Что называется экспертизой ценности документов
Экспертиза ценности документов
Уничтожение документов – важнейший элемент работы архива. Вместе с тем осуществлять уничтожение документации невозможно без проведения экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов рекомендуется не проводить экспертизу ценности документов одним работником единолично даже в маленьких организациях, поскольку это может привести к негативным последствиям: могут быть уничтожены документы раньше истечения положенного для них срока хранения. Поэтому для проведения экспертизы должна быть создана экспертная комиссия.
Кого включить в комиссию для подтверждения факта уничтожения документов индивидуальному предпринимателю, у которого нет наемных работников?
Для того чтобы провести полноценную оценку документов, выделяемых к уничтожению, в состав экспертной комиссии желательно включать следующих сотрудников:
— представителя руководства организации;
— архивиста;
— главного бухгалтера организации;
— представителя службы персонала организации;
— представителя юридической службы организации;
— сотрудника службы документационного обеспечения или секретаря организации.
Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. В организации может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, но она может создаваться и каждый год. Экспертная комиссия (ЭК) устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт о выделении к уничтожению документов и в соответствии с ним (актом) готовит документы на уничтожение.
Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов проводится на всех этапах жизненного цикла документа:
— в текущем делопроизводстве:
— при составлении номенклатуры дел,
— при формировании документов в дела,
— при подготовке дел к последующему хранению;
— в архиве организации:
— в процессе подготовки дел к передаче в центральные архивы;
— в процессе выделения документов и дел с истекшими сроками хранения к уничтожению.
Основными функциями экспертных комиссий являются:
— отбор документов постоянного и временного хранения для передачи в архивы;
— отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению;
— выделение к уничтожению дел, срок хранения которых истек;
— рассмотрение описей дел постоянного срока хранения и актов на дела, отобранные для уничтожения;
— рассмотрение актов на дела, отобранные для уничтожения ввиду неисправимых повреждений, и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на хранение в архивы;
— участие в уничтожении дел.
В соответствии со сроками, установленными приказом о проведении экспертизы ценности документов, работниками службы архива организации и ДОУ совместно с ЭК ежегодно проводится экспертиза ценности документов, образующихся в деятельности структурных подразделений организации и находящихся на хранении в архиве организации.
Фрагмент документа
Свернуть
Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
2.3.2. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
Как правило, первоначально сотрудниками архива организации проводится отбор документов, подлежащих постоянному хранению, которые описываются в соответствии с установленными Правилами работы архивов организаций. Составленные при этом описи подлежат утверждению руководителем организации; в случае если организация является фондообразователем государственного архива, то вновь составленные описи подлежат также согласованию с ЭПК государственного архива, в который в дальнейшем дела будут переданы на постоянное хранение. Особое внимание при этом необходимо уделять и документации по личному составу, так как данные документы передаются на государственное хранение в случае ликвидации организации.
В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению оформляются только после составления и утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.
К уничтожению также могут быть отобраны документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.
Экспертная комиссия выявляет точное количество документации, которую необходимо ликвидировать, кроме того, проводит взвешивание утилизируемых документов (если в организации имеется такая возможность). Как правило, документы (пачки, тюки, мешки с документами) взвешиваются только в пункте вторсырья, в котором имеется соответствующее оборудование. После окончания работы оформляется акт о выделении документов к уничтожению. Обратите внимание, что механическая переработка или сжигание архивных дел (документов) должны производиться до полной их переработки (сжигания) в присутствии членов комиссии. Для утилизации документов возможно привлечение специализированной организации.
Источник: Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2011
Что такое экспертиза ценности документов в делопроизводстве и как она проводится?
Любые документы хранятся «не просто так» – период создания, условия, секретность и прочие параметры определяются и учитываются заранее, чтобы не происходило утечки информации, потери конфиденциальности, а также не нарушались унифицированные правила документооборота.
Для определения срока хранения и многих других процессов проводится экспертиза ценности документов, все этапы которой строго регламентированы и должны осуществляться специальными лицами и/или организациями.
- Что такое экспертиза ценности документов и для чего она нужна
- Как проводится
- Выводы
Что такое экспертиза ценности документов и для чего она нужна
Ценность любого документа – интегральный показатель, включающий информационный потенциал, авторство, причины создания, место и время подписания, возможность ведения управляющей деятельности и многое другое.
Все документы должны сортироваться, оцениваться и направляться на хранение или уничтожение исходя из их ранее определенной ценности.
