Где следует хранить первые экземпляры договоров

Где должны храниться договоры организации? Бухгалтерия VS Юристы

Часто на предприятиях идет война бухгалтерии с юристами, где должны храниться договоры и кто ведет реестр договоров.

У кого (где) и почему должны храниться договоры организации? У юристов или бухгалтерии?

Кто должен вести реестр договоров?

Меняется ли мнение, если на предприятии электронный документооборот?

Прошу высказываться аргументировано, что бы каждый юрисконсульт мог обосновать в своей организации определенную позицию.

  • 27221
  • рейтинг 0

Новые разъяснения Верховного Суда РФ по арбитражному и гражданскому процессу

Комплексное повышение квалификации юристов

Магистерская программа «Финансовое, налоговое и таможенное право»

Комментарии (10)

Владимир, согласен с Вами на все 100%
Но, часто получается так, что договоры хранятся у юристов и бухгалтерия всеми правдами и не правдами пытается от себя их отпихнуть. Особенно это актуально где есть договорные отделы.

По сути, вопрос хранения договоров, это вопрос ответственности за их сохранность!

Вот преследую цель набрать кучу аргументов, с которыми каждый юрисконсульт пойдет к своему Генеральному и уйдет от него с приказом о передаче всех договоров бухгалтерии.

На мой взгляд, указанная функция должна принадлежать исключительно бухгалтерии.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (Федеральный закон «О бухгалтерском учете»).

Все хозяйственные операции организаций должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (Федеральный закон «О бухгалтерском учете»).

Первичные учетные документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах (Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г.).

Представляется, что функция по хранению договоров является неотъемлемой составляющей частью бухгалтерского учета.

Нет документа-договора в бухгалтерии – нет хозяйственной операции и ее фиксации в бухгалтерском учете!

Юристы и иные подразделения компании не вправе в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» осуществлять бухгалтерский учет, включающий функцию по хранению договоров.

Обеспечить эффективный бухгалтерский учет путем документального учета хозяйственных операций организации без закрепления функции по хранению договоров за бухгалтерией невозможно или затруднительно.

Наличие под каждой хозяйственной операцией компании документа-договора – это объективная обязанность бухгалтера, иначе можно получить в компании нереальный бухгалтерский и налоговый учет, а также соответствующие реальные налоговые претензии.

Призываю юристов занять активную позицию в этом вопросе, обеспечив издание приказа генерального директора о закреплении функции по хранению договоров за бухгалтерией и формируя практику «Бухгалтерский учет без договоров в бухгалтерии – вне закона!».

Почему функцию по хранению договоров в настоящее время в большинстве компаниях осуществляет юридическое подразделение?

Тема: Где хранятся оригиналы договоров??

Опции темы
  • Версия для печати
  • Подписаться на эту тему…
  • Поиск по теме

    Где хранятся оригиналы договоров??

    Подскажите, пожалуйста, где в вашей организации хранятся оригиналы договоров?
    Нужно разрешить спор издать приказ о хранении подобных документов.

    Юристы говорят, что контроль за хранением должны исполнять бухгалтеры, оргументируя это тем что договор первичный документ, необходим для отражения операции в бухгалтерском учете и для налоговых проверок.
    Бухгалтеры говорят что им для всего этого достаточно только копии договора, и не хотят отслеживать подписание договоров с обоих сторон, сроки действия договора и необходимость продления. Говорят что эта работа юристов.
    Как происходит у вас. И аргументируйте плиз.. не хочется обижать не тех не других.. но проблему решать нужно, а то так вообще все перестанут следить за документами.

    не первичный
    ИМХО, для бухгалтерии достаточно копий .
    При наличии юриста(юристов) в организации следить за жизненным циклом договоров должны они.

    Последний раз редактировалось gnews; 15.02.2013 в 19:24 .

    gnews, в некоторых случаях еще какой первичный.

    вот именно,что в некоторых, в случае возникновения споров, как бухгалтер может повлиять на условие подписания или продления договора? никак!

    Сейчас мне в этом плане «проще» — все документы ко мне тащат, потому что больше некому. А на предыдущем месте работы договорами занимались юристы.

    Регистрация 18.10.2009 Сообщений 17,638

    а есть кто то из юристов кто поддерживает что за договорами должны следить они?
    на юридических форумах они открещиваются все как один!
    наши юристы договоры только распечатывают и приносят нам на согласование — что означает что они сво дело сделали! дальше как нибудь сами.. подписывайте обменивайтесь со второй стороной хараните! вот как им обьяснить что они не правы. они ведь требуют статьи закона.

