Как подписать сканированный документ ЭЦП

Как подписать сканированный документ ЭЦП

Компания Такснет не является разработчиком модуля КриптоПро PDF, поэтому не оказывает техническую поддержку и не консультирует по продукту. Если у вас возникли проблемы с программой или есть вопросы по ее работе, обратитесь в техподдержку официального производителя, компании КриптоПро .

Часто возникает необходимость подписать документы в PDF формате. Однако не все знают, как делать это правильно. У многих появляются проблемы в процессе проведения подписания. Чтобы облегчить для вас эту процедуру, мы подготовили подробную инструкцию.

Что понадобится для подписания

  • Документ в PDF формате.
  • Сертификат электронной подписи. Заранее установите его на компьютер. Убедитесь, что сертификат действующий.
  • Одна из программ: Acrobat Reader или Adobe Acrobat должна быть установлена на компьютер для работы с модулем КриптоПро PDF.
  • Модуль КриптоПро PDF. Скачать его можно с сайта производителя https://cryptopro.ru/products/other/pdf .
  • Пять минут свободного времени.

Может показаться, что подписание документов в PDF формате отнимает много времени, но с помощью нашей пошаговой инструкции вы быстро разберетесь в процессе работы и сможете подписать документ PDF за несколько минут.

Пошаговая инструкция для подписания документа в формате PDF

  1. Откройте документ PDF с помощью Adobe Reader или Adobe Acrobat. В меню программы выберите «Редактирование» — «Установки».

  1. В окне «Установки» среди представленных категорий выберите «Подписи». С правой стороны окна в разделе «Создание и оформление» нажмите на кнопку «Подробнее».

  1. В окне «Установки» среди представленных категорий выберите «Подписи». С правой стороны окна в разделе «Создание и оформление» нажмите на кнопку «Подробнее».

Не уверены, что хотите, чтобы все подписи формировались с помощью модуля КриптоПро PDF? Укажите параметр «Спрашивать при подписании». С ним при создании каждой новой подписи вы сможете выбрать метод исполнения электронной подписи.

Нажмите на кнопку «ОК».

Дальнейшая работа зависит от того, какая программа установлена на вашем компьютере.

Если установлена программа Adobe Reader

  1. Нажмите на вкладку «Дополнительные инструменты».

  1. В открывшемся окне нажмите на кнопку «Сертификаты».

  1. В информационном окне нажмите на кнопку «Перетащить прямоугольник для новой подписи».

  1. Выделите в документе область, в которой вы хотите, чтобы отображалась электронная подпись.

  1. После выделения области откроется окно, где нужно выбрать сертификат, которым будет подписан документ.

Нажмите на кнопку «ОК».

  1. В окне «Подпись с помощью цифрового удостоверения» проверьте верный ли сертификат вы указали. Затем нажмите на кнопку «Продолжить».

  1. В открывшемся окне нажмите на кнопку «Подписать».

  1. В окне «Сохранение» укажите имя для подписанного документа и тип файла.

Нажмите на кнопку «Сохранить».

  1. Когда подписание закончится, появится уведомление:

Отлично! Вы успешно подписали документ PDF в программе Adobe Reader с помощью модуля КриптоПро PDF. Нажмите на кнопку «ОК» в уведомлении, чтобы закрыть окно.

Теперь вы можете отправить подписанный документ на согласование, контрагентам или использовать его по другому назначению.

Подпись в документе будет выглядеть так:

Все скриншоты представлены для Adobe Acrobat Reader DC версии 2020.013.20066. В других версиях программы могут быть незначительные отличия в интерфейсе.

Если установлена программа Adobe Acrobat

  1. После шага 3 в программе Adobe Acrobat откроется новое окно. Выберите в нем вкладку «Инструменты», перейдите в раздел «Формы и подписи» и нажмите на кнопку «Сертификаты».

