Как оформить пересортицу документами

Понятие пересортицы при инвентаризации

Инвентаризация – ответственный и серьезный процесс для предпринимателей, связанных с розничной торговлей. Практически каждый бизнесмен, занимающийся продажей товаров широкого ассортимента, сталкивался в своей работе с пересортицей.

  • Что это за явление?
  • Почему оно может возникать?
  • Как минимизировать ее появление?
  • А если она все же выявлена, как правильно отразить пересортицу в бухгалтерских и налоговых учетных документах?

Все вопросы, касающиеся пересортицы, поможем прояснить в этом материале.

Пересортица – что это такое?

Термин «пересортица» пришел к нам из советского наследия – он имеет отношение к товарам одного наименования, но различного сорта.

Официально он упоминается в бухгалтерских документах, но налоговое законодательство не дает ему строгого определения.

Пересортицей называют результат инвентаризации, обнаруживший расхождение между товарами разных сортов, имеющих одно и то же наименование, причем недостача одного сорта товара перекрывается излишком другого сорта.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Понятие «наименование товара» также не отражено в нормативной базе, поэтому его можно трактовать по-разному. Министерством финансов рекомендуется пользоваться данными Общероссийского классификатора продукции.

Например, по данным инвентаризационной комиссии мебельного магазина, по документам в остатке должно было числиться 10 стульчиков «Антошка» и 8 «Маша и Медведь», а на деле оказалось 8 «Антошек» и 10 «Маш»: таким образом, фиксируется излишек 2 стульчиков «Антошка» и одновременная недостача 2 единиц «Маша и Медведь». Это значит, что некоторые проданные стулья «Антошка» оказались оприходованными как «Маша».

Официальное регламентирование пересортицы

Во времена Советского Союза понятие «пересортица» употреблялось достаточно широко, являясь общеупотребительным, поэтому современные законодатели не сочли нужным вносить дополнительные коррективы в его регламентирование. Существует всего несколько нормативных актов, затрагивающих это явление.

  1. Из нормативных документов, касающихся пересортицы, можно выделить Письмо Управления Федеральной Налоговой службы по г. Москва от 17 февраля 2010 г. № 16-15/016379 «Об учете в целях налогообложения прибыли остатков товара организацией, осуществляющей розничную торговлю», в котором дается официально действующее определение пересортицы, и перечисляются ее возможные причины.
  2. Порядок проведения сверки материальных ценностей, в результате которого, в частности, может быть выявлена пересортица, действует с 13 июля 1995 года – именно тогда вступил в действие Приказ Министерства финансов РФ № 49, введший в силу «Методические указания по инвентаризации».
  3. Бухгалтерское отражение пересорта товаров производится согласно п.28 Положения о бухучете, которое было утверждено Приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 № 34н.

Возможные причины пересортицы

Ситуация, когда по документам был проведен один сорт товаров вместо другого, может сложиться при различных обстоятельствах:

  • отсутствие или нарушение установленной процедуры приема, хранения и выдачи товара со склада;
  • проблемы с ведением документооборота;
  • недостаток внутреннего контроля динамики товаров;
  • непреднамеренная ошибка того или иного сотрудника (кладовщика, завхоза, грузчика, продавца и других лиц, имеющих доступ к товарам);
  • плохое выполнение материально ответственными лицами своих обязанностей (халатность или виновные действия).

Когда возможен взаимозачет?

Логика подсказывает, что при пересортице проще всего провести взаимозачет недостающих и излишних товаров. Но сделать это по закону (согласно Методическим указаниям) можно только при одновременном соблюдении ряда условий:

  • несоответствие между товарами разных сортов выявлено в один и тот же учетный период (во время общей инвентаризации);
  • ответственность и за недостачу, и за излишек возложена на одного человека;
  • несовпадение товаров тождественно в количественном значении (излишки перекрывают недостачу, и наоборот).

Например, если излишек груш «Бера» обнаружен на одном складе, а на другом зафиксирован недостаток груш «Дюшес», это нельзя признать пересортицей и провести взаимозачет, так как за разные склады ответственны разные люди. Так же нельзя взаимозачесть, к примеру, недостаток тюбиков зубной пасты и такой же избыток мыла – это товары разных наименований.

Как отразить в учете организации зачет недостачи материалов излишками по пересортице, выявленными при инвентаризации?

Что делать, если пересортица обнаружена и признана?