    Регистрация 18.10.2009 Сообщений 17,638

    Может, менеджерам передать? Они ведь с клиентами работают, подписывают и т.д.

    А они знают статьи закона, по которым юристы не должны это делать?

    менеджеров нет у нас! а у них принцип такой — вам надо отразить в бух.учете вы и занимайтесь этим.. мы свое дело сделали мы вам его составили!
    вообщем беоконечный спор. думаю если руководство не поймет что это реально отнимает кучу времени у нас то так и будем вести этот участок.

    А типа без этого никак?
    Кто, как и где хранит документацию, решается внутренним документооборотом организации.
    Но мне интересно, а в суд Ваши юристы вместо них не предлагают ходить? Они ведь тоже могут запросить статью закона, на основании которого они обязаны туда ходить.
    Вы у них поинтересуйтесь в следующий раз статьей закона, в соответствии с которой Вы обязаны брать у них договоры. Ну вообще просто брать в руки. Они принесли, а Вы им в ответ — не обязаны брать. И так по каждой бумажке.

    Регистрация 18.10.2009 Сообщений 17,638

    А кто еще есть, кроме юристов и бухгалтеров? Кто-то ведь и работать должен

    дело в том что мы управляющая компания. у нас юристы бухгалтеры и руководство.

    в суд пока не предлагают. но думаю что не за горами)))

    распорядком определено что секретарь следит за тем что бы договор был согласован и подписан обоими сторонами. но секретарь уволился и нового брать не стали.

    так что это легло на нас.

    Регистрация 18.10.2009 Сообщений 17,638

    Вот зря отпустили такого секретаря

    В каких например?

    Я считаю, что это совсем не бухгалтерский документ. Бухгалтерская первичная документация — это документы, подтверждающие совершение хозяйственной операции. Те, которые в учете формируют проводки. Договор сам по себе никаких проводок не формирует. И следовательно, к первичным бухгалтерским документам отношения не имеет.
    1с, кстати, тоже так считает. Акты оказанных услуг, кассовые ордера и т.п. это всё в разделе документы. Договора — в разделе справочники.

    а договор аренды?
    Я ж что-то такое помню, что на аренду акты не обязательны — можно просто по договору.

    Письмо минфина от 9 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/742

    И если где-то не выставляются акты, это уже обычаи делового оборота.

    Сейчас юристы говорят, что договор бухгалтерский документ. Потом кадровик прибежит и скажет, что личные дела на сотрудников бухгалтерские документы потому что нужны для зарплаты и сдачи отчетов, потому сами ксерьте паспорта, снилсы и прочее, и храните у себя.
    Любят у нас спихивать свою работу на других, особенно на бухгалтерию.

    вероятно имеется ввиду,что на основании договора аренды формируется документ бухгалтерская справка.. ..

    Регистрация 18.10.2009 Сообщений 17,638

    Собсвенно говоря, ДОГОВОР прописан в Гражданском Кодексе. В Законе О бухучёте его явно нет. Слудовательно, это юридический документ и если имеются юристы это их обязанность в фирме вести их регистрацию учёт и хранение. Для бухгалтерии только копия.
    Как директор без юриста на предприятии договора храню сам. Бухгалтеру и без этого хватает бумажек.

    Как бухгалтер, удивлен Вашему трепетному отношению к бухгалтеру. Обычно бухгалтер «чем вообще тут занимается?».

    Огромное бухгалтерское спасибо за поддержку бухгалтеров.
    У нашего руководства бытует мнение что за все отвечает бухгалтерия, и не важно что в штате есть юрист, менеджер по работе с клиентами, делопроизводители, секретари, все получают зарплату и премии, а бухгалтер что- он же только бумажки перекладывает со стола в папку.

    Бухгалтеp, ситуаций, когда договор первичный документ может быть много. Потому что жизнь фирмы разнообразна, да и организации бывают разными.
    Договор аренды в том числе может быть первичным документом (чаще всего он и есть этот документ). По акту только передают имущество, платите-то Вы каждый месяц по договору. И порядок оплаты аренды тоже в договоре указан

    Актов по договору аренды всего два. Один передачи в аренду, второй возврата из аренды.

