Договор как итоговый документ переговоров

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Одна из важнейших задач делового общения – создание благоприятного имиджа компании, который складывается в результате многочисленных контактов с деловыми партнерами. Нередко допущенная ошибка, непродуманное действие или неверное поведение во время переговоров могут привести к формированию негативного впечатления о компании, и как результат – провалу переговоров. Избежать подобных ситуаций поможет знание правил делового этикета и протокола.

Следует отметить, что переговоры собственно начинаются уже с предложения одного из партнеров о встрече. Когда же другой партнер отвечает согласием, наступает очень важный этап – подготовка к деловой встрече.

Подготовка переговоров

Организационные вопросы

Если хотите, чтобы все было на высшем уровне, то заранее надо будет:

  • составить программу приема деловых партнеров,
  • сформировать переговорную команду,
  • определить место и время проведения переговоров,
  • составить повестку дня для каждого переговорного раунда,
  • при необходимости согласовать встречу с заинтересованными организациями или ведомствами.

В программе приема партнеров необходимо подробно и четко обговорить все детали встречи, чтобы постараться избежать непредвиденных ситуаций. Программа должна быть четкой, ясной и по возможности детальной. За составление такой программы, как правило, отвечает лицо, ответственное за прием делегации – это может быть помощник руководителя или специалист службы протокола.

При разработке программы пребывания необходимо согласовать с приглашенной стороной следующие вопросы:

  • категорию гостиницы, количество и тип бронируемых номеров;
  • если оплату за проживание осуществляет приглашенная сторона, то форму оплаты (наличными, кредитными картами, безналичным расчетом);
  • если проживание оплачивает принимающая сторона, необходимо согласовать предварительную информацию о размещении в гостинице: адрес гостиницы, условия проживания и т.д.;
  • убедиться в наличии въездных виз для зарубежных гостей. В случае их отсутствия, помощь с подготовкой необходимого пакета документов для оформления въездных документов;
  • способ передвижения (на машине, самолет, ж/д проезд) и удобное время приезда и отъезда гостей;
  • пожелания приглашенной стороны к культурной программе пребывания. При составлении культурной программы целесообразно заранее составить списки лиц, желающих посетить конкретные мероприятия, которые предлагает приглашающая сторона.

В программу пребывания делегации как «итоговый организационный» документ лучше включить следующие сведения:

  • о встрече и проводах делегации;
  • состав участников переговоров;
  • размещение в гостинице;
  • питание, обслуживание, транспорт;
  • проведение деловой части;
  • культурная программа;
  • ответственные за проведение мероприятий.

После согласования программы пребывания с приглашенной стороной, она утверждается руководителем организации. См. образец оформления этого документа в Примере 1.

За 2–3 рабочих дня до приезда гостей ответственному за прием делегации необходимо:

  • проверить информацию о приезде / отъезде делегации: место, точное время прибытия / убытия, номер рейса / поезда. Если оплата проезда была сделана приглашающей стороной, то убедиться, что билеты выкуплены и получены;
  • уточнить список официальных членов делегаций с обеих сторон, а также списки сопровождающих их лиц;
  • подтвердить бронирование гостиницы и проверить качество номеров, если бронирование было сделано со стороны принимающей стороны;
  • уточнить маршрут передвижения и график перемещения транспорта, при необходимости проинформировать водителя об изменениях;
  • подготовить помещения для проведения встреч и переговоров;
  • проверить комплектацию и наличие информационных и рекламных материалов, канцтоваров;
  • закупить напитки и угощения для участников переговоров;
  • предоставить окончательную информацию по приему делегации всем сотрудниками, участвующим в протокольных мероприятиях;
  • заказать дополнительные визитные карточки для участников переговоров (если у кого-то они закончились);
  • проинформировать своего руководителя о выполненной работе.

Пример 1. Программа пребывания иностранной делегации

8 этапов договорной работы

В статье Создаем регламент договорной работы мы обсудили принципы организации договорной работы в организации и риски, которые возникают при работе с документами. Какие этапы проходит договор при подготовке, кто должен согласовывать работу и на что нужно обращать внимание при проверке контрагентов — читайте в продолжении статьи, подготовленной на основе практического курса преподавателя Русской Школы Управления, юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.

1 этап: инициатива заключения договора

Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.

Если вы занимаетесь подготовкой:

Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.

Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.

Согласуйте условия с контрагентом.

2 этап: определение основных условий

Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов.

Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:

Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).

Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).

Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).

Цену или условия расчетов.

Ответственность за неисполнение.

Сроки и дополнительную информацию.

3 этап: проверка контрагентов

Компания несет ответственность за последствия работы с недобросовестным бизнес-партнером. Вы должны проявлять осмотрительность — ваша ошибка может привести к проблемам с ФНС и обвинениям в получении необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, сотрудничество с непроверенными контрагентами часто приносит убытки из-за срывов договоренностей или обмана.

Проверяйте наличие документов, подтверждающих легитимность и законность деятельности партнера. Поищите информацию в открытых источниках о добросовестности потенциального контрагента.

