Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров

Пример оформления журнала регистрации трудовых договоров и соглашений к ним

Правильное оформление отчетности, связанной с кадровым документооборотом – гарант успеха любой организации. Особое положение занимают регистрационные книги учета, которые могут потребовать ГИТ и ФНС при проведении плановых и внеплановых проверок. Также они необходимы для расследования несчастных случаев, при судебных разбирательствах и иных чрезвычайных ситуациях.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним необходим для предъявления профсоюзу и коллективу работников.

  1. Нужно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним?
  2. Как оформить?
  3. Скачать образец
  4. Выводы

Нужно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним?

Журнал иначе называют книгой регистрации или учета трудовых договоров. Он, помимо предоставления отчетности, используется для внутреннего менеджмента предприятия. По книге можно оперативно определить текущее положение кадрового потенциала компании и собрать статистические данные.

Журнал позволяет оценить следующее:

  • какое количество трудовых договоров и допсоглашений принято на предприятии;
  • какой процент договоров актуальны, уже расторгнуты или истекли, но продолжают храниться в архиве организации;
  • какой была средняя продолжительность действия трудового договора (работы сотрудника на предприятии).

Журнал очень упрощает работу с личными карточками, трудовыми книжками и иной кадровой документацией, потому что для получения информации не нужно искать оригинал каждого трудового договора или дополнительного соглашения, а достаточно просто заглянуть в общий журнал. Экономия времени становится очень заметной, если необходимо искать информацию сразу о нескольких трудовых договорах.

Работодатели любого юридического статуса (в том числе и ИП) обязаны вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.

В противном случае при первой же инспекционной проверке или конфликте с сотрудниками работодатель понесет убытки из-за больших штрафов.

Также журнал понадобится для дополнительной работы с кадрами: для оформления всех выписок, справок, сопроводительной документации для любой инстанции потребуется работать с трудовыми договорами чуть ли не всех сотрудников компании одновременно, что провести без специализированной учетной книги попросту невозможно.

Ведение журнала (книги) учета трудовых договоров возлагается на сотрудника отдела кадров (иногда начальника данного отдела).

Если предприятие небольшое, после прохождения специальных курсов взять на себя обязанности по документообороту может помощник руководителя или сам руководитель. Разрешено делегировать обязанности по работе с кадрами сторонней организации или аутсорсинговым компаниям.

Как оформить?

Журнал разрешено вести в электронном или бумажном виде, но в идеале совмещать оба этих варианта (на бумажном легче ставить подписи и для него не требуется масштабный электронной документооборот, однако его труднее заполнять и редактировать).

Бумажную книгу можно либо покупать со специальной формой, либо расчерчивать самостоятельно. Правила ведения журнала должны быть утверждены локальными актами предприятия.

Лицо, ответственное за ведение, должно утверждаться приказом руководителя.

Журнал не имеет типовой законодательно установленной формы, но составляется по стандартным правилам. Документ включает две части: титульный лист (обложку) и табличную (основную) часть.

На титульной странице следует указать наименование организации, название журнала с датами и местом его создания, ФИО и должности лиц, ответственных за ведение документа. Рекомендуется оставить больше места для списка фамилий, потому как ответственные могут несколько раз смениться до того, как журнал закончится.

Табличная часть состоит из столбцов, в которых приводятся данные о:

  • номере регистрации трудового договора;
  • дате заключения и дате создания самого трудового договора;
  • ФИО работника, его должности;
  • структурном подразделении, где работник трудоустроен;
  • сроке действия соглашения;
  • характере осуществляемой деятельности;
  • наличии дополнительных соглашений.

Отдельно оставляется графа для примечаний.

В журнале нельзя делать исправления – только ставить пометки, если сотрудник был отстранен от работы, переведен на другую должность (перешел в другое подразделение), или изменились условия труда.

Когда журнал заканчивается, его заверяет руководитель, поставив личную подпись и печать. После документ сшивается, пломбируется и бессрочно хранится в архиве.

Скачать образец

Выводы

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений необходимо вести на любом предприятии для отчетности, внутриорганизационного менеджмента и оптимизации работы с кадрами. Вести го обязан работник отдела кадров.

Документ состоит из двух частей: титульного листа и табличного раздела. Исправлять записи категорически запрещено.

После заполнения журнал заверяют, сшивают, пломбируют и направляют на хранение в архив.