ВАЖНО! Рекомендации по документальному оформлению пересортицы от КонсультантПлюс доступны по ссылке

Алгоритм при обнаружении в результате инвентаризации пересорта товаров заключается в следующих последовательных действиях.

  1. Установление материально ответственного за данные товары лица. Сотруднику, материально отвечающему за участок, на котором была выявлена пересортица (например, кладовщику) нужно написать подробное объяснение для инвентаризационной комиссии. Оно составляется в форме объяснительной записки, в которой расписываются все данные, касающиеся несовпадающих товаров, указывается причина допущенного несоответствия (это может быть, к примеру, похожая упаковка), а также предложены меры по недопущению подобного в дальнейшем. Завершить текст может просьба о взаимозачете пересортицы.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если материально ответственное лицо будет признано виновным, то убытки должны быть возмещены за его счет путем внесения им денег в кассу организации.

  • Предложение о взаимозачете. Председатель инвентаризационной комиссии готовит документ, на основании которого пересорт может быть взаимозачтен. Этот документ адресуется руководителю организации. В нем содержатся сведения о результате учета товаров, подробные данные о пересортице, приводятся коды несовпадающих товаров по ОКП, цитируется объяснительная записка материально ответственного лица.
  • Издание приказа. Руководитель, в случае согласия с полученным предложением, оформляет соответствующий приказ главбуху о произведении зачета пересортицы товаров и дальнейших расчетов на основе уточненных данных. В приказе дублируется информация из текста предложения о наименовании и количестве перепутанных товаров.
  • Сличительные ведомости. Их оформляют сотрудники бухгалтерии (для них предусмотрена стандартная форма ИНВ-19). Один из 2 экземпляров предназначен для бухгалтерии, второй выдадут материально ответственному сотруднику. Заключение оформляется по сводной ведомости ИНВ-26, в которой указывается, происходит ли взаимозачет, списываются ли недостачи либо убытки относятся на виновное лицо.
  • ВАЖНО! Датой пересортицы, указанной во всех документах, будет не реальное число, когда произошла ошибка (его чаще всего невозможно установить точно), а день, когда она была обнаружена, то есть дата инвентаризации.

    Если это не пересортица?

    В случае, когда хотя бы одно условие из вышеперечисленных не соблюдается, нельзя совершить взаимозачет как пересорт товаров. Закон предписывает действовать по следующей схеме:

    • списать с баланса товары, которых недостает;
    • излишек товара оприходовать отдельно.

    Проводки по бухучету

    В бухгалтерских документах зачет пересорта товаров происходит по следующей схеме:

    • дебет 41 субсчет «Наименование излишнего товара», кредит 41 субсчет «Наименование товара с недостачей»: – сумма расхождения («Учтена недостача…»);
    • дебет 94, кредит 41 «Товар с недостачей» – сумма («Отражена разница в стоимости товаров, обнаруженных при пересортице»);
    • дебет 73, кредит 94 – сумма («Выявленная разница отнесена на виновное лицо»);
    • дебет 50, кредит 73 – сумма («Указанная сумма внесена в кассу виновником недостачи»).

    Акт пересортицы

    В качестве шаблона для составления этого документа можно использовать форму ИНВ-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88, которая предусматривает инвентаризационную опись по фактическому наличию товаров и по данным бухучета. 1 лист этой формы обязательно должен содержать такие сведения:

    • наименование организации (структурного подразделения);
    • коды ОКПО;
    • основание для назначения инвентаризации;
    • ее дата (начало и финал);
    • номер акта и число его подписания;
    • сведения о материальных ценностях, в отношении которых выявлено расхождение;
    • объяснительная от материально ответственного лица;
    • дата, когда были зафиксированы остатки товарных ценностей.

    2 и 3 лист формы заполняются по приведенной схеме.

    Данная форма не является утвержденной, а лишь рекомендованной, поэтому предприятию не возбраняется составлять акт по собственной схеме, утвержденной во внутренних документах.

    Образец акта пересортицы

    АКТ № 12-11 от «14» марта 2016 г.
    о зачете пересортицы товара

    «Утверждаю»
    Генеральный директор ООО «Фрукталино»
    Генералов П.И.

    Акт о зачете пересортицы у кладовщика склада № 3 Разводновской Р.Е.

