Что в учете принято называть документами

Первичная документация в бухгалтерии

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий сделки налогоплательщика. Речь идет о сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл.

Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы.

Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как документ подтверждают ее совершение. Как правило, это делает поставщик. Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться. Особо внимательно нужно относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, так как это ваши расходы и вы больше поставщика заинтересованы в правильном оформлении документов. Налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками.

Хранение первичных документов

Первичку нужно хранить минимум 5 лет. В этот период ФНС может в любой день запросить документы у вас или ваших контрагентов, чтобы провести проверку. Также документы понадобятся в случае судебных споров.

Раньше для хранения документов требовались стеллажи, папки и много бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, перенесите архив первички в электронный вид. Бухгалтерские сервисы помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве — в таком и искать документы проще. В списке сервиса проще отслеживать нехватку первички, закрытие, оплату и документы по сделкам. Электронные документы заверяют электронной подписью.

Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, она получит штраф от 10 до 30 тыс. рублей. Другая проблема потери документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.

Первичные документы делятся по стадиям бизнеса

Все сделки компании можно разделить на три этапа:

Первый этап — договор об условиях сделки. Его результатом будет договор и счет на оплату.

Второй этап — оплата по сделке. Первичные документы, подтверждающие оплату:

  • Наличные расчеты — кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру, бланк строгой отчетности. Организации редко рассчитываются между собой наличкой, так как суммы расчетов через кассу ограничены суммой 100 тыс. рублей. Обычно наличными деньгами получают авансы или подотчетные деньги сотрудники.
  • Электронные расчеты, включая эквайринг, платежные системы или перечисления с расчетного счета — выписка с банковского счета.

Третий этап — получение продукции. Требуется подтверждение факта получения покупателем товара или услуги, а продавцом — оплаты. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть потраченные средства в расходах. Получение подтверждается:

  • товарной накладной;
  • товарным чеком;
  • актом выполненных работ или оказанных услуг.

Первичная документация в бухгалтерии список документов 2020

Сделки в разных компаниях существенно отличаются. Несмотря на это, есть перечень первичной документации, которая обязательна в бухгалтерии:

  • Договор.
  • Счет на оплату.
  • Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности.
  • Товарная накладная.
  • Акт выполненных работ или оказанных услуг.
  • Счет-фактура.

Этот список документов по сделкам не исчерпывающий, он может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учета в организации.

Формирование первичной бухгалтерской документации

Правила ведения первичной документации допускают составление ее по самостоятельно разработанным или унифицированным формам (ст. 9 № 402-ФЗ). Но помните, что юридическую силу имеет только документ, содержащий все необходимые реквизиты:

  • Название документ.
  • Дата создания.
  • Наименовании организации или имя предпринимателя составителя.
  • Содержание документа или хозоперации.
  • Натуральные и денежные показатели.
  • Данные ответственных лиц.
  • Подписи сторон.

Формы первички, которые использует организация, закрепляются в учетной политике. В процессе работы может возникнуть потребность в обновлении или дополнении форм — это тоже фиксируется в учетной политике.

Рассмотрим первичные документы подробнее.

Договор

При заключении сделки стороны заключают между собой договор, в котором оговаривают все условия и детали будущих хозяйственных операций: сроки отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, время для оплаты, способ расчетов и т.п.

Дополнительно в договоре фиксируются данные о предмете сделки и цене. Права и обязанности сторон тоже нужно прописать, чтобы в суде было легче урегулировать возможные споры.

Оптимально, если каждая сделка оформлена отдельным договором. Но компании нередко заключают с постоянными контрагентами один общий договор на ряд однотипных сделок сразу. Оформите два экземпляра договора с печатями и подписями сторон на каждом.

Письменная форма договора нужна не всегда. Например, для сделки по купле-продаже подтверждающим заключение документом выступает кассовый или товарный чек.

Счет на оплату

Счет на оплату — это документ, в котором продавец устанавливает цену на свои услуги или товары.

Покупатель соглашается с условиями поставщика в момент совершения оплаты. Законодатель не устанавливает форму счета, поэтому каждая компания составляет его по-своему. В счете прописывают условия сделки, сроки, порядок оплаты и поставки и т.д.