  1. Выберите один из двух типов подписи:
  • Цифровая подпись отображается в документе в поле подписи, которое вы сами выбираете, и на панели «Подписи». Ее можно использовать многократного подписания документа PDF, например, для согласования разделов, комментирования или добавления записей.
  • Сертифицирующая подпись удостоверяет документ PDF. С ней можно разрешить или запретить дальнейшее изменение документа. Для подписания документа применяется один раз, и только если в нем нет других цифровых подписей. Сертифицирующая подпись бывает видимой и невидимой.

Выберите подпись во вкладке «Сертификаты».

  1. Если вы выбрали цифровую или сертифицирующую видимую подпись откроется информационное окно:

Нажмите на кнопку «Перетащить прямоугольник для новой подписи».

Если выбрали сертифицирующую невидимую подпись, информационного окна не будет. Переходите сразу к 10 шагу.

  1. В окне «Сохранить как сертифицированный документ» нажмите на кнопку «ОК».

  1. Выделите область для отображения электронной подписи в документе.

  1. В следующем окне выберите сертификат и нажмите на кнопку «ОК».

  1. В окне «Подпись с помощью цифрового удостоверения» нажмите на кнопку «Продолжить».

  1. В открывшемся окне для формирования цифровой подписи нажмите на кнопку «Подписать».

Если вы выбрали сертифицирующую подпись, в вашем окне будет поле «Просмотр содержимого документа, которое может повлиять на подписание». Нажмите под ним на кнопку «Просмотр», а затем на кнопку «Подписать».

  1. В окне «Сохранить как PDF» укажите имя документа и тип файла. Нажмите на кнопку «Сохранить».

  1. Когда подписание закончится, появится соответствующее уведомление.

Отлично! Вы успешно подписали документ PDF в программе Adobe Acrobat с помощью модуля КриптоПро PDF. Нажмите на кнопку «ОК» в уведомлении, чтобы закрыть окно.

Теперь вы можете отправить подписанный документ на согласование, контрагентам или использовать его по другому назначению.

Каждый вид подписи в документе будет выглядеть по-разному:

Если вы выбрали цифровую подпись, в документе она будет выглядеть так:

Если вы выбрали сертифицирующую видимую подпись, она будет выглядеть следующим образом:

Если вы выбрали сертифицирующую невидимую подпись, она будет отображаться так:

Все скриншоты представлены для Adobe Acrobat версии DC. В других версиях программы могут быть незначительные отличия в интерфейсе.

Как подписать документ электронной подписью

Минимальные системные требования к рабочему месту

Операционная система Microsoft Windows;

Один из браузеров:

  • Спутник
  • Microsoft Internet Explorer 11
  • Google Chrome

КриптоПро CSP 4.0 или 5.0

Носитель с действующей электронной подписью, вставленный в компьютер.

Права администратора для установки программного обеспечения.

В случае использования браузера Google Chrome, необходимо произвести
дополнительные настройки Крипто Про ЭЦП Браузер плагин.

1. Если при загрузке Browser plug-in расширение не было добавлено автоматически, найдите модуль CryptoPro CAdES Browser Plugin в интернет-магазине Chrome и нажмите «Установить». По завершении процесса перезапустите интернет-обозреватель.

2. В настройках интернет-браузера выберите вкладку «Расширения» и раздел «Дополнительные инструменты».

3. Убедитесь, что в списке есть установленное расширение, а напротив пункта «Включить» стоит галочка.

Подписание заявления КЭП.

1. Сервис подписания располагается по ссылке https://crm.uc-itcom.ru/app/index.php/clients/sign#

2. На открывшейся странице нажать на сообщение «Скачать приложение».

3. Необходимо выбрать пункт «Сохранить».

4. По завершению загрузки приложения необходимо запустить его, в появившемся окне необходимо нажать кнопку «Далее».

5. В очередном окне необходимо нажать кнопку «Далее».

6. Затем необходимо выбрать папку для установки (приложение обязательно должно быть установлен на системный диск «C») и нажать кнопку «Установить».

7. Приложение попросит разрешение на удаление одного из корневых сертификатов, необходимо нажать кнопку «Да».