    Интересная версия А что, в законе о бухучете есть полный список первичных документов с названиями?

    Договорами однозначно должен заниматься юридический отдел.

    Я не сталкивался с таким, что договор первичный документ. Я не про те акты, про прием помещения и возврат из аренды, а про акты ежемесячно оказанных услуг по аренде. Арендодатель каждый месяц выставляет акт в котором сумма ежемесячной платы по договору и сумма коммунальных услуг, электроэнергии (которые каждый месяц разные, и большинство договоров аренды содержат пункт, что их оплачивает арендатор, какие суммы приходят арендодателю, те он и выставляет арендатору). Или два акт, один на аренду, другой на коммунальные услуги. И, соответственно, счет.
    Если всё так, как Вы говорите, тогда 2 нюанса.
    1. На основании чего арендатор оплатит коммунальные услуги и электроэнергию?
    2. Если у арендодателя и арендатора НДС, арендодатель все равно должен будет сделать хотя бы счет-фактуру каждый месяц на свои услуги по аренде, чтобы и самому уплатить НДС и арендатору позволить включить его в свой входящий НДС. Не копию договора же ему в книгу покупок запихать.

    p.s. Что за красный значок с белым восклицательным знаком «осторожно» у этой темы? Чего здесь опасаться?

    ГПД: где хранить, как хранить?

    Договоры, пожалуй, наиболее многочисленная категория юридических документов. Без них не обходится ни одна реально действующая компания. А раз так, то не будет преувеличением сказать, что юридическое подразделение любой компании сталкивается с вопросом: как организовать хранение договоров? От того, насколько грамотно это сделано, зависит, как быстро юрист найдет то или иное соглашение. И найдет ли его вообще.

    Читайте также  Обязательные условия договора купли продажи автомобиля

    А между тем от скорости поиска может зависеть очень много. Например, результат многомиллионного судебного спора, в котором договор или допсоглашение к нему имеет ключевое значение. Подумаем над тем, как правильно организовать хранение гражданско-правовых договоров, чтобы ни один из них не потерялся, а нужный можно было найти за пару минут.

    В разных компаниях договоры могут храниться в различных внутренних структурных подразделениях (до их передачи на архивное хранение). Такое хранение называют оперативным. Чаще всего выбирают один из трех вариантов

    Хранение договоров в юридическом (договорном) отделе

    Самим юристам, конечно, удобнее, когда все договоры находятся у них под рукой. Тем более хранение этих документов в юротделе представляется логичным. Ведь именно юристы разрабатывают тексты договоров своих компаний и проверяют соглашения, полученные от контрагентов. Кроме того, в юротделе обычно хранятся и сопутствующие документы: деловая переписка, протоколы разногласий, претензии и пр.

    НДФЛ и взносы с аванса по гражданскому договору

    Впрочем, такой выбор места хранения не идеален. Юристам придется отвлекаться и тратить время на то, чтобы выдавать копии договоров другим подразделениям. Той же бухгалтерии или отделам закупок и продаж. А, возможно, еще и представлять их в налоговую по требованиям инспекторов.

    В крупных организациях обычно создается не просто юротдел, а большое подразделение со своей внутренней структурой. Например, правовой департамент может включать в себя несколько отделов по разным направлениям юридической работы, в т.ч. договорный отдел.

    При значительном объеме договорно-правовой работы именно на договорный отдел возлагаются задачи по организации подготовки, визирования, подписания и учета договоров, изменений и дополнений к ним, приложений и пр., а также оперативному систематизированному хранению всех этих договорных документов, мониторингу сроков их хранения и своевременной передаче их на архивное хранение, выдаче копий договоров и их подлинников по запросам как проверяющих лиц, так и сотрудников самой компании и т.д. Указанные задачи обычно фиксируются в положении о договорном отделе и более обобщенно – в положениях о вышестоящих по оргструктуре компании подразделениях, а конкретные трудовые действия работников договорного отдела расписываются в должностных инструкциях и/или трудовых договорах.

    Для упорядочения работы часто принимаются и другие локальные нормативные акты, например: — положение о договорно-правовой работе;

    • регламент подготовки, согласования, подписания и учета договоров и связанных с ними документов;
    • инструкция о порядке и сроках хранения договоров и пр.

