Как оформить реестр передаваемых документов

Как оформить реестр передаваемых документов

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Письмо Минфина России от 6 ноября 2020 г. N 02-06-05/96938 О применении Реестра сдачи документов (ф. 0504053) при оформлении приема-передачи первичных учетных документов от ответственного лица в бухгалтерию

Департамент бюджетной методологии Министерства финансов Российской Федерации (далее — Департамент) рассмотрел обращение, и сообщает.

В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее — Закон) рассмотрению подлежат следующие виды обращений граждан:

предложения по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

просьбы граждан о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщения о нарушении законов или иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

жалобы граждан — просьбы о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав и свобод или законных интересов других лиц.

Содержащийся в обращении вопрос не соответствует предусмотренным Законом видам обращений граждан, подлежащих рассмотрению федеральными органами государственной власти.

Учитывая, что вопрос, указанный в обращении, связан с организацией ведения бюджетного учета, по мнению Департамента, обращение должно быть оформлено на бланке организации, с установленным составом реквизитов, включая регистрационный номер документа, и подписано лицом, уполномоченным на его подписание от имени организации.

Вместе с тем, Департамент обращает внимание на следующее.

В соответствии с приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее — Приказ N 52н), Реестр сдачи документов (ф. 0504053) (далее — Реестр (ф. 0504053)) является регистром бухгалтерского учета, которым передаются в бухгалтерию первичные учетные документы для принятия их к бухгалтерскому учету.

При этом работник бухгалтерии подписанный им второй экземпляр Реестра (ф. 0504053) возвращает ответственному лицу после проведенной в присутствии ответственного лица проверки правильности оформления представленных первичных учетных документов, тем самым подтверждая принятие указанных документов от ответственного лица для отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни.

Учитывая изложенное, оформление приема-передачи первичных учетных документов от ответственного лица в бухгалтерию необходимо осуществлять с применением, предусмотренного для указанных целей Приказом N 52н Реестра (ф. 0504053).

Кроме того, обращаем внимание, что Приказ N 52н размещены на официальном сайте Министерства финансов Российской Федерации «Бюджет»/»Бухгалтерский учет и бухгалтерская (финансовая) отчетность государственного сектора»/в разделе «Бухгалтерский учет государственного сектора». «Интернет-адрес сайта — http://www.minfin.ru.

Заместитель директора Департамента бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе С.В. Сивец

Обзор документа

Прием-передача первичных учетных документов от ответственного лица в бухгалтерию оформляется с применением Реестра сдачи документов (ф. 0504053).

Как оформить реестр передаваемых документов

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ РЕЕСТРА ОТ ЭМИТЕНТА РЕГИСТРАТОРУ

в случае прекращения самостоятельного ведения реестра эмитентом и заключения с регистратором договора на оказание услуг по ведению реестра

(регулируется нормативным актом

“Положение о требованиях к осуществлению деятельности по ведению реестра

владельцев ценных бумаг”

(утв. Банком России 27.12.2016 N 572-П)

Действующим законодательством Российской Федерации установлен следующий порядок заключения договора на оказание услуг по ведению реестра владельцев ценных бумаг.

Акционерное общество – эмитент принимает решение о передаче ведения реестра владельцев ценных бумаг регистратору. Решение принимается советом директоров (наблюдательным советом) или общим собранием акционеров общества (в соответствии с компетенцией, указанной в уставе общества).

В принятом эмитентом решении должен быть утвержден регистратор и одобрены условия договора с ним.

В день заключения договора на ведение реестра эмитент обязан предоставить регистратору заверенную эмитентом копию протокола (выписку из протокола) об утверждении регистратора и условий договора с ним.

Эмитент раскрывает информацию об изменении реестродержателя в соответствии с Указанием Банка России от 23.08.2016 N 4107-У “О порядке раскрытия (предоставления) информации эмитентом в случае замены держателя реестра владельцев ценных бумаг” – в срок не позднее двух рабочих дней в форме сообщения о замене держателя реестра и сообщения о дате начала ведения реестра новым держателем реестра соответственно.

Процедура передачи документов и информации системы ведения реестра осуществляется в срок не более 3 рабочих дней и оформляется актом приема-передачи.

Акт приема-передачи подписывается уполномоченными представителями эмитента и регистратора.

Осуществлять прием-передачу документов и информации системы ведения реестра и подписывать акт приема-передачи вправе либо единоличные исполнительные органы сторон, либо представители, действующие на основании доверенностей, оригиналы или заверенные копии которых стороны передают друг другу.