    г. Рязань 14.03.2017

    Председатель постоянно действующей комиссии ООО «Фрукталино» Тарантасов В.П., рассмотрев материалы инвентаризации, проведенной в соответствии с приказом № 156 от 02.02.2017 г. у кладовщика склада №3, материально-ответственного лица Разводновской Р.Е. по состоянию на 14.03.2017 г. установил следующее.

    В ходе инвентаризации выявлена пересортица материальных ценностей, а именно:

    1. Недостача изюма «Киш-миш» (код ОКП 91 6444) в количестве 10 пакетов по 200 гр. по цене 650 рублей на общую сумму 6500 рублей;

    2. Излишки изюма «Сабза» (код ОКП 91 6444) в количестве 10 пакетов по 200 гр. по цене 650 рублей на общую сумму 6500 рублей.

    Из объяснений кладовщика склада № 3 материально ответственного лица Разводновской Р.Е. следует, что пересортица произошла по следующим причинам:

    1. Излишки товара «Изюм Сабза» в количестве 10 пакетов на сумму 6500 рублей и недостача товара «Изюм Киш-миш» в количестве 10 пакетов на сумму 6500 рублей возникли в результате хранения их на складе в соседних ячейках стеллажа и сходства по упаковке и размерам.
    2. Жалоб от участков на указанную пересортицу не поступало, так как товары «Изюм Сабза» и «Изюм Кишмиш» являются взаимозаменяемыми.
    3. Замечаний службы качества не поступало.

    Читайте также  Какие документы нужны для открытия ломбарда

    В ходе проверки доводов материально-ответственного лица Разводновской Р.Е., а также материалов инвентаризации, причины возникновения пересортицы подтвердились. В справке инженера-технолога Галчевского К.М. подтверждено, что недостающие товары «Изюм Киш-миш в пакетах» и излишки товаров «Изюм Сабза в пакетах» являются взаимозаменяемыми, о чем внесены дополнения в соответствующую документацию. Из заключения инженера-технолога Галчевского К.М. следует, что товар «Изюм Киш-миш» и товар «Изюм Сабза» имеют одинаковый код Общероссийского классификатора продукции (ОКП), а именно 91 6444.

    Исходя из вышеизложенного и учитывая, что материально-ответственным лицом Разводновской Р.Е. приняты меры по недопущению подобных фактов в дальнейшем, считаю целесообразным зачесть в установленном порядке указанную пересортицу:

    • недостача товара «Изюм Киш-миш в пакетах» (код ОКП 91 6444) в количестве 10 пакетов по цене 650 рублей на общую сумму 6500 рублей;
    • излишки товара «Изюм Сабза» (код ОКП 91 6444) в количестве 10 пакетов по цене 650 рублей на общую сумму 6500 рублей.

    Начальнику складского хозяйства Недбайлюку В.В. разработать контрольные мероприятия по сохранности материальных ценностей.

    Председатель постоянно действующей комиссии

    ООО «Фрукталино» /Тарантасов/ Тарантасов В.П.

    Как оформить пересортицу документами

    Дата публикации 01.01.2021

    В результате инвентаризации в организации выявлена пересортица товаров (в излишке товар одного цвета, в недостаче точно такой же товар другого цвета). Можно ли провести взаимный зачет недостачи и излишка по этому товару без включения в доходы суммы излишка, а в расходы суммы недостачи? Как это отразить в бухгалтерском и налоговом учете? Нужно ли восстанавливать НДС при взаимозачете товаров по пересортице?

    Бухгалтерский учет

    Взаимный зачет недостач и излишков товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в результате пересортицы может производиться по решению руководителя организации только за один и тот же проверяемый период у одного и того же проверяемого лица в отношении одного и того же наименования и в тождественных количествах (п. 5.3 Методических указаний по по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).

    Материально ответственные лица представляют подробные объяснения о допущенной пересортице инвентаризационной комиссии, предложения о взаимном зачете излишков и недостач представляются на рассмотрение руководителю организации, который уже и принимает окончательное решение о зачете (п. 5.3, п. 5.4 Методических указаний № 49).

    В бухгалтерском учете расхождения между фактическим наличием ТМЦ и данными бухгалтерского учета с учетом пересортицы отражаются в следующем порядке (п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н; п. 5.1, п. 5.3 Методических указаний № 49).