Подпись директора или главбуха на этом документе не обязательны (ст. 9 № 402-ФЗ). Но чтобы со стороны налоговой или контрагентов не возникало вопросов, лучше ими не пренебрегать. Счет на оплату не дает возможности предъявить требования поставщику — в нем лишь фиксируется цена покупки. Покупатель же сохраняет за собой право требовать возврата денег в случае нарушения условий договора или незаконного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Первичные документы из этой группы подтверждают факт оплаты полученных покупателем товаров или услуг.

К ним относятся кассовые и товарные чеки, платежные поручения и требования, бланки строгой отчетности. Платежку покупатель получает в банке, когда оформляет оплату безналичным платежом, а платежное требование может выставить поставщик. Товарный или кассовый чек поставщик выдает покупателю, когда тот оплачивает товар наличными деньгами.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки оформляют в двух случаях: при продаже товара физлицами или при продаже физлицам.

Товарные накладные, как правило, используют организации для оформления реализации товаров и их дальнейшего оприходования покупателем.

Как и договор, товарную накладную составляют в двух экземплярах. Один остается у поставщика, чтобы подтвердить передачу товаров, а второй получает покупатель для подтверждения оприходования.

Данные в накладной и счете-фактуре должны совпадать.

Лицо, которое отпускает товар, проставляет в накладной свою личную подпись и печать компании. А покупатель также заверяет документ подписью и печатью.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт — это первичный документ для двух сторон, который служит подтверждением факта заключения и исполнения сделки, ее стоимости и сроков исполнения.

Его может составить заказчик или исполнитель. У каждой стороны есть свой экземпляр, который служит подтверждением того, что стороны не имеют претензий друг к другу и признали услугу и оплату за нее соответствующей договору.

Счет-фактура

Счет-фактура нужен для принятия НДС к вычету. Обычно они являются сопутствующим документом к товарной накладной или акту. Встречаются и счета-фактуры на авансы.

  • данные продавца и покупателя;
  • информацию о товаре, его стоимости и количестве;
  • подписи ответственных лиц.

Фактуру обязаны выписывать все организации и предприниматели на ОСНО и другие, работающие с НДС.

Контроль полноты первичной документации совместно с бухгалтерской компанией

Контроль входит в число важных управленческих функций, реализуемых в сфере бухучета. Его необходимость обусловлена объективными причинами. Касается это как контроля в целом, так и контроля полноты первичной документации в частности.

Контролирующая функция работает на предупреждение бухгалтерских ошибок. Возникают они, как показывает практика, нередко и по разным причинам, от небрежности специалистов до неисправностей вычислительной техники и отсутствия отдельных документов, которые надлежит принять к учету.

Ошибки в первичке возникают в суммах, тексте, при разнесении документации по регистрам учета. Они бывают транзитными (автоматически вызывающими ошибки в связанных документах), локальными (не влияющими на другие данные). Исправляются ошибки в порядке, регламентированном действующим законодательством. И это всегда непросто. Соответственно, имеет смысл максимально снизить риск допущения ошибок. А для этого в том числе нужно наладить эффективный контроль полноты бухгалтерской документации. Как решается эта задача при передаче учета на аутсорсинг? Попробуем разобраться.

Что нужно контролировать?

Понятие полноты бухгалтерской первичной документации довольно размытое. Все дело в том, что пакеты документов в разных случаях будут отличаться. Их содержание определяется спецификой услуг, оказываемых аутсорсером, и теми функциями, которые переданы компанией-заказчиком на внешнее управление.

Обобщая, отметим 4 группы первичных бухгалтерских документов, которые обычно передаются исполнителю для отражения данных в учете:

Счета-фактуры. В них фиксируются конкретные расценки, могут указываться дополнительные условия сделок, налоги (НДС).

Товарные накладные. Эти документы нужны для отображения полного перечня приобретенных или проданных товаров.

Читайте также  Какие документы нужны для получения паспорта впервые

Договоры по заключенным сделкам. Эти документы освещают ответственность сторон, финансовые условия сотрудничества, обязательства в денежном выражении (суммы проплат) и т.п.

Акты приема-передачи. Итоговые документы подтверждают соответствие результатов сделки предполагаемым, фиксируют отсутствие претензий участников сделки по отношению друг к другу.

Также нередко в число передаваемых исполнителю документов входят платежные документы (кассовые чеки и другие БСО).

Как же реализуется контроль первички?

