рядом преимуществ.

Как получить

Юридические лица и ИП могут оформить неквалифицированную подпись в удостоверяющих центрах или даже сделать её самостоятельно при помощи опытного программиста.

Где можно применять

  • В рамках внутреннего документооборота компании.
  • Для взаимодействия с контрагентами, если заключено соглашение с указанием условий использования НЭП (аналогично ПЭП).

Для аккредитации и участия в торгах на электронных площадках с помощью неквалифицированной подписи поставщик может создавать заявки и осуществлять сделки при наличии дополнительного соглашения между сторонами. Однако НЭП позволяет совершать не все типы операций.

Недостатки

НЭП подходит скорее физлицам. Юридическим лицам и ИП неквалифицированная электронная подпись подойдёт только при внушительном объёме внутреннего или внешнего документооборота, в других ситуациях её функционала может быть недостаточно.

Квалифицированная электронная подпись

Наиболее совершенный вид электронной подписи — усиленная квалифицированная подпись (КЭП). Это ключ, сформированный с помощью сертифицированных криптографических средств, который записывается на USB-носитель.

Ключ электронной подписи указан в сертификате, который выдаёт удостоверяющий центр, аккредитованный в Минкомсвязи.

КЭП состоит из двух частей:

  • проверочного сертификата для ключа подписи (USB-носитель);
  • лицензированного дистрибутива — установочного пакета специальной программы, который можно использовать в течение ограниченного периода действия ключа.

КЭП способна обеспечить надёжную защиту информации от посторонних лиц, а степень конфиденциальности данных владелец устанавливает сам. Данные будут защищены даже когда срок действия ключа истечёт.

Как получить

Для подачи заявления в аккредитованный удостоверяющий центр придётся собрать пакет уставных документов организации и документов, удостоверяющих личность владельца.

Для работы с квалифицированной подписью потребуются:

  • Флеш-накопитель.
  • Компьютерная программа, которая устанавливается с флэш-накопителя к ЭЦП. Например, КриптоПро.
  • Установленный личный сертификат.
  • Установленные библиотеки для электронной подписи.

Где можно применять

Если коротко — везде.

  • Для (пере)регистрации онлайн-кассы в ФНС.
  • Для удалённой подачи документов.
  • Для работы с государственными порталами, включая ФНС, ПФР и другие.
  • Для участия в коммерческих и государственных торгах или покупки имущества банкротов на множестве площадок.

Недостатки

У КЭП существует один недостаток: нужно ежегодно оплачивать сертификат электронной подписи.

Как самостоятельно подписать документ электронной подписью?

  • Что потребуется для подписания электронного документа?

    • Окончательная редакция документа, который необходимо подписать. После создания подписи в него нельзя будет внести изменения.
    • Действующий квалифицированный сертификат электронной подписи. В рамках российского законодательства квалифицированная электронная подпись — единственный вид подписи, который придает документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами электронного документооборота.
    • Средства электронной подписи. Технология электронной подписи подразумевает использование комплекса программных средств, которые владелец подписи устанавливает на свой компьютер. В Удостоверяющем центре СКБ Контур настройка компьютера для работы с электронной подписью проходит автоматически. Ознакомьтесь с информацией о технических требованиях к рабочему месту для работы с электронной подписью
    • Программа для создания электронной подписи — они будут рассмотрены далее. Это могут быть плагины, отдельные программы или веб-сервисы.

    Вариант 1. Установить плагин для Office

    Для документов формата Word и Excel

    Чаще всего требуется подписать документ в формате Word:

    • трудовой или хозяйственный договор,
    • иск в арбитраж,
    • заявление в вуз и т.д.

    Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не позволяет создать подпись, которая придает электронному документу юридическую силу. Чтобы создать такую подпись в Word или Excel, необходимо установить на свой компьютер специальный программный модуль, который добавит такую возможность, — например, КриптоПро Office Signature.