Стандартный перечень документов для досье контрагента

  • Копия выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) со свежей датой. Если вы проводите сделку с недвижимостью или крупным активом — не старше 10 дней.
  • Копия устава (обязательно). В нем указаны полномочия руководителя, все положения о заключении и одобрении крупных сделок, риски признания сделок недействительными и другие важные аспекты.
  • ИНН/ОГРН.
  • Протокол назначения генерального директора. Этот документ подтверждает полномочия действующего руководителя.
  • Копия доверенности на иных лиц.
  • Копия лицензии на деятельность.
  • Бухгалтерская отчетность, налоговая декларация. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» исключил их из перечня документов, содержащих коммерческую тайну.
  • Письменное согласие на предоставление персональных данных, копии паспорта ИП.
  • Сведения о наличии необходимых активов, ресурсов, квалифицированного персонала.

Читайте также нашу статью о 17 бесплатных сервисах для проверки контрагента. Смотрите также: Как проверить контрагента

4 этап: доработка текста договора

На этом этапе сформулируйте существенные и дополнительные условия, состав дополнительных документов, проработайте вопрос подписания договора (кто будет визировать — первое лицо компании или кто-то по доверенности), внесите положения об ответственности и досрочном расторжении.

5 этап: согласование

Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:

  • Финансовые службы.
  • Юристы.
  • Служба безопасности (при ее наличии). Она проверяет репутацию контрагента и его способность выполнить обязательства по договору.
  • Руководитель.

Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:

Обоснование необходимости составления договора.

Обоснование выбора контрагента.

Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.

Срок согласования для каждого подразделения.

Пояснительную записку с дополнительной информацией.

Лист согласования также должен содержать:

  • ФИО, должность и отдел ответственного исполнителя.
  • Визу ответственного исполнителя.
  • Визы руководителей ответственного исполнителя.
  • Вид документа (договор, допсоглашение).
  • Наименование контрагента.
  • Список визирующих лиц.
  • Дату поступления на визирование и обратно.

Подготовленный проект договора подлежит обязательному согласованию — его визируют структурные подразделения и ответственные сотрудники. Визирование должно занимать не более одного рабочего дня (8 часов), для сложных договоров большого объема — не более двух дней (16 часов). Свои замечания визирующее подразделение отмечает на листе согласований, записывает на отдельном листе, чтобы приложить к проекту договора.

После устранения замечаний исполнитель должен снова получить визу структурного подразделения. Если исполнитель не согласен с замечанием, решение о его исключении принимает лицо, уполномоченное заключать договоры от имени компании.

Смотрите также: Договорное право. Предмет, условия договора

6 этап: подписание договора уполномоченным лицом и передача контрагенту

Передайте согласованный проект договора вместе с листом согласований и обоснованием на подписание сотруднику, который уполномочен заключать договоры. После этого отправьте документ на подпись партнеру.

Зарегистрируйте подписанный обеими сторонами оригинал договора: присвойте номер и внесите сведения о нем в реестр договоров.

Подписанный договор для передачи контрагенту передается ответственному исполнителю под расписку. Обязательно оговаривайте сроки подписания договора и возврата экземпляра подписанного документа.

Важно: договор вступает в силу с момента подписания сторонами.

Реестр договоров

Картотеки с договорами и актами должны быть наглядными для удобства использования. При заключении договора внесите в реестр следующие сведения:

  • Регистрационный номер.
  • Дополнительный номер (номер контрагента).
  • Дату договора.
  • Наименование контрагента.
  • Предмет договора.
  • Срок действия.
  • Ответственное подразделение (исполнитель).
  • Цена договора.
  • Наличие приложений.
  • Кто подписал договор.

7 этап: контроль за исполнением

В регламент договорной работы в составе обязанностей внесите контроль исполнения уже заключенного договора. Эту же обязанность отразите в положении о структурном подразделении, трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников, отвечающих за сопровождение договоров и взаимодействие с контрагентами. Уточните критерии, при наступлении которых сотрудники подразделения обязаны известить юридический департамент и финансовую службу (например, просрочка исполнения обязательства и возникновение дебиторской задолженности, изменение нахождения контрагента).

Дополнительно включите в регламент процедуру выборочного или постоянного контроля за исполнением договора со стороны юридического подразделения в зависимости от суммы договора, сложности сделки, длительности сроков исполнения и других важных факторов.

Задачи ответственного сотрудника

  • Контроль исполнения договора.
  • Направление копии договора в другие подразделения и бухгалтерию, обеспечение исполнения договорных обязательств по срокам, объему и качеству.
  • Мониторинг действующих договоров, решение вопросов исполнения обязательств, оплаты, своевременного продления, разрешения конфликтов.
  • Информирование финансового и юридического отдела при возникновении дебиторской задолженности или других проблем неисполнения договора (в течение одного рабочего дня).

8 этап: хранение

Регистрация договоров ведется в отдельных журналах, реестрах. Минимальный срок хранения — 4 года, после чего договоры сдаются в архив. Копии и подлинники выдаются на основании запроса, заверенного руководителем структурного подразделения.

Схема работы с договором в электронном виде

Создание проекта договора в электронном виде и учет его в системе управленческого учета.

Предварительное рассмотрение проекта договора в электронном виде (выполняется в случае необходимости).

Визирование проекта договора в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи.

Подписание проекта договора с использованием электронной цифровой подписи.

Регистрация договора в электронном реестре.

Передача договора в электронном виде для регистрации в системе управленческого учета.

Преобразование подписанного договора в электронном виде в бумажный договор, подписание договора всеми сторонами, простановка печатей.