Проверка по существу

Вся бухгалтерская первичка проходит проверку в несколько этапов. Сначала осуществляется проверка по существу. В фокусе здесь находится законность хозяйственных операций, отраженных в первичной документации. Также контролируется взаимоувязка отдельных показателей документа.

Выявление противоречий в тексте первички, нарушений порядка оформления, приемки, хранения исключает возможность ее приема к учету. Документы с ошибками подлежат исправлению.

Если документы подаются пакетом, проверяется наличие всех необходимых форм. Если часть из них отсутствует, исполнитель запрашивает документы у ответственных лиц.

Проверка по форме

На этом этапе проверяется техническое соответствие первичных документов требованиям действующего законодательства и Правилам ведения бухучета. В фокусе находятся реквизиты и обязательные элементы стандартизованных форм.

При проверке выявляется соответствие применяемых форм актуальным образцам. Документы, поданные по старой форме, возвращаются ответственным лицам, поскольку не могут быть приняты к учету.

Комплексная проверка

Задачей этого этапа является подготовка к формированию сводных учетных данных. Для этого полученные специалистами первичные бухгалтерские документы проходят группировку (распределяются по финансово-хозяйственным операциям), таксировку (рассматриваются с позиции универсального измерителя − стоимостного), контировку (помечаются для исключения повторного приема к учету).

Заключительный этап проверки требует особого внимания со стороны бухгалтера.

Кто осуществляет контроль?

Контроль содержания бухгалтерской первички (все указанные выше этапы проверки) может осуществляться как специалистами компании заказчика услуг аутсорсинга, так и непосредственным исполнителем (аутсорсером). Все зависит от достигнутых договоренностей и формата сотрудничества.

Полностью контролирующую функцию аутсорсер выполняет в случае, когда осуществляет комплексное сопровождение. То есть когда у компании-заказчика штатная бухгалтерия отсутствует.

Если формат сотрудничества не предусматривает оформление и проверку первички (например, заказывается услуга составления, сдачи отчетности), аутсорсеру остается только проверить полноту представленного пакета документов. Он может быть разным. Определяется содержание пакета в данном случае типом заказанной отчетности.

Как проверяется полнота первички аутсорсером?

Перечни передаваемых исполнителю документов составляются на этапе подписания договора о сотрудничестве. В дальнейшем с этими перечнями специалистами профильной компании сверяются представленные на обработку пакеты документов заказчика.

При обнаружении недостающих документов заказчику направляется соответствующее уведомление. Формат коммуникации может быть разным, от электронной переписки до телефонных переговоров.

Если представленный пакет является полным (соответствует конкретному перечню), документы принимаются к учету. На основании указанных в них данных формируются отчеты, вносятся изменения в бухгалтерскую базу и т.п.

Виды контроля первички

Аутсорсинговая компания может осуществлять несколько видов контроля полноты и содержания первичной документации, принимаемой к учету. Первичный контроль имеет место непосредственно при оформлении бухгалтерских документов. В формате аутсорсинга это реализуется, если, например, на внешнее управление переданы кассовые операции. Специалист компании-аутсорсера осуществляет первичный контроль непосредственно в момент формирования платежных поручений, распоряжений, чеков и т.п.

Текущий контроль связан непосредственно с моментом совершения финансово-хозяйственной операции. Он осуществляется исполнителями распоряжений. Таковыми могут быть и специалисты аутсорсинговой компании, например, если они уполномочены проводить отдельные платежи через систему Клиент-банк. Суть контроля заключается в проверке правильности реквизитов и других данных исполняемого документа. Если он содержит ошибки, исполнение, соответственно, откладывается до уточнения и разрешения спорных моментов.

Последующий контроль имеет место при бухгалтерском аудите и проведении ревизий. Он осуществляется постфактум, касается уже исполненных, принятых к учету первичных документов. Относительно выявленных ошибок специалистами компании-аутсорсера заказчику услуг даются соответствующие рекомендации. Исправление ошибок в первичке предусматривает создание корректирующих документов. Этот метод часто применяется в отношении счетов-фактур.

Минимизировать риск ошибок в первичке и учете позволяет тесное взаимодействие заказчика и исполнителя.

Учет поступления товаров на склад

Как показывает практика, работники склада с периодической частотой сталкиваются с самыми разными проблемами: пересортица или, наоборот, недостача, срыв сроков поставок, недостаточная оптимизация работы склада и многие другие.

