Где должен храниться трудовой договор с работником

ГПД: где хранить, как хранить?

Договоры, пожалуй, наиболее многочисленная категория юридических документов. Без них не обходится ни одна реально действующая компания. А раз так, то не будет преувеличением сказать, что юридическое подразделение любой компании сталкивается с вопросом: как организовать хранение договоров? От того, насколько грамотно это сделано, зависит, как быстро юрист найдет то или иное соглашение. И найдет ли его вообще.

А между тем от скорости поиска может зависеть очень много. Например, результат многомиллионного судебного спора, в котором договор или допсоглашение к нему имеет ключевое значение. Подумаем над тем, как правильно организовать хранение гражданско-правовых договоров, чтобы ни один из них не потерялся, а нужный можно было найти за пару минут.

В разных компаниях договоры могут храниться в различных внутренних структурных подразделениях (до их передачи на архивное хранение). Такое хранение называют оперативным. Чаще всего выбирают один из трех вариантов

Хранение договоров в юридическом (договорном) отделе

Самим юристам, конечно, удобнее, когда все договоры находятся у них под рукой. Тем более хранение этих документов в юротделе представляется логичным. Ведь именно юристы разрабатывают тексты договоров своих компаний и проверяют соглашения, полученные от контрагентов. Кроме того, в юротделе обычно хранятся и сопутствующие документы: деловая переписка, протоколы разногласий, претензии и пр.

НДФЛ и взносы с аванса по гражданскому договору

Впрочем, такой выбор места хранения не идеален. Юристам придется отвлекаться и тратить время на то, чтобы выдавать копии договоров другим подразделениям. Той же бухгалтерии или отделам закупок и продаж. А, возможно, еще и представлять их в налоговую по требованиям инспекторов.

В крупных организациях обычно создается не просто юротдел, а большое подразделение со своей внутренней структурой. Например, правовой департамент может включать в себя несколько отделов по разным направлениям юридической работы, в т.ч. договорный отдел.

При значительном объеме договорно-правовой работы именно на договорный отдел возлагаются задачи по организации подготовки, визирования, подписания и учета договоров, изменений и дополнений к ним, приложений и пр., а также оперативному систематизированному хранению всех этих договорных документов, мониторингу сроков их хранения и своевременной передаче их на архивное хранение, выдаче копий договоров и их подлинников по запросам как проверяющих лиц, так и сотрудников самой компании и т.д. Указанные задачи обычно фиксируются в положении о договорном отделе и более обобщенно – в положениях о вышестоящих по оргструктуре компании подразделениях, а конкретные трудовые действия работников договорного отдела расписываются в должностных инструкциях и/или трудовых договорах.

Для упорядочения работы часто принимаются и другие локальные нормативные акты, например: — положение о договорно-правовой работе;

  • регламент подготовки, согласования, подписания и учета договоров и связанных с ними документов;
  • инструкция о порядке и сроках хранения договоров и пр.

Подчеркнем, что регламентация порядка хранения договоров в организации, равно как и фиксация должностных обязанностей сотрудников, которые ответственны за такое хранение, – очень важный момент независимо от того, на какое именно подразделение возлагается эта функция.

Хранение договоров в бухгалтерии

Этот способ тоже по-своему логичен. Ведь именно бухгалтерия хранит все первичные документы к договорам. В случае запроса от налоговой инспекции бухгалтеры имеют возможность представить полный пакет документов по каждой сделке.

Минус в том, что юристам договоры, как правило, нужны гораздо чаще, чем бухгалтерам. А значит, и те, и другие могут тратить свое рабочее время не рационально. Бухгалтеры вынуждены искать и выдавать копии документов. А юристы – обращаться к ним для получения нужного соглашения.

Хранение документов в канцелярии (делопроизводственном отделе или ином подобном подразделении)

Этот способ обычно используют в крупных компаниях, где создано внутреннее подразделение, которое занимается организацией делопроизводства и документооборота, хранением бумаг. В такой ситуации канцелярия осуществляет систематизированное оперативное хранение договоров и в соответствии с регламентом своей работы, инструкцией по делопроизводству и др. подобными локальными нормативными актами централизованно передает копии договорных документов в соответствующие подразделения или проверяющим по их запросам.

Как не допустить переквалификацию гражданско-правового договора в трудовой

Существенный минус такой организации оперативного хранения документов – дополнительные затраты на укомплектование штата канцелярии сотрудниками, которые бы хорошо разбирались в специфике договорных документов, не говоря уже о вопросах, связанных с обеспечением коммерческой и иной охраняемой законом тайны (если такой режим установлен в отношении отдельных сделок).

Вообще, именно специалисты в области документационного обеспечения управления хорошо знакомы со спецификой различного рода документов, в том числе договорных, с порядком их хранения, сроками. И именно они умеют грамотно организовывать процесс использования, так как обладают специальными знаниями в указанной области, в отличие от юристов и бухгалтеров.