Смотрите также: Курс «Директор по правовым вопросам»


Развивайтесь вместе с нами, учитесь в удобном формате в любое время и в любом месте! Посмотрите каталог наших учебных программ. Светлана Щербак Автор медиапортала Русской Школы Управления

Читайте также  Особенности оформления договора розничной купли продажи

Работа с договорами. На что обратить внимание

Ведение договорного документооборота является одной из ключевых задач в работе любой организации, а такой процесс, как заключение договора, требует повышенного внимания. Стоит отметить, что этот процесс включает в себя каждый шаг работы с договором, от создания и утверждения до внесения корректировок и контроля соблюдения обязательств сторон.

Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок и весьма размытые сроки введения документа в силу.

Зачастую работа строится по принципу — кто свободен, тот и ответственный. Но это в корне не верно.

Правильно организованная и регламентированная работа с договорами заметно снижает эти риски, в то время как автоматизация согласования договоров полностью исключает их и делает этот процесс абсолютно прозрачным.

Зачем создавать регламент?

СЭД — система электронного документооборота , которая переводит в автоматический режим процессы согласования договоров и любой другой документации организации, например, приказов или документов отдела кадров.

Но, прежде чем внедрять электронный документооборот, необходимо разработать регламент о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.

Регламент структурирует и четко расписывает все этапы работы с договорами, определяет ответственных лиц, регламентирует процесс согласования.

Если все сделано правильно, то в организации:

  • Оптимизируются сроки каждой процедуры;
  • Юридически договоры будут более грамотно составленными;
  • Снизятся риски;
  • Повыситься качество претензионной работы;
  • Легко выявлять, кто и за какое решение отвечает..

При этом можно поручить подготовку договоров специальному отделу, группе специалистов или по каждой сделке ответственными будут разные лица, например, менеджеры по продажам будут работать каждый со своим кругом клиентов.

Второй вариант более гибкий, т.к. можно дать менеджерам определенные права менять условия доставки, размер скидки и другие параметры, чтобы привлечь клиента.

Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.

Независимо от организационных особенностей, необходимы единые для всех сотрудников правила и инструкции по работе с договорами. Ограничение прав и обязанностей отдельных работников — юрист будет рассматривать договор с точки зрения права, главбух — с финансовой точки зрения и налогообложения и т.д.

Стоит также определить, кто принимает окончательное решение и подписывает договор. Причем можно разделить разные виды сделок — с поставщиками, покупателями, на услуги связи, по командировкам и т.д.

Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.

С чего начать?

В Положении предусмотрите несколько разделов:

  • Формирование проектов, образцов договоров для различных видов сделок;
  • Проверка контрагента, с которым будет заключаться сделка и предоставление собственных подтверждающих документов (что можно и нельзя передавать);
  • Согласование;
  • Порядок подписи;
  • Контроль за сделкой;
  • Хранение и архивирование .

По каждому этапу должен быть назначен ответственный, который будет вести учет, координировать работу и следить за исполнением.

Когда вы подготовили регламент, можно переходить к составлению стандартных форм, которые будут универсальны и могут использоваться без специального согласования.

В таком договоре можно сразу установить обычные условия для клиентов, например — срок поставки товара 10 рабочих дней, транспортные расходы за счет покупателя, 100% предоплата. Если какие-то условия будут меняться, их необходимо согласовать по регламенту.

Не забудьте о деталях

Определите формат проекта договора. Изначально ведь не обязательно иметь бумажный оригинал или электронный договор, достаточно обычного файла, составленного в Word или pdf.

Рассчитайте ориентировочные сроки согласований , но не давайте на каждый этап слишком много времени, если сотрудники будут загружены, то станут тянуть до дедлайна — период согласования будет сильно затягиваться.

Уточните информацию, относящуюся к коммерческой тайне , которую нельзя раскрывать.

Обговорить алгоритм действий на случай, если не получается прийти к единому мнению по тексту договора.

Если у вас есть юридический отдел или юрист, то, скорее всего он и сам знает, что делать. Если нет — постарайтесь обратить внимание на некоторые важные особенности:

  • Текст контракта должен соответствовать действующему законодательству . Если принципиально в нем вы ничего корректировать в будущем не планируете — лучше попросите составить несколько стандартных проектов профессионального юриста. Проверьте ссылки на законы или статьи НК, если они присутствуют в тексте;
  • Изучите судебную практику, связанную с вашим видом деятельности — какие камни преткновения чаще всего мешают спокойно вести бизнес, какие ошибки в договоре могут повлиять на исход дела и т.п.;
  • В первую очередь делайте упор на собственные интересы . Если контрагента не устоят какие-то условия, он это отметит и вы сможете найти «золотую середину», но далеко не всегда договоры пристально изучают, поэтому ваша задача — сделать так, чтобы обеспечить собственную финансовую и правовую безопасность;
  • Обговорить четко сроки выполнения договора, сроки передачи документов, условия и размер оплаты . Если договор заключается на длительный срок, а конкретные условия сделки оговариваются, например, в спецификациях, то необходимо отслеживать подписание таких документов также жестко, как и сам контракт;
  • На случай претензий опишите порядок действий — кому они передаются, в каком виде и в какие сроки. Это касается претензий с обеих сторон. Здесь тоже важно изучить судебную практику и самые частые причины разбирательств.