    Подчеркнем, что регламентация порядка хранения договоров в организации, равно как и фиксация должностных обязанностей сотрудников, которые ответственны за такое хранение, – очень важный момент независимо от того, на какое именно подразделение возлагается эта функция.

    Хранение договоров в бухгалтерии

    Этот способ тоже по-своему логичен. Ведь именно бухгалтерия хранит все первичные документы к договорам. В случае запроса от налоговой инспекции бухгалтеры имеют возможность представить полный пакет документов по каждой сделке.

    Минус в том, что юристам договоры, как правило, нужны гораздо чаще, чем бухгалтерам. А значит, и те, и другие могут тратить свое рабочее время не рационально. Бухгалтеры вынуждены искать и выдавать копии документов. А юристы – обращаться к ним для получения нужного соглашения.

    Хранение документов в канцелярии (делопроизводственном отделе или ином подобном подразделении)

    Этот способ обычно используют в крупных компаниях, где создано внутреннее подразделение, которое занимается организацией делопроизводства и документооборота, хранением бумаг. В такой ситуации канцелярия осуществляет систематизированное оперативное хранение договоров и в соответствии с регламентом своей работы, инструкцией по делопроизводству и др. подобными локальными нормативными актами централизованно передает копии договорных документов в соответствующие подразделения или проверяющим по их запросам.

    Как не допустить переквалификацию гражданско-правового договора в трудовой

    Существенный минус такой организации оперативного хранения документов – дополнительные затраты на укомплектование штата канцелярии сотрудниками, которые бы хорошо разбирались в специфике договорных документов, не говоря уже о вопросах, связанных с обеспечением коммерческой и иной охраняемой законом тайны (если такой режим установлен в отношении отдельных сделок).

    Вообще, именно специалисты в области документационного обеспечения управления хорошо знакомы со спецификой различного рода документов, в том числе договорных, с порядком их хранения, сроками. И именно они умеют грамотно организовывать процесс использования, так как обладают специальными знаниями в указанной области, в отличие от юристов и бухгалтеров.

    В некоторых компаниях применяют своеобразный микс из первого и второго вариантов: часть договоров хранят в бухгалтерии, часть – в юротделе. При таком подходе наиболее важные соглашения хранят юристы. Например, договоры купли-продажи недвижимости и других дорогостоящих активов.

    А вот текущие предпринимательские договоры, которые компания заключает в рамках обычной хозяйственной деятельности (например, на поставку продукции), можно хранить в бухгалтерии.

    Там они нужны больше. Ведь именно бухгалтеры занимаются «первичкой» по ним, составляют счета-фактуры, закрывающие акты и т.п.

    За хранение отдельных видов договоров могут быть ответственны разные подразделения. Так, например, в ряде вузов принято договоры на оказание платных образовательных услуг хранить в учебных отделах, договоры на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ – в отделах организации НИР и ОКР, договоры по другой предпринимательской деятельности – в общих отделах и т.п.

    Страховые взносы с аванса физлицу по ГПД

    Принцип понятен – кто с какими договорами больше работает, тот их у себя и хранит, чтобы в любой момент иметь их в своем распоряжении. Это так называемое децентрализованное хранение (в отличие от централизованного, когда все договоры хранит одно структурное подразделение организации – договорный отдел, бухгалтерия, делопроизводственный отдел и пр.).

    Однако чтобы не запутаться, кто за какие договоры отвечает, а также при необходимости возложить ответственность за их утрату, такое распределение лучше закрепить в локальном нормативном акте организации, посвященном среди прочего вопросам хранения договоров и связанных с ними документов, номенклатуре дел.

    Как хранить

    Общих законодательных требований к порядку хранения договоров не существует (в отличие, например, от кассовых бумаг). Поэтому компания сама решает, где и как они будут лежать. Для наиболее важных соглашений есть смысл использовать сейф. Особенно если речь идет об особо значимых документах, в отношении которых в организации установлен режим охраны конфиденциальной информации (например, коммерческой тайны).

    Текущие договоры можно хранить в кабинете, запираемом на ключ, доступ к которому регламентирован. Разумеется, за оперативное хранение договорных документов должен отвечать конкретный сотрудник. Обычно это – руководитель соответствующего подразделения (например, главбух, начальник делопроизводственной службы или договорного отдела).