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПЕРЕДАЧЕ:

Анкета эмитента (по форме регистратора).

Подпись единоличного исполнительного органа эмитента на анкете должна быть проставлена в присутствии уполномоченного сотрудника регистратора, либо должна быть удостоверена нотариально, либо регистратору с анкетой предоставляется нотариально удостоверенная карточка с образцом подписи единоличного исполнительного органа эмитента.

Решения о выпуске ценных бумаг эмитента со всеми внесенными в такие решения изменениями.

/ или копии, заверенные регистрирующим органом

/ или копии, заверенные эмитентом.

Отчеты или уведомления об итогах всех выпусков ценных бумаг.

Подлинники или копии, заверенные регистрирующим органом или удостоверенные нотариально.

Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц для эмитентов, зарегистрированных до 1 июля 2002 года.

Копии, удостоверенные нотариально.

Протокол (или выписка из протокола) заседания (собрания) уполномоченного органа эмитента, содержащий решение о назначении действующего единоличного исполнительного органа эмитента.

Копия, заверенная эмитентом.

Сведения (документы) о финансовом положении эмитента

(заверенная эмитентом копия годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (бухгалтерский баланс, отчет о финансовом результате), и (или) копии годовой (либо квартальной) налоговой декларации с отметками налогового органа об их принятии или без такой отметки с приложением либо копии квитанции об отправке заказного письма с описью вложения (при направлении по почте), либо копии подтверждения отправки на бумажных носителях (при передаче в электронном виде).

– справка об исполнении налогоплательщиком (плательщиком сборов, налоговым агентом) обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов, выданная налоговым органом;

– и (или) сведения об отсутствии в отношении юридического лица производства по делу о несостоятельности (банкротстве), вступивших в силу решений судебных органов о признании его несостоятельным (банкротом), проведения процедур ликвидации по состоянию на дату представления документов в Регистратор;

– и (или) сведения об отсутствии фактов неисполнения юридическим лицом своих денежных обязательств по причине отсутствия денежных средств на банковских счетах;

– или иной документ*.

Список лиц, имеющих право подписывать от имени эмитента и предоставлять регистратору запросы на получение информации из реестра, а также получать от регистратора соответствующую информацию (по форме регистратора).

Список должен содержать сведения о реквизитах документа, удостоверяющего личность таких лиц, и образцы подписи таких лиц.

Список должен быть заверен подписью единоличного исполнительного органа и печатью эмитента.

Список включает сведения, позволяющие идентифицировать зарегистрированных лиц, сведения о ценных бумагах на указанных счетах и их количестве, об обременениях ценных бумаг, ограничениях распоряжения ценными бумагами.

Список составляется на дату подписания акта приема-передачи реестра.

Список передается в форме электронного документа и на бумажном носителе, скрепленный подписью уполномоченного лица и печатью эмитента.

Регистрационный журнал за время самостоятельного ведения реестра.

Журнал должен быть передан в виде электронного документа, а также на бумажном носителе, скрепленном подписью уполномоченного лица и печатью эмитента.

Журнал составляется на дату подписания акта приема-передачи документов реестра.

Анкеты зарегистрированных лиц, залогодержателей (при наличии) со всеми имеющимися документами, которые были представлены при открытии и/или изменении информации лицевых счетов.

Сведения об обременении ценных бумаг обязательствами с приложением документов, являющихся основанием для фиксации обременения ценных бумаг или основанием для фиксации ограничения распоряжения ценными бумагами, включая сведения об условиях залога, ареста ценных бумаг, действующие на момент передачи реестра.

Сведения предоставляются на бумажном носителе, заверенные подписью единоличного исполнительного органа и печатью эмитента.

Документы – основания предоставляются в оригиналах или заверенных копиях.

Копии документов, содержащих сведения о размере долей участников долевой собственности, являющихся зарегистрированными лицами на дату составления реестра при его передаче.

Читайте также  Какие документы заменяет УПД

Копии документов, заверенные эмитентом.

В том случае, если передача вышеуказанных документов осуществляется не единоличным исполнительным органом эмитента, то уполномоченное лицо обязано представить доверенность от общества на передачу реестра (форма прилагается). Также рекомендуем Вам, представить доверенность от общества на уполномоченное лицо по подаче документов от эмитента к регистратору в дальнейшем (форма прилагается).

Регистратор приступает к ведению реестра владельцев ценных бумаг акционерного общества (эмитента) на следующий рабочий день после подписания акта приема-передачи документов, связанных с ведением реестра.