В некоторых компаниях применяют своеобразный микс из первого и второго вариантов: часть договоров хранят в бухгалтерии, часть – в юротделе. При таком подходе наиболее важные соглашения хранят юристы. Например, договоры купли-продажи недвижимости и других дорогостоящих активов.

А вот текущие предпринимательские договоры, которые компания заключает в рамках обычной хозяйственной деятельности (например, на поставку продукции), можно хранить в бухгалтерии.

Там они нужны больше. Ведь именно бухгалтеры занимаются «первичкой» по ним, составляют счета-фактуры, закрывающие акты и т.п.

За хранение отдельных видов договоров могут быть ответственны разные подразделения. Так, например, в ряде вузов принято договоры на оказание платных образовательных услуг хранить в учебных отделах, договоры на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ – в отделах организации НИР и ОКР, договоры по другой предпринимательской деятельности – в общих отделах и т.п.

Страховые взносы с аванса физлицу по ГПД

Принцип понятен – кто с какими договорами больше работает, тот их у себя и хранит, чтобы в любой момент иметь их в своем распоряжении. Это так называемое децентрализованное хранение (в отличие от централизованного, когда все договоры хранит одно структурное подразделение организации – договорный отдел, бухгалтерия, делопроизводственный отдел и пр.).

Однако чтобы не запутаться, кто за какие договоры отвечает, а также при необходимости возложить ответственность за их утрату, такое распределение лучше закрепить в локальном нормативном акте организации, посвященном среди прочего вопросам хранения договоров и связанных с ними документов, номенклатуре дел.

Как хранить

Общих законодательных требований к порядку хранения договоров не существует (в отличие, например, от кассовых бумаг). Поэтому компания сама решает, где и как они будут лежать. Для наиболее важных соглашений есть смысл использовать сейф. Особенно если речь идет об особо значимых документах, в отношении которых в организации установлен режим охраны конфиденциальной информации (например, коммерческой тайны).

Текущие договоры можно хранить в кабинете, запираемом на ключ, доступ к которому регламентирован. Разумеется, за оперативное хранение договорных документов должен отвечать конкретный сотрудник. Обычно это – руководитель соответствующего подразделения (например, главбух, начальник делопроизводственной службы или договорного отдела).

Как систематизировать

На первый взгляд, удобнее всего было бы разложить договоры по папкам в зависимости от года заключения (в хронологическом порядке). Дополнительно соглашения можно классифицировать по видам. Прямо по алфавиту: агентирование, аренда, банковский счет, безвозмездное пользование и т.д. При таком подходе договоры сначала систематизируются по году заключения. А потом в рамках каждого года – по видам. Соответственно, названия папок могут быть, например, такими: «2018. Агентирование, Аренда» или «2019. Подряд, Поставка».

Если в компании хранится много договоров, можно добавить третий критерий: по названию контрагента (тоже в алфавитном порядке). В таком случае папки могут называться так: «2018. Аренда, А–И», «2019. Аренда, К–У» и т.д.

В делопроизводстве это называется «систематизация документов в дела». Порядок систематизации устанавливается номенклатурой дел. Существуют строгие правила по созданию заголовков дел. Кроме того, при большом объеме договоров, заключающихся в течение года, ручная систематизация по датам, заголовкам и т.д. полностью неэффективна.

Срочный трудовой договор под конкретного заказчика: это законно?

В крупных компаниях для договоров вводится, например, штрихкодирование, которое позволяет оперативно создавать описи договоров, формировать договоры в дела, не разбирая их по датам. При этом можно даже не подбирать дополнительные соглашения, протоколы разногласий и т.д. к конкретным договорам, т.к. грамотно и оперативно созданная опись позволяет найти любой документ оперативно в любой момент времени.

Договоры подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел, ежегодно утверждаемой в организации. А в самой номенклатуре в зависимости от специфики деятельности компании и ее организационной структуры для классификации договоров в целях хранения могут быть выбраны различные основания.

Восстановление трудового договора

Что делать, если трудовой договор потерян нанимателем?

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Если трудовой договор утрачен, работодателю следует предпринять все возможные меры, направленные на его восстановление.

Порядок восстановления трудового договора в случае его утраты нормативными актами не установлен.

Работодатель вправе восстановить трудовой договор путем оформления его дубликата (ГОСТ Р 7.0.8-2013), т.е. повторного экземпляра подлинника, имеющего юридическую силу оригинала, который остается у работодателя.