    Как систематизировать

    На первый взгляд, удобнее всего было бы разложить договоры по папкам в зависимости от года заключения (в хронологическом порядке). Дополнительно соглашения можно классифицировать по видам. Прямо по алфавиту: агентирование, аренда, банковский счет, безвозмездное пользование и т.д. При таком подходе договоры сначала систематизируются по году заключения. А потом в рамках каждого года – по видам. Соответственно, названия папок могут быть, например, такими: «2018. Агентирование, Аренда» или «2019. Подряд, Поставка».

    Если в компании хранится много договоров, можно добавить третий критерий: по названию контрагента (тоже в алфавитном порядке). В таком случае папки могут называться так: «2018. Аренда, А–И», «2019. Аренда, К–У» и т.д.

    В делопроизводстве это называется «систематизация документов в дела». Порядок систематизации устанавливается номенклатурой дел. Существуют строгие правила по созданию заголовков дел. Кроме того, при большом объеме договоров, заключающихся в течение года, ручная систематизация по датам, заголовкам и т.д. полностью неэффективна.

    Срочный трудовой договор под конкретного заказчика: это законно?

    В крупных компаниях для договоров вводится, например, штрихкодирование, которое позволяет оперативно создавать описи договоров, формировать договоры в дела, не разбирая их по датам. При этом можно даже не подбирать дополнительные соглашения, протоколы разногласий и т.д. к конкретным договорам, т.к. грамотно и оперативно созданная опись позволяет найти любой документ оперативно в любой момент времени.

    Договоры подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел, ежегодно утверждаемой в организации. А в самой номенклатуре в зависимости от специфики деятельности компании и ее организационной структуры для классификации договоров в целях хранения могут быть выбраны различные основания.

    Особенности хранения документов в электронном архиве

    Большинство современных организаций перешло на электронную форму документов, и они также должны как-то храниться. Как обеспечить надежное хранение? Нужно ли распечатывать электронные документы? Нет. Для их хранения создается электронный архив. К нему предъявляются определенные нормы и требования.

    Требования к хранению документов в электронной форме

    Хранение бумаг регламентируется ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». В этом нормативном акте прописаны следующие требования:

    • Читабельность. По отношению к электронным бумагам рассматриваемый принцип остается актуальным. Компьютерное оборудование может устареть, что приведет к утрате читабельности.
    • Регулярное перезаписывание. Перезапись необходима для того, чтобы документ можно было прочитать при появлении новой техники. То есть информация переносится с устаревшего на новый носитель.
    • Наличие обозначений для идентификации. Идентификаторы нужны для того, чтобы быстро отыскать нужный документ.
    • Логическая связь между бумаги. К примеру, есть документ и приложение к нему. Эти две бумаги важно связать друг с другом, так как текст приложения не будет понятен без основного соглашения.

    Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.

    Внутренняя опись электронных документов

    Как обычные, так и электронные документы направляются в архив в соответствии с определенным порядком:

    1. Организация ежегодной экспертизы ценностей.
    2. По итогам экспертизы уничтожаются бумаги с истекшими сроками хранения.
    3. Актуальные ЭД включаются в опись и направляются в архив.

    Опись ЭД заменяет акт приема-передачи. Заполнять ее нужно в структурном подразделении.

    Особенности составления описи

    Компания должна правильно организовать опись:

    • Отдельные описи нужно оформлять для документов, срок хранения которых превышает 10 лет.
    • Если документ составляется для электронных дел, графу «срок хранения» добавлять не требуется.
    • Опись оформляется в двух экземплярах.
    • Если в компании есть только один фонд, не обязательно указывать номер фонда в документе.
    • В заголовке прописывается год сдачи ЭД в архив.
    • Название структурного подразделения указывается в разделе «Наименование раздела описи».
    • Названия разделов и индексы проставляются в соответствии с номенклатурой.
    • Опись требуется согласовать с руководителем отдела делопроизводства, а также с экспертной комиссией, если она имеется.
    • Вторая часть документа оформляется при приеме-передаче ЭД в архив.
    • Порядковый номер описи нужно проставлять в архиве.
    Читайте также  Договор купли продажи определение ГК РФ

    Рекомендуется включить в опись число и тип электронных носителей, которые направляются в архив.