Чем вы рискуете, заключая договор: ТОП рисков и способы, как их избежать

Самый распространенный риск — выбор проблемного контрагента . Проверять бизнес-партнеров необходимо тщательно, т.к. здесь речь не только о прямых возможных потерях — отсутствие оплаты, задержка поставок, отказ возврата аванса и т.п., но и налоговый ущерб — снятие НДС и расходов. ФНС сейчас активно использует электронные сервисы, межотчетную сверку, встречные проверки.

Если ваш контрагент ненадежен, то вам грозит в лучшем случае запрос на целую кучу документов, в худшем — серьезные финансовые потери и доплата налогов.

Второй риск в нашем ТОПе — отсутствие у лиц, подписывающих договор, соответствующих полномочий . По умолчанию только директор имеет право бесспорно подписывать документы от имени компании. Другие сотрудники получают такое право путем выдачи соответствующей доверенности или на основании приказа. В договоре необходимо указать основание, по которому то или иное лицо его пописывает.

Пример преамбулы договора: ООО «Спутник», в дальнейшем именуемое Поставщик, в лице коммерческого директора Иванова И.И., действующего на основании доверенности № 456 от 01 февраля 2021 года, и ООО «Петров и Ко», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице менеджера Сидорова С.С., действующего на основании Приказа № 6 от 31 декабря 2020 года.

У предоставленных полномочий есть границы и сроки. Допустим менеджер может подписывать договор, но не имеет право вносить в него изменения, а его доверенность действует только 1 месяц.

Доверенность должна содержать данные о доверителе и доверенном лице, иметь номер и дату, срок действия.

Очень часто документы, связанные со сделкой — соглашения, протоколы разногласий, переписка и другие, теряются или дублируются . Чтобы этого избежать необходимо создать удобный архив документации .

Снизить риски работы с договорам позволяет СЭД .

В чем же плюсы СЭД?

Первый этап автоматизации — подготовка договора . Сперва создается проект или типовой бланк, на основе которого будут формироваться все последующие договоры. На этом этапе вам нужно будет указать тип договора, стадию работы, сроки и суммы платежей, а также всех ответственных лиц для его согласования и подписания.

Согласование договора является ключевым этапом при автоматизации электронного документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования.

На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.

При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима. Это значительно упрощает процесс согласования.

После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.

Поддержка работы с электронной подписью и интеграция с Диадок позволяет максимально ускорить подписание договора вашим контрагентом.

Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация договорного документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами.

Кроме того, система электронного документооборота предполагает и создание электронного архива , модуль которого входит в СЭД. Управлять документами и согласованиями становится просто, удобно и прозрачно.

Для этого подойдет СЭД EnDocs Cloud . Вот только несколько ее преимуществ:

  • Информация удобно систематизирована — на каждый договор существует своя карточка со всеми основными данными;
  • Сроки согласований контролируются, а о дедлайне вам напомнить оповещение на e-mail;
  • Перемещение документа фиксируется — ответственное лицо всегда в курсе, у кого находится договор;
  • Можно настроить маршруты согласования, по которым должен пройти договор;
  • Вы сможете формировать аналитические отчеты о проведенных согласованиях;
  • Вы можете подписывать договоры электронной подписью, в т.ч. через Диадок;
  • Благодаря интеграции с 1С, все согласованные договоры передаются в вашу программу 1С.

EnDocs Cloud — это не только сервис для работы с договорами, но и электронный архив . В нем все документы хранятся в виде сканов или в электронном формате. Их можно удобно группировать, собирать в подборки, распечатывать, пересылать, скачивать и т.д.

С документами могут работать сразу несколько сотрудников, даже если они находятся на удаленке.

Проведение коллективных переговоров

Работники и работодатели регулируют свои отношения посредством заключаемых договоров, индивидуальных и/или коллективных. Но как быть, если по поводу положений коллективного договора у сторон возникают различные мнения? Ведь в этом документе нужно закрепить условия труда, устраивающие весь коллектив.

Привести к единой точке зрения по этому поводу призваны коллективные переговоры. В чем их особенности, как они регламентированы в законодательстве, какие этапы проходят на пути проведения, проанализируем в статье.

Читайте также  Стандартный договор купли продажи квартиры

Что такое коллективные переговоры

Любые переговоры представляют собой обмен мнениями до достижения приемлемого соглашения. Коллективные переговоры не исключение. Это основанный на социальном партнерстве обмен точками зрения между представителями работодателя и сотрудников относительно общего мнения по положениям коллективного договора. Они регламентируются Законом Российской Федерации от 11 марта 1992 г. (с изменениями и дополнениями, внесенными Федеральным законом от 24 ноября 1995 г. № 176-ФЗ) «О коллективных договорах и соглашениях», а также ст. 27, 36-40 ТК РФ.

Сам термин «коллективные переговоры» был официально введен в трудовой обиход 19 июля 1981 г. Конвенцией Международной Организации Труда № 154 от «О содействии коллективным переговорам».

Нет договора – нет переговоров

Предметом коллективных переговоров являются те или иные пункты документа, согласовывающего отношения персонала и работодателя – коллективного договора. Но этот нормативный акт не является обязательным для заключения. Трудовой Кодекс РФ не предписывает его оформлять в обязательном порядке. Часть 1 ст. 21 ТК РФ и ч. 1 ст. 22 ТК РФ говорит о том, что стороны имеют право заключать коллективный трудовой договор и, соответственно, вести переговоры о его содержании. А часть 2 ст. 36 ТК РФ утверждает обязанность ответа на письменное предложение о начале коллективных переговоров. Но если такое предложение не направлялось, то и заключать коллективный договор нет необходимости. Нигде в законе не сказано обратного, так же, как и нет никаких санкций за незаключение коллективного договора.