Для этого необходимо:

  • провести расследование причин утраты документов и по итогам такого расследования оформить документы, фиксирующие факт утраты и являющиеся основанием для их восстановления (приказ о создании комиссии и проведении расследования причин утраты документов; объяснения ответственных лиц; акт по результатам расследования; реестр утерянных документов);
  • после завершения расследования издать приказ, в котором указать перечень утраченных документов и мероприятий по их восстановлению, сроки восстановления, а также указать лицо, на которое возлагается обязанность по восстановлению кадровой документации;
  • направить письменный запрос работнику (бывшему или действующему) с просьбой предоставить в установленный срок его экземпляр трудового договора;
  • на основе полученного от работника экземпляра трудового договора оформить дубликат и подписать его работником и работодателем;
  • после оформления дубликата трудового договора возвратить работнику его экземпляр трудового договора.
Читайте также  Можно ли пролонгировать срочный трудовой договор

Требования к оформлению дубликата:

  • на первом листе дубликата следует сделать надпись «Дубликат. Изготовлен сторонами «___»________ ____ г.»;
  • дубликат должен быть идентичен подлиннику и содержать те же сведения и условия, которые содержались в утраченном трудовом договоре, в том числе фразу «Экземпляр трудового договора получил»;
  • датировать дубликат следует текущей датой, т.е. датой его подписания работником и работодателем;
  • подписать дубликат трудового договора необходимо будет работнику и работодателю. От имени работодателя подписать дубликат и поставить печать должно лицо, уполномоченное в организации подписывать трудовые договоры-руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

Если 2-й экземпляр трудового договора у работника отсутствует, то его можно восстановить путем оформления дубликата на основании имеющихся у работодателя документов, связанных с трудовой деятельностью работника: сохраненного у работодателя копии трудового договора, приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, личной карточки формы N Т-2, записей трудовой книжки, сведений о трудовой деятельности и других.

Вышеуказанный порядок восстановления трудового договора подтверждается также разъяснениями на официальном сайте Роструда.

Процедура восстановления дополнительного соглашения к трудовому договору, а также иных кадровых документов, на которых должна стоять подпись работника, аналогична оформлению дубликата трудового договора, если иной порядок в отношении отдельной кадровой документации не предусмотрен нормативными правовыми актами. Например, порядок оформления дубликатов трудовых книжек в связи с их утратой регламентирован Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».

Если трудовой договор и иные кадровые документы восстановить вышеуказанным способом не удалось (например, не смогли найти работника, работник не отвечает на запрос или отказывается предоставить свой экземпляр договора, подписать дубликат), то необходимо оформить соответствующий Акт, в котором нужно указать:

  • перечень документов, восстановление которых невозможно.
  • какие меры предприняты для восстановления документов;
  • причины, по которым невозможно получить подписи работников.

К данному акту необходимо приобщить документы, подтверждающие невозможность восстановления утраченной кадровой документации путем оформления дубликатов (запросы работникам о предоставлении документов, объяснительные записки работников, ответы на запросы с отказом предоставить или подписать документ, справки с банков и др.).

На основании составленного акта и имеющейся у работодателя документации, связанной с трудовой деятельностью работника, рекомендуем заново, текущей датой оформить трудовой договор и подписать его уполномоченным лицом работодателя, оставив его не подписанным со стороны работника. Причины отсутствия подписи работника в данном случае будут объяснены вышеуказанным Актом и приобщенными к нему документами.

Трудовой договор

Главный документ при оформлении сотрудников – трудовой договор (ТД). Он содержит в себе все значимые условия, связанные с взаимоотношениями между работником и работодателем. Грамотно составленный трудовой договор поможет решить большинство трудовых споров без вмешательства третьей стороны. Что нужно обязательно прописать в трудовом договоре и как его заполнить — разберем в этой статье.

Типовая форма трудового договора

Крупные и средние компании обладают всеми ресурсами для ведения бизнеса, в том числе – имеют возможность организовать полноценную службу по работе с персоналом.

Малые предприятия этим похвастаться не могут, и зачастую разработкой кадровых документов занимаются сотрудники, не совсем компетентные в этом вопросе. Поэтому трудовой договор в таких организациях часто оказывается составленным некачественно и не включает в себя все необходимые положения.

Чтобы помочь малому бизнесу, чиновники разработали типовую форму трудового договора (постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858). Причем для микропредприятий такой трудовой договор может заменить еще и положение об оплате труда, правила внутреннего распорядка и другие кадровые документы (статья 309.2 ТК РФ). К представителям «микробизнеса» относятся работодатели с численностью сотрудников до 15 человек и годовой выручкой – до 120 млн руб.

Любой другой работодатель также может взять за основу типовую форму трудового договора и доработать ее согласно собственным целям и особенностям бизнеса. Стандартный трудовой договор отвечает всем требованиям Трудового кодекса РФ, поэтому на него можно смело опираться при разработке собственного документа.

Естественно, что использование типового трудового договора не освобождает средние и крупные компании от обязанности составлять остальные кадровые формы.

Типовой трудовой договор состоит из 12 пунктов, исключать которые нежелательно, но можно добавить свои, если кадровая и юридическая службы посчитают это необходимым. Также к трудовому договору можно составлять дополнительные соглашения. При изменении условий труда (например, повышении заработной платы, смене адреса и пр.) не нужно заново подписывать с сотрудником трудовой договор, будет достаточно дополнительного соглашения со ссылкой на исходный документ.