8. Когда появится окно с запросом на разрешение установки нового корневого сертификата, необходимо нажать кнопку «Да».

9. По завершении установки необходимо нажать кнопку «Закрыть» и вернуться в браузер, на страницу подписания файла: https://crm.uc-itcom.ru/app/index.php/clients/sign#

10. В меню следует выбрать пункт «Подписать файл».

Читайте также  Как правильно составить акт приема передачи документов

11. Сайт запросит доступ к сертификатам и подключенным ключевым носителям на Вашем компьютере для осуществления подписания, следует нажать «Предоставить доступ» на всплывающем окне.

12. Выбираете контейнер с электронной подписью, которым будет подписываться заявление на выпуск нового сертификата.

13. С помощью кнопки «Выберите файл» необходимо выбрать файл на Вашем компьютере, который требуется подписать:

14. Находите файл заявления в папке, где он сохранен, выбираете его и нажимаете кнопку «Открыть».

15. Произойдёт подписание Заявления на выпуск сертификата. Для его скачивания, нажмите кнопку «Скачать», в нижнем левом углу появится сохраненный файл.

16. Чтобы открыть папку с подписанным файлом, нажмите на стрелку справа от файла, в открывшемся меню выбирайте «Показать в папке».

17. Откроется папка с поlписанным электронным ключом файлом заявления.

Подписание заявления КЭП второй электронной подписью.

В случае, если сертификат выпускается на сотрудника юридического лица, который не является законным его представителем, заявление обязательно подписать двумя подписями:

  • подписью сотрудника ЮЛ, на которого выпускается электронный ключ:
  • подпись руководителя организации (законного представителя).

1. Документ подписанный первой подписью имеет расширение *.sig. Процедура подписания описана выше в разделе «Подписание заявления КЭП».

2. Чтобы добавить вторую подпись, следует повторно выполнить пункты № 10 – 17 в разделе «Подписание заявления КЭП» и в пункте №14 важно выбрать файл, который подписан первой подписью с расширением *.sig.

3. В пунктах №16-17 скачивается файл подписанный второй подписью и будет иметь расширение *.sig.sig.

Подгрузка подписанного файла на фрейме.

1. Сформированный файл необходимо подгрузить в раздел «Прикрепление сканов документов» в раздел «Прочие (при необходимости)» с помощью кнопки «Загрузить».

2. В открывшемся окне выбираете подписанный файл и нажимаете кнопку «Открыть».

3. Файл подгружен, если все остальные пункты раздела «Прикрепление сканов документов» также загружены, то следует нажать кнопку «Завершить». Заявка будет отправлена на проверку, в случае отсутствия замечаний, на указанную Вами почту поступил ссылка для генерации ключа.

Подписание с помощью word.

Сохраните последние изменения в документе MS Word и подпишите документ:

1. Перейдите на вкладку «Файл», откройте «Сведения» и нажмите «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».

2. В окне «Подписание» проверьте сертификат ЭП, выбрать другой можно по кнопке «Изменить. ». Укажите цель подписания документа (например, «аккредитация»).

3. Нажмите «Подписать».

Нажмите «Файл/Сведения/Просмотр подписей». В окне «Подписи» проверьте, кто и когда подписал документ. Чтобы получить подробную информацию о подписи, кликните по ней правой кнопкой мыши и выберите «Состав подписи».

Если вы внесете изменения в документ, подписанный ЭП, все подписи станут недействительными. Поэтому перед редактированием удалите все подписи под документом.

Подробнее о работе с ЭП в Microsoft Office Word/Excel читайте в инструкции разработчика.

Крипто АРМ.

Для начала кликните по файлу, который нужно подписать, правой клавишей мыши и выберите КриптоАРМ. Откроется выпадающий список возможных действий. Там, соответственно, следует выбрать: «Подписать».

Далее нас приветствует Мастер создания электронной подписи. У него аж пять шагов. И мы сейчас их разберем один за другим.