    • Производится зачет выявленной пересортицы, если руководитель организации принял такое решение. Если стоимость ТМЦ в недостаче больше, чем стоимость ТМЦ в излишке, то разница в стоимости относится на виновных лиц либо (если они не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков) на уменьшение финансового результата организации. Если стоимость ТМЦ в излишке больше, чем стоимость ТМЦ в недостаче, то разница в стоимости увеличивает финансовый результат организации.
    • После зачета пересортицы:
        • оставшаяся недостача ТМЦ:
        • в пределах норм естественной убыли списывается на издержки производства или обращения (включается в расходы);
        • сверх норм естественной убыли относится на виновных лиц либо (если они не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков) на уменьшение финансового результата организации.
      • оставшийся излишек ТМЦ приходуется по рыночной стоимости, увеличивая финансовый результат организации.

    Проводки по учету пересортицы:

    • Дт 41 (номенклатурная позиция, по которой выявлен излишек) Кт 41 (номенклатурная позиция, по которой выявлена недостача) – зачтены излишки в счет недостачи по товарам (материалам) того же наименования;
    • Дт 94 Кт 41 (номенклатурная позиция, по которой выявлена недостача) – отражена стоимость товаров (материалов) в недостаче сверх зачтенной по пересортице суммы;
    • Дт 73.2 (76.2) Кт 94 – сумма недостачи, признанная виновным лицом или присужденная судом к взысканию отнесена на виновное лицо;
    • Дт 91.02 Кт 94 – сумма недостачи отнесена на прочие расходы (если виновные не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков);
    • Дт 41 (номенклатурная позиция, по которой выявлен излишек) Кт 91.01 – стоимость товаров (материалов) в излишке сверх зачтенной по пересортице суммы учтена в прочих доходах.

    Налоговый учет

    Возможность взаимного зачета излишков и недостач (пересортица) главой 25 НК РФ не предусмотрена (письмо Минфина России от 23.05.2016 № 03-03-06/1/29309). Поэтому выявленная в результате инвентаризации пересортица будет отражаться в полной сумме в качестве излишков и недостач материальных ценностей.

    Стоимость излишков ТМЦ, выявленных в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом организации в том отчетном периоде, в котором они выявлены (п. 20 ст. 250, п. 1 ст. 271 НК РФ). Внереализационные доходы, полученные в натуральной форме, учитываются при определении налоговой базы с учетом положений ст. 105.3 НК РФ, то есть по рыночной цене (п. 5 ст. 274 НК РФ).

    Недостачи, выявленные при инвентаризации имущества, для целей исчисления налога на прибыль учитываются:

    • если виновное лицо установлено – во внереализационных расходах на дату признания суммы ущерба виновным лицом или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба с одновременным включением этой же суммы во внереализационные доходы (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ);
    • если виновное лицо не установлено – во внереализационных расходах на дату документа уполномоченного государственного органа, подтверждающего, что виновные лица не установлены (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ), или не учитываться в расходах, если этого документа нет.

    НДС при выявленной недостаче имущества восстанавливать не нужно. Подробнее об этом здесь.

    Начисление НДС с суммы компенсации ущерба виновным лицом денежными средствами также не производится (п. 10 письма Минфина России от 07.10.2008 № 03-03-06/4/67).

    Что такое пересортица и как ее учитывать?

    Как правило, пересортица свидетельствует о том, что учет товаров в компании велся ненадлежащим образом. Тем не менее, это явление нужно учитывать. В бухучете есть возможность провести зачет излишков и недостач при соблюдении некоторых условий. В налоговом учете ни о каком зачете речи быть не может ни при каких обстоятельствах. Будем разбираться.

    Пересортица в бухучете

    Под пересортицей принято считать появление в результате инвентаризации излишков и недостач ТМЦ одного наименования и в равных количествах.

    Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

    В бухучете провести взаимный зачет таких излишков и недостач разрешается, но только:

    • за один и тот же проверяемый период;
    • у одного и того же проверяемого лица;
    • по запасам одного и того же наименования;
    • при равном количестве недостачи и излишка.

    Такой случай скорее можно назвать исключительным, чем общим. Ответственное лицо пишет объяснение, директор принимает решение о зачете, и только затем бухгалтер сделает проводку:

    • Дебет 41 (товар А1) Кредит 41 (Товар А2)
      • отражена пересортица.

    Когда выявлены излишки и недостачи по товарам разных видов и в неравных количествах, зачет по ним запрещен. В этом случае отражают выявленные излишки и недостачи по отдельности.

    • излишек приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и списывается на финансовые результаты;
    • недостача имущества (и его порча в пределах норм естественной убыли) относятся на расходы, сверх норм — за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены, то убыток списывается на финансовые результаты.