В шапке трудового договора обязательно указывается место его заключения, дата и номер. Далее прописывается полное и сокращенное название организации, ФИО руководителя и основание для его полномочий (например – Устав), а также ФИО сотрудника.

Общие положения в трудовом договоре

Этот пункт содержит общую информацию о сотруднике и работодателе. В нем обязательно нужно указать следующие сведения:

  • наименование должности в соответствии со штатным расписанием;
  • местонахождение рабочего места или же разъездной характер работы;
  • продолжительность испытательного срока;
  • характер работы: основное место или по совместительству;
  • трудовой режим – время работы и отдыха;
  • срок заключения трудового договора;
  • дата начала работы.

Все вышеперечисленные пункты не должны противоречить нормам трудового законодательства.

Права и обязанности работника

Этот пункт разъясняет, какие именно рабочие обязанности возлагаются на сотрудника и какими правами он обладает. Он во многом пересекается с должностной инструкцией.

Однако не стоит бездумно копировать всю инструкцию в трудовой договор, т.к. документ получится достаточно объемным. Если должностные функции прописаны очень подробно, то лучше в трудовой договор указать общие для всех категорий работников права и обязанности, а специфические отразить в локальном документе.

Права и обязанности работодателя

Типовая форма отражает все основные права и обязанности работодателя, предусмотренные Трудовым кодексом РФ. При разработке трудового договора сюда можно внести и дополнительные положения, главное – чтобы они не противоречили трудовому законодательству.

Оплата труда

Если трудовой договор заменяет положение об оплате труда, этот пункт стоит заполнять с особой тщательностью. В нем нужно расписать, из чего состоит доход сотрудника:

  • оклад;
  • надбавки;
  • премия;
  • компенсации и др.

Следует указать не только порядок выплаты, но и условия, при которых размер вознаграждения (например – премиальной части) может быть снижен.

Помимо этого, нужно отразить способ выплаты вознаграждений и периодичность. Здесь важно помнить, что зарплата должна выплачиваться не реже двух раз в месяц.

Рабочее время и время отдыха сотрудника

В этом пункте нужно отразить продолжительность рабочего дня со всеми установленными перерывами, выходные и условия предоставления отпусков. Также здесь нужно указать, нормированный режим у сотрудника или нет.

Охрана труда

В пункте нужно описать, в каких условиях будет работать сотрудник. Класс опасности определяется на основании специальной оценки условий труда. Также нужно отразить сведения о проведении инструктажей при приеме на работу.

Первичный инструктаж обязательно проводить для всех, так как взаимодействовать с электрическими приборами будет практически любой сотрудник (лифты, компьютер и другая офисная техника, чайники, микроволновки и т.п.).

Также в этом пункте нужно отразить обязательность прохождения медосмотров и указать, какие средства индивидуальной защиты положены этому сотруднику.

Социальное страхование и иные гарантии

В пункте отражаются сведения об обязательном страховании, предусмотренном законодательством. Также здесь следует указать все дополнительные гарантии, которые работодатель согласен предоставить сотруднику: расширенная медицинская страховка, компенсация питания, проезда и т.п.

Иные условия в трудовом договоре

Этот пункт заполняется в ряде специфических случаев, например, при надомной работе.

Изменение условий

В пункте прописывается порядок изменения договора. В частности — отражается, что любое изменение происходит по соглашению сторон, кроме ситуаций, предусмотренных Трудовым кодексом РФ. Корректировать сам трудовой договор каждый раз не нужно, достаточно оформить соглашение об изменении отдельного пункта.

Ответственность сторон трудового договора

Данный пункт в большинстве случаев можно брать из типового трудового договора, т.к. в нем содержится универсальная формулировка.

Но если работа предусматривает повышенную ответственность, например – связана с материальными ценностями, то можно расширить этот раздел, подробнее отразив в нем санкции за нарушения.

Заключительные положения

Это тоже «типовой» раздел, определяющий порядок вступления в силу договора и местонахождение его экземпляров.

Реквизиты и подписи сторон

В полных реквизитах обеих сторон нужно указать не только юридический адрес и место прописки, но и место фактического нахождения участников трудового договора.

В этот пункт в своем экземпляре работодатель может включить подтверждение о получении второго экземпляра договора на руки, а также ознакомление сотрудника со всеми положениями, действующими на предприятиями. Оформляется это записями «С должностной инструкцией ознакомлен», «Второй экземпляр договора на руки получил» и т.п. Каждый пункт отдельно заверяется подписью.

Стоит также поставить подписи внизу каждой страницы трудового договора. Это поможет избежать подлога страниц документа.

Вывод

Трудовой договор — основной документ, который регламентирует трудовые отношения. А для представителей «микробизнеса» он может быть практически единственной формой кадрового документооборота.