Если отследить цепочку ошибок и несостыковок, можно заметить, что отлаженная работа склада начинается с приемки товара и, разумеется, дальнейшего его учета. И здесь, как правило, возникает масса вопросов относительно алгоритма приемки товаров, документального оформления поставки, проверок качества и т.д. Список можно продолжать бесконечно. В настоящем же материале мы постараемся узнать основные этапы приемки продукции, ее документального сопровождения и контроля.

Документальное оформление и учет поступления товаров

Нормативные документы

Итак, первое, что необходимо знать складскому работнику – это список нормативов, который регулирует взаимоотношения складской компании с поставщиками. Список регламентируется:

  • ГК РФ;
  • Методическими рекомендациями, которыми можно руководствоваться при учете товаров, хранении продукции и ее документальном оформлении;
  • Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ и иными нормативными актами.

Основной документацией при приемке продукции от поставщика являются: накладная от поставщиков-перевозчиков и ТТН. Благодаря первому документу происходит непосредственная приемка товара, а благодаря второму – контроль движения продукции от поставщиков. Также при поступлении широкого спектра товаров применяется счет-фактура или простой счет. Согласно методическим рекомендациям, этот список документов считается необходимым и достаточным. На практике, чаще всего, используется ТТН, а иная документация используется при отсутствии накладной.

Нюансы в документировании при доставки товара на склад для хранения

Важно понимать, что перечень документов немного отличается в зависимости от того, какую функцию выполняет сам склад. В случае, если складское помещение выступает в роли предпринимательского объекта, который получает прибыль от хранения продукции (согласно статье 907 ГК РФ), то работники склада, в соответствии со статьей 912 ГК РФ, обязаны предоставить один из далее перечисленных документов: двойное складское свидетельство, простое складское свидетельство или складская квитанция. Постановление Росстата обязует также фиксировать документально передачу продукции на хранение в акте о приеме-передаче материальных ценностей.

Заполнение ТТН

Рассмотрим детальнее один из главных документов – товарно-транспортную накладную. По содержанию в ней можно выделить две части: количественную и транспортную. Первая часть необходима для работников, осуществляющих приемку-отпуск товаров, а вторая часть – непосредственно для перевозчиков. В данном случае представители склада играют роль грузополучателей, поэтому основной акцент будет сделан на заполнении раздела «Разгрузка».

Заполняется ТТН в количестве четырех бланков. Один бланк грузополучатель оставляет себе, а оставшиеся три – отдает грузоперевозчику.

Теперь, когда определена количественная составляющая накладных, можно переходить к заполнению.

Представитель компании, принимающей грузы, заполняет сведения об исполнителе, то есть, указывает лицо, которое выполняет разгрузку товара. Разгрузочные работы может выполнять как сам грузополучатель, так и привлеченные организации со стороны. В следующих двух строках регистрируются манипуляции с товаром, произведенные сверх разгрузки – это, как вариант, перепроверка наименований или взвешивание. Помимо этого заполняют названия оборудования и механизмов, участвующих в процессе разгрузки. Далее, грузополучатель фиксирует временные рамки, начиная с времени прибытия товара в складское помещение, заканчивая временем отбытия. Как правило, оно совпадает с моментом окончания разгрузки.

Последнее, что заполняется при приемке товара по накладной – это подпись ответственного лица. Ответственным лицом считается работник, который осуществлял разгрузочные работы. Помимо подписи грузополучателя, на накладной обязана присутствовать и подпись поставщика. Далее документ заверяется круглыми печатями. В иных случаях необходимо предъявлять документ, подтверждающий личность и доверенность на получение материальных ценностей.

Приемка на склад

После знакомства с основными документами, необходимо поговорить о самой процедуре приемки товара. В первую очередь, стоит упомянуть о сроках приема продукции. Как правило, если транспортное средство и склад находятся в одном городе, то разрешается перевозить товар в течение десяти дней. Важно отметить, что этот пункт не распространяется на товары с ограниченным сроком годности. Для междугородних перевозок временной диапазон увеличивается до двадцати суток.

В ходе принятия товара осуществляется как качественная, так и количественная проверки. По статье 513 ГК РФ, необходимо тщательно проверить все данные, которые пришли вместе с товаром. Так как выше говорилось о возможной длительности перевозок, то первый документ, на который стоит обратить внимание – это акт, подтверждающий условия перевозки груза, а также сертификат соответствия качеству доставленной продукции или технический паспорт. Для контроля соответствия также допустимо выборочное вскрытие коробки, с целью визуального осмотра и идентификации товаров.