    В учете будут сделаны записи:

    • Дебет 41 Кредит 91
      • учтена в доходах рыночная стоимость выявленных излишков ТМЦ, выявленных в ходе инвентаризации;
    • Дебет 94 Кредит 41
      • отражена недостача ТМЦ, выявленная в ходе инвентаризации;
    • Дебет 20 (26, 44) Кредит 94
      • списана недостача в пределах норм естественной убыли;
    • Дебет 91 Кредит 94
      • списана недостача (или недостача сверх норм естественной убыли) при отсутствии виновных лиц.

    Пересортица в налоговом учете

    В налоговом учете зачет не предусмотрен. Пересортицу всегда нужно отражать развернуто, то есть на полную сумму недостач и излишков, выявленных в результате инвентаризации.

    Читайте также  Как правильно составить сопроводительное письмо к документам

    Таким образом, в налоговом учете пересортица рассматривается как две самостоятельные операции: оприходование одних товаров и списание других.

    Стоимость излишков товаров отражается во внереализационных доходах (п. 20 ст. 250 НК РФ). Недостача (при отсутствии виновных лиц) учитывается во внереализационных расходах (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).

    Документы по пересортице

    Выявление пересортицы товаров оформляют чаще всего унифицированными формами:

    • инвентаризационная опись ТМЦ по форме № ИНВ-3;
    • ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26;
    • сдать билеты;
    • утвердисличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ по форме № ИНВ-19.ть авансовый отчет;

    Можно использовать и самостоятельно разработанные формы, если в них имеются все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

    Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

    Кроме того, нужны будут такие документы:

    • письменные объяснения материально-ответственного лица о причинах пересортицы;
    • письменные выводы инвентаризационной комиссии о причинах недостачи товаров, и причинах, по которым выявленные недостачи не отнесены на виновных лиц;
    • приказ директора об утверждении результатов инвентаризации и проведении зачета недостач излишками;
    • документ от уполномоченного органа власти об отсутствии виновных в недостаче лиц (см., например, свежее письмо Минфина от 27 апреля 2020 г. № 03-03-07/34451).

    Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

    ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

    Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
    Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
    Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.

    Выбор читателей

    Поправки в ТК РФ: новые основания для отстранения от работы

    Заполняем 6-НДФЛ за I полугодие 2021 года

    Заполняем 4-ФСС за 2 квартал 2021 года: подсказки для бухгалтера

    Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

    *Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

    Пересортица при инвентаризации

    Если вы торгуете в розницу, то наверняка знакомы с таким явлением как пересортица. Хотя бы гипотетически. Обнаруживается пересортица при инвентаризации. Вдруг выясняется, что фактический остаток товара не совпадает с расчетным, причем, излишек одного сорта, а недостача — другого сорта одного и того же товара. Розовых мягких игрушек больше, чем проходит по документам, а рыжих — меньше. Ванильного мыла слишком много, а лавандового не досчитались. По чеку пробиты яблоки сорта Голден, а не хватает Гренни.

    В каком случае это можно признать пересортицей? А в каком — нет? Как оформить пересортицу при инвентаризации документально? Как ее правильно отразить в учете? Почему пересортица вообще случается и как снизить ее вероятность? На эти вопросы мы ответили в нашей статье.

    Как происходит пересортица и в каком случае возможен взаимозачет

    Итак, у вас проводится инвентаризация. О том, каков порядок этой непростой процедуры, вы можете прочитать здесь. Пересчитав весь товар и сличив его с документами, инвентаризационная комиссия обнаруживает излишек и недостачу определенных товаров.

    Произойти такое может по разным причинам. Например, кладовщик перепутал товары — отгрузил в торговый зал одни, а в документах отразил другие. Или уже в самом магазине сотрудники ошиблись с ценниками и штрихкодами. В итоге в чеке будет фигурировать не тот товар, который фактически забрал покупатель.

    Можно ли результаты инвентаризации в вашем случае признать пересортицей и зачесть недостачу излишками? Проверяем.

    Как говорится в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина, взаимный зачет излишков и недостач возможен при выполнении следующих условий:

    • излишек и недостача товара обнаружены в один и тот же проверяемый период;
    • ответственен за это один человек;
    • излишки и недостачи обнаружены у товаров одного и того же наименования и в тождественных количествах.