Первый шаг это «Выбор файлов». Здесь мы видим уже выбранный нами файл для подписи. Можем добавить еще любое количество файлов или даже папки с файлами. Также можем просмотреть (кнопка «Просмотр») содержимое документа перед его подписанием, что очень важно.

Второй шаг под названием «Выходной формат» предлагает нам выбрать формат подписи. Можно выбрать один из двух типов кодировки: DER или BASE64. В большинстве случаев это не важно, но бывают и исключения. К примеру, для ФСРАР укажите DER кодировку, а не наоборот. Можно задать расширение для выходного файла, по умолчанию для подписанных данных в «КриптоАРМ» используется расширение SIG. Кроме этого есть возможность включить архивирование, чтобы после создания подписи результаты помещались в ZIP-архив, и задать каталог для сохранения результатов подписи.

Третий шаг под названием «Параметры подписи» очень важен. Именно на этом шаге нас ждет выбор, какой вид подписи в итоге будет создан. Этот момент надо разъяснить. Существуют два вида подписи: присоединенная и отсоединенная. В случае с присоединенной, подпись как бы прикрепляется к подписываемому документу, вы это можете заметить, потому как увеличивается размер файла после его подписания. В случае с отсоединенной подписью, подписываемый документ остается неизменным, подпись же сохраняется в отдельном файле. Для проверки отсоединенной подписи нужны оба файла, файл подписи и файл исходного документа.

Четвертый шаг мастера создания электронной подписи — это непосредственно «Выбор сертификата подписи». Нажимаем на кнопку «Просмотр» и в открывшемся окне находим свой сертификат подписи. Ежели вы наблюдаете пустое окне выбора, то сертификатов для подписи у вас просто нет, и вам следует установить хотя бы один.

И наконец, последний пятый шаг, что зовется «Завершение». Здесь мы видим общую информацию, какой сертификат нами был выбран, формат подписи и путь для сохранения подписанного файла. Но не спешите сразу закрывать окно, обратите внимание на опцию «Сохранить данные в профиль для дальнейшего использования». Можете самостоятельно дать имя профили, и в следующий раз вам не нужно будет снова настраивать параметры подписи, все уже будет выбрано. И так, нажимаем на кнопку «Готово», чтобы подписать выбранный нами документ.

Отлично! Операция прошла успешно! Выбранный нами документ теперь подписан электронной подписью.

Находим подписанный документ, он у нас там же, где находится и исходный документ. Иконку файла, содержащего электронную подпись ни с чем не перепутать, это листок бумаги с ручкой.

Остались вопросы?

Отдел технической поддержки

Как подписать документ ЭЦП (электронно цифровой подписью)?

Электронные документы, как и бумажные, нуждаются в визировании. Неподписанные бумаги не будут иметь юридической силы, следовательно, их нельзя будет использовать при ведении каких-либо операций. Необходимо знать, как подписать документ ЭЦП правильно, тогда участники бизнес-процессов смогут получить целый ряд преимуществ.

Несмотря на то, что электронно-цифровая подпись очень удобна, далеко не все могут с ней разобраться. Причина этому – различные форматы документов, с которыми приходится иметь дело. При подписании писем ЭЦП чаще всего приходится сталкиваться с файлами, принадлежащими системе MicrosoftOffice.

Что такое ЭЦП и как ее использовать

Под электронно-цифровой подписью следует понимать объект, с помощью которого можно легко определить авторство и понять, кто именно сформировал документ. Кроме того, с помощью ЭЦП можно определить целостность файла и его аутентичность. При этом создателям файлов необходимо знать, как подписывать документы ЭЦП правильно, чтобы не допустить ошибок.

Многое здесь будет зависеть от того, какой именно вид электронно-цифровой подписи используется. С помощью современных средств защиты информации можно будет не просто подтвердить авторство, но и уточнить изменения, которые были внесены в ваши документы после их окончательной публикации.