Книга регистрации трудовых договоров

С каждым работником в соответствии с законодательством РФ работодатель обязан заключить трудовой договор. Этот документ регулирует правовые отношения между предприятием и сотрудником, перечень обязанностей и прав, условия труда и оплаты.

Сведения о каждом трудовом договоре должны заноситься в специальный документ под названием «Книга регистрации трудовых договоров».

Зачем нужна книга регистрации трудовых договоров

Наличие книги регистрации трудовых договоров на предприятиях и организациях не является обязательным.

Тем не менее, этот документ весьма востребован, причем как в учреждениях государственного сектора, так и в коммерческих структурах. Чаще всего он необходим в достаточно крупных компаниях, где много работников или большая текучка кадров, что в свою очередь приводит к потоку трудовых договоров.

Книга регистрации относится к управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, осуществлять контроль за ними, а в случае необходимости быстро отыскать необходимые сведения о том или ином договоре.
Таким образом, грамотно и по всем правилам оформленная книга:

  • содержит всю информацию об имеющихся на хранении трудовых договорах, в том числе действующих, измененных, расторгнутых и истекших,
  • отражает среднюю продолжительность действия данного документа на предприятии (что бывает важно для статистики и определения стратегии развития организации).

Следует отметить, что книга регистрации на предприятии может быть не одна, а несколько, например, для фиксации срочных, временных или бессрочных трудовых договоров.

Помимо чисто прикладных причин для создания и ведения книги следует учесть еще один немаловажный момент: она может потребоваться при проверке компании специалистами трудовой инспекции – обычно этот документ является одним из первых, среди требуемых ими к предъявлению.

Кто осуществляет ведение книги регистрации договоров

Обычно обязанность по формированию и ведению книги регистрации лежит на работнике кадрового отдела, поскольку именно он заключает трудовые договоры и имеет доступ ко всем хранимым на предприятии документам такого рода.

Но иногда, контроль за трудовыми договорами ложится на плечи секретаря организации, заместителя руководителя или иного сотрудника, назначенного на это распоряжением директора предприятия.

Как составить книгу

Книга регистрации трудовых договоров не имеет унифицированного стандартного образца, так что составляться может в произвольном виде или по действующему внутри предприятия шаблону. При ее формировании в плане структуры следует придерживаться норм делопроизводства, а в отношении текста — правил русского языка.

В список обязательных сведений, которые должны включаться в книгу, входят:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата начала ведения книги и ее окончания;
  • период хранения.

Все эти данные указываются на титульной странице книги.

Основная часть книги обычно формируется в виде таблицы, состоящей из нескольких столбиков и строк (в зависимости от видения документа специалистом, который его оформляет). В бланк обязательно должна быть включена следующая информация:

  • дата заключения трудового договора, его номер;
  • фамилия-имя-отчество сотрудника;
  • структурное подразделение, в котором трудится сотрудник;
  • должность;
  • характер договора (срочный, бессрочный, временный и т.д.).

Кроме того, при желании, в бланк можно включить и дополнительные столбцы, например, обо всех вносимых в трудовой договор изменениях, дополнительных соглашениях к нему, дате прекращения договора, подписи работника и т.п.

Читайте также  Обязательные условия договора купли продажи автомобиля

Как оформить книгу

Как к составлению книги, так и к ее оформлению законодательство не предъявляет никаких особых требований. Оформлять ее можно как на обыкновенном чистом листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Вносить в документ необходимую информацию можно в рукописном или печатном виде.

Проштамповывать книгу при помощи штемпельных изделий строгой необходимости нет, поскольку на сегодняшний день юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать для визирования бумаг печати и штампы.

Каждый год рекомендуется составлять новую книгу регистрации трудовых договоров и вести ее в соответствии с текущими требованиями.

Несмотря на то, что данный документ называется «книга», по сути дела, в большинстве случаев он представляет из себя лист бумаги или несколько листов, скрепленных между собой обычным степлером или суровой нитью и пронумерованных.

Сейчас получает распространение ведение книги в электронном формате. Такой подход имеет несколько очевидных преимуществ:

  • конфиденциальность;
  • простата оформления и заполнения документа;
  • более легкий контроль за ее сохранностью;
  • минимум расходов.

Хранение книги регистрации трудовых договоров

Книгу регистрации трудовых договоров необходимо держать в отделе кадров предприятия в отдельной папке. При этом срок хранения документа законодательно никак не ограничен. Исходя из этого можно сделать вывод, что она должна находиться в архиве компании в течение периода, установленного внутренними нормативно-правовыми актами или на протяжении трех лет после внесения в неё последней записи.