С правильно составленным трудовым договором работодатель будет готов к разрешению возможных конфликтов и может быть уверен, что пройдет любую проверку без штрафов.

Читайте также  Договор купли продажи овощей образец

Личные дела и должностные инструкции работников в вопросах и ответах

Подскажите, в каком порядке подшиваются документы в личное дело сотрудника, если этот сотрудник не госслужащий? Например, сотрудник ООО.

П равила формирования личных дел для коммерческих организаций нормативно не установлены (т.к. они не обязаны их вести), поэтому почти все организации обычно придерживаются традиционно сложившихся правил, основы которых были закреплены еще Единой государственной системой делопроизводства (М., 1974), а в качестве современного примера берут основанное на этой же традиции делового оборота Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, которое утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

В настоящее время государственные органы, органы местного самоуправления и организации предпочитают вести личные дела на все категории работников.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в конкретной организации. Личное дело как первичный комплекс документов формируется по принципу досье, т.е. содержит и оригиналы, и копии документов, документы с разными нормативными сроками хранения, документы, относящиеся к различным системам и подсистемам документации.

В составе личного дела документы формируются в логическо-хронологической последовательности. В отдельную папку вкладываются для каждого работника:

  • внутренняя опись документов личного дела 1 ;
  • лист ознакомления с документами личного дела (как факультативный документ);
  • дополнение к Личному листку по учету кадров (Анкете), которое является документом свободной формы: на листе бумаги может быть оформлено только название данной разновидности документа, в последующем на нем в хронологическом порядке будут фиксироваться те сведения (приказ или иной документ, дата и номер), которые дополнят или изменят анкетные данные, включая сведения об изменении фамилии, места жительства, изменениях в составе семьи, об образовании, повышении квалификации, аттестации, о временных переводах и т.п.;
  • заявление о приеме на работу/назначении на должность/заключении трудового договора (сейчас этот документ стал не обязательным к оформлению, но большинство кадровых служб просит его составлять, как и во всех других ситуациях, когда требуется письменное согласие работника);
  • Личный листок по учету кадров или Анкета установленного в организации формата с фотографией 2 ;
  • автобиография (оформляется в основном для руководителей организации; для рядовых работников – при необходимости);
  • характеристика, представление или рекомендации (факультативные документы, не являются обязательными), в особых случаях – направление на работу (для молодых специалистов, участников специальных федеральных и региональных программ обеспечения кадрами и т.п.);
  • уведомление работника о целях обработки его персональных данных;
  • согласие работника на обработку персональных данных;
  • копии документов об образовании, специальности и квалификации (возможна практика раздельного хранения копий персональных документов и вне личного дела по методике обезличивания персональных данных);
  • трудовой договор (экземпляр работодателя, на котором помимо подписи работника как стороны договора должна быть оформлена отметка о том, что он получил свой экземпляр этого документа (также под подпись));
  • соглашение о конфиденциальности/неразглашении информации, которая может стать известной сотруднику в процессе выполнения его трудовой функции (экземпляр работодателя);
  • копия приказа о приеме на работу с отметкой об ознакомлении, проставленной работником;
  • экземпляр или копия должностной инструкции с отметкой об ознакомлении и получении экземпляра/копии работником (экземпляр работодателя, при необходимости, особенно если оформляется индивидуальная должностная инструкция).

Все экземпляры документов, принадлежащие работодателю как стороне трудового договора, в настоящее время рекомендуется хранить в составе личного дела, т.к. все обязательные доказательства трудовых отношений удобнее формировать, хранить, обрабатывать и защищать информацию в одном месте.

Листы документов, собранные в комплекс в логической последовательности и необходимые для заключения трудового договора, нумеруются в валовом порядке (карандашом в правом верхнем углу), и номера листов вносятся во внутреннюю опись документов личного дела, которая начинает оформляться сразу же после заключения трудового договора.

А далее в прямой хронологической последовательности в личное дело формируются по мере их составления все документы/копии, отражающие все изменения трудового договора и развитие трудовых отношений с работником, например:

  • предложения и уведомления работодателя об изменении условий трудового договора (экземпляр работодателя с отметкой работника об ознакомлении или с актом (либо соответствующей отметкой на уведомлении) об отказе работника от ознакомления);
  • заявление работника о постоянном переводе на другую работу (т.е. письменное согласие работника);
  • дополнительные соглашения к трудовому договору (экземпляр работодателя с такой же отметкой работника о том, что он получил экземпляр документа);
  • копия приказа о постоянном переводе работника (с отметкой об ознакомлении работника);
  • акты приема-передачи дел работником по прежней и текущей должности (экземпляры работодателя с подписью работника и отметкой о том, что экземпляр акта он получил на руки);
  • другие подлинные документы или копии с подписью работника и/или его отметкой об ознакомлении, фиксирующие все аспекты трудовой деятельности работника (копии дипломов и свидетельств, выписки из протоколов аттестации.