Следовательно, если организация не считает нужным, она может обойтись и без этого документа, а значит, и не принимать участия в коллективных переговорах. Другое дело, что на практике установлена целесообразность этого документа, поэтому организации предпочитают его оформлять, а значит, проводить перед этой процедурой коллективные переговоры.

Основные признаки коллективных переговоров:

  • общая цель – выработка отвечающего интересам обеих сторон проекта колдоговора;
  • могут быть инициированы любой стороной трудовых отношений, в процессе ведения инициатива может передаваться;
  • обе стороны являются равноправными в процессе переговоров;
  • обсуждаться могут любые вопросы, выбор «острых углов» для обсуждения не лимитируется;
  • обязанность другой стороны в недельный срок после предложения о переговорах письменно ответить на это предложение и вступить в них.

Принципы ведения коллективных переговоров

Данная процедура проводится на основании следующих принципов:

  • следование действующему законодательству РФ (федеральным законам и соответствующим статьям Трудового Кодекса;
  • полномочия в рамках переговоров распределяются между равноправными сторонами;
  • необходимо уважать интересы противоположной стороны – на то и договор, чтобы прийти к обоюдоприемлемому решению;
  • решения принимаются по доброй воле, но принятые ­– обязательны к исполнению, что контролируется, а неисполнение карается;
  • принцип «хуже не будет»: какие бы вопросы не обсуждались и не пересматривались, из решение не вправе ухудшить условия, которые были у работников по предыдущему колдоговору или до его принятия.

К СВЕДЕНИЮ! Ответ на предложение о переговорах не может быть отрицательным – в нем должны содержаться данные о представителях для ведения переговоров. Сам диалог обязан начаться не позднее следующего за получением ответа рабочего дня.

Финал коллективных переговоров предусматривает подписание одного из двух документов:

  • коллективного договора, который и являлся предметом обсуждения – если стороны договорились;
  • протокола разногласий – если достичь общей точки зрения по одному или нескольким принципиальным вопросам не удалось (это является основанием для открытия вместо переговоров коллективного трудового спора).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Выработанные в результате переговоров реальные обязательства принимаются сторонами на себя по доброй воле. За их исполнением должен быть систематический контроль, а за неисполнение предусмотрена ответственность.

Кто не может быть представителем работодателя на коллективных переговорах

Представители должны однозначно представлять одну из сторон. Участвовать в переговорах и принимать решения от имени сотрудников никак не могут представители работодателя, то есть лица, выражающие его интересы. Не могут принимать участие в коллективных переговорах:

  • организации, созданные или финансируемые нанимающей стороной;
  • исполнительные органы;
  • местное самоуправление;
  • политические партии.

ВАЖНО! Для некоторых категорий в случаях, предусмотренных законом, Трудовой кодекс делает исключение.

По закону инициатива может принадлежать любой стороне, но на практике чаще изменение колдоговора интересует работников. Если работодатель игнорирует предложение о коллективных переговорах, будут организованы не они, а коллективный трудовой спор, проходящий уже по другому регламенту.

Этапы ведения коллективных переговоров

Необходимость в проведении коллективных переговоров может возникнуть перед первичным заключением колдоговора либо незадолго до того, как срок предыдущего коллективного договора должен истечь, но не ранее чем за 3 месяца.

Процесс организации и проведения коллективных переговоров протекает в несколько этапов.

1 этап. Право на представительство. Одна из сторон принимает решение о том, что необходимо провести коллективные переговоры. Для этого нужно сначала выбрать представителей. От работодателей может выступать руководство или уполномоченные им лица, наделенные правом подписи. Что касается сотрудников, тут выбор несколько сложнее:

  • если в компании нет профсоюза, необходимо выбрать представителя тайным голосованием на общем собрании;
  • если профсоюз есть, но в него входит менее 50% работников, также будет необходимо тайное голосование о наделении профсоюзной организации полномочиями выделить представителя для коллективных переговоров;
  • профсоюзная организация, членство в которой поддерживают более половины персонала, вправе выбрать представителя для переговоров самостоятельно;
  • если профсоюзных организаций в компании несколько, они могут сформировать единый орган для представительства на коллективных переговорах, в котором от каждой организации будет равное число представителей.

2 этап. Предложение о переговорах. Наделенный правомочиями представитель или представительский орган выступает с переговорной инициативой. Она заключается в направлении письменного предложения. После его получения у другой стороны есть неделя на формирование ответа и подготовку к переговорам, то есть выбрать своих представителей. Переговоры считаются начатыми на следующий день после получения ответа на предложение о переговорах, то есть максимум на 8 день со дня его отправления. Ответ от работодателя должен быть в форме приказа о создании комиссии для ведения переговоров с перечислением ее членов.

3 этап. Уточнение полномочий. После выбора представителей стороны должны оговорить значимые факторы права и обязанностей представителей сторон на будущих переговорах. Нужно максимально предусмотреть процедуры на случай появления потенциальных «камней преткновения», например:

  • порядок и время предоставления информации по запросам сторон;
  • обязательства о неразглашении охраняемых законом тайн, могущих «всплыть» в ходе переговоров;
  • вопросы взаимной ответственности и др.

