Как правильно регистрировать договора в журнале регистрации

Пример оформления журнала регистрации трудовых договоров и соглашений к ним

Правильное оформление отчетности, связанной с кадровым документооборотом – гарант успеха любой организации. Особое положение занимают регистрационные книги учета, которые могут потребовать ГИТ и ФНС при проведении плановых и внеплановых проверок. Также они необходимы для расследования несчастных случаев, при судебных разбирательствах и иных чрезвычайных ситуациях.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним необходим для предъявления профсоюзу и коллективу работников.

  1. Нужно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним?
  2. Как оформить?
  3. Скачать образец
  4. Выводы

Нужно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним?

Журнал иначе называют книгой регистрации или учета трудовых договоров. Он, помимо предоставления отчетности, используется для внутреннего менеджмента предприятия. По книге можно оперативно определить текущее положение кадрового потенциала компании и собрать статистические данные.

Журнал позволяет оценить следующее:

  • какое количество трудовых договоров и допсоглашений принято на предприятии;
  • какой процент договоров актуальны, уже расторгнуты или истекли, но продолжают храниться в архиве организации;
  • какой была средняя продолжительность действия трудового договора (работы сотрудника на предприятии).

Журнал очень упрощает работу с личными карточками, трудовыми книжками и иной кадровой документацией, потому что для получения информации не нужно искать оригинал каждого трудового договора или дополнительного соглашения, а достаточно просто заглянуть в общий журнал. Экономия времени становится очень заметной, если необходимо искать информацию сразу о нескольких трудовых договорах.

Работодатели любого юридического статуса (в том числе и ИП) обязаны вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.

В противном случае при первой же инспекционной проверке или конфликте с сотрудниками работодатель понесет убытки из-за больших штрафов.

Также журнал понадобится для дополнительной работы с кадрами: для оформления всех выписок, справок, сопроводительной документации для любой инстанции потребуется работать с трудовыми договорами чуть ли не всех сотрудников компании одновременно, что провести без специализированной учетной книги попросту невозможно.

Ведение журнала (книги) учета трудовых договоров возлагается на сотрудника отдела кадров (иногда начальника данного отдела).

Если предприятие небольшое, после прохождения специальных курсов взять на себя обязанности по документообороту может помощник руководителя или сам руководитель. Разрешено делегировать обязанности по работе с кадрами сторонней организации или аутсорсинговым компаниям.

Как оформить?

Журнал разрешено вести в электронном или бумажном виде, но в идеале совмещать оба этих варианта (на бумажном легче ставить подписи и для него не требуется масштабный электронной документооборот, однако его труднее заполнять и редактировать).

Бумажную книгу можно либо покупать со специальной формой, либо расчерчивать самостоятельно. Правила ведения журнала должны быть утверждены локальными актами предприятия.

Лицо, ответственное за ведение, должно утверждаться приказом руководителя.

Журнал не имеет типовой законодательно установленной формы, но составляется по стандартным правилам. Документ включает две части: титульный лист (обложку) и табличную (основную) часть.

На титульной странице следует указать наименование организации, название журнала с датами и местом его создания, ФИО и должности лиц, ответственных за ведение документа. Рекомендуется оставить больше места для списка фамилий, потому как ответственные могут несколько раз смениться до того, как журнал закончится.

Табличная часть состоит из столбцов, в которых приводятся данные о:

  • номере регистрации трудового договора;
  • дате заключения и дате создания самого трудового договора;
  • ФИО работника, его должности;
  • структурном подразделении, где работник трудоустроен;
  • сроке действия соглашения;
  • характере осуществляемой деятельности;
  • наличии дополнительных соглашений.

Отдельно оставляется графа для примечаний.

В журнале нельзя делать исправления – только ставить пометки, если сотрудник был отстранен от работы, переведен на другую должность (перешел в другое подразделение), или изменились условия труда.

Когда журнал заканчивается, его заверяет руководитель, поставив личную подпись и печать. После документ сшивается, пломбируется и бессрочно хранится в архиве.

Скачать образец

Выводы

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений необходимо вести на любом предприятии для отчетности, внутриорганизационного менеджмента и оптимизации работы с кадрами. Вести го обязан работник отдела кадров.