    То есть, если излишек рыжих игрушек был обнаружен на складе №1, а недостача розовых — на складе №2, которым заведует другой кладовщик, то это — не пересортица на складе, и взаимного зачета быть не может. Если обнаружен излишек и недостача разных товаров, а не одного товара разного сорта, то взаимозачет также невозможен.

    Тут еще может возникнуть вопрос, что считать наименованием продукции. Законом это понятие не установлено, поэтому в некоторых случаях может быть не ясно, возможен ли зачет по пересортице. В Минфине рекомендовали использовать вместо наименования Общероссийский классификатор продукции.

    Что делать, если какое-либо условие, необходимое для зачета пересортицы, не выполнено? Излишек товаров в этом случае оприходуется отдельно, а недостающие товары списываются с баланса.

    Но представим, что условия соблюдены. Выявлена пересортица при инвентаризации. Что делать дальше?

    Объяснительная от материально ответственного лица

    Первым делом материально ответственному лицу,например, кладовщику, на участке которого была обнаружена пересортица при инвентаризации, необходимо предоставить комиссии подробное объяснение. Об этом говорится в тех же Методических указаниях, о которых уже шла речь выше. Как написать письмо о пересортице на складе? Фактически это объяснительная записка, которая адресуется председателю комиссии. В ней необходимо указать, каких именно товаров и в каком количестве оказалось в излишке, а каких — недостача, объяснить причину,например, схожесть упаковки, и рассказать, какие меры будут приняты, чтобы избежать подобных ошибок в дальнейшем. В этом же объяснении можно изложить просьбу зачесть ситуацию как пересортицу. Документ обязательно должен подписать материально ответственный сотрудник.

    Еще лучше понять, как написать объяснение при пересортице, вам поможет наш образец. Скачайте его и просто подставьте свои данные.

    Получите бланк бесплатно!

    Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

    • Скачать бланк счета-фактуры
    • Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

    Предложение о зачете пересортицы при инвентаризации

    Следующим шагом будет подготовка предложения о проведении зачета излишков и недостач в результате пересортицы — его еще называют заключением о зачете пересортицы.

    Предложение пишется от лица главы инвентаризационной комиссии и представляется на рассмотрение руководителю компании. В тексте необходимо указать информацию об инвентаризации, в результате которой была обнаружена пересортица, наименование и количество товаров, по которым зафиксированы недостача и излишки, их код по Общероссийскому классификатору продукции. В документе также приводится информация из объяснительной записки материально ответственного лица, и если это необходимо, данные из заключения технолога, подтверждающие взаимозаменяемость товаров и идентичность кода ОКП.

    Образец предложения (заключения) о зачете пересортицы вы можете скачать на нашем сайте.

    Получите бланк бесплатно!

    Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

    • Скачать бланк счета-фактуры
    • Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

    Приказ о зачете пересортицы: образец

    Если руководитель согласен с предложением комиссии, то он оформляет приказ о зачете пересортицы.

    В приказе указывается информация о прошедшей инвентаризации, о том, излишек и недостача какого товара была обнаружена, на какую сумму и в каких количествах, кратко обозначается причина случившегося, а также приводится информация о заключении специалиста-технолога, если оно есть. В соответствии со всем изложенным руководитель приказывает главному бухгалтеру зачесть пересортицу при инвентаризации и руководствоваться условиями взаимного зачета.

    Как сделать приказ на пересортицу? Можно ничего не придумывать, а воспользоваться бесплатными формами документов МоегоСклада.

    Вы можете скачать образец приказа о зачете пересортицы, а потом просто заменить данные на свои.

    Получите бланк бесплатно!

    Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

    • Скачать бланк счета-фактуры
    • Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

    На основании приказа результаты пересортицы фиксируются в сличительной ведомости по форме ИНВ-19. Эту ведомость оформляют сотрудники бухгалтерии в двух экземплярах. Один остается в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.

    Затем эти сведения указываются в ведомости ИНВ-26. Именно в ней отражается, как будут регулироваться возникшие расхождения — зачетом по пересортице, списанием или отнесением на виновных лиц.

    На какую дату признается пересортица?

    Как ответить на вопрос, на какую дату признается пересортица? Фактически очень трудно, а то и невозможно, определить, в какой именно момент произошла ошибка. Очевидно только, что случилось это между предпоследней и последней проверкой. Таким образом, логично будет признать и указать не дату пересортицы, а дату ее обнаружения, то есть день проведения инвентаризации. Это же число надо отразить в документах.