Правила ведения журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Отношения между работодателем и подчиненным регулируются трудовым договором. Изменение аспектов взаимодействия (уровня оплаты, условий работы) фиксируется посредством оформления дополнительных соглашений. Данные документы требуют контроля и систематического учета. С этой целью на предприятиях используют журналы регистрации.

  1. Для чего нужен журнал регистрации трудовых договоров
  2. Учет дополнительных соглашений к трудовым договорам
  3. Кто несет ответственность за ведение журнала договоров
  4. Правила ведения журнала
  5. Образец заполнения
  6. Распространенные ошибки при ведении журнала
  7. Бланк для скачивания

Для чего нужен журнал регистрации трудовых договоров

Законом не обозначена обязательность регистрации соглашений с подчиненными об условиях труда. Однако ведение записей во многом упрощает работу специалистов кадрового отдела, особенно когда речь идет о крупных заводах с большой численностью работников. В регистр вносятся основные сведения: Ф. И. О. служащего, должность, дата оформления. Этой информации достаточно для составления справок статистики или выписок работникам. Кроме того, фиксирование сведений о заключенных соглашениях с подчиненными используется при решении споров в судебном порядке.

Учет дополнительных соглашений к трудовым договорам

Законодательством не обозначены жесткие требования в плане фиксирования дополнительных соглашений к контрактам с подчиненными. Книга учета принесет не меньше пользы, чем регистр трудовых договоров: систематическое внесение записей позволит в случае необходимости отследить измененные пункты в трудовом контракте каждого работника, подготовить запрашиваемые справки.

СОВЕТ! Удобно вести общую тетрадь регистрации контрактов с работающими и допсоглашений к ним. Такой учет не только избавит от необходимости заполнения двух книг, но и позволит увидеть полную картину трудовых отношений с каждым сотрудником.

Кто несет ответственность за ведение журнала договоров

Заполнение регистра является частью кадрового учета и возлагается на специалиста отдела кадров по назначению начальника. Данный работник несет ответственность за достоверность вносимых сведений и отвечает за сохранность книги.

ВАЖНО! Срок хранения регистра трудовых договоров в архиве законодательно не определен. Как правило, руководители организаций принимают к сведению требования ФАС: записи в таком случае хранятся в архиве 75 лет.

Правила ведения журнала

Журнал учета трудовых договоров ведется в произвольной форме. Документ представляет собой книгу или тетрадь, страницы которой расчерчены таблицей. Количество столбцов таблицы определяется индивидуально.

Несмотря на отсутствие четких требований к заполнению, при ведении регистра нужно соблюдать правила:

  • Обложка – на титульном листе прописывается полное наименование организации, реквизиты, название регистра, дата его начала и окончания, срок хранения, должность и Ф. И. О. ответственного за ведение записей.
  • Листы – нумеруются при заведении новой книги. На первой странице можно указать правила заполнения регистра или просто пропустить. На второй – перечень лиц, ведущих записи. Оформляется таблицей с указанием порядковых номеров, Ф. И. О. и должностей специалистов, периодов времени, причин поручения регистра, номера приказов о назначении и личных подписей. На последней странице делается запись, что журнал закрыт, опломбирован и передан на хранение в архив. Нужно указать количество заполненных страниц, количество внесенных документов, Ф. И. О. и должность ответственного, номер приказа о его назначении.
  • Допустимо ежегодно заводить новую книгу для регистрации договоров и допсоглашений. Такой учет упростит статистическое наблюдение за движением кадров.

Информацию о контрактах с подчиненными вносят в таблицу, графы которой могут содержать следующие сведения:

  1. Порядковый номер позиции.
  2. Номер соглашения.
  3. Дата оформления документа.
  4. Дата получения контракта сотрудником.
  5. Полное имя и фамилия подчинённого.
  6. Номер и наименование структурного подразделения, в которое определен работник.
  7. Должность нанятого.
  8. Срок действия контракта.
  9. Подпись работника.

Приведенный перечень и порядок расположения граф ориентировочный и определяется индивидуально. Часто в таблицу вносят столбцы, в которых регистрируются дополнительные соглашения или сведения о материальной ответственности лица.

СОВЕТ! Допустимо ведение учета договоров в электронном варианте.

По сравнению с бумажными журналами, электронный учет обладает рядом преимуществ: обеспечивает лучшую сохранность данных, не требует архивного хранения, облегчает поиск нужной информации. Недостатками электронной формы журнала является невозможность получения подписей сотрудников, риск сбоя в работе компьютера.