Функции экспертизы ценности таковы:
- отфильтровать такие данные, сохранность которых должна непрерывно обеспечиваться;
- определять, какие документы необходимо сохранять, а какие разрешено уничтожить;
- определить изменение временных границ сохранности текстовых данных;
- условий хранения (необходимости ставить гриф секретности и прочее).
На сроки хранения оказывает прямое влияние практическая применимость сведений, имеющихся в документации. Именно этот показатель определяет срок хранения.
Так, по срокам документы бывают:
- краткосрочного хранения (менее 10 лет);
- долгосрочного (более 10 лет);
- постоянного (бессрочно).
Оценка ценности должна проводиться несколько раз: как минимум при проектировании «чернового варианта» документа и после его использования, когда решается вопрос с отправкой экземпляра на хранение в архив.
Всего выделяют 4 категории документации, которые нужно выделить при проведении экспертизы ценности:
- первая категория – документы, не завершенные делопроизводством;
- вторая – завершенные делопроизводством в текущем году;
- третья – завершенные делопроизводством в прошлом году и ранее, сроки хранения которых не истекли;
- четвертая – аналогичны предыдущей категории, но сроки хранения уже истекли.
Перечень разрешено нарушать в том случае, если организация решит, что объект обязателен для хранения – тогда этот документ можно отправлять в архив, даже если в списке его нет.
Как проводится
Для проведения экспертизы можно либо приглашать специалистов со стороны, либо собирать комиссию из работников самого предприятия. Второй вариант более распространен на практике, так как только сама организация знает все нюансы области и процессов работы.
Экспертная комиссия собирается из таких членов:
- представитель дирекции (заместитель руководителя или даже сам руководитель);
- начальник отдела кадров или делопроизводства;
- сотрудник архива;
- отраслевые специалисты (не менее 3);
- главный бухгалтер;
- юридический консультант.
Обязательный пункт – нечетное количество человек в комиссии, чтобы при решении любого вопроса последний голос оказывался решающим.
Комиссия, помимо прочего, решает вопросы правильности всего документооборота, согласовывает проекты номенклатуры досье и оказывает всему коллективу делопроизводителей посильную помощь в методической работе по формированию номенклатур досье.
Комиссия собирается как результат приказа, изданного руководителем предприятия. Приказ о проведении экспертизы ценности документов составляется в свободной форме или регламентируется локальными актами организации.
Этапы проведения экспертизы:
- Перебрать все документы, которые следует отправить на утилизацию.
- Особые документы (содержащие коммерческую и государственную тайну) направить в специализированный архив.
- Отобрать бумаги, хранящиеся на временной основе, которые не имеют ни исторической, ни политической, ни хозяйственной ценности.
- Отобрать экземпляры, которые подлежать утилизации как вторсырье.
- Оценить оставшиеся документы, при необходимости скорректировав сроки их хранения.
Экспертиза проводится по критериям, перечисленным в Перечне из приказа Росархива №236.
Из документов, которые должны храниться постоянно, при проведении экспертизы извлекают дубликаты, копии, черновики и иные маловажные элементы.
Результатом проведения экспертизы является подготовка описи каждого сформированного дела и акты о выделении дел, направляемых на утилизацию.
Выводы
Экспертиза ценности документов проводится по различным причинам.
В первую очередь, для определения сроков хранения и выделения маловажных объектов, которые можно отправить на утилизацию.
Для проведения экспертизы собирается специальная комиссия, результатом работы которой являются утвержденные списки документов, направляемых на утилизацию или в архив.
Сроки хранения определяются по правилам Перечня из Приказа Федерального архивного агентства №236 от 20.12.19.
Экспертиза ценности документов
Под экспертизой ценности документов понимаем процесс изучения документов и определения их научного, культурного и государственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для включения в Государственный архивный фонд Российской Федерации.
Исходя из этого, мы можем сказать, что экспертиза — один из основных видов работы с документами, так как ее главной целью является формирование Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев . (Рисунок 8.3).
Р и с у н о к 8.3 — Экспертиза ценности документов
Экспертизу ценности документов проводят на основе нормативно-методических документов, разработанных Государственной Архивной службой России. Перечислим эти документы:
1. Основы Законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993 № 5341-1;
2. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 № 19;
3. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2;
4. Основные правила работы ведомственных архивов. Утвержден приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263;
5. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, Министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Утвержден Главным архивным управлением при Совмине СССР от 15.08.1988 (с изменениями от 27.06.1996)
6. Ведомственные перечни.