    Чем шире ассортимент и активнее продажи, тем больше вероятность того, что кладовщик неверно оприходует поставку или продавец отвесит покупателю не тот товар. Свести к минимуму ошибки можно в программе складского учета МойСклад. В нем вы сразу будете видеть недостачи и излишки и сможете легко контролировать работу сотрудников.

    Читайте также  Какие документы заполняются при ремонте ККМ

    Провести инвентаризацию с МоимСкладом можно прямо со смартфона: достаточно подключить терминал сбора данных. Нужно только просканировать штрихкоды товаров на складе: сервис автоматически проверит расхождения и выдаст готовую инвентаризационную опись. А пересортицу можно свести к минимуму: настройте автоматическую проверку комплектации заказов — и МойСклад будет сам проверять расхождения в заказах покупателей или поставщиков. Сверять можно не только количество продукции, но и коды маркировки на товарах с кодами в документах: очень удобно для тех, кто торгует обувью, одеждой, сигаретами. Вы избавитесь от ситуаций с неучтенными излишками и недостачами, а на складе и в документах всегда будет порядок.

    Пересортица товаров и порядок отражения ее результатов в учете

    Что делать, если общая стоимость разных сортов товаров, излишек и недостача которых были обнаружены, различается? Такое может произойти, например, из-за разницы в цене. Но это не является основанием, запрещающим зачесть пересортицу товаров. Необходимо знать порядок отражения ее результатов в учете.

    Другая причина — недостача товара оказалась больше, чем излишек или наоборот. Тогда часть продукции можно зачесть как пересортицу, а оставшуюся отразить в учете так, как сказано ниже.

    В том случае, если общая стоимость товаров, по которым обнаружена недостача, оказалась выше стоимости товаров в излишке, то есть, деньги вы потеряли, эту разницу должен возместить виновный сотрудник.

    Однако может так случиться, что виновника установить невозможно. Тогда разница рассматривается как недостача сверх норм естественной убыли и списывается на издержки. При этом ситуация для вас серьезно усложняется, поскольку факт отсутствия виновника необходимо подтвердить документально. Инвентаризационная комиссия должна будет подробно объяснить причины, почему разницу нельзя отнести на виновных сотрудников. При этом, подтверждение требуется не только от вашей компании, но и от уполномоченного органа государственной власти. Например, от органов предварительного следствия. Согласно Налоговому кодексу РФ (ст.265, п.2), в этом случае убытки могут быть приравнены к внереализационным расходам. Если же товары в излишке оказались дороже тех, по которым обнаружена недостача, то разница включается в прочие доходы.

    Добавим, что пересортица товаров и порядок отражения ее результатов различаются в бухгалтерском и налоговом учете. В последнем необходимо полностью отображать сумму выявленных во время инвентаризации недостач и излишков. Пересортица в налогообложении — это списание одних товаров и оприходование других.

    Недостача и излишки товара

    Справочная / Товары

    Недостача и излишки товара

    Инвентаризация

    Когда испортился товар, или откуда-то оказался лишний, или вы нутром чуете, что что-то не так, вы берете и пересчитываете остатки. Для небольшого бизнеса в простом виде это и есть инвентаризация. По-хорошему, ее нужно проводить регулярно и закрепить график внутренним документом. А внепланово проводить — по «тревожному звонку» интуиции. Чтобы инвентаризация принесла пользу, результаты нужно оформить документом — инвентаризационной ведомостью. Если обнаружили недостачу — есть, например, сличительная ведомость. Формы документов вы можете разработать свои. Главное, документы должны содержать информацию о том, соответствует или не соответствует фактически количество товара с данными в первичных документах. В дальнейшем такие ведомости будут являться подтверждением понесенных убытков.

    По итогам инвентаризации могут выявиться недостача товаров или излишек.

    Как оформить недостачу

    Официальные причины недостачи могут быть следующие:

    • издержки производства и обращения (при транспортировке, хранении товаров);
    • издержки за счет виновных лиц;
    • издержки, когда виновные не установлены, или в суде не удалось доказать их вину.

    В зависимости от причины вы будете по-разному списывать в расходы сумму убытка по недостаче.

    Издержки производства и обращения должны быть подтверждены первичными документами — различными актами выявленных недостач и порчи. Их вы можете разработать сами, или применять уже привычные торговые документы: ТОРГ-2 (расхождении при приемке товаров) , ТОРГ-6 (завес тары), ТОРГ-15 (порча, бой, лом), ТОРГ-16 (списание товаров), ТОРГ-20 (подработка, подсортировка, перетаривание товаров) и так далее.