* Некредитная финансовая организация в правилах внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ самостоятельно определяет количество и виды документов из числа указанных в настоящем подпункте, которые используются некредитной финансовой организацией в целях определения финансового положения клиента. (“Положение об идентификации некредитными финансовыми организациями клиентов, представителей клиента, выгодоприобретателей, бенефициарных владельцев в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма” (утв. Банком России 12.12.2014 N 444-П) (в ред. Указания Банка России от 18.08.2016 N 4105-У).

Предстоящие семинары

25.02.2021 состоится семинар для АО и ООО по теме: «Новое в законодательстве об АО (ООО) и рынке ценных бумаг: цифровые финансовые активы и ведении реестра акций оператором информационной системы (оператором обмена цифровых финансовых активов), обязательный аудит, внутренний аудит ПАО; новеллы в выплате дивидендов, проведении сложных реорганизаций, в выходе участника из ООО, тенденции (рекомендации) по внесению изменений в устав АО (ООО), «потерянные акционеры» в АО. Наследование акций (долей) в АО (ООО). ГОСА (ООСУ) в 2021 г., дистанционные технологии; новое в вопросах включения в реестр МСП; особенности удостоверения регистратором решений единственного акционера; новые формы ФНС России, практические рекомендации регистратора по их заполнению».

Юридические новости

  • 25.01.2021
АКТУАЛИЗАЦИЯ ДАННЫХ В ЕГРЮЛ
ВСТУПИЛ В СИЛУ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН, ОПРЕДЕЛЯЮЩИЙ НА 2020 ГОД ОСОБЕННОСТИ ПРОВЕДЕНИЯ КОРПОРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР (ИЗМЕНЕНИЯ В 115-ФЗ ОТ 07.04.2020).
К СВЕДЕНИЮ ЭМИТЕНТОВ ЭМИССИОННЫХ ЦЕННЫХ БУМАГ
Вступил в силу закон, который изменяет сроки проведения годовых собраний акционеров в 2020 году и раскрытия консолидированной финансовой отчетности за 2019 год, а также вносит изменения в части выполнения требований законодательства для случаев снижения СЧА общества ниже размера уставного капитала и устанавливает особенности некоторых корпоративных процедур применительно к 2020 году.
Новое положение о раскрытии информации эмитентами. Банк России разработал проект.

Почему Северо-Западный филиал АО «Новый регистратор»?

Задать вопрос онлайн:

Северо-Западный филиал АО «Новый регистратор»

Место нахождения: г. Санкт-Петербург

Почтовый адрес:197101, Санкт-Петербург,

ул. Большая Монетная, д. 16, корп. 30, лит. А

Часы приема документов: c 10:00 до 14:00

Часы выдачи документов: c 10:00 до 17:00

Перерыв на обед: с 14:00 до 15:00

E-mail: spr@newreg.ru

Сайт: spr.newreg.ru

Справки по тел. (812) 336-51-06

Реестр документов – порядок применения и правила оформления

В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.

На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса

Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

  • Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
  • Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.

Назначение

В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.

Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).

Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.

Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.

Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).

Образец оформления реестра документов

Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

  • хранение документации;
  • учет;
  • передача либо выдача третьему лицу по требованию.

Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра

Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

  1. Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
  2. На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
  3. На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.

Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.

В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

Правила оформления и составления

Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами:

  • электронным;
  • рукописным.

В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.

Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.

Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.

В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).

Правила ведения

Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:

  • проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
  • присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
  • внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.

Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:

  • если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
  • при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.

Кроме того важно помнить о таких моментах, как:

  • лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
  • вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
  • необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.

Содержание и структура

Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.

Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.

В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:

  • содержание. Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
  • регистрационный номер. Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою производительность труда;
  • дата занесения в реестр. Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.
Читайте также  Какие документы нужны для открытия шиномонтажа

Особенности составления и содержания реестра для передачи документов

Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи. Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.

Единственное, что необходимо знать при формировании акта передачи документации, так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.

Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.

Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.

Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.

Преимущества использования

На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.

В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.

Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.

На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.

Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.

Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям. Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:

Как правильно составить опись передаваемых документов

Опись документов — это список, сопровождающий любую передачу документации: как внутри организации, так и за ее пределы. Именно она позволяет отслеживать движение документации, организовывать делопроизводство и контролировать ее местонахождение.