Количественно соответствие товара проверяется при помощи пересчета, внешнего осмотра тары, в которой поступила продукция и взвешивания. Обязательным требованием является наличие маркировки на каждой таре. При обнаружении недостачи грузополучатель вправе остановить приемку и процедура проверки при получении возобновляется. Если продукция поступила в объеме, соответствующему накладной, то ответственный работник расписывается в бумаге, ставит печать и дату получения товара.

Читайте также  Как открыть благотворительный фонд порядок оформления документов

Также, важно подчеркнуть, что правовые взаимоотношения между поставщиком-перевозчиком и товарополучателем регулируются договором о поставке, который включает в себя опись продукции и ее комплектацию. Поскольку законодательство не предоставляет обязательную форму договора для обеих сторон, то компании применяют две директивы Госарбитража СССР. Остальные вопросы могут решаться путем личных договоренностей.

Транспортная часть

Помимо условий приемки по количеству и качеству, в вышеуказанном договоре прописываются сведения о месте, где происходит разгрузка; виде автотранспорта, на котором доставляется продукция; а также габаритные размеры грузов.

В обобщенном виде инструкцию можно представить следующим образом: необходимо осуществить и обеспечить беспрепятственный подъезд ТС к месту разгрузки, далее следует определиться с габаритами ворот, которые бы соответствовали прибывшему автотранспорту, а также следует выделить место под разгрузки и обеспечить транспортировку товара на склад.

Стоит отметить, что складские помещения следует подготовить заранее, а именно: определиться с конфигурацией расположения товара, обеспечить маркированные зоны для хранения, а также учитывать сезонность поступления продукции. Такие нехитрые методы позволяют избежать захламленности склада и свести к минимуму потери времени при приемке товара. Подробнее о логистике и управлении складом.

Сопроводительные бумаги

Итак, были рассмотрены основные моменты документального оформления товара по прибытии на склад. Однако, помимо ТТН и договора между поставщиком и получателем, существует ряд сопроводительных документов, на которые также стоит обращать внимание.

Права на управление ТС

Первое, и, казалось бы, самое банальное, что можно запросить у перевозчика – это права на управление категорией данного транспортного средства. Обычно, компании грузоперевозчиков ответственно относятся к аттестации своих работников, но бдительность не помешает.

Путевой лист

Еще один важный документ, который обязан иметь при себе водитель – это путевой лист. В бланке листа указываются данные о государственном номере транспортного средства; номер товарно-транспортной накладной; наименование компании, представителем которой является перевозчик; а также дата оформления и расход топлива в ходе поездки.

Проверка принятого груза

Критерии проверки

Основные и сопроводительные бумаги проверены, теперь настало время проверки по качеству. Косвенно, речь уже заходила о качественной проверке, когда рассматривался вопрос о контроле на соответствие документов по качеству и количеству. Как правило, проверка документации и самого товара проводятся в совокупности. Как говорилось выше, работник склада осматривает выборку продукции, при этом обращая внимание на соответствие комплектации накладной, на внешний вид товара, а иногда и на запах, если имеет дело со скоропортящейся продукцией.

Акты о несоответствии

В случае, если товарополучатель неудовлетворен качеством или количеством принимаемой продукции, то, в соответствии с действующим законодательством, представитель может составить акт о несоответствии в течение пяти дней. Далее, предусматривается период продолжительностью четыре месяца на выявление недостатков, которые не были идентифицированы при первичном осмотре. Эта процедура должна быть прописана в пункте договора между поставщиком и принимающей стороной. Также указываются временные рамки на проведение указанных проверок.

Материальная ответственность

По ходу статьи было очень много сказано о ходе проверок как документации, так и самого товара. Теперь коснемся темы материальной ответственности лиц, работающих на складе.

Материально-ответственным лицом считается работник, который осуществляет приемку товара на складе, либо лицо, получившее доверенность на проведение приемки. С юридической точки зрения, такой работник несет полную материальную ответственность за продукцию, находящуюся на складе. Сотрудник возмещает, в случае хищения или порчи имущества, убытки работодателю в полном размере, либо в размере ежемесячной заработной платы (статья 241 ТК РФ).