Документ состоит из двух частей: титульного листа и табличного раздела. Исправлять записи категорически запрещено.

После заполнения журнал заверяют, сшивают, пломбируют и направляют на хранение в архив.

Правила ведения журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Отношения между работодателем и подчиненным регулируются трудовым договором. Изменение аспектов взаимодействия (уровня оплаты, условий работы) фиксируется посредством оформления дополнительных соглашений. Данные документы требуют контроля и систематического учета. С этой целью на предприятиях используют журналы регистрации.

  1. Для чего нужен журнал регистрации трудовых договоров
  2. Учет дополнительных соглашений к трудовым договорам
  3. Кто несет ответственность за ведение журнала договоров
  4. Правила ведения журнала
  5. Образец заполнения
  6. Распространенные ошибки при ведении журнала
  7. Бланк для скачивания

Для чего нужен журнал регистрации трудовых договоров

Законом не обозначена обязательность регистрации соглашений с подчиненными об условиях труда. Однако ведение записей во многом упрощает работу специалистов кадрового отдела, особенно когда речь идет о крупных заводах с большой численностью работников. В регистр вносятся основные сведения: Ф. И. О. служащего, должность, дата оформления. Этой информации достаточно для составления справок статистики или выписок работникам. Кроме того, фиксирование сведений о заключенных соглашениях с подчиненными используется при решении споров в судебном порядке.

Учет дополнительных соглашений к трудовым договорам

Законодательством не обозначены жесткие требования в плане фиксирования дополнительных соглашений к контрактам с подчиненными. Книга учета принесет не меньше пользы, чем регистр трудовых договоров: систематическое внесение записей позволит в случае необходимости отследить измененные пункты в трудовом контракте каждого работника, подготовить запрашиваемые справки.

СОВЕТ! Удобно вести общую тетрадь регистрации контрактов с работающими и допсоглашений к ним. Такой учет не только избавит от необходимости заполнения двух книг, но и позволит увидеть полную картину трудовых отношений с каждым сотрудником.

Кто несет ответственность за ведение журнала договоров

Заполнение регистра является частью кадрового учета и возлагается на специалиста отдела кадров по назначению начальника. Данный работник несет ответственность за достоверность вносимых сведений и отвечает за сохранность книги.

ВАЖНО! Срок хранения регистра трудовых договоров в архиве законодательно не определен. Как правило, руководители организаций принимают к сведению требования ФАС: записи в таком случае хранятся в архиве 75 лет.

Правила ведения журнала

Журнал учета трудовых договоров ведется в произвольной форме. Документ представляет собой книгу или тетрадь, страницы которой расчерчены таблицей. Количество столбцов таблицы определяется индивидуально.

Несмотря на отсутствие четких требований к заполнению, при ведении регистра нужно соблюдать правила:

  • Обложка – на титульном листе прописывается полное наименование организации, реквизиты, название регистра, дата его начала и окончания, срок хранения, должность и Ф. И. О. ответственного за ведение записей.
  • Листы – нумеруются при заведении новой книги. На первой странице можно указать правила заполнения регистра или просто пропустить. На второй – перечень лиц, ведущих записи. Оформляется таблицей с указанием порядковых номеров, Ф. И. О. и должностей специалистов, периодов времени, причин поручения регистра, номера приказов о назначении и личных подписей. На последней странице делается запись, что журнал закрыт, опломбирован и передан на хранение в архив. Нужно указать количество заполненных страниц, количество внесенных документов, Ф. И. О. и должность ответственного, номер приказа о его назначении.
  • Допустимо ежегодно заводить новую книгу для регистрации договоров и допсоглашений. Такой учет упростит статистическое наблюдение за движением кадров.
Читайте также  Договор купли продажи подвесного лодочного мотора

Информацию о контрактах с подчиненными вносят в таблицу, графы которой могут содержать следующие сведения:

  1. Порядковый номер позиции.
  2. Номер соглашения.
  3. Дата оформления документа.
  4. Дата получения контракта сотрудником.
  5. Полное имя и фамилия подчинённого.
  6. Номер и наименование структурного подразделения, в которое определен работник.
  7. Должность нанятого.
  8. Срок действия контракта.
  9. Подпись работника.