    Расследование причин недостачи иногда приводит к «козлу отпущения» виновному сотруднику. Если сотрудник — материально ответственное лицо, с него можно взыскать возмещение ущерба. Ущерб считается на основе закупочной стоимости недостающего товара. Упущенная выгода в виде вашей наценки в расчет не идет. В любом случае, работник должен написать письменное объяснение причин недостачи. Дальше, если вы будете взыскивать с него возмещение, то оформите решение приказом. Это понадобится для списания в расходы или для разборок с сотрудником в суде.

    Если сотрудник не является материально ответственным лицом, или в суде вы не смогли доказать его вину, то ущерб на него вы не повесите. Порчу в этом случае можно будет возместить альтернативными способами (о них ниже).

    Если виновное лицо не установлено, то пропажу товара вы не сможете возместить или списать в расходы.

    Как учитывать недостачу в налогах

    Естественное желание предпринимателя, списать недостачу в налоговые расходы, приводит нас к закрытому перечню расходов в статье 346.16 НК РФ. Как таковая, недостача и порча товара в этом списке не поименована. Но.

    В пункте 5 статьи 346.16 есть статья Материальные расходы, к которым, помимо остальных затрат, другая статья НК (ст. 254) относит потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке товаров в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ.

    Что такое естественная убыль?

    Во время хранения масса товара может измениться по естественным причинам, например, в результате вымораживания, усушки, разлива и т п. или, например, во время транспортировки товар может быть поврежден по причине естественной ломкости. Такие потери товара считают естественной убылью, её сложно подтвердить документально, поэтому для определения величины потери законодательством установлены показатели.

    Нормы естественной убыли устанавливаются по каждой отрасли соответствующими министерствами. Например, нормы естественной убыли продовольственных товаров устанавливаются приказами Минпромторга, нормы медикаментов приказами Минздравсоцразвития. Более того, эти нормы разрабатываются с учетом условий хранения, транспортировки, климата и сезонности. Утверждаются они до сих пор, поэтому могут встречаться нормативы со времен СССР.

    Значения обычно устанавливаются в процентах от массы товара — их можно найти в справочных материалах или непосредственно в нормативно-правовых актах.

    Сумма естественной убыли рассчитывается путем умножения количества товара на его норму естественной убыли, а затем на стоимость единицы товара.

    Итак, в рамках этой самой естественной убыли вы сможете списать недостачу и порчу на налоговые расходы.

    Естественно, для налоговой у вас должен быть в наличии полный боекомплект:

    • инвентарные ведомости: форма ИНВ-19, ИНВ-26;
    • акты, подтверждающие недостачу;
    • объяснительная записка сотрудника и т д.

    Для организаций могут быть произведены расчеты естественной убыли, оформленные бухгалтерской справкой.

    А что делать, когда издержки превышают норму естественной убыли и/или были понесены за счет конкретного сотрудника?

    Иных условий, по которым можно отнести к расходам потерю товара, закрытый перечень не содержит, поэтому сразу можно сделать вывод: в налоге УСН можно учесть недостачу и порчу товара только в пределах установленных норм естественной убыли.

    Поступления от виновных лиц в качестве возмещения ущерба признается внереализационным доходом. В налогооблагаемую базу сумму возмещения нужно будет включить на дату возмещения ущерба виновным лицом.

    Для упрощенщика картина получается не совсем выгодная, мало того, что недостачу выше нормы естественной убыли нельзя признать в расходах, еще и сумма возмещения признается доходом, который нужно учесть при расчете налога УСН. Для упрощенщика проще оформить возмещение в виде продажи товара виновному лицу. Ведь виновному без разницы, по какому документу он будет вам возмещать ущерб, а фирме можно будет при продаже списать себестоимость реализованного товара и конечно отразить доход от реализации. Если виновному реализовать по себестоимости — налогов с такой операции не возникнет. Налицо возможность оптимизировать налог. В принципе такой способ подходит не только в случае с виновными лицами, но и в случае частичного повреждения или порчи товара. Продать такой товар можно с уценкой — минимизируя потери и налоговую нагрузку.

    Сдавайте отчётность в три клика

    Эльба поможет следить за товарными остатками и проводить инвентаризации. Она будет готовить отчётность и считать налоги.