    Это платная программа, использовать все возможности бесплатно можно только в тестовый период. После загрузки и установки плагина на компьютере можно подписывать документы по такому алгоритму:

    В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры». В появившемся окне выберите вкладку «Безопасность» и нажмите кнопку «Цифровые подписи».

    В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на компьютере.

    С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.

    Что учесть при использовании плагина:

    • Алгоритм подписания отличается в разных версиях Word.
    • Если создать подпись в одной версии программы, а проверять ее в другой, результат проверки может быть некорректным.
    • Документ, подписанный с помощью КриптоПро Office Signature, можно открыть и проверить даже на компьютере, где эта программа не установлена.

    Для документов формата PDF

    Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF.

    КриптоПро PDF прилагается бесплатно при совместном использовании с программой Adobe Reader. В остальных программах также есть тестовый период, по истечении которого нужно приобрести лицензию.

    Прежде чем вставить электронную подпись в документе PDF, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.

    После настройки чтобы поставить подпись, выберете в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание». Программа предложит выбрать нужную подпись, среди установленных и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.

    Вариант 2. Установить отдельную программу для создания подписи

    Чтобы подписывать документы любого формата (*rar, *.jpeg и *.png,*.ppt, видео, базы данных и т.д.), можно установить на компьютер специальную программу — например, КриптоАРМ.

    У программы есть несколько версий, которые отличаются функциональностью. Базовой версией КриптоАРМ Старт с минимумом возможностей можно пользоваться бесплатно. У всех платных версий есть тестовый период, в течение которого будут доступны все возможности. Когда это время истечет, потребуется приобрести лицензию, чтобы продолжить пользоваться этой версией.

    Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:

    • Количество файлов, которые нужно подписать: можно подписать несколько файлов или папку с документами.
    • Формат подписи: присоединенная или отсоединенная. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением *.sig.
    • Сертификат, которым нужно подписать документ.
    Читайте также  Какие кадровые документы должны быть у ИП

    Что учесть при использовании программы:

    • В бесплатной версии можно поставить только базовую КЭП (без проверки времени подписания документа и статуса сертификата). Но проверить можно и усовершенствованную подпись (со статусом сертификата и временем подписания документа).

    Вариант 3. Воспользоваться веб-сервисами

    Можно подписать документ любого формата, не устанавливая на компьютер специальных программ, — например, в веб-сервисе Контур.Крипто.

    Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Можно создать подпись документа двумя и более лицами.

    Работать в программе можно после регистрации и автоматической установки на компьютер программного обеспечения для криптографических операций. У программы интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подписать электронный документ, необходимо:

    Загрузить в сервис документ, который необходимо подписать. Подписать можно файл любого формата до 100 Мб.

    Выбрать установленный на компьютере сертификат, которым будет подписан документ. Подписать документ в Контур.Крипто можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.

    Создать файл подписи. После того как вы нажмете кнопку «Подписать», сервис создаст папку с исходным документом и подпись с таким же именем и разрешением.sig. Папка сохранит файл и подпись для него на сервере. Эти документы можно скачать на компьютер пользователя.

    Послать документ получателю. Можно отправить файл и подпись для него прямо из сервиса. Адресат получит ссылку на документ, сохраненный в Контур.Крипто. Также можно скачать пакет документов на компьютер (исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи) и отправить через любой почтовик.

    Что учесть при использовании Контур.Крипто:

    • В сервисе действует ограничение на вес документа: можно подписать документ до 100 Мб.
    • В сервисе можно создать только отсоединенную подпись.
    • Контур.Крипто работает только в операционной системе Microsoft Windows.
    • Проверить подпись, созданную в Контур.Крипто, можно в любой программе, которая работает с отсоединенными электронными подписями.

    Электронная подпись документов: порядок выполнения

    Для участия в любых тендерах через интернет, а также для подачи цифровой отчетности необходима электронная подпись документов. Ее использование предполагает выполнение ряда простых действий, освоить которые может каждый, кто знаком с азами компьютерной грамоты.