  • Что означает код ошибки 508 в больничном листе
  • Можно ли изменить дату рождения в паспорте
  • Может ли налоговая аннулировать декларацию НДС
  • Учет убытков прошлых лет, выявленных в отчетном периоде
  • Минтруд разработал новые формы кадровых документов для госслужбы

Основное назначение

Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:

  • отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;
  • оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.

Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь. Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм.

Передаточная опись, образец 2020

Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:

  • наименование организации, откуда исходит документация;
  • наименование организации, куда передается пакет;
  • дата составления перечня;
  • порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
  • общее количество листов для передачи;
  • Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.

Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон.

Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой.

Основные разновидности

Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон. В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:

  • к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;
  • к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.

В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:

  • бухгалтерская отчетность;
  • кадровые бумаги;
  • уставная документация.

Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации.

Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно.

Как правильно составить перечень бумаг для внутренней передачи

Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании. Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:

  • порядковый номер бумаги;
  • индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
  • дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
  • заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
  • номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
  • примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
  • итоговое количество листов в передаваемом деле;
  • дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.

Можно использовать следующий бланк и образец описи передачи документов:

Сдаточный перечень документации

Это особый вид сопроводительной документации, составляемый в связи с передачей дела на хранение в архив. В таких перечнях присутствуют дополнительные графы:

  • крайние даты — необходимо указать, до какой даты бумагу надлежит хранить. Дата определяется в соответствии с нормой архивного хранения, как правило, она составляет пять лет;
  • срок хранения.

Рекомендуем скачать образец описи передаваемых документов и заполнять его по шаблону.

Опись дел постоянного хранения

Такой список фиксирует передачу бумаг в архив бессрочно, то есть они не будут уничтожены после истечения нормативного срока хранения. Перечень уникален тем, что в нем нет графы «Срок хранения». Кроме того, к таким спискам нередко составляются предваряющие их пояснительные записки с описанием организации, основных направлений ее деятельности и бумаг, вошедших в описываемое дело.

Правила работы архивов организаций

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Споры о передаче документов

1. Споры о передаче документов

1.1. Акт приёма-передачи документа, подписанный обеими сторонами без разногласий, не может автоматически подтверждать, что переданный документ был надлежащим образом оформлен.

Определение СК ЭС ВС РФ от 05.10.2017 № 309-ЭС17-6308:

«Суды ошибочно отождествили доказательства передачи обществу «Аверс» документа, поименованного векселем, со свидетельствами действительности вексельного обязательства (соблюдения требований к форме и реквизитам) и свидетельствами наличия у общества «КОМП» прав из векселя (проставления на векселе непрерывного ряда индоссаментов), а также передачи этих прав обществу «Аверс» в установленном законодательством порядке.

Факт передачи документа, действительно, допустимо подтверждать соответствующим актом. Однако наличие такого акта само по себе не указывает ни на отсутствие у переданного векселя дефекта формы, ни на наличие непрерывного ряда передаточных надписей. В качестве средства доказывания в этой части могла быть использована копия векселя, воспроизводящая оригинал с индоссаментами и другими отметками, содержащимися на документе».

Определение СК ЭС ВС РФ от 23.11.2017 № 305-ЭС17-10308:

«В подтверждение требования продавец представил только договор, реестр передачи векселей, а также сослался на факт дальнейшего использования векселя должником в своей коммерческой деятельности.

Вместе с тем названные доказательства не могли подтвердить факт надлежащего исполнения продавцом своей обязанности, за исключением передачи владения (вручения) самой бумагой. В частности, по названным документам в принципе невозможно установить, соответствовал ли вексель законодательным требованиям к форме и наличию реквизитов, кто являлся законным (по непрерывному и последовательному ряду индоссаментов) векселедержателем на момент заключения договора, а также была ли совершена продавцом передаточная надпись на векселе».

1.2. Акт приёма-передачи документов, оформленный «как есть», без указания детального перечня документов, не является доказательством передачи всех действительно необходимых документов — Определение СК ЭС ВС РФ от 17.10.2017 № 302-ЭС17-9244:

«Не принимая во внимание наличие исполнительного производства по изъятию документации должника у Меркулова А.В. и не опровергая вывод суда первой инстанции об отсутствии в акте от 16.12.2013 сведений о запрашиваемых документах, а ограничившись лишь ссылкой на отсутствие каких-либо оговорок при приемке документов, суд апелляционной инстанции, тем не менее, признал данный акт допустимым доказательством, подтверждающим передачу ответчиком всей документации должника конкурсному управляющему.