Важно понимать, что в трудовом договоре с таким сотрудником должен быть прописан пункт о несении им материальной ответственности. Это положение прописывается либо непосредственно в самом договоре, либо в дополнительном соглашении.

Такие меры обезопасят вас и вашу компанию от убытков и неприятных последствий в виде испорченной репутации в сфере бизнеса.

Подведем итоги

Рассмотрев общие решения задач учета поступления товаров на склад, хотим подчеркнуть, что на первых порах необходимо доверять документационное оформление профессионалам и обращаться к надежным партнерам. Команда “Апаринки. Владение 5” гарантирует чистоту сделки при заключении договоров, а также безопасность и сохранность целостности и качества вашей продукции.

Порядок проверки первичных бухгалтерских документов

  • Понятие и особенности работы с первичными документами
  1. Проверка по существу
  2. Проверка по форме
  • Типичные ошибки в бухгалтерских документах
  • Как исправляются ошибки в первичных документах
  • Ответственность за ошибки в первичной документации
  • Признаки фальсификации документа
  • Как избежать ошибок при заполнении первичной документации

Понятие и особенности работы с первичными документами

Хозяйственные операции, которые проводит компания во время своей работы, подтверждаются договорами, счетами, накладными, актами и другими бумагами. Они и называются первичными документами. Отсутствие первички по операции запрещает вносить ее в бухгалтерский учет.

Вся документация компании условно делится на две группы:

  1. Типовая. Первичные документы, чья форма и порядок заполнения строго регламентирована. К ним относятся документы строгой отчетности, на основе которых проводятся финансовые операции и начисляется НДС. Например, кассовый ордер, банковская платежка.
  2. Свободная. Бумаги, форму которых разрабатывает сама компания для удобства ведения учета. В документах должны быть обязательные реквизиты: название, дата выписки, суть. Право разрабатывать собственные формы первички предоставлено статьей 9 закона 402-ФЗ.

Обработка первичных бухгалтерских документов и проверка правильности их составления начинается с момента выписки или приемки от контрагента. Делает это руководитель или иное ответственное лицо, которое заверяет его своей подписью или печатью. В дальнейшем он несет ответственность за достоверность внесенных сведений.

Основная проверка проводится в бухгалтерии. Она условно делится на два вида.

Бухгалтер контролирует правильность составления документа так же, как лицо, которое его подписало. Повторная проверка выявляет ошибки, которые не заметил руководитель из-за недостатка знаний в бухгалтерском учете.

Контролируются такие параметры:

  • Соответствие документа требованиям нормативно-правовых актов;
  • Соблюдение при составлении внутренних правил компании;
  • Целесообразность финансово-хозяйственной операции.

Если по одному из признаков установлено несоответствие, бухгалтерия информирует об этом генерального директора или главного бухгалтера. Если руководитель требует внесения изменений в учет, но бухгалтер с ним не согласен, он может потребовать письменного указания. Это снимает ответственность с работника.

Проводится для документов, которые прошли предыдущий этап. Необходимо установить:

  • Соответствие установленной форме для регламентированных документов;
  • Соответствие внутренним требованиям для первички, форму которой разработало само предприятие.

Бухгалтер контролирует правильность цифр в каждой из граф. Суммы проверяются по документу отдельно и по группам документов, на основе которых формируются ведомости. В учетных приложениях предусмотрены специальные инструменты, облегчающие контроль первички.

Проверка первички проводится не только работниками компании, но и контролирующими органами или внешними аудиторами. Чаще всего период проверки не превышает 3 лет, так как в течение этого срока действует исковая давность.

Типичные ошибки в бухгалтерских документах

Практика ведения бухгалтерского учета на разных предприятиях и проведения аудиторских проверок показывает, что при оформлении первички чаще всего допускаются такие ошибки:

  1. Отсутствие документации. В этом случае операция не может быть отражена в бухгалтерском учете, соответствующая статья расходов отнимается от дохода и не учитывается при налогообложении.
  2. Отсутствие электронной подписи. Нормативно-правовые акты разрешают вносить изменения в бухучет на основе электронных документов, но они должны быть заверены квалифицированной электронной подписи.
  3. Факсимиле подписи. Факсимильное подписание документов согласно действующим нормам не допускается при формировании первички. Нужна настоящая подпись руководителя.