    Если вы задались вопросом, как подписать документ электронной подписью, нужно принять во внимание существование двух основных методов построения ЭЦП в файле формата MS Office.

    1. Создание видимой графы для последующего размещения в ней ЭЦП. Если документ заверяется коллективно или первая подпись визируется вышестоящим должностным лицом, нужно создать две и более строки для каждой ЭЦП.
    2. Формирование ЭЦП, невидимой при прочтении файла.

    Оба этих метода просты в употребления и в равной мере действенны для любых видов ЭЦП:

    • обычной;
    • усиленной;
    • квалифицированной.

    Несмотря на всю техническую сложность криптографических, вычислительных и шифровальных процессов, которые сопровождают формирование ЭЦП, для рядового пользователя этот процесс предельно прост и интуитивно понятен.

    Создание единственной или нескольких граф ЭЦП

    Приложение системы Microsoft Office 2007 года и позже предусматривает возможность добавления в файлы формата Word и Excel граф для ЭЦП.

    Строка для этой цели имеет такой же вид, как и для рукописного росчерка и оттиска гербовой печати в традиционном бумажном документе. Но она требует иного подхода к заполнению.

    После создания графы для ЭЦП, издателю нужно:

    • внести данные о личности того, кто будет формировать ЭЦП: ФИО, полное название занимаемой должности и иные существенные данные на свое усмотрение;
    • поместить всплывающее объяснение – памятку для подписанта о сути, направленности и адресате файла, который ему предлагается завизировать.

    Действия подписанта

    Как поставить электронную подпись на документ?Порядок следующий:

    • Получив по каналу телекоммуникационной связи искомый файл, должностное лицо увидит:
    1. созданную графу ЭЦП;
    2. адресованное ему сообщение о необходимости скрепить документ ЭЦП;
    3. информацию памятки, которая становится доступной для прочтения при раскрытии.
    • Подписанту нужно навести курсор на графу ЭЦП, кликнуть ее и вставить ЭЦП в файл. Для этого он выбирает собственную ЭЦП из зарегистрированных в системе одним из описанных способов:
    1. набирает в запросе собственное имя – макет ЭЦП подтянется автоматически;
    2. выбирает из представленных графических рисунков картинку со своим росчерком;
    3. вводит вручную, используя чувствительное поле планшетного компьютера.
    • После этого в нужную строку добавляется искомая ЭЦП, которая визуально смотрится как картинка.
    • Одновременно с появлением в файле ЭЦП он становится недоступным для правок, поскольку автоматически включается режим, предполагающий только возможность прочтения. Это происходит умышленно, во избежание невольных правок.

    Механизм создания ЭЦП таков, что она является блоком данных, находящимся в логическом соответствии с текстом файла на момент заверения. Внесение в файл даже лишней запятой нарушит такое соотношение: ЭЦП не будет признана получателем письма.

    Пошаговая инструкция создание графы для ЭЦП

    Необходимо произвести ряд простых действий.

    • Поместите курсор или стрелку мышки в то место, где будет находиться графа ЭЦП.
    • Найдите и используйте копку «Строка подписи». Выберите ее из закладки «Вставка» группы «Текст», наведя курсор на поле графы ЭЦП.
    • В открывшееся окно «Настройка подписи» внесите сведения о подписанте. Данные нужно скопировать или набрать максимально корректно, грамотным деловым русским языком, поскольку впоследствии они будут видны визуально, высвечиваясь около графы «Подписи» при наведении на нее стрелки курсора.
    • Далее нужно провести одну из предлагаемых операций на выбор:
    1. в поле «Имя» ввести ФИО подписанта;
    2. в поле «Должность» вписать официальное название должности, которую занимает подписант (если такая есть).