По мнению судебной коллегии, само по себе отсутствие оговорок не означает надлежащее исполнение указанной обязанности, поскольку, принимая документы, конкурсный управляющий по общему правилу не должен обладать информацией о том, что переданные документы позволяют проведение соответствующих процедур, в том числе информацией об их комплектности и полноте содержания. Лишь проанализировав полученные документы, конкурсный управляющий имеет возможность определить, все ли необходимые документы переданы. Тем более, что ответчиком опись документов не составлялась, а копии первичных документов, как указывает истец, были получены им от иных лиц».

1.3. Для понуждения к передаче документов достаточно указать, что документы переданы не были, бремя доказывания передачи документов возлагается на ответчика — Определение СК ЭС ВС РФ от 19.12.2017 № 305-ЭС17-13674:

Читайте также  Как подать документы на банкротство физического лица

«Основанием же для отказа в удовлетворении такого ходатайства может служить факт передачи документов и материальных ценностей.

Обращаясь в суд с соответствующим ходатайством, конкурсный управляющий Блинкова О.Л. указала, что бывшим руководителем должника Вайнберг Аллен А.Л. надлежащим образом не исполнена обязанность по передаче бухгалтерской и иной документации должника, печатей, штампов и иных материальных ценностей. При этом ответчиком доказательств исполнения указанной обязанности не представлено.

В нарушение требований части 2 статьи 9 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации суды неправомерно переложили на конкурсного управляющего негативные последствия несовершения контролирующим лицом процессуальных действий по представлению доказательств».

1.4. При истребовании документов, изготовление которых находится в пределах компетенции и возможностей обязанного лица, фактическое отсутствие документов не освобождает от обязанности по их изготовлению и передаче – Определение СК ЭС ВС РФ от 09.04.2021 по делу № 307-ЭС20-19764:

«По общему правилу, именно на ответчике как на предыдущей управляющей организации, лежит бремя доказывания объективной невозможности исполнения законодательно установленной обязанности по передаче испрашиваемых истцом документов, технических средств и оборудования, в том числе по причине их фактического отсутствия.

Однако, освобождая общество «Эгида-Строй-Инвест» от установленной законом обязанности, суды не учли вышеуказанные нормы права, оставив без внимания доводы истца об обязанности управляющей организации привести за период управления МКД документацию, технические средства и оборудование в соответствие с требованиями действующего законодательства».

2. Взыскание судебной неустойки (астрента) за неисполнение обязанности по предоставлению доказательств (передаче документов)

2.1. Право на взыскание неустойки за непередачу документов:

  • правовая основа — 308.3 ГК РФ;
  • Определение СК ЭС ВС РФ от 11.07.2017 № 307-ЭС16-21419 применило это общее правило в споре об истребовании документов в рамках процедуры банкротства;
  • соответственно, применимы все разъяснения, касающиеся общих положений применения этой неустойки, в т.ч. и то, что суд не вправе отказать в присуждении судебной неустойки в случае удовлетворения иска о понуждении к исполнению обязательства в натуре ( п. 31 Постановления Пленума ВС РФ от 24.03.2016 № 7), и что в результате присуждения судебной неустойки исполнение судебного акта должно оказаться для ответчика явно более выгодным, чем его неисполнение ( п. 32 Постановления Пленума ВС РФ от 24.03.2016 № 7).

2.2. Судебная практика ориентируется на следующие размеры астрента:

№ п/п

Реквизиты постановления

Взысканная сумма

Постановление АС ЗСО от 28.01.2019 по делу № А81-491/2017

7,2 тыс.руб. в день

Постановление АС МО от 19.12.2018 по делу № А40-55962/2017

10 тыс.руб. в день

Постановление АС МО от 06.09.2018 по делу № А40-122605/2017

50 тыс. руб. за первую неделю неисполнения,

100 тыс.руб. за вторую неделю неисполнения,

150 тыс.руб. за третью неделю и так далее из расчета, что каждая последующая неделя неисполнения подлежит оплате неустойкой путем увеличения неустойки за предыдущую неделю неисполнения судебного акта на 50 тыс.руб. до даты фактического исполнения судебного акта

Постановление АС ПО от 07.02.2019 по делу № А12-34248/2014

5 тыс.руб. в день

Постановление АС СКО от 24.05.2019 по делу № А53-25263/2017

500 руб. за первую неделю неисполнения,

1 тыс.руб. за вторую неделю неисполнения,

2 тыс.рублей за третью неделю неисполнения,

3 тыс.рублей за четвертую неделю неисполнения,

5 тыс.рублей, начиная с пятой недели неисполнения за полную неделю просрочки исполнения