    Особенности передачи ЭД в архив

    Рассмотрим порядок направления ЭД в архив:

    1. Подразделение подготавливает ЭД к передаче в архив, сохраняет их в требуемых форматах.
    2. ЭД нужно записать на электронные носители с оформленными обложками.
    3. ЭД с большим сроком хранения нужно включить в описи.
    4. Опись и приложения к ней направляются в архив в бумажном формате.
    5. Архивариус должен просканировать предоставленные носители антивирусной программой.
    6. Каждый из файлов проверяется на читабельность.
    7. В опись включается запись о приеме-передаче.
    8. Документ должен быть подписан архивариусом и сотрудником, который занимался передачей ЭД.

    Архивариус должен уметь работать с ЭД, пользоваться антивирусными программами.

    Требования к документам, отправляемым в архив

    Как подготовить ЭД к отправке в архив? Нужно помнить об этих рекомендациях:

    • При направлении ЭД в архив нужно конвертировать их в специальный формат. В частности, это формат PDF/A-1.
    • Учетной единицей считается контейнер ЭД. Контейнер – это zip-архив, в котором содержится как документ, так и его метаданные.
    • Бумаги систематизируются в дела, а затем направляются в контейнеры. Все это выполняется в структурном подразделении.
    • Контейнеры направляются в архив через интернет или на специальном носителе.
    • Учитываться должны все электронные документы.
    • В рамках учета выполняется присвоение контейнерам учетных номеров. Они включаются в архивном шифре. Если ЭД содержатся на обособленном носителе, шифр нужно отобразить на его футляре. Если документ хранится в информационной системе, шифр должен быть включен в метаданные.

    Архивный шифр на ЭД схож с шифром для бумажных документов. Однако в первый нужно включить статус бумаг: основная или рабочая.

    Особенности хранения ЭД в архиве

    При хранении ЭД нужно иметь в виду Приказ Министерства культуры №526 от 31 марта 2015 года «Об утверждении правил хранения». В пункте 2.30 Правил в редакции от 2015 года указаны эти правила:

    • В архив нужно сдавать 2 экземпляра ЭД. Они должны быть размещены на разных носителях.
    • В архиве должны быть все требуемые программы и технические устройства, нужные для чтения, копирования и перезаписи.
    • Сотрудники должны сделать все, чтобы предупредить утрату ЭД, несанкционированное распространение документов, уничтожение и искажение сведений.

    ВАЖНО! Для организации архива обязательно нужно два носителя. Связано это с необходимостью наличия двух экземпляров документов.

    Выдача документов

    При выдаче ЭД документ нужно скопировать. Достоверность файла устанавливается отсоединенной электронной программой. Выдача бумаги отражается в специальном журнале. Нужные ЭД могут направляться по локальной сети фирмы. В подобной ситуации требуется внести запись в электронный журнал. В нем отражается эта информация:

    • Дата предоставления документа.
    • Фамилия и инициалы сотрудника, который запросил бумаги.
    • Наименование структурного подразделения.
    • Учетный номер предоставленного ЭД.

    Выдача документов должна контролироваться для того, чтобы отслеживать движение всех бумаг.

    Особенности уничтожения ЭД

    Уничтожение ЭД выполняется в стандартном порядке. Уничтожаемые бумаги указываются в соответствующем акте. В учетной документации проставляются пометки. В целом процесс уничтожения ЭД практически аналогичен уничтожению документов на бумажном носителе. Процедура должна проводиться таким образом, чтобы файлы нельзя было восстановить в дальнейшем. К примеру, можно поместить диск в печь или шредер.

    Преимущества и недостатки электронных архивов

    Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:

    • С ЭД легко работать. Документы можно распечатать, переслать, копировать.
    • Поиск нужного документа не требует много времени.
    • Рабочим файлом является копия документа, а не его оригинал. Это позволяет предупредить уничтожение и порчу файла.
    • Резервирование позволит сохранить ЭД даже в условиях ЧП.

    С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:

    • Нужно приобретать технические средства и официальные программы для прочтения и хранения ЭД.
    • Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений.
    • Существует риск потери данных, особенно в том случае, если пользователи не создают копии файлов.

    Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.

    Как правильно хранить документы

    Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.

    Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.

    Зачем хранить документы

    Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

    То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.

    По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:

    • документов налогового учета;
    • кадровых;
    • бухгалтерских.

    Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.

    Виды документов и сроки хранения

    Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

    Можно выделить документы временного и постоянного хранения.

    Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.

    Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.

    Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

    Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.

    В таблице — виды документов со сроками хранения.

    Налоговый и бухгалтерский учет

    Бухгалтерская (финансовая) отчетность

    Кадровые документы

    Личные дела сотрудников

    Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных
    условиях труда

    Как хранить документы правильно

    Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.

    Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.

    Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.

    Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.

    Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.

    Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.

    Дальше можно передавать документы в архив.

    Образец листа-заверителя

    Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.

    Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.

    В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.

    Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.

    Как хранить документы в электронном формате

    Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.

    А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.

    Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:

    • хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;
    • у компании должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;
    • соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;
    • проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат.

    Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.

    Ошибки при хранении документов

    Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.

    Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.

    Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.

    Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания.

    Читайте также  Как расторгнуть договор с водоканалом юридическому лицу

    В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.

    Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.

    Ответственность за нарушение правил хранения

    За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.

    Что делать, когда срок хранения документа истек

    Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании могут грозить штрафы.

    Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.

    Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.

    Вот как уничтожить документы по правилам:

    1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет все документы с истекшим сроком хранения. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь.

    2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.

    Образец протокола решения комиссии о выделении документов к уничтожению

    3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.

    Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.

    Пример акта: укажите в нем реквизиты документов, способ уничтожения. Комиссия должна зафиксировать в нем факт уничтожения

    Главное

    1. Если вы хотите хранить документы на бумаге, надо соблюдать все требования к хранению, а через 10 лет сдать их в архив, если срок хранения еще не истек.
    2. Документы, подписанные электронной подписью, можно хранить в электронном виде, а распечатывать только по требованию госорганов. Электронные документы надо хранить одновременно на двух носителях, чтобы не потерять их в случае сбоя или ошибки.

    Если не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.

    Бухгалтерское обслуживание от Тинькофф

    Возьмем всю бухгалтерию на себя — вам останется только подписывать платежки и отчеты. Подходит для ИП на УСН «Доходы» и патенте с сотрудниками и без.

    • Поддержим порядок в кадровых, бухгалтерских документах
    • Рассчитаем налоги и взносы
    • Отправим отчетность за сотрудников в налоговую, ПФР, ФСС
    • Посчитаем зарплату, больничные и отпускные

    Какими первичными учетными документами оформляются прием-передача имущества на ответственное хранение уполномоченному владельцем имущества?

    Напряженный график не позволяет посещать мероприятия по повышению квалификации?

    Консультация предоставлена 25.02.2015 г.

    Какими первичными учетными документами оформляются прием-передача имущества на ответственное хранение, а также возврат такого имущества (его части) представителю транспортной компании, уполномоченному владельцем имущества? Могут ли такими документами являться акты по унифицированным формам N МХ-1 и N МХ-3?

    Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

    Операции по приему-передаче имущества на ответственное хранение, а также по возврату такого имущества (его части) представителю транспортной компании, уполномоченному владельцем имущества, могут быть оформлены любыми документами, содержащими поименованные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» реквизиты, которые в установленном порядке утверждены для этих целей, в том числе и унифицированными формами актов N МХ-1 и N МХ-3.

    Обоснование вывода:

    По договору хранения одна сторона (хранитель) обязуется хранить вещь, переданную ей другой стороной (поклажедателем), и возвратить эту вещь в сохранности (п. 1 ст. 886 ГК РФ).

    На основании п. 1 ст. 887, пп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ договор хранения между юридическими лицами должен быть заключен в письменной форме. При этом простая письменная форма договора хранения считается соблюденной, если принятие вещи на хранение удостоверено хранителем выдачей поклажедателю сохранной расписки, квитанции, свидетельства или иного документа, подписанного хранителем (п. 2 ст. 887 ГК РФ).

    Запрета на возврат имущества с хранения частями (по желанию поклажедателя) гражданское законодательство не содержит. Поэтому полагаем, что такой порядок может быть определен условиями договора хранения. Правомерность возврата имущества с хранения несколькими частями косвенно подтверждается постановлением ФАС Московского округа от 03.03.2010 N КГ-А40/876-10 по делу N А40-44559/09-16-386.

    В силу п. 1 ст. 408 ГК РФ надлежащее исполнение прекращает обязательство. Однако, учитывая требования п. 1 ст. 900 ГК РФ, передача хранителем переданной на хранение вещи лицу, иному нежели поклажедатель, возможна лишь в результате указания последнего.

    То есть хранителю необходимо доказать не только сам факт выдачи спорных вещей третьему лицу, но и то, что такая выдача произведена по указанию поклажедателя (смотрите также постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.02.2011 N 19АП-47/2011).