    Нужно отметить, что:

    1. соответственно уставной документации правом заверки документов от лица товарищества может обладать его основатель либо участник;
    2. правом подписи по доверенности может наделяться поверенный.
    • В раздел «Адрес электронной почты» следует ввести нужные реквизиты.
    • Если у создателя возникла необходимость предоставить подписывающему должностному лицу пояснения или указания по поводу ЭЦП и / или текста документа, нужно впечатать их в поле «Инструкции». В последующем они высвечиваются в диалоговом окошке «Подпись».
    • Когда существует потребность наделить подписанта возможностью сделать оговорку либо разметить замечание относительно содержания заверяемого файла, следует поставить галочку в соответствующем квадратике около надписи «Разрешить оставлять примечания».
    • В том случае, когда нужно отметить точную дату скрепления документа ЭЦП, нужно установить галочку в квадратике соответствующем надписи «Показывать дату подписи».
    • Если проделано все вышеизложенное, нажмите «ОК», чтобы закрепить результат.
    • Для добавления нескольких граф для ЭЦП, нужно повторно пройти всю процедуру, описанную в пунктах 1-7.

    Подписание строки ЭЦП

    В графу «Подписи» можно добавить картинку-росчерк или цифровой ряд. Для этого:

    • Заводим указатель мышки в графу ЭЦП, куда следует ввести подпись.
    • Входим двойным кликом.
    • В окошке «Подпись» проводим следующие операции (на выбор):
    1. Вводим ФИО в чистое поле, если имеем желание добавить версию ЭЦП для печати.
    2. Двойным кликом активируем «Выбрать рисунок» и из имеющихся вариантов выбираем картинку со своим росчерком. В диалоговом окошке «Выбор графической ЭЦП» находим нужную и выбираем кликом.
    3. Вводим росчерк, используя графические функции планшетного ПК.
    • Кликаем кнопку «Подписать».

    Добавление невидимой ЭЦП

    Это действие актуально в случае, когда не нужно вставлять визуально видимую ЭЦП, но требуется гарантировать аутентичность и целостность документа, его заверение и отправку определенным лицом.

    Такая опция существует для документов типа Word, Excel-книг и презентаций PowerPoint. При этом адресат отправленного файла не видит ЭЦП в тексте визуально, но может определить ее существование с помощью графы состояния внизу монитора.

    1. Чтобы поставить ЭЦП, нужно кликнуть кнопку «MS Office», выбрать пункт «Подготовка», а дальше – «Добавить цифровую подпись».
    2. Если существует потребность указать задачу подписания, эти данные нужно внести в графу под названием «Цель подписания документа» в диалоговом окошке «Подпись».
    3. Кликаем «Подписать». Все, документ заверен.
    Читайте также  Какие документы нужны для регистрации индивидуального предпринимателя

    Надеемся, что теперь вам достаточно ясно, как подписывать документы электронной подписью (относительно документов в формате MS Office).

    Как поставить электронную подпись на документ

    • Как настроить Word и Excel для работы с сертификатом?
    • Как подписать документ электронной подписью в Word и Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019
      • Подготовка к подписанию
      • Создание электронной подписи в документе
    • Проверка электронной подписи в документе
    • Подписание документа, в котором уже есть электронная подпись
    • Добавление в документ строки подписи
    • Добавление электронной подписи в строку подписи. Рисунок рукописной подписи.
    • Требуемые подписи
    • Работа с подписанным документом

    Ниже мы описали, как использовать электронную подпись (ЭП) в программах Word и Excel из пакета Microsoft Office. Инструкция подойдет для версий Microsoft Office 2007, 2010, 2013, 2016 и 2019. Для использования понадобится установить плагин КриптоПро Office Signature 2.0.

    Подписание документа в Word и Excel 2003, 2007

    В версии Microsoft Office 2003 подписывать документ электронной подписью нужно совсем по другим принципам — без установки дополнительных плагинов и программ. Однако мы не советуем использовать версию 2003 для работы с электронной подписью: подписанный документ будет открываться в более новых версиях с ошибками, а Word или Excel 2003 не сможет прочитать документы, созданные в других версиях Microsoft Office.