4 этап. Время, место, регламент. Согласование сроков проведения, места, где будут проходить переговоры, и порядка налаживания диалога. В качестве даты окончания переговоров следует наметить день подписания колдоговора после достижения согласия. Сами переговоры не могут длиться долее 3 месяцев.

5 этап. Обсуждение проекта колдоговора, то есть сами переговоры. Если оговорены конкретные изменения, они вносятся в текст договора, то есть производится его корректировка. Все это время продолжает действовать старый колдоговор, даже если срок его уже истек.

6 этап. Заключение нового колдоговора. После того как проект разработан, его утверждают (подписывают представители обеих сторон). Со стороны персонала должны быть подписи каждого участника переговоров как членов представительского органа.

ВНИМАНИЕ! Если соглашения по каким-либо пунктам колдоговора к указанному сроку достичь не удалось, вместо последнего этапа открывается коллективный трудовой спор.

7 этап. Актуализация коллективного договора. Это уже не вполне элемент переговоров, но их завершающая чать. Работодатель обязан направить подписанный текст колдоговора в территориальный орган контроля труда (Департамент труда). Это нужно сделать не позже чем в течение недели после подписания. Регистрация формальна, отказов в ней не предусмотрено.

Протоколирование переговоров

Поскольку коллективные переговоры – регламентированная законом процедура, их ведение должно документально фиксироваться. В ходе переговоров обязательно ведется их протокол. Он должен обязательно содержать:

  • номер официального документа, под которым он регистрируется;
  • наименование заседания;
  • его дата и время проведения;
  • состав комиссии по переговорам (ФИО и должности участников);
  • повестка дня;
  • кто выступал по каждому вопросу;
  • что именно решили;
  • сколько было голосов «за» и «против» (если производилось голосование) по каждому конкретному вопросу;
  • подписи участников переговоров (в конце протокола).

Действие колдоговора в зависимости от статуса организации

Обычным сроком действия коллективного договора является период от 1 до 3 лет. Проведение коллективных переговоров по обсуждению проекта нового договора может повлиять на продление или укорочение этого срока:

  • если срок договора истекает в процессе проведения коолективных переговоров, его действие пролонгируется;
  • при реорганизации компании колдоговор остается в силе, если одна из сторон не выказала возражений;
  • при смене собственника сила договора сохраняется;
  • при ликвидации компании договор продолжает действовать до окончания процедуры.

Начальство не идет на переговоры?

Закон не разрешает руководству уклоняться от переговоров, если персонал направил соответствующий запрос. Не имеет права начальствующая сторона и нарушать установленный регламентом ход переговоров. Если же такие нарушения допускаются, ст. 54 ТК РФ встает на стражу интересов трудового коллектива, предусматривая для строптивого работодателя ряд санкций, применяющихся, когда:

  • сторона уклоняется от участия в коллективных переговорах;
  • сторона отказывается вносить согласованные изменения в текст коллективного договора;
  • сторона отказывается ратифицировать итоговый документ своей подписью.

КоАп РФ в ст. 5.28 детально разъясняет, что имеется в виду под «уклонением сторон от коллективных переговоров», а также озвучивает размер возможного штрафа – от 1000 до 3000 рублей за каждое доказанное нарушение.

Гарантии и компенсации

Достижение общего мнения не всегда проходит гладко, иногда социальный диалог может дорого стоить его участникам как в плане времени, так и финансов, а иногда и моральных затрат. Поэтому государство предусмотрело для представителей сторон определенные преференции:

  • освобождение от основной работы на весь срок ведения переговоров (до 3 месяцев), при этом заработная плата сохраняется на среднем уровне;
  • запрет на дисциплинарные взыскания, переводы и увольнения представителей работников в период переговоров (кроме случаев, предусмотренных в ТК РФ).

Компенсацию понесенных затрат производят согласно действующих в компании нормативных актов. По общему правилу, услуги посредников и экспертов, если они требуются, оплачивает сторона, являющаяся инициатором переговоров.

МЕСТО ПЕРЕГОВОРОВ О ЗАКЛЮЧЕНИИ ДОГОВОРА В СИСТЕМЕ ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

С введением Федерального закона от 08.03.2015 № 42 «О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации» изменилась роль переговоров в российском праве, они стали рассматриваться как действия, имеющие самостоятельное юридическое значение, то есть, вступая в переговоры, стороны условно заключают соглашение о добросовестности действий, и необоснованный отказ от заключения договора или иное недобросовестное действие образуют нарушение этого соглашения и влекут меры преддоговорной ответственности. Этим объясняется появление в российской правовой доктрине достаточно большого количества научных работ, посвященных вопросам преддоговорной ответственности. При этом переговорам в целом, их правовой природе и месту в гражданском праве уделяется крайне мало внимания, что представляется неоправданным с учетом необходимости комплексного подхода к изучению преддоговорных отношений.

Читайте также  Правильное заполнение договора купли продажи автомобиля образец

Отметим, что среди цивилистов, рассматривающих переговорный процесс в своих работах, нет однозначного мнения о месте переговоров в обязательственном праве. В российской юридической литературе можно выделить два основных подхода к данной проблематике.