Как исправляются ошибки в первичных документах

Если во время проверок в первичке были выявлены ошибки, их необходимо исправить. Порядок действий зависит от типа ошибки. Возможны такие варианты:

  1. Незаконная или экономически нецелесообразная операция. В этом случае компания отказывается от нее, изменения в бухучет не вносятся, а первичка изымается и уничтожается.
  2. Арифметические неточности или ошибки в заполнении. Достаточно внести корректировку в сам первичный документ, заверив исправление подписью должностного лица. Этот порядок установлен пунктом 7 ст. 9 закона 402-ФЗ.

Не допускается внесение исправлений в документы, подтверждающие движение денежных средств. Необходимо выписывать новые. Также нельзя вносить исправления путем затирания или корректировки записей без заверения подписями.

Обратите внимание, что некоторые виды бумаг после исправления нужно отправлять и контрагенту, чтобы он соответствующим образом скорректировал свой бухгалтерский учет.

Если на основе накладной или счета уже были внесены изменения в счета бухучета, необходимо скорректировать их:

  • Сделать дополнительную проводку, увеличив сумму (если она была указана меньше);
  • Сделать обратную проводку, если сумма меньше или операция отражена неправильно.

В некоторых случаях приходится корректировать отчетные документы, которые отправляются в государственные органы.

Ответственность за ошибки в первичной документации

Согласно действующему законодательству ответственность за правильность заполнения первички несет руководитель компании. Причем независимо от того, имеет ли он познания в бухучете и участвовал ли он в заполнении документа.

Читайте также  Сколько документов в день должен вводить делопроизводитель

Исключением из этого правила являются случаи, когда рядовой работник или бухгалтер умышленно составляли подложные документы и вводили в заблуждение директора с целью совершения противоправных действий.

Признаки фальсификации документа

Из-за многообразия форм бухгалтерской документации и отсутствия на большинстве из бумаг защиты от подделок возможны случаи подделки документов. О возможной фальсификации или недостоверных сведениях в документации обычно свидетельствуют такие внешние признаки:

  • Очевидные орфографические и математические ошибки;
  • Заметное механическое воздействие. Например, стирание текста ластиком или умышленное «состаривание» бумаги;
  • Дописывание части текста другими чернилами или почерком;
  • Отличия между листами документа (их цвет, состояние, качество бумаги);
  • Наличие записей, сделанных карандашом или чернилами другого цвета.

Наличие этих признаков не говорит о том, что документ подделан или в него внесены недостоверные сведения. Однако они вызывают повышенный интерес при проверках налоговых служб и других контролирующих органов. Поэтому подобных ситуаций рекомендуется избегать. Особенно в том случае, если они касаются налога на добавленную стоимость.

Как избежать ошибок при заполнении первичной документации

Предотвратить искажения бухгалтерского учета из-за неправильно оформленной первички можно только в случае, если досконально знать все нюансы оформления и иметь большой опыт работы в различных отраслях экономики.

Во избежание ответственности руководителя за ошибки в бухучете и неправильное начисление документов рекомендуется передавать ведение бухгалтерии на аутсорс.

Документация и документооборот в бухгалтерском учете

Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей.

В составе документов бухгалтерского учета различают (рис. 5.2):

  • первичные документы;
  • учетные регистры;
  • отчетные документы.

Рис. 5.2. Состав документов бухгалтерского учета

Первичные бухгалтерские документы

Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документы принимаются к учету, если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты. Реквизитами называется совокупность признаков и показателей, содержащихся в документе, таковыми являются:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
  • личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

Все первичные документы имеют унифицированные, т. е. типовые формы. К основным первичным документам относятся: документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), перечисление денежных средств с расчетного счета (платежные поручения), поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т.д. Документы подразделяются также на внутренние, которые используются непосредственно на предприятии, и внешние, поступающие от других физических и юридических лиц.

На основе первичных документов составляются бухгалтерские проводки и формируется исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях’получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия.

Учетные регистры

Бухгалтерские проводки, составленные в соответствии с первичными документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах. Таким образом, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации, в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций.