    В версии Microsoft Office 2007 подписать документ можно двумя способами. Без установки плагинов — внутри самой программы, по тому же принципу, что и в версии 2003. Такой документ, в отличие от версии 2003 года, будет открываться в обычном режиме. Либо с установкой плагина КриптоПро Office Signature 2.0 — этот способ мы опишем ниже в инструкции.

    Если документ был подписан в одной версии Word или Excel, а открывается в другой, то иногда при проверке электронной подписи в документе может появиться ошибка. Если открыть документ в версии Word или Excel, в которой нет плагина КриптоПро Office Signature, то электронные подписи не отобразятся или будут показаны недействительными.

    Как подписать документ электронной подписью в Word и Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019

    Подготовка к подписанию

    Установить плагин «КриптоПро Office Signature 2.0». Скачать плагин можно на странице разработчика: http://www.cryptopro.ru/products/office/signature

    Чтобы плагин установился, на компьютере должен быть установлен КриптоПро CSP версии 3.6 и выше.

    Создание электронной подписи в документе

    В этом разделе расскажем, как создать невидимую или неотображаемую электронную подпись в документе. Чтобы создать подпись, которая будет графически отображаться в тексте документа — перейдите к разделу «Добавление строки подписи в документе»

    Когда документ окончательно готов, сохраните его и выполните шаги ниже, чтобы добавить к нему электронную подпись. После подписания документ будет доступен только для чтения.

    Если вам понадобится изменить его, то нужно удалить все ЭП из документа. Иначе при проверке измененного документа подписи будут показаны как недействительный

    Чтобы подписать документ в Word или Excel 2007, в главном меню выберите «Подготовить» — «Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)». В некоторых версиях кнопка может называться «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)»

    Чтобы подписать документа в версиях Word 2010 или Excel 2010 и выше, перейдите на вкладку «Файл» в раздел «Сведения». Нажмите «Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)». В некоторых версиях кнопка может называться «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)»

    В версиях Word и Excel 2016 или 2019 можно подписать документ через кнопку «Защита документа» (если установлен плагин Office Signature 2.0.12663 и версии выше). Также перейдите в «Файл» — «Сведения». Нажмите на кнопку «Защита документа» и выберите «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)». Это позволит подписать не только документы стандартного формата, но и документы формата OpenDocument (odt и ods)

    Предупреждение: при использовании вкладки Добавить цифровую подпись необходимо, чтобы алгоритм сертификата соответствовал алгоритму подписи УЦ.

    Затем появится окно «Подписание». В нем можно выбрать сертификат, которым будет подписан документ — нажав кнопку «Изменить». Если не переходить по кнопке, то документ будет подписан сертификатом, выбранным автоматически.

    Если контейнер электронной подписи защищен паролем, то нужно будет его ввести — в появившемся окне.

    Если введен правильный пароль, появится подтверждение того, что документ подписан — «подпись успешно сохранена с документом».

    Если пароль неверный, попробуйте проверить его на ошибки и ввести снова. Если пароль забыли — воспользуйтесь инструкцией .

    После подписания документа внизу окна документа появится значок подписи: красный значок или иконка документа.

    А в меню «Файл» — «Сведения» появится информация, что документ подписан и его невозможно отредактировать, а при редактировании подписи станут недействительными.

    Проверка электронной подписи в документе

    Чтобы проверить подпись и ее статус (действительна или нет), нажмите на значок подписи внизу окна документа. Справа появится вкладка «Подписи», в ней отобразится статус ЭП.

    Чтобы посмотреть состав подписи, щелкните правой кнопкой мыши на название подписи и выберите «Состав подписи». Появится окно со сведениями ЭП.

    Если открыть документ для редактирования, все подписи удалятся. Если документ все-таки отредактировали после подписания, то при его открытии появится сообщение «Документ содержит недействительные подписи».