Приведенный перечень и порядок расположения граф ориентировочный и определяется индивидуально. Часто в таблицу вносят столбцы, в которых регистрируются дополнительные соглашения или сведения о материальной ответственности лица.

СОВЕТ! Допустимо ведение учета договоров в электронном варианте.

По сравнению с бумажными журналами, электронный учет обладает рядом преимуществ: обеспечивает лучшую сохранность данных, не требует архивного хранения, облегчает поиск нужной информации. Недостатками электронной формы журнала является невозможность получения подписей сотрудников, риск сбоя в работе компьютера.

Образец заполнения

Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров можно скачать по этой ссылке. Документ содержит таблицу, состоящую из десяти столбцов. Сведения из таблицы охватывают основную информацию из контрактов, а также данные о допсоглашениях.

Распространенные ошибки при ведении журнала

Наиболее типичной ошибкой при заполнении книги учета контрактов с подчиненными является путаница в столбцах. Например, в первую графу, где нужно указать порядковый номер позиции, вписывают номер контракта. Описки, неправильно указанные даты и другие небольшие ошибки широко распространены.

ВАЖНО! Нельзя вносить в бланк правки. Если допущена ошибка, тетрадь закрывается. Перед сдачей в архив на последнем листе делается пометка, что книга регистрации закрыта по причине ошибочного заполнения.

При обнаружении ошибки допустимо перенести уже внесенную информацию в новую книгу учета, а испорченный регистр уничтожить.

Бланк для скачивания

Перейдя по ссылке, можно скачать бланк журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Как правильно регистрировать договора в журнале регистрации

Существует три способа регистрации документов. Организация имеет возможность выбрать наиболее приемлемый для себя способ регистрации документов.

Регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов, т.к. в случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда может не признать.

Все регистрационные журналы (как и книги учета) должны быть защищены от изъятий и вложений: страницы должны быть пронумерованы ручкой (не карандашом), журнал должен быть прошит и опечатан, заверен подписью руководителя организациии и ответственного за его ведение лица. Только в этом случае он может служить доказательством. Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:

Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно должны вестись в организации

Кадровики, кроме того, иногда ведут отдельно журналы регистрации принятых и уволенных работников, каждый год начиная новую нумерацию, что позволяет быстро получить сведения о том, сколько работников было принято, уволено за год, сколько уволилось из принятых в текущем году.

Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах (вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов).

Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются по срокам хранения на два массива — «75 лет ЭПК» и «5 лет», кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: «приказ № 1-к» или «№ 5-л/с».

Приказы (распоряжения) со сроком хранения «5 лет» (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: «приказ № 1-о».

Внутри каждого дела приказы (распоряжения) располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2) и т.д. с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

Журналы учета на факультативной основе

На факультативной основе ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой. Такие журналы облегчают процесс урегулирования споров и разногласий.

Книги учета необходимы для того, чтобы фиксировать:

В любом из этих регистрационных журналов или книг рекомендуется дополнять возрастающий в течение года порядковый номер документа буквенным индексом.

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были предупреждены о наступлении определенных событий не позднее указанного в нем срока. Поэтому рекомендуется вести картотеку предупреждений (бумажную или электронную) о следующих событиях:

Помимо этого, кадровик может сделать себе «напоминалочки» о любых других событиях (днях рождения работников, юбилейных датах и т.п.).

Организация сама решает, какие журналы ей необходимо вести, исходя из своих особенностей и потребностей.

Оформление регистрационного журнала

Прежде чем приступить к изготовлению обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала — вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф, а горизонтальное расположение используется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений.

Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности.

Для обложки лучше использовать плотную бумагу формата А4. На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную пишут название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала (книги), ниже выделяют две строки для даты начала и даты окончания журнала (книги). Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов. Форма может быть, например, такой:

Далее необходимо разделить журнал на графы (лучше разграфить сразу все страницы). Чтобы защитить документ от изъятий и вложений, все страницы журнала нумеруют, журнал прошнуровывают и скрепляют печатью. Журнал заверяется подписью руководителя кадровой службы, заместителя генерального директора по работе с персоналом или генерального директора.