Согласно первому – стадия переговоров является факультативной по отношению к остальным стадиям заключения договора. Авторы, разделяющие указанную точку зрения, выделяют четыре стадии заключения договора, а именно: переговоры, направление оферты, рассмотрение оферты и акцепт оферты. Поскольку первая из них считается факультативной, обязательными признаются только три последние, вопрос – вступать в переговоры до направления оферты или нет – остается на усмотрение сторон. В процессе переговоров участники определяют свои экономические интересы, которые в дальнейшем необходимо отразить в оферте и акцепте. Данный подход основан на положениях статьи 432 Гражданского кодекса РФ, согласно которой порядок заключения договора включает в себя направление одной стороной в адрес другой предложения о заключении договора (оферты) и принятие последней предложения заключить договор (акцепт).

Однако встречается и другой, более широкий подход к пониманию роли переговоров в процессе заключения договора. По мнению отдельных правоведов, оферта и акцепт выступают частью переговорного процесса, от которой зависит итоговое соглашение сторон. Таким образом, все действия субъектов оборота с момента вступления в деловые контакты до момента подписания сторонами договора признаются преддоговорным этапом.

Сторонники указанной точки зрения полагают, что еще до введения статьи 434.1 Гражданский кодекс РФ содержал нормы, регулирующие процесс переговоров. Так, правила о форме и содержании оферты, о способе выражения акцепта являются ничем иным, как порядком организации переговоров. Более того, по отношению к отдельным видам договоров в законе имеются обязательные требования к преддоговорному процессу.

Например, при заключении договора бытового подряда подрядчик обязан предварительно предоставить заказчику всю требующуюся информацию о будущей работе, ее виде, специфике, стоимости и способе оплаты, а также уведомить заказчика по его просьбе об иных связанных с результатом работы сведениях (п. 1 ст. 732 ГК РФ). Данная норма устанавливает преддоговорную обязанность стороны, осуществление или отказ от осуществления которой должны быть включены в переговорный процесс.

В нормах, регулирующих договор поставки, содержатся положения, устанавливающие обязанности обеих сторон регулировать возникающие между ними разногласия при заключении договора в установленном законом порядке (ст. 507 ГК РФ), при этом установлен срок для принятия оферты и ответственность за уклонение от согласования условий договора, что, с точки зрения авторов рассматриваемого подхода, напрямую связано с регулированием переговорной стадии заключения договора.

Итак, если исходить из мнения тех ученых, которые считают, что переговорный процесс регулировался Гражданским кодексом РФ и до введения статьи 434.1 «Переговоры о заключении договора», то указанная новелла лишь дополнила правовое регулирование преддоговорных отношений. В первую очередь, для тех случаев, в которых сторона, направившая предложение заключить договор, неоднозначно формулирует его конкретные условия, либо если по поводу положений договора имеется спор, и возникшие разногласия необходимо урегулировать посредством взаимных уступок, что невозможно без совместного согласования на протяжении некоторого времени. Данная новелла содержит общеобязательные правила ведения переговоров перед вступлением в договорные отношения, которые применяются в отсутствие специальных норм аналогичного характера, связанных с отдельными видами гражданских договоров.

Таким образом, данный подход основывается на том, что, несмотря на тесную связь с договорными отношениями, выражающуюся, во-первых, в участии одних и тех же субъектов, а, во-вторых, в схожих предметах, отличающихся лишь конечной целью (в переговорах – заключение договора определенного вида, в договоре – его исполнение), переговоры являются самостоятельной стадией, так как применение закрепленных в ГК РФ правил их ведения не зависит от факта заключения или не заключения договора (п. 7 ст. 434.1 ГК РФ). Помимо самостоятельности, в стадии переговоров выделяют признак обязательности для целей заключения договора, поскольку ее неотъемлемые части – оферта и акцепт – в силу закона являются необходимыми элементами преддоговорных отношений.

Из двух вышеприведенных точек зрения о месте и роли переговоров в договорных отношениях справедливой представляется вторая, отражающая более широкий подход к вопросу о переговорном процессе, так как, действительно, из буквального толкования текста статьи 434.1 ГК РФ следует, что ее положения можно отнести и к направлению предложения о заключении договора, и к его принятию, и к согласованию условий будущего соглашения, и к урегулированию возникших разногласий, при том, что разногласия могут возникнуть уже после получения оферты в момент ее рассмотрения. В любом случае каждая из сторон, либо направившая, либо получившая оферту, должна действовать добросовестно с учетом требований статьи 434.1 ГК РФ. Кроме того, несмотря на отсутствие в законодательстве понятия «переговоры о заключении договора», очевидно, что к ним относятся взаимодействие и деловые контакты сторон, связанные с заключением договора, которые, в свою очередь, не могут являться факультативными, иначе соглашение не будет достигнуто.

Также мало освещаемым в литературе, но не менее дискуссионным вопросом является правовая природа переговоров. На данном этапе развития юридической науки можно выделить две главенствующие точки зрения.