    Состав недействительной подписи также можно посмотреть. Для этого нажмите на значок подписи внизу окна, справа появится окно «Подписи». Нажав на название подписи, вы сможете просмотреть ее состав и подробную информацию о ней.

    Подписание документа, в котором уже есть электронная подпись

    Чтобы добавить электронную подпись в документ, в котором уже есть подпись, следуйте шагам, описанным выше в блоке «Создание электронной подписи в документе». В результате в документе на вкладке «Подписи» появится еще одна действительная подпись.

    У второй подписи можно также проверить состав — по действиям, описанным в блоке «Проверка электронной подписи в документе».

    Добавление в документ строки подписи

    При подписании в документ можно добавить видимую строку подписи — графический элемент, который будет показывать, что документ подписан электронной подписью.

    Как создать невидимую электронную подпись, которая не будет видна в тексте документа, мы рассказали выше, в разделе «Создание электронной подписи в документе».

    Перейдите на вкладку «Вставка» — «Текст», найдите иконку «Строка подписи» и нажмите на стрелку рядом с ней. В открывшемся меню выберите «Строка электронной подписи (КРИПТО-ПРО)»

    В Word и Excel 2016 или 2019, если установлена версия Office Signature 2.0.12663 и выше, также можно использовать вкладку «Строка подписи Microsoft Office». Однако при этом способе необходимо, чтобы алгоритм сертификата соответствовал алгоритму подписи УЦ.

    Появится окно «Настройка подписи». В нем можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения потом отобразятся документе в строке подписи.

    В поле «Инструкции для подписывающего» можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции не появятся в документе, но подписывающий их увидит в окне «Подпись», когда будет ставить подпись.

    Чтобы подписывающий мог добавить примечание при подписании, нажмите галочку «Разрешить подписывающему добавлять примечания…»

    Нажмите «ОК». В документе появится строка подписи.

    Вы можете переместить ее в любое место в тексте. Либо добавить вторую строку, если документ подписывают разные люди. Добавить строки подписи нужно до того, как документ подпишут первой электронной подписью, иначе документ будет защищен от редактирования.

    Добавление электронной подписи в строку подписи. Изображение рукописной подписи

    Чтобы поместить в строку подписи электронную подпись, дважды щелкните левой кнопкой мыши по строке подписи. Либо нажмите правой кнопкой мыши по строке подписи, откроется в меню, в нем выберите «Подписать».

    Откроется окно «Подписание»:

    В нем можно посмотреть сведения о создаваемой электронной подписи и документе (ссылка «Дополнительные сведения. »)

    Добавить рисунок, например, скан своей рукописной подписи (ссылка «Выбрать рисунок»)

    Внизу окна будет указан сертификат для подписания — он выбран автоматически. Если нужно подписать документ другим сертификатом, нажмите кнопку «Изменить».

    Читайте также  Какие документы нужны для оформления предпринимательской деятельности

    Когда выберете нужный сертификат, нажмите кнопку «Подписать».

    Появится окно, в котором нужно ввести пароль к контейнеру закрытого ключа.

    После ввода правильного пароля появится окно, которое подтвердит, что документ подписан — «подпись успешно сохранена вместе с документом». Нажмите «ОК», чтобы его скрыть.

    В документе отобразится дата и автор подписания, а также рисунок рукописной подписи, если его загрузили. На вкладке «Подписи» также появится созданная электронная подпись — в разделе «Действительные подписи».

    Чтобы посмотреть состав подписи и сведения о сертификате, останьтесь на вкладке «Подписи» и нажмите на стрелочку около нужной вам подписи. Либо вернитесь в текст документа и дважды щелкните мышкой по строке подписи.

    Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается. После того, как в документ добавили хотя бы одну электронную подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.

    Требуемые подписи

    Требуемые — это незаполненные подписи, которые запросил автор документа. Они отображаются на вкладке «Подписи» — «Требуемые подписи».