Учетные регистры различаются по внешнему виду, способу ведения учета и содержанию.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги, карточки и свободные листы. Первыми учетными регистрами можно назвать амбарные книги, которые вели купцы для учета своих товаров. С увеличением числа хозяйственных операций стали применять книги других форм: по учету прихода и расхода материалов, денежных средств и т. п. Позднее, для того чтобы разделить труд между работниками, которые ведут учет, вместо книг стали применять карточки и свободные листы. Карточки предназначены, как правило, для организации учета различных объектов аналитического учета, например, инвентарные карточки для учета основных средств, карточки учета материалов на складе. Свободные листы представляют собой учетные регистры большого формата, они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т.д.

По способу ведения учета регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные. В хронологических регистрах операции записываются в последователь-ности,их совершения, к таким регистрам относятся регистрационные журналы. В систематических регистрах операции дополнительно группируются по экономическому содержанию, например, кассовая книга, карточки учета материалов и т.д.

По содержанию регистры подразделяются на регистры синтетического, аналитического учета и комбинированные, в которых ведется одновременно синтетический и аналитический учет. К синтетическим регистрам относятся, например, журналы-ордера, к регистрам аналитического учета — платежные ведомости, лицевые счета работников и т.д.

Отчетные документы

На вопрос, что является результатом работы бухгалтера, можно ответить одним словом — отчетность. Отчетные документы составляются в конце каждого квартала по данным учетных регистров.

Отчетность — это набор форм и показателей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ предприятие предоставляет ежеквартальную и годовую бухгалтерскую отчетность в определенном объеме типовых форм. Указанные формы бухгалтерской отчетности предоставляются в налоговую инспекцию в течение месяца по окончании квартала и трех месяцев по окончании года. Дополнительные сведения сдаются в статистическое управление.

Промежуточная квартальная бухгалтерская отчетность содержит бухгалтерский баланс (форма № 1) и отчет о прибылях и убытках (форма № 2). Годовая отчетность, кроме того, должна включать в себя:

  • отчет об изменении капитала (форма № 3);
  • отчет о движении денежных средств (форма № 4);
  • приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5);
  • пояснительную записку к отчету.

Основными требованиями, которые предъявляют к отчетности, являются:

  • достоверность — отчетность должна отражать реальные хозяйственные операции, которые можно легко проверить;
  • полнота — отчетность должна содержать все необходимые данные для заинтересованных лиц и включать в себя соответствующие комментарии;
  • нейтральность — отчетность не должна отражать интересы каких-либо лиц;
  • преемственность — последовательность применения форм отчетности и их содержания от одного отчетного периода к другому.

Документооборот

Под документооборотом в бухгалтерском учете понимают порядок и путь прохождения документов по всем инстанциям с момента их составления до сдачи в архив.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который составляется бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В графике документооборота устанавливается назначение первичных документов, порядок их оформления и сроки сдачи в архив. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, графика или перечня работ, с указанием исполнителей и сроков движения документов. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов.

Контроль за выполнением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат передаче в архив. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных шкафах или сейфах.

Установлены определенные правила и сроки хранения документов в архиве. Например, первичные и учетные документы хранятся в течение 5 лет, инвентаризационная документация, акты проведения ревизии — 3 года, бухгалтерские отчеты и балансы, квартальные балансы — 3 года, годовые — 10 лет, лицевые счета рабочих и служащих — 75 лет и т.д.

Исправление ошибок в бухгалтерском учете

Бухгалтерские документы должны быть заполнены правильно и четко, без помарок и исправлений. Но иногда при ведении учета возникают ошибки.

Ошибки могут быть локальные, когда искажение информации происходит в одном документе, например неверно написана дата, или транзитные — если ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров, например, если не верно указана сумма какой-либо операции. В документах, оформляющих денежные операции, исправления вообще не допускаются, такие документы переписывают заново.

Наиболее распространенными методами исправления ошибок являются:

  • корректурный;
  • «красное сторно»;
  • дополнительной записи.

При корректурном методе неправильный текст или сумма зачеркиваются тонкой чертой так, чтобы исправленная запись была видна, а сверху записывают правильный текст. Такой вид исправления оговаривается на полях с указанием подписи лица, сделавшего исправление.

Метод «красное сторно» применяется, когда в расчетах указана сумма больше, чем следует. При этом дополнительная запись для уточнения исправляемой суммы оформляется красной пастой (ручкой) или ее обводят в рамку. Красная сторнировочная запись считается отрицательной величиной, поэтому при подсчете итогов эта сумма вычитается.