Образец заполнения

Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров можно скачать по этой ссылке. Документ содержит таблицу, состоящую из десяти столбцов. Сведения из таблицы охватывают основную информацию из контрактов, а также данные о допсоглашениях.

Распространенные ошибки при ведении журнала

Наиболее типичной ошибкой при заполнении книги учета контрактов с подчиненными является путаница в столбцах. Например, в первую графу, где нужно указать порядковый номер позиции, вписывают номер контракта. Описки, неправильно указанные даты и другие небольшие ошибки широко распространены.

ВАЖНО! Нельзя вносить в бланк правки. Если допущена ошибка, тетрадь закрывается. Перед сдачей в архив на последнем листе делается пометка, что книга регистрации закрыта по причине ошибочного заполнения.

При обнаружении ошибки допустимо перенести уже внесенную информацию в новую книгу учета, а испорченный регистр уничтожить.

Бланк для скачивания

Перейдя по ссылке, можно скачать бланк журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

Существует три способа регистрации документов:

  • простейший — в журналах;
  • более совершенный — с помощью картотеки;
  • наиболее совершенный, удобный и быстрый — с помощью соответствующих компьютерных программ.

Организация имеет возможность выбрать наиболее приемлемый для себя способ регистрации документов.

Регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов, т.к. в случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда может не признать.

Все регистрационные журналы (как и книги учета) должны быть защищены от изъятий и вложений: страницы должны быть пронумерованы ручкой (не карандашом), журнал должен быть прошит и опечатан, заверен подписью руководителя организациии и ответственного за его ведение лица. Только в этом случае он может служить доказательством. Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:

  • регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;
  • организовать учет кадров и их движения (прием на работу, перевод, отпуск, увольнение);
  • наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
  • облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.
Читайте также  Договор купли продажи некапитального строения образец

Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно должны вестись в организации

  • Журнал регистрации трудовых договоров.

Кадровики, кроме того, иногда ведут отдельно журналы регистрации принятых и уволенных работников, каждый год начиная новую нумерацию, что позволяет быстро получить сведения о том, сколько работников было принято, уволено за год, сколько уволилось из принятых в текущем году.

  • Журнал регистрации личных карточек.
  • Журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся в организации).
  • Журналы регистрации приказов (распоряжений).

Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах (вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов).

Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются по срокам хранения на два массива — «75 лет ЭПК» и «5 лет», кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: «приказ № 1-к» или «№ 5-л/с».

Приказы (распоряжения) со сроком хранения «5 лет» (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: «приказ № 1-о».

Внутри каждого дела приказы (распоряжения) располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2) и т.д. с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

  • Журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, прогулах, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.п.).

Журналы учета на факультативной основе

Книги учета необходимы для того, чтобы фиксировать:

  • сверхурочные работы;
  • использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • предоставленные работникам отгулы и т.д.

В любом из этих регистрационных журналов или книг рекомендуется дополнять возрастающий в течение года порядковый номер документа буквенным индексом.

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были предупреждены о наступлении определенных событий не позднее указанного в нем срока. Поэтому рекомендуется вести картотеку предупреждений (бумажную или электронную) о следующих событиях:

  • об окончании срока испытания. Согласно ст. 71 ТК РФ увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня;
  • об истечении срока трудового договора. В соответствии со ст. 79 ТК РФ работодателю необходимо предупредить работника об истечении срока трудового договора в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения;
  • о ежегодных оплачиваемых отпусках. Согласно ст. 123 ТК РФ работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Для этого издается приказ о предоставлении ежегодного отпуска, а подпись работника об ознакомлении с ним и будет являться предупреждением.

Помимо этого, кадровик может сделать себе «напоминалочки» о любых других событиях (днях рождения работников, юбилейных датах и т.п.).

Организация сама решает, какие журналы ей необходимо вести, исходя из своих особенностей и потребностей.

Оформление регистрационного журнала

Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности.

Для обложки лучше использовать плотную бумагу формата А4. На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную пишут название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала (книги), ниже выделяют две строки для даты начала и даты окончания журнала (книги). Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов. Форма может быть, например, такой:

Далее необходимо разделить журнал на графы (лучше разграфить сразу все страницы). Чтобы защитить документ от изъятий и вложений, все страницы журнала нумеруют, журнал прошнуровывают и скрепляют печатью. Журнал заверяется подписью руководителя кадровой службы, заместителя генерального директора по работе с персоналом или генерального директора.

Внимание! Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заверяет только руководитель организации.

В журнале должно быть указано лицо, ответственное за ведение журнала, и должна стоять его подпись. Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне), или на последней странице журнала, или на каждой его странице.

Если при заполнении журнала была допущена ошибка, исправление в него можно внести одним из следующих способов:

1. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а ниже, в той же графе, делается правильная запись. В графу «Примечания» (если эта графа есть в журнале) вносится запись: «Исправлено в графе такой-то», а ниже ставится подпись с расшифровкой и дата по следующему образцу:

2. Если в журнале нет графы «Примечания», можно воспользоваться порядком, который применяется для исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку. В той же графе, где допущена ошибка, ничего не зачеркивается, ниже неверной записи пишется: «Запись за номером таким-то недействительна» и делается правильная запись.

Пока в учетном журнале не заполнены все страницы, он хранится у того работника, который его ведет. Когда все страницы журнала будут заполнены, на обложке ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

  • Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?
  • Где бесплатно скачать образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров?
  • Как определяются сроки хранения журнала?
  • Итоги

Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?

На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.

О форме трудового договора подробно рассказано в этой статье.

Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.

ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.

Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.

На журнале должно быть отражено следующее:

  • наименование работодателя;
  • даты начала и окончания ведения журнала;
  • Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.
Читайте также  Можно ли пролонгировать срочный трудовой договор

В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.

Проверьте все ли обязательные кадровые журналы и книги учета ведутся на вашем предприятии с помощью справочно-правовой системы КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Где бесплатно скачать образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров?

Данные в журнал учета лучше всего вносить в виде таблицы, поскольку именно она даст наиболее наглядное представление о перечне договоров и допников.

Мы предлагаем разбить таблицу на следующие столбцы:

  • 1 — номер регистрации трудового договора;
  • 2 — дата заключения;
  • 3 — номер договора;
  • 4 — Ф.И.О. работника, с которым заключен данный договор;
  • 5 — должность работника;
  • 6 — название отдела (подразделения), где трудится работник;
  • 7 — срок действия договора;
  • 8 — характер работы (совместительство, основная работа, пр.);
  • 9 — допсоглашения к договору;
  • 10 — примечания.

Можно ввести столбец для подписи работника о том, что он получил трудовой договор на руки.

Образец того, как можно оформить журнал регистрации трудовых договоров, скачайте по ссылке:

Можно ли вести журнал регистрации трудовых договоров в электронной форме, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите к подсказкам от экспертов.

Как определяются сроки хранения журнала?

Как сами трудовые договоры, так и журналы их регистрации необходимо сохранять в организации в течение нормативно установленных сроков хранения.

Согласно перечню типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Росархива, этот срок для указанных документов составляет (ст. 435, 463 перечня):

  • 50 лет — для документов, оконченных делопроизводством с 01.01.2003;
  • 75 лет — до 01.01.2003.

Многие экономические субъекты не существуют так долго, поэтому журнал сдают в архив. Сделать это можно как по окончании ведения самого журнала, так и при ликвидации работодателя.

О том, каким образом организуется архив на предприятии, наши читатели могут узнать из этой статьи.

Итоги

В целях облегчения кадровой работы работодателем может вестись журнал регистрации трудовых договоров и допов к ним. Способ и форма его ведения определяются каждым хозсубъектом самостоятельно. Хранить журнал нужно в течение 50/75 лет.

Оформляем журнал регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации трудовых договоров — это документ, отражающий количество и движение контрактов с работниками на предприятии. Применяется для упрощения учета, поиска и обработки кадрового документооборота.

Зачем нужен журнал

Документ под названием «Журнал (книга, реестр) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений» не входит в пакет обязательной кадровой документации. Ответ на вопрос: обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров, — нет, в законодательстве такого требования нет, унифицированная форма не утверждена. Но работодателям рекомендуется его оформлять в целях упорядочения документооборота. Это инструмент, позволяющий быстро найти контракт, уточнить информацию или внести изменения. Он необходим кадровикам крупного предприятия, на котором работает большое количество сотрудников. Решение о введении учета контрактов, утверждении формы документа принимается руководителем и оформляется локальным нормативным актом — приказом.

На практике ведение учета договоров осуществляется как в бумажном, так и в электронном виде. Чтобы выбрать правильную форму, важно определить цель ведения документа. Если он применяется в информативных целях, для контроля за сроком действия контрактов, например, то достаточно электронного варианта.

Если его планируется использовать для доказательства выдачи документации на руки работникам — в суде, для подтверждения своей аргументации во время спора или в ходе проверок, — ведите учет в бумажной форме. В этом случае его оформление должно отвечать стандартам делопроизводства: журнал прошивают, нумеруют страницы, заверяют подписью руководителя.

В законодательстве нет конкретных указаний, должен ли журнал регистрации трудовых договоров быть прошит и скреплен печатью, так как этот документ не является обязательным для работодателей. Но есть общие требования по делопроизводству, утвержденные ГОСТами и документами Росархива (Р 7.0.97-2016 от 08.12.2016 и приказ Росархива № 76 от 23.12.2009), в соответствии с которыми документ, в котором больше трех листов, нумеруется, и перед сдачей в архив сшивается и заверяется. В целях обеспечения достоверности вносимых данных, сохранности реестра контрактов рекомендуется его прошивать и заверять, предварительно пронумеровав листы.

Готовая, отпечатанная типографским способом книга регистрации продается в магазинах канцтоваров. Но удобнее создать шаблон в таблице и распечатывать листы по мере необходимости. На титульном листе указывают:

  • наименование организации;
  • наименование документа (журнал, книга, реестр);
  • даты заполнения — начало и окончание;
  • данные лиц, ответственных за ведение.

Кто заполняет журнал

Если предприятие небольшое и отдела кадров нет, вести учет поручают секретарю, бухгалтерии — тому, кто по служебным обязанностям чаще сталкивается с кадровым делопроизводством. Руководитель учреждения, издавая приказ о введении подобного регистра, в нем же определяет того, кто регистрирует трудовые договоры, — ответственного за их оформление. Иногда этим занимается юридический отдел, но обычно регистрацию ведет работник кадровой службы.

Порядок заполнения журнала

Утвержденного порядка заполнения учетных данных нет. Каждая организация сама разрабатывает правила ведения книги учета в соответствии с потребностями и утверждает их локальным актом. Есть стандартные графы и столбцы:

  • наименование, период ведения (если предприятие большое, реестр заводится на каждый год);
  • номер п/п;
  • номер контракта;
  • дата его заключения;
  • фамилия работника;
  • подразделение или отдел, где работает;
  • характер соглашения — срочный или бессрочный.

Добавление столбцов зависит от того, какие цели вы преследуете ведением подобного документа. Например, решается проблема, как регистрировать допсоглашения к трудовым договорам, — информация об их заключении вносится в отдельный столбик. Дополнительные графы и столбцы:

  • изменения в соглашении;
  • наличие или отсутствие допсоглашений;
  • основная должность или совместитель;
  • подпись о вручении контракта;
  • другие.

Несмотря на то, что количество и содержание граф книги учета утверждается в самой организации, заполнять ее надо аккуратно и корректно. Не допускаются исправления, неточности. Рекомендуется в инструкции по кадровому делопроизводству, положении о делопроизводстве, иных внутренних документах, кроме утверждения формы, указать конкретно, как вести реестр регистрации контрактов и заполнять графы.

В ТК нет требования об обязательной нумерации контрактов с работниками и допсоглашений к ним. Но поскольку аббревиатура б/н неудобна для быстрого поиска, предприятия разрабатывают свою систему присвоения номеров. Нумерация может как вестись в хронологическом порядке, так и обнуляться в начале года. Допсоглашение — неотъемлемая часть базового контракта о работе. Поскольку нормативных указаний, как регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору, нет, целесообразно в качестве уникального номера указывать ссылку на основной контракт и вписывать ее в журнал. Допускается ведение отдельного реестра для допсоглашений, но рациональнее вести один документ, где отражаются все допники для каждого контракта.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие в отделе кадров есть необязательные журналы и книги учета. Используйте эти инструкции бесплатно.

Сроки хранения в организации

Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден новый перечень документов со сроком хранения. По этому нормативному документу, срок хранения журнала регистрации трудовых договоров и допсоглашений не изменился — книги, журналы учета ТД хранятся 50 или 75 лет.

Отдельно рассмотрим, насколько законно взимание платы за регистрацию трудовых договоров и кто ее осуществляет. В соответствии со ст. 303 ТК, регистрации подлежат соглашения о труде между работодателем и работниками-физлицами в органе местного самоуправления. Требование оплаты регистрации незаконно, так как местные власти не вправе вводить налоги и сборы, не предусмотренные налоговым законодательством.