    Если открыть документ, в котором есть требуемые подписи, вверху документа появится сообщение «Этот документ необходимо подписать»

    Передайте документ всем лицам, которые должны его подписать.

    Если документ уже был ранее подписан хотя бы одной подписью, то он помечается как окончательный, и его нельзя редактировать. Однако в него можно добавить другие электронные подписи.

    Чтобы добавить подпись в свободную строку подписи, воспользуйтесь инструкцией выше.

    Работа с подписанным документом

    Подписанный документ можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в другие документы. Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но строка вставится только в виде графического элемента — в ней не будет содержаться электронной подписи. Добавлять электронную подпись нужно будет отдельно.

    Если попытаться поменять название подписанного документа или скопировать его, то появится предупреждение — «Все подписи станут недействительными». Если нажать «Да», то подписи станут недействительными.

    Подписанный документ помечен как окончательный. Если попытаться его отредактировать (нажать кнопку «Все равно редактировать), то появится предупреждение: «Все подписи будут удалены из документа».

    Если нажать «Да», то любое редактирование документа удалит все подписи из него.

    После редактирования документ можно подписать повторно — по инструкциям, описанным выше.

    Как подписать документ Ворд электронной подписью

    Существует 5 наиболее часто используемых способов, как подписать документ электронной подписью в Word. Выбор определяется версией Microsoft Office, действующей на компьютере. Word 2003 и 2007 сами могли подписать документы ЭЦП, не обращаясь к сторонним программам. Новые версии Word для работы с документами, подписанными цифровыми ключами, требуют отдельных плагинов или установки специального ПО “КриптоПро Office Signature”.

    Что обеспечивает ЦП на документе

    Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) предназначена для выявления изменений в защищаемом тексте и дает возможность устанавливать его владельца.

    Защита основана на криптографическом преобразовании данных с применением закрытого ключа. Все вместе (закрытая и открытая части ключа, математические алгоритмы) защищают текст от подделок, обнаруживают изменение любой части документа.

    Как подписать документ Word

    Проблема заверения документа, созданного в Word, чаще возникает при работе на выезде, когда нет возможности расписаться на бумажном варианте или нотариально заверить заявление. У владельца ЭЦП имеется только текстовый редактор и созданный документ. Проблема решается относительно просто при достаточной квалификации сотрудника и наличия доступа к интернету. Существует широкий набор возможностей, как вставить ЭЦП в текстовый документ.

    В КриптоПро CSP

    Чтобы подписать документ Ворд электронной подписью через “КриптоПРО CSP”, требуется наличие инсталлированного пакета “КриптоПРО”, сертификатов УЦ и обладателя ЭЦП.

    Возможно, будет нужно настроить компьютер в плане распределения пользовательских прав. В случае удачной установки приложения и настройки прав для подписи документа понадобится:

    • открыть файл, зайти в “Сведения”, кликнуть “Добавить ЭЦП”;
    • выбрать требуемый файл ЭЦП, ввести, при необходимости, комментарий и кликнуть “Подписать”.

    При отсутствии ошибок Microsoft Windows сообщит об успехе.

    В КриптоПРО Office Signature

    В данном способе применяется предварительно инсталлированный “КриптоПРО Office Signature”:

    • пользуясь этим плагином, следует запустить файл, выбрать “Добавить цифровую подпись”;
    • задействовав файл ЭЦП, как в способе выше, комментируем, если нужно, и даем команду “Подписать”.

    При отсутствии ошибок операционная система Windows уведомит об окончании операции.