Экспертиза ценности документов осуществляется:
· в делопроизводстве организации (учреждения);
· в ведомственном архиве;
· в государственном архиве, как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов.
Оценка документов в делопроизводстве организации (учреждения) проводится:
при составлении номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней;
· при регистрации поступающих в организацию (учреждение) документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу, где и указан срок хранения);
· при направлении документа в дело ( исполнитель, подробно изучив вопрос, рассмотренный в документе, квалифицированно может определить принадлежность документ к какому- либо делу );
· при проверке правильности отнесения документов к делам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки);
· при подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется в структурном подразделении организации (учреждении) лицом ответственным за делопроизводство и контролируется экспертной комиссией организации (учреждения) при сдаче на хранение в архив).
Исходя из выше указанного, можно сказать, что ценность документов определяется независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, к которой принадлежит организация-фондообразователь, экспертиза проводится на общих принципах и критериях.
В основе оценки ценности документов лежат следующие принципы:
· принцип историзма (требуется рассматривать любое явление в процессе развития и делать анализ закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений);
· принцип всесторонности (при экспертизе необходимо изучить внутренние и внешние особенности документа);
· принцип комплексной оценки документа (документ должны оцениваться в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняются другими, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми).
На основе принципов складывается система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется ценности документов. Систему критерием можно разделить на три группы комплексно применяемых критериев: происхождение, содержание, внешние особенности документов.
К критериям происхождения относятся:
· роль и место организации (учреждения, лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;
· время и место образования документа.
К критериям содержания:
· значимость события (явления, предмета), отраженного в документах;
· повторяемость информации в других документах;
· целевое назначение документов;
· вид и разновидность документов.
К критериям внешних особенностей документов:
· юридическая достоверность документа (наличие подписей, даты, печатей);
· наличие резолюций, пометок;
· особенности передачи текста;
· особенности материальной основы документа;
· особенности физического состояния документа.
Значение имеющейся в документах информации является основным критерием их ценности. Документацию современных организаций (учреждений) можно разделить на группы:
· документы, отражающие основную деятельность организации (учреждения), а также ее структурных подразделений;
· документы, имеющие вспомогательное значение (сроки их хранения от нескольких месяцев до десяти лет и даже более);
· документы по личному составу (хранятся от нескольких лет до нескольких десятилетий, а некоторые и постоянно).
Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в осуществлении экспертизы в организации (учреждении) создаются экспертные органы, экспертные комиссии.
ЦЭК организуются в министерствах и ведомствах Российской Федерации. В остальных организациях, а также в структурных подразделениях министерств и ведомств создаются ЭК.
ЦЭК и ЭК — постоянно действующие совещательные органы, решения которых утверждаются руководителем организации (учреждения).
Центральная экспертная комиссия назначается приказом по министерству (ведомству) из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных основных подразделений под председательством одного из руководящих работников. В ее состав в обязательном порядке включается заведующий архивом организации (учреждения) и представитель соответствующего государственного архива, на учете которого состоит данное министерство (ведомство).
Экспертная комиссия организации также назначается приказом руководителя организации (учреждения). Председателем комиссии должен быть один из заместителей руководителя организации (учреждения). В состав комиссии включаются три- пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации (учреждения). В нее обязательно входят работники делопроизводственной службы и заведующий архивом или лицо, ответственное за архив (если нет штатной единицы заведующего архивом).
В соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов главными функциями ЦЭЦ (ЭК) являются:
· организация ежегодного отбора документов для хранения;
· рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
· рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов, о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранения;
· рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;
· подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;
· участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);
· рассмотрение перечней особо ценных дел, описей особо ценных дел;
· методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций;
· организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений.
Для государственных организаций (учреждений) или для организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет контроль за сохранностью ценных архивных документов. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах».
ЦЭК (ЭК) проводят заседание в соответствии с планами работы, которые утверждаются руководителями организации. Заседание комиссии проводятся не реже двух раз в год. Решение ЦЭК (ЭК) принимаются большинством голосов, заседание протоколируется, протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии. Протоколы утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения и утверждения ЭПК архивного учреждения.
Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения:
· об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;
· об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;
· об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел;
· об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел.
Кто в компании разгребает завалы бумаг: экспертная комиссия
Если компания нарушает правила хранения документов — порядок или сроки — законодательство предусматривает штраф от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 13.25 КоАП РФ). Не стоит, вероятно, напоминать, что за отсутствие первички, регистров бухучета, отчетности, тоже штрафуют.