Постановление АС УО от 15.01.2019 по делу № А60-12782/2016

5 тыс.руб. в день

Постановление АС УО от 05.12.2018 по делу № А60-27961/2017

5 тыс.руб. в день

Постановление АС УО от 26.12.2018 по делу № А76-21123/2017

5 тыс.руб. за первую неделю просрочки исполнения;

8 тыс.руб. за вторую неделю просрочки исполнения;

11 тыс.руб. за третью неделю просрочки исполнения и т.д.; начиная с четвертой недели просрочки исполнения решения суда, за каждую последующую неделю размер подлежит увеличению на 3 тыс.руб

Постановление АС УО от 23.05.2017 по делу № А60-5615/2016

Единомоментно 4,47 млн.руб. с продолжением начисления неустойки в размере 30 тыс. руб. в день

Постановление АС УО от 02.07.2018 по делу № А60-49820/2015

10 тыс. руб. в день

2.3. В случае, если размер астрента недостаточно мотивирует обязанное лицо, и необходимые сведения и документы предоставлены не будут, в соответствии со ст. 324 АПК РФ возможно изменение способа исполнения судебного акта — с исполнения обязательства в натуре на взыскание денежной суммы. На размер субсидиарной ответственности виновных лиц присуждение этих сумм влиять не должно, т.к. имеет другую природу.

Определение СК ЭС ВС РФ 15.04.2015 № 304-ЭС14-6750:

«Поскольку нет доказательств того, что исполнить судебный акт невозможно по независящим от должника обстоятельствами, у суда первой инстанции имелись основания изменить способ и порядок исполнения судебного решения: взыскать стоимость того количества товара, которое ответчик обязан был передать.

Определяя стоимость товара, суд первой инстанции справедливо исходил из представленных взыскателем доказательств его рыночной цены. Должник не привел доказательств, которые опровергали бы предъявленные истцом доказательства и свидетельствовали об иной цене».

Постановление Президиума ВАС РФ от 04.03.1997 № 5205/94:

«При отсутствии у должника возможности исполнить обязанность по возврату имущества в натуре взыскатель вправе требовать взыскания стоимости имущества, рассчитанной исходя из цены, которая действует на момент предъявления требования о замене способа исполнения решения».

Постановление АС Уральского округа от 25.11.2014 по делу № А76-8675/2009:

«С учетом изложенного, а также приняв во внимание, что замена неденежного обязательства денежным не изменяет сущности иска по настоящему спору и направлена на защиту нарушенных прав истца, суды обоснованно удовлетворили требование общества об изменении способа и порядка исполнения судебного акта путем взыскания с предпринимателя стоимости имущества, возврат которого в натуре невозможен».

3. Уничтожение или иное избавление от документов до завершения кокурсного производства является неправомерным действием арбитражного управляющего

Определение СК ЭС ВС РФ от 25.11.2019 № 305-ЭС19-15519:

«В обязанности конкурсного управляющего должником входит организация упорядочения архивных документов последнего, самостоятельное хранение документации или передача на хранение в архив (пункт 2 статьи 129 Закона о банкротстве, часть 3 статьи 6, части 1, 10 статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», пункт 1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»).

Судебная практика исходит из того, что и в случае ликвидации юридического лица, в том числе в результате банкротства, его документы не подлежат уничтожению безусловно, даже по причине истечения сроков их хранения (определение Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда Российской Федерации от 02.02.2016 № 302-ЭС15-14349).

К подобной обязанности косвенно отсылают и положения пункта 5 статьи 61.14 Закона о банкротстве, устанавливающие предельно допустимый срок обращения в суд с заявлением о привлечении к ответственности по основаниям, предусмотренным главой III.2 Закона о банкротстве.

Таким образом, нормы действующего законодательства не содержат положений о том, что документация должника, потенциально относящаяся к числу доказательств по делу, может быть уничтожена конкурсным управляющим по своему усмотрению до завершения конкурсного производства, даже в отсутствие возражений конкурсных кредиторов, и тем более при наличии в суде не рассмотренного заявления о привлечении контролирующих должника лиц к субсидиарной ответственности по обязательствам должника, что указывает на преждевременность выводов судов о необоснованности жалобы, в связи с чем принятые по обособленному спору судебные акты на основании пункта 1 статьи 291.11 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации подлежат отмене с направлением обособленного спора в Арбитражный суд города Москвы на новое рассмотрение для установления обстоятельств, имеющих существенное значение для правильного рассмотрения спора».