Сроки хранения документов по Перечню 2021: договоры

Зачем это нужно

Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера. Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.

Руководитель организации решает, у кого должны храниться договоры во время их исполнения. Обычно это входит в полномочия юридического отдела или бухгалтерии, секретаря. Отслеживание выполнения обязательств вменяется конкретным лицам: юристу, начальнику склада и т. д. Для этого создается копия документа.

Хранение после передачи в архив имеет значение при расчете налогов и сборов (ст. 23 и ст. 283 НК обязывают юрлицо хранить документы о доходах и убытках не менее 4 и 10 лет соответственно), при осуществлении иных надзорных мероприятий.

Как определить срок

Чтобы решить, какой срок хранения договоров в организации установить для конкретного вида документов, рекомендуется обратиться к законодательным актам:

  • Налоговому кодексу;
  • ФЗ «Об архивном деле»;
  • ФЗ «О бухгалтерском учете».

Основной нормативный документ о сроках — Перечень видов документации организации (далее Перечень), утвержденный приказом Росархива №236 от 20.12.2019, применяемый с 18.02.2020. Поиск осуществляется по:

  • конкретному названию контракта, соглашения (но так сложно найти точную информацию, сколько хранятся договоры на оказание услуг, купли-продажи, поставки);
  • обобщенному наименованию вида контрактов (например, контракты, отдельно не включенные в основной Перечень).

Организация архива договоров

Организация архива договоров проходит в несколько этапов:

  1. Документы формируются в дела за счет слияния с соответствующими договорами, одновременно выделяются договоры постоянного и временного сроков хранения, действующие и закрытые.
  2. Требуется систематизация договоров по годам, контрагентам, датам.
  3. Оформляются дела. Оформляются реквизиты обложки дела, заголовков; составляется лист-заверитель, нумеруются листы, составляется внутренняя опись (дела постоянного хранения), документы систематизируются внутри дела.
  4. Подготавливается реестр договоров для бухгалтерии и юридического департамента, чтобы выделить закрытые дела.
  5. Составляются описи дел.
  6. Что касается закрытых дел, выделяются документы с вышедшим сроком хранения, — их требуется уничтожить; подготавливается акт на ликвидацию документов.
  7. Составляется аналитическая справка о недостаче документов к договорам.
  8. Оформляется топографический указатель по стеллажам.

Частично оформляются дела, у которых срок хранения до 10 лет (временный).

  • не заниматься систематизацией документов;
  • не пронумеровывать страницы дела;
  • не прошивать (иначе — не брошюровать).

Сроки в зависимости от вида договора

Чтобы узнать, сколько лет хранятся договоры с поставщиками, арендаторами, покупателями, рекомендуется обратиться к п. 1.3.1 приказа Росархива.

Основные позиции приведены в таблице:

Движимого имущества — 5

По движимому имуществу — 10

Учет в журналах для контроля сроков

Законодательством не разработаны унифицированные формы учета договоров. Предприятия учитывают информацию в самостоятельно разработанной форме журнала регистрации. Сведения книги должны быть достаточны для учета движения договоров и должны содержать:

  • данные о номере, дате составления, наименования контрагента;
  • краткое назначение документа поставки, оказания услуг и прочее;
  • указание длительности действия и данные о конечной дате формы, если отсутствует иной характер длительности, например, действующий бессрочно.

В журнале регистрации учитываются основные документы договоров и дополнительные соглашения к ним. Контроль за ведением журналов возлагается на различные службы юридический отдел, бухгалтерию, кадры. В основе группировки лежит экономическая целесообразность дальнейшего использования. В организации заводят несколько книг учета, учитывающих:

  1. Сотрудничество с контрагентами поставщиками, покупателями. Отдельная регистрация производится по постоянно действующим хозяйственным соглашениям и разовым договорам, например, на поставку канцелярских товаров.
  2. Договоры с поставщиками услуг. Особое внимание уделяется сохранности соглашений об оказании коммунальных услуг и аренды помещений. Договоры часто имеют дополнительные соглашения, указывающие на пролонгацию аренды, изменения условий. Окончание действия договора аренды совпадает с конечной датой последнего приложения.
  3. Соглашения подряда. Документы используются в строительстве капитального и текущего назначения. Часто производится регистрация одновременно с гражданско-правовыми формами. Если строительство является профильной деятельностью организации, договоры подряда учитываются в отдельном журнале.
  4. Трудовые договоры с сотрудниками. Журнал позволяет получить точные данные дат трудоустроенных и уволенных работников. Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются. Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.

Журналы регистрации несут дополнительную функцию. При внесении записи документа, составленного организацией, ему присваивается уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ.

Сколько хранить в архиве

Из системного толкования закона следует, что хранение договоров в организации подразделяется на два вида:

  • текущее (во время исполнения);
  • в архиве.