Согласно первой из них переговорные отношения являются разновидностью организационных. Еще в 1966 году О.А. Красавчиков впервые в своих работах выделил данную группу отношений, определив организационные отношения, как отношения, складывающиеся из действий организационных (неимущественных), направленных на упорядочение отношений, связей, действий участников. [1]

Специфика данных отношений определяется трудностью дифференциации предмета в системе правового регулирования, соответственно, их нельзя однозначно отнести к имущественными или неимущественными, так как они играют роль координаторов и способствуют возникновению, исполнению, изменению или прекращения основных отношений. Организацию подобных правовых связей можно определить, как сочетание субъективных гражданских прав и обязанностей, которые являются мерой возможного или должного поведения для создание эффективного действующего механизма, в рамах которого будут возникать, развиваться и прекращаться имущественные отношения сторон. [2]

В научной литературе выделяют два вида организационных отношений, первый из которых включает в себя обязательства, в силу которых каждая из сторон обязана совершить действия, направленные на формирование договорных отношений. [3] В узком смысле под организацией договорных отношений следует понимать действия, направленные на заключение и исполнение в будущем ряда имущественных договоров, а в широком – помимо этого рассматриваются действия по изменению и прекращению уже существующих договорных отношений. Второй вид охватывает организацию и координацию совместной деятельности организаций.

Обоснованием выделения таких организационных отношений, которые осуществляются в рамках переговорного этапа, выступает вывод, что целью переговоров является не урегулирование прав и обязанностей сторон по будущему договору, а формирование условий для будущего соглашения. [4]

При этом сторонники рассматриваемой позиции выделяют две стадии процесса переговоров: правовую и неправовую. Неправовая стадия характеризуется отсутствием правовой связи между субъектами правоотношений, поскольку переговорные отношения не всегда порождают правовые последствия, исходя из этого, на данной стадии не применяется преддоговорная ответственность. На второй стадии, напротив, преддоговорные отношения обретают юридическую силу. Переход из неправовой стадии в правовую происходит тогда, когда для участников переговоров заключение договора становится неизбежным, и они начинают согласовывать его условия (в данном случае обязательным является критерий взаимности волеизъявлений сторон).

Иными словами, авторы, придерживающиеся рассматриваемой точки зрения, придают переговорам правовое значение с момента направления одной из сторон переговоров предложения о заключении договора другой стороне переговоров.

Однако имеется и другой подход, который основан на утверждении, что субъективная обязанность может выражаться исключительно в рамках правоотношения, в связи с чем вступление в переговоры порождает преддоговорное правоотношение, во всяком случае тогда, когда за их неисполнение установлена ответственность. При этом, по мнению сторонников данной точки зрения, вопрос о признании переговоров правоотношением не может быть поставлен в зависимость от вида договора либо от степени заблуждения добросовестной стороны в предмете сделки. Из чего следует, что любое вступление в переговоры о заключении какого-либо договора является юридическим фактом, порождающим права и обязанности сторон на стадии переговоров. [5]

Указанный вывод вытекает из положений нормы, предусмотренной п.1 ст. 8 ГК РФ. Закрепленный в данной статье перечень юридических фактов не является исчерпывающим, вследствие чего ведение переговоров о заключении договора может быть отнесено к иным действиям граждан и юридических лиц. По мнению представителей указанной позиции, возникновение преддоговорного правоотношения является лишь вопросом факта. Доказательствами наступления такого юридического факта, как вступление в переговоры, могут служить протокол о намерениях либо любой иной документ, фиксирующий отдельные условия будущего договора.

Рассмотрев основные позиции о правовой природе переговоров о заключении договора, более обоснованной следует считать вторую, связанную с отнесением преддоговорных правоотношений к иным действиям физических или юридических лиц, из которых возникают гражданские права и обязанности. Действительно, перечень юридических фактов не содержит других оснований возникновения гражданских правоотношений, кроме как действий и событий. Всяким переговорам присущ волевой компонент, выражающийся в наличии у обеих сторон определенных мотивов, целей, направленности на результат, иными словами, элементов, свойственных действиям. При этом, вопреки первой из вышерассмотренных позиций, переговоры о заключении договора не могут делиться на правовую и неправовую стадию, поскольку на всем их протяжении участники должны соблюдать требования ст. 434.1 ГК РФ о конфиденциальности, предоставлению необходимой и достоверной информации, несению расходов на их проведение и др. Таким образом, независимо от убежденности какой-либо стороны в исходе переговоров, переговорный процесс является правовым.

Основываясь на проведенном анализе, и с учетом невозможности отнесения преддоговорных отношений ни к корпоративным, ни к личным неимущественным, можно сделать вывод о том, что переговоры по своей юридической природе являются имущественными правоотношениями, которые согласно п.1. ст. 8 ГК РФ относятся к иным действиям граждан или юридических лиц.

Список литературы

1. Красавчиков О. А. Гражданские организационно-правовые отношения // Советское государство и право. 1966. N 10. С. 55.

2. Маилян Г.Э. Организационные отношения в предмете корпоративного права. http://lexandbusiness.ru/view-article.php?id=4507

3. Подузова Е.Б. Организационные аспекты изменения договорных обязательств// Актуальные проблемы российского права. 2015. N 7. С. 20.

4. Комарицкий В.С. Правовое регулирование преддоговорной ответственности по законодательству Российской Федерации. Автореферат дисс.. к.ю.н. Специальность 12.00.03 – гражданское право, предпринимательское право, семейное право, международное частное право. М., 2016. С. 32.

5. Гринцевич К. Преддоговорная ответственность в гражданском праве (culpa in contrahendo). Автореф. дисс.. к.ю.н. Специальность 12.00.03 – гражданское право, предпринимательское право, семейное право, международное частное право. Спб, 2010. С. 26.