Но бумаги организации нужно не только хранить, те, чей срок истек, требуется уничтожать, а в некоторых случаях даже передавать в государственный архив. За оценку ценности документов, организацию их хранения и принятие решения об уничтожении в компании отвечает экспертная комиссия, о которой мы поговорим подробнее.
Назначение экспертной комиссии
Комиссия (или группа сотрудников) создается по распоряжению руководителя компании. Директор издает приказ об экспертной комиссии архива организации, где также утверждает ее состав.
Приказом комиссия только создается. Текущая деятельность, правила работы и функции, описываются в отдельном локальном акте — Положении.
Положение о работе экспертной комиссии
Положение об экспертной комиссии архива, как ясно из названия, регламентирует функции, права и обязанности лиц, которые отвечают за оценку ценности документов, организацию их хранения и принятие решения об их уничтожении.
В положении также указывается и общая информация: как создается комиссия, цели создания, нормативные основания ее работы.
Состав экспертной комиссии
Состав комиссии определяет руководитель. Жестких требований тут нет. Как правило, комиссию создают из трех человек , выделяя среди них председателя и секретаря.
Правила предписывают включать представителя архивной службы или делопроизводителя, но в небольших компаниях, обычно, таких специалистов нет. Поэтому можно включать любых компетентных сотрудников, способных определить ценность информации документа. К примеру, представителей структурных подразделений, которые хорошо знакомы с составом и содержанием всего документооборота организации документа (да, опять привлекать бухгалтера и кадровика).
Функции экспертной комиссии
Весь список обязанностей, которые можно повесить на комиссию, обозначен в приказе № 43. Остановимся на самых очевидных.
Экспертная комиссия собирается минимум один раз в год . На заседаниях она рассматривает и принимает решения о согласовании:
- описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;
- описей дел по личному составу;
- актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- актов об утрате документов;
- и т.д.
Экспертная комиссия также составляет акты о порче архивных документов.
Подробно о сроках хранения мы рассказывали в другой нашей статье .
Компания может привлечь и специализированную компанию для проведения экспертизы документов, а также оптимизации их хранения или утилизации.
Экспертиза ценности документов
Перед началом каждой экспертизы ценности документов руководитель формирует приказ о созыве экспертной комиссии.
На таком собрании члены комиссии рассматривают дела различного срока хранения дела, проходящие по личному составу, акты о наличии документов с истекшим сроком хранения. И отбирают значимые для организации дела на хранение, а также те, что пойдут на утилизацию.
При проведении экспертизы ценности документов отбирают:
- документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
- документы с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», которые хранятся в структурных подразделениях;
- документы к уничтожению, сроки хранения которых истекли.
При отборе дел на уничтожение экспертная комиссия просматривает документы внимательно, полистно , чтобы точно убедиться, что срок хранения истек, и документ больше не пригодится. Если комиссия считает, что срок того или иного документа нужно увеличить, правила это допускают. А вот сокращать их никак нельзя.
В делах, предназначенных для постоянного и длительного хранения, изымают дубликаты документов, черновики, неоформленные копии. При отборе дел на хранение уточняют характер повторения и поглощения информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения.
На хранение передают только подлинники документов , а если их нет — заверенные копии. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.
Пример: Компания в январе 2021 г. сформирует в дело счета-фактуры, которые использовала при составлении отчетности по НДС за налоговые периоды 2020 г. Срок хранения счетов-фактур составляет пять лет. Значит, эти счета-фактуры компания сможет уничтожить в январе 2026 года.
Документы к уничтожению отбирают после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования комиссии организации направляют на утверждение комиссии соответствующего архивного органа.
Организации, документы которых не хранятся в архивных учреждениях, уничтожают дела с истекшими сроками хранения. В этом случае комиссии организаций дано право самостоятельно согласовать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждает руководитель организации, и только потом организация вправе уничтожить документы.
Для определения срока руководствуйтесь Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
Или воспользуйтесь для проверки сроков хранения документов сервисом «Архивист Онлайн» . Просто введите название документа и тут же получите актуальный срок его хранения.
Ответственность за ошибки
Члены комиссии отвечают рублем за ошибки, допущенные в своей работе. Хотя штрафы и невысокие: за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов штраф составляет 300 — 500 руб. на должностное лицо (ст. 13.20 КоАП РФ).