Подписываем виртуально: порядок работы

Для подписания документа электронно-цифровой подписью понадобится сначала сформировать общую информацию, которая будет указана в нем, а затем прибавить к нему строчку подписи и ЭЦП. Алгоритм подписания файла может существенно различаться. Здесь обычно все зависит от того, как именно программное обеспечение используется в работе. Чаще всего речь идет о документах, которые обрабатываются в Майкрософт Офис выпуска 2007 года. Чтобы добавить подпись в данных файлах, необходимо сделать следующее:

  • поставить курсор там, где необходимо подписать документ, используя электронно-цифровую подпись;
  • в меню найти вкладку «Вставка», а в ней выбрать «Текст», затем отыскать «Строка подписи», после в выпадающих пунктах найти «Строка подписи MSOffice»;
  • затем нужно настроить подпись в диалоговом окне, которое сразу же появится при выборе вышеуказанной строки (нужно будет указать сведения о том человеке, который подписывает документ);
  • если документ должен быть подписан сразу несколькими людьми, сформируйте строку для каждой подписи, придерживаясь указанных выше пунктов.
Читайте также  Антитеррористическая защищенность объектов какие нужны документы

Если нужно подписать только строку, а не целый файл, понадобится выделить эту строку, в которой вводится электронно-цифровая подпись. Чтобы подписать документ ЭЦП, нужно открыть диалоговое окно «Подпись», после чего выполнить любое из нижеперечисленных действий:

  • выбрать отсканированное изображение подписи, которую вы ежедневно ставите на бумажных документах;
  • ввести собственное имя неподалеку от значка Х – тогда вы увидите печатную версию ЭЦП;
  • если вы используете планшет, то вы можете поставить рукописную подпись;
  • если у вас имеется специальное программное обеспечение, достаточно будет просто нажать на кнопку «Подписать».

Подписать ЭЦП сканом документа вполне возможно, главное, чтобы ваша подпись была отчетливо видна. Также допускается сформировать невидимую подпись, которая не будет отображаться в содержании документа. Увидеть ее можно будет, если нажать на строку «Подпись», которая располагается в строке состояния (она находится в низу экрана).

Почему именно электронно-цифровая подпись

Документ, подписанный ЭЦП, обладает той же самой юридической силой, что и обычная бумага. Использование таких документов позволяет сэкономить огромное количество времени, которое обычно приходится тратить на почте при попытках отправить все необходимые отчеты. Кроме того, можно экономить деньги, которые тратятся на распечатку документации.

Все алгоритмы подписания документов очень похожи. Они были созданы с помощью одного и того же принципа с учетом некоторых поправок. Для подписания документа, который по своему формату относится к HTML, понадобится сформировать поле скрытого типа, используя соответствующую форму. Работать в web-браузере пользователям ЭЦП будет намного проще. Самое главное – правильно заполнить необходимую форму, а затем нажать «Подписать» и «Отправить». После этого произойдет автоматическая отправка письма.

Если необходимо завизировать файл формата «XML», подписание документа ЭЦП может быть выполнено по алгоритму, используемому для формата MSOffice. Если речь идет о работе с форматом XMLdsig, придется воспользоваться дополнительными программами и приложением MSInfopath, которое имеется в каждом комплекте Office.

Криптозащита ЭЦП – залог безопасности ваших отчетов

Чтобы использовать ЭЦП для подписи документов, необходимо обзавестись специальным программным обеспечением. ПО должно выполнять криптооперации, с помощью которых можно контролировать цифровые сертификаты, выдающиеся в центрах. Таким образом, удается существенно облегчить процедуру визирования документов.

Необходимо подобрать наиболее оптимальную программу, с помощью которой возможно проводить криптооперации на территории пространства бывшего СНГ. Кроме защиты данных и его шифрования, такое программное обеспечение предоставляет широкие возможности своим владельцам, желающим подписывать документы с помощью электронно-цифровой подписи.