Внимание! Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заверяет только руководитель организации.

В журнале должно быть указано лицо, ответственное за ведение журнала, и должна стоять его подпись. Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне), или на последней странице журнала, или на каждой его странице.

Если при заполнении журнала была допущена ошибка, исправление в него можно внести одним из следующих способов:

1. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а ниже, в той же графе, делается правильная запись. В графу «Примечания» (если эта графа есть в журнале) вносится запись: «Исправлено в графе такой-то», а ниже ставится подпись с расшифровкой и дата по следующему образцу:

2. Если в журнале нет графы «Примечания», можно воспользоваться порядком, который применяется для исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку. В той же графе, где допущена ошибка, ничего не зачеркивается, ниже неверной записи пишется: «Запись за номером таким-то недействительна» и делается правильная запись.

Пока в учетном журнале не заполнены все страницы, он хранится у того работника, который его ведет. Когда все страницы журнала будут заполнены, на обложке ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации.

Читайте также  Как правильно расторгнуть договор аренды нежилого помещения

Журнал регистрации трудовых договоров: применение, правила ведения, рекомендации

Хотя журнал регистрации трудовых договоров и не является обязательным, его использование достаточно удобно и полезно. Росархив в своём постановлении от 6 сентября 2000 года перечислил, какие документы на предприятии обязательно нужно учитывать.

Востребованность журнала трудовых договоров

Упомянутое постановление не уточняет, в какой форме организации обязаны вести учёт трудовых контрактов и соглашений к ним, так что предприятие вправе само выбрать эту форму. Если использовать книгу, то её не надо будет прошивать и пломбировать до сдачи в архив, зато хранить нужно будет 75 лет. Журнал же позволит при любой спорной ситуации быстро получить доступ к нужным данным.

Если какой-либо уволенный работник обратится в суд и через него затребует информацию о трудовом договоре, то важно сделать это без промедления — в противном случае суд будет заведомо настроен против организации. Кроме того, журнал позволяет оптимизировать документооборот и без проволочек решать внутренние организационные вопросы.

Чтобы не тратить время на покупку или самостоятельную разлиновку страниц для ведения журнала, воспользуйтесь ссылкой: скачать образец журнала регистрации трудовых договоров.

Как видите, страницы уже подготовлены для ведения полноценного учёта. В примечаниях к каждой записи можно указывать дополнительную информацию о том, какую работу выполнял нанятый сотрудник и каков был результат.

Нумерация записей

Довольно часто, ведя журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, люди сталкиваются с трудностями при нумерации. Чтобы регистрировать и нумеровать документы правильно, следует помнить несколько ключевых моментов:

  1. В первой графе «Пункт по порядку» пишется номер документа по порядку в журнале и указывается дата регистрации. Сам номер документа писать здесь не надо — для этого есть отдельная графа.
  2. В третьей графе «Номер договора» столбец только один, однако если регистрируется дополнительное соглашение, то его номер обычно указывается в отдельной графе под номером 10.

Впрочем, чтобы было удобнее находить документы, в том числе и дополнительные соглашения, обычно структура журнала немного видоизменяется, тем более что строгая отчётность ему не обязательна. Графу «Номер договора» можно разбить на две подграфы, чтобы указывать отдельно номер документа и номер дополнительного соглашения. Это позволит кадровику при работе журналом свести воедино информацию о каждом документе, какое бы количество дополнительных соглашений к нему ни добавлялось.

Ведение учёта

Бланк журнала становится основой для ведения документа. Сам же журнал оформляется по общим правилам российского делопроизводства — никаких особых трудностей это не вызовет. Учитывайте лишь несколько основных нюансов:

  1. Обложка должна быть долговечной, жёсткой или полужёсткой.
  2. Бумагу нужно использовать проклеенную офисную, плотность не меньше 60 граммов на квадратный метр.
  3. На титульном листе указывается наименование работодателя, а также пишется название документа и указываются даты его начала и окончания.
  4. Заранее нумеруются все страницы.
  5. Первую страницу оставляют пустой или используют его под образец заполнения.
  6. На второй странице указываются сведения о сотрудниках, ответственных за ведение журнала. Здесь указываются порядковый номер, период, личные данные, должность сотрудника, основание назначения (приказ или распоряжение); ставится подпись ответственного лица.
  7. Далее каждый разворот журнала используется для заполняемых данных. Указываются, помимо номера по порядку, даты и номера самого трудового договора и дополнительного соглашения, также личные данные, должность и профессия сотрудника, его структурное подразделение, даты заключения и расторжения соглашения, характеристики проделанной работы.
  8. На последней странице указывается, когда журнал был закрыт, прошит, опечатан и сдан в архив. Дата указывается прописью, указываются также номера контрактов и дополнительных соглашений, которые были внесены в журнал, число заполненных страниц, должность и личные данные сотрудника.

Ошибки при ведении журнала

Если при ведении журнала были допущены ошибки, то нужно будет досрочно его закрывать и начинать новый. Самая распространённая ошибка — это внесение в первую графу номеров самих документов вместо номеров по порядку их следования в журнале. Как правило, это создаёт проблему при внесении первого дополнительного соглашения, в связи с чем кадровик и обнаруживает недочёт.

На последней странице досрочно закрываемого журнала следует в таком случае сделать запись о том, что закрыт он был именно в связи с ошибочным ведением. После этого заводится новый журнал. Информация при необходимости может быть переписана уже без ошибок. Никаких взысканий и штрафов за подобные ошибки законодательством не предусмотрено.

Как осуществляется государственная регистрация договоров

Юридическая консультация > Административное право > Оформление документов > Как осуществляется государственная регистрация договоров

Деятельность любого предприятия, учреждения, организации или фирмы невозможная без покупки и продажи товаров и услуг, привлечения сторонних организаций для выполнения своих функций и т.д.

Для того чтобы действовать в рамках закона, нюансы всех этих операций оформляются в письменном договоре, имеющем типовую форму. В соответствии с современным законодательством такие договора необходимо регистрировать в установленном порядке в целях вступления их в действие.

Назначение и виды документа

Журнал регистрации договоров ведется для того, чтобы:

  • систематизировать все договоры по виду, дате и другим параметрам;
  • быстро найти нужный документ;
  • узнать, заключался ли договор с конкретной организацией/трудовой договор с сотрудником или нет;
  • вести сквозную или иную систему нумерации документов в соответствии с порядком заключения соглашений.

Конкретных требований законодательства к обязательному ведению этого журнала не установлено. Каждая компания вправе сама выбирать, нужен ей такой документа или нет. Однако как показывает практика, в большинстве случаев ведение журнала оправданно, поскольку:

  1. Все трудовые договоры должны идти строго по порядку – №1 с директором, №2, №3 и т.д.
  2. Что касается договоров с контрагентами, их также лучше поставить на учет.

Документ можно вести не только в бумажном виде, но и одновременно дублировать информацию на электронном носителе. Тогда поиск данных по нужному соглашению займет несколько секунд. К тому же пользователь может отфильтровать документы по разным критериям – название, дата составления, контрагент и т.п.

На практике различают несколько разновидностей журналов:

  • по трудовым договорам (обычно их выделяют в отдельную категорию);
  • по договорам с контрагентами (единый список соглашений со всеми юридическими лицами);
  • по отдельным разновидностям документов (например, договор поставки, возмездного оказания услуг, подряда и т.п.).

Обычно компания ведет только 1 общий журнал договоров. Однако если это крупное предприятие, и документооборот идет довольно активно, желательно завести сразу несколько документов. Причем они необязательно должны быть общими для всей организации. Например, собственные журналы могут завести структурные подразделения, отделы и филиалы.

Назначение

Журнал регистрации контрактов и договоров по 44-ФЗ — отчетный документ для учета дел организации.

Законом не регламентировано составление этого документа и его необходимость, но он нужен для систематизации и контроля действий организации.

С его помощью фиксируются планируемые или заключенные тендеры, в которых организация собирается принимать или принимала участие, что позволяет систематизировать сведения и вести документооборот, а также составлять отчетность по внутренним делам организации и иметь базу контрактов.

Организация вправе разработать собственный порядок ведения отчетности по заключаемым контактам внутри системы, поэтому форма такого реестра может быть произвольной.

Разработка журнала договоров зависит от типа деятельности предприятия, отдельный реестр необходим для проводимых тендеров или закупок, в которых принимается участие.

Журнал регистрации — внутренний документ компании, но реестр договоров в ЕИС — обязательный для заполнения реестр, ведение и заполнение которого четко регламентировано требованиями 44-ФЗ.

Образец журнала регистрации договоров и правила оформления

Вести журнал может:

  • секретарь
  • другой помощник руководителя
  • юрисконсульт
  • делопроизводитель
  • бухгалтер
  • сотрудник отдела кадров и другие работники, уполномоченные руководителем.
Читайте также  Как правильно составить договор дарения доли квартиры

Порядок ведения, примеры заполнения формы журнала необходимо уточнить в отдельной инструкции, которая утверждается распоряжением руководителя. При этом компания может выбрать абсолютно любую форму ведения, поскольку единый образец не разработан.

На титульном листе содержится название документа, указывается ФИО и должность ответственного за его оформления, а также дата начала ведения (в конце прописывают дату окончания). Сам перечень соглашений оформляется в виде таблицы, которая содержит такие данные:

  • номер и дата подписания;
  • вид договора;
  • название контрагента, адрес либо ФИО сотрудника, с которым подписан трудовой договор;
  • кто из сотрудников подписал соглашение от имени компании – ФИО, должность;
  • количество экземпляров;
  • вид документа – оригинал или копия;
  • место хранения (в конкретном отделе, у сотрудника, в филиале и т.п.).

Образец заполненного бланка журнала регистрации договоров выглядит так.

Что касается регистрации трудовых договоров, здесь есть своя особенность. Как правило, в таком бланке содержится дополнительная графа, в которой сотрудник обязан поставить свою подпись. Она подтверждает факт получения оригинала трудового соглашения на руки (обычно подпись ставят в первый день трудоустройства).

Для создания журнала можно приобрести специальный бланк с прошитыми страницами, завести отдельную тетрадь или сшить несколько десятков/сотен листов А4, приклеив титульный лист и корочку. Заполнять реестр можно рукописным или печатным способом. Для этого применяется синяя либо черная ручка. Исправления, зачеркивания и помарки не допускаются.

Хранится документ у ответственного сотрудника, который отвечает и за его заполнение. Часто это секретарь, делопроизводитель или юрисконсульт. Порядок запроса информации из реестра регулируется внутренними актами компании. Как правило, на запрос имеют право только отдельные сотрудники при возникновении заранее определенных причин.

Понятие договора

Государственная регистрация договоров

Главным документом, определяющим понятие договора и порядок его заключения, расторжения и изменения, является Гражданский Кодекс Российской Федерации.

Согласно части 1, статье 420 под договором следует понимать соглашение двух и более лиц, в соответствии с которым устанавливаются их гражданские права и обязанности друг относительно друга.

Также содержание договора должно предусматривать возможности изменения и прекращения этих обязанностей и прав. Условия договора не должны противоречить правовым нормам, действующим на момент его заключения (акцепта).

Все виды договоров можно классифицировать по ряду признаков:

  • По обязательствам получения платы или другого возмездного возмещения хотя бы одной из сторон – возмездные и безвозмездные.
  • По наличию определения в положениях ГК РФ – поименнованные и непоименнованные.
  • По числу сторон, участвующих в заключении – двусторонние и многосторонние.
  • По числу предметов договора – простые и смешанные.
  • По условиям заключения для всех желающих – публичные и непубличные.
  • По участию сторон в определении условий договора – договора присоединения и взаимосогласованные.
  • По условию передачи предмета договора – консенсуальный и реальный.

Большинство договоров являются взаимными, то есть обязательства и права возникают у всех сторон, вступивших в соглашение.

Также можно классифицировать договора в соответствии с отношением к основному соглашению:

  1. Основной договор – документ, непосредственно определяющий обязательства и права сторон, участвовавших в его заключении.
  2. Дополнительный договор – прописывает моменты, не указанные в основном договоре, но прямо относящиеся к его предмету.
  3. Предварительный договор – соглашение, определяющее будущую возможность заключения основного договора.
  4. Опционный договор – дополнительное соглашение, ссылка на которое должна прописываться в основном акте.
  5. Рамочный договор – документ, содержащий общие положения о правах и обязанностях сторон и предусматривающий возможность их уточнения в рамках отдельных договоров, заключенных позже.

Относительно предмета договора в заключенных соглашениях могут устанавливаться условия трудовой деятельности, перемирия в военных действиях, купли-продажи движимого и недвижимого имущества, ренты, страхования, найма жилых помещений и проч.

Согласно ГК РФ (статья 433) каждый заключаемый договор должен регистрироваться в установленном порядке, если иное не предусмотрено законом.

Порядок нумерации документов

Договоры можно нумеровать произвольным способом, однако трудовые соглашения подлежат сквозной нумерации с начала года. По каждому документу нужно указать номер и год подписания – тогда его можно будет однозначно идентифицировать среди множества подобных.

Конкретный порядок нумерации законодательством не регулируется. Поэтому организация может обновлять порядок с каждого нового года либо по истечению другого периода. К тому же в номера документов можно вставлять и другие обозначения – буквы, знаки препинания. Например, ДП №17-2018 – так можно обозначить договор поставки №17, который был заключен с контрагентом в 2021 году.

Зачем нужна регистрация договоров

Договор государственной регистрации: образец

В любом соглашении или сделке каждая из сторон хочет быть уверенной в том, что другая сторона исполнит свои обязательства, прописанные в договоре. Для этого документальное соглашение заверяется подписями ответственных лиц и печатями организаций или индивидуальных предпринимателей, если они имеются в наличии.

Но в большинстве случаев одних подписей и печатей будет недостаточно в случае нарушения договорных условий одной из сторон и требования возмещения понесенного ущерба другой. Для того чтобы быть максимально уверенным в защищенности своих интересов, необходимо пройти процедуру государственной регистрации договора, заверив его реквизиты и само право на существование в организации, занимающейся в том числе и процедурами регистрации.

Возмещение ущерба вследствие нарушения условий договора или неисполнения заявленных обязательств зачастую возможно получить, только пройдя через судебные разбирательства. Но ни одна инстанция не возьмется рассматривать иск в случае отсутствия государственной регистрации договора. Он попросту будет считаться недействительным.

При заключении ряда договоров, например, аренды или купли-продажи, и отсутствии их регистрации можно привлечь внимание инспекторов налоговой инспекции и дать возможность заподозрить себя как лицо, уклоняющееся от уплаты налогов.

В процессе оформления государственной регистрации стороны, заключающие соглашение, проверяются на наличие различных долговых обязательств и обременений. Это позволяет обезопасить «честную» компанию от сделки с недобросовестным поставщиком, арендатором и проч.

Существуют и другие выгоды, которые можно получить в результате законного оформления договора:

  • При регистрации договора аренды арендатору компенсируются расходы на процедуру и частично – на оплату аренды.
  • При регистрации договора долевого участия в строительстве покупатель квартиры в строящемся доме застрахован от того, что на нее будет претендовать еще один или даже несколько покупателей.
  • При регистрации договора ренты ее получатель застрахован от обмана со стороны плательщика.

Этот список можно продолжать и далее.

Зачем нужна государственная регистрация договора, подскажет видеосюжет:

Организация регистрации

Прежде чем начать вести журнал регистрации договоров, организации следует определиться с тем, каким образом будет вестись их учет.

Для маленьких организаций допустима валовая нумерация с указанием даты заключения договора (например, 48/09-2023, где 48 — номер договора, 09-202 — месяц и год заключения), более крупным организациям могут потребоваться для удобства учета отдельные индексы для различного вида договоров, например:

  • А — договоры аренды;
  • П – договоры поставки;
  • У – договоры оказания услуг, и так далее.

С целью разграничения регистрации по видам договоров в журнале можно сделать соответствующие разделы. Если договоров много, то для каждого подвида можно завести отдельный журнал.

Индексы договоров должны быть утверждены распоряжением руководителя. Как правило, такое распоряжение издается однократно. Его копия прикладывается к журналу.

Важно, чтобы обязанность регистрации договоров именно в журнале, была закреплена в Положении о договорной работе, если она ведется на предприятии. С Положением должны быть ознакомлены под подпись ведущие договорную работу сотрудники.