Такая классификация следует из общих начал делопроизводства. В приказе Росархива не указано, где должны храниться договоры в организации, на практике исходят из конкретной ситуации. Пока документ используется, его хранят в конкретном отделе, бухгалтерии, затем — в архиве. Под законодательно установленным периодом сохранности понимается период после сдачи в архив. Информация о сроках берется из Перечня. Если контракт смешанный, следует определить период сохранности для каждого вида и применять максимальный.

Сколько нужно хранить договоры по законам РФ?

Договор — это документ, который может относиться к разным видам бумаг той или иной организации: к бухгалтерской и налоговой отчетности, трудовым обязательствам, партнерским отношениям. Регламентируются сроки хранения договоров разными законами и актами, среди которых:

  1. Доходы и расходы (подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Если вы получили доход в связи с заключением договора на оплату услуг от вашей организации или потратились на приобретение техники — бумаги нужно хранить как минимум 4 года. По факту, эти данные нужны для оформления налоговой и бухгалтерской отчетности и могут понадобиться для проведения проверок.
  2. Возмещение убытков (пункт. 4 ст. 283 НК РФ). Статья обязывает обеспечить хранение договора с суммой убытков в течение всего срока погашения стоимости. А также договор с подрядчиком на компенсацию этого убытка (ремонт, услуги). 10 лет — срок, на который фирмы могут переносить убыток после его получения (п. 2 ст. 283 НК РФ).
  3. Услуги для гос. учреждений (пункт 272 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее просто «перечень»). Согласно этому пункту, период хранения договоров на поставку товаров и предоставление услуг для муниципальных учреждений — 5 лет.
  4. Договоры подряда (пункт 440 перечня). В нем сказано, что договор подряда у юридических лиц должен храниться 5 лет.

Пункт 1.4 перечня свидетельствует о том, что период отсчета срока хранения контракта идет с начала года, следующего за годом окончания делопроизводства (каждое первое января).

Также в перечне есть пункты (439–451), которые содержат информацию о периодах сохранения специфических контрактов. Хранение данных договоров должно быть обеспечено на следующий период:

  • на постоянной основе должны храниться свидетельства дарения, ренты, лизинга имущества;
  • 5 лет — прокат, наем, страхование имущества;
  • 5 лет либо на постоянной основе (зависит от специфики документа) — страховая деятельность, договор-поручение;
  • 10 лет — документы по залогу имущества компании (причем некоторые хранящиеся договоры должны оставаться в архиве на постоянной основе).

В соответствии со статьями 120 и 126 НК РФ, утилизировать документы раньше времени запрещено. Если компания не соблюдала правила хранения и удалила документы, то отвечающие за это лица (руководитель, главный бухгалтер) будут привлечены к ответственности.

Если вы не уверены, что хранящиеся документы вам нужны, запросите консультацию юриста. Он скажет, сколько должны храниться бумаги в вашей компании и зачем это нужно. Если вы их утилизировали, специалист поможет восстановить всю информацию, необходимую для налогового учета.

Сроки хранения договоров в организации

Хранение договоров, связанных с доходами и расходами

Бумаги и договоры по оплате убытков

Перечень типовых архивных документов

Последствия нарушения сроков

Важно знать, сколько хранятся договоры в архиве (5, 10 лет или больше), так как это имеет значение для налогообложения. По ст. 120 НК возможно привлечение к налоговой ответственности за грубое нарушение правил учета объектов налогообложения и первичных документов. Хотя контракт обычно не относится к первичным документам, в судебной практике встречались случаи признания его подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Ст. 126 НК предусматривает ответственность за непредставление документации для проведения налогового контроля.

В КоАП перечислены составы правонарушений: грубое нарушение требований к бухучету (ст. 15.11) и нарушение правил формирования архивов (ст. 13.20). Эти нормы применяются при несоблюдении периодов сохранности, установленных в приказе Росархива.

  • Статья 23 НК РФ. Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов)
  • Статья 283 НК РФ. Перенос убытков на будущее
  • Статья 120 НК РФ. Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (базы для исчисления страховых взносов)
  • Статья 126 НК РФ. Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля
  • Статья 15.11 КОАП РФ. Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности
  • Статья 13.20 КОАП РФ. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов

Примеры сроков хранения по видам договоров

Организации самостоятельно группируют договоры по назначению и устанавливают сроки на основании деловой необходимости и с учетом минимально допустимого периода – 5 лет. В учете коммерческой компании соглашения используют в качестве форм первичного учета бухгалтерии, что обязывает хранить документы сроком свыше 5 лет.

Исключение составляют периоды, установленные для обеспечения сохранности трудовых договоров (в отличие от гражданско-правовых типов) сотрудников. Законодательство обязывает длительно хранить и архивировать документы, касающиеся труда и заработной платы.

Внимание! Период хранения трудовых договоров с работниками установлен в размере 75 лет.