Но учитывайте, что эта статья применяется в основном к архивным учреждениям и организациям — источникам комплектования государственных и муниципальных архивов, то есть бюджетных организаций. А вот коммерческие компании становятся жертвами ст. 13.25 КоАП РФ. А там штраф для должностных лиц от 2500 до 5000 руб. и пугающие санкции для юрлиц, о которых мы предупредили в начале статьи.
Кроме того, существует субсидиарная ответственность членов комиссии по причиненному ущербу. Если в результате действий комиссии, организации будет нанесен вред или убытки, на каждого члена комиссии распространяется понятие субсидиарной ответственности, т.е. сумма убытка делится пропорционально количеству участников комиссии.
Не всегда у организации есть возможность сформировать самостоятельно экспертную комиссию, у сотрудников даже может не хватать компетенции и знаний для составления документов. Компания «Делис Архив» готова провести для вас экспресс-аудит по оценке корпоративного архива, а также оказать услуги по архивированию , хранению ( в т.ч. внеофисному ) и уничтожению документов. Все процедуры будут надлежащим образом проведены и оформлены.
Экспертиза ценности научно-технической документации
Какие виды научно-технических документов бывают? Как по названию организации можно определить виды создаваемых ею документов? Чем отличается система хранения научно-технических документов от используемой для управленческих? На какие Основные правила работы и ГОСТы нужно опираться? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье «Научно-технические архивы»
В предыдущей статье мы с вами договорились рассмотреть вопрос о том, как сократить, упорядочить количество и состав документов, хранящийся в техническом архиве. Для этого существует некая процедура, которая называется «экспертиза ценности».
Процесс проведения экспертизы ценности позволяет нам формировать понятие «архива» не как склада, куда приносится и сваливается бумажное разнообразие, а «архива» как места, где документация учтена, расположена в некой логической последовательности (использование данной документации устроено таким образом, чтобы нахождение нужного документа не приводило к необходимости проведения полной инвентаризации). А самое главное – в архиве должна отложиться значимая документация. То, что утратило свое историческое и практическое значение, не должно занимать место на архивной полке.
Разобьем процесс экспертизы ценности на две части:
- до поступления документов в архив – на этом этапе экспертизы мы рассматриваем все документы, созданные и полученные организацией, отбираем документы постоянного хранения или временного срока хранения (более 10 лет). Данная документация поступает в архив организации;
- после поступления документов в архив – рассматриваем документы, уже поступившие на хранение в архив организации, на предмет выделения документов, сроки хранения которых истекли (например, прошло 45 или 75 лет с момента закрытия документа), а также изучаем документы постоянного хранения, утратившие практическую ценность и не имеющие исторической ценности.
Экспертиза ценности до поступления документов в архив
Давайте рассмотрим процесс экспертизы ценности безотносительно вида документов, подвергающегося данной процедуре, т.е. экспертизу ценности управленческой и научно-технической документации. С данной процедурой все работники ДОУ сталкивались часто:
- Вначале – составление номенклатуры дел. При этом мы:
- определяем состав документации, формирующейся при работе нашей организации,
- прописываем направления движения документов по структурным подразделениям (определяем схему движения),
- устанавливаем сроки хранения дел (документов в них), опираясь на Перечень со сроками хранения. Нетрудно понять, что как только мы в номенклатуре дел указываем срок хранения «постоянно», «45» или «75 лет», мы понимаем, что данная документация претендует на место на архивной полке.
- Затем – работа с делами и документами, отложившимися в структурных подразделениях. Мы сейчас говорим о делах, закрытых производством. Дела должны быть оформлены соответствующим образом, а кроме того, на титульном листе дела должен быть проставлен срок его хранения (к нему можно добавить номер статьи по Перечню). На эту информацию мы и ориентируемся. Целью проведения данного этапа работы является разделение всего массива документов на 3 части:
- документы постоянного и временного (обычно 10 лет и более) срока хранения, которые должны быть переданы в архив организации;
- документы временного хранения (обычно менее 10 лет), сроки хранения которых еще не истекли. Документы продолжают храниться в организациях в структурных подразделениях;
- документы временного хранения, сроки хранения которых истекли. На данные документы составляется акт о выделении их к уничтожению.
Итак, экспертиза ценности – это процесс. Каковы инструменты проведения данного процесса?
Кто проводит экспертизу ценности?
Этим занимается экспертная комиссия (ЭК). На какие документы она опирается?
Для функционирования экспертной комиссии нужны:
- приказ о создании ЭК,
- реально действующий компетентный состав ЭК,
- положение об ЭК.
Решения этого коллегиального органа оформляются протоколом.
Пример 1. Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии
