Что делать если поставщик не предоставляет документы

Поставщик не передал документы на товар. Можно ли не платить

Андрей Ларин рекомендует:

Когда можно не платить за поставку

Покупатель может отказаться заплатить по договору, если вместе с товаром не получил сопроводительные документы от поставщика. Читайте в статье, когда компания вправе не оплатить поставку, а когда это делать небезопасно.

В договоре можно записать условия и сроки, по которым поставщик должен представить дополнительные документы, например, о качестве товара, его технических характеристиках или гарантийных обязательствах поставщика. Если контрагент забывает направить бумаги в установленное время, покупатель назначает новый период. Поставщик может проигнорировать и новые сроки, тогда покупатель вправе не платить за поставку.

Вместе с товаром подрядчик мог передать транспортную накладную или универсальный передаточный документ. Но не во всех случаях эти бумаги — основание для оплаты товара. Например, по условиям поставки компания должна перевести деньги, только когда получит другие документы: банковскую гарантию или гарантийный талон. При их отсутствии можно приостановить приемку и оплату.

Если поставщик обратится в суд с иском о взыскании задолженности по оплате, ходатайствуйте о предоставлении истцом доказательств, что он передал сопроводительные документы. Если контрагент не докажет, что передавал бумаги из договора, суд встанет на сторону компании.

Пример: предприятие отказалось оплатить поставку. Покупатель заявил, что по договору подрядчик должен был передать товар по накладной ТОРГ‑12, акту приемки товара и накладной ТОРГ‑1.Поставщик также должен был предоставить техпаспорт, упаковочный лист и сертификат соответствия. Из документов предприятие получило лишь накладные и акт, поэтому решило не платить. Поставщик подал иск, но суд встал на сторону покупателя и отказал в удовлетворении требований истца.

В другом деле по условиям контракта подрядчик должен был предоставить банковскую гарантию, но так этого и не сделал. Суд поддержал покупателя и дополнительно удовлетворил его требования о взыскании с продавца неустойки за задержку в поставке товара.

Даже когда поставщик передал дополнительные документы, проверьте, чтобы бумаги были действительные. Например, сертификаты соответствия могут быть старыми, с истекшим сроком действия.

Из-за недействительных документов компания вправе не оплачивать поставку. Пример: поодрядчик предоставил покупателю сертификаты соответствия, которые не соответствовали новому техническому регламенту, устаревшие бумаги не подтверждали надлежащее качество товара. Покупатель вправе не платить и потребовать предоставления достоверной документации.

Когда рискованно игнорировать оплату

Компания должна уведомить поставщика о том, что приостанавливает оплату в связи с отсутствием документов. Покупателю следует также сообщить контрагенту новые сроки, когда тот передаст бумаги. Если не отправить уведомление поставщику, то игнорировать оплату рискованно, поскольку контрагент может подать иск и взыскать долг через суд.

Пример: по условиям договора покупатель должен был сам затребовать документы к товару, если поставщик их не передаст, однако этого не сделал. Компания не стала платить, поставщик обратился в суд. Коллегия ВС поддержала истца, ведь покупатель не вправе отказаться от оплаты товара, который поставили без необходимых документов, если он не заявил об отказе от такого товара.

Обычно компании устанавливают специальный алгоритм действий на случай, если не получат документы от поставщика. Например, в договоре может стоять условие, что клиент направляет официальное письмо поставщику. В обращении нужно написать, что контрагент нарушил условия договора поставки, потребовать направить недостающие документы, ведь без них компания не сможет использовать товар.

Не всегда отсутствие товарно-транспортных накладных и актов о приемке товара может служить основанием для приостановления оплаты, если есть иные документы. Например, спецификации, акты сверки, официальная переписка между сторонами, которые подтверждают согласие покупателя с поставленным товаром и отсутствие возражений по качеству и количеству товара.

Пример: покупатель приобрел у поставщика товар, но отказался оплачивать его. Компания не получила от поставщика товарно-транспортные накладные и акты о приемке товара. При этом покупатель подписал с поставщиком акт сверки взаиморасчетов, где согласился с поставленным товаром и образованием задолженности. Суд взыскал с покупателя долг по оплате.

Что делать, если заказчик требует предоставить бухгалтерские документы

Имеет ли право государственные или муниципальные заказчики требовать бухгалтерские документы, которые подтверждают расходы поставщика. И что делать поставщику в этой ситуации. На эти вопросы отвечают эксперты Кредитно-Страхового агентства.

На практике такие случаи далеко не редки. Это подтверждают и наши клиенты, периодически обращающиеся с подобными вопросами. Причем ряде случаев, требования о предоставлении поставщиком финансового отчета о понесенных расходах и подтверждающих эти затраты копий первичных бухгалтерских документов (например, договоров с подрядчиками, актов сдачи-приемки, платежных документов, товарных накладных) устанавливаются в проекте контракта или техническом задании.

Давайте попробуем разобраться в причинах, побуждающих государственных или муниципальных заказчиков к таким требованиям. Часто заказчики ссылаются на рекомендации от контролирующих органов, которые, в свою очередь, оправдываются необходимостью контроля над расходованием бюджетных средств. Другим оправданием часто служит необходимость более точного определения начальной максимальной цены будущих аналогичных закупок.

Но что бы ни говорили заказчики, настоящая причина, по нашему мнению, вполне очевидна. Это желание обезопасить себя от возможных претензий со стороны разного рода контролеров. Желание вполне понятное.

Но еще более понятно нежелание поставщиков делиться документами. Для любого предпринимателя перечень поставщиков и, самое главное, условия работы с поставщиками (цены, сроки поставки, условия оплаты и т.п.) являются коммерческой тайной. Устанавливая требования к поставщикам о предоставлении первичных финансовых документов, заказчики, как правило, не указывают круг лиц, которые получат доступ к этой информации, и не берут на себя обязательства о ее неразглашении. Таким образом, можно предположить, что информация может стать доступной неограниченному кругу лиц. В том числе и к конкурентам.

На практике нередки случаи недобросовестной конкуренции, когда получив доступ к информации о поставщиках исполнителя и условиях поставки, заказчики передавали эту информацию аффилированным компаниям, также участвующим в госзакупках.

Нужно ли говорить о том, что такое положение дел часто отталкивают представителей малого бизнеса от участия в государственных закупках.

Так что же делать поставщику, если он получил требование заказчика о предоставлении бухгалтерских документов или увидел в контракте такое условие. Предоставлять заказчику документы или не предоставлять, вот в чем вопрос! И решать, конечно же, Вам.

Если не жалко или хотите поддержать установившиеся доверительные отношения с заказчиком, можете предоставить. В этом случае Вы не нарушите никаких законов. Возможно, заказчик будет Вам даже благодарен, если с помощью этих документов он сможет «отбиться» от назойливых контролеров. Ничто так не способствует бизнесу, как хорошие отношения с заказчиком.

Если же не хотите – смело отказывайте. Можете сослаться на наличие в договорах с контрагентами условия о конфиденциальности. Кстати, если такого условия в них на самом деле нет, то неплохо было бы его вписать. Если требование о предоставлении документов включено в документацию о закупке, его нужно опротестовать в соответствии с порядком, предусмотренным законом 44-ФЗ.

Веским аргументов для отказа в предоставлении документов является Письмо Министерства экономического развития от 14 ноября 2016 г. N Д28и-3142 «О разъяснениях, связанных с применением Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ». В этом небольшом письме, подписанном директором Департамента развития контрактной системы, содержатся три важных для поставщика вывода:

1. При надлежащем исполнении контракта после подписания заказчиком акта приемки поставленного товара (выполненной работы, оказанной услуги) заказчик обязан его оплатить по цене, определенной контрактом.

2. Заказчик не вправе включать в контракт условие о предоставлении поставщиком (подрядчиком, исполнителем) финансового отчета о понесенных расходах и подтверждающих эти затраты копий первичных бухгалтерских документов.

3. В случае возникновения у поставщика (подрядчика, исполнителя) экономии денежных средств после оплаты заказчиком поставленного товара (выполненной работы, оказанной услуги) по контракту такие денежные средства заказчику не возвращаются. (Оказывается, такие требования со стороны заказчиков тоже встречаются).

Банковские гарантии для поставщиков госзаказа

Тендерное и юридическое сопровождение

Страхование и кредитование

По вопросу истребования у исполнителей первичных бухгалтерских документов имеется прецедентное решение Арбитражного суда Самарской области по делу № А55-30324/2017 от 14 марта 2018 года. Суть дела вкратце выглядит следующим образом. Общество с ограниченной ответственностью в 2017 году заключило государственный контракт с министерством сельского хозяйства Самарской области на проведение работ по реализации выставочной и информационно-презентационной концепции агропромышленного комплекса. При этом в Техническом задании было указано, что исполнитель обязан предоставить заказчику документы, подтверждающие фактические расходы в соответствии со сметой, а именно договоры, акты сдачи-приемки, платежные документы, товарные накладные, заказ-наряды на выполнение работ, путевые листы на перемещение транспортных средств, расчеты и калькуляции.

Уже на стадии исполнения контракта исполнитель обратился в суд с иском об изменении условий контракта в части предоставления документов. В свою очередь, заказчик подал встречный иск о взыскании штрафа в сумме более 1 млн. рублей в связи с ненадлежащим исполнением контракта (не предоставлением документов).

Читайте также  Какой документ имеет в печатной форме квитанцию

Суд оставил исковое заявление исполнителя без рассмотрения, т.к. не был соблюден претензионный досудебный порядок урегулирования спора. В то же время, основываясь на указанном выше письме Минэкономразвития, суд подтвердил, что заказчик не имел права требовать от исполнителя финансового отчета о понесенных расходах и подтверждающих эти затраты копии первичных документов. Более того, суд прямо указал, как должен был действовать исполнитель в случае несогласия с условиями договора:

«… Статьей 70 закона «О контрактной системе в сфере закупок» (44-ФЗ) предусмотрен механизм согласования условий контракта, в целях защиты подрядчика (пункт 4), — победитель электронного аукциона, с которым заключается контракт, в случае наличия разногласий по проекту контракта, размещенному в соответствии с частью 2 настоящей статьи, размещает в Единой информационной системе протокол разногласий, подписанный усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени победителя такого аукциона. При этом победитель такого аукциона, с которым заключается контракт, указывает в протоколе разногласий замечания к положениям проекта контракта, не соответствующим извещению о проведении такого аукциона, документации о нем и своей заявке на участие в таком аукционе, с указанием соответствующих положений данных документов».

Кстати, заказчику во взыскании штрафа с исполнителя за не предоставление документов также было отказано.

И в заключение скажем, что в настоящее время правительство рассматривает предложения Минфина об очередных изменениях в закон 44-ФЗ, касающихся совершенствования финансового контроля закупок. В соответствии с этими предложениями, помимо прочего, в контракты с поставщиками обязательно будет включаться условие о согласии исполнителя на проверки в соответствии с положениями Бюджетного кодекса. Полномочия контролеров в этом случае будут регулироваться не законом «О контрактной системе в сфере закупок», а Бюджетным кодексом.

Предполагается, что поправки вступят в силу с 1 января 2020 года. Так что делиться финансовыми документами с государством, возможно, все же придется.

Читайте актуальные новости из мира закупок на нашем сайте и в нашей группе в социальной сети «ВКонтакте». Будьте всегда в курсе»!

Кредитно-Страховое агентство – мы делаем госзакупки доступными !

Когда контрагент не выставляет счет-фактуру

Иногда контрагенты отказываются выставлять счета-фактуры по сделке лицам, которым ими был предъявлен НДС к оплате. Такие ситуации могут быть вызваны самыми разными причинами, например, ввиду возникшего между сторонами договора конфликта.

При этом отсутствие указанного документа влечет за собой высокий риск отказа в предоставлении налогоплательщику вычета по НДС со стороны налоговых органов, поскольку Минфин России неоднократно отмечал, что счет-фактура является единственным документом, который предоставляет налогоплательщикам право на такой вычет (см., например, Письма Минфина России от 22.01.2019 г. № 03-07-11/2863, от 30.03.2018 г. № 03-07-11/20234).

Аналогичную позицию иногда можно встретить и при исследовании судебной практики (см., например, Постановление АС ВВО от 24.11.2014 по делу № А79-8657/2013, в котором суд, исследуя вопрос об обоснованности налоговой выгоды налогоплательщика подчеркнул, что право на вычет по налогу на добавленную стоимость возникает только при наличии счетов-фактур, а также Определение ВАС РФ от 11.05.2012 № ВАС-5357/12 по делу № А79-2818/2011, в котором также был сделан аналогичный вывод).

Соответственно невыставление контрагентом счета-фактуры может привести к значительным финансовым потерям у налогоплательщика. При этом НК РФ какая-либо ответственность за такое бездействие не установлена.

Ниже предложен перечень вариантов действий, которые может предпринять налогоплательщик, чтобы защитить свои права в подобных ситуациях. При этом практически все они, к сожалению, связаны с высокими временными издержками. Буду очень признателен, если кто-то из коллег поправит меня, или же предложит свои варианты разрешения проблемы.

Вариант № 1: все же постараться добиться от контрагента выставления счета-фактуры в процессе переговоров.

1. Наверное, один из самых очевидных способов решения проблемы, но который в тоже время нельзя не указать и игнорировать.

2. Однако далеко не всегда стороны смогут договориться.

3. В тоже время, немного забегая вперед, следует отметить, что угроза реализации Вами Вариантов № № 3, 4 может поспособствовать убеждению контрагента.

Вариант № 2: обратиться за налоговым вычетом по НДС без счета-фактуры, но представив иные документы, которые подтверждают предъявление контрагентом к оплате суммы НДС и ее перечисление налогоплательщиком.

1. При этом следует учитывать налоговый орган с высокой долей вероятности откажет в таком вычете.

2. В тоже время налогоплательщик, может попробовать отстоять свое право на получение вычета по НДС в судебном порядке, несмотря на приведенную выше негативную судебную практику по этому вопросу.

2.1. Во-первых, налогоплательщик может заявить, что счет-фактура не является единственным документом, подтверждающим право на вычет по НДС. Иногда суды поддерживают такую позицию налогоплательщиков (см., например, Определение КС РФ от 02.10.2003 № 384-О (косвенно, поскольку в акте шла речь об аренде государственного, а также муниципального имущества, хотя некоторые суды ссылаются на данную правовую позицию применительно к реализации товаров (работ, услуг), Постановление ФАС МО от 19.11.2009 по делу № А40-6008/09-91-71, Постановление Десятого ААС от 03.11.2010 по делу № А41-27558/08 (в нем как раз содержится ссылка на вышеуказанное постановление КС РФ), Постановление ФАС ВСО от 20.08.2007 № А33-20481/06).

2.2. Во-вторых, налогоплательщик может указать, что счет-фактура отсутствует у него по независящим от него обстоятельствам. Здесь также имеет место положительная судебная практика (см., например, Постановление ФАС ЦО от 05.12.2012 г. по делу № А54-1629/2012, Постановление ФАС Поволжского округа от 17.02.2006 по делу № А12-22360/04-С50, Постановление ФАС ЗСО от 13.10.2004 № Ф04-7331/2004(5406-А45-34)).

Вариант № 3: обратиться в суд за взысканием убытков с контрагента.

1. Ввиду того, что налогоплательщик не может получить вычеты по НДС в результате неправомерных действий контрагента, сумму неполученных вычетов можно рассматривать в качестве его убытков и попробовать взыскать их с контрагента.

2. Правомерность таких требований подтверждается судебной практикой (см., например, Постановление 17 ААС от 14.12.2010 по делу № А50-12478/2010, Постановление ФАС ПО от 26.06.2009 по делу № А65-25888/2008).

3. Однако существует и противоположенная судебная практика (см., например, Постановление ФАС МО от 19.11.2009 по делу № А40-6008/09-91-71, в котором суд указал, что счет-фактура не является единственным документам, подтверждающим право на вычет по НДС, поэтому убытки у истца не могли возникнуть, а также решение АСГМ от 23.03.2012 г. по делу № А40-143191/10-28-1189).

4. При этом следует также иметь ввиду, что иногда суды отказывают в удовлетворении требований, если истец не получил отказ от налоговой по вычету НДС (см., например, Постановление ФАС ЗСО от 17.03.2011 по делу № А70-1837/2010).

5. Кроме того, всегда остается риск дефолта контрагента, в результате чего с него невозможно будет фактически получить сумму убытков даже в случае удовлетворения исковых требований.

Вариант № 4: обратиться с иском в суд к контрагенту с требованием о выставлении счетов-фактур.

1. Однако судебная практика и по таким требованиям очень неоднозначная.

2. Одни суды говорят, что такие исковые требования правомерны и удовлетворяют их (см., например, Постановление АС СЗО от 20.06.2017 по делу № А67-8181/2016, Определение ВС РФ от 14.11.2014 г. по делу № А40-166174/2013, Постановление ФАС МО от 10.02.2012 г. по делу № А40-24857/11-62-213).

3. Следует отметить, что часто суды удовлетворяют такие требования если в договоре есть обязанность стороны выставлять счет-фактуру

4. Другие суды наоборот отказывают в их удовлетворении (см., например, Постановление АС ВВО от 14.09.2017 г. по делу № А29-8558/2016, Постановление АС МО от 30.10.2017 г. по делу № А40-110081/2016, Решение АС ГМ от 14.06.2011 г. по делу № А40-12488/11-105-114, Постановление ФАС ВВО от 24.09.2008 г. по делу № А11-11888/2007-К1-9/605-40).

5. Кроме того, здесь аналогично следует иметь ввиду, что иногда суды отказывают в удовлетворении требований, если истец не получил отказ от налоговой по вычету НДС (См., например, Постановление ФАС ПО от 11.10.2010 № А17-8416/2009).

6. Также, до момента принятия решения о реализации этого варианта поведения, нужно учитывать проблемы с исполнением судебных актов, которые существуют в нашей стране.

Итог: ни один из вышеперечисленных вариантов действий не дает 100% гарантии, что права налогоплательщика будут защищены. В каждом конкретном случае все зависит от усмотрения суда, поскольку данная проблема законодательно никак не урегулирована.

Рекомендации по снижению рисков возникновения подобных ситуаций:

Наверное, основной рекомендацией здесь будет выступать включение в текст договора положений об:

Читайте также  Какие документы нужны для открытия интернет магазина

1. Обязанности контрагента выставить счет-фактуру в определенный срок (даже несмотря на установленный законодательством, поскольку нарушение указанного в законе срока выставления соответствующих документов не влечет за собой негативных последствий для налогоплательщика / лица, которому предъявлен НДС к оплате – (см., например, Письма Минфина России от 25.01.2016 N 03-07-11/2722, от 25.04.2018 N 03-07-09/28071).

2. Негативных последствиях, которые могут возникнуть для кредитора за нарушение вышеуказанной обязанности:

2.2. Увеличение срока оплаты в зависимости от момента выставления счета-фактуры (условие можно прописать самыми различными способами, например, «привязать» начало течения срока на оплату в том числе к моменту предоставления счета-фактуры контрагентом).

ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ПЕРВИЧНОЙ ОТЧЕТНОСТИ ЗАКАЗЧИКУ

НЕЛЬЗЯ ТРЕБОВАТЬ ОТ ПОСТАВЩИКА ПРЕДОСТАВЛЯТЬ ПЕРВИЧНУЮ ОТЧЕТНОСТЬ ПО КОНТРАКТУ

В практике по 44-ФЗ до сих пор встречаются случаи, когда заказчик устанавливает в проекте контракта или в техническом задании требование о предоставлении поставщиком финансового отчета о понесенных расходах и подтверждающих эти затраты копий первичных бухгалтерских документов: договоров с подрядчиками, актов сдачи-приемки, платежных документов, товарных накладных и т.п.

Некоторые из таких заказчиков идут дальше и требуют, чтобы общий расход по документам составлял сумму контракта (то есть поставщик должен сработать “в ноль”). Иногда ссылаются на внутренние рекомендации от контролирующих органов субъектов РФ, которые, в свою очередь, ссылаются на “благие” цели, такие как контроль за расходованием бюджетных средств и более точное определение начальной максимальной цены аналогичных контрактов в будущем.

Худшее в этих историях то, что при наличии подобного требования в документации о закупке, заказчики отчасти отказываются подписывать акты сдачи-приемки и, следовательно, оплачивать товары/работы/услуги. А поставщику отвечают: “вы видели проект контракта и знали на что шли”.

Насколько правомерно требование заказчика о предоставлении финансового отчета с приложением первичных документов и как действовать в ситуации, когда контракт исполнен, а заказчик не подписывает акты до представления таких документов в полном объеме?

В Письме Минэкономразвития России от 14.11.2016 № Д28и-3142 указано:

“. На основании части 1 статьи 34 Закона № 44-ФЗ контракт заключается на условиях, предусмотренных извещением об осуществлении закупок или приглашением принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), документацией о закупке, заявкой, окончательным предложением участника закупки, с которым заключается контракт, за исключением случаев, в которых в соответствии с Законом № 44-ФЗ извещение об осуществлении закупок или приглашение принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), документация о закупке, заявка, окончательное предложение не предусмотрены.

Согласно части 2 статьи 34 Закона № 44-ФЗ при заключении контракта указывается, что цена контракта является твердой и определяется на весь срок исполнения контракта, а в случаях, установленных Правительством Российской Федерации, указываются ориентировочное значение цены контракта либо формула цены и максимальное значение цены контракта, установленные заказчиком в документации о закупке. При заключении и исполнении контракта изменение его условий не допускается, за исключением случаев, предусмотренных указанной статьей и статьей 95 Закона № 44-ФЗ.

Частью 1 статьи 94 Закона № 44-ФЗ установлено, что исполнение контракта включает в себя комплекс мер, реализуемых после заключения контракта и направленных на достижение целей осуществления закупки путем взаимодействия заказчика с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) в соответствии с гражданским законодательством и Законом № 44-ФЗ, в том числе приемку и оплату заказчиком поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, предусмотренных контрактом.

Учитывая изложенное, при надлежащем исполнении контракта после подписания заказчиком акта приемки поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги заказчик обязан оплатить поставленный товар, выполненную работу, оказанную услугу по цене, определенной контрактом.

Таким образом, заказчик не вправе включать в контракт условие о представлении поставщиком (подрядчиком, исполнителем) финансового отчета о понесенных расходах и подтверждающих эти затраты копий первичных бухгалтерских документов.

При этом в случае возникновения у поставщика (подрядчика, исполнителя) экономии денежных средств после оплаты заказчиком поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги по контракту такие денежные средства заказчику не возвращаются.”

В практике были случаи, когда при выполнении строительных работ правоохранительные органы запрашивали у поставщика товарные накладные на материалы, и если цена их закупки была ниже цены, указанной в смете по заключенному контракту, они требовали компенсировать заказчику разницу. Вышеуказанное письмо очень помогло в таких ситуациях.

Позицию МЭР поддерживает Арбитражный суд Самарской области в решении по Делу № А55-30324/2017 от 14 марта 2018 года:

“. В пункте 3.7. Технического задания … установлено, что по итогам оказания услуг Исполнителю необходимо предоставить Заказчику следующие документы (материалы): документы, подтверждающие фактические расходы Исполнителя (договоры, акты сдачи-приемки, платежные документы, товарные накладные и другие документы, подтверждающие факт произведенных расходов) в соответствии со сметой расходов.

. Действительно требования пунктов 3.7. и 3.10. технического задания к контракту противоречат абзацу шестому письма Министерства Экономического развития РФ (МЭР) от 14 ноября 2016 г. № Д28И-3142, согласно которому заказчик не вправе включать в государственные и муниципальные контракты условие о представлении поставщиком (подрядчиком, исполнителем) финансового отчета о понесенных расходах и Подтверждающих эти затраты копий первичных бухгалтерских документов….”

Перейдем к следующему вескому доводу поставщика: при установлении требования о предоставлении финансового отчета не устанавливается, кто именно получит доступ к таким документам. По умолчанию, можно предположить, что документы поставщика станут доступными для неограниченного круга лиц.

В случаях, когда в договорах между поставщиком и контрагентами содержатся разделы о неразглашении информации или персональные данные, предоставление таких документов будет являться нарушением договорных обязательств и действующего законодательства РФ, а именно Федерального закона от 29.07.2004 года № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных».

Кроме того, в некоторых сферах бизнеса, сеть контрагентов и условия работы с ними являются одним из важнейших конкурентных преимуществ компании, и разглашение этой информации может нанести огромный ущерб. Существуют примеры недобросовестной конкуренции, когда подобная информация использовалась сотрудниками заказчика для создания аффилированных фирм, с целью последующего участия в торгах и использования готовых наработок для исполнения контрактов.

Подводя итог, если при подготовке к участию в закупке поставщик увидит в документации требование о представлении финансового отчета о понесенных расходах и подтверждающих копий бухгалтерских документов, ему стоит незамедлительно подавать жалобу на документацию. В противном случае, когда поставщика признают победителем, останутся только 3 варианта:

  • пробовать внести изменения в контракт до его подписания через протокол разногласий;
  • отказаться предоставить отчетность;
  • арбитраж с заказчиком.

Во всех трех случаях пригодятся приведенные доводы.

Как заставить контрагента вернуть первичные документы

Законодательное регулирование вопроса

Законодательное регулирование вопроса осуществляется такими правовыми документами, как: (нажмите для раскрытия)

  • Приказ Минфина от 28 декабря 2001 года с номером 119 Н, в котором есть раздел учета неотфактурованных поставок;
  • Статья 70 Приказа Минфина от 29 июля 1998 года с номером 34 Н, в котором дается определение сомнительной задолженности;
  • Федеральный закон от 6 декабря 2011 года с номером 402, который регламентирует весь бухгалтерский учет на предприятии;
  • Гражданский кодекс РФ и другие законодательные акты и Письма Министерства Финансов.

Вы — исполнитель, заказчик отказывается подписать акт выполненных работ (накладную)

Ситуация, когда обязанности по договору выполнены — услуга оказана или товар поставлен, деньги оплачены, но документы подписать по каким-либо причинам не удается, – довольно часто происходит. Это может быть удаленность заказчика и исполнителя друг от друга или наличие противоречий между ними. Что в такой ситуации происходит с налоговым учетом исполнителя, ведь услуги им оказаны и деньги получены, а вот документов нет? С точки зрения налогообложения – принятие суммы оплаты к доходам в такой ситуации происходит в момент поступления денежных средств на счет. То есть принять доходы можно и без закрывающих документов, но вот в бухгалтерском учете данная сумма останется «висеть» на 62 счете. В такой ситуации можно провести акт или накладную в бухгалтерском учете. Подписать ее и отправить заказчику ценным письмом с уведомлением и описью вложения. Также в письме необходимо указать на то, что заказчик должен подписать один экземпляр документов и выслать их обратно исполнителю. Если Вы отправите простым письмом данные документы, то у Вас не будет подтверждения факта отправки, а в случае заполнения описи вложения, у Вас на руках останутся документы, подтверждающие факт направления закрывающих документов покупателю. Данная ситуация невозможна при несогласии покупателя с качеством товара или выполненной услуги. Но в случае несогласия и отсутствия договоренности мирным путем, заказчик должен обратиться в суд.

Суть дела

Истец и ответчик заключили договор поставки оборудования — котла-утилизатора для энергоблока ГРЭС.

Читайте также  Как разобрать печать для документов

В соответствии с договором поставщик обязался передать покупателю оборудование, обеспечивающее достижение гарантируемых эксплуатационных показателей, со всей относящейся к нему документацией, оказать услуги по шеф-монтажу и шеф-наладке оборудования в процессе монтажа и пусконаладке оборудования, провести инструктаж персонала покупателя. Покупатель, в свою очередь, обязался принять оборудование и услуги и заплатить договорную цену. Поставляемое оборудование должно быть новым и не использованным ранее, иметь паспорта, сертификаты качества, соответствия промышленной безопасности, протоколы заводских испытаний. Оплату за поставленное оборудование предполагалось осуществлять поэтапно по мере поставки поставщиком оборудования.

Истец поставил ответчику оборудование с просрочкой. А предусмотренную договором документацию он так и не передал. В связи с этим ответчик отказался оплатить поставленное оборудование. Истец обратился в суд с требованием о взыскании 182 млн руб. основного долга и 42 млн руб. неустойки за нарушение сроков оплаты. А ответчик предъявил встречный иск о взыскании с истца 288 млн руб. неустойки за нарушение сроков поставки оборудования и передачи документации.

Основной вопрос, на который должен был ответить суд, заключался в том, мог ли ответчик вообще отказаться оплачивать поставленное оборудование в связи с тем, что истец не передал ему необходимую документацию.

Вы — заказчик, исполнитель отказывается предоставить закрывающие документы

Наиболее распространенной бывает другая ситуация — Вы заказали услуги (или товары), оплатили их, а вот закрывающие документы поставщик предоставлять отказывается. Такие ситуации довольно часто происходят. С точки зрения налогового учета Вы не можете принять в расходы суммы, по которым у Вас нет документов, подтверждающих факт совершения сделки — оказание услуг или поставка товара. На свой страх и риск Вы можете принять расходы в бухгалтерском и налоговом учете, но в случае проверки налоговые инспекторы запросят у Вас документы, которые подтверждают тот факт, что услуги оказаны или товары (материалы) поставлены. Если такие документы Вы предоставить не сможете — инспекторы снимут из расходов сумму, которую Вы приняли без закрывающих документов.

Важно! При отсутствии закрывающих документов нельзя учесть в расходах суммы средств, оплаченные поставщику.

Договариваться или требовать?

Прямой законодательной нормы, к которой могла бы обратиться одна из сторон при возникновении конфликта и истребовать документы, не существует. Чтобы разобраться, какие практические шаги необходимо предпринять, рассмотрим такую ситуацию: поставщик не отдает покупателю его экземпляры, при этом требует оплатить поставку, ссылаясь на положения договора. В противном случае поставщик угрожает арестом груза, разрывом договорных обязательств.

Обратите внимание на важный момент: поставщик апеллирует к двустороннему договору, в котором прописана своевременная оплата поставки, а покупатель аналогично поступить не может, поскольку положения, касающиеся обмена документами между организациями, в нем отсутствуют.

Из этого следует очевидный вывод: механизм и сроки обмена документацией обязательно должны быть зафиксированы в договоре. Необходимо прописать и санкции за нарушение документооборота. В случае если он был подписан ранее, а проблема невозврата документов возникла только сейчас, требуйте заключения допсоглашения к договору. Не играет роли, какую из сторон представляет ваша компания, поставщика или покупателя. В обоих случаях урегулирование вопроса возврата документов другой стороной официально возможно только посредством договора.

На заметку! При подписании основного договора или допсоглашения не забудьте отдельным пунктом зафиксировать, кто из контрагентов оплачивает пересылку документов. Это особенно актуально при наличии больших расстояний между двумя компаниями. Почтовые расходы на пересылку могут быть весьма существенными.

В договоре ни слова о возврате первичных документов, а контрагент в очередной раз игнорирует все сроки подписания и передачи «первички»? Придется договариваться. Свяжитесь с ним и попросите прислать по факсу либо электронно подписанные копии. Таким способом можно ускорить процесс подписания, если ваши экземпляры находятся «в долгом ящике» у партнеров, либо убедиться, что подписи уже поставлены и задержка связана с временем пересылки (передачи) пакета. В отдельных случаях, если стало ясно, что документы утеряны, необходимо оформление дубликатов. Однако следует помнить, что сканирование копий – вынужденная полумера. Поясним далее, почему.

Вопрос: Организация при приобретении четырех мешков продукции по 25 кг каждый получила от поставщика накладную и счет-фактуру, в которых указаны разные единицы измерения. В накладной отмечено в основных единицах измерения 4 шт. и дополнительно — 100 кг, в счете-фактуре — только 100 кг и единица измерения кг. Исправлять документы поставщик отказывается. Возможно ли принять НДС к вычету, если в накладной и счете-фактуре стоят разные единицы измерения? Возможно ли обязать продавца внести исправления в счет-фактуру? Посмотреть ответ

С позиции поставщика

Поставщик признает доходы в НУ в периоде подписания им документов (когда была поставка или оказание услуг по договору). Об этом сказано:

  • в письме №03-03-06/1/750 от 13/11/09 г. Минфина;
  • в документе-определении №15640/10 от 08/12/10 г. ВАС.

Из текстов указанных документов следует, что поставщику не обязательно ждать, когда покупатель подпишет пакет и вернет его.

В целях НУ поставщик отражает НДС сразу как только выписал счет-фактуру (по правилам ст. 167 НК РФ). В данном случае тоже не требуется ждать ответной реакции контрагента.

Вместе с тем возможна ситуация, при которой покупатель имеет претензии к поставщику и в связи с этим не подписывает документы. Например, его может не устраивать качество поставленного товара или услуги, либо он может не признать поставку как таковую.

Последствия для поставщика могут наступить на основании ГК РФ (ст. 395, ст. 15) в виде требований о возмещении убытков и уплаты процентов.

Кроме того, расчет налоговой базы придется корректировать. Другие последствия при отсутствии оформленных оригиналов «первички» могут наступить, согласно ст. 120 НК РФ, за грубое нарушение правил учета доходов (расходов). Штраф предусмотрен в размере 10-30 тыс. руб. При этом для налоговиков не важен факт признания дохода компанией.

Вопрос: Организация получила от контрагента первичные учетные документы, подтверждающие факт оказания им услуги (и, соответственно, осуществления организацией расходов) в прошлом году, а бухгалтерская (финансовая) отчетность за этот год уже представлена в налоговый орган. Можно ли данные этих документов отразить в бухгалтерском учете в текущем периоде, то есть в периоде, когда документы получены? Посмотреть ответ

С позиции покупателя

Налоговая служба не признает законными расходы, подтвержденные копиями документов. Необходимо иметь на руках оригиналы, на основании которых рассчитывается налоговая база. Кроме того, и к покупателю могут быть применены санкции, согласно ст. 120 НК РФ, по тем же основаниям, что и к продавцу.

Контрагент, несмотря на просьбы, затягивает передачу оригиналов, или отвечает отказом — обратитесь к нему с официальным письмом.

Текст обращения может быть таким:

Руководителю (наименование компании-контрагента)

Настоящим письмом сообщаем Вам, что на основании договора (реквизиты договора) Вашей организации были оказаны услуги (наименование услуг) на сумму (стоимость услуг). Одновременно сотруднику Вашей организации (ФИО) был передан пакет документов на подпись – вторые экземпляры (перечисляются переданные документы). До настоящего времени подписанные экземпляры документов в наш адрес не поступили.

Имеет место нарушение условий двустороннего договора (указать, какие пункты договора нарушены).

Исходя из вышеизложенного, просим Вас в течение (…) рабочих дней с момента получения письма подписать документы и предоставить их в адрес нашей компании, во избежание применения санкций по двустороннему договору.

Приложение: (дубликаты переданных на подпись документов).

Письмо подписывается руководителем, указываются контактные данные ответственных лиц организации. Отправляется почтой, с описью вложения, курьером, по ЭКС — с использованием цифровой подписи, т.е. любым способом, подтверждающим факт получения его контрагентом.

Если деньги уплачены, а услуги (товары) не оказаны (поставлены)

Ситуации, когда Вы уплатили деньги поставщику, а он не выполнил свои обязательства, часто заканчиваются судебными разбирательствами. Заказчик подает в суд на исполнителя, чтобы взыскать уплаченную сумму денежных средств. Как правило, при подтверждении факта оплаты и отсутствии закрывающих документов, суды встают на сторону заказчика и присуждают поставщику вернуть долг и проценты за пользование чужими денежными средствами. Заказчик в такой ситуации в бухгалтерском учете должен создать резерв и оценить сумму аванса как сомнительную дебиторскую задолженность. По истечению срока давности (при существовании данной сомнительной дебиторской задолженности более трех лет) или в случае исключения поставщика из единого реестра юридических лиц (индивидуальных предпринимателей) такую сомнительную задолженность нужно списать на прочие расходы. Это делается такой проводкой:

Кредит 91.2 Дебет 60

Важно! Если дебиторская задолженность висит более трех лет нужно обратиться к поставщику, выставить акт сверки взаиморасчетов и написать письмо о просьбе вернуть средства. В случае отказа или отсутствия ответа — задолженность списывается на прочие расходы.