    В КриптоАРМ

    Сертификат подписи может обеспечить программный комплекс “КриптоАРМ”. Его особенностью является возможность шифрования новыми форматами и работы с архивами. Чтобы внедрить в вордовский файл электронную подпись через пакет “КриптоАРМ”, нужно:

    • открыть программу “КриптоАРМ” и указать “Подписать”;
    • изучить указания мастера создания ЭЦП, перейти “Далее”;
    • сделать “Выбор файла” и продвинуться “Далее”;
    • открыть файл для подписи и переместиться “Далее”;
    • указать тип файла, выбрав “Выходной формат”, кодировку оставить без изменений, а для передачи по почте файл сжимают в формат ZIP либо меняют место сохранения;
    • приложить собственные комментарии в разделе “Параметры”, там же поставить галочку, выбрав тип ЭП, присоединенной (к первоначальному файлу) или отсоединенной (будет сохранена отдельно), заполнить прочие поля, после чего нажать “Далее”;
    • сделать клик на пункте “Выбрать” и задать сертификат подписи, завершив шаг нажатием кнопки “Далее”;
    • в открывшемся окне с кратким описанием введенных параметров нажать “Готово”. При многократных повторениях параметры удобно записать в свой профиль.

    При отсутствии ошибок появится уведомление операционной системы об удачном завершении операции.

    Через КриптоКонтур

    Онлайн-сервис предоставляет много услуг, в т.ч. простое заверение документов. Установки ПО на компьютер не требуется. Исполнителем бесплатной услуги является “Контур.Крипто”. Программа создает и проверяет цифровую подпись, шифровку и расшифровку файла. Через сервис подписываются пакеты файлов либо архивов, можно заверять документы электронными подписями нескольких человек. Для работы с софтом требуется только регистрация на сайте. Для шифрования нужна дополнительная установка соответствующего ПО.

    Понятный интерфейс позволяет сразу начать работать:

    • файл любого типа для подписи загружаем в сервис; размер ограничен 100 Мб;
    • выбираем ЭП на своем десктопе, которой будем заверять документ;
    • кликаем “Подписать” – в результате создаются каталог с исходником и подпись с таким же именем, но расширением .sig. Оба лежат на сервере и доступны для скачивания обратно на компьютер;
    • при необходимости отправляем документ получателю прямо из веб-приложения. В почтовый ящик адресата придет ссылка на файлы, хранящиеся в “Контур.Крипто”. При желании все файлы загрузить можно на локальный компьютер и отправить собственной почтовой программой.

    Ограничения, налагаемые сервисом “Контур.Крипто”:

    • максимальный объем отправляемого файла, требующего проставления подписи, не превышает 100 Мб;
    • формируется только отсоединенная подпись;
    • работа только в ОС Windows;
    • ЭП проверяется любым ПО, работающим с отсоединенными электронными подписями.

    Как подписать документ без помощи программ

    В программах Ворд/Эксель 2003 и 2007 возможна генерация ЭЦП без применения сторонних плагинов и программ. Основной недостаток этих приложений в том, что они почти не используются в крупных компаниях, которые интенсивно практикуют цифровую маркировку своих документов. Word 2010, 2016 годов не распознают ЭП старых версий. Один из выходов лежит в согласовании используемого ПО, однако это сложно сделать большим компаниям и государственным учреждениям.

    В Word 2003 генерация ЭЦП состоит из следующих этапов:

    • выбор в главном меню раздела “Параметры”;
    • переход на “Безопасность” и нажатие кнопки “ЦП”, после чего откроется перечень имеющихся сертификатов;
    • поиск в списке подходящей ЭЦП и подтверждение выбора кнопкой “ОК”;
    • ввод пароля контейнера избранного сертификата и подтверждение кнопкой “ОК”.

    В Word 2007 прохождение пунктов аналогичное, с той разницей, что вначале требуется выбрать команду “Подготовить” и в меню – “Добавить ЦП”. Наличие цифровой подписи будет обозначаться значком внизу экрана. Внесение поправок в файл сбросит подтверждение ЭП и рассмотренные выше пункты предстоит пройти еще раз. В версиях редакторов Word/Excel с 2010 по 2019 г. такая возможность убрана. Для работы с ЭЦП необходимо использовать отдельный плагин.