    Первичные учетные документы

    Согласно ч.ч. 1, 3 ст. 9, п. 8 ст. 3 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни, то есть сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств, подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

    Нормативно-правовые акты, регулирующие порядок бухгалтерского учета материально-производственных запасов, не устанавливают, какими именно документами (актами, накладными и т.п.) должны оформляться операции по передаче товаров на хранение другой организации по договору, равно как и их возврат, в связи с чем состав и формы таких документов должны быть определены руководителем экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, информация Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012).

    Обязательные реквизиты, которыми должен обладать любой первичный учетный документ, перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

    Применяемые формы первичных учетных документов должны быть утверждены в учетной политике экономического субъекта для целей бухгалтерского учета (абзац 4 п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

    Таким образом, операции по приему-передаче имущества на ответственное хранение, а также по возврату такого имущества (его части) представителю транспортной компании, уполномоченному владельцем имущества, могут быть оформлены любыми документами, содержащими поименованные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ реквизиты, которые в установленном порядке утверждены для этих целей.

    Формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, в настоящее время не являются обязательными к применению (дополнительно смотрите информацию Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012, письма Минфина России от 21.04.2014 N 03-03-06/1/18206, от 06.05.2013 N 03-03-06/1/15770, от 28.02.2013 N 03-03-06/1/5971). Однако нормы Закона N 402-ФЗ не содержат запрета на их использование, поэтому организация в случае удовлетворения их требованиям ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ может продолжать применять их, если примет такое решение.

    Унифицированные формы первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения утверждены постановлением Российского статистического агентства от 09.08.1999 N 66 (далее — Постановление N 66).

    Так, согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (далее — Указания), утвержденным Постановлением N 66, для учета приема-передачи товарно-материальных ценностей, переданных от поклажедателей (организаций, индивидуальных предпринимателей) на хранение организации-хранителю, применяется акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма N МХ-1). Данный документ применяется как при бытовом хранении, так и при хранении, осуществляемом с участием профессиональных хранителей. Составляется представителями организаций хранителя и поклажедателя на основании и в соответствии с договором хранения (на определенный срок и «до востребования»). Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяются в каждом конкретном случае.

    Для учета возврата поклажедателю товарно-материальных ценностей, принятых организацией-хранителем на хранение, применяется акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма N МХ-3). Он составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом организации-хранителя по истечении срока хранения товарно-материальных ценностей при возврате их поклажедателю. Один экземпляр остается в организации-хранителе, второй — передается поклажедателю (Указания, дополнительно смотрите письмо УФНС по г. Москве от 10.10.2012 N 16-15/096134@).

    Учитывая, что унифицированные формы указанных актов отвечают требованиям ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, считаем, что они могут быть использованы в качестве форм первичных учетных документов для оформления приема-передачи имущества на ответственное хранение сторонней организации, а также его возврата (его части), в том числе представителю транспортной компании, уполномоченному владельцем имущества, при условии их утверждения для этих целей в установленном порядке.

    К сведению:

    По договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату (п. 1 ст. 785 ГК РФ). Заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или кодексом) (п. 2 ст. 785 ГК РФ).

    Из ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Закон N 259-ФЗ), п. 6 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272, следует, что в случае, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, транспортная накладная составляется грузоотправителем.

    Согласно п. 4 ст. 2 Закона N 259-ФЗ грузоотправитель — это физическое или юридическое лицо, которое по договору перевозки груза выступает от своего имени или от имени владельца груза и указывается в транспортной накладной.

    Таким образом, грузоотправитель — это лицо, заключающее с перевозчиком договор перевозки.

    При этом грузоотправителем может быть: владелец (собственник) груза либо лицо, имеющее склад и выступающее грузоотправителем по поручению владельца груза, или лицо, совершающее действия от своего имени, но за счет и по поручению собственника товаров (смотрите, например, постановления Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.02.2011 N 19АП-245/2011, от 03.12.2010 N 19АП-8172/10).

    На основании изложенного считаем, что в случае, если по поручению поклажедателя — собственника товаров хранитель уполномочен выполнять функции грузоотправителя, то в его обязанности может входить и составление транспортной накладной.

    Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

    член Палаты налоговых консультантов Гусихин Дмитрий

    Контроль качества ответа:

    Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

    кандидат экономических наук Игнатьев Дмитрий