Преимущества такого программного обеспечения следующие:

  • С помощью ЭЦП можно визировать целые пакеты документов, а также архивы.
  • Допускается использование простой ЭЦП и усиленной.
  • Владелец подписи имеет право сформировать первичный и дополнительный ее вариант, также в некоторых случаях используется заверяющий вариант.
  • Если вы намерены работать с файлами MSOffice, можно также использовать невидимую электронную подпись. При необходимости добавления сразу нескольких подписей, можно использовать одновременно два варианта. Если же файл подписывает только один человек, применяется невидимая подпись.
  • Специальное программное обеспечение позволит его владельцу добавлять комментарии вместе с подписью, а также корректировать дату визирования файла.
  • Ограничения подписываемых документов могут быть установлены только из-за нехватки памяти только на компьютере.
  • Допускается одновременная обработка нескольких документов.

Если вы знаете, как поставить ЭЦП на документ, но файл отличается от тех, что были использованы ранее (например, их формат – PDF), понадобится подобрать иную оптимальную программу. Важно, чтобы с ее помощью можно было визировать файлы, созданные в программах AdobeReader и AdobeAcrobat. Проследите за тем, чтобы программа поддерживала все версии.

Очень важно подобрать наиболее оптимальную стратегию подписания имеющейся документации, созданной в электронном формате. При желании вы можете проконсультироваться со специалистами – они помогут вам выбрать удобную стратегию, однако будьте готовы к тому, что эту работу нужно оплачивать.

ЭЦП в бизнесе

Цель подписания документа ЭЦП – официальное его визирование. Электронный файл, завизированный электронной подписью, ничем не отличается от бумажного, юридически он имеет аналогичную силу. До начала применения электронно-цифровой подписи в непосредственной работе понадобится сформировать данные для ключа и сертификата.

Именно они будут использоваться для проверки подлинности ЭЦП. Закрытый ключ поможет создавать электронную подпись. Создавая ключи и сертификаты, специалисты используют криптографические структуры, имеющиеся в операционной системе всех современных компьютеров. Удостоверяющий центр обеспечивает корректное использование всех существующих сертификатов.

Понадобится подписать специальный договор с удостоверяющим центром, при этом соглашение должно быть официально заверено с помощью нотариуса. Некоторые организации открывают собственные центры, но в этом случае ЭЦП сотрудников предприятия не будет действительна за его пределами. Именно поэтому необходимо использовать услуги внешних удостоверяющих организаций.

Когда сертификат по ЭЦП только формируется, каждый сотрудник предприятия получает закрытый ключ. Процедура по формированию ключей может выполняться по совершенно разным алгоритмам, главное здесь – проконтролировать, чтобы все они были актуальными, чтобы в дальнейшем не возникало сложностей.

Завершающие этапы

После того, как будут созданы абсолютно все ключи и сертификаты, понадобится установить криптопровайдеры. Обычно они установлены в операционных системах, поэтому перед установкой понадобится проверить их наличие в компьютерах. Финальное оформление ключей может быть возможно только после окончательной установки криптопровайдеров.

Далее нужно установить программное оборудование, которое способно работать с электронными подписями. В частности, речь идет о MicrosoftOffice, с помощью которого уже можно создавать подписанные документы. На каждом компьютере организации должно быть установлено такое программное оборудование. Желательно, чтобы ПО было универсальным, и вы могли бы использовать самые разные виды подписей.

Теперь вы знаете, как подписать документ электронной цифровой подписью, и можете использовать это для работы со своими партнерами. Помните о том, что у каждой ЭЦП имеется свой срок действия, и ее каждый год необходимо продлевать. Необходимо постоянно следить за своей ЭЦП. В том случае, если подписывать документы недействительной подписью, можно столкнуться с огромными сложностями. Для продления подписи нужно будет обращаться в удостоверяющие центры, где вас попросят предоставить те же бумаги, что и при выдаче ЭЦП.

Поддержка и помощь

Спасибо!

Наш менеджер уже увидел Ваше обращение и спешит помочь Вам как можно скорее!

В рабочее время (пн – пт с 9:00 до 18:00) наши менеджеры очень активны и общительны и с радостью ответят Вам в течение дня.

В остальное время – дожидайтесь ответа на следующий рабочий день.

А пока предлагаем вам:

  • Почитать отзывы наших клиентов;
  • Узнать о новинках для бизнеса в блоге;
  • Пообщаться с нашими клиентами в группе ВКонтакте и на Facebook.

Заказ обратного звонка

Как подписать PDF-документ с помощью электронной подписи?

Для подписания PDF-документа на вашем компьютере должен быть:

установлен криптопровайдер (КриптоПро CSP или ViPNet CSP);

вставлен носитель с электронной подписью;

  • установлена программа ABBYY FineReader PDF 15. Использование данной программы сопровождается приобретением лицензии.
  • Шаг 1. Редактирование документа PDF

    Для начала подписания нажмите правой кнопкой мыши на PDF-файл, который вы желаете подписать электронной подписью. Затем выберите пункт контекстного меню «Редактировать в ABBYY FineReader PDF 15» (см. рис. 1).

    Читайте также  Документы пришли после отчетного периода

    Рис. 1. Контекстное меню, выбор редактирования ABBYY FineReader 15

    Шаг 2. Установка подписи

    На верхней горизонтальной панели выберите пункт «Инструменты». Затем в контекстном меню выберите пункт «Подпись», далее в подменю — пункт «Добавить цифровую подпись» (см. рис. 2).

    Рис. 2. Инструмент «Добавить цифровую подпись»

    Далее программа выдаст сообщение о необходимости выделить область, в которую будет установлен штамп электронной подписи (см. рис. 3).

    Рис. 3. Сообщение об установке подписи

    Выберите область, в которую будет установлен визуальный штамп. Весь документ будет подписан электронной подписью, однако для большинства пользователей удобно визуальное оформление штампа подписи, поэтому производители программных продуктов реализовали отображение визуального штампа.

    Электронные подписи для любых целей

    Выделите область для установки штампа. Она будет отображена пунктирной линией (см. рис. 4).

    Рис. 4. Выделенная область для установки штампа подписи

    После выделения области установки штампа подписи откроется окно добавления электронной подписи к документу (см. рис. 5). В пункте «Подписать как» выберите действующий сертификат вашего учреждения. При необходимости выберите причину подписания документа (например, как показано на рисунке 5: «Я утвердил этот документ»). Также при необходимости вы можете дополнить штамп подписи данными о владельце, изображением (логотипом учреждения) и другими дополнительными сведениями.

    После выбора всех параметров нажмите на кнопку «Сохранить и подписать».

    Рис. 5. Выбор подписи и настройка штампа подписи

    Далее программа предложит выбрать путь сохранения документа с электронной подписью. Выберите место для сохранения файла и нажмите «Сохранить».

    Шаг 3. Проверка подписания документа

    После сохранения документа откройте его. Программа сообщит от том, что документ подписан электронной подписью и закрыт от редактирования (см. рис. 6). При внесении изменений в документ подпись на документе будет потеряна. Дважды кликните на штамп электронной подписи.

    Рис. 6. Результат подписания документа

    Откроется информация о действительности электронной подписи (см. рис. 7). На этом можно считать документ подписанным.

    Рис. 7. Проверка действительности подписи

    Как подписать документ с помощью ЭЦП

    Электронная цифровая подпись (ЭЦП) это инструмент для участия в торгах на электронных площадках и для электронного документооборота. Все действия, которые совершают участники закупок на электронных площадках, невозможны без электронной цифровой подписи.

    Какие бывают виды ЭЦП

    ЭЦП — цифровой аналог собственноручной подписи, с зашифрованной информацией, с защитой от копирования и придает юридическую силу документам. В этом ее уникальность.

    Существует три основных вида подписи. Простая ЭЦП идентифицирует личность владельца. Пример использования такой подписи можно увидеть на любом интернет-ресурсе (запрашивается логин-пароль), а также подтверждение оплаты товара с помощью смс кода. Усиленная неквалифицированная подпись (можно проверить вносились ли изменения в файл). И усиленная квалифицированная ЭЦП – документы, заверенные такой ЭП равнозначны бумажному документу с собственноручной подписью. Последняя подпись может использоваться для участия в электронных торгах, выдается только в аккредитованных Минкомсвязи РФ удостоверяющих центрах.

    Обратите внимание, что у электронной подписи есть срок действия – чаще всего 1 год. После ее истечения необходимо заново получить подпись. В соответствии с п. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ, при использовании участниками усиленных цифровых подписей в закупках, должна быть обеспечена конфиденциальность ключей ЭЦП. Электронной подписью может пользоваться не только сам владелец, но и другое лицо действующее по доверенности владельца сертификата ключа ЭЦП.

    Сертификат электронной подписи может храниться, как на обычном носителе, так и на защищенном сервере в облаке УЦ без использования «флешки». Такой вид подписи называется Облачная электронная подпись или ОЭП. Облачная подпись не может быть украдена и защищает владельца от несанкционированных действий. На ее установку потребуется только смартфон и приложение My Dss. После установки приложения, облачной подписью можно подписывать документы из любой точки мира и с любого устройства. Это приложение доступно для всех пользователей мобильных платформ на базе Android и iOS.

    Мобильное приложение My Dss позволяет пользователю:

    1. Подписывать документы в одно нажатие;
    2. Работать без дополнительных устройств (например, токенов, генераторов паролей и др.);
    3. Работать без задержек и отмены операций (например, недоставкой push-уведомлений и др.).

    ЭЦП выдается в виде ключа закрытого и открытого. Закрытый ключ необходим для подписания, открытый непосредственно для проверки ЭП. А также сертификата, который подтверждает личность владельца. Проверить вашу подпись, можно на сайте АО «ЕЭТП» в специальном сервисе.

    Как выглядит ваша подпись на документах? Для работы предстоит установить специальное программное обеспечение. А с помощью программы «Мастера установки электронной подписи», настройте ЭЦП и установите сертификат.

    Как подписать документ ЭЦП

    От вида документа и используемого текстового редактора, зависит последовательность действий подписания файла. Как правило, это не представляет никаких сложностей. В случае если одни и те же документы подписываются несколькими должностными лицами, добавьте еще одну ЭП. Вот несколько способов, как своими силами подписать документ.

    Для этого нужно:

    1. Приобрести сертификат ЭЦП в аккредитованном удостоверяющем центре;
    2. Установить программу КриптоПро CSP для использования электронной подписи;
    3. Настроить рабочее место.

    Или воспользуйтесь пошаговой инструкцией программы «Мастера установки электронной подписи».

    Ниже представлены варианты, как подписать документы, которые часто встречаются.

    Вариант 1

    Как подписать документ MS Office Word / Excel 2010/ 2013/ 2016

    Для создания ЭП в Word или Excel, необходимо наличие плагина «КриптоПро Office Signature».

    После загрузки и установки плагина на компьютере выполните подписание документа:

    1. В меню выберите вкладка «Файл» — «Сведения» — «Добавить ЭП (КРИПТО-ПРО)».
    2. Появится окно — выбираем нужный сертификат электронной подписи и нажимаем кнопку «Подписать»

    Если в подписанные документы будут внесены изменения, все подписи потеряют свою силу. Документ сразу становится недействительным.

    Как подписать документ PDF

    Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF.

    Прежде чем вставить ЭП в PDF-файл, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.

    1. Откройте необходимый PDF-файл, который нужно подписать. Нажимаем на значок подписи на панели «Инструменты» и видим ярлык «Сертификаты». Выбираем его.
    2. Появится инструмент «Заполнить и подписать», нажмите на него.
    3. Программа предложит выбрать нужную ЭП документа PDF, и даже цвет. Обычно по умолчанию используется черный цвет. После этого можно завершить процедуру подписания.