Необходимость в столь длительном периоде основана на использовании данных при начислении пенсии или восстановлении записей трудовых книжек уволенных сотрудников.

Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений. На лиц, с которыми заключаются гражданско-правовые формы, не распространяются социальные гарантии, предоставляемые штатным работникам. Соглашение свидетельствуют об оказании услуг и подлежат хранению в течение 5 лет после окончания действия.

К одним из часто применяемых видов договоров услуг относятся соглашения аренды помещений. Оказание услуг оформляется краткосрочным или длительным соглашением. Соглашение аренды регистрируют в реестре при оформлении отношений на период свыше 1 года.

Трудовой договор: виды, порядок и сроки хранения

С каждым работником, принимаемым на вакантную должность, обязательно заключение трудового договора, который будет регулировать отношения между сторонами. В нем указываются такие данные как:

  • сведения об организации и работнике;
  • занимаемая должность;
  • место и характер работы;
  • режим рабочего времени и отдыха;
  • права и обязанности сторон;
  • размер заработной платы,
  • период трудовых отношений и другие положения, предусмотренные законодательством РФ.
  1. Особенности договора, заключенного на неопределённый срок
  2. Особенности договора, заключенного на определённый срок
  3. Порядок и срок хранения трудового договора
  4. Где хранятся документы

На территории России трудовые отношения регулируются нормами Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. №197-ФЗ. Законодательством установлено, что договор заключается в письменной форме в двух экземплярах для каждой из сторон по одному. В отделе кадров на каждого работника формируется личное дело, куда и подшивается подписанный документ о приеме на работу.

Трудовые договоры могут заключаться на неопределенный срок (бессрочные) и определенный срок (срочные).

Особенности договора, заключенного на неопределённый срок

В случае если период работы составляет более, чем 5 лет, такой договор носит бессрочный характер. Данное условие является основополагающим для тех, кто стремится к постоянному и долгосрочному трудоустройству, стабильному заработку. Кроме того, соглашение, в котором не содержится сведений о сроке, также считается заключенным на неопределенное время.

Особенности договора, заключенного на определённый срок

Срочные трудовые соглашения заключаются в том случае, если характер выполняемой работы позволяет определить точные сроки для ее выполнения. Трудовое законодательство содержит четкий перечень таких оснований:

  • на время исполнения обязанностей отсутствующего работника (например, сотрудник в декретном отпуске);
  • на выполнение сезонных работ (например, работник принимается на сбор урожая);
  • когда работник принимается для выполнения временных работ, длящихся не более двух месяцев (выполнение ремонтных работ);
  • в случае направления на работу за границу;
  • если лицо проходит стажировку;
  • в случае избрания в состав выборного органа;
  • направление от службы занятости на временные, сезонные работы.

Возможно заключение договора на определенный срок и по согласованию сторон:

  • если работодатель имеет в штате менее 20 человек или является индивидуальным предпринимателем;
  • если принимается пенсионер;
  • при наличии медицинских показаний;
  • для работы в районах Крайнего Севера;
  • в случае проведения работ по устранению последствий чрезвычайных ситуаций;
  • при проведении конкурса на вакантную должность;
  • с творческими работниками;
  • с руководителями и главными бухгалтерами;
  • со студентами, обучающимися по очной форме;
  • в случае работы по совместительству.

После окончания установленного периода договор прекращает свое действие, и сотрудник подлежит увольнению. Об этом необходимо уведомить его за три дня до предстоящего увольнения.

Кроме того, срочный контракт, заключенный для выполнения определенной работы, прекращается, когда работа выполнена.

Порядок и срок хранения трудового договора

Как отмечалось выше, один экземпляр контракта хранится у вновь принимаемого на должность, другой остается в организации, в которую работник принимается. На экземпляре работодателя будущий сотрудник делает отметку «Трудовой договор получил», ставит подпись и дату. Трудовой кодекс не содержит норм, касающихся порядка и сроков хранения контрактов. Порядок хранения документов по личному составу, куда относятся документы, отражающие трудовые отношения, регулирует Федеральный закон РФ №125-ФЗ от 22.10.2004г. «Об архивном деле в Российской Федерации».

С учетом требований законодательства локальными нормативными актами предприятия может устанавливаться порядок хранения внутренней документации. В крупных учреждениях, государственных органах договоры с сотрудниками формируются в личные дела после подписания приказа о приеме на должность. В небольших организациях порядок хранения таких документов устанавливается самостоятельно. Они могут формироваться в отдельную папку и сортироваться по дате принятия на должность.

Таким образом, личные дела хранятся в организации в течение 75 лет с момента увольнения, а затем уничтожаются. Для лиц, осуществляющих службу в государственных органах, такой срок составляет 10 лет хранения в кадровой службе, далее его перемещают в архив, где личное дело хранится в течение 75 лет.

Где хранятся документы

Закон предусматривает хранение личных дел сотрудников организации в сейфах или в специальных